Перевод работника: отчёт ЕФС-1 в СФР и сроки в 2026

Перевод работника на другую постоянную должность компания показывает государству одним документом: это подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который уходит в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Отдельного «отчёта о переводе» в законодательстве нет, ЕФС-1 закрывает обязанность по персонифицированному учёту, а остальные ведомства получают сведения только при определённых условиях. Главное различие, от которого зависит объём отчётности, — постоянный перевод или временный: на постоянный подраздел 1.1 подают, на временный не подают, пока он не станет постоянным. Перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ и совмещение должностей по статье 60.2 в ЕФС-1 не попадают вовсе.

Разберём, как отличить перевод от перемещения и совмещения, чтобы не подать лишний отчёт и не пропустить обязательный. Покажем, как считается срок от даты приказа, что писать в графе 6 при неполном рабочем времени и почему код должности с 2026 года приходится сверять заново. Отдельно — военкомат, служба занятости и налоговая: перевод касается их не всегда, но условия конкретные. Сценарная таблица по видам перемещений работника, чек-лист перед подачей, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой отчёт подают при переводе работника и в какой срок

Сведения о переводе передаются в Социальный фонд России в составе единой формы ЕФС-1: титульный лист плюс подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1. С 30 декабря 2025 года применяется форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, который отменил прежний приказ № 2281. Сроки и состав мероприятий изложены в базе знаний Социального фонда по форме ЕФС-1: там же разведены два режима подачи, которые кадровики регулярно путают между собой.

Первый режим — следующий рабочий день. По нему подают приём на работу, увольнение, заключение и прекращение договора гражданско-правового характера. Второй режим — 25-е число месяца, следующего за месяцем издания приказа. По нему идут переводы, переименование, установление профессии и запреты на занятие должности. Приказ о переводе от 10 января 2026 года попадает в отчёт со сроком до 25 февраля 2026 года. Если 25-е число выпало на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день.

Ниже — сводка по кадровым событиям, которые кадровая служба чаще всего оформляет одним пакетом, с указанием отчёта, получателя и срока.

Из таблицы следует практическое правило планирования: приказы о переводе можно копить и сдавать пакетом раз в месяц, а приказы о приёме и увольнении копить нельзя ни при каких обстоятельствах. Кадровые службы, которые ведут единый реестр приказов с датами, обычно ставят напоминание на 20-е число и закрывают месяц с четырёхдневным запасом. В практике Добыто отдельный реестр не нужен: дата подписания каждого приказа фиксируется в журнале системы и остаётся доступной для выгрузки.

Перевод, перемещение и совмещение: что попадает в отчётность, а что нет

Перевод по статье 72.1 ТК РФ — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника либо структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре, а также перевод вместе с работодателем в другую местность. Такой перевод допускается только с письменного согласия работника, и именно он становится кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» в подразделе 1.1.

Перемещение регулируется частью 3 той же статьи. Работника переводят на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности либо поручают работу на другом механизме или агрегате, но трудовая функция и определённые сторонами условия договора остаются прежними. Согласие работника здесь не требуется, приказ по личному составу не издаётся, отчёт в СФР не подаётся. Отсюда и ошибка: кадровик оформляет перемещение приказом о переводе, приказ уходит в ЕФС-1, и в трудовой книжке работника появляется мероприятие, которого по закону быть не должно.

Совмещение должностей по статье 60.2 — третья конструкция. Работник в течение установленной продолжительности рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или такой же профессии за доплату по статье 151 ТК РФ. Трудовая функция по основной должности не меняется, поэтому ни приказ о переводе, ни ЕФС-1 не требуются: оформляют письменное согласие работника, соглашение о размере доплаты и приказ о поручении дополнительной работы. Тот же принцип действует для доплаты за совмещение в детском саду или школе, где совмещение должностей встречается чаще всего: доплата фиксируется соглашением сторон, а в персонифицированный учёт не попадает.

Сценарная таблица ниже показывает, как одно и то же слово «перевод» в разговоре руководителя превращается в разные кадровые процедуры и разный объём отчётности.

Последняя строка выбивается из логики статьи 72.1 и потому даёт больше всего пропущенных отчётов: трудовая функция не меняется, кадровик считает событие техническим, а Социальный фонд ждёт подраздел 1.1. Обратная ситуация тоже встречается: при последующем изменении размера неполной ставки повторно сдавать отчёт не нужно.

Как оформить перевод и не сорвать срок отчёта

Дата приказа — точка отсчёта для срока подачи ЕФС-1, поэтому порядок оформления влияет на отчётность напрямую. Приказ, подписанный 31 января, и приказ, подписанный 1 февраля, дают разницу в месяц по сроку сдачи, хотя работник в обоих случаях выходит на новую должность в один и тот же день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить перевод работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, что именно меняется. Трудовая функция или структурное подразделение из трудового договора — это перевод по статье 72.1. Рабочее место или агрегат при неизменных условиях договора — перемещение, оно оформляется распоряжением по подразделению и в отчётность не идёт.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие работника. Для перевода по статье 72.1 оно обязательно, форма свободная: заявление работника, его подпись на предложении о переводе или отдельный документ о согласии.
3. Шаг 3. Проверьте штатное расписание. Если новой должности в нём нет либо изменилось её наименование, сначала издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание или оно утверждается в новой редакции.
4. Шаг 4. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём фиксируются новая должность, подразделение, оклад и дата, с которой изменения вступают в силу.
5. Шаг 5. Издайте приказ о переводе. От его даты считается срок подачи подраздела 1.1, поэтому дата приказа и дата фактического начала работы на новой должности должны быть согласованы заранее.
6. Шаг 6. Внесите запись о переводе в трудовую книжку, если работник сохранил бумажный вариант, и обновите личную карточку.
7. Шаг 7. Сформируйте титульный лист и подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» и отправьте в СФР не позднее 25-го числа следующего месяца.
8. Шаг 8. Если работник состоит на воинском учёте, направьте сведения об изменении должности или структурного подразделения в военный комиссариат в течение 5 дней со дня изменения.

При переходе на неполное рабочее время по заявлению работника действует отдельный срок: с 1 сентября 2026 года у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления на заключение дополнительного соглашения и издание приказа. Норма введена Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ.

Соберите приказ о переводе с реквизитами прежней и новой должности

Что заполняют в подразделе 1.1 при переводе

Подраздел 1.1 заполняется одной строкой на кадровое мероприятие. Указываются дата перевода, вид мероприятия «ПЕРЕВОД», трудовая функция с наименованием должности и структурного подразделения, код выполняемой функции, а также реквизиты приказа: вид документа, дата и номер.

Код выполняемой функции в графе 6 состоит из пяти знаков в формате «ХХХХ.Х». Первые четыре знака — код начальной группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014, пятый знак смысловой нагрузки не несёт и служит для технической проверки кода. Ориентироваться нужно на фактически выполняемую работу, а не на наименование должности в штатном расписании: одна и та же должность в двух компаниях может закрывать разные группы занятий. При неполном рабочем времени в графе 6 помимо кода ОКЗ проставляются «НЕПД» или «НЕПН», при дистанционной и надомной работе — «ДИСТ» или «НДОМ».

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, он заменил ОК 016-94, применявшийся с 1994 года. Если у должности изменилось наименование или код, одним приказом по штатному расписанию дело не закрывается: нужны дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, откуда берётся код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому перед первой подачей после смены наименования должности сверьте код по действующей редакции.»

Отдельная ситуация — увольнение работника в период временного перевода. Социальный фонд в письме от 19.03.2025 № 19-20/13816 указал, что в подразделе 1.1 в этом случае отражается основная должность работника, а не та, которую он занимал временно. Логика прямая: временный перевод в персонифицированный учёт не попадал, значит и увольнять человека система должна с той должности, которая в учёте зафиксирована.

Образцы документов для оформления перевода и штатных изменений

Комплект собран под одну процедуру: начните с дополнительного соглашения, потому что без него приказ о переводе не имеет основания.

Куда ещё уходят сведения о переводе: военкомат, служба занятости, ФНС

Военный комиссариат получает сведения самостоятельно от работодателя. Подпункт «е» пункта 32 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, требует сообщать об изменении структурного подразделения организации и должности работника, состоящего на воинском учёте, в течение 5 дней со дня изменения. Срок отсчитывается от события, а не от даты, когда кадровик о нём вспомнил, и он короче отчётного срока по ЕФС-1 более чем на три недели.

Служба занятости сведения о переводе не получает. Обязанности работодателя по информированию установлены статьёй 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ и закрывают другие события: о предстоящем сокращении численности или штата организация сообщает не позднее чем за 2 месяца, при возможном массовом увольнении — за 3 месяца, индивидуальный предприниматель — за 2 недели. Всё это подаётся в электронном виде через портал «Работа России». Перевод попадает в поле зрения службы занятости косвенно: когда работнику предлагают вакансии в рамках процедуры сокращения и он соглашается на перевод, обязанность уведомить о предстоящем увольнении уже возникла раньше.

Отдельной строкой идёт квота для приёма на работу инвалидов: сведения о её выполнении подаются ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным, по форме № 7, утверждённой приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н, и подписываются УКЭП руководителя. Перевод работника с инвалидностью на должность, не входящую в счёт квоты, меняет показатели этого отчёта, хотя сам по себе отдельного уведомления не требует.

МВД о переводе иностранного работника внутри той же компании уведомлять не нужно: обязанность по Федеральному закону от 25.07.2002 № 115-ФЗ возникает при заключении и прекращении трудового договора, а поручение другой оплачиваемой работы у того же работодателя рассматривается как изменение условий трудового договора и оформляется по правилам трудового законодательства.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

ФНС отдельного уведомления о переводе тоже не получает, но перевод в обособленное подразделение с самостоятельной постановкой на налоговый учёт меняет место уплаты НДФЛ и адрес сдачи 6-НДФЛ и расчёта по страховым взносам: с даты перевода налог и отчётность идут по ОКТМО нового подразделения. Кадровому и бухгалтерскому блоку это стоит согласовать до издания приказа, иначе расхождение вскроется на квартальной отчётности.

Ошибки при подаче сведений о переводе и их цена

Финансовая санкция за непредставление подраздела 1.1 в срок либо за представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Штраф считается по каждому работнику, поэтому пропущенный пакет из 40 переводов после реорганизации отдела превращается в 20 000 рублей. К этому добавляется административная ответственность должностного лица по статье 15.33.2 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей.

Четыре ошибки, которые повторяются из компании в компанию:

• Перемещение оформили как перевод. Мотив понятен: приказ о переводе есть в шаблонах, распоряжения о перемещении нет. Результат — лишнее мероприятие в персонифицированном учёте, которое потом отменяют корректирующей формой.
• Подали отчёт на временный перевод. Подраздел 1.1 на временный перевод не подаётся. Когда временный перевод становится постоянным, сведения подают именно на этот момент.
• Взяли код ОКЗ по наименованию должности. Код определяется по фактически выполняемой работе, и при переводе внутри одной группы занятий он может не измениться вовсе.
• Считали срок от даты выхода на новую должность. Срок считается от даты приказа. Приказ от 30 сентября с началом работы 1 октября сдаётся до 25 октября, а не до 25 ноября.

Когда отчёт о переводе подавать не нужно

Подраздел 1.1 не подаётся, если трудовая функция работника не изменилась и структурное подразделение не указано в трудовом договоре как обязательное условие. Под это попадают перемещение внутри той же местности, совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, а также изменение оклада без смены должности. Отдельно стоит временный перевод: он оформляется полным комплектом кадровых документов, но в персонифицированный учёт не идёт.

Проверка простая: посмотрите на дополнительное соглашение. Если в нём меняется пункт о трудовой функции или о структурном подразделении, отчёт нужен. Если меняются только размер оплаты, режим работы без перехода на неполное время или место расположения рабочего места — отчёта нет.

Как электронный документооборот закрывает цепочку от приказа до отчёта

Разрыв, из-за которого срываются сроки, обычно один: приказ подписан в бумаге, а сведения для отчёта собираются вручную по папкам в конце месяца. Когда приказ о переводе и дополнительное соглашение подписываются в системе КЭДО и оттуда попадают в учётную программу, дата приказа фиксируется автоматически, и календарь подачи строится по ней, а не по памяти кадровика.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд идёт строго по порядку: сначала выясняет, получено ли согласие работника на КЭДО и ознакомлен ли он с локальным актом, и только потом смотрит подпись под конкретным документом. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Проверьте согласия и ознакомления раньше, чем начнёте переводить приказы о переводе в электронный вид.»

Что проверить до первого электронного приказа о переводе

1. Приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте.
2. Перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО.
3. Порядок создания личного кабинета работника, формирования и подписания электронных документов.
4. Уведомление о переходе и письменное согласие каждого работника.
5. Ознакомление работника с локальным актом о КЭДО с подтверждением.
6. Соглашение с работником об использовании неквалифицированной электронной подписи.
7. Документы о выдаче ключа: когда, кем и при каких обстоятельствах.
8. Порядок идентификации работника при подписании, закреплённый в локальном акте.
9. Возможность выгрузить журнал действий по конкретному документу.

В практике Добыто эта проверка занимает меньше времени, чем последующее восстановление комплекта: подключение к сервису происходит быстро, а сбор согласий по всей численности идёт неделями и зависит от того, насколько раньше компания подготовила локальные акты.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий системы не выборочный: он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался, а не после: проводим сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»

Электронный архив кадровых документов при этом подчиняется тем же требованиям, что и бумажный, поэтому в сервисе Добыто подписанные приказы и соглашения хранятся с сохранением подписи и возможностью выгрузки по запросу проверяющих.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные. Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ об архивном деле нет, правила организации хранения задаёт приказ Минкультуры № 526. Для кадровой службы отсюда следует практический критерий: электронный архив должен обеспечивать поиск, идентификацию и проверку подлинности документа, а не просто складывать файлы в папку.»

Стоимость подключения КЭДО для оформления переводов: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» ограничение по количеству сотрудников жёсткое, на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников независимо от фактической численности. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Отчётность по переводу сводится к одному документу и одному сроку: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в Социальный фонд до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Объём обязанностей определяет квалификация события: постоянный перевод отчётность порождает, временный перевод, перемещение и совмещение должностей — нет. Военкомат получает сведения об изменении должности в течение 5 дней и по собственному основанию, служба занятости и МВД о переводе не уведомляются, а налоговая реагирует только на смену обособленного подразделения через ОКТМО.

Мы в Добыто выстраиваем кадровые процессы так, чтобы дата приказа фиксировалась в системе и календарь отчётности строился от неё автоматически, а подписанные соглашения и приказы хранились в электронном архиве с возможностью выгрузки по запросу проверяющих.

Частые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1, если работника перевели из одного отдела в другой внутри той же компании

Зависит от того, что написано в трудовом договоре. Если структурное подразделение указано в договоре как условие, смена отдела оформляется переводом по статье 72.1 ТК РФ, и подраздел 1.1 подаётся до 25-го числа следующего месяца. Если подразделение в договоре не названо и трудовая функция не меняется, это перемещение по части 3 статьи 72.1: согласие работника не требуется и отчёт не подаётся.

Что делать, если в поданном подразделе 1.1 обнаружена ошибка в коде выполняемой функции

Ошибка в коде относится к недостоверным сведениям, за которые предусмотрены 500 рублей за застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сведения корректируются подачей формы с исправленными данными по тому же мероприятию. Код проверяется по фактически выполняемой работе, а не по наименованию должности, поэтому перед исправлением сверьте трудовую функцию из дополнительного соглашения с группой занятий по ОКЗ.

Как оформить доплату за совмещение должностей и попадает ли она в отчётность

Совмещение оформляется письменным согласием работника, соглашением о содержании и объёме дополнительной работы и приказом о поручении. Размер доплаты определяется соглашением сторон по статье 151 ТК РФ с учётом содержания и объёма работы. В подраздел 1.1 ЕФС-1 совмещение не попадает, потому что трудовая функция по основной должности не меняется. В расчёте по страховым взносам и 6-НДФЛ доплата отражается как часть заработной платы на общих основаниях.

Работник переведён на другую должность и в тот же месяц уволен. Сколько отчётов подавать

Два отдельных мероприятия и два разных срока. Увольнение подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении, перевод — до 25-го числа следующего месяца. Объединять их в один пакет по позднему сроку нельзя: срок по увольнению нарушится. Если увольнение происходит в период временного перевода, в подразделе 1.1 указывается основная должность работника — на это указал Социальный фонд в письме от 19.03.2025 № 19-20/13816.

Меняется ли отчётность, если должность переименовали без изменения обязанностей работника

Переименование должности требует приказа о внесении изменений в штатное расписание либо утверждения штатного расписания в новой редакции, дополнительных соглашений к трудовым договорам и обновления кадровых программ. В подразделе 1.1 такое событие отражается со сроком до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Отдельно проверьте код по классификатору: с 1 января 2026 года действует ОК 016-2025, заменивший ОК 016-94.

Кто в компании отвечает за подачу сведений о переводе и можно ли делегировать подписание

Обязанность лежит на страхователе как на юридическом лице, а конкретный ответственный назначается приказом. На практике подраздел 1.1 формирует кадровая служба, а подписывает и отправляет тот, у кого есть УКЭП: руководитель либо уполномоченное лицо по доверенности. Право подписи кадровых документов и ответственность за электронный документооборот закрепляются отдельным приказом, иначе при проверке возникает вопрос о полномочиях подписанта.