Перевод работника оформляется двумя документами: дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 72 ТК РФ и приказом по личному составу. Порядок жёсткий — сначала соглашение, потом приказ, потому что приказ издаётся на основании соглашения. Унифицированная форма Т-5 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 с 2013 года необязательна для коммерческих организаций, но прежняя и новая должность, оклад, дата и вид перевода нужны в любом бланке. Главное различие, от которого зависит комплект документов: меняется трудовая функция или структурное подразделение, названное в трудовом договоре, — это перевод, и письменное согласие работника обязательно; работник переходит на другое рабочее место в той же местности без изменения условий договора — это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, и согласия оно не требует.
Ниже — конструктор приказа под свои реквизиты и разбор формулировок, из-за которых перевод считают неоформленным. Отдельно показываем, какая подпись нужна для приказа, а какая для дополнительного соглашения: требования к ним разные, и один маршрут в КЭДО должен закрывать оба документа. Во второй половине статьи — сроки подачи ЕФС-1 при переводе, сценарная таблица по временному переводу и переводу по медицинским показаниям, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы по совмещению должностей.
Соберите приказ о переводе под свои реквизиты: конструктор подставит прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода и отдаст готовый файл .docx.
Перевод, перемещение или совмещение: как определить, что оформлять
Три ситуации, которые в переписке называют одним словом «перевод», дают три разных комплекта документов. Разводит их не название должности, а то, что именно меняется: условия трудового договора, рабочее место или объём работы при сохранении основной должности.
Перевод по статье 72.1 ТК РФ — это постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, указанного в трудовом договоре, а также перевод в другую местность вместе с работодателем. Перемещение — переход на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если условия трудового договора не меняются. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ вообще не меняет основную должность: работник выполняет дополнительную работу в течение своего рабочего дня и получает доплату по статье 151 ТК РФ.
Таблица собрана по нормам ТК РФ и показывает, что требуется в каждом случае.
| Что происходит | Норма | Согласие работника | Документы |
|---|---|---|---|
| Постоянный перевод внутри организации | ст. 72, 72.1 ТК РФ | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение, приказ, сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 |
| Временный перевод по соглашению сторон: до одного года или до выхода отсутствующего работника | ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение с указанием срока, приказ |
| Временный перевод до одного месяца при катастрофе, аварии, простое по чрезвычайным обстоятельствам | ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ | Не требуется, кроме перевода на работу более низкой квалификации | Приказ с указанием основания и срока, оплата не ниже среднего заработка по прежней работе |
| Перемещение на другое рабочее место в той же местности | ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ | Не требуется | Приказ (распоряжение); дополнительное соглашение не нужно, пока условия договора не меняются |
| Изменение условий по инициативе работодателя из-за организационных или технологических причин | ст. 74 ТК РФ | Уведомление в письменной форме не позднее чем за два месяца | Уведомление, дополнительное соглашение; трудовую функцию по этой статье менять нельзя |
| Совмещение должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ | ст. 60.2 и 151 ТК РФ | Письменное, обязательно | Соглашение о сроке, содержании, объёме и доплате, приказ; отказ любой стороны с предупреждением за три рабочих дня |
| Перевод по медицинскому заключению | ст. 73 ТК РФ | Письменное согласие на предложенную работу | Медицинское заключение, письменное предложение подходящих вакансий, дополнительное соглашение, приказ |
Из таблицы видно практическое следствие: приказ есть во всех строках, а дополнительное соглашение — только там, где меняются условия трудового договора. Проверить свою ситуацию можно по тексту действующего трудового договора: если структурное подразделение и трудовая функция в нём прописаны, их смена без соглашения уже перевод без оформления.
Образцы дополнительного соглашения, уведомления и кадровых форм для перевода
Начните с дополнительного соглашения: приказ собирается уже по его условиям.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе (образец) | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП при электронном взаимодействии | Скачать |
Что должно быть в приказе о переводе и в дополнительном соглашении
Дополнительное соглашение переписывает конкретные пункты трудового договора, а не описывает событие. Рабочая конструкция — новая редакция пункта: «Пункт 1.2 Трудового договора изложить в следующей редакции», далее полный текст с новой должностью и структурным подразделением. Если соглашение сформулировано как «работник переводится на должность», сам договор остаётся прежним, и при споре стороны читают его по старой редакции.
В приказе о переводе фиксируются прежнее и новое место работы, должность или профессия, разряд или квалификация, новый оклад с надбавками, дата начала перевода, вид перевода — постоянный или временный, а для временного ещё и дата окончания либо событие, которым он заканчивается. Основанием указывается дополнительное соглашение с его номером и датой, а не заявление работника: заявление запускает процедуру, но правовым основанием изменения договора не является.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности меняется, недостаточно поправить название в кадровой программе: нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо штатное расписание в новой редакции, а с работниками — дополнительные соглашения к трудовым договорам. Проверьте по своей штатке, какие должности попали под переименование, и заложите на согласование соглашений отдельный срок».
Дата приказа и дата начала перевода — разные реквизиты. Приказ издаётся заранее, перевод начинается со дня, указанного в соглашении. Если работник уже работает на новой должности, а приказ датирован задним числом, расхождение видно по табелю и расчётному листку. В практике Добыто на переводах чаще всего спотыкаются именно на порядке: приказ создают первым, а соглашение подтягивают позже, и дата документа-основания оказывается позже даты приказа, который на него ссылается.
Факт: новый классификатор ОК 016-2025 связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому переименование должности затрагивает не только штатное расписание и трудовые договоры, но и отчётность и настройки 1С:ЗУП.
Один маршрут подписания на приказ и дополнительное соглашение
В электронном виде пара документов расходится по требованиям к подписи, и это главная техническая развилка при переводе. Дополнительное соглашение — это внесение изменений в трудовой договор, поэтому по части 3 статьи 22.3 ТК РФ работодатель обязан использовать УКЭП, а работник — УКЭП либо УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Приказ о переводе в этот особый перечень не входит: работодатель подписывает его УКЭП или УНЭП, а работник может подтвердить ознакомление в том числе ПЭП, если такой порядок закреплён в локальном нормативном акте и позволяет его идентифицировать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Дополнительное соглашение о переводе | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ | УКЭП | Подтверждение получения и ознакомления |
| Приказ о переводе | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам ЛНА |
| Соглашение о совмещении и доплате | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о совмещении | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам ЛНА |
| Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним | Только бумага (ст. 22.1 ТК РФ) | Только бумага |
Практический вывод из таблицы: маршрут перевода строится вокруг более строгого документа. Если работнику выдана только ПЭП, приказ он подпишет, а дополнительное соглашение — нет, и перевод останется незавершённым при формально закрытом приказе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы подписание идёт усиленной квалифицированной подписью, а работнику для дополнительного соглашения достаточно усиленной неквалифицированной, которая выпускается на стороне сервиса: пара действий, и подпись у сотрудника на руках, пароль он задаёт сам. Планируйте выпуск подписей до даты перевода, а не в день подписания: у работника, который заходит в систему впервые, на это уходит больше времени, чем кажется».
Как провести перевод одним маршрутом подписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание. Изменение штатного расписания, медицинское заключение, служебная записка руководителя или заявление работника — без документа-основания приказ повиснет без обоснования.
- Шаг 2. Сверьте текст трудового договора. Выпишите номера пунктов, которые придётся изложить в новой редакции: должность, подразделение, оклад, режим работы, место работы.
- Шаг 3. Проверьте вид подписи у работника. Для дополнительного соглашения нужна УКЭП или УНЭП, выпуск подписи занимает время и планируется до даты перевода.
- Шаг 4. Соберите дополнительное соглашение и приказ в один пакет и поставьте в маршруте правильный порядок: подписание соглашения обеими сторонами, затем подписание приказа работодателем и ознакомление работника.
- Шаг 5. Добавьте в маршрут согласующих, которым документ нужен по существу: руководителя нового подразделения по объёму работ и расчётную службу по окладу и надбавкам.
- Шаг 6. Поставьте срок на каждый шаг. Дата начала перевода — крайний срок для последней подписи, а не для отправки документа.
- Шаг 7. После закрытия маршрута внесите изменения в штатную расстановку и подготовьте сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1, если перевод постоянный.
В Добыто КЭДО документ направляется на согласование или подпись конкретному сотруднику либо группе, а маршрут выбирается из готовых или собирается заново, поэтому связка «соглашение плюс приказ» настраивается один раз как шаблон маршрута и дальше повторяется на каждом переводе.
Важный нюанс из практики: маршрут стоит привязывать к роли кадрового специалиста подразделения, а не к конкретному человеку. В компании с несколькими десятками подразделений за каждым закреплён свой кадровик, и система должна сама определять, кому отправить документ, а не оставлять выбор на того, кто запускает процесс. Иначе перевод уходит в отпуск вместе с исполнителем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Гибкость системы проверяется не словом в презентации, а тем, можно ли добавить в маршрут не только блоки согласования и подписания, но и блоки задач. По переводу это задача администратору на перенос рабочего места и задача службе доступа на смену прав. Попросите показать настройку роли и настройку задачи в маршруте на демонстрации: это отличает настраиваемый процесс от фиксированного».
Временный перевод, перевод без согласия и медицинские показания
Временный перевод по части 1 статьи 72.2 ТК РФ оформляется на срок до одного года, а если работник замещает временно отсутствующего — до выхода этого работника. Ловушка в окончании срока: если по его истечении прежняя работа не предоставлена, а работник не потребовал её и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Возврат на прежнюю должность после этого потребует нового соглашения.
Перевод без согласия работника возможен по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ на срок до одного месяца: при катастрофе, производственной аварии, несчастном случае, пожаре, наводнении, голоде, землетрясении, эпидемии или эпизоотии, а также при простое, необходимости предотвратить порчу имущества или замещения отсутствующего работника, если это вызвано теми же чрезвычайными обстоятельствами. Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, и в этих случаях допускается только с письменного согласия работника, а оплата — не ниже среднего заработка по прежней работе.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без такого согласия электронные документы и электронную подпись в отношениях с этим работником применять нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при проверке или споре.
Сценарная таблица показывает, что критично в каждой ситуации, а на чём чаще всего спотыкаются.
| Сценарий | Что критично проверить | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| Замещение работника в отпуске по уходу за ребёнком | Срок в соглашении сформулирован как «до выхода основного работника» | Указывают конкретную дату; работник продолжает работать после неё, и перевод становится постоянным |
| Переименование должности по новому классификатору | Приказ по штатному расписанию плюс дополнительное соглашение с каждым работником | Название меняют только в кадровой программе и штатном расписании |
| Перевод при простое или аварии | Основание, срок до одного месяца, оплата не ниже среднего заработка по прежней работе | Переводят на работу более низкой квалификации без письменного согласия |
| Перевод по медицинскому заключению | Письменное предложение всех подходящих вакансий, письменное согласие на выбранную | Приказ издают до получения согласия работника |
| Перевод дистанционного работника | У работника есть УКЭП или УНЭП для подписания соглашения | Соглашение подписывают простой подписью в личном кабинете |
Отдельно про статью 73 ТК РФ: переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено, и это ограничение не снимается ни согласием работника, ни производственной необходимостью.
Совмещение должностей: срок, доплата и досрочный отказ
Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа по другой или такой же профессии в течение установленной продолжительности рабочего дня, без освобождения от основной работы. Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с письменного согласия работника. Размер доплаты определяется соглашением сторон трудового договора с учётом содержания и объёма этой работы по статье 151 ТК РФ: фиксированной законной ставки нет, поэтому в соглашении пишется либо сумма, либо процент от оклада по совмещаемой должности.
Досрочный отказ работает в обе стороны: работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. В электронном виде это уведомление удобно вести тем же маршрутом, что и исходное соглашение, чтобы дата предупреждения фиксировалась системой, а не письмом в мессенджере. В Добыто соглашение о доплате, приказ о совмещении и уведомление об отказе ведутся как отдельные типы документов с общим маршрутом, поэтому дата предупреждения остаётся в карточке вместе с исходными документами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В образовательных организациях совмещение чаще всего закрывает часы отсутствующего педагога. Процедура та же: письменное согласие, соглашение с указанием срока и доплаты, приказ. Дополнительно учитывается норма часов педагогической работы за ставку заработной платы, установленная приказом Минобрнауки России от 22.12.2014 № 1601, — именно от неё считается объём дополнительной нагрузки, а не от абстрактной ставки.
Полезно знать: в спорах по электронным кадровым документам доказывают четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Обратите внимание на порядок доказывания. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный приказ или соглашение подписаны. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому перед проверкой я смотрю не приказы о переводах, а комплект по КЭДО: приказ о введении, положение, уведомления и согласия работников».
Цена ошибки: ГИТ, ЕФС-1 и суд
Ошибка в оформлении перевода стоит не переоформления бумаги. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Если перевод фактически состоялся, а условия договора не изменены соглашением, речь идёт уже о ненадлежащем оформлении трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей.
Второй счёт приходит от отчётности. Сведения о переводе на другую постоянную работу подаются в подразделе 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ; за нарушение срока и за ошибки в подразделе предусмотрен штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Форму и порядок заполнения удобно сверять по базе знаний СФР по ЕФС-1, где выложены актуальные форматы и контрольные соотношения.
Кейс из практики: до перехода на электронное подписание в компании теряли кадровые документы, платили за бумагу, печать и курьерскую доставку, а согласование шло долго и задерживалось на удалённых сотрудниках. После перевода заявлений, приказов и соглашений в электронный маршрут временные затраты на оформление снизились минимум в три раза, а контроль за этапами подписания стал видимым на одном экране.
Важный нюанс из практики: журнал действий системы выгружается целиком и показывает не только подписание, но и дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Смотреть журнал по спорному переводу надо до начала спора, а не после.
Лайфхак: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска: суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно. Значимые документы в этот период стоит подтверждать и вне системы.
Когда электронный маршрут перевода не подходит
Электронный маршрут закрывает перевод целиком, но не любой кадровый сюжет вокруг него. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Поэтому если перевод не состоялся и сотрудник уходит, финальная часть процесса всё равно вернётся в бумагу. Так же на бумаге остаются трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Второе ограничение — работники, которые не дали согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. С ними перевод оформляется на бумаге, и отказ от электронного взаимодействия не может быть поводом для санкций. Третье: если в компании нет приказа о введении КЭДО и положения о кадровом электронном документообороте, начинать надо не с маршрута перевода, а с этого комплекта, иначе электронные приказ и соглашение нечем будет защитить.
Стоимость подключения КЭДО для оформления переводов
Стоимость зависит от численности сотрудников, которых подключают к электронному подписанию, и от набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны документов и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП: установка и настройка | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: для переводов принципиальны кастомные шаблоны, потому что дополнительное соглашение и приказ живут как отдельные шаблоны с разными маршрутами. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Данные по стоимости приведены на дату публикации.
Выводы
Перевод держится на двух документах и одном порядке: соглашение меняет пункты трудового договора, приказ исполняет соглашение, и никакая формулировка в приказе не заменяет письменного согласия работника. Отличать перевод от перемещения и совмещения нужно по тому, что меняется — условия договора, рабочее место или объём работы, — потому что от этого зависит и комплект документов, и необходимость согласия. В электронном виде добавляется третья переменная: дополнительное соглашение требует от работодателя УКЭП, а от работника УКЭП или УНЭП, и маршрут строится под этот более строгий документ.
Мы в Добыто настраиваем такие связки как шаблон маршрута: приказ и соглашение получают свои типы документов, свои согласующие и свои сроки, а перед раскаткой на всю компанию проходят на пилотной группе. На переводах это снимает основную часть ошибок настройки — расхождение дат, пропущенного согласующего и подпись, которой не хватает юридической силы для изменения трудового договора.
Частые вопросы о переводе и совмещении
Обязательна ли форма Т-5 для приказа о переводе
Унифицированные формы из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1, включая Т-5, с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций: они вправе применять собственные бланки, утверждённые локальным нормативным актом. Организации государственного сектора руководствуются своими правилами и продолжают применять установленные формы. Какой бы бланк вы ни выбрали, набор реквизитов остаётся тем же: прежнее и новое место работы, должность, оклад, дата и вид перевода, основание.
Можно ли обойтись приказом без дополнительного соглашения
Нет, если меняются определённые сторонами условия трудового договора. Статья 72 ТК РФ допускает их изменение только по соглашению сторон в письменной форме. Приказ — распорядительный документ работодателя, он фиксирует исполнение уже достигнутого соглашения. Единственная ситуация, когда приказа достаточно, — перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, при котором условия договора не меняются, и временный перевод по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ.
Работник отказался подписывать дополнительное соглашение в системе
Отказ означает, что перевода нет: соглашение двустороннее, и односторонне его дополнить нельзя. Факт отказа фиксируется актом, а сам отказ не является дисциплинарным нарушением. Если изменения вызваны организационными или технологическими причинами, работодатель идёт по статье 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца, но менять трудовую функцию по этой статье нельзя — только другие условия.
Как и когда подать ЕФС-1 при переводе
Сведения о переводе на другую постоянную работу включаются в подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 и подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Если 25-е число выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день. За нарушение срока и за ошибки в подразделе предусмотрен штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.
Сколько и в каком виде хранить электронные приказ и соглашение
Электронные документы по личному составу хранятся в те же сроки, что и бумажные: для документов, созданных после 2003 года, это 50 лет. Хранение ведётся в системе, в архивной части, с сохранением подписи и возможности выгрузки. Требование к системе здесь практическое: она должна выгружать журналы действий и историю работы с документом, иначе подтвердить факты отправки, доставки и подписания при проверке будет нечем.
Как оформить совмещение в образовательной организации на период отсутствия педагога
Порядок общий для всех работодателей: письменное согласие работника, соглашение с указанием срока, содержания, объёма дополнительной работы и размера доплаты по статье 151 ТК РФ, затем приказ. Специфика в расчёте объёма: он считается от нормы часов педагогической работы за ставку заработной платы, установленной приказом Минобрнауки России от 22.12.2014 № 1601. Досрочно отказаться от дополнительных часов работник может, предупредив в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
