Рабочее время учителя каким образом школа ведет его учет

Рабочее время учителя по статье 333 ТК РФ не превышает 36 часов в неделю, но школа ведёт учёт от другой величины: нормы 18 часов учебной работы в неделю за ставку по приказу Минпросвещения № 269. С 1 сентября 2025 года режим педагогов регулируют приказы № 268 и № 269, которые заменили приказы № 536 и № 1601. Уроки учитываются по тарификации и расписанию, подготовка, журналы, педсоветы и дежурства — по планам, графикам и ЛНА школы. Табель фиксирует фактически отработанное время каждого работника (статья 91 ТК РФ). Учебные часы сверх ставки в своей школе оплачиваются пропорционально фактической нагрузке и совместительством не считаются, а сверхурочная работа оформляется приказом и согласием и укладывается в годовой лимит 120 или 240 часов.

Материал раскладывает время учителя по документам: что фиксирует расписание, что — графики и где заканчивается дополнительная нагрузка и начинается сверхурочная работа. Отдельно разобраны замещения до и свыше 2 месяцев, совместительство в пределах 16 часов в неделю и исключение из лимита 240 часов для государственных и муниципальных учреждений после 144-ФЗ. Норма часов на 2026 год, выбор формы табеля, штрафы по статье 5.27 КоАП, пошаговая настройка учёта и тарифы на электронный документооборот — во второй половине статьи.

Из чего складывается рабочее время учителя по приказам № 268 и № 269

36 часов в неделю по статье 333 ТК РФ — предельная продолжительность рабочего времени педагогических работников, конкретная норма зависит от должности. Для учителя общеобразовательной организации приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 269 (зарегистрирован в Минюсте 06.05.2025, № 82070) устанавливает норму учебной (преподавательской) работы 18 часов в неделю за ставку. Эта норма служит расчётной величиной: месячную зарплату исчисляют с учётом фактического объёма учебной нагрузки, которую определяют ежегодно на начало учебного года, закрепляют локальным актом и оговаривают в трудовом договоре.

Порядок распределения этих часов задаёт приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268 об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических работников (Минюст, 12.05.2025, № 82116). Учебная нагрузка включает уроки независимо от их продолжительности и короткие перемены между ними, а её выполнение регулируется расписанием занятий. Режим работы в целом устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и локальные акты школы. Оба приказа действуют до 1 сентября 2031 года.

Вторая часть времени учителя — другая педагогическая работа, предусмотренная квалификационными характеристиками: подготовка к занятиям, ведение журналов, работа с родителями, участие в педсоветах и родительских собраниях, кратковременные дежурства. Часами в неделю её приказ не нормирует. Объём и время такой работы определяют должностные обязанности, планы и графики, утверждённые ЛНА. Единой табельной формы для этой части приказ № 268 не устанавливает, поэтому способ её фиксации школа выбирает сама и закрепляет в локальном акте.

Виды работы учителя различаются по тому, какой документ подтверждает время и что в итоге попадает в учёт.

Часами в табеле точно измеряется только учебная нагрузка. Остальное время учителя подтверждают планы и графики, поэтому их утверждают до начала учебного года и знакомят с ними педагогов под подпись: без этих документов школе нечем доказать, что дежурство или собрание входило в рабочее время.

В каникулы, которые не совпадают с отпуском, учитель продолжает работать: педагогическую, методическую и организационную работу он выполняет в пределах учебной нагрузки, установленной до начала каникул. Конкретный режим на этот период школа закрепляет локальным актом и графиком. Если такого графика нет, в табеле за каникулярные недели остаются явки без подтверждения, чем именно учитель был занят.

Важный нюанс из практики: памятки и шаблоны ЛНА, которые школы берут за основу, до сих пор ссылаются на приказы № 1601 и № 536. Прежние акты указаны даже в памятке Роструда о рабочем времени педагогических работников: её удобно использовать как схему, а нормы сверять с приказами № 268 и № 269.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Календарь рабочего времени и баланс часов учителя на 2026 год

В 2026 году при пятидневной неделе 247 рабочих дней, а норма рабочего времени при 36-часовой неделе составляет 1 774,4 часа. Норму считают по порядку из приказа Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н: 7,2 часа на рабочий день за вычетом сокращённых предпраздничных часов. Эта цифра нужна для общего баланса рабочего времени работника: от месячной нормы по календарю считают, например, предел работы по совместительству.

Баланс рабочего времени учителя складывается из двух величин. Первая — норма по производственному календарю, вторая — учебная нагрузка по тарификации, от которой зависит зарплата. Нагрузку определяют ежегодно на начало учебного года, а не на календарный год, поэтому график работы на сентябрь-декабрь и на январь-май часто строится по разным расписаниям. При смене расписания в январе табель за второе полугодие сверяют уже с новым документом.

Что проверить до начала учебного года

Учёт за год держится на документах, которые школа утверждает в августе. Перед 1 сентября проверьте:

1. Тарификация утверждена ЛНА, а нагрузка каждого учителя оговорена в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
2. Расписание занятий утверждено и совпадает с тарификацией по количеству часов.
3. Правила внутреннего трудового распорядка и коллективный договор описывают режим работы, включая каникулярный период.
4. Есть утверждённые планы педсоветов и родительских собраний и графики дежурств.
5. В учётной политике или ЛНА закреплены форма табеля, ответственный за его ведение и порядок отметок о замещениях.
6. В коллективном договоре проверено, предусмотрен ли годовой лимит сверхурочной работы 240 часов.
7. Локальные акты ссылаются на приказы № 268 и № 269, а не на отменённые № 536 и № 1601.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Значительная часть материалов в открытом доступе описывает поправки 144-ФЗ в будущем времени: они писались до 1 сентября 2026 года. Когда школа сверяет по таким текстам свои ЛНА, формулировки нужно переводить в действующие нормы. А инициативы Минтруда, которые ещё не приняты, наоборот, оставляйте в статусе проекта и в локальные акты не переносите.»

Табель учёта рабочего времени в школе: форма 0504421, Т-12 или Т-13

Форма табеля зависит от типа школы. Государственные и муниципальные учреждения применяют табель учёта использования рабочего времени по форме 0504421, утверждённой приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Частная школа как коммерческая организация вправе использовать формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или собственный бланк: по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учётных документов утверждает руководитель.

Для бюджетной или автономной школы выбор формы табеля ограничен учётной политикой, и самостоятельно перейти на Т-13 бухгалтерия не может. Частная школа выбирает бланк один раз и закрепляет его приказом: смена формы посреди года осложняет сверку с расчётом зарплаты.

Табель любой формы фиксирует явки, выходные, отпуска, больничные и командировки. Учебные часы учителя в нём отражают по утверждённой нагрузке и расписанию, а отклонения — замещения, дополнительные уроки, сверхурочную работу — отмечают отдельно и подтверждают приказами. Статья 99 ТК РФ требует точного учёта продолжительности сверхурочной работы каждого работника, поэтому записи «отработано по графику» за день со сверхурочными часами недостаточно.

В сервисе Добыто в личном кабинете сотрудника есть блоки учёта рабочего времени с кнопкой согласования, а рядом — панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов. Учитель видит, какие часы ему отметили, до того как табель уйдёт в расчёт зарплаты.

Соберите табель Т-13 на месяц для педагогического состава

Конструктор формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.

Важный нюанс из практики: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Должности в табеле должны совпадать со штатным расписанием, иначе расхождение всплывает при первой сверке.

Бланк табеля Т-12 для учёта времени учителей

Форма Т-12 подходит частной школе, которая ведёт табель и расчёт оплаты труда в одном документе.

Замещения, дополнительные часы и совместительство учителя: как отразить в учёте

Временное замещение заболевшего учителя продолжительностью до двух месяцев оплачивается дополнительно по часовой ставке. Если замещение идёт непрерывно дольше двух месяцев, нагрузку уточняют дополнительным соглашением, а оплату пересчитывают со дня начала замещения, а не с третьего месяца. Это правило приказа № 269 школы часто упускают: замещённые уроки отмечают в журнале, но не переносят в табель, и перерасчёт за первые два месяца не делают.

Совместительство педагогов регулирует постановление Минтруда России от 30.06.2003 № 41. Работа по совместительству для педагогических работников ограничена половиной месячной нормы рабочего времени, а если половина нормы по основной работе меньше 16 часов в неделю, допускается не более 16 часов в неделю. Тем же постановлением ряд работ выведен из совместительства, и учитывать их отдельным трудовым договором не нужно.

От того, как школа квалифицирует дополнительную работу учителя, зависят документ и порядок оплаты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перечень постановления № 41 закрытый, и каждый вид дополнительной работы сверяют с конкретным подпунктом. Если работа в перечень не попадает, школа оформляет совместительство или сверхурочную работу, и в табеле эти часы ведут отдельной строкой.

Сверхурочная работа учителя в год: 120 или 240 часов после 144-ФЗ

Сверхурочной статья 99 ТК РФ называет работу, которую работник выполняет по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени. Учебные часы сверх 18, которые учитель взял при тарификации и которые оговорены в трудовом договоре, к ней не относятся: их оплачивают пропорционально фактической нагрузке. Сверхурочной становится, например, работа, к которой директор привлекает учителя сверх его графика. Для неё нужен приказ, письменное согласие работника и точный учёт каждого часа, а продолжительность не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд.

С 1 сентября 2026 года статья 99 ТК РФ действует в редакции Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий лимит остался 120 часов в год. Если на школу распространяется коллективный договор или отраслевое (межотраслевое) соглашение, которое это предусматривает, лимит поднимается до 240 часов в год.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Лимит 240 часов сам по себе не включается: нужен коллективный договор или отраслевое соглашение, которое распространяется на работодателя. Привлекать работника сверх 120 часов можно только с его письменного согласия. Прежде чем планировать сверхурочные на конец года, проверьте условие о 240 часах в коллективном договоре и храните согласие вместе с приказом о привлечении.»

Когда лимит 240 часов к школе не применяется

Лимит 240 часов не действует, если в школе нет коллективного договора с таким условием и на неё не распространяется отраслевое соглашение, которое его предусматривает. Второе ограничение введено новой частью 7 статьи 99 ТК РФ: для работников государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает четверть нормы, годовой предел сверхурочной работы остаётся 120 часов. Для учителя муниципальной школы, который работает в ней же по совместительству больше четверти нормы, повышенный лимит закрыт независимо от условий коллективного договора.

Проверка проста: по каждому учителю сверхурочные часы суммируют с 1 января, и при приближении к 120 часам кадровая служба сверяет форму занятости по всем трудовым договорам в учреждении.

Как оплачивают сверхурочные часы с 1 сентября 2026 года

По статье 152 ТК РФ сверхурочную работу оплачивают с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. В пределах 120 часов первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «С 1 сентября 2026 года порядок оплаты сверхурочных единый, но конкретные размеры можно закрепить в коллективном договоре, отраслевом соглашении, ЛНА или трудовом договоре. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Выбор учителя фиксируйте письменным заявлением: без него при проверке не видно, почему часы не оплачены в повышенном размере.»

Для персонала школы на суммированном учёте, например для сторожей, сверхурочные определяют по итогам учётного периода: норму за период сравнивают с фактически отработанными часами.

Ошибки в учёте рабочего времени учителей и их цена по статье 5.27 КоАП

Ошибки учёта в школе редко выглядят как нарушение в момент их совершения: обычно это экономия времени на оформлении. Последствия видны позже, при перерасчёте зарплаты или проверке ГИТ.

1. Замещения не переносят в табель. Уроки отмечены в журнале, а приказа и отметки в табеле нет, потому что замещение длилось неделю и оформлять его посчитали лишним. Учитель недополучает оплату по часовой ставке, а это неполная выплата зарплаты: часть 6 статьи 5.27 КоАП.
2. Сверхурочную работу проводят без приказа и согласия. Учителя оставляют на мероприятие, часы не учитывают отдельно. Нарушаются статьи 99 и 152 ТК РФ, а отсутствие повышенной оплаты снова попадает под часть 6 статьи 5.27 КоАП.
3. Дополнительные часы оформляют как совместительство или наоборот. Мотив — привычка вести все допработы одинаково. При неверной квалификации ломается учёт лимитов: 16 часов в неделю, 300 часов почасовой работы, 120 часов сверхурочных для внутреннего совместителя.
4. ЛНА ссылаются на отменённые приказы. Шаблон переходит из года в год, а с 1 сентября 2025 года нормы изложены в приказах № 268 и № 269. Положения, противоречащие действующим актам, не применяются, и спорные часы школе придётся доказывать заново.
5. Сверхурочные свыше 120 часов без коллективного договора. Расчёт на новый лимит 240 часов без условия в коллективном договоре или отраслевом соглашении означает превышение предела по статье 99 ТК РФ.

По части 1 статьи 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства предусмотрены предупреждение или штраф: для должностного лица 1 000-5 000 руб., для юридического лица 30 000-50 000 руб. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обходится дороже: 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года для должностного лица, 50 000-70 000 руб. для юрлица. За невыплату или неполную выплату зарплаты в срок по части 6 — предупреждение или штраф 10 000-20 000 руб. для должностного лица и 30 000-50 000 руб. для юрлица.

Штраф не единственный расход. Неучтённое замещение за два месяца приводит к перерасчёту оплаты со дня начала замещения, а при споре с учителем школа доплачивает разницу и проценты за задержку по статье 236 ТК РФ. Табель, приказы о замещении и согласия на сверхурочную работу за прошлые периоды поднимают первыми, поэтому их хранят вместе и в одном формате.

Электронный табель и КЭДО в школе

Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия можно вести в электронном виде. На бумаге закон оставляет трудовые книжки, акты о несчастных случаях, журналы инструктажей и приказы об увольнении. Для государственной и муниципальной школы электронный табель дополнительно должен соответствовать учётной политике и правилам приказа Минфина № 61н, для частной достаточно ЛНА о кадровом электронном документообороте.

Перевод на КЭДО требует ЛНА о порядке электронного документооборота и уведомления работников. Педагоги, принятые на работу до 31 декабря 2021 года, переходят на электронные документы только с письменного согласия, остальные — по правилам статьи 22.2 ТК РФ. В практике Добыто документ проходит четыре шага: специалист по кадрам создаёт или загружает его, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, учитель читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего он уходит в электронный архив на срок до 50 лет. ПЭП и УНЭП для сотрудников мы выпускаем бесплатно, отдельно покупать подписи учителям не нужно.

Для школы, где расчёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, мы подключаем готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Приказы о замещении и согласия на сверхурочную работу попадают в ту же базу, что и табель, и при проверке выгружаются одним комплектом.

Когда переход на электронный табель не решает задачу учёта

КЭДО ускоряет подписание и хранение, но не заменяет первичные решения школы. Если тарификация не утверждена, замещения не оформляются приказами, а графики дежурств не существуют, электронный табель воспроизведёт те же пробелы. Сначала наводят порядок в документах из чек-листа выше, затем переносят их в электронный вид. Трудовые книжки и журналы инструктажей в любом случае остаются на бумаге.

Как наладить учёт рабочего времени учителей: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. До 1 сентября утвердите тарификацию локальным актом и оформите нагрузку каждого учителя в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
2. Шаг 2. Закрепите режим работы в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре, утвердите графики дежурств, планы педсоветов и родительских собраний, график работы на каникулы.
3. Шаг 3. Выберите форму табеля: 0504421 по учётной политике для государственной или муниципальной школы, Т-12, Т-13 или собственную форму для частной. Приказом назначьте ответственного за ведение табеля.
4. Шаг 4. Установите порядок отметок о замещениях: приказ, количество часов, ставка. При замещении свыше 2 месяцев оформите дополнительное соглашение и пересчитайте оплату со дня начала замещения.
5. Шаг 5. Каждую сверхурочную работу оформляйте приказом и письменным согласием, ведите отдельный счётчик часов с 1 января и проверяйте лимит 120 или 240 часов, а для внутренних совместителей в государственной или муниципальной школе — ограничение части 7 статьи 99 ТК РФ.
6. Шаг 6. Перед закрытием месяца сверьте табель с расписанием, приказами о замещении и сверхурочной работе и только после этого передавайте его в расчёт зарплаты.
7. Шаг 7. При переводе табелей в электронный вид утвердите ЛНА о КЭДО и соберите согласия педагогов, принятых до 31 декабря 2021 года.

Стоимость КЭДО для школы: тарифы на электронный кадровый документооборот в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной программой.

Итоговая сумма для школы складывается из числа педагогов и прочего персонала, подключённых к КЭДО, и выбранного тарифа: школе с численностью больше 25 человек подходит «Бизнес». Условия и состав каждого пакета приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Учёт времени учителя строится от двух опор: нагрузки по тарификации и расписанию, которая определяет оплату, и планов и графиков, которые подтверждают остальную педагогическую работу. Замещения, дополнительные часы, совместительство и сверхурочная работа квалифицируются по-разному, и каждое отклонение от расписания требует своего документа и своей строки в табеле. После 144-ФЗ годовой предел сверхурочной работы зависит от коллективного договора, а для внутренних совместителей государственных и муниципальных школ остаётся прежним.

В Добыто школа ведёт табели, приказы о замещении и согласия на сверхурочную работу в одном электронном контуре с маршрутом согласования и архивом, а учителя подписывают документы с телефона бесплатными ПЭП и УНЭП.

Частые вопросы об учёте рабочего времени учителя

Должен ли учитель приходить в школу в день, когда у него нет уроков?

Нет, если в этот день у него нет других обязанностей. По пункту 17 приказа № 268 обязательное присутствие в организации не требуется, когда нет учебных занятий, обязанностей по должностным характеристикам и согласованных дополнительных работ. Если на этот день по утверждённому графику назначены педсовет, дежурство или родительское собрание, учитель приходит в школу, и это время учитывается как рабочее.

Сколько длится отпуск учителя и как его отметить в табеле?

Учителю общеобразовательной организации полагается ежегодный основной удлинённый оплачиваемый отпуск 56 календарных дней по постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 (приложение, раздел III, пункт 1). Право на такую продолжительность зависит от должности и типа организации. В табеле Т-13 дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска отмечают кодом ОТ, в форме 0504421 — условным обозначением по учётной политике учреждения.

Можно ли изменить нагрузку учителя в середине учебного года?

Согласованную нагрузку меняют по письменному соглашению сторон. Если изменение идёт по инициативе работодателя, школа письменно уведомляет учителя об изменении и его причинах не позднее чем за 2 месяца по приложению № 2 к приказу № 269. Для снижения нагрузки по причинам, которые перечислены в приказе, установлены исключения, и каждую ситуацию сверяют с конкретным пунктом.

Как учитывать урок, который короче или длиннее 45 минут?

Учебное занятие входит в нагрузку независимо от его продолжительности вместе с короткими переменами между уроками (пункт 12 приказа № 268). Саму учебную нагрузку исчисляют исходя из продолжительности занятий, не превышающей 45 минут (пункт 15 приложения № 1 к приказу № 269). Сокращённый урок в первом классе или урок по 40 минут засчитывается как полноценный учебный час.

Как оплачивается нагрузка меньше 18 часов в неделю?

Норма 18 часов за ставку — расчётная величина. Месячную зарплату учителя исчисляют с учётом фактического объёма учебной нагрузки, поэтому при 12 часах в неделю оплата за учебную работу составляет пропорциональную часть ставки. Нагрузка меньше нормы оговаривается в трудовом договоре, а по заявлению о неполном рабочем времени работодатель с 1 сентября 2026 года оформляет дополнительное соглашение и приказ в течение 5 рабочих дней.