Отпуск в ЕФС-1 показывают не любой: в подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» попадают только те периоды, которые меняют расчёт стажа. Ежегодный оплачиваемый отпуск работника с обычными условиями труда отдельной строкой не выделяют, он входит в общий период работы, за него начислены взносы. Отдельная строка с кодом в графе 7 нужна для отпуска за свой счёт (НЕОПЛ), отпуска по беременности и родам (ДЕКРЕТ), отпуска по уходу за ребёнком (ДЕТИ, ДЛДЕТИ, ДЕТИПРЛ), учебного отпуска (УЧОТПУСК), чернобыльского отпуска (ЧАЭС) и дополнительных выходных по уходу за ребёнком-инвалидом (ДОПВЫХ). Различие, от которого зависит заполнение: есть ли у работника право на досрочную пенсию. Если есть, ежегодный отпуск тоже выделяется кодом ДЛОТПУСК вместе с графами 8 и 9; если нет, этот код не применяется вовсе.
Разберём каждый код по видам отпусков и покажем, как разбить календарный год на строки, чтобы фонд принял отчёт с первого раза. Отдельно сравним отпускной стаж по статье 121 ТК РФ со страховым: это разные величины, и путаница между ними даёт большую часть расхождений в январе. Во второй половине статьи — чек-лист сверки перед отправкой, сценарная таблица по типам работников, размеры штрафов, стоимость перевода отпускных документов в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какие отпуска попадают в подраздел 1.2, а какие нет
Логика отбора одна: фонд интересуют периоды, которые нельзя засчитать в стаж на общих основаниях. Пока работнику начислялась зарплата и уплачивались взносы, период стажа не прерывается, и дробить его незачем. Как только оплата прекращается или период учитывается по особым правилам, он выносится отдельной строкой с кодом.
Отсюда самое частое недоразумение. Очередной отпуск в отчёте не «теряется» и не требует отметки: он остаётся внутри общей строки периода работы. Кадровики, привыкшие к табелю, где каждый день отпуска имеет свою буквенную отметку, переносят эту привычку в ЕФС-1 и получают лишние строки, которые фонд не ждёт.
Форма и порядок её заполнения действуют в редакции приказа Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462: новая версия применяется с 30 декабря 2025 года, то есть отчётность за 2025 год сдавалась уже по ней.
| Вид отпуска или периода | Код в графе 7 | Засчитывается в страховой стаж |
|---|---|---|
| Ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск при обычных условиях труда | код не ставится | да |
| Отпуск без сохранения заработной платы | НЕОПЛ | нет |
| Отпуск по беременности и родам | ДЕКРЕТ | да |
| Отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет | ДЕТИ | да |
| Отпуск по уходу за ребёнком от полутора до трёх лет | ДЛДЕТИ | нет |
| Тот же отпуск, оформленный на бабушку, деда, другого родственника или опекуна | ДЕТИПРЛ, ДЛДЕТИПРЛ | по тем же правилам |
| Учебный отпуск работнику, совмещающему работу с обучением | УЧОТПУСК | да |
| Дополнительный отпуск гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС | ЧАЭС | да |
| Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами | ДОПВЫХ | да |
| Оплачиваемый отпуск работника, занятого в особых условиях труда | ДЛОТПУСК | да |
Из таблицы следует практический фильтр: если за период отпуска работнику сохранялся средний заработок и начислялись взносы, а особых условий труда нет, строка не нужна. Все остальные случаи требуют отдельной записи с датами в пределах отчётного года.
Отпуск за свой счёт: код НЕОПЛ и провал в страховом стаже
Код НЕОПЛ обозначает отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника и другие неоплачиваемые периоды. В графах 2 и 3 ставят даты начала и окончания в пределах отчётного года, в графе 7 — НЕОПЛ, коды условий труда при этом не указывают.
Три дня за свой счёт в мае выглядят мелочью, но именно они чаще всего и теряются. В отчёт они не попадают, потому что кадровый учёт видит отпуск, а расчёт видит отсутствие начислений, и никто не сверяет эти два взгляда до января.
Здесь же лежит различие, которое путают постоянно. Отпускной стаж по статье 121 ТК РФ и страховой стаж — разные величины. В отпускной стаж дни за свой счёт входят, но не больше 14 календарных дней за рабочий год: всё, что сверх, сдвигает дату окончания рабочего года. В страховой стаж дни за свой счёт не входят вовсе, независимо от их количества. Работник с 20 днями без сохранения заработка за год получит и сдвиг рабочего года, и минус 20 дней пенсионного стажа, и это два разных расчёта в двух разных документах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто расхождения по дням за свой счёт мы ловим не в декабре, а сразу: заявление подписывается в системе, и период автоматически помечается как неоплачиваемый в реестре отпусков.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дни за свой счёт живут сразу в двух расчётах, и это не одно и то же. Для отпускного стажа они безопасны в пределах 14 календарных дней за рабочий год, дальше рабочий год сдвигается. Для страхового стажа безопасного лимита нет: каждый такой день просто выпадает. Поэтому по работникам, которые регулярно берут дни без оплаты, я советую держать отдельный реестр, а не восстанавливать картину по приказам в январе.»
Декрет и уход за ребёнком: что изменилось в 2026 году
Отпуск по беременности и родам показывают кодом ДЕКРЕТ, отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет — кодом ДЕТИ, период от полутора до трёх лет — кодом ДЛДЕТИ. Если отпуск по уходу оформлен не на мать, а на бабушку, деда, другого родственника или опекуна, применяются коды ДЕТИПРЛ и ДЛДЕТИПРЛ. В 1С:ЗУП программа по умолчанию подставляет ДЕТИ, и код для родственника приходится менять вручную.
Два изменения 2026 года меняют привычный порядок работы. Первое: Федеральный закон от 28.11.2025 № 443-ФЗ снял ограничение в шесть лет на учёт отпусков по уходу за ребёнком до полутора лет в страховом стаже. С 1 января 2026 года засчитываются периоды ухода за всеми детьми, а не только за первыми четырьмя, и при уходе за близнецами в стаж идёт фактическая продолжительность по каждому ребёнку.
Второе изменение касается самой отчётности. Из подраздела 1.2 убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС». До этого работодатель подавал отдельный отчёт в течение трёх рабочих дней со дня заявления работницы об отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Теперь такой отчёт не подаётся: эти периоды попадают только в годовой подраздел 1.2 со сроком 25 января.
Внимание: Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ действует с 1 сентября 2026 года и запрещает отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере.
Мы закладываем отдельную проверку по декретным работницам перед годовым отчётом: в сервисе Добыто дата рождения ребёнка хранится в карточке сотрудника, и переход с кода ДЕТИ на ДЛДЕТИ считается автоматически, а не сверяется по свидетельству о рождении вручную.
Важный нюанс из практики: период отпуска по уходу почти никогда не укладывается в календарный год целиком. Работница ушла в отпуск в августе, ребёнку исполнилось полтора года в марте следующего года — значит, в отчёте за первый год будет строка с кодом ДЕТИ с августа по 31 декабря, а в отчёте за второй год две строки: ДЕТИ до даты полутора лет и ДЛДЕТИ после неё. Границу по дате рождения ребёнка программы считают корректно, но только если дата введена в карточку сотрудника, а не живёт в сканах документов.
Учебный отпуск, чернобыльский отпуск и дни ухода за ребёнком-инвалидом
Учебный отпуск по статьям 173-177 ТК РФ оплачивается и входит в страховой стаж, но в подразделе 1.2 он всё равно выделяется отдельной строкой с кодом УЧОТПУСК. Основание для отпуска — справка-вызов образовательной организации, и без неё строка в отчёте повиснет без подтверждающего документа при проверке.
Код ЧАЭС ставят на дополнительный отпуск гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В новой редакции порядка заполнения появился смежный код ЧАЭСКОМ: его применяют, когда такого работника направляют в командировку за пределы зон радиоактивного загрязнения.
Код ДОПВЫХ обозначает дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами. Дни оплачиваемые, но предоставляются они по заявлению и приказу помесячно, поэтому в годовом отчёте превращаются в россыпь коротких периодов. Это единственный код из отпускной группы, где одна строка может содержать один календарный день.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Заявление на отпуск — из тех документов, которые спокойно подписываются даже в период временной нетрудоспособности: оно в интересах работника, и оспаривать его потом не с чем. Проблемы возникают не с подписанием, а с датой: если заявление принесли на бумаге и подшили задним числом, в годовом отчёте период поедет. Фиксируйте дату подачи и дату приказа так, чтобы её не пришлось восстанавливать по памяти.»
ДЛОТПУСК: отпуск работника с правом на досрочную пенсию
ДЛОТПУСК — единственный код отпускной группы, который нельзя поставить сам по себе. Он указывается только в сочетании с кодом особых условий труда в графе 8 и кодом основания для досрочного назначения страховой пенсии в графе 9. У работника с обычными условиями труда этого кода в отчёте не будет никогда.
Смысл кода в том, что в стаж на соответствующих видах работ засчитывается фактическая занятость, а не календарное время числения в должности. Пока человек в отпуске, он на вредном участке не работает, и период выносится отдельно, чтобы льготный стаж не завышался.
Цена ошибки здесь выше, чем размер штрафа. Если код не поставлен, льготный стаж работника окажется больше фактического, и расхождение всплывёт при назначении пенсии — через пять или десять лет, когда искать первичные документы уже трудно. Если код поставлен лишний раз, работник недосчитается льготного стажа и придёт с претензией к работодателю. В обоих случаях исправлять придётся корректирующими сведениями за давно закрытый период, поднимая табели, приказы и карты специальной оценки условий труда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «По льготным категориям я всегда прошу проверять не отчёт, а первичку: карту специальной оценки, табель и приказ об отпуске. Отчёт покажет только то, что в него ввели. Спор о досрочной пенсии разбирается по документам работодателя десятилетней давности, и если табель не бьётся со строкой в отчёте, объясняться будет компания, а не программа.»
Как разбить календарный год на строки подраздела 1.2
Отчёт строится не по отпускам, а по непрерывной ленте времени: весь период работы в отчётном году должен быть покрыт строками без пропусков и наложений. Отпуска просто разрезают эту ленту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как заполнить строки по отпускам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите границы периода: 1 января или дата приёма на работу, 31 декабря или дата увольнения. Это внешние рамки всех строк по работнику.
- Шаг 2. Выпишите из кадрового учёта все отпуска за год с точными датами начала и окончания и определите, нужен ли каждому из них код по таблице выше.
- Шаг 3. Обрежьте периоды, выходящие за пределы отчётного года. Отпуск с 25 декабря по 12 января в отчёте за первый год заканчивается 31 декабря, а в отчёте за второй начинается 1 января.
- Шаг 4. Разбейте год на строки: период работы без кода, затем период с кодом, затем снова период работы. Даты стыкуются встык, разрывов быть не должно.
- Шаг 5. Для работников с особыми условиями труда продублируйте по каждой строке коды граф 8 и 9, а на строки отпуска добавьте ДЛОТПУСК. Заполните номер рабочего места и класс условий труда, если специальная оценка проведена.
- Шаг 6. Сверьте итог: сумма дней по всем строкам равна числу дней периода работы в отчётном году. Расхождение хотя бы в один день означает потерянный или задвоенный период.
Образцы кадровых документов для сверки отпусков перед отчётом
Комплект собран под январскую сверку; начинать удобнее с табеля, потому что именно он показывает дни без оплаты.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени (форма Т-12) | Скачать |
| График отпусков (форма Т-7) | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Реестр сотрудников для сверки перед отчётом | Скачать |
Полезно знать: график отпусков — локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя, и утверждается он не позднее чем за две недели до конца года. Отпуск можно делить на любое число частей, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
Что сверить перед отправкой: сценарии и чек-лист
Проверять весь штат одинаково бессмысленно: у разных категорий работников критичны разные вещи. Сценарная таблица ниже собрана по типам ситуаций, которые встречаются в годовом отчёте чаще всего.
| Ситуация работника за год | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работал весь год, брал только ежегодный отпуск | Проверить табель на дни без оплаты и прогулы | Даты самого отпуска |
| Брал дни за свой счёт | Точные даты каждого периода и код НЕОПЛ | Причина отпуска |
| Ушла в отпуск по беременности и родам в середине года | Стык строки работы и строки с кодом ДЕКРЕТ | Размер пособия |
| Весь год в отпуске по уходу за ребёнком | Граница по дате полутора лет, переход с ДЕТИ на ДЛДЕТИ | Наличие начислений |
| Вредные условия труда, был ежегодный отпуск | ДЛОТПУСК вместе с графами 8 и 9, класс условий труда | Длительность отпуска |
| Учился и брал учебные отпуска | Код УЧОТПУСК и наличие справки-вызова в деле | Форма обучения |
Сценарии показывают общее правило: критично всё, что меняет границы строки, и вторично всё, что относится к деньгам. Отчёт о стаже деньгами не оперирует.
Перед отправкой пройдите по короткому списку:
- Все отпуска за год выгружены по видам, а не одной строкой «отпуск».
- Дни без сохранения заработка сверены с табелем, а не только с приказами.
- Периоды, переходящие через 31 декабря, обрезаны по границе года.
- По декретным работницам проверена дата полутора лет ребёнка.
- По льготным категориям коды граф 8 и 9 проставлены на всех строках, включая отпускные.
- Сумма дней по строкам равна числу дней периода работы.
В практике Добыто эта сверка занимает часы, а не дни, когда заявления и приказы по отпускам подписаны в системе: реестр за год выгружается по видам отпусков готовым, и сравнивать остаётся только с табелем.
Лайфхак: сложнее всего сверяются работники, которые дробят отпуск нестандартно: три периода по 10 дней или один день каждую пятницу в течение нескольких месяцев. Такие схемы проверяйте не по количеству дней, а по каждому периоду отдельно: именно на них расходятся кадровый учёт и табель.
Ошибки в отпусках, из-за которых подраздел 1.2 приходится переделывать
Кейс из практики: в одной производственной компании график отпусков вёлся распечаткой формата А1 на стене, поверх которой от руки писались переносы и отзывы. Разобраться в нём могла только руководитель кадровой службы. После перевода графика и заявлений в электронный вид сверка отпусков перед годовым отчётом перестала зависеть от одного человека, а все переносы стали видны отдельными записями с датами.
Типовые ошибки повторяются из года в год:
- Ежегодный отпуск обычного работника выделили отдельной строкой с кодом. Лишние строки фонд не примет как ошибку формата, но отчёт станет нечитаемым при сверке.
- Короткие отпуска за свой счёт не попали в отчёт. Работник теряет дни страхового стажа, а расхождение вылезает при запросе выписки из индивидуального лицевого счёта.
- Отпуск по уходу не разбит по дате полутора лет: весь период ушёл кодом ДЕТИ, хотя часть его должна идти кодом ДЛДЕТИ.
- Период отпуска вышел за границы отчётного года.
- ДЛОТПУСК проставлен без кодов граф 8 и 9. Такая строка противоречит порядку заполнения.
Санкции считаются по каждому человеку: 500 рублей за каждое застрахованное лицо за непредставление сведений, неполные или недостоверные сведения по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Плюс административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. На штате в 200 человек ошибка в форме превращается в 100 000 рублей, и заплатить придётся не за один неверный код, а за весь пакет.
Исправляются такие вещи корректирующими или отменяющими сведениями по тому же отчётному периоду. Подать их можно и после срока, но от финансовой санкции это спасает не всегда: значение имеет, обнаружил работодатель ошибку сам или её нашёл фонд.
Когда подраздел 1.2 на работника подавать не нужно
Подраздел 1.2 представляется не на весь штат, а на застрахованных лиц, перечисленных в пункте 3 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ: тех, у кого в отчётном году были периоды, влияющие на исчисление стажа. Работник, который весь год отработал в обычных условиях, брал только оплачиваемый отпуск и не имеет права на досрочную пенсию, под это описание не подпадает. Подробные разъяснения по составу таких лиц публикует Социальный фонд в ответах на вопросы по представлению подраздела 1.2.
При этом фонд допускает подачу сведений на всех работников, даже если особых периодов у них не было. Многие работодатели так и делают, чтобы не строить отдельную выборку. Решение зависит от численности: на 30 сотрудниках проще подать на всех, на 3000 выборка экономит заметное время на проверке.
Отдельный подраздел 1.2 при уходе работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком с 30 декабря 2025 года не подаётся: тип сведений «Назначение выплат по ОСС» из формы убран, и трёхдневный срок по этому основанию больше не действует.
И ограничение, которое переносить нельзя: всё сказанное относится к работникам по трудовым договорам. У исполнителей по договору ГПХ и у самозанятых отпусков нет, коды отпускной группы к ним не применяются, а сведения о периодах работы по гражданско-правовым договорам подаются по своим правилам.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система должна не блокировать заявку, а подсказывать работнику ошибку в момент её появления. Если сотрудник распланировал отпуск так, что ни одна часть не дотягивает до 14 календарных дней, он должен увидеть это при подаче заявки, а не узнать от кадровика через неделю. Тот же принцип работает и с отчётностью: расхождение дешевле поймать в мае, чем в январе.»
Стоимость перевода кадрового учёта отпусков в электронный вид
Стоимость зависит от численности штата и от того, нужна ли интеграция с учётной системой: без неё реестр отпусков придётся выгружать вручную.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
В сведения о стаже попадают не все отпуска, а только те, что меняют исчисление стажа: без сохранения заработка, по беременности и родам, по уходу за ребёнком, учебный, чернобыльский, дни ухода за ребёнком-инвалидом и отпуск работника с правом на досрочную пенсию. Обычный ежегодный отпуск остаётся внутри строки периода работы. Год разбивается на непрерывную цепочку строк без разрывов, периоды обрезаются по 31 декабря, а отчёт сдаётся один раз в год, не позднее 25 января. Два изменения стоит держать в голове: ограничение в шесть лет на учёт отпусков по уходу за ребёнком снято с 1 января 2026 года, а отдельный отчёт при уходе в декрет больше не подаётся.
Основная работа по этому отчёту лежит не в январе, а в течение года: чем точнее зафиксированы даты заявлений и приказов по отпускам, тем меньше сверок перед отправкой. В сервисе Добыто заявления, приказы и переносы по отпускам подписываются электронной подписью и складываются в реестр по видам, из которого кадровая служба собирает подраздел 1.2 без ручного восстановления картины по бумагам.
Частые вопросы об отпусках в сведениях о стаже
Нужно ли подавать подраздел 1.2 на работницу, которая весь год была в отпуске по уходу за ребёнком и не получала зарплату
Да. Отсутствие начислений не отменяет обязанность: период отпуска по уходу влияет на исчисление стажа, поэтому работница входит в круг лиц, на которых подаётся подраздел 1.2. В отчёте будет строка с кодом ДЕТИ или ДЛДЕТИ на весь календарный год, а если в течение года ребёнку исполнилось полтора года — две строки с границей по этой дате.
Как показать отпуск, который начался в декабре и закончился в январе
Период разрезается по границе отчётного года. В отчёте за первый год строка заканчивается 31 декабря, в отчёте за следующий год начинается 1 января. Это правило одинаково работает для ежегодного отпуска, отпуска за свой счёт и отпуска по уходу за ребёнком.
Что делать, если ошибку в отпускных периодах нашли уже после 25 января
Подать корректирующие сведения по тому же отчётному периоду, а если строка лишняя — отменяющие. Срок подачи корректировки не ограничен, но финансовая санкция по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо применяется по усмотрению фонда, и шансы её избежать выше, когда работодатель исправляет ошибку до её обнаружения проверяющими.
Влияет ли отпуск за свой счёт на дату, с которой считается следующий рабочий год
Да, если за рабочий год таких дней набралось больше 14 календарных. По статье 121 ТК РФ в отпускной стаж входит не более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы за рабочий год; всё, что сверх, сдвигает окончание рабочего года на соответствующее число дней. В страховом стаже такие дни не учитываются вовсе, независимо от их количества.
Отражается ли в сведениях о стаже отзыв работника из отпуска
Отдельного кода для отзыва нет. В отчёте меняются границы строк: фактически использованная часть отпуска показывается по своим датам, а неиспользованная переносится и попадает в отчёт того года, когда она будет использована. Для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, отзыв из отпуска запрещён с 1 сентября 2026 года, кроме катастроф, аварий и стихийных бедствий при наличии соответствующего положения в локальном нормативном акте.
Нужен ли код для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день
Нет, если у работника обычные условия труда: это оплачиваемый отпуск, он остаётся внутри строки периода работы. Код ДЛОТПУСК появится только тогда, когда работник занят в особых условиях труда и в строках заполнены графы 8 и 9.
Можно ли сдать подраздел 1.2 на всех сотрудников, чтобы не разбирать, кто попадает в отчёт
Можно. Фонд допускает представление сведений по всем работникам независимо от наличия особых периодов. Смысл в этом есть при небольшой численности; при штате в сотни человек выборка по лицам с особыми периодами заметно сокращает объём проверки и число потенциальных расхождений.
