ЕФС-1 и Госуслуги: что видит работник, что подаёт компания

Сведения о трудовой деятельности на Госуслугах работник видит в двух разных документах: выписка СТД-СФР показывает кадровые события с 2020 года, а выписка из индивидуального лицевого счёта (ИЛС) — страховой стаж, взносы и пенсионные коэффициенты за всю карьеру. Данные туда попадают только из формы ЕФС-1, которую сдаёт работодатель: приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, перевод и выбор формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца. ЕФС-1 не отменили: приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 с 30 декабря 2025 года действует новая форма. Главное различие для работника: периоды до 2020 года подтверждает бумажная трудовая книжка, периоды после — записи подраздела 1.1 ЕФС-1, и восстанавливают их разными процедурами.

Разберём, чем три документа о трудовой деятельности отличаются по составу данных и сроку готовности, какие подразделы ЕФС-1 компания сдаёт по какому сроку и из-за чего запись не доходит до лицевого счёта. Покажем порядок сверки отдельно для работника и для кадровой службы, механику корректирующей и отменяющей записи и срок исправления ИЛС — 10 рабочих дней с возможной приостановкой. Сценарная таблица расхождений, разбор кодов должностей по ОКЗ, цена ошибки в штрафах, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что работник видит на Госуслугах: три документа с разным составом данных

Путаница начинается с того, что «сведения о трудовой деятельности» — это название сразу трёх разных документов. СТД-СФР формирует Социальный фонд из подраздела 1.1 ЕФС-1 и показывает только кадровые события, начиная с 1 января 2020 года: приём, переводы, увольнения, периоды по договорам ГПХ. Выписка из индивидуального лицевого счёта (СЗИ-ИЛС) шире: в ней страховой стаж с момента регистрации в системе персонифицированного учёта, суммы страховых взносов, индивидуальный пенсионный коэффициент и перечень страхователей. СТД-Р выдаёт работодатель по статье 66.1 ТК РФ, и это единственный из трёх документов, который содержит данные только по одной компании.

Выбор документа зависит от задачи. Для нового работодателя достаточно СТД-СФР или СТД-Р. Для проверки пенсионных прав нужна выписка ИЛС: только в ней видно, начислялись ли взносы и засчитан ли период в стаж.

Отсюда практическое следствие для сверки: расхождение ищут не между СТД-СФР и трудовой книжкой, а между СТД-Р и СТД-СФР. Первый документ показывает, что компания учла у себя, второй — что из этого дошло до фонда. Если оба совпадают, а в книжке другое, ошибка в книжке.

Сроки выдачи СТД-Р жёсткие: по письменному заявлению работника — в течение трёх рабочих дней, при увольнении — в последний рабочий день, без всякого заявления, если на работника не ведётся бумажная трудовая книжка. Форма выдачи зависит от того, как её запросил работник: на бумаге за подписью уполномоченного лица либо в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

Что компания подаёт в СФР: подразделы ЕФС-1 и сроки

ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, и сдаётся она не целиком, а частями: под каждое событие подаётся свой подраздел со своим сроком. Именно поэтому фраза «мы сдали ЕФС-1 в январе» ничего не говорит о том, видит ли фонд мартовский перевод конкретного работника.

На лицевой счёт работника влияют подразделы 1.1 и 1.2: первый отвечает за события трудовой деятельности, второй — за стаж. Раздел 2 к сведениям о трудовой деятельности конкретного человека отношения не имеет, и искать в нём причину пропавшей записи бесполезно.

Факт: ЕФС-1 собрала в одну форму отчёты, которые раньше сдавали по отдельности: 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Для отчётности установлен единый ориентир по сроку — 25-е число, и в компаниях эту форму теперь готовят кадровая служба и бухгалтерия совместно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отменили ли ЕФС-1: что изменилось с 30 декабря 2025 года

Запрос «отмена ЕФС-1» появился из-за того, что отменили не форму, а часть сведений внутри неё. Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил новую форму и порядок заполнения, документ действует с 30 декабря 2025 года, и отчётность за 2025 год, которая сдаётся в 2026 году, заполняется уже по нему.

Что поменялось по существу:

• В подразделе 1.1 отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ»: дистанционную и надомную работу в графе 6 больше не отмечают.
• Отменён тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию» в подразделе 1.2: сведения при уходе в отпуск по беременности и родам и в отпуск по уходу за ребёнком больше не подаются.
• Установление работнику режима неполного рабочего времени теперь отражается мероприятием «ПЕРЕВОД».
• Добавлен код для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам, и код «ЧАЭСКОМ» для командировок за пределы зоны радиоактивного загрязнения.
• Графы «Индивидуальный номер рабочего места» и «Класс условий труда» заполняются, только если по результатам специальной оценки условий труда рабочему месту присвоен вредный или опасный класс.

Отдельный источник вопросов — коды должностей. В графе 6 подраздела 1.1 указывается код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий: четыре знака кода группы занятий и пятый контрольный знак, формат XXXX.X. Графа обязательна для мероприятий «ПРИЁМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», начала и окончания договора ГПХ, приостановления и возобновления трудового договора. Наименование должности в отчёте берётся из штатного расписания и приказа, а код ОКЗ подбирается по трудовой функции, а не по красивому названию в трудовом договоре: «менеджер по клиентскому опыту» в классификаторе отсутствует.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Названия мероприятий и коды из старой формы живут в шаблонах 1С и в выгрузках дольше, чем в законодательстве. После смены формы мы отдельно проверяем не отчёт целиком, а справочники: если в базе остался код «ДИСТ» на дистанционных сотрудниках, ошибка вылезет на первом же приёме. Откройте справочник должностей и сверьте коды ОКЗ до того, как отправите ближайший подраздел 1.1.»

Как сверить данные работника с фондом: порядок для обеих сторон

Сверка начинается с получения двух документов и сравнения их построчно. Работник заказывает выписку на портале Госуслуг: сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта приходят в личный кабинет, услуга бесплатная, и в описании выписки из лицевого счёта в СФР указано, какие данные попадают в документ и в каком виде он формируется. Кадровая служба со своей стороны поднимает протоколы приёма из системы электронной отчётности: отправленный отчёт и принятый отчёт — разные вещи, и запись, не прошедшая форматно-логический контроль, на лицевой счёт не попадает.

Как сверить сведения о трудовой деятельности с СФР: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Закажите выписку из индивидуального лицевого счёта на Госуслугах и сохраните файл. В нём же будут видны все страхователи, которые за вас отчитывались.
2. Шаг 2. Запросите у текущего работодателя СТД-Р письменным заявлением. Срок выдачи — три рабочих дня, форма — та, которую вы указали в заявлении.
3. Шаг 3. Сравните по каждому месту работы четыре поля: дату события, вид мероприятия, наименование должности и код выполняемой функции. Расхождение хотя бы в одном поле означает, что фонд и работодатель учли событие по-разному.
4. Шаг 4. Проверьте периоды без событий. Отсутствие приёма при наличии увольнения или разрыв в стаже между двумя работодателями — признак неподанного подраздела 1.1.
5. Шаг 5. Сверьте стаж в выписке ИЛС с периодами по трудовой книжке за годы до 2020-го. Кадровые события за более ранние периоды в СТД-СФР не отражаются вовсе, и это не ошибка.
6. Шаг 6. Соберите подтверждающие документы по каждому расхождению: приказ, трудовой договор, дополнительное соглашение, справку работодателя, записи в трудовой книжке.
7. Шаг 7. Направьте расхождение тому, кто его создал: работодателю — если запись не подана или подана с ошибкой, в территориальный орган СФР — если работодателя уже нет.

Кадровой службе сверку удобнее вести не по работникам, а по событиям: выгрузить из учётной системы все кадровые приказы за период и сопоставить с протоколами принятых отчётов. Расхождение по количеству строк находится за один проход, а расхождение по содержанию — только построчно. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять приказы с протоколами у вас некому, отдельный сотрудник для этого не нужен: в Добыто кадровое событие, документ и подпись работника связаны в одну запись, и сопоставление идёт по журналу, а не по бумажным папкам.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал подписания и протоколы отчётности надо смотреть до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: расхождение, найденное за месяц до разговора с инспектором, исправляется корректирующей записью, а найденное во время проверки — уже объясняется. Поставьте сверку протоколов приёма в ежемесячный кадровый регламент.»

Бланки для подтверждения стажа и работы с трудовой книжкой

Комплект собран под сверку и исправление данных о стаже; начинать стоит с формы СТД-Р, потому что именно её сравнивают с выпиской фонда.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Подлинник истребуют в двух случаях: когда его прямо запросили и когда только он способен подтвердить обстоятельство, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие приказы по личному составу существуют у вас только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность через 20 лет.»

Откуда берутся расхождения и какие из них критичны

Причин, по которым запись не доходит до лицевого счёта, немного, и почти все они процедурные.

• Подраздел 1.1 не подан вовсе. Чаще всего это перевод или переименование должности: срок до 25-го числа следующего месяца создаёт иллюзию, что событие терпит, и оно теряется при смене ответственного.
• Отчёт отправлен, но не принят. Фонд вернул протокол с ошибкой, кадровик увидел статус «отправлено» и закрыл задачу.
• Ошибка в идентификаторах работника. СНИЛС, фамилия после смены, дата рождения. Фонд не сопоставляет запись с человеком и не заводит её на счёт.
• Отменяющая запись без замены. Ошибочную строку отменили, а верную не подали, и период исчез.
• Неверный код выполняемой функции. Отчёт может быть принят, но должность в выписке будет выглядеть не так, как в трудовой книжке.
• Реорганизация и переименование страхователя. Записи оказываются под другим наименованием, и работник их не узнаёт.
• Периоды до 2020 года. Кадровые события за них в СТД-СФР не передавались никогда, стаж за эти годы виден только в выписке ИЛС.

В 1С:ЗУП добавляется своя механика: подраздел 1.1 формируется из документа «Сведения о трудовой деятельности», и если кадровое движение провели задним числом или отредактировали приказ после выгрузки, строка в отчёте останется прежней. Проверять в этом случае надо не приказ, а сам документ выгрузки и его состояние. Модуль интеграции с 1С:ЗУП мы ставим и настраиваем за один день, но сверку справочника должностей и кодов ОКЗ после подключения в Добыто всё равно делаем вручную: автоматически некорректный код не исправляется.

Критичность расхождения зависит от того, зачем работнику эти данные прямо сейчас.

Из таблицы следует неочевидное: спорный код ОКЗ в большинстве сценариев исправлять не срочно, а вот несовпадение даты события с датой приказа при подготовке к спору закрывать нужно сразу — именно эту пару сверяет и инспектор, и суд.

Как исправить расхождение: механика для работодателя и для работника

У работодателя два инструмента. Корректирующая запись используется, когда сведения нужно уточнить: в подразделе 1.1 в строке «Тип сведений» проставляется признак «Корректирующая», и подаётся верная информация. Отменяющая запись нужна, когда мероприятие не должно было попасть в отчёт вовсе: первой строкой полностью повторяются первоначальные сведения с признаком отмены, следующей строкой при необходимости указывается верное мероприятие. Идентификаторы в отменяющей строке должны совпасть с ранее принятыми до знака, иначе фонд отмену не примет. Если отчёт был отправлен, но мероприятие фонд не принял, отменять нечего: данные в базу не попали, достаточно исправить ошибку и отправить заново.

У работника инструмент один — заявление о корректировке сведений персонифицированного учёта и внесении уточнений в индивидуальный лицевой счёт. Подать его можно через Госуслуги или в территориальном органе СФР, приложив подтверждающие документы. Срок предоставления услуги — 10 рабочих дней со дня приёма заявления, но он может быть приостановлен на срок до трёх месяцев, если фонд проводит проверку приложенных документов. Порядок и перечень оснований описаны в материалах о том, как исправить сведения о страховом стаже и трудовой деятельности на индивидуальном лицевом счёте.

Если компания ликвидирована, направлять требование некому: работник подаёт заявление в СФР и подтверждает период документами, которые остались у него на руках. Здесь и выясняется, зачем трудовая книжка, копии приказов и трудовых договоров хранятся лично, а не только у бывшего работодателя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «С электронной СТД-Р путаница возникает на ровном месте: работник распечатывает файл и несёт распечатку новому работодателю. Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом, и чтобы она что-то значила, её заверяют — оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите на свой файл: если подпись существует отдельным криптографическим реквизитом, передавайте файл целиком, а не бумажную версию.»

Сколько стоит ошибка в сведениях о трудовой деятельности

Непредставление или несвоевременное представление сведений персонифицированного учёта обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Сумма считается по людям, поэтому один пропущенный срок по отделу из 40 человек — это 20 000 рублей. Дополнительно должностное лицо привлекают по статье 15.33.2 КоАП РФ: штраф от 300 до 500 рублей. За нарушения по разделу 2 действует своя санкция: 5% от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода, не более 30% и не менее 1000 рублей.

Отказ выдать работнику СТД-Р в срок — это уже нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где предупреждение или штраф на должностное лицо составляет от 1000 до 5000 рублей, а на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей. Для работника цена ошибки другая: непопавший на лицевой счёт год стажа всплывает при назначении пенсии, когда подтверждать его приходится документами по организации, которой может уже не быть.

Когда сверка по Госуслугам не решает задачу

Выписка из лицевого счёта не подтверждает размер заработка по каждому месяцу за период до 2002 года и не заменяет справку о заработной плате, если она нужна для расчёта. Сведения о трудовой деятельности не показывают, по какому основанию работник был отстранён, какие взыскания применялись и какие условия были в трудовом договоре: этих данных в ЕФС-1 нет.

Для периодов работы за рубежом и в странах, где действует своё трудовое законодательство, российский лицевой счёт данных не содержит вовсе. И последнее ограничение по датам: расхождение, которое возникло на прошлой неделе, в выписке может ещё не отражаться — данные подраздела 1.1 попадают на счёт после обработки отчёта фондом, а не в момент отправки. Повторную выписку имеет смысл заказывать не раньше чем через несколько рабочих дней после того, как работодатель отчитался.

Стоимость перехода на КЭДО и электронную сверку кадровых данных

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой, из которой формируется ЕФС-1.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с 1С: при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому набору функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф и какие подписи выпускаются без отдельной оплаты.

Прямой экономии на подаче ЕФС-1 сервис КЭДО не даёт: отчётность уходит из учётной системы. Что он даёт — это восстановимую цепочку от приказа до подписи работника, из которой видно, какое событие произошло, когда и кто его подтвердил. В практике Добыто именно этой цепочки чаще всего не хватает, когда кадровая служба разбирается, почему запись не дошла до фонда.

Выводы

Данные на Госуслугах появляются не сами по себе: за каждой строкой стоит поданный и принятый подраздел ЕФС-1. Работнику для сверки нужны два документа — выписка из лицевого счёта и СТД-Р от работодателя, а сравнивать их надо по дате события, виду мероприятия, должности и коду функции. Работодателю новая форма с 30 декабря 2025 года добавила не столько работы, сколько поводов перепроверить справочники: отменённые коды и изменившиеся правила заполнения живут в шаблонах дольше, чем в нормативных актах. Расхождение исправляется по-разному в зависимости от того, кто его создал, и срок корректировки лицевого счёта — 10 рабочих дней.

Мы в Добыто выстраиваем кадровые процессы так, чтобы событие, отчёт и подпись работника были связаны в одну прослеживаемую цепочку, а пилотную группу запускаем раньше, чем разворачиваем систему на всю компанию. Это снимает основную часть ошибок настройки до того, как они попадут в отчётность.

Частые вопросы

Почему на Госуслугах нет записей о работе до 2020 года

Электронные трудовые книжки ведутся с 1 января 2020 года, и кадровые события за более ранние периоды в форме СЗВ-ТД, а затем в подразделе 1.1 ЕФС-1 никогда не передавались. Стаж за предыдущие годы виден в выписке из индивидуального лицевого счёта начиная с даты регистрации в системе персонифицированного учёта, а конкретные записи о приёме и увольнении подтверждает бумажная трудовая книжка. Если в выписке ИЛС нет и стажа за эти годы, период восстанавливается через заявление о корректировке с приложением книжки, договоров и справок.

Отражаются ли в сведениях периоды работы по договору ГПХ

Да, начало и окончание договора гражданско-правового характера отражаются в подразделе 1.1, и сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора. При этом договор ГПХ не приравнивается к трудовому: в выписке он выглядит отдельным мероприятием, а не приёмом на работу. Период засчитывается в страховой стаж при условии, что с вознаграждения начислены страховые взносы.

Что делать, если компания ликвидирована, а запись не подана

Требовать подачу ЕФС-1 некому, поэтому работник обращается напрямую в территориальный орган СФР с заявлением о корректировке сведений персонифицированного учёта. К заявлению прикладываются трудовая книжка, трудовой договор, приказы, справки, расчётные листки — любые документы периода. Срок рассмотрения 10 рабочих дней, при проверке документов он приостанавливается на срок до трёх месяцев.

Надо ли подавать ЕФС-1 на совместителя и на дистанционного работника

Подраздел 1.1 подаётся на всех застрахованных лиц, с которыми оформлены трудовые отношения, включая внешних и внутренних совместителей и дистанционных работников. Разница только в заполнении: с 30 декабря 2025 года коды «ДИСТ» и «НДОМ» в графе 6 не указываются, а установление неполного рабочего времени отражается мероприятием «ПЕРЕВОД». По внутреннему совместительству подаётся отдельная строка со своим кодом выполняемой функции.

Обязан ли работодатель выдавать СТД-Р при увольнении без заявления работника

Если на работника не ведётся бумажная трудовая книжка, сведения по форме СТД-Р выдаются в день прекращения трудового договора без какого-либо заявления. В период работы документ выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Если бумажная книжка ведётся, при увольнении выдаётся именно она, а СТД-Р — только по запросу.

Влияет ли неверный код ОКЗ в отчёте на размер пенсии

На расчёт страховой пенсии код выполняемой функции напрямую не влияет: размер считается по стажу и начисленным взносам. Значение он имеет для корректности самих сведений и для сценариев, где важна квалификация или занятость по конкретной группе занятий. Исправляется он корректирующей записью в подразделе 1.1, отдельного заявления работника для этого не требуется.