Перевод на другую должность: сроки, документы, ЕФС-1 в 2026

Перевод на другую должность внутри организации — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение названо в трудовом договоре, при продолжении работы у того же работодателя (статья 72.1 ТК РФ). Оформляется он дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом, заявление работника при этом не обязательно: письменное согласие содержится в самом соглашении. Сведения о постоянном переводе уходят в Социальный фонд России подразделом 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Главное различие, от которого зависит весь комплект документов: меняется ли трудовая функция. Меняется — это перевод, нужны письменное согласие и запись в сведения о трудовой деятельности. Не меняется — это перемещение, и оно оформляется одним приказом без согласия работника.

Ниже разобраны все виды перемещений работника: постоянный и временный перевод, замещение отсутствующего, перевод по медицинскому заключению, изменение условий по статье 74 и совмещение должностей по статье 60.2. Показано, какой подписью каждый документ подписывается в КЭДО и почему дополнительное соглашение о переводе нельзя подписать простой электронной подписью. Чек-лист подготовки, пошаговый порядок оформления, доплата за совмещение, разбор типовых ошибок с ценой каждой, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Заполните прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода — конструктор соберет готовый приказ о переводе в формате .docx.

Перевод, перемещение и совмещение: три разные процедуры

Статья 72.1 ТК РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает, если это подразделение указано в трудовом договоре. Перемещением та же статья называет работу на другом рабочем месте, в другом структурном подразделении в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате — при условии, что определенные сторонами условия трудового договора не меняются. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ основную работу вообще не трогает: человек выполняет дополнительную работу наряду со своей, в течение установленной продолжительности рабочего дня, за отдельную доплату.

Дальше все три процедуры расходятся по документам, согласиям и отчетности. Таблица собрана по действующим нормам ТК РФ и по памятке Роструда о переводе и перемещении.

Из таблицы видно, где проходит граница ответственности кадровой службы: три процедуры из шести вообще не требуют согласия работника или требуют его в другой форме, а отчетность в Социальный фонд России возникает ровно в одном случае — при постоянном переводе.

Когда перевод оформлять не нужно

Часть внутренних кадровых движений оформляется проще, чем принято думать, и лишние документы здесь создают риск, а не защищают от него.

• Работника переводят в другой кабинет, на другой станок или в другое подразделение в той же местности, а условия трудового договора при этом не меняются. Это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, достаточно приказа.
• Структурное подразделение не указано в трудовом договоре. Тогда движение между подразделениями в пределах той же местности переводом не является.
• Работник берет обязанности отсутствующего коллеги, не освобождаясь от своей работы. Это совмещение по статье 60.2, а не перевод.
• Меняется только оклад при той же трудовой функции. Это дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, приказ о переводе здесь неуместен.

Виды перемещений работника: от временного замещения до статьи 74

Временный перевод по соглашению сторон допускается на срок до одного года, а если он оформлен для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, — до выхода этого работника. Здесь заложена ловушка, о которой забывают чаще всего: если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена, а работник не потребовал ее предоставления и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Без согласия работника перевод возможен только в ситуациях частей 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также простой, необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества, замещение временно отсутствующего работника, если все это вызвано перечисленными чрезвычайными обстоятельствами. Срок такого перевода — до одного месяца, оплата труда — не ниже среднего заработка по прежней работе, а перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника. Подробный разбор оснований и границ обеих процедур есть в памятке Роструда о переводе и перемещении работника, ее удобно держать под рукой при спорных ситуациях.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перевод по медицинскому заключению регулируется статьей 73 ТК РФ и живет по своим срокам. Если работник нуждается во временном переводе на срок до четырех месяцев, но отказался от него либо подходящей работы у работодателя нет, работодатель отстраняет его от работы с сохранением места работы на весь указанный в заключении период, не начисляя заработную плату. Если по заключению перевод нужен на срок свыше четырех месяцев или постоянно, а работник отказался либо подходящей работы нет, трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя — это статья 74 ТК РФ, и переводом оно не является: трудовую функцию по этой статье менять запрещено. Работодатель уведомляет работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, — за 14 календарных дней, религиозная организация — за семь календарных дней. Основанием служат изменения организационных или технологических условий труда, и доказывать их придется работодателю.

Отдельная ветка — перевод к другому работодателю. Он бывает только постоянным, трудовой договор по прежнему месту прекращается по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, испытание при приеме новому работнику не устанавливается, а отказать в заключении договора работнику, приглашенному в порядке перевода, нельзя в течение одного месяца со дня увольнения с прежней работы.

Документы для перевода на другую должность: что готовить и в каком порядке

Комплект на постоянный перевод внутри организации состоит из семи позиций, и порядок их появления важнее формы каждой.

1. Изменения в штатное расписание, если новой должности в нем нет: приказ о внесении изменений либо утверждение штатного расписания в новой редакции.
2. Должностная инструкция по новой должности, если в компании инструкции ведутся отдельным документом.
3. Предложение или уведомление о переводе. Обязательно при переводе по статье 73 и при изменении условий по статье 74, в остальных случаях используется по решению работодателя.
4. Дополнительное соглашение к трудовому договору — основной документ перевода, именно оно фиксирует письменное согласие работника.
5. Приказ о переводе. Унифицированная форма Т-5 с 2013 года необязательна для организаций негосударственного сектора, допустима собственная форма, утвержденная руководителем.
6. Ознакомление работника с локальными нормативными актами, которые действуют по новой должности.
7. Сведения в Социальный фонд России: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при постоянном переводе, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто самый частый дефект комплекта на перевод выглядит одинаково в компаниях любого размера — приказ издан, а дополнительного соглашения нет. С точки зрения статьи 72 ТК РФ условия трудового договора в этом случае не изменены, и весь перевод держится на одном внутреннем распорядительном документе.

Что проверить до запуска перевода

Пять минут проверки до старта снимают большую часть возвратов на доработку.

• Есть ли новая должность в действующем штатном расписании и совпадает ли ее наименование с тем, что будет в дополнительном соглашении и приказе.
• Указано ли структурное подразделение в трудовом договоре работника: от этого зависит, перевод перед вами или перемещение.
• Нет ли медицинских противопоказаний к работе по новой должности: переводить и перемещать на противопоказанную работу запрещено.
• Требует ли новая должность обязательного обучения, проверки знаний или допуска, и успеваете ли вы их оформить до даты перевода.
• Постоянный перевод или временный, и если временный — записана ли в соглашении дата окончания и возврат на прежнюю работу.
• Дал ли работник согласие на кадровый электронный документооборот по статье 22.2 ТК РФ и есть ли у него действующая электронная подпись нужного вида.

Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте штатное расписание и при необходимости издайте приказ о внесении изменений: должность, оклад, количество единиц.
2. Шаг 2. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору с новой трудовой функцией, подразделением, датой начала работы и условиями оплаты.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие работника — подпись под дополнительным соглашением. Для временного перевода зафиксируйте в нем срок и порядок возврата на прежнюю работу.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе со ссылкой на дополнительное соглашение и ознакомьте с ним работника.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и локальными актами, которые действуют по новой должности.
6. Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку, если она ведется на бумаге, и в сведения о трудовой деятельности при постоянном переводе.
7. Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о постоянном переводе.

Образцы документов для перевода и совмещения

Комплект собран под внутреннее кадровое движение: начинать удобнее с дополнительного соглашения, остальное подстраивается под конкретный сценарий.

Маршрут согласования перевода в КЭДО: от проекта приказа до архива

Перевод — процедура с несколькими участниками, и именно на их стыках теряются дни. Инициирует движение обычно руководитель подразделения, оклад и вилку подтверждает финансовая служба, наименование должности сверяет кадровая служба со штатным расписанием, принимающий руководитель подтверждает готовность взять работника, подписант издает приказ, и только потом документ уходит работнику. На бумаге эта цепочка растягивается на дни, потому что каждое звено ждет физической подписи предыдущего.

Маршрут согласования в системе КЭДО — это заданная последовательность и набор правил обмена документом. Он бывает последовательным, когда документ идет по очереди от участника к участнику, и параллельным, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Для перевода обычно работает смешанная схема: проверка оклада и наименования должности идет параллельно, а подписание — строго по очереди.

В Добыто КЭДО маршрут задается выбором готового шаблона из списка либо создается новый, после чего отображается в карточке документа: цепочку прохождения и статус каждого участника видно в любой момент. Шаблоны маршрутов и типы документов настраиваются один раз в разделе настроек, и дальше перевод, совмещение и изменение оклада запускаются как повторяющийся процесс, а не собираются заново.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Шаблон маршрута для перевода мы настраиваем отдельно от маршрута приема, потому что состав согласующих другой: в переводе почти всегда участвуют два руководителя, отдающий и принимающий, и финансовая служба по окладу. Когда этого разделения нет, документ идет по маршруту приема, застревает на лишнем звене и возвращается на доработку. Проверьте у себя, сколько типов документов заведено в системе: если тип один на все кадровые движения, маршрут у вас настроен не под процесс.»

Какой подписью подписывается каждый документ перевода

Виды электронной подписи для кадровых документов заданы статьей 22.3 ТК РФ и перепутать их дороже, чем кажется: дополнительное соглашение о переводе относится к документам с повышенными требованиями, и простая электронная подпись для него не подходит ни с одной стороны.

Практический вывод из таблицы один: приказ, заявление и лист ознакомления работник может подписать простой подписью прямо в личном кабинете, а дополнительное соглашение — только усиленной. Если усиленную подпись работнику еще не выдали, перевод остановится именно на этом шаге, а не на согласовании.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что в переводе действительно занимает минуты

Минуты — это сборка и прохождение маршрута: создание документа по шаблону, автоподстановка данных работника, параллельное согласование и подписание с телефона. Сроки, установленные законом, электронная форма не сокращает: два месяца уведомления по статье 74 остаются двумя месяцами, а ЕФС-1 все равно сдается до 25-го числа следующего месяца.

На проектах Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и переводы в нее включаем специально: на них собирается больше всего ошибок настройки маршрута, потому что участников больше, чем в приеме или в заявлении на отпуск.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации работника при подписании и зафиксирован ли он в локальном акте. Откройте свое Положение о КЭДО и проверьте, описан ли там порядок идентификации: если его нет, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»

Совмещение должностей и доплата: статьи 60.2 и 151 ТК РФ

Совмещение — это дополнительная работа по другой или такой же профессии либо должности, которую работник выполняет с письменного согласия в течение установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой, определенной трудовым договором, за дополнительную оплату. Статья 60.2 ТК РФ описывает три формы такой работы: совмещение профессий или должностей, расширение зон обслуживания и увеличение объема работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.

Срок, содержание и объем дополнительной работы устанавливает работодатель с письменного согласия работника. Досрочно отказаться от дополнительной работы вправе работник, досрочно отменить поручение вправе работодатель, и в обоих случаях вторая сторона предупреждается в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Размер доплаты за совмещение устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и объема дополнительной работы — это статья 151 ТК РФ. Минимальный размер доплаты кодексом не установлен, поэтому спор с работником возникает не о факте доплаты, а о ее соразмерности объему. Фиксируйте объем в приказе конкретно: количество ставок, участков, групп, единиц оборудования, а не формулировкой об исполнении обязанностей в полном объеме.

Совмещение должностей в ДОУ — типовой случай, где процедуру путают чаще всего. Воспитатель берет обязанности отсутствующего коллеги или младшего воспитателя, оставаясь на своей ставке, и это именно совмещение: письменное согласие, приказ с указанием срока, содержания, объема и размера доплаты, отмена с предупреждением за три рабочих дня. Если то же самое оформить внутренним совместительством, потребуется отдельный трудовой договор, а работа должна выполняться за пределами основного рабочего времени — для детского сада с его режимом групп это почти всегда неисполнимо на практике.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совмещение и совместительство разводятся по одному признаку: выполняется работа внутри рабочего дня или за его пределами. Все остальное — производное. Если в вашем приказе о совмещении появились часы за пределами смены, документ оформлен не той процедурой, и при проверке это видно по табелю учета рабочего времени.»

Ошибки при переводе и сколько они стоят

Цена ошибки в переводе редко равна переоформлению документа: чаще она выражается в восстановлении работника, доплате разницы в заработке или штрафе за нарушение трудового законодательства.

• Приказ без дополнительного соглашения. Делают ради скорости, особенно когда перевод согласован устно. Условия трудового договора при этом не изменены, работник вправе требовать прежнюю работу и прежнюю оплату, а нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
• Дополнительное соглашение, подписанное простой электронной подписью. Мотив обычно технический: работнику не успели выпустить усиленную подпись. Статья 22.3 ТК РФ такой вариант не допускает, и в споре документ придется доказывать заново.
• Временный перевод, который забыли закрыть. Срок истек, прежнюю работу не предоставили, работник не потребовал и продолжает работать — условие о временном характере утратило силу, перевод стал постоянным со всеми последствиями по оплате.
• Просроченный ЕФС-1. Подраздел 1.1 при постоянном переводе сдается до 25-го числа следующего месяца, нарушение срока или ошибки в сведениях дают штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.
• Совмещение, оформленное совместительством. Появляется лишний трудовой договор, а фактически работа выполняется внутри смены: расхождение видно в табеле, и переоформлять придется задним числом.
• Перевод на противопоказанную работу. Запрет прямой, и он действует одинаково для перевода и для перемещения.

Отдельная граница электронной формы: если несостоявшийся перевод заканчивается увольнением, приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажной процедура увольнения не бывает, и планировать отказ от бумажного архива с учетом этого нужно заранее.

Дальше — что в каждом сценарии критично, а что второстепенно. Таблица помогает расставить приоритеты, когда перевод оформляется в сжатые сроки и на все контрольные точки времени не хватает.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране резерв примерно из 800 специалистов, готовых выехать на чрезвычайную ситуацию. При землетрясении за рубежом около 200 человек оформляли за несколько дней, еще на общем документообороте, компенсируя нехватку инструментов ручными обходными решениями. Именно этот эпизод стал основанием перевести кадровые процедуры в личные кабинеты: к моменту мобилизации основная часть комплекта документов готова заранее, а оформление сводится к подписанию.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности подключаемых работников и от набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых работников, выбранного тарифа и необходимости интеграции с учетной системой. Действующие условия по каждому тарифу, включая минимальный платеж и состав функций, опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Для компаний до 25 человек переводы и совмещения закрываются базовыми шаблонами тарифа «Старт». Кастомные шаблоны маршрутов, отдельные для перевода, совмещения и изменения оклада, доступны начиная с тарифа «Бизнес».

Выводы

Перевод, перемещение и совмещение решают разные задачи и требуют разного комплекта: перевод меняет трудовую функцию и требует письменного согласия, перемещение обходится приказом, совмещение добавляет работу поверх основной с доплатой по соглашению сторон. Временный перевод опасен не оформлением, а его закрытием: незакрытый срок превращает его в постоянный. В электронном виде весь комплект оформляется законно, но дополнительное соглашение требует усиленной подписи с обеих сторон, а установленные кодексом сроки уведомлений и отчетности электронная форма не сокращает.

Мы в Добыто выстраиваем отдельные шаблоны маршрутов под перевод, совмещение и изменение условий договора, чтобы каждое кадровое движение шло по своей цепочке согласующих, а история подписания оставалась восстановимой на любую дату.

Частые вопросы о переводе и совмещении

Можно ли перевести работника на нижеоплачиваемую работу без его согласия?

Только в ситуациях частей 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ и на срок до одного месяца. При этом оплата труда не может быть ниже среднего заработка по прежней работе, а перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается исключительно с письменного согласия работника. Во всех остальных случаях снижение оплаты — это изменение условий трудового договора, и оно оформляется либо соглашением сторон по статье 72, либо по процедуре статьи 74 с уведомлением за два месяца.

Вносится ли запись о совмещении в трудовую книжку и подается ли ЕФС-1?

Нет. При совмещении трудовая функция по основному трудовому договору не меняется, работник не освобождается от своей работы, поэтому ни запись в трудовую книжку, ни подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не требуются. Отчетность в Социальный фонд России возникает только при постоянном переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Как оформить перевод дистанционного работника, который находится в другом городе?

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему с дистанционным работником подписываются усиленной квалифицированной подписью работодателя и усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью работника — это статья 312.2 ТК РФ. Порядок взаимодействия по остальным документам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или самим трудовым договором по статье 312.3. Приказ о переводе, лист ознакомления и заявление работник подписывает в личном кабинете без выезда в офис.

Нужно ли переоформлять обучение и допуски после перевода?

Перевод относится к событиям, которые запускают потребность в обучении наравне с приемом на работу и выдачей доступа. Проверяется, действует ли по новой должности обязательная программа, установленная нормативом: обучение по охране труда, оказанию первой помощи, использованию средств защиты. Если программа обязательна, до даты перевода оформляются приказ о направлении на обучение и подтверждение проверки знаний, иначе допускать работника к новым обязанностям нельзя.

Можно ли отменить совмещение досрочно?

Да, и право на это есть у обеих сторон. Работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Заявление работника об отказе и уведомление работодателя об отмене подписываются в электронном виде наравне с остальными кадровыми документами, издания нового дополнительного соглашения для этого не требуется.

Что делать, если работник отказался от перевода по медицинскому заключению?

Ответ зависит от срока, указанного в заключении. Если перевод нужен на период до четырех месяцев, работодатель отстраняет работника от работы на весь этот период с сохранением места работы и без начисления заработной платы, если иное не предусмотрено соглашениями или трудовым договором. Если заключение требует перевода на срок свыше четырех месяцев или постоянно, а работник отказался либо подходящей работы нет, трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Как перевести работника, который не дал согласия на электронный документооборот?

Для такого работника перевод оформляется на бумаге в обычном порядке: дополнительное соглашение в двух экземплярах, приказ, лист ознакомления. Согласие на кадровый электронный документооборот по статье 22.2 ТК РФ добровольное, отказ не может быть основанием для санкций, увольнения или отказа в переводе. Компании при этом чаще всего работают в смешанном режиме: основная часть штата подписывает электронно, а для отдельных работников сохраняется бумажный комплект.