Роспотребнадзор в кадровых документах смотрит одну зону — санитарно-эпидемиологическую: поимённые списки и направления на медосмотр, заключительные акты медкомиссии, личные медицинские книжки с отметками о гигиенической аттестации, программу производственного контроля и приказ об ответственном за неё. Трудовые договоры, приказы и табели инспектор запрашивает не как предмет надзора, а как источник сведений о том, кто числится, на какой должности и попадает ли под обязательный осмотр. Зарплата, отпуска, сверхурочные, увольнения и оформление трудовых отношений — зона государственной инспекции труда по статье 357 ТК РФ, а обработка персональных данных — Роскомнадзора. От того, какой орган пришёл, зависит и комплект, и норма, по которой выпишут штраф: статья 6.3 КоАП у Роспотребнадзора, статьи 5.27 и 5.27.1 КоАП у ГИТ.
Дальше комплект разобран по каждому органу отдельно, чтобы на запрос не уезжала папка с лишними документами. Покажем, каких трёх позиций чаще всего не хватает в комплекте по медосмотрам, как сверить личную медицинскую книжку работника по реестру Роспотребнадзора и почему опрос работников ломает формально собранные журналы. Сценарная таблица штрафов, порядок действий при внеплановой проверке по жалобе, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что Роспотребнадзор смотрит в кадровых документах
Предмет надзора Роспотребнадзора задан Федеральным законом от 30.03.1999 № 52-ФЗ о санитарно-эпидемиологическом благополучии населения, а порядок контрольных мероприятий — Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Инспектор проверяет соблюдение санитарных требований, и кадровые документы попадают в его поле зрения ровно в той части, в которой подтверждают допуск человека к работе по состоянию здоровья и его санитарную грамотность.
Практический комплект, который запрашивают чаще всего:
- поимённые списки работников, подлежащих предварительным и периодическим медицинским осмотрам, составленные по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н;
- направления на медосмотр и отметки о том, что работник направление получил;
- заключительные акты медицинской комиссии по итогам периодического осмотра и заключения по предварительным осмотрам;
- личные медицинские книжки работников из тех профессий, где они обязательны, с данными о медосмотрах и гигиенической аттестации;
- программа производственного контроля и приказ о назначении ответственного за её выполнение;
- приказы о приёме и переводах, штатное расписание, табель — как подтверждение того, кто фактически работает на должности, требующей осмотра.
Трудовой договор инспектор Роспотребнадзора может прочитать, но оценивать его условия об оплате и режиме он не будет: это не его компетенция. Претензия строится иначе — работник допущен к работе, а медицинского заключения на него нет. Основание для допуска по здоровью установлено статьёй 220 ТК РФ, а порядок осмотров — приказом № 29н, который действует до 1 апреля 2027 года.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Инспектор смотрит не только документы, но и разговаривает с работниками: как проходил вводный инструктаж, что на нём рассказывали, обучали ли оказанию первой помощи. Если люди отвечают, что с ними ничего не проводилось, у проверяющего появляется доказательство фиктивности журнала, и аккуратные подписи в нём уже не помогают. Перед проверкой имеет смысл пройтись по подразделениям и убедиться, что работники помнят то, что записано в документах.»
Кейс из практики: организация на 10-15 человек арендовала офис в бизнес-центре. Работник получил тяжёлые травмы, пользуясь лифтом здания, — шёл между этажами по рабочим делам. За лифт и за здание компания не отвечала, но случай пришлось расследовать как несчастный случай на производстве, и проверяющие подняли инструктажи, обучение и весь пакет по охране труда. Аргумент «у нас офис, у нас ничего не случится» на этом разбирается полностью.
Роспотребнадзор, ГИТ и прокуратура: кто какие документы запрашивает
Разграничение органов важнее, чем кажется: на один и тот же запрос «предоставьте кадровые документы» правильный ответ у каждого свой. Таблица собрана по предмету надзора и по нормам, которые применяются при нарушении.
| Орган | Что запрашивает из кадровых документов | Норма ответственности |
|---|---|---|
| Роспотребнадзор | Поимённые списки и направления на медосмотр, заключительные акты, личные медицинские книжки, гигиеническая аттестация, программа производственного контроля, приказы о приёме на должности из перечня | Статья 6.3 КоАП: юридическое лицо 10 000-20 000 руб. либо приостановление деятельности до 90 суток |
| Государственная инспекция труда (Роструд) | Трудовые договоры и допсоглашения, приказы по личному составу, ЛНА и листы ознакомления, график отпусков, табели, расчётные листки, платёжные документы по зарплате, документы по охране труда | Статья 5.27 КоАП: юридическое лицо 30 000-50 000 руб., за уклонение от оформления договора 50 000-100 000 руб. Статья 5.27.1 КоАП: до 150 000 руб. |
| Прокуратура | Документы по выплате заработной платы, специальная оценка условий труда, обучение, обеспечение средствами защиты, журналы инструктажей, в том числе для работников подрядчиков | Представление об устранении нарушений, материалы передаются в ГИТ для привлечения по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП |
| Роскомнадзор | Согласия на обработку персональных данных, правила обработки, перечень обрабатываемых категорий, поручения обработчикам | Статья 13.11 КоАП, предмет регулирования — 152-ФЗ |
Из таблицы следует практический порядок: по санитарному запросу отдаются медицинские и санитарные документы плюс кадровые сведения о персонале, по трудовому — весь кадровый массив. Смешивать не нужно. Передача Роспотребнадзору расчётных листков и платёжных ведомостей ничего не подтверждает, зато расширяет объём информации, по которой могут появиться вопросы у другого ведомства.
Права трудовой инспекции описаны в статье 357 ТК РФ: инспектор вправе беспрепятственно посещать работодателя, запрашивать документы и объяснения, выдавать обязательные для исполнения предписания, отстранять лиц, не прошедших обучение по охране труда, составлять протоколы. Отдельный механизм по оплате труда добавлен статьёй 360.1 ТК РФ: если предписание о выплате начисленной, но не выданной зарплаты не исполнено в срок и не обжаловано, инспектор принимает решение о принудительном исполнении, и оно направляется в службу судебных приставов как исполнительный документ. Суд для этого не нужен.
Внимание: прокурорская проверка соблюдения трудового законодательства идёт не по правилам плановых мероприятий: приходит уведомление, и через два часа проверяющие уже на месте. Сигналом служат несвоевременная выплата зарплаты, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений и низкий уровень оплаты.
Комплект документов к проверке: что собрать заранее
Комплект собирается не в день проверки, а до неё, потому что часть позиций восстановить задним числом невозможно. Заключительный акт медкомиссии выдаёт медицинская организация по итогам реально проведённого осмотра, и дорисовать его нельзя. Гигиеническая аттестация фиксируется в реестре. Журнал инструктажа можно заполнить, но он рассыплется при первом же опросе работников.
Как собрать комплект к проверке Роспотребнадзора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте штатное расписание с перечнем работ и факторов из приказа Минздрава № 29н и выпишите должности, по которым медосмотр обязателен. Опирайтесь на фактические обязанности, а не на название должности в штатке.
- Шаг 2. Составьте поимённый список работников, подлежащих осмотрам, и сверьте его с приказами о приёме и переводах за последний год. Люди, переведённые на другую должность, выпадают из списков чаще всего.
- Шаг 3. Проверьте по каждому человеку из списка наличие направления, медицинского заключения и записи в личной медицинской книжке, если книжка для этой профессии обязательна. Отсутствие заключения при наличии направления — тот же допуск без осмотра.
- Шаг 4. Возьмите у медицинской организации заключительный акт по итогам последнего периодического осмотра и проверьте, что в нём перечислены все работники из списка, а рекомендации комиссии выполнены.
- Шаг 5. Проверьте программу производственного контроля: она утверждается руководителем без согласования с ведомством, но должна соответствовать фактической деятельности. Если программа не пересматривалась несколько лет, а виды работ изменились, это первое расхождение, которое увидит инспектор.
- Шаг 6. Поднимите приказы об ответственных: за производственный контроль, за проведение вводного инструктажа, за организацию медосмотров. Приказ о распределении полномочий закрывает вопрос «кто у вас за это отвечает» без импровизации на месте.
- Шаг 7. Сделайте опись передаваемых документов и передавайте копии по описи. Опись фиксирует, что именно ушло в орган и в какой день.
В практике Добыто на аудите перед проверкой не хватает трёх позиций чаще остальных: заключительного акта медкомиссии за последний период, актуального поимённого списка после кадровых перемещений и протокола с удостоверением того, кто расписывается в журнале как инструктирующий. Первые две позиции упираются в сторонние организации и в сверку с приказами, третья закрывается обучением одного-двух человек.
Дальше тот же подход применяется к трудовому комплекту: ЛНА и листы ознакомления, график отпусков, табели, приказы по личному составу. Разница в том, что трудовой комплект запрашивает ГИТ, а не Роспотребнадзор, и запрашивает его целиком.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов, которые запрашивают при проверке
Подборка закрывает позиции, которых чаще всего не хватает в комплекте; начинать удобнее с листа ознакомления с локальными нормативными актами.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Протокол проверки знаний работников | Скачать |
| Положение и приказ о периодической проверке работников | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Важный нюанс из практики: восстановление охраны труда с нуля в компании штатной численностью около 100 человек занимает минимум полгода, а при параллельных задачах дольше. Рассчитывать, что комплект соберётся за две недели после уведомления о проверке, не стоит: оценка профессиональных рисков, обучение и выдача средств защиты идут последовательно и упираются в сторонние организации.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда и не начальник соседнего подразделения. И проводить его может только тот, кто сам обучен в учебном центре: если журнал есть, а протокола и удостоверения инструктирующего нет, инструктажи правового значения не имеют. Проверьте по журналу, чьи подписи стоят в графе инструктирующего, и сверьте эти фамилии со списком обученных.»
Личные медицинские книжки и гигиеническое обучение
Личная медицинская книжка обязательна не для всех, а для работников отдельных профессий и производств, связанных с питанием, водоснабжением, бытовым обслуживанием, воспитанием и обучением детей. Форма книжки, порядок её ведения, учёта и выдачи, в том числе в виде электронного документа, установлены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н, который применяется с 1 сентября 2023 года. Данные о медосмотрах и о профессиональной гигиенической подготовке и аттестации вносятся именно туда.
Работодателю не нужно верить бумажному экземпляру на слово. Наличие книжки и срок аттестации проверяются через единый реестр выданных личных медицинских книжек: по данным реестра видно, выдавалась ли книжка и когда работник проходил гигиеническую подготовку. Сверку удобно делать на этапе приёма, до допуска человека к работе, потому что после допуска ответственность уже наступила.
Гигиеническое воспитание и обучение работников закреплены статьёй 36 Федерального закона № 52-ФЗ. Обязанность проходить профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию распространяется на те же категории, для которых обязательна личная медицинская книжка. Отдельная типовая ошибка — аттестация пройдена один раз при трудоустройстве и больше не повторялась: реестр это показывает сразу.
Факт: допуск к работе без обучения по охране труда обходится организации в 110 000-130 000 рублей. Штраф один и тот же в двух случаях: обучение не проводилось вовсе и обучение проведено с нарушением срока.
Мораторий на плановые проверки: почему «штрафов нет» не работает как план
Мораторий, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, продлён до 2030 года и ограничивает плановые контрольные мероприятия. Плановые проверки остаются для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска, часть плановых мероприятий заменена обязательным профилактическим визитом — он проводится в образовательных и воспитательных организациях, учреждениях здравоохранения и социального обслуживания, на объектах общественного питания для детей.
Внеплановых мероприятий мораторий не отменяет. Основанием становится жалоба, несчастный случай, информация от другого ведомства или срабатывание индикатора риска. Индикаторы риска в сфере соблюдения трудового законодательства утверждены приказом Минтруда № 838н и продлены до 31 декабря 2026 года: это набор формальных признаков, при появлении которых контрольный орган получает право прийти без плана.
Профилактический визит — не проверка и не повод расслабиться. Инспектор информирует и консультирует работодателя об обязательных требованиях, в том числе дистанционно по видеосвязи, но всё, что он увидит, никуда не исчезает. Готовиться к нему нужно так же, как к проверке.
Кейс из практики: крупная организация, подрядчик получил травму, несовместимую с жизнью, при работе на высоте. Первым документом, который запросила пришедшая проверка, оказался журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. По подрядчикам нужен отдельный приказ об ответственном за вводный инструктаж, отдельная программа и инструкция, отдельный журнал регистрации, положение о взаимодействии с подрядными организациями приложением к договору, единый перечень вредных и опасных факторов и перечень мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников подрядчика. Ни одна из этих позиций не заменяется документами для собственных работников.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ответственность работодателя: во что обходится неготовый комплект
Считать стоит не штраф, а сценарий целиком. Одно и то же исходное нарушение по-разному разворачивается в зависимости от того, кто его нашёл и чем оно закончилось для работника.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Проверка Роспотребнадзора по санитарным требованиям | Медицинские заключения и заключительный акт, личные медицинские книжки, гигиеническая аттестация, программа производственного контроля | Оформление трудовых договоров, график отпусков, расчётные листки |
| Жалоба работника на невыплату зарплаты в ГИТ | Платёжные документы, расчётные листки, табель, приказы по личному составу. Риск решения о принудительном исполнении по статье 360.1 ТК РФ | Санитарная документация, программа производственного контроля |
| Несчастный случай на производстве | Инструктажи и обучение, медосмотр, средства защиты, материалы расследования. По моральному вреду срока давности нет | Формальная полнота кадрового архива за прошлые годы |
| Работа с подрядными организациями | Журнал вводного инструктажа для сторонних организаций, отдельная программа, положение о взаимодействии с подрядчиками | Документы по собственному персоналу: они предмет не закрывают |
| Спор об увольнении, оформленном электронно | Согласие работника на КЭДО, ознакомление с ЛНА, выгрузка журнала действий, бумажный приказ об увольнении | Аккуратность интерфейса и удобство системы |
Самая дорогая ошибка — попытка не расследовать несчастный случай, а закрыть вопрос выплатой работнику премии. Дальше работник обращается в инспекцию, случай признаётся сокрытым, инспектор расследует его единолично, а взыскание морального вреда идёт через суд. Суммы по несчастным случаям заметно выше, чем по спорам об увольнении или взысканию зарплаты, и срока давности по компенсации морального вреда нет.
Отдельно про предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры: принять в штат медсестру и закрыть вопрос своими силами нельзя, для таких осмотров нужна медицинская лицензия. Работает только договор с медицинской организацией. По этой же логике имеет смысл выводить на подрядчика работы на высоте и транспорт: один водитель или одна стремянка тянут за собой отдельный пласт документов, несопоставимый с выгодой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если вы приходите на позицию, где до вас документы не велись, первое действие — служебная записка руководителю о фактическом состоянии дел со ссылкой на ответственность по статье 5.27.1 КоАП. Она фиксирует момент обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения. Дальше инструктажи и обучение проводятся текущими датами: нарушение перестаёт быть длящимся, инспектор увидит нарушение сроков, но и факт устранения, а это уже основание просить предупреждение вместо штрафа.»
Куда подаётся жалоба и что происходит дальше
Жалоба в Роспотребнадзор по трудовому вопросу — задержка зарплаты, незаконное увольнение, неоплаченные переработки — по существу рассмотрена не будет. Орган не наделён полномочиями в сфере трудовых отношений и перенаправляет обращение по подведомственности в течение семи дней со дня регистрации, как предписывает статья 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Срок рассмотрения начинает течь заново уже в другом ведомстве, и общий цикл растягивается.
Трудовые вопросы адресуются в государственную инспекцию труда. Территориальные инспекции и электронные сервисы для обращений собраны на официальном сайте Роструда, там же публикуются разъяснения по применению норм ТК РФ. Обращение регистрируется и рассматривается в течение 30 дней по статье 12 того же 59-ФЗ, а по итогам инспектор либо проводит контрольное мероприятие, либо даёт письменный ответ.
Для работодателя отсюда следует практический вывод: жалоба любого адреса всё равно доходит до профильного органа, просто с задержкой. Использовать эту задержку как выигранное время смысла нет — к моменту прихода инспектора картина по документам уже зафиксирована в обращении работника.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения в КЭДО не существует.
Электронные кадровые документы на проверке
КЭДО не меняет предмет проверки, но меняет способ предъявления документов. Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом № 377-ФЗ, и при споре или проверке доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись и получил ли электронный документ. Порядок важен: сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое не подтверждается, аккуратность журнала подписания роли не играет.
Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника, иначе подтвердить факты отправки, доставки и подписания нечем. Обратная сторона та же: журнал не выборочный и покажет всё, включая дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. В практике Добыто мы сверяем журнал подписания заранее — перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт, а не после того, как спор начался.
Когда перевод документов в электронный вид не закрывает вопрос проверки
КЭДО не помогает в четырёх ситуациях. Первая: документы, которые закон оставил на бумаге, — приказ об увольнении с актом ознакомления, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае, бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил. Вторая: нарушения по существу — не проведённый медосмотр, отсутствующая гигиеническая аттестация, не обученный инструктирующий. Электронная форма не создаёт содержания, которого нет. Третья: компания, где все работники дистанционные и работодатель ничего им не выдаёт, — там объём кадровой документации мал сам по себе, и автоматизация экономит немного. Четвёртая: перевод на КЭДО без письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ — при споре или проверке такое ведение документооборота может быть признано незаконным, и электронные документы перестают работать как доказательство.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней вылезает основная часть ошибок настройки маршрутов и выдачи подписей, и её дешевле пройти на 20 сотрудниках, чем на 2000. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска: суды прямо учитывают, что заявление могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы, и восстанавливают работника.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в КЭДО. Суды признают переписку при двух условиях: обмен системный и устойчивый, а не разовый, и порядок такого обмена описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не зафиксировано, — самое уязвимое при проверке.»
Лайфхак: повторный инструктаж допустимо проводить всем работникам подразделения в один день, независимо от даты трудоустройства. Ограничение — не реже одного раза в 6 месяцев. Порядок закрепляется в положении, и тогда журнал перестаёт разъезжаться по десяткам индивидуальных дат.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива, требований к размещению и уровню поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли выделенный сервер и кастомные интеграции. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных — это тот минимум, по которому электронные кадровые документы вообще принимаются как доказательство при проверке.
Выводы
Роспотребнадзор работает с кадровыми документами в санитарной части: медосмотры, личные медицинские книжки, гигиеническая аттестация, производственный контроль. Трудовые отношения проверяет государственная инспекция труда, персональные данные — Роскомнадзор, и от этого разделения зависит и состав комплекта, и норма КоАП. Мораторий закрывает плановые мероприятия, но не жалобы, несчастные случаи и индикаторы риска, поэтому комплект собирается заранее и поддерживается в актуальном состоянии, а не восстанавливается за две недели после уведомления.
Мы в Добыто переводим кадровый документооборот в электронный вид так, чтобы к любой проверке поднимался не только сам документ, но и доказательная обвязка вокруг него: согласия работников, ознакомления с локальными актами, журналы действий и выгрузки. Бумажная часть, которую закон оставил на бумаге, при этом остаётся отдельным контуром, и её границы мы фиксируем на старте проекта.
Частые вопросы
Может ли Роспотребнадзор оштрафовать за отсутствие трудового договора с работником?
Нет. Оформление трудовых отношений проверяет государственная инспекция труда, и ответственность наступает по части 4 статьи 5.27 КоАП — для юридического лица это 50 000-100 000 рублей. Если инспектор Роспотребнадзора обнаружит признаки такого нарушения, он передаст материалы в профильный орган, а сам вынесет постановление только по санитарным составам, то есть по статье 6.3 КоАП.
Нужна ли личная медицинская книжка офисному сотруднику?
Нет, книжка обязательна для работников отдельных профессий и производств: питание, водоснабжение, бытовое обслуживание, воспитание и обучение детей. Для офисного персонала действует другое правило — есть письмо Минтруда о том, что при работе только с компьютером, без иного оборудования, и втором классе условий труда по спецоценке периодический медосмотр можно не проходить. Проверяйте фактические обязанности, а не название должности.
Можно ли предъявить проверяющему кадровые документы только в электронном виде?
По документам, которые ведутся в КЭДО, — да, при условии, что КЭДО введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и система обеспечивает выгрузку. Но четыре позиции остаются бумажными в любом случае: приказ об увольнении с актом ознакомления, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка тех работников, кто её сохранил.
Работник отказался переходить на КЭДО. Как показывать его документы при проверке?
По такому работнику весь кадровый документооборот ведётся на бумаге. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника, и без согласия применять к нему электронные документы и электронную подпись нельзя. Отказ оформляется письменно и хранится вместе с уведомлением о переходе: это и есть подтверждение правомерности бумажного контура по конкретному человеку.
Кто проводит вводный инструктаж директору, если у него нет руководителя?
Директор фиксирует инструктаж сам себе, если он не освобождён от инструктажа на рабочем месте. Такое разъяснение есть у Роструда. Специалист по охране труда может организовать процедуру методически, но ставить свою подпись в журнале за директора он не вправе.
Какие документы нужны по работникам подрядных организаций?
Отдельный приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для сторонних организаций, отдельная программа и инструкция, отдельный журнал регистрации, положение о взаимодействии с подрядными организациями приложением к договору, единый перечень вредных и опасных производственных факторов и перечень мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников подрядчиков. Документы для собственного персонала этот блок не закрывают: у подрядчиков другие опасности и другой правовой статус.
Что делать, если проверка назначена, а часть документов восстановить невозможно?
Инструктажи и обучение проводятся текущими датами, даже если работники трудятся давно. Нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но зафиксирует и устранение, и появляется основание просить предупреждение вместо штрафа. Заключительный акт медкомиссии и гигиеническую аттестацию задним числом не восстановить — здесь остаётся только запустить процедуру и показать, что она идёт.
