Инвентаризация имущества компании — это сверка фактического наличия активов с данными учёта, и с 1 апреля 2025 года её порядок задаёт ФСБУ 28/2023 (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 80н). Случаи, сроки и объекты организация определяет сама в учётной политике по статье 11 402-ФЗ, но перечень обязательных проверок закрыт: годовая отчётность, смена материально ответственного лица, хищение или порча, чрезвычайная ситуация, передача имущества, реорганизация и ликвидация. Ответственность идёт двумя линиями: за процедуру отвечают руководитель и назначенная приказом комиссия, за сохранность ценностей — работник по договору о полной материальной ответственности. Коммерческие организации работают по ФСБУ 28/2023, организации бюджетной сферы — по инструкции № 157н.
Разберём, с кем договор о полной материальной ответственности имеет силу, а с кем он бесполезен, как собрать комиссию, чьи выводы не развалятся в суде, и почему недостача часто взыскивается лишь в пределах среднего месячного заработка. Покажем порядок от приказа до сличительной ведомости и границы, за которыми ответственность снимается по статье 239 ТК РФ. Сроки обязательных проверок в таблице, чек-лист подготовки, разбор электронных документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Инвентаризация имущества: какие правила действуют и на кого они не распространяются
ФСБУ 28/2023 заменил Методические указания, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, и стал обязательным с отчётности за 2025 год. Практическое отличие простое: стандарт перечисляет случаи обязательной инвентаризации и требования к её проведению, но не утверждает ни одной формы документа. Формы описей, актов и сличительных ведомостей организация закрепляет в учётной политике сама.
Унифицированные формы ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-22 и ИНВ-26 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 с 2013 года применяются добровольно: часть 4 статьи 9 402-ФЗ разрешила организациям использовать собственные формы первичных документов. Большинство компаний берёт бланки Госкомстата за основу и дописывает недостающие реквизиты, потому что переделывать учётную систему дороже, чем оставить привычный шаблон.
Разграничение, которое пропускают чаще всего: ФСБУ 28/2023 не применяется организациями бюджетной сферы. Государственные и муниципальные учреждения проводят инвентаризацию по единому плану счетов и инструкции, утверждённой приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, и по федеральным стандартам для организаций госсектора. Если вы читаете инструкцию, написанную для бюджетного учреждения, а работаете в ООО, сроки и состав документов у вас будут другими. Проверьте по своей учётной политике, какой набор правил в ней зафиксирован.
Когда инвентаризация обязательна: случаи и сроки
Обязательные случаи перечислены в ФСБУ 28/2023, и по каждому у стандарта есть привязка к моменту, а не абстрактное «в разумный срок».
| Случай | Когда проводится | Что охватывает |
|---|---|---|
| Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности | В IV квартале; объекты, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчётного года, повторно не проверяются | Активы и обязательства организации |
| Основные средства | Допускается один раз в три года | Здания, оборудование, транспорт, инвентарь |
| Библиотечные фонды | Допускается один раз в пять лет | Библиотечный фонд |
| Смена материально ответственного лица | На день приёмки-передачи дел | Имущество, закреплённое за этим работником |
| Выявление хищения, злоупотребления или порчи имущества | Непосредственно по окончании выявления | Затронутый участок или объект |
| Чрезвычайная ситуация: пожар, авария, стихийное бедствие | По мере возможности сразу после окончания | Пострадавшее имущество |
| Передача имущества в аренду, управление, хранение, продажа или выкуп | На дату передачи или возврата | Передаваемые объекты |
| Реорганизация или ликвидация организации | Перед составлением разделительного или ликвидационного баланса | Все активы и обязательства |
Из таблицы следует неочевидный вывод про годовую инвентаризацию: если склад проверили 15 октября, повторно перед отчётностью его пересчитывать не нужно, а если проверили 20 сентября — нужно. Дата 1 октября здесь не рекомендация, а граница.
Кто отвечает за имущество: материально ответственные лица и договоры
Договор о полной материальной ответственности заключается по статье 244 ТК РФ и работает при трёх одновременных условиях: работнику исполнилось 18 лет, он непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности либо иное имущество, а его должность или вид работ есть в перечнях, утверждённых постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Тем же постановлением утверждены типовые формы договоров об индивидуальной и о коллективной ответственности.
Если хотя бы одно условие не выполняется, договор не даёт работодателю ничего. Ущерб в такой ситуации взыскивается по общему правилу статьи 241 ТК РФ — в пределах среднего месячного заработка, каким бы ни был размер недостачи. Менеджер по продажам, системный администратор, водитель без экспедиторских функций в перечнях отсутствуют, и подписанный с ними договор о полной ответственности суд оценит как не имеющий силы.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью увести увольнение материально ответственного лица в электронный вид не получится даже при введённом КЭДО.
Индивидуальная или коллективная ответственность: что выбрать по ситуации
Коллективная (бригадная) ответственность вводится по статье 245 ТК РФ, когда разграничить ответственность каждого работника невозможно. Она требует отдельного приказа работодателя и договора, подписанного всеми членами коллектива.
| Ситуация | Что критично | Чем оформляется |
|---|---|---|
| Один кладовщик, доступ на склад ограничен | Должность есть в перечне постановления № 85; посторонние на склад не заходят | Индивидуальный договор по статье 244 ТК РФ |
| Смена работает бригадой, ценности передаются между людьми | Приказ об установлении коллективной ответственности издан до подписания договора | Коллективный договор по статье 245 ТК РФ со всеми членами |
| В бригаду принят новый работник | Договор переподписывается; при смене руководителя коллектива или выбытии более половины состава требуется новый договор | Дополнение к договору о коллективной ответственности |
| Работнику меньше 18 лет | Договор о полной ответственности заключать нельзя по статье 244 ТК РФ | Ответственность в пределах среднего месячного заработка, кроме случаев части 3 статьи 242 ТК РФ |
| Должности нет в перечнях Минтруда | Подписанный договор не создаёт полной ответственности | Взыскание по статье 241 ТК РФ в пределах среднего месячного заработка |
Практическое следствие: перед инвентаризацией имеет смысл сверить список материально ответственных лиц не с бухгалтерией, а с перечнями постановления № 85 и со штатным расписанием. В практике Добыто расхождение находится примерно в каждом втором комплекте кадровых документов, который мы разбираем при переводе компании на электронное подписание.
Отдельный вопрос — вид подписи. Договор о полной материальной ответственности входит в перечень документов статьи 22.3 ТК РФ, для которых простая электронная подпись работника не подходит: работодатель подписывает такой документ УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Приказ о проведении инвентаризации и приказ о составе комиссии под это ограничение не попадают, потому что относятся к бухгалтерским распорядительным документам, а не к перечню статьи 22.3.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что дата выдачи ключа новому материально ответственному лицу и дата подписания договора о полной ответственности у вас не совпадают.»
Подпишите договор о материальной ответственности электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Инвентаризационная комиссия: состав, кворум и типичные ошибки
Комиссия назначается приказом руководителя. В неё входят представители администрации, бухгалтерии, при необходимости — специалисты по профилю проверяемого имущества и работники службы внутреннего контроля. Материально ответственное лицо в состав комиссии не включается: оно присутствует при проверке фактического наличия, даёт расписки и подписывает описи, но не проверяет само себя.
ФСБУ 28/2023 снял проблему, на которой раньше рассыпались результаты. По прежним Методическим указаниям отсутствие хотя бы одного члена комиссии делало итоги недействительными. Теперь инвентаризация считается проведённой, если участвовало не менее 80 процентов членов комиссии. Для комиссии из пяти человек это значит, что один может отсутствовать, а для комиссии из трёх — что должны присутствовать все.
Второе новшество — фото- и видеофиксация. Стандарт прямо допускает применение средств фиксации при проверке фактического наличия. На практике это закрывает спор о том, в каком состоянии находилось имущество на дату пересчёта, если через полгода дело дойдёт до суда.
Три ошибки, которые встречаются регулярно и обесценивают процедуру: в комиссию включили заведующего складом, чьё имущество проверяют; приказ издан задним числом уже после пересчёта; описи подписали не все присутствовавшие члены комиссии. Каждая из них — готовое основание для работника оспорить недостачу.
Приказ о составе комиссии удобно собирать из готового шаблона распределения обязанностей, а не переписывать каждый раз заново: в практике Добыто именно на составе комиссии и на датах приказа мы чаще всего находим расхождения при аудите кадрового и учётного комплекта перед проверкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок проведения инвентаризации: от приказа до сличительной ведомости
Процедура состоит из подготовки, натуральной проверки, сопоставления с учётом и оформления результатов. Пропуск подготовительного этапа — основная причина, по которой инвентаризация занимает вдвое больше запланированного.
Что проверить до издания приказа
- Учётная политика. Закреплены ли в ней случаи, сроки, объекты и порядок инвентаризации. Статья 11 402-ФЗ отдаёт это на усмотрение организации, но требует, чтобы решение было зафиксировано.
- Договоры о полной материальной ответственности. Заключены ли они, есть ли должности в перечнях постановления Минтруда № 85, подписаны ли договоры действующей редакцией типовой формы.
- Условия хранения. Есть ли замки, разграничение доступа, отдельные помещения. Если работодатель не обеспечил условия хранения имущества, статья 239 ТК РФ снимает с работника материальную ответственность независимо от результата пересчёта.
- Первичные документы. Все ли приходные и расходные документы проведены на дату начала, нет ли непроведённых накладных и неоприходованных возвратов.
- Остатки в учётной системе. Совпадают ли данные программы с последними отчётами материально ответственных лиц.
- Состав комиссии. Нет ли в ней материально ответственного лица проверяемого участка и хватает ли людей, чтобы обеспечить участие 80 процентов состава.
Как провести инвентаризацию имущества: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о проведении инвентаризации: причина, объекты, даты начала и окончания, поимённый состав комиссии, срок сдачи материалов в бухгалтерию.
- Шаг 2. Получите расписки материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие ценности оприходованы, выбывшие списаны. Расписка берётся до начала пересчёта.
- Шаг 3. Проверьте фактическое наличие: пересчёт, взвешивание, обмер в присутствии материально ответственного лица. Комиссия работает составом не менее 80 процентов, при необходимости применяется фото- и видеофиксация.
- Шаг 4. Занесите данные в инвентаризационные описи и акты по формам, утверждённым в учётной политике. Описи подписывают все участвовавшие члены комиссии и материально ответственное лицо, которое отдельной записью подтверждает, что проверка прошла в его присутствии и претензий к комиссии нет.
- Шаг 5. Сопоставьте фактические данные с данными учёта и составьте сличительную ведомость по позициям, где обнаружены расхождения.
- Шаг 6. Истребуйте письменное объяснение работника о причине недостачи. Это прямая обязанность работодателя по статье 247 ТК РФ; при отказе или уклонении составляется акт.
- Шаг 7. Утвердите результаты приказом и отразите излишки и недостачи в учёте того периода, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты хранятся пять лет по перечню типовых управленческих документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается после отчётного года и при условии проведения проверки, поэтому уничтожать материалы по календарю, не сверившись с датой проверки, нельзя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Приказы и учётные формы для передачи ценностей и бланков
Комплект собран под передачу дел и ценностей при смене ответственного работника; начните с приказа о распределении обязанностей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Инвентаризационные документы в электронном виде: что закон разрешает
Здесь смешивают два разных режима. Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости — первичные учётные документы бухгалтерского учёта. Часть 5 статьи 9 402-ФЗ разрешает составлять их в электронном виде с электронной подписью, и требования статей 22.1-22.3 ТК РФ к ним не применяются: это не кадровые документы.
Договор о полной материальной ответственности, приказ о приёме и переводе на должность материально ответственного лица, ознакомление с должностной инструкцией — кадровые документы. Они идут по правилам КЭДО, требуют письменного согласия работника по статье 22.2 ТК РФ и ознакомления с локальным актом о КЭДО. В сервисе Добыто перечень документов и допустимые виды подписи разводятся на этапе настройки маршрутов, чтобы договор о материальной ответственности физически нельзя было отправить на подписание простой подписью.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета — всё было оформлено. Кассация акты отменила, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому, и материально ответственных лиц ставим в эту группу первыми.»
Итоги инвентаризации: излишки, недостача и взыскание с работника
Излишки принимаются к учёту по справедливой стоимости на дату инвентаризации и включаются в доходы. Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на расходы, сверх норм — относится на виновное лицо, а при отсутствии виновных или отказе суда во взыскании списывается на финансовые результаты.
Размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом износа (статья 246 ТК РФ). Взыскать упущенную выгоду нельзя: статья 238 ТК РФ ограничивает ответственность работника прямым действительным ущербом.
Дальше работает жёсткая последовательность сроков. Сумма, не превышающая среднего месячного заработка, взыскивается распоряжением работодателя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ). Пропустили месяц или работник не согласен с суммой — только суд. Обратиться в суд работодатель вправе в течение одного года со дня обнаружения ущерба (статья 392 ТК РФ). Удержание из одной выплаты ограничено 20 процентами заработной платы после вычета НДФЛ по статье 138 ТК РФ; порядок удержаний и типовые нарушения разбирает справочная служба Роструда.
Лайфхак: журнал действий в информационной системе смотрят до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт: журнал не выборочный и показывает всё, включая дату выдачи ключа и вход под чужой учётной записью.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанной от руки описи и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Сколько стоит ошибка в оформлении
Договор о полной материальной ответственности с работником, чьей должности нет в перечнях постановления № 85, превращает недостачу любого размера в удержание в пределах среднего месячного заработка. При недостаче на 400 000 рублей и заработке 70 000 рублей разница остаётся на работодателе.
Пропуск месячного срока по статье 248 ТК РФ закрывает возможность взыскать сумму распоряжением. Остаётся суд с доказыванием противоправности поведения, вины, причинной связи и размера ущерба. Неистребованное объяснение по статье 247 ТК РФ делает взыскание незаконным независимо от того, насколько аккуратно посчитаны остатки.
Отдельно считается административная линия. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту наказывается по статье 15.11 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Удержание сверх 20 процентов заработной платы попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Когда инвентаризация не решит проблему
Пересчёт фиксирует факт недостачи, но не создаёт основания для взыскания. Есть пять ситуаций, где результат инвентаризации не поможет.
- Работодатель не обеспечил условия для хранения имущества: общий доступ в помещение, отсутствие запирающих устройств, хранение ценностей нескольких работников в одном месте без разграничения. Статья 239 ТК РФ исключает материальную ответственность.
- Ущерб возник из-за нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны или непреодолимой силы — те же основания статьи 239 ТК РФ.
- Коллективная ответственность введена без приказа работодателя либо договор подписали не все члены коллектива.
- Инвентаризация проведена без материально ответственного лица или составом менее 80 процентов комиссии.
- Потери укладываются в нормы естественной убыли: это не прямой действительный ущерб, а плановые расходы.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Ниже — действующие тарифы сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | подключение за 5 минут |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | подключение за 5 минут |
Итоговая сумма определяется тарифом и численностью: на «Старте» ограничение по количеству сотрудников жёсткое, на «Бизнесе» численность не ограничена, но действует минимальный годовой платёж. Условия по каждому набору функций и порядок перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для кадровых документов материально ответственных лиц значение имеет доступность УКЭП: она входит в набор подписей тарифа «Бизнес», а на «Старте» доступны только ПЭП и УНЭП. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Инвентаризация держится на двух опорах, и слабой обычно оказывается вторая. Бухгалтерская часть закрывается ФСБУ 28/2023: закрытый перечень обязательных случаев, привязка к датам, комиссия с кворумом 80 процентов, свободные формы документов. Кадровая часть закрывается главой 39 ТК РФ и постановлением Минтруда № 85: без должности в перечне, без корректно заключённого договора, без объяснения работника и без соблюдения месячного срока недостача превращается в удержание среднего месячного заработка или в убыток компании.
Мы в Добыто занимаемся кадровой стороной этой связки: договорами о полной материальной ответственности, приказами по личному составу, ознакомлением с локальными актами и маршрутами подписания, в которых вид подписи закреплён за конкретным типом документа. Это тот участок, где ошибка обнаруживается не на пересчёте, а через полгода в суде.
Частые вопросы об инвентаризации имущества
Нужно ли проводить инвентаризацию при переходе на электронный документооборот?
Перевод кадровых документов в электронный вид не входит в перечень обязательных случаев ФСБУ 28/2023, отдельная инвентаризация имущества для этого не требуется. Но если меняется работник, ответственный за бланки трудовых книжек, передача бланков и книг учёта оформляется актом приёма-передачи: приходно-расходная книга и книга учёта движения трудовых книжек ведутся на бумаге и передаются физически.
Можно ли включить материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии?
Нет. Работник, за которым закреплено проверяемое имущество, присутствует при проверке фактического наличия, даёт расписки до начала пересчёта и подписывает описи, но членом комиссии не является. Включение его в комиссию даёт работнику готовый довод об оспаривании результатов, а суду — основание усомниться в объективности пересчёта.
Распространяется ли ФСБУ 28/2023 на бюджетные учреждения?
Нет. Организации бюджетной сферы проводят инвентаризацию по единому плану счетов и инструкции, утверждённой приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, и по федеральным стандартам бухгалтерского учёта для организаций государственного сектора. Сроки, состав комиссии и формы документов у них устанавливаются отдельно, поэтому инструкции для коммерческих организаций к бюджетному учреждению применять нельзя.
Обязательно ли использовать формы ИНВ-1, ИНВ-3 и ИНВ-22?
Нет, с 2013 года унифицированные формы Госкомстата применяются добровольно: часть 4 статьи 9 402-ФЗ разрешила утверждать собственные формы первичных документов. ФСБУ 28/2023 форм не устанавливает вообще. Формы, которыми пользуется организация, закрепляются в учётной политике; бланки постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 удобно брать за основу, дополняя недостающими реквизитами.
Сколько хранить инвентаризационные описи и сличительные ведомости?
Пять лет по перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается после отчётного года и при условии проведения проверки. Договоры о полной материальной ответственности хранятся не по этому сроку, а вместе с документами по личному составу, поэтому уничтожать их одним актом с описями нельзя.
Что делать, если материально ответственное лицо увольняется до окончания инвентаризации?
Инвентаризация проводится на день приёмки-передачи дел, а не на день увольнения. Письменное объяснение по недостаче истребуется по статье 247 ТК РФ и до, и после прекращения трудового договора; при отказе составляется акт. После увольнения удержание распоряжением работодателя невозможно: сумма взыскивается только через суд в течение одного года со дня обнаружения ущерба по статье 392 ТК РФ.
Можно ли фиксировать пересчёт на фото и видео?
Да, ФСБУ 28/2023 прямо допускает применение средств фото- и видеофиксации при проверке фактического наличия объектов. Порядок такой фиксации имеет смысл описать в локальном акте: кто ведёт съёмку, как файлы привязываются к позициям описи и где хранятся. Без такой привязки записи в споре работают слабо, потому что подтверждают факт съёмки, а не состояние конкретной позиции.
