Обучение по ПОД/ФТ: кто обязан проходить и в какие сроки

Обучение по программе ПОД/ФТ проходят не все работники компании, а только те, кого руководитель включил в утверждённый перечень по пункту 3 Положения, утверждённого приказом Росфинмониторинга от 03.08.2010 № 203: руководитель организации и филиала, заместитель, курирующий внутренний контроль, специальное должностное лицо, главный бухгалтер или бухгалтер, руководитель юридического подразделения либо юрист, работники подразделения внутреннего контроля и иные сотрудники по решению руководителя. Само требование возникает не у любой компании, а только у субъектов статьи 5 и статьи 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Различие, от которого зависит и состав перечня, и периодичность обучения, — надзорный орган: Росфинмониторинг, Банк России, ФНС, Федеральная пробирная палата или Роскомнадзор.

Дальше разберём, как собрать перечень по функциям, а не по названиям должностей, чем вводный инструктаж отличается от целевого и в какие сроки проходит каждый из четырёх видов обучения. Покажем, чем именное свидетельство о целевом инструктаже отличается от удостоверения о повышении квалификации, и как подтверждать обучение, если кадровые документы ведутся электронно. Сценарная таблица по типам организаций, размеры штрафов по статье 15.27 КоАП РФ, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан организовать обучение: субъекты 115-ФЗ

Требование об обучении кадров идёт не из Трудового кодекса, а из пункта 2 статьи 7 115-ФЗ: организация, которая совершает операции с денежными средствами или иным имуществом, обязана разработать правила внутреннего контроля, назначить специальное должностное лицо и обеспечить подготовку и обучение кадров. Если компания не входит в статью 5 и не подпадает под статью 7.1, обязанности проводить обучение по ПОД/ФТ у неё нет вовсе, и никакой инспектор его не потребует.

К субъектам статьи 5 относятся кредитные организации, профессиональные участники рынка ценных бумаг, страховые организации и брокеры, негосударственные пенсионные фонды, управляющие компании инвестиционных фондов, микрофинансовые организации, кредитные потребительские кооперативы, ломбарды, лизинговые компании, факторинговые компании, операторы по приёму платежей, организаторы азартных игр и операторы лотерей, организации федеральной почтовой связи, операторы связи, организации, которые скупают и продают драгоценные металлы, драгоценные камни и ювелирные изделия, а также посредники при сделках купли-продажи недвижимости. Статья 7.1 добавляет адвокатов, нотариусов, аудиторов и лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность по оказанию юридических или бухгалтерских услуг, но только когда они готовят или совершают сделки из закрытого списка: с недвижимостью, с денежными средствами и ценными бумагами клиента, с банковскими счетами, с созданием и куплей-продажей юридических лиц.

Надзорный орган определяет, каким актом вы руководствуетесь при построении обучения. Это первое, что стоит зафиксировать до того, как утверждать перечень работников.

Практический вывод из таблицы: две компании с одинаковым штатным расписанием получают разную периодичность обучения, если у них разные надзорные органы. Проверьте свой статус до того, как заказывать обучение, — оплаченный курс не по своему акту требование не закроет.

Перечень работников: кто попадает в него по пункту 3 Положения № 203

Перечень утверждает руководитель организации, и именно этот документ инспектор запрашивает первым. Пункт 3 Положения задаёт восемь позиций, семь из которых обязательны при наличии такой должности в штате, а восьмая отдана на усмотрение руководителя:

1. Руководитель организации. Попадает в перечень всегда, независимо от того, ведёт ли он клиентские операции лично.
2. Руководитель филиала. Обучается отдельно от головной организации, даже если филиал не совершает операций самостоятельно.
3. Заместитель руководителя, курирующий вопросы внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ. Если такого заместителя нет, позиция в перечне не появляется, но и функция должна быть закреплена за кем-то другим.
4. Специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля. Ключевая фигура: для него действуют квалификационные требования постановления Правительства РФ от 29.05.2014 № 492.
5. Главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — работник, который ведёт бухгалтерский учёт.
6. Руководитель юридического подразделения или юрист организации. Позиция часто выпадает из перечня, потому что юрист не работает с клиентскими деньгами, но Положение включает его прямо.
7. Работники подразделения внутреннего контроля, если такое подразделение создано.
8. Иные работники по решению руководителя — подпункт «з». Сюда попадают те, кому знания по ПОД/ФТ нужны по их функциям: кассиры, менеджеры по работе с клиентами, сотрудники, которые идентифицируют клиентов и выгодоприобретателей.

Ошибка, которая тянется годами: перечень собирают по названиям должностей из штатного расписания и забывают подпункт «з». Работник, который принимает документы клиента и заполняет анкету, знаниями по ПОД/ФТ не владеет, хотя именно на нём ломается идентификация.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень мы собираем не по названиям должностей, а по функциям. Берём штатное расписание, а рядом кладём описание должности: что человек реально производит на своём рабочем месте и касается ли он клиентских операций. Если касается, работник идёт в перечень по подпункту «з», даже когда в названии его должности нет ни слова про контроль. Проверьте по своему штатному расписанию, у кого из сотрудников есть прямой контакт с клиентом и его документами.»

Кого в перечень включать не нужно

Обучение по ПОД/ФТ не сплошное, и раздувать перечень до всего штата смысла нет. Не включаются работники, которые не участвуют в операциях с денежными средствами и имуществом клиентов и не принимают решений по внутреннему контролю: водители, IT-специалисты без доступа к клиентским данным, работники склада, специалисты по кадрам, если они не выполняют функции идентификации. Не проводится обучение и для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых: они не работники, инструктаж им не проводят, а требования к ним закрываются условиями договора.

Отдельный случай — организация, которая формально попадает в статью 7.1, но не готовит сделки из её перечня. Бухгалтерская фирма, которая ведёт только расчёт зарплаты и сдачу отчётности и не участвует в сделках с недвижимостью, счетами и долями, обязанности по обучению не несёт. Как только появляется хотя бы одна такая сделка, обязанность возникает целиком: и правила внутреннего контроля, и специальное должностное лицо, и обучение.

Четыре формы обучения и сроки для каждой категории

Положение № 203 делит обучение на четыре формы, и они не заменяют друг друга. Вводный и дополнительный инструктажи проводит специальное должностное лицо внутри компании, целевой инструктаж и повышение уровня знаний — внешние организации: учреждённые Росфинмониторингом либо образовательные организации.

• Вводный инструктаж. Проводит специальное должностное лицо при приёме на работу на должность из перечня, а также при переводе или назначении на такую должность. Проходит однократно, до начала выполнения соответствующих функций.
• Дополнительный инструктаж. Проводится не реже одного раза в год, а вне этого срока — при изменении законодательства о ПОД/ФТ, при утверждении новых или изменении действующих правил внутреннего контроля, при переводе работника или поручении ему новых функций.
• Целевой инструктаж. Внешнее обучение по программе, утверждённой приказом Росфинмониторинга от 19.07.2011 № 250. Проходится однократно до начала выполнения функций, а работниками, назначенными на должность позже, — в течение года со дня возложения обязанностей.
• Повышение уровня знаний. Для организаций, поднадзорных Росфинмониторингу, специальное должностное лицо проходит его не реже одного раза в три года, а в организациях, работающих на финансовом рынке, — не реже одного раза в год.

Для некредитных финансовых организаций действует Указание Банка России № 3471-У со своей логикой: формы называются вводным (первичным) инструктажом, целевым (внеплановым) инструктажом и повышением квалификации, а повышение квалификации специального должностного лица проходит ежегодно, остальных работников перечня — не реже одного раза в два года. Смешивать периодичность двух актов нельзя: срок, взятый не из своего документа, при проверке считается пропущенным.

Из таблицы видно распределение нагрузки: внешнее обучение с оплатой нужно первым шести позициям, а рядовые работники перечня закрываются силами специального должностного лица внутри компании. Это же объясняет, почему бюджет на ПОД/ФТ растёт скачком при смене руководителя или главного бухгалтера.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Формы обучения и порядок их подтверждения ведомство описывает в собственных разъяснениях: памятка Росфинмониторинга о проведении обучения сотрудников закрывает вопросы о том, кто проводит каждый вид инструктажа и как оформляются его результаты. Перед проверкой сверяйтесь с ней, а не с описаниями курсов на сайтах учебных центров.

Как организовать обучение по ПОД/ФТ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Подтвердите статус субъекта: проверьте, попадает ли деятельность в статью 5 либо в перечень сделок статьи 7.1 115-ФЗ, и определите надзорный орган.
2. Шаг 2. Назначьте специальное должностное лицо приказом и сверьте его с квалификационными требованиями постановления Правительства РФ № 492: высшее образование по укрупнённой группе «Экономика и управление» либо по направлению «Юриспруденция», а при их отсутствии — опыт не менее 2 лет на должностях, связанных с ПОД/ФТ, плюс пройденное обучение.
3. Шаг 3. Утвердите правила внутреннего контроля и программу подготовки и обучения кадров как приложение к ним.
4. Шаг 4. Утвердите приказом перечень работников по пункту 3 Положения, добавив в него сотрудников по подпункту «з» по функциям, а не по названиям должностей.
5. Шаг 5. Направьте на целевой инструктаж тех, кому он положен, и получите именные свидетельства до истечения срока: до начала выполнения функций либо в течение года со дня назначения.
6. Шаг 6. Проведите вводный инструктаж силами специального должностного лица и заведите учёт: дата, тема, форма проведения, подписи участников.
7. Шаг 7. Поставьте в календарь дополнительный инструктаж не реже одного раза в год и внеочередной инструктаж на случай изменения законодательства или правил внутреннего контроля.

Чем подтверждается обучение: свидетельство, удостоверение, сертификат

Три документа регулярно путают, и подмена стоит дорого: инспектор смотрит не на бланк, а на то, кем и по какой программе проведено обучение. Целевой инструктаж завершается аттестацией, по итогам которой выдаётся именное свидетельство серии «ЦИ» или «ПУЗ» с уникальным номером. Контроль знаний проводит организация, которая проводила обучение, либо центр оценки квалификаций в форме профессионального экзамена.

Документы, подтверждающие обучение работника, приобщаются к его личному делу. Отсюда практическое следствие: свидетельство именное и принадлежит человеку, а обязанность хранить подтверждение лежит на работодателе, поэтому копию нужно забирать сразу, а не в момент проверки.

Образцы кадровых документов для организации обучения

Комплект закрывает оформление обучения внутри компании; начните с листа ознакомления с локальными нормативными актами, именно он фиксирует, что работник видел правила внутреннего контроля.

Как оформить обучение по ПОД/ФТ в кадровых документах и КЭДО

Обязанность обучать идёт из 115-ФЗ, а оформление остаётся кадровым. Статья 196 ТК РФ прямо говорит: если обучение работников обязательно по федеральному закону, работодатель обязан его проводить, а не предлагать сотруднику учиться за свой счёт. Статья 187 ТК РФ добавляет гарантии: при направлении на обучение с отрывом от работы за работником сохраняются место работы и средний заработок, а расходы на само обучение оплачивает работодатель.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Направление на обучение мы всегда оформляем приказом со ссылкой на статью 187 Трудового кодекса, где указаны организатор, тема и период обучения, а бухгалтерии дано поручение оплатить счёт. В приказе фиксируем сохранение места работы и среднего заработка на период обучения. Такой приказ снимает спор о том, за чей счёт проходил целевой инструктаж, ещё до его начала.»

Дальше вступает КЭДО. Согласно части 3 статьи 22.2 ТК РФ на бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Инструктажей по ПОД/ФТ в этом списке нет. Значит, правила внутреннего контроля, программа обучения, приказ об утверждении перечня, лист ознакомления и подтверждение вводного и дополнительного инструктажа могут существовать только в электронном виде и подписываться электронной подписью, без дублирования на бумаге.

Важный нюанс из практики: сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, уведомляются о ведении кадровых документов в электронном виде, и отдельное согласие от них не требуется. От тех, кто принят раньше, письменное согласие обязательно, а отказ работника не даёт оснований для увольнения или иных санкций. В практике Добыто перевод контура внутреннего контроля в электронный вид начинают со сверки согласий: пока согласие не получено, лист ознакомления с правилами внутреннего контроля для этого работника остаётся бумажным.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника достаточно усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе. Маршрут подписания стоит собирать из штатного расписания: тогда лист ознакомления с правилами внутреннего контроля уходит ровно тем, кто включён в перечень. Проверьте перед запуском, что у каждого работника из перечня заполнен телефон или электронная почта, иначе личный кабинет ему просто не создадут.»

Цена ошибки: чем заканчиваются пропущенные сроки

Ответственность наступает по статье 15.27 КоАП РФ. По части 1 неисполнение требований законодательства о ПОД/ФТ в части организации внутреннего контроля влечёт предупреждение или штраф на должностных лиц от 10 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей. По другим частям статьи санкции жёстче: до дисквалификации должностного лица на срок от одного года до трёх лет и административного приостановления деятельности организации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Прямой штраф здесь не главная потеря. Отсутствие утверждённого перечня и подтверждений обучения ставит под сомнение всю систему внутреннего контроля: инспектор переходит от проверки документов к проверке операций, а это уже другие сроки и другие суммы. Второе последствие касается лично специального должностного лица: без пройденного обучения оно не соответствует квалификационным требованиям постановления № 492, и назначение приходится переигрывать вместе с уведомлением надзорного органа.

Типичный сценарий выглядит так: компания провела целевой инструктаж для руководителя и специального должностного лица, а дополнительный инструктаж за год не проводила ни разу, потому что за ним никто не следил. Формально нарушены и периодичность, и требование о внеочередном инструктаже при изменении правил внутреннего контроля. Проверьте по своему календарю дату последнего дополнительного инструктажа: если с неё прошло больше 12 месяцев, нарушение уже есть.

Как встроить обязательное обучение в общий план обучения компании

ПОД/ФТ редко бывает единственной обязательной программой. Рядом идут обучение по охране труда, подготовка руководителей и специалистов в области охраны окружающей среды и экологической безопасности по статье 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ для тех, кто принимает решения при деятельности с негативным воздействием на среду, антикоррупционные программы. У каждой своя периодичность и свой подтверждающий документ, и держать их в голове невозможно.

Рабочий инструмент здесь — матрица компетенций отдела, где обязательные программы стоят отдельным блоком напротив каждой должности вместе с датой последнего обучения. Индивидуальный план развития строится по модели 70-20-10, где 70% приходится на практику, 20% на наставничество и 10% на формальное обучение, но обязательные программы в эту пропорцию не укладываются: они выполняются в полном объёме независимо от того, сколько времени осталось на развитие. Обязательный контур планируется по датам, а развивающий — по задачам. В практике Добыто такой календарь удобнее держать рядом с кадровыми данными: дата приёма и дата перевода уже есть в системе, а от них считаются сроки вводного и целевого инструктажа.

Форма проведения тоже различается. Синхронное обучение идёт в реальном времени: лекция, вебинар, прямая видеотрансляция, где можно задать вопрос преподавателю. Асинхронное сотрудник проходит сам в удобное время: электронный курс, запись, текстовые материалы с проверкой знаний в конце. Целевой инструктаж по ПОД/ФТ допускает оба формата, включая доступ к электронным курсам, поэтому выбор диктуется не законом, а графиком работы сотрудников: для сменного персонала асинхронный формат закрывает вопрос без остановки процессов.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Руководитель нередко тратит до 90% времени обучения на пересказ регламентов своими словами, а взрослый человек в формате лекции усваивает материал плохо и быстро его забывает. Продуктивнее дать материал на самостоятельное изучение, обозначить срок и проверить знания через 3 дня. Для обязательных программ это ещё и удобнее документально: остаётся результат теста, а не только запись о том, что беседа состоялась.»

Кейс из практики: у компаний, которые системно занимаются обучением, обратную связь после программ собирают 71%, эффект через KPI измеряют 43%, а модель Киркпатрика применяют 12%. Для обязательных программ хватает первого уровня: зафиксированный результат теста и подписанный лист ознакомления закрывают вопрос перед проверяющим, а полноценная оценка эффективности нужна уже развивающему обучению.

Стоимость перевода обучения и кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компаний, которые переводят в электронный вид только контур внутреннего контроля, это позволяет начать с минимальной численности и расширяться по мере подключения подразделений.

Выводы

Обязанность обучать по ПОД/ФТ возникает у субъектов статьи 5 и статьи 7.1 115-ФЗ, а внутри компании она распространяется на закрытый круг работников из утверждённого перечня, а не на весь штат. Состав перечня задан пунктом 3 Положения № 203, но реальный объём определяет подпункт «з»: сотрудники, которые по своим функциям касаются клиентских операций и идентификации. Периодичность зависит от надзорного органа, а формы обучения не заменяют друг друга: внешний целевой инструктаж не отменяет ежегодного дополнительного инструктажа внутри компании.

Практическая часть требования упирается в документы: приказ о перечне, программа обучения, лист ознакомления, подтверждения инструктажей и свидетельства в личном деле. Всё это, в отличие от инструктажей по охране труда, закон разрешает вести в электронном виде. В Добыто такие маршруты собираются из штатного расписания, поэтому лист ознакомления с правилами внутреннего контроля уходит именно тем, кто включён в перечень, а подтверждение подписания хранится вместе с самим документом.

Частые вопросы

Нужно ли обучать по ПОД/ФТ дистанционных работников и совместителей

Да, если их функции соответствуют пункту 3 Положения № 203. Форма занятости значения не имеет: дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ и внешний совместитель включаются в перечень на общих основаниях, когда они идентифицируют клиентов или принимают решения по внутреннему контролю. Вводный инструктаж для них проводится дистанционно, а подтверждение подписывается электронной подписью. Исполнители по договору ГПХ и самозанятые в перечень не входят: они не работники, и инструктаж им не проводится.

Кто оплачивает целевой инструктаж и можно ли взыскать его стоимость с работника

Оплачивает работодатель. Статья 196 ТК РФ относит обязательное по федеральному закону обучение к обязанностям работодателя, а статья 187 ТК РФ сохраняет за работником место работы и средний заработок на период обучения с отрывом от работы. Условие об отработке через ученический договор к обязательному обучению по ПОД/ФТ применять рискованно: обучение проводится в интересах компании и для выполнения её собственной обязанности.

Что делать, если специальное должностное лицо уволилось

Назначить нового приказом и проверить его на соответствие постановлению Правительства РФ № 492: высшее образование по группе «Экономика и управление» или направлению «Юриспруденция», либо опыт не менее 2 лет на должностях, связанных с ПОД/ФТ, плюс пройденное обучение. Целевой инструктаж новому специальному должностному лицу нужен до начала исполнения обязанностей, поэтому свидетельство лучше проверять ещё на этапе подбора кандидата.

Сохраняется ли свидетельство при переходе работника в другую компанию

Свидетельство именное и выдаётся физическому лицу, поэтому остаётся у работника. Повторно проходить целевой инструктаж на новом месте не требуется, но вводный инструктаж по правилам внутреннего контроля нового работодателя проводит его специальное должностное лицо, а сроки повышения уровня знаний отсчитываются от даты предыдущего обучения, а не от даты приёма. Копию свидетельства новый работодатель приобщает к личному делу.

Засчитывается ли обучение по ПОД/ФТ как повышение квалификации по профстандарту

Нет. Целевой инструктаж не относится к дополнительному профессиональному образованию: по его итогам выдаётся свидетельство, а не удостоверение о повышении квалификации. Если работнику нужно именно удостоверение, потребуется отдельная программа дополнительного профессионального образования объёмом не менее 16 часов у организации с образовательной лицензией. Два документа не заменяют друг друга и оформляются разными приказами.

Можно ли проводить вводный и дополнительный инструктаж в записи, без живого преподавателя

Да. Форму проведения определяет специальное должностное лицо, и асинхронный формат с электронным курсом и проверкой знаний допустим. Важно, чтобы остался след: дата, тема, состав участников и результат проверки знаний. Для целевого инструктажа дистанционные форматы прямо предусмотрены, включая лекции, прямую видеотрансляцию и доступ к электронным курсам, а контроль знаний проводит обучающая организация либо центр оценки квалификаций в форме профессионального экзамена.