Перевод на другую должность оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом: по статье 72.1 ТК РФ он допускается только с письменного согласия работника, потому что меняется трудовая функция. Комплект на постоянный перевод — заявление или предложение, дополнительное соглашение, приказ, изменение штатного расписания, запись в трудовую книжку и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Всё, кроме бумажной трудовой книжки, подписывается электронно при введённом КЭДО. Главное различие простое: меняется трудовая функция или указанное в договоре подразделение — это перевод, нужны согласие и допсоглашение; функция та же, а меняется рабочее место в той же местности — это перемещение по части 3 статьи 72.1, хватает приказа.
Ниже разобраны шесть конструкций, которые путают между собой, и показано, какая подпись допустима для допсоглашения, а какая только для приказа: по статье 22.3 ТК РФ это разные требования. Есть чек-лист проверки до подготовки документов и сценарная таблица для нетиповых случаев. Тарифы на 2026 год, разбор пяти типовых ошибок с ценой каждой и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите приказ о переводе прямо здесь: конструктор подставит прежнюю и новую должность, оклад и вид перевода и отдаст готовый файл .docx.
Перевод, перемещение или совмещение: какую конструкцию выбирать
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы (статья 15 ТК РФ). Именно её изменение превращает кадровое событие в перевод и включает требование письменного согласия. Смена кабинета, этажа, склада или станка внутри той же местности функцию не затрагивает, и статья 72.1 прямо называет это перемещением, для которого согласие не нужно.
Разграничение удобнее держать в виде таблицы: она отвечает на вопрос, какой документ готовить и придётся ли отчитываться в Социальный фонд России.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Основные документы | ЕФС-1 |
|---|---|---|---|---|
| Должность меняется насовсем | Статья 72.1, постоянный перевод | Письменное, обязательно | Допсоглашение, приказ, штатное расписание | Подраздел 1.1, до 25-го числа следующего месяца |
| Другая должность на срок до года или на время отсутствия коллеги | Статья 72.2, временный перевод | Письменное соглашение сторон | Допсоглашение со сроком, приказ | Не подаётся |
| Другое рабочее место, цех или агрегат в той же местности, функция прежняя | Часть 3 статьи 72.1, перемещение | Не требуется | Приказ | Не подаётся |
| Дополнительная работа по другой должности внутри своего рабочего дня | Статья 60.2, совмещение, доплата по статье 151 | Письменное, обязательно | Соглашение о совмещении со сроком, содержанием и объёмом, приказ | Не подаётся |
| Условия договора меняются по организационным или технологическим причинам, функция прежняя | Статья 74 | Уведомление за 2 месяца, согласия не требуется | Уведомление, допсоглашение, приказ | Не подаётся |
| Авария, простой, замещение при чрезвычайных обстоятельствах | Части 2 и 3 статьи 72.2, до 1 месяца | Не требуется; на работу более низкой квалификации — только письменное | Приказ, оплата не ниже среднего заработка по прежней работе | Не подаётся |
Из таблицы видно, где проходит граница ответственности: отчётность в СФР возникает только при постоянном переводе, а письменное согласие нужно в четырёх ситуациях из шести. Ошибка в выборе строки означает, что документы оформлены не те, и исправлять придётся задним числом.
Порядок действий при изменении условий договора по инициативе работодателя со всеми развилками разобран в пошаговой инструкции Роструда по изменению трудового договора: там же указаны сокращённые сроки уведомления — 14 календарных дней для индивидуальных предпринимателей и 7 календарных дней для религиозных организаций.
Когда перевод оформлять не нужно
Три ситуации регулярно оформляют переводом без оснований. Первая — командировка: поездка для выполнения служебного поручения переводом не является, трудовая функция не меняется, готовится приказ о направлении в командировку. Вторая — совмещение: работник остаётся на своей должности, а дополнительную работу выполняет внутри рабочего дня, и здесь достаточно письменного согласия с указанием срока, содержания и объёма плюс приказа о доплате. Третья — изменение наименования подразделения без изменения функции, если само подразделение в трудовом договоре не указано.
У совмещения есть механика выхода, о которой забывают: и работник, и работодатель вправе досрочно прекратить его, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (статья 60.2 ТК РФ). Размер доплаты статья 151 отдаёт на соглашение сторон и нижнего предела не устанавливает, поэтому единственное, что защищает работодателя в споре, — зафиксированный объём дополнительной работы.
Комплект документов на перевод и порядок их подписания
Порядок подписания важнее состава комплекта. Приказ, изданный раньше дополнительного соглашения, означает, что работодатель изменил условия договора в одностороннем порядке, а согласие подшил задним числом. При проверке это видно по датам, а в КЭДО — ещё и по журналу действий с точностью до минуты.
Что проверить до подготовки документов
- Есть ли должность в штатном расписании. Перевод на должность, которой нет в штатке, оформить нельзя: сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение его в новой редакции.
- Соответствует ли наименование должности классификатору. С 1 января 2026 года действует ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94.
- Не ниже ли новый оклад минимального размера оплаты труда. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей, и сверять надо с региональным значением.
- Нет ли медицинских противопоказаний. Переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено.
- Указано ли структурное подразделение в трудовом договоре. Если указано, переход в другой отдел становится переводом, а не перемещением.
- Дал ли работник согласие на КЭДО. Без письменного согласия по статье 22.2 ТК РФ электронные документы с этим конкретным работником использовать нельзя, и комплект придётся готовить на бумаге.
Шестой пункт закрывает самую дорогую из ошибок. Согласие не требуется только от тех, кто впервые трудоустроен после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату; всем остальным согласие оформляется индивидуально, а отказ работника не является основанием ни для увольнения, ни для каких-либо санкций. В практике Добыто именно на этом пункте чаще всего спотыкаются при первом электронном переводе: система готова, а согласия конкретного работника в деле нет.
Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте инициативу. От работодателя — предложение о переводе с указанием должности, оклада и даты; от работника — заявление. Документ подписывается до всех остальных.
- Шаг 2. Проверьте штатное расписание и при необходимости издайте приказ о внесении изменений: новая должность должна существовать на дату перевода.
- Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём меняются трудовая функция, условия оплаты, при необходимости подразделение и режим работы, и указывается дата, с которой работник приступает к новой работе.
- Шаг 4. Соберите подписи на допсоглашении: работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись для этого документа не подходит.
- Шаг 5. Издайте приказ о переводе по форме Т-5 или по собственной форме и ознакомьте с ним работника. На этом документе подпись работника может быть и простой электронной.
- Шаг 6. Внесите запись в личную карточку и в трудовую книжку, если работник её ведёт на бумаге. Временный перевод в трудовую книжку не вносится.
- Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при постоянном переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о кадровом документе сначала доказывают право компании вообще вести документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если рассыпается первое, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому перед переводом первым делом проверьте, есть ли на этого работника согласие на КЭДО и ознакомление с положением о нём.»
Образцы документов для оформления перевода
Комплект собран под электронный перевод: начинать удобнее с дополнительного соглашения, остальные файлы подстраиваются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (статья 74) | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, плюс дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какая электронная подпись нужна для допсоглашения и приказа о переводе
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы с разными требованиями. Дополнительное соглашение о переводе — это внесение изменений в трудовой договор, поэтому оно попадает в первую группу: работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Приказ о переводе, уведомление, ознакомление с должностной инструкцией относятся ко второй группе, и там работнику достаточно простой электронной подписи.
| Документ по переводу | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | УКЭП | УКЭП или УНЭП, ПЭП не допускается |
| Приказ о переводе и лист ознакомления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Заявление или предложение о переводе | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Соглашение о совмещении и приказ о доплате | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Разница между строками означает, что один и тот же перевод собирается из документов с разным режимом подписания, и настройка маршрута в системе должна это учитывать. Отдельное условие для УНЭП работника: с ним заключается соглашение об использовании такой подписи с описанным порядком её проверки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Аргумент «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы так оформим перевод» неверен. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая подпись допустима не для всего. Когда мы встречаем такую логику у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены: откройте своё положение о КЭДО и проверьте, есть ли там такое разделение.»
Факт: кадровый документ, связанный с работой, передаётся работнику в формате PDF/A-1A согласно приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Обычный PDF, файл Word или Excel этому требованию не отвечают, и такой документ приходится дублировать на бумаге.
Как перевод проходит в КЭДО: маршрут документа и роль штатного расписания
Маршрут согласования строится не вручную под каждого работника, а из оргструктуры: система берёт подразделение и должность из штатного расписания и подставляет непосредственного руководителя, вышестоящего руководителя и кадровую службу. Для филиала маршрут может отличаться от головного офиса, для конкретных сотрудников назначается собственная цепочка подписантов. Поэтому перед первым электронным переводом штатное расписание в учётной системе приводят в порядок: ошибка в подразделении даёт документ, который уходит не тому руководителю.
Согласование бывает последовательным и параллельным. Последовательное нужно там, где следующий подписант принимает решение с учётом предыдущего: руководитель подразделения, затем финансовая служба по новому окладу, затем кадры. Параллельное экономит день-два, когда участники не зависят друг от друга. В практике Добыто перевод внутри одного подразделения чаще собирают параллельным маршрутом, а перевод между подразделениями с изменением оклада — последовательным.
Кейс из практики: производственная компания на 900 сотрудников оформляла перевод бригадиров тремя днями: подписание допсоглашения требовало явки в отдел кадров, а вторая смена приходила на площадку раньше открытия офиса. После перевода процесса в КЭДО комплект из допсоглашения и приказа стал собираться в течение рабочего дня, а с учётом того, что обмен с учётной системой идёт фоново с интервалом около 10 минут, кадровик видит подписанный документ почти сразу после действия работника.
Электронный архив закрывает вторую задачу — выгрузку для проверки. Все документы по работнику лежат в одном разделе, откуда их сохраняют на диск и передают в контролирующие органы вместе с приказом о введении КЭДО, положением о КЭДО и согласием работника. Комплект по одному документу выглядит как файл PDF и приложенные к нему файлы подписи, а не как картинка со штампом. Мы в Добыто держим в архиве связку из допсоглашения, приказа и журнала действий по каждому переводу: при запросе инспектора выгружается один пакет, а не три отдельных документа из разных мест.
Лайфхак: смотрите журнал действий по спорному документу до начала конфликта, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем спор, — журнал показывает и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.»
Сроки, штатное расписание и отчётность после перевода
После подписания приказа кадровое событие ещё не закончено. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при переводе на другую постоянную работу подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа, — в отличие от приёма и увольнения, где срок составляет один рабочий день. Временный перевод по статье 72.2 в отчётность не попадает, совмещение по статье 60.2 тоже: работник остаётся на своей должности.
Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в бумажную трудовую книжку, если работник не отказался от неё; порядок ведения утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге всегда, и это относится к переводу к другому работодателю: перевод внутри компании идёт электронно, а увольнение в порядке перевода даёт бумажный приказ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный срок появился в этом году. По Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ работодателю даётся пять рабочих дней с даты заявления работника на заключение дополнительного соглашения и издание приказа о неполном рабочем времени. Если перевод совмещается с переходом на неполный день, этот срок работает как ограничитель для всей связки документов.
Полезно знать: согласие на КЭДО не нужно получать от работника, который впервые трудоустроен после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату. Всем принятым раньше согласие оформляется письменно, а отказ работника не является основанием для увольнения или иных санкций.
Пять ошибок при оформлении перевода и во что они обходятся
Цена ошибки в переводе складывается не из переоформления документа. Признанный незаконным перевод возвращает работника на прежнюю работу, а работодатель по статьям 234 и 394 ТК РФ выплачивает разницу в заработке или средний заработок за время вынужденного прогула. Параллельно идёт административная ответственность: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
- Приказ раньше допсоглашения. Делают ради скорости, когда работник уже вышел на новую должность. При проверке даты показывают одностороннее изменение условий договора.
- Перевод оформлен перемещением. Мотив тот же — не собирать согласие. Если структурное подразделение названо в трудовом договоре, перемещения не получается, и перевод без письменного согласия становится незаконным.
- Совмещение оформлено переводом. Работника переводят на вторую должность, хотя он продолжает выполнять свою. Итог — неопределённость с трудовой функцией и с оплатой, а при споре о доплате нечем подтвердить объём дополнительной работы.
- Допсоглашение подписано простой электронной подписью. Экономят на выпуске УНЭП. Документ об изменении трудового договора, подписанный работником ПЭП, требованию статьи 22.3 ТК РФ не отвечает.
- Должности нет в штатном расписании. Перевод проводят в расчёте на то, что штатное расписание изменят позже. Расхождение обнаруживается при первой же сверке приказов со штатным расписанием и тянет за собой вопросы к начислению оклада.
Что критично в разных сценариях перевода
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Повышение на вышестоящую должность | Вакансия в штатном расписании, оклад не ниже регионального МРОТ, дата в допсоглашении раньше даты выхода | Форма приказа: Т-5 или собственная |
| Временный перевод на время отпуска коллеги | Срок или событие возврата в допсоглашении, условия оплаты | Запись в трудовую книжку: не вносится |
| Перевод дистанционного работника | Вид подписи по статье 22.3, подтверждение получения документа работником | Очная явка в офис |
| Переименование должности под ОК 016-2025 | Приказ по штатному расписанию, допсоглашения, обновление справочников в 1С:ЗУП | Повторный приказ о приёме на работу: не нужен |
| Перевод по медицинскому заключению | Заключение, срок противопоказаний до 4 месяцев или дольше, предложение всех подходящих вакансий | Инициатива стороны: значения не имеет |
Строка про медицинский перевод работает по статье 73 ТК РФ: при отказе работника или отсутствии подходящей работы на срок до четырёх месяцев работодатель отстраняет его от работы с сохранением места и без начисления заработной платы, а при противопоказаниях дольше четырёх месяцев или постоянных трудовой договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Планируя отказ от бумажного архива по переводам, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельно оплачивать их не нужно.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Переход на другой тариф | разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду | в любое время |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного набора функций, а для среднего бизнеса решающим оказывается порог минимальной оплаты: расчёт по конкретной численности удобнее сверять на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, где перечислено, что входит в каждый тариф.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельного бюджета на приведение переводов в соответствие с законом не потребуется.
Выводы
Выбор конструкции решает исход: перевод требует письменного согласия и допсоглашения, перемещение обходится приказом, совмещение оформляется соглашением с указанием срока, содержания и объёма работы. В электронном виде проходит весь комплект, кроме бумажной трудовой книжки и приказа об увольнении, но допсоглашение подписывается работником только усиленной подписью, а приказ допускает простую. Отчётность привязана к типу события: подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся только при постоянном переводе и только до 25-го числа следующего месяца.
Мы в Добыто настраиваем маршруты согласования переводов от оргструктуры компании, разводим виды подписи по типам документов и собираем электронный архив, из которого выгружается комплект для проверки. Это та часть работы, где ошибка стоит дороже всего и обнаруживается позже всего.
Частые вопросы о переводе на другую должность
Можно ли перевести работника на другую должность во время отпуска или больничного
Запрета в ТК РФ нет: перевод оформляется соглашением сторон, а не зависит от нахождения работника на рабочем месте. Практическое ограничение одно — подписать дополнительное соглашение работник должен до даты, с которой начинает работать по новой должности. В КЭДО документ приходит в личный кабинет, и работник подписывает его с телефона, не выходя из отпуска. Если перевод связан с медицинским заключением по статье 73, отсчёт начинается с даты его получения работодателем.
Что делать, если работник отказался от перевода при изменении условий по статье 74
Работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся работу: как вакантную должность, соответствующую квалификации, так и нижестоящую или нижеоплачиваемую, которую работник может выполнять с учётом состояния здоровья. Предлагаются все отвечающие требованиям вакансии, имеющиеся в данной местности. При отсутствии такой работы или отказе от предложенного трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.
Как оформляется перевод к другому работодателю
Это увольнение по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ и приём на новом месте. Основанием служит письменная просьба работника или его письменное согласие, а приглашающая сторона в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места не вправе отказать приглашённому в заключении трудового договора. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются на бумаге даже при введённом КЭДО.
Нужно ли доплачивать за временный перевод, если новая должность оплачивается ниже
При временном переводе по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ оплата производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. При временном переводе по соглашению сторон условия оплаты стороны определяют сами и фиксируют в дополнительном соглашении, поэтому размер прописывается прямо в тексте, а не отсылкой к штатному расписанию.
Сколько может длиться совмещение должностей и как его прекратить
Срок устанавливает работодатель с письменного согласия работника, предельного срока в статье 60.2 ТК РФ нет. Прекратить совмещение досрочно вправе любая сторона: работник отказывается от дополнительной работы, работодатель отменяет поручение, при этом другую сторону предупреждают в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Уведомление и приказ об отмене доплаты подписываются электронно, простая электронная подпись работника здесь допустима.
Как исправить перевод, оформленный неправильно
Отменяющий приказ издаётся с указанием причины, а дополнительное соглашение аннулируется новым соглашением сторон: односторонняя отмена подписанного допсоглашения работает только через процедуру статьи 74 с уведомлением за два месяца. Если по неверному приказу уже прошли начисления, готовится приказ о перерасчёте, а при постоянном переводе подаётся корректирующая форма ЕФС-1. Записи в бумажной трудовой книжке признаются недействительными по правилам приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
