Рабочее время: единый режим в ПВТР и договорах 2026

Рабочее время организации закрепляется в трёх документах одновременно: правила внутреннего трудового распорядка описывают общий режим, трудовой договор фиксирует только отклонения от него, табель показывает, что получилось по факту. Статья 100 ТК РФ перечисляет состав режима: продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днём, продолжительность ежедневной работы и смены, время начала и окончания работы, время перерывов, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней. Норма 2026 года при 40-часовой неделе составляет 1972 часа и 247 рабочих дней. Граница, от которой зависит порядок действий: режим, совпадающий с общим, живёт в ПВТР и меняется приказом об изменении локального акта; режим, отличающийся от общих правил, становится обязательным условием трудового договора и меняется дополнительным соглашением либо по процедуре статьи 74 с уведомлением за два месяца.

Разберём, какой элемент режима в каком документе должен оказаться, как свести ПВТР, графики сменности и табель в одно непротиворечивое описание и что проверить до правки локальных актов. Покажем формулировки о перерывах и ненормированном дне, из-за которых инспектор фиксирует нарушение при формально оформленных документах. Лимиты сверхурочной работы на 120 и 240 часов, разбор ошибок с ценой в рублях, перевод режимных документов в электронный вид и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Из чего складывается единый режим рабочего времени

Рабочее время по статье 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник исполняет трудовые обязанности, плюс иные периоды, отнесённые к рабочему времени нормативными актами. Нормальная продолжительность не превышает 40 часов в неделю. Эта же статья возлагает на работодателя обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, и именно она превращает табель из бухгалтерской привычки в обязательный документ.

Единый режим означает, что все элементы из статьи 100 описаны в одном месте и не противоречат друг другу в остальных документах. На практике разваливается обычно не весь режим, а один-два элемента: перерыв описан в ПВТР, а в трудовых договорах указан другой; ненормированный рабочий день упомянут в договорах руководителей, а перечня должностей в локальном акте нет; учётный период при суммированном учёте назван в положении об оплате труда, но не в ПВТР.

Таблица показывает, где место каждого элемента. Она собрана по нормам ТК РФ, действующим на сентябрь 2026 года.

Два элемента из таблицы выпадают чаще остальных. Перечень работ, где перерыв по условиям производства предоставить невозможно, статья 108 требует держать именно в ПВТР, а не в приказе или в должностной инструкции. Ночное время с 22:00 до 06:00 и минимальная доплата 20% часовой ставки действуют независимо от того, написано это в локальных актах или нет, но без записи о порядке расчёта бухгалтерия и табельщик считают доплату по-разному.

ПВТР или трудовой договор: где проходит граница

Статья 57 ТК РФ относит режим рабочего времени и времени отдыха к обязательным условиям трудового договора только в одном случае: если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя. Для всех остальных режим установлен правилами внутреннего трудового распорядка, и дублировать его в договоре не нужно. Дублирование не нарушение, но оно создаёт вторую точку правки: изменив ПВТР, вы обязаны переоформить ещё и договоры, где то же самое написано словами.

Отсюда практическое следствие для изменений. Общий режим меняется приказом об утверждении ПВТР в новой редакции с последующим ознакомлением работников. Индивидуальный режим меняется только через договор: по соглашению сторон в порядке статьи 72 либо в одностороннем порядке по статье 74 с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца и обоснованием организационными или технологическими изменениями условий труда.

Сценарная таблица разводит эти ветки по типовым ситуациям.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Строка про дистанционных работников закрывает частый спор внутри компаний. Если в договоре и локальных актах о режиме дистанционного работника ничего не сказано, требовать от него присутствия онлайн с 9:00 бессмысленно: право определить режим закон отдал работнику. Хотите фиксированные часы — записывайте их в договор до того, как человек начал работать.

Учёт рабочего времени: табель, графики сменности и баланс часов

Табель учёта рабочего времени — точка, где режим из документов встречается с фактом. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата и с 2013 года обязательны только для организаций государственного сектора; коммерческая компания вправе утвердить собственную форму, но утвердить её надо приказом, а состав реквизитов сохранить. Табель ведётся по каждому работнику, включая тех, кто числится в отпуске и на больничном.

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводится, когда соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность невозможно. Учётный период — месяц, квартал или другой отрезок, но не более одного года; для работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, он не превышает трёх месяцев. Порядок введения суммированного учёта закрепляется правилами внутреннего трудового распорядка, и без этой записи переработки внутри месяца превращаются в сверхурочные с соответствующей оплатой.

График сменности — отдельный документ, а не раздел ПВТР. Статья 103 требует довести его до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие. Месяц отсчитывается от даты доведения, а не от даты утверждения, поэтому дату ознакомления нужно фиксировать отдельно от даты приказа. В сервисе Добыто дата и время ознакомления записываются в журнал действий автоматически, и при споре выгружаются по конкретному документу и конкретному работнику.

Соберите табель по своим данным за текущий месяц

Сроки хранения режимных документов различаются сильнее, чем принято думать. Табели учёта рабочего времени по приказу Росархива хранятся 5 лет, а при работе с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Локальные нормативные акты, включая ПВТР, хранятся постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Алгоритма внесения изменений в график закон не задаёт, и это не пробел, а свобода. Опишите порядок в локальном акте: кто подаёт заявление, в какой срок, кто согласует, каким документом оформляется результат. После этого каждая корректировка перестаёт быть отдельным сюжетом с перепиской, а становится процедурой, которую можно показать проверяющему.»

Сверхурочная работа: лимиты 120 и 240 часов и порядок оплаты

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, действующий с 1 сентября 2026 года, переписал правила по сверхурочной работе. Общий лимит остался прежним — 120 часов в год. При наличии коллективного договора либо отраслевого или межотраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов в год. Привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника, и для отдельных категорий работников лимит остаётся на уровне 120 часов.

Оплата получила единый порядок: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха. Отдельно урегулированы особенности при суммированном учёте рабочего времени.

Порог в 240 часов работает не сам по себе: он открывается только при действующем коллективном договоре или отраслевом соглашении. Компания без коллективного договора остаётся на лимите 120 часов независимо от того, что записано в её собственном положении о сверхурочной работе. Локальный акт лимит не поднимает, он определяет размеры оплаты в границах, заданных кодексом.

Как закрепить единый режим во внутренних документах

Работа делится на две части: сначала диагностика фактического состояния, потом оформление. Компании, которые пропускают первую часть, переписывают ПВТР по шаблону и через месяц обнаруживают, что новый текст расходится с графиками сменности сильнее старого.

Что проверить до правки локальных актов

1. Фактический режим по каждому подразделению. Время начала и окончания работы, перерывы, выходные. Сверяется с тем, что записано в ПВТР, а не с тем, что помнит руководитель.
2. Список работников с индивидуальным режимом. Для каждого проверяется, есть ли режим в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
3. Перечень должностей с ненормированным рабочим днём. Он должен существовать как самостоятельный локальный акт, коллективный договор или соглашение.
4. Раздел о перерывах. Отдельно проверяется наличие перечня работ, где перерыв по условиям производства предоставить нельзя.
5. Учётный период и порядок подсчёта сверхурочных. Для вредных и опасных условий труда период не превышает трёх месяцев.
6. Наличие представительного органа работников. От этого зависит, нужна ли процедура учёта мнения по статье 372 при утверждении ПВТР.
7. Наименования должностей по новому классификатору ОК 016-2025. Расхождение штатного расписания с локальными актами всплывает при первой же сверке.

Как закрепить режим рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте фактический режим по подразделениям и сведите его в один документ: рабочая неделя, часы работы, перерывы, смены, чередование рабочих и нерабочих дней.
2. Шаг 2. Проверьте каждый элемент из статьи 100 ТК РФ и закройте пробелы в проекте новой редакции ПВТР. Отсутствующий элемент — это не «не применяется», а незакрытое требование.
3. Шаг 3. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, проведите процедуру учёта мнения по статье 372, затем утвердите ПВТР приказом.
4. Шаг 4. Разделите работников на тех, чей режим совпадает с общим, и тех, у кого он отличается. Для второй группы подготовьте дополнительные соглашения.
5. Шаг 5. Оформите изменения: по соглашению сторон через статью 72 либо в одностороннем порядке через статью 74 с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца.
6. Шаг 6. Ознакомьте работников с новой редакцией ПВТР под подпись и сохраните дату ознакомления. Для вновь принимаемых ознакомление проводится до подписания трудового договора по статье 68.
7. Шаг 7. Приведите к новому ПВТР графики сменности и табель: график доводится не позднее чем за месяц до введения, условные обозначения табеля должны соответствовать видам времени, описанным в правилах.

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На пилоте всплывают расхождения, которые на бумаге не видны: у одного подразделения в графике стоит смена, которой нет в ПВТР, у другого перерыв фактически плавающий, а в правилах указано фиксированное время.

Шаблоны документов для закрепления режима рабочего времени

Комплект собран под задачу: сначала табель и график, затем документы, которыми оформляется изменение режима у конкретных работников.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибки в описании режима и во сколько они обходятся

Пять ошибок повторяются из компании в компанию. Каждая выглядит как мелочь до момента проверки или спора.

• Режим описан только в трудовых договорах, ПВТР нет или он формальный. Мотив понятный: договор всё равно подписывают, зачем второй документ. Результат: любое изменение часов работы требует переоформления всех договоров вместо одного приказа.
• Ненормированный рабочий день указан в договоре, перечня должностей в локальном акте нет. Статья 101 требует именно перечня. Без него условие договора не подкреплено, а дополнительный отпуск за ненормированный день начисляется непонятно на каком основании.
• Табель заполняется по графику, а не по факту. Так удобнее закрывать месяц. При споре о сверхурочных работник приносит пропуска и переписку, а табель показывает ровные восемь часов, и доверия к нему не остаётся.
• Сверхурочные при суммированном учёте считают помесячно. Норма считается по всему учётному периоду. Помесячный подсчёт даёт и переплату, и недоплату одновременно, в зависимости от месяца.
• Новую редакцию ПВТР утвердили, но под подпись не ознакомили. Документ существует, а доказательства того, что работник о нём знал, нет.

Цена считается по статье 5.27 КоАП РФ. Часть 1 даёт предупреждение или штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридических лиц от 50 000 до 70 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 обходится юридическому лицу в сумму от 50 000 до 100 000 рублей.

К административному штрафу добавляется денежная часть спора. Недоплаченные сверхурочные взыскиваются вместе с компенсацией по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. По группе работников за учётный период эта сумма обычно превышает сам штраф. Проверить свои документы до инспектора можно в сервисе «Электронный инспектор» Роструда: там больше 200 проверочных листов, включая отдельные листы по сверхурочной работе и ненормированному рабочему дню, а по итогам формируется акт самопроверки.

Мы смотрим журнал подписания и ознакомления до того, как спор начался, а не после. Такую сверку в Добыто проводят перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.

Когда единый режим в локальных актах закреплять не нужно

Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая правила внутреннего трудового распорядка. В этом случае условия, которые обычно живут в ЛНА, переносятся в трудовые договоры по типовой форме. Критерий один: микропредприятие — это до 15 работников, малое предприятие — до 100. Численность до 100 человек права отказаться от ЛНА не даёт.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка в одной цифре, а последствия большие: компания на 80 человек решает, что может работать без локальных актов, и получает нарушение по каждому из них. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти. Посмотрите свою запись в реестре до того, как будете решать, нужны вам правила внутреннего трудового распорядка или нет.»

Отказ от локальных актов удобен на входе и неудобен при каждом последующем изменении. Пока в компании 8 человек с одинаковым графиком, типовая форма договора закрывает всё. Как только появляются смены, суммированный учёт или второе подразделение с другими часами, каждое изменение режима превращается в пакет дополнительных соглашений со всеми работниками, а не в один приказ.

Второй случай, когда отдельное описание режима избыточно, — организация, где все работают по одному графику, совпадающему с общими правилами, и у которой ПВТР уже содержат все элементы статьи 100. Здесь задача не в новых документах, а в сверке: где фактические часы разошлись с описанными.

Как перевести режимные документы в электронный вид

Табели, графики сменности, графики отпусков, уведомления и дополнительные соглашения переводятся в электронный вид по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Отдельная бумажная копия при введённом КЭДО не требуется. Исключения перечислены в кодексе, и для режимных документов существенно одно: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге, эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.

Порядок запуска строится вокруг четырёх обстоятельств, которые в споре доказывает работодатель: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Статья 22.2 требует письменного согласия каждого работника, и без него вести электронный документооборот с этим конкретным человеком нельзя. Порядок здесь важен: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»

Из практики вытекает требование к самой системе: она должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Тогда работодатель подтверждает факты отправки, доставки и работы с документом конкретного пользователя. Обратная сторона та же: журнал не выборочный. Он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и проверяем, что человек действительно умеет пользоваться личным кабинетом.»

Отдельно про историю с электронной почтой. Суды признавали ознакомление работника с документами, направленными по служебной почте, но опирались при этом на два условия: обмен был системным и устойчивым, а порядок такого обмена закреплён локальным актом. Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 27.06.2024 № 88-15101/2024 и решение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13.12.2022 по делу № 88-19520/2022 часто цитируют как разрешение вести кадровые документы по почте, но читать их надо иначе: суд оценивал сложившийся порядок и находил ему подтверждение в локальном акте. Если в вашей компании графики сменности рассылаются письмами, этот порядок нужно либо описать в ЛНА, либо переводить в КЭДО.

Стоимость перевода документов о рабочем времени в электронный вид

Стоимость складывается из численности работников, набора функций и вида электронной подписи. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны документов: минимальная оплата по тарифу «Бизнес» рассчитана на 50 сотрудников, дальше цена считается за каждого. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Единый режим рабочего времени держится на разделении документов: общие правила описывает ПВТР, отклонения фиксирует трудовой договор, факт показывает табель, а график сменности связывает первое со вторым. Ошибки редко приходят из незнания нормы, чаще из расхождения между документами, которые писали в разное время и разные люди. Проверка перед правкой локальных актов занимает меньше времени, чем разбор одного спора о сверхурочных за учётный период.

Мы в Добыто ведём кадровые документы о рабочем времени в электронном виде вместе с журналом действий: видно, когда график доведён до работника, когда он ознакомился и какой подписью подписал. Это и есть та часть доказательной базы, которую при бумажном обороте собирают вручную и уже после начала спора.

Частые вопросы о режиме рабочего времени

Можно ли установить разное время начала работы для разных подразделений в одном ПВТР?

Да. Правила внутреннего трудового распорядка могут содержать несколько режимов с указанием подразделений или категорий работников, к которым каждый применяется. Для работников такого подразделения режим остаётся общим правилом, и переписывать его в трудовые договоры не требуется. Индивидуальным он становится только тогда, когда отличается от режима, установленного для его группы.

Обязательно ли применять унифицированные формы Т-12 и Т-13?

Для организаций государственного сектора формы обязательны. Коммерческая организация вправе разработать собственную форму табеля и утвердить её приказом как приложение к учётной политике или к ПВТР. Отказ от унифицированной формы не освобождает от обязанности вести учёт фактически отработанного времени по каждому работнику по статье 91 ТК РФ.

Что делать, если фактический режим давно разошёлся с ПВТР?

Сначала зафиксировать фактическое состояние по подразделениям, затем решить, что приводить к чему. Если правильным признаётся фактический режим, утверждается новая редакция ПВТР с ознакомлением под подпись, а работникам с индивидуальным режимом оформляются дополнительные соглашения. Если правильным признаётся ПВТР, меняется практика, а расхождения в табелях за прошлые периоды закрываются до проверки, а не после.

Считается ли перерыв на обед рабочим временем?

Перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ длится не более двух часов и не менее 30 минут и в рабочее время не включается. Если по условиям производства предоставить перерыв невозможно, работодатель обеспечивает возможность отдыха и приёма пищи в рабочее время, а перечень таких работ закрепляется правилами внутреннего трудового распорядка.

Поднимает ли положение о сверхурочной работе годовой лимит до 240 часов?

Нет. Лимит 240 часов в год открывается при наличии коллективного договора либо отраслевого или межотраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя. Локальный нормативный акт определяет конкретные размеры оплаты в границах кодекса, но сам по себе границу 120 часов не сдвигает, и привлечение сверх 120 часов в любом случае требует письменного согласия работника.

Нужно ли менять ПВТР из-за нового классификатора профессий?

Менять ПВТР требуется, если в них перечислены наименования должностей, например в перечне работников с ненормированным рабочим днём или в разделе о сменной работе. Основная работа по классификатору ОК 016-2025 идёт по штатному расписанию, должностным инструкциям и трудовым договорам: изменение наименования или кода должности оформляется приказом и дополнительными соглашениями, а кадровые программы, включая 1С:ЗУП, требуют обновления справочников.

Как отсчитывается месяц на ознакомление с графиком сменности?

Статья 103 ТК РФ привязывает срок к доведению графика до сведения работников, а не к дате приказа об утверждении. Месяц считается от даты, когда работник фактически ознакомлен, поэтому дату ознакомления фиксируют отдельно. В электронном виде эту дату проставляет система, в бумажном она пишется рукой работника рядом с подписью.