Как оплачивается учебный отпуск: расчёт и сроки 2026

Оплата учебного отпуска производится по среднему заработку и положена работнику, который совмещает работу с заочной или очно-заочной учёбой, получает образование такого уровня впервые, а программа имеет государственную аккредитацию. Здесь вы узнаете, сколько дней оплачивается за год по каждому уровню образования, как бухгалтер считает сумму выплаты по новым правилам 2026 года, какие документы нужны от работника и в какой срок деньги должны лечь ему на карту. Это часть большого материала про учебный отпуск и порядок его расчёта, где собраны все правила предоставления и оформления допотпуска на сессию.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Кому положен оплачиваемый учебный отпуск по ТК РФ

Учебный отпуск регулируют статьи 173-177 Трудового кодекса, это глава 26. Право на него есть у каждого, кто совмещает работу с учёбой. Но вот деньги за этот период работодатель платит не всем. Оплата идёт только когда совпадают четыре условия сразу, и если хотя бы одно выпадает — отпуск дадут, а средний заработок за него уже нет.

Первое. Образование этого уровня работник получает впервые. Закончил бакалавриат, пошёл на второе высшее — оплаты нет. А вот переход с магистратуры в аспирантуру считается новым уровнем, тут отпуск оплачивается. Исключение одно: работодатель сам направил сотрудника учиться, закрепив это в трудовом или ученическом договоре по статье 177. Тогда оплата идёт даже за второе образование.

Второе — форма обучения. Заочка или очно-заочка (вечерняя) — средний заработок сохраняется. Очникам оплачивают только итоговую аттестацию: защиту диплома и госэкзамены, а вот за обычные сессии очник денег не получает, у него отпуск без содержания.

Третье — государственная аккредитация программы. Не вуза целиком, а именно той программы, по которой человек учится. Проверить её работодатель обязан сам, и проще всего это сделать по реестру Рособрнадзора — реквизиты свидетельства об аккредитации указываются прямо в справке-вызове из учебного заведения. Четвёртое условие — основное место работы. По совместительству учебный отпуск не предоставляется вообще, ни оплачиваемый, ни за свой счёт.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самые частые грабли у кадровика — проглядеть, что работник принёс справку-вызов на второе высшее. Диплом первого образования у него на руках, аккредитация есть, форма заочная — вроде всё сходится, а оплачивать нельзя. Я всегда советую первым делом смотреть не на справку-вызов, а на диплом: какой уровень образования человек уже закрыл.»

Отказать в учебном отпуске работодатель почти не может. Если все условия соблюдены, отпуск он обязан предоставить, а уклонение — это нарушение, за которое прилетает штраф по статье 5.27 КоАП. Свериться с актуальной позицией ведомства по спорным ситуациям удобно через сервис Роструда онлайнинспекция.рф, там же лежат разъяснения по совмещению работы и учёбы.

Сколько дней учебного отпуска оплачивается в год

Продолжительность зависит от уровня образования, курса и вида аттестации. Точное число дней всегда стоит в справке-вызове, но больше лимита из Трудового кодекса учебное заведение поставить не вправе. Работодатель обязан оплатить дни в пределах этого лимита, а вот сверх него — уже по своему желанию, если такое прописано в коллективном договоре.

По высшему образованию (бакалавриат, специалитет, магистратура, статья 173) на заочной и очно-заочной форме картина такая: промежуточная аттестация на первом и втором курсах — 40 календарных дней в учебном году, на последующих курсах — 50 дней. На подготовку и защиту выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых госэкзаменов — до 4 месяцев. Только на госэкзамены без защиты — один месяц.

Отдельная история — сокращённая рабочая неделя. За 10 учебных месяцев до начала государственной итоговой аттестации заочник или вечерник вправе по своему желанию сократить рабочую неделю на 7 часов. За эти высвобожденные часы платят 50 процентов среднего заработка, но не ниже МРОТ. И ещё нюанс, про который часто забывают: на практику, в том числе преддипломную, отдельный учебный отпуск не дают — в Трудовом кодексе такого основания нет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Заочник на пятом курсе приносит справку-вызов на 50 дней, а кадровик по привычке ставит 40, как было на втором курсе. Человек теряет десять оплачиваемых дней. Поэтому я всегда говорю своим: считайте не по памяти, а по тому, что написано в справке-вызове, она первична. Учебный год там, кстати, считается от курса, а не от календарного января.»

Какие документы нужны для оформления учебного отпуска

Основание для отпуска — два документа от работника. Справка-вызов установленной формы (её форму утверждает Минобрнауки, и в ней уже зашиты и сроки, и вид аттестации, и реквизиты аккредитации) плюс письменное заявление в свободной форме. Без справки-вызова отпуск не оформляют — именно она подтверждает, что человек реально учится и идёт на конкретную сессию или защиту.

Дальше работодатель издаёт приказ. Можно по унифицированной форме Т-6, можно по своему шаблону — закон форму не диктует. На основании приказа бухгалтерия делает записку-расчёт по форме Т-60 и начисляет средний заработок. Заменить учебный отпуск деньгами, как это бывает с частью ежегодного, нельзя — компенсацию за него не платят, он целевой.

Как оформить учебный отпуск: пошаговая инструкция

Весь этот комплект — заявление, справку-вызов, приказ — в сервисе Добыто работник и кадровик гоняют в электронном виде. Сотрудник подгружает справку-вызов через мобильное приложение прямо из дома или из другого города, где учится, кадровик собирает приказ из шаблона и отправляет на подпись. Бегать с бумажками между подписантами не нужно, а вся цепочка подписей фиксируется с метками времени — удобно, если потом ГИТ запросит документы по учебным отпускам.

Образцы документов для оформления учебного отпуска

Как рассчитываются учебные отпускные: формула и пример

Учебный отпуск считают так же, как обычный ежегодный — по среднему заработку. Базу для расчёта берут за расчётный период: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. С 1 сентября 2025 года порядок исчисления среднего заработка регулирует Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, оно пришло на смену прежнему Постановлению № 922, действовавшему почти 18 лет. Сама формула при этом не поменялась — всё тот же коэффициент 29,3.

Сумма отпускных = среднедневной заработок × количество календарных дней отпуска из справки-вызова. Если расчётный период отработан полностью, среднедневной заработок считают так: всю начисленную за период зарплату делят на 12 и на 29,3. Если же в периоде были больничные, командировки или отпуска без содержания, месяцы получаются неполными, и формула усложняется: количество полностью отработанных месяцев умножают на 29,3, прибавляют пересчитанные дни неполных месяцев, и уже на это число делят начисленную зарплату.

Разберём на цифрах. Заочница, бухгалтер Анатольева, принесла справку-вызов на сессию с 1 по 14 июля — это 14 календарных дней. Расчётный период — с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего, отработан полностью. За эти 12 месяцев ей начислили 480 000 рублей. Среднедневной заработок: 480 000 / 12 / 29,3 = 1365,19 рубля. Учебные отпускные: 1365,19 × 14 = 19 112,66 рубля до удержания НДФЛ.

Если в расчётный период попали неоплачиваемые дни — например, человек брал отпуск за свой счёт или сидел на больничном — база и количество дней пересчитываются, и среднедневной заработок чуть подрастает. Учесть отпускной стаж и не запутаться в периодах помогает калькулятор отпускного стажа в 2026 году — он покажет, какие месяцы вошли в расчёт целиком, а какие частично.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«С сентября 2025 в средний заработок добавили денежные поощрения — их теперь учитывают по тем же правилам, что и премии. Для зарплатника это значит одно: надо открыть Положение об оплате труда и проверить, все ли регулярные доплаты там закреплены. Если премия прописана в системе оплаты труда — она идёт в расчёт учебных отпускных и сумма у работника выходит чуть жирнее.»

В какой срок выплачивают учебные отпускные

Срок жёсткий: учебные отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Это та же норма статьи 136 ТК РФ, что и для обычного отпуска, и Минтруд её подтвердил для учебного отдельно (письмо от 23.03.2026 № 14-6/ООГ-1152). Поэтому деньги нужно рассчитать заранее, не дожидаясь конца месяца, — как только работник принёс справку-вызов и заявление.

Просрочил выплату хоть на день — и это уже нарушение, по статье 236 ТК на сумму набегает компенсация за каждый день задержки. Плюс работник вправе требовать переноса отпуска, если деньги пришли позже срока. В практике Добыто мы видим, что именно сроки выплаты по учебным отпускам слетают чаще всего: справку-вызов работник нередко приносит впритык, и у бухгалтерии остаётся пара дней на расчёт. Поэтому в системе стоит автонапоминание расчётчику, как только кадровик завёл приказ.

Стоимость автоматизации учёта отпусков в сервисе КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Учебные отпуска — это часть кадрового документооборота, поэтому отдельной платы за «модуль отпусков» нет, вы платите за рабочее место в системе КЭДО. Базовые тарифы сервиса Добыто выглядят так.

На тарифе Бизнес минимальная оплата считается за 50 сотрудников и составляет 30 000 рублей в год, дальше цена идёт за рабочее место. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора подписей и нужных интеграций — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут посчитать точнее под конкретный штат. Тариф Корпорация рассчитывается индивидуально.

Частые ошибки работодателя при оплате учебного отпуска

Оплатили второе высшее. Кадровик видит справку-вызов, аккредитацию, заочную форму — и ставит оплату, не проверив диплом. А у работника это уже второе образование того же уровня, и платить было не нужно. Цена ошибки — переплаченные отпускные, которые с работника назад почти не вернёшь, удержать их можно только в узких случаях по статье 137 ТК.

Поставили дни «на глаз». Считают по памяти — 40 дней, как на младших курсах, хотя на старших уже 50. Так делают, потому что лень каждый раз сверяться со справкой-вызовом. Цена ошибки — недоплата работнику, жалоба в ГИТ и предписание доплатить с компенсацией за задержку.

Опоздали с выплатой. Справку-вызов приняли, приказ издали, а деньги перечислили в день начала отпуска вместо «минус три дня». Мотив простой — не успели по срокам расчёта. Цена ошибки — компенсация по статье 236 ТК за каждый день и право работника на перенос отпуска. Наши специалисты в Добыто закладывают этот контроль в маршрут согласования: пока бухгалтерия не подтвердила выплату, этап не закрывается.

Выводы: оплата учебного отпуска

Учебный отпуск оплачивается по среднему заработку только при совпадении четырёх условий: образование этого уровня получают впервые, форма обучения заочная или очно-заочная, программа аккредитована, а работа — основная, не по совместительству. Очникам оплачивают лишь итоговую аттестацию. Продолжительность берут из справки-вызова в пределах лимитов статей 173-176 ТК РФ: по высшему — 40 или 50 дней на сессию и до 4 месяцев на защиту диплома, по среднему профессиональному — 30 или 40 дней, по общему образованию — 9 или 22 дня.

Расчёт ведут по тем же правилам, что и обычный отпуск: база за 12 месяцев, коэффициент 29,3, выплата не позднее чем за 3 календарных дня до начала. С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Постановлению Правительства № 540 — проверьте, что регулярные премии и денежные поощрения закреплены в Положении об оплате труда, иначе они не попадут в расчёт. Перед оформлением сверяйте уровень образования по диплому, а число дней — по справке-вызову, а не по памяти.

Контроль ведомств за сроками выплат с 2026 года стал жёстче, и ошибка в расчёте среднего заработка обходится компании штрафом до 50 000 рублей. Чем больше в штате заочников и вечерников, тем выше цена ручного расчёта в экселе, поэтому учёт учебных отпусков логично переводить в кадровую систему, где записка-расчёт и сроки выплаты контролируются автоматически.

Часто задаваемые вопросы