ЕФС-1 подраздел 1.1: сроки, коды и заполнение в 2026

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда России, и подраздел 1.1 раздела 1 в ней отвечает за сведения о трудовой (иной) деятельности, то есть за бывшую СЗВ-ТД. Отдел кадров подаёт этот подраздел не по календарю, а по событию. Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Постоянный перевод, переименование работодателя, присвоение квалификации и заявление работника о способе ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Внутри одного подраздела работают два разных срока, и путаница между ними даёт основную массу просрочек.

Разберём каждую графу подраздела 1.1, включая графу 6 с кодом по ОКЗ и графу 5 с наименованием должности, и покажем, какие коды исчезли из формы с 30 декабря 2025 года, а какие появились. Отдельно — порядок отмены и корректировки уже сданной записи, потому что цена ошибки считается по 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Формирование отчёта в 1С:ЗУП, сценарная таблица по спорным переводам, образцы кадровых документов и стоимость автоматизации — во второй половине статьи.

Подраздел 1.1 ЕФС-1: какие сведения подаёт отдел кадров и куда они попадают

Подраздел 1.1 — это электронная трудовая книжка в её отчётной части. Всё, что кадровик вносит в графы этого подраздела, попадает на индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в Социальном фонде. ИЛС — это персональный счёт человека в системе персонифицированного учёта, и именно из него формируется выписка, которую работник заказывает на Госуслугах, и форма СТД-СФР. Работодатель со своей стороны выдаёт работнику СТД-Р по статье 66.1 ТК РФ. Если в подразделе 1.1 не отражено мероприятие, его нет и в трудовом стаже человека в электронном виде: бумажной подстраховки у тех, кто отказался от трудовой книжки, не существует.

Сама форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 объединяет сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1), сведения о страховом стаже (подраздел 1.2) и сведения о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений (подраздел 1.3). Раздел 2 — взносы на травматизм. Разделы живут по своим срокам и сдаются отдельными файлами: сдача раздела 2 за квартал не закрывает обязанность подать подраздел 1.1 на вчерашнего новичка.

Обязанность подавать сведения установлена Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Страхователями по нему выступают организации, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели с работниками, крестьянские хозяйства и общины коренных народов. При численности застрахованных лиц свыше 10 человек форма сдаётся только в электронном виде с квалифицированной подписью, при 10 и менее допускается бумага. Порядок подачи через личный кабинет страхователя и актуальные XSD-схемы Социальный фонд публикует в базе знаний по представлению ЕФС-1, там же описан порядок исправления принятых с ошибками файлов.

Коды кадровых мероприятий и сроки подачи подраздела 1.1

Код мероприятия проставляется в графе 3 и определяет срок подачи. Ниже — полный перечень кодов подраздела 1.1 с привязкой к сроку и к документу-основанию, реквизиты которого уходят в графы 8, 9 и 10.

Сроки в один рабочий день привязаны к приказу, а не к дате выхода человека на работу. Приказ от пятницы означает отправку в понедельник; приказ, изданный 30 декабря, означает отправку в первый рабочий день января. Ретроспективные приказы задним числом обнуляют этот запас: срок отсчитывается от даты документа, и просрочка фиксируется автоматически при приёме файла.

Как отдел кадров теряет «следующий рабочий день»

Между подписанием приказа и отправкой файла в Социальный фонд стоят два-три человека: кадровик издаёт приказ, бухгалтер формирует отчёт, руководитель подписывает УКЭП. Каждое звено добавляет полдня. В практике Добыто самый частый разрыв возникает там, где приказы подписываются пачкой раз в неделю: пятеро принятых за неделю превращаются в пять просрочек по 500 рублей каждая. Ежедневный контроль журнала приказов закрывает проблему без дополнительных расходов.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсчёт срока по приёму и увольнению идёт от даты приказа, а не от даты события. Поэтому я советую разделить два процесса: подписание кадрового приказа и формирование сведений. Если приказ подписан, у вас остался один рабочий день, и никакие внутренние согласования его не продлевают.»

Новая форма ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года: что отменили и что добавили

Запрос «отмена ЕФС-1» в поиске отражает не отмену формы, а отмену отдельных оснований для её подачи. Сама ЕФС-1 действует, но с 30 декабря 2025 года применяется новая редакция, утверждённая приказом Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462; форматы представления утверждены приказом от 17.11.2025 № 1463. Состав формы не изменился, изменились правила заполнения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из подраздела 1.1 исключены коды ДИСТ и НДОМ. Перевод сотрудника на дистанционную или надомную работу и возврат в офис больше не порождают обязанность подавать сведения, если должность и трудовая функция остались прежними. Режим неполного рабочего времени, наоборот, отражается: мероприятие ПЕРЕВОД с кодами НЕПД или НЕПН в графе 6, а при отмене такого режима подаётся ПЕРЕВОД без этих кодов. В поле «Статус ЗЛ» раздела 1 появился код МДИГ — для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам и подлежащих обязательному пенсионному или социальному страхованию. Из подраздела 1.2 убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС»: при уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком отдельную ЕФС-1 подавать не нужно.

Про «новую ЕФС-1» стоит держать в голове ещё одно: часть инициатив по кадровому электронному документообороту, включая использование мессенджера MAX для обмена документами между работником и работодателем, остаётся на стадии законопроекта. На порядок заполнения подраздела 1.1 это не влияет, и ссылаться на такие нормы как на действующие нельзя.

Графы 5 и 6: наименование должности и коды должностей в ЕФС-1

Графа 5 — трудовая функция: наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, а также структурное подразделение, если работа в нём прописана в трудовом договоре. Значение берётся из штатного расписания и должно совпадать с трудовым договором буквально. По договорам ГПХ графа 5 не заполняется. Для совместителей в этой же графе указывается код типа договора, отдельно для бессрочного и для срочных договоров до шести месяцев и свыше шести месяцев.

Графа 6 — код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Код пятизначный: первые четыре знака — группа занятий по ОКЗ, пятый — контрольное число. Заполняется при мероприятиях ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, а также по договорам ГПХ, где вместо кода занятия проставляются коды вида договора. Там же располагаются служебные коды режима работы, включая НЕПД и НЕПН.

Два классификатора здесь легко перепутать, и последствия у них разные. ОКЗ определяет код в графе 6, и он не менялся. ОК 016-2025 определяет наименование должности в штатном расписании, то есть содержимое графы 5. Смена наименования должности — это не техническая правка справочника: требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, а затем дополнительные соглашения к трудовым договорам. И только после этого в ЕФС-1 уходит мероприятие ПЕРЕВОД или корректирующая запись.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на ОК 016-2025 с 1 января 2026 года мы разводим на два потока. Сначала кадровое оформление: приказ по штатному расписанию и допсоглашения с работниками, чьи должности переименованы. Потом отчётность: пока нет подписанного основания, отправлять в Социальный фонд нечего. Обратный порядок даёт расхождение между графой 5 и трудовым договором, и это расхождение видно при первой же проверке.»

Важный нюанс из практики: обучающие ролики и статьи по кадровому делопроизводству до сих пор называют форму СЗВ-ТД, хотя сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1 с 2023 года. Мы не берём из таких источников сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Проверяйте название формы и реквизиты приказа в любом материале, прежде чем переносить оттуда порядок действий.

Когда подраздел 1.1 подавать не нужно

Перечень мероприятий закрытый, и лишняя запись в ИЛС так же вредна, как пропущенная: её придётся отменять отдельной строкой. Подраздел 1.1 не подаётся в следующих ситуациях.

• Изменился оклад, надбавка или система премирования, а должность и трудовая функция остались прежними.
• Оформлен временный перевод: в подраздел 1.1 попадают только постоянные переводы.
• Работник переведён на дистанционную или надомную работу либо возвращён в офис без смены должности — коды ДИСТ и НДОМ исключены из формы с 30 декабря 2025 года.
• Заключён договор ГПХ, на выплаты по которому не начисляются страховые взносы, в том числе договор с самозанятым на НПД.
• Работник ушёл в отпуск, в том числе по беременности и родам или по уходу за ребёнком, или открыл больничный.
• Изменилось структурное подразделение, если оно не указано в трудовом договоре.

Отдельная ситуация — компания без работников и без исполнителей по ГПХ. Нулевой подраздел 1.1 не существует: нет кадрового мероприятия, нет и отчёта. Это отличает подраздел 1.1 от раздела 2, который сдаётся ежеквартально независимо от наличия начислений.

Как сформировать и сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 в 1С:ЗУП

Отчёт в 1С:ЗУП не набивается руками: он собирается из проведённых кадровых документов. Поэтому качество выгрузки определяется качеством кадрового учёта, а не аккуратностью при заполнении формы.

Что проверить до формирования отчёта

1. Приказ проведён, а не сохранён черновиком. Непроведённый документ в выгрузку не попадает.
2. Дата и номер приказа заполнены и совпадают с бумажным или электронным оригиналом: они уходят в графы 9 и 10.
3. Наименование должности в карточке сотрудника совпадает со штатным расписанием и трудовым договором.
4. Код по ОКЗ заполнен в позиции штатного расписания или в должности, иначе графа 6 останется пустой.
5. Для внешнего совместителя указан тип договора, для исполнителя по ГПХ — вид договора и факт начисления взносов.
6. Сертификат УКЭП руководителя действует, а при подписании по доверенности зарегистрирована МЧД.

Как сдать подраздел 1.1 в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте раздел «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» либо «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» и создайте документ «Сведения о трудовой деятельности ЕФС-1 подраздел 1.1».
2. Шаг 2. Установите дату документа. Для мероприятий с однодневным сроком это день издания приказа или следующий рабочий день.
3. Шаг 3. Нажмите «Заполнить» и выберите вариант заполнения всеми мероприятиями за период, чтобы программа подтянула приём, увольнение, постоянные переводы и договоры ГПХ.
4. Шаг 4. Сверьте графы 5 и 6 по каждой строке: наименование должности и код по ОКЗ подтягиваются из справочников и чаще всего ошибаются именно здесь.
5. Шаг 5. Проверьте, что графа 11 пуста. Отметка «X» в ней означает отмену записи, а не подачу новой.
6. Шаг 6. Подпишите файл квалифицированной подписью работодателя и отправьте в Социальный фонд.
7. Шаг 7. Дождитесь протокола приёма и сохраните его. Отправленный, но не принятый файл обязанность не закрывает.

Образцы кадровых документов для подраздела 1.1

Комплект собран под графы 5, 8, 9 и 10: начните со штатного расписания, потому что от него зависит наименование должности во всех остальных документах.

Ошибки в подразделе 1.1 и их цена

Ошибка в подразделе 1.1 стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Штраф начисляется и за просрочку, и за недостоверные сведения, и считается не за отчёт, а за человека: двадцать принятых сотрудников в одном просроченном файле дают 10 000 рублей. Отдельно установлен штраф 1000 рублей за нарушение обязанности сдавать форму в электронном виде при численности свыше 10 застрахованных лиц. На должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ налагается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

Механика исправления зависит от того, что именно не так. Чтобы отменить запись, подаётся подраздел 1.1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X». Полное совпадение обязательно: если в отменяющей строке хоть один реквизит отличается от исходного, Социальный фонд не найдёт запись и отмена не сработает. Чтобы исправить запись, в один файл включаются две строки: первая дублирует ошибочные сведения с отметкой отмены, вторая содержит верные данные без отметки. Порядок строк менять нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В практике Добыто отдельный контроль мы ставим на отменяющие строки: их формируют реже, чем обычные, и именно в них расходится хотя бы один реквизит. Дороже штрафа обходится другое. Непоправленная запись живёт на индивидуальном лицевом счёте работника и всплывает, когда человек оформляет пенсию, берёт ипотеку или устраивается на новую работу. Восстанавливать её приходится через бывшего работодателя, а если организация ликвидирована — через суд. Именно поэтому корректировку не откладывают до конца квартала: отменяющая и исправляющая записи подаются сразу, как ошибка обнаружена.

Сценарная таблица: спорные ситуации 2026 года

Ситуации ниже чаще всего вызывают споры между кадровой службой и бухгалтерией.

Общее правило читается из таблицы так: подраздел 1.1 реагирует на изменение трудовой функции и на факт возникновения или прекращения отношений, а не на условия труда и не на размер оплаты.

Подраздел 1.1 и КЭДО: где проходит граница

Сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, прямо отнесены к документам, которые не переводятся в кадровый электронный документооборот. В КЭДО остаётся всё, что порождает мероприятие: трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ о приёме и о переводе, заявление о способе ведения трудовой книжки. Сам подраздел 1.1 уходит в Социальный фонд отдельным каналом и подписывается квалифицированной подписью работодателя, а не подписью работника.

Практическая выгода от связки простая: если трудовой договор и приказ подписаны электронно и лежат в одном реестре, реквизиты для граф 8, 9 и 10 не нужно искать в папках. В сервисе Добыто кадровый документ получает дату и номер в момент подписания, и эти данные подтягиваются в учётную систему без ручного ввода. Ошибка в номере приказа — одна из самых частых причин отказа в приёме файла, и она устраняется на уровне процесса, а не внимательности.

Важный нюанс из практики: право подписи в кадровых процессах чаще всего делегируется: руководитель физически не успевает подписывать документы ежедневно. Мы закладываем выпуск подписи на конкретного сотрудника кадровой службы с машиночитаемой доверенностью до старта работы, а не после первой просрочки. Проверьте заранее, кто в вашей компании подписывает файл ЕФС-1 в отсутствие руководителя и оформлена ли на него МЧД.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровый электронный документооборот не отменяет отчётность в Социальный фонд и не подаёт её за вас. Он закрывает другую задачу: у вас всегда есть подписанное основание с корректной датой и номером. Когда основание оформлено вовремя, однодневный срок по приёму и увольнению перестаёт быть проблемой.»

Стоимость КЭДО и подготовки кадровых данных к ЕФС-1

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Считать экономику имеет смысл в сравнении со штрафом: 500 рублей за каждое застрахованное лицо в одном просроченном файле на 60 человек — это 30 000 рублей, то есть годовая минимальная оплата по тарифу «Бизнес».

Выводы

Подраздел 1.1 ЕФС-1 живёт по событию, а не по календарю: приём, увольнение, приостановление и возобновление договора, начало и окончание ГПХ отправляются за один рабочий день от даты приказа, остальные мероприятия — до 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года форма применяется в редакции приказа Социального фонда № 1462: коды ДИСТ и НДОМ исключены, добавлен статус МДИГ. Графа 5 берётся из штатного расписания, графа 6 — из ОКЗ, и переход на классификатор ОК 016-2025 требует сначала кадрового оформления, а только потом отчётности. Ошибка исправляется двумя строками в одном файле, а не письмом в фонд.

Большинство просрочек по подразделу 1.1 возникает не в отчётности, а в кадровом оформлении: приказ подписан позже, чем датирован, или его реквизиты не совпадают с учётной системой. Сервис КЭДО Добыто закрывает именно этот участок — подписание кадровых документов с корректной датой и номером и передачу реквизитов в 1С:ЗУП без ручного ввода.

Частые вопросы про подраздел 1.1 ЕФС-1

Нужно ли подавать подраздел 1.1 на директора — единственного учредителя без трудового договора?

Если трудовой договор не заключался, кадрового мероприятия нет, и подраздел 1.1 не подаётся. При этом руководитель остаётся застрахованным лицом, и сведения о нём попадают в подраздел 1.2 по страховому стажу за отчётный год. Как только с директором оформляется трудовой договор, на него подаётся мероприятие ПРИЕМ в общий срок — следующий рабочий день после издания приказа.

Что делать, если срок подачи выпал на нерабочий праздничный день?

Срок сдвигается на ближайший следующий рабочий день: формулировка порядка звучит именно как «рабочий день, следующий за днём издания приказа». Приказ от 31 декабря отправляется в первый рабочий день января. Опасность здесь не в переносе, а в приказах, датированных задним числом в период каникул: срок отсчитывается от даты документа, и просрочка возникает до того, как кадровик вернулся к работе.

Как работнику проверить, что работодатель подал сведения?

Через выписку из индивидуального лицевого счёта на Госуслугах или через форму СТД-СФР: в них отражаются все мероприятия, которые приняты фондом. Работодатель по требованию работника выдаёт СТД-Р — сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Расхождение между СТД-Р и выпиской из ИЛС означает, что запись не дошла или подана с ошибкой, и исправлять её обязан работодатель.

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при реорганизации компании?

При смене наименования без изменения трудовой функции подаётся мероприятие ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ в срок до 25-го числа следующего месяца. Если реорганизация сопровождается увольнением работников и приёмом их в новое юридическое лицо, подаются обычные мероприятия УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ, каждое в однодневный срок и от своего работодателя, включая правопреемника с его регистрационным номером.

Можно ли подать подраздел 1.1 заранее, до даты мероприятия?

Сведения подаются после издания приказа, поэтому подача «на будущее» по неизданному документу смысла не имеет: в графах 8, 9 и 10 нечего указать. При этом отправка в день издания приказа, не дожидаясь следующего рабочего дня, допустима и на практике удобнее: она снимает риск, что документ забудут в пятницу вечером.

Как отразить в подразделе 1.1 перевод на должность с тем же названием, но другим кодом ОКЗ?

Меняется трудовая функция, значит подаётся мероприятие ПЕРЕВОД с новым кодом в графе 6 в срок до 25-го числа следующего месяца. Основанием служит дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе. Просто заменить код в справочнике учётной системы недостаточно: без кадрового основания расхождение между ранее поданными сведениями и новой записью останется неподтверждённым.

Штрафуют ли за подраздел 1.1, если ошибку нашли и исправили самостоятельно?

Самостоятельное исправление до того, как фонд обнаружил недостоверность, снимает штраф по статье 17 закона № 27-ФЗ за недостоверные сведения. Просрочку это не закрывает: если запись подана позже установленного срока, 500 рублей за застрахованное лицо остаются. Поэтому отменяющая и исправляющая строки подаются сразу после обнаружения расхождения, а не в следующем отчётном периоде.