График отпусков: сроки составления по ТК РФ в 2026 году

График отпусков по трудовому кодексу составляется и утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года — это прямое требование статьи 123 ТК РФ. Из статьи вы поймёте, к какой дате готовить документ на 2027 год, кого включать в график, чем грозит просрочка и как пройти процедуру согласования с профсоюзом без замечаний инспекции. Тема входит в большой материал про очередность предоставления отпусков по статье 123 ТК РФ, где разобран весь порядок планирования отдыха сотрудников.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда составляется график отпусков по Трудовому кодексу

Срок один и он жёсткий. Статья 123 ТК РФ говорит: график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Календарный год начинается 1 января. Отнимаем 14 календарных дней — получаем 17 декабря. Значит, график на 2027 год должен быть подписан руководителем не позднее 17 декабря 2026 года. На 2026-й крайний срок был 17 декабря 2025-го, он уже прошёл.

Срок считается в календарных днях, не в рабочих. И тут многие спотыкаются. Если 17 декабря выпадает на выходной, это не повод тянуть до понедельника — документ всё равно должен быть готов до этой даты. Роструд советует закрывать процедуру в начале декабря, заложив запас на сбор пожеланий и согласование.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык у кадровиков — они считают, что две недели это рабочие дни. Нет. Считаем календарные, от 1 января назад. Получается 17 декабря, и эта дата не двигается, даже если она суббота. Кто подписал график 18-го — уже формально нарушил, и при проверке ГИТ это вылезает первым делом.»

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков обязателен почти для всех работодателей по части 1 статьи 123 ТК РФ. Есть ли у вас один сотрудник по трудовому договору или три тысячи — документ нужен. Это локальный нормативный акт, обязательный и для работодателя, и для работника. То есть отказаться идти в отпуск в назначенную дату просто потому, что не хочется, работник не может, а работодатель не может в одностороннем порядке переносить отдых без оснований.

Исключение есть, но узкое. Микропредприятия и некоммерческие организации, которые подпадают под статью 309.2 ТК РФ, вправе отказаться от части локальных нормативных актов, включая график отпусков. Но для этого они обязаны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства № 858 от 27.08.2016. Не заключили типовой ТД — график составлять придётся на общих основаниях.

В практике Добыто мы часто видим, как небольшие IT-компании со штатом 15-20 человек считают, что график им не нужен. Это ошибка: микропредприятие освобождается от графика только при типовых трудовых договорах со всеми сотрудниками, а они есть далеко не у всех.

Кого включать в график отпусков

В график вносят всех работников, которые на день его утверждения состоят с организацией в трудовых отношениях. Не только основной штат. Сюда же идут совместители, сотрудники на срочном трудовом договоре (даже если договор истекает в следующем году), дистанционные работники, декретницы. Такую позицию занимают и Роструд, и Минтруд — в частности, в письме Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321 о порядке составления графика и в письме Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1.

Из правила есть исключения. Мобилизованные сотрудники, с которыми трудовой договор приостановлен по статье 351.7 ТК РФ, в график на период мобилизации не попадают — они фактически не работают и право на ежегодный отпуск в этот период не реализуют.

А вот те, кого ещё не приняли на работу на момент утверждения графика, в него, понятно, не вносятся. Если человек устроился в марте 2027-го, его отпуск в графике на 2027-й изначально не будет — тут работают через заявление и при желании через изменение графика.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самая дорогая ошибка — забыть про срочников и совместителей. Кадровик думает: ну он же на полгода, зачем его в график. А потом приходит проверка и фиксирует, что часть штата в график не включена. Это нарушение очерёдности, штрафуют как за всё остальное. Включайте всех, кто на день утверждения числится в компании, скопом.»

Порядок составления графика отпусков: пошагово

Процедура не сводится к тому, чтобы кадровик в одиночку расставил даты. Есть последовательность, и её нарушение — это тоже повод для штрафа.

Сначала собирают пожелания сотрудников о датах отдыха. По льготникам это обязательно — они имеют право на отпуск в удобное для них время, и их пожелания учитываются в первую очередь. По остальным — на усмотрение работодателя, но на практике пожелания собирают у всех, так удобнее свести график без пересечений. Удобнее всего собирать через непосредственных руководителей подразделений.

Дальше кадровая служба формирует проект графика, сводит даты, проверяет пересечения и непрерывность работы. Если в организации действует первичная профсоюзная организация, проект обязательно направляют в профсоюз для получения мотивированного мнения в порядке статьи 372 ТК РФ. Нет профсоюза — этот этап отпадает.

Затем руководитель утверждает график. Приказ об утверждении издавать не обязательно — закон такого требования не содержит. Но многие компании издают, чтобы зафиксировать дату утверждения и подписанта. После утверждения работников знакомят с графиком — под подпись или иным принятым в компании способом.

Как составить и утвердить график отпусков: пошаговая инструкция

Указывать в графике дату или месяц

Ни Трудовой кодекс, ни подзаконные акты не обязывают указывать в графике конкретную дату начала отпуска. Формально можно написать месяц или даже половину месяца. Но Роструд рекомендует ставить именно конкретную дату.

Причина простая. Работодатель обязан известить работника о начале отпуска за две недели. Если в графике стоит только месяц, считать эти две недели не от чего — непонятно, какой день начала отпуска брать за точку отсчёта. Конкретная дата снимает споры о том, в какой именно день у человека начинается отдых, и упрощает бухгалтерии расчёт отпускных.

Форму графика тоже выбираете сами. Унифицированная форма Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, с 2013 года не обязательна. Можно разработать свою. Но Т-7 удобна и привычна, поэтому большинство компаний берёт именно её, иногда дополняя графами 11 и 12 — под подпись работника об ознакомлении с датой и под дату этой подписи. Роструд такой вариант разрешает: один раз подписали график у всех вместо того, чтобы весь год выдавать каждому отдельное уведомление.

Категории работников с правом на отпуск в удобное время

Отдельные категории работников по закону уходят в отпуск тогда, когда им удобно, а не когда поставил работодатель. Их пожелания при составлении графика учитываются в обязательном порядке. К таким работникам относятся:

• работники, не достигшие возраста 18 лет;
• один из родителей, воспитывающий ребёнка-инвалида до 18 лет;
• многодетные родители, имеющие троих и более детей, если младшему не исполнилось 14 лет;
• почётные доноры СССР и Российской Федерации;
• муж — в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам, независимо от стажа у данного работодателя;
• другие категории, предусмотренные Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Важный нюанс про сроки. Пропустил работодатель двухнедельный срок извещения о начале отпуска — он добавляет себе ещё одного льготника: такой работник вправе потребовать переноса на удобное себе время по статье 124 ТК РФ. То же самое, если за три дня до начала не выплатили отпускные.

Деление отпуска на части и право на отпуск

Закон разрешает делить отпуск на части по соглашению сторон (статья 125 ТК РФ). На сколько частей — неважно. Главное требование: хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Это правило кадровик обязан проверить на этапе сведения графика. Сотрудник распланировал отпуск так, что ни одна часть не дотягивает до 14 дней, кадровик это пропустил — компании грозит штраф.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (статья 122 ТК РФ). Раньше тоже можно, если стороны договорились. За полный рабочий год работнику положено не менее 28 календарных дней, если только не согласовано разделение на части.

Образцы документов для работы с отпусками и графиком

Уведомление о начале отпуска и выплата отпускных

Утвердить график — половина дела. Дальше в течение года работает второе требование статьи 123 ТК РФ: о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели. Форма уведомления законом не установлена. Это может быть отдельное извещение, ознакомительный лист или запись в самом графике с подписью работника. Главное — подтвердить, что человек узнал о дате за 14 дней.

Параллельно идёт деньги. Отпускные выдают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. То есть рассчитать их нужно, не дожидаясь конца месяца. Сумму считают так: среднедневной заработок умножают на количество календарных дней отпуска. Среднедневной заработок при полностью отработанном расчётном периоде — это зарплата за 12 месяцев, делённая на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,3. С 2025 года средний заработок для отпускных определяют по Положению, утверждённому Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.

Нарушили любой из этих двух сроков — не уведомили за две недели или не заплатили за три дня — и работник получает право требовать переноса отпуска на другое время. Поэтому контроль дат это не формальность, а защита от срыва планирования. Рассчитать остаток дней под планирование графика помогает калькулятор остатка дней отпуска — удобно, когда у сотрудника накопились неиспользованные дни за прошлые периоды.

Перенос и изменение графика отпусков

График — живой документ. Ежегодный отпуск должен быть продлён или перенесён, если работник заболел в отпуске, был привлечён к исполнению государственных или общественных обязанностей, и в ряде других случаев по Трудовому кодексу и федеральным законам. Это обязательный перенос, тут у работодателя выбора нет.

Есть и перенос по соглашению. Работник, который не входит в льготные категории, всё равно может попросить сдвинуть отпуск — по семейным обстоятельствам, например. Он пишет заявление, а работодатель уже решает: перенести на удобное работнику время или отказать. Это право работодателя, не обязанность. Изменения в график вносят с соблюдением той же процедуры, что и при утверждении.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Перенос по болезни и перенос по желанию работника — это две разные истории, их постоянно путают. Заболел в отпуске — обязаны продлить или перенести, без вариантов. Захотел летом вместо зимы, а он не льготник — это уже ваше право, можете и отказать. Главное всё фиксировать заявлениями и допниками, чтобы потом не разгребать споры задним числом.»

Типичные ошибки при составлении графика и цена каждой

Большинство штрафов от ГИТ по графику отпусков — это не злой умысел, а недосмотр. Разберу те, что встречаются чаще всего.

Просрочка утверждения. График подписали позже 17 декабря или его вообще нет на начало года. Бизнес-мотив простой — руки не дошли, аврал в конце года. Цена: штраф по статье 5.27 КоАП РФ, для юрлица это 30 000-50 000 рублей при первом нарушении.

Не включили часть штата. Забыли совместителей, срочников, дистанционных. Делают так из-за ощущения, что эти люди временные. Цена: нарушение очерёдности, та же статья 5.27 КоАП, те же суммы.

Нет части отпуска в 14 дней. Сотрудник раздробил отпуск, кадровик не проверил. Мотив — пошли навстречу работнику. Цена: штраф плюс необходимость переоформлять.

Просрочка уведомления. Не известили работника под подпись за две недели до начала отпуска. Цена: работник превращается в льготника и уходит отдыхать когда захочет, плюс фактический срыв планирования работы подразделения.

Стоимость автоматизации графика отпусков в сервисе КЭДО

Когда штат переваливает за сотню, ручное сведение графика и контроль сроков уведомлений превращается в отдельную работу на несколько дней. Перевод этого процесса в КЭДО снимает с кадровика рутину: система сама считает доступные дни, подсвечивает нарушение правила 14 дней и напоминает о датах уведомлений. Стоимость зависит от численности персонала и выбранного тарифа.

На тарифе Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать бюджет под вашу компанию точнее.

Как КЭДО упрощает работу с графиком отпусков

Классическая работа с отпусками вручную — это большой объём информации, который кадровик обрабатывает в одиночку. Типичная картина: график распечатан на А1, висит на стене, весь исписан переносами и зачёркиваниями, и разобраться в нём может только руководитель кадровой службы со стажем 30 лет. Узкое горлышко, без которого ни один вопрос не решается.

Система КЭДО разбирает этот процесс на части. При планировании она чётко понимает, сколько у сотрудника накоплено дней и каких видов отпуска — основной, северный, за вредность, за ненормированный день. Она проверяет соответствие Трудовому кодексу и внутренним регламентам и подсказывает работнику, где он ошибся, в момент подачи заявки, а не блокирует её молча. Кадровик из исполнителя становится наблюдателем — он держит руку на пульсе, а рутину сведения берёт система.

В сервисе Добыто мы закладываем настройку маршрутов согласования так, чтобы руководитель получал уже проверенные данные от подчинённых — ему не надо проверять базовые правила вручную, он принимает управленческое решение, опираясь на готовую картину пересечений. Спланировать даты заранее и увидеть наложения отпусков по подразделению помогает планировщик графика отпусков — визуализация наложений снимает половину споров ещё до утверждения.

Хранить график нужно не меньше трёх лет — требование приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Разъяснения по спорным вопросам очерёдности отпусков есть на сервисе Роструда Онлайнинспекция.рф, где инспекторы отвечают на конкретные ситуации работодателей.

Выводы: когда и как составлять график отпусков

График отпусков по статье 123 ТК РФ утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для графика на 2027 год крайняя дата — 17 декабря 2026 года, срок календарный и не сдвигается на ближайший рабочий день. Документ обязателен почти для всех работодателей, кроме микропредприятий и НКО, заключивших типовые трудовые договоры. В график вносят весь штат на день утверждения, включая совместителей, срочников и дистанционных, кроме мобилизованных с приостановленным договором.

На практике критично соблюсти три вещи. Учесть пожелания льготников, у которых право на отпуск в удобное время. Проверить, что у каждого есть часть отпуска не менее 14 дней. И в течение года уведомлять работников о начале отпуска за две недели под роспись, а отпускные выдавать за три дня до начала. Нарушение сроков утверждения, очерёдности или уведомления квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ: для юрлица 30 000-50 000 рублей при первом нарушении и до 70 000 при повторном.

Чем больше штат, тем выше цена ручной ошибки. При численности от сотни человек ручное сведение графика и контроль десятков сроков уведомлений становится трудоёмким и уязвимым к недосмотру. Перевод процесса в систему кадрового документооборота снимает рутину и подсвечивает нарушения в момент их появления — это разумный шаг для компаний, которые планируют расти.

Часто задаваемые вопросы