Инвентаризация средств организации — это сверка фактического наличия денег в кассе, остатков на расчётных счетах, дебиторской и кредиторской задолженности, подотчётных сумм и вверенного работникам имущества с данными бухгалтерского учёта. Коммерческие компании проводят её по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н), обязательному с 1 апреля 2025 года; Методические указания № 49 с этой даты не применяются. Итог оформляют инвентаризационной описью, ведомостью расхождений и актом о результатах, который утверждает руководитель. Порядок оформления зависит от типа организации: коммерческая компания сама утверждает формы описи и акта в учётной политике, а бюджетное учреждение обязано применять унифицированные электронные формы по приказу Минфина № 61н, включая Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Разберём, что проверяют по каждой группе средств, на какую дату проводят инвентаризацию в каждом обязательном случае и какие ошибки оформления лишают работодателя возможности взыскать недостачу. Покажем, какой электронной подписью подписывают документы инвентаризации и договор о полной материальной ответственности: с 1 сентября 2025 года действуют новые перечни должностей и типовые формы по приказу Минтруда № 251н. Сроки взыскания недостачи, стоимость подключения КЭДО на 2026 год, комплект скачиваемых кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что относится к средствам организации и что проверяет комиссия
ФСБУ 28/2023 оперирует не словом «средства», а парой «активы и обязательства». На практике под средствами организации понимают две вещи сразу: денежную часть (касса, расчётные счета, подотчётные суммы, расчёты с контрагентами) и материальную часть (запасы, основные средства, бланки строгой отчётности). Способ проверки у этих групп разный: деньги и расчёты сверяют по документам и подтверждениям третьих лиц, имущество — натурально, пересчётом и обмером.
Ниже — соответствие между объектом проверки, методом и документом, которым закрывают результат.
| Объект проверки | Как проверяют | Чем закрывают результат |
|---|---|---|
| Наличные в кассе | Полный пересчёт купюр и монет в присутствии кассира, сверка с остатком по кассовой книге на дату проверки | Акт инвентаризации наличных денежных средств; в бюджетной сфере — ф. 0510836 |
| Деньги на расчётных счетах | Сверка учётных остатков с выписками банка на ту же дату | Акт инвентаризации расчётов с приложением выписок |
| Дебиторская и кредиторская задолженность | Сверка сумм по каждому контрагенту с первичными документами и подтверждением контрагента, выделение долгов с истекшим сроком исковой давности | Акт инвентаризации расчётов (форма ИНВ-17 или своя), акты сверки |
| Подотчётные суммы | Сверка выданных авансов с авансовыми отчётами и сроками их сдачи | Акт инвентаризации расчётов с подотчётными лицами |
| Запасы и основные средства | Натуральный пересчёт, взвешивание, обмер; для труднодоступных объектов ФСБУ 28/2023 допускает фото- и видеофиксацию | Инвентаризационная опись, ведомость расхождений |
| Бланки трудовых книжек и вкладышей | Пересчёт бланков в сейфе и сверка с приходно-расходной книгой по учёту бланков | Опись бланков строгой отчётности; испорченные бланки списывают актом |
| Ключевые носители и сертификаты электронной подписи | Сверка выданных токенов с реестром выдачи, проверка сроков действия сертификатов и статуса уволенных владельцев | Реестр выданных токенов с отметками о возврате, заявления на аннулирование сертификатов |
Две нижние строки таблицы в типовых регламентах не встречаются, хотя именно они дают самые неприятные расхождения: бланк трудовой книжки числится в приходно-расходной книге, а физически его нет, либо токен с действующим сертификатом остался у работника, уволившегося полгода назад.
Полезно знать: распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия. Чтобы распечатка имела вес, её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Когда инвентаризация обязательна и на какую дату её проводят
Пункт 15 ФСБУ 28/2023 закрывает перечень обязательных случаев, пункт 16 привязывает каждый из них к конкретной дате. Результаты отражают в учёте того периода, к которому относится дата инвентаризации, а не того, в котором руководитель утвердил акт.
| Случай | На какую дату | Что учесть |
|---|---|---|
| Составление годовой бухгалтерской отчётности | На отчётную дату | Повторно не проверяют то, что инвентаризовали не ранее 1 октября отчётного года |
| Смена материально ответственного лица | На день приёмки-передачи дел | Увольнение и перевод внутри компании — равные основания |
| Смена руководителя коллектива или выбытие более 50% его членов при бригадной ответственности | На день приёмки-передачи дел | Инвентаризация проводится и по требованию самих членов коллектива |
| Хищение, пропажа, порча активов | По установлению факта | Без этой инвентаризации размер ущерба считается недоказанным |
| Пожар, авария, стихийное бедствие | По окончании чрезвычайной ситуации | Основание для списания утраченного имущества |
| Передача активов в аренду, доверительное управление, отчуждение | Непосредственно перед передачей | Не применяется, если такие операции — обычная деятельность организации |
| Реорганизация и ликвидация | Перед составлением передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса | Преобразование выведено из обязательных случаев |
Годовая инвентаризация не означает ежегодный пересчёт всего. При составлении годовой отчётности основные средства допускается инвентаризовать один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет. Денежные средства, расчёты и запасы такой поблажки не имеют. Действующий текст ФСБУ 28/2023 на сайте Минфина России стоит держать рядом при пересборке учётной политики: стандарт заменил Методуказания № 49 целиком, и внутренние регламенты со ссылками на их пункты после 1 апреля 2025 года ссылаются на недействующий документ.
Как оформить итог инвентаризации: от описи до решения руководителя
ФСБУ 28/2023 не устанавливает ни состав документов инвентаризации, ни их формы. Организация утверждает их сама с учётом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-15, ИНВ-17, ИНВ-22) остаются рабочим вариантом, но применяются как собственные формы организации, а не как обязательные.
Рабочая цепочка выглядит так: приказ о проведении инвентаризации — инвентаризационные описи по группам объектов — ведомость расхождений — акт о результатах — решение руководителя об отражении результатов в учёте. Пропуск любого звена обесценивает предыдущие: описи без акта не дают сводного результата, а акт без решения руководителя не даёт основания ни для проводок, ни для удержаний.
Документы инвентаризации разрешено составлять на бумаге и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Решение о форме организация принимает сама и закрепляет в учётной политике. Методуказания № 49 были построены под бумагу, ФСБУ 28/2023 таких ограничений не содержит — это и открыло дорогу полностью электронной инвентаризации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные целиком, послаблений здесь нет. К финансовым документам требования строже, чем к кадровым: это первичные документы учёта, они показывают, на что потрачены средства организации, и подлежат аудиту. Прежде чем переводить описи и акты в электронный вид, проверьте, что ваша система умеет выгружать документ вместе с подписью и подтверждать её действительность через годы после подписания.»
Как оформить результаты инвентаризации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о проведении инвентаризации: перечислите проверяемые объекты, дату, состав комиссии и срок сдачи материалов в бухгалтерию.
- Шаг 2. Возьмите с материально ответственных лиц расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы, а поступившие ценности оприходованы.
- Шаг 3. Проведите проверку в присутствии всех членов комиссии и материально ответственного лица. Отсутствие одной пятой и более членов комиссии при обязательной инвентаризации делает результаты недействительными.
- Шаг 4. Заполните инвентаризационные описи по каждой группе объектов. Материально ответственное лицо расписывается в описи за сдачу и приём ценностей.
- Шаг 5. Сформируйте ведомость расхождений по позициям, где фактическое наличие разошлось с учётом, и квалифицируйте результат: излишек, недостача, пересортица, изменение состояния актива.
- Шаг 6. Составьте акт о результатах инвентаризации, обобщив данные всех описей по одному приказу и на одну дату.
- Шаг 7. Утвердите решение руководителя: излишки принимают к учёту, недостачу относят на виновное лицо или на расходы, задолженность с истекшим сроком исковой давности списывают.
На внедрении мы отдельно проговариваем перечень документов, которые нельзя увести в электронный вид: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются на бумаге, и это правило действует независимо от того, насколько аккуратно выстроен остальной документооборот. В практике Добыто этот пункт почти всегда оказывается неожиданностью для компании, которая рассчитывала убрать бумагу из процесса полностью.
Подпишите инвентаризационную опись электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Инвентаризация в бюджетном учреждении: решение вместо приказа
ФСБУ 28/2023 на организации бюджетной сферы не распространяется. Учреждения работают по федеральным стандартам государственного сектора, включая «Концептуальные основы» (приказ Минфина № 256н), и по формам первичных документов из приказов Минфина № 52н и № 61н.
Приказ № 61н от 15.04.2021 ввёл унифицированные формы электронных документов, и для инвентаризации это меняет саму отправную точку. Вместо привычного приказа о проведении инвентаризации учреждение формирует Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), а изменения в него вносит отдельным документом — Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447). Итог закрывает Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Дальше идут описи по видам объектов: инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466), опись наличных денежных средств (ф. 0510467), опись задолженности по расчётам (ф. 0510468), опись остатков на счетах (ф. 0510464), опись бланков строгой отчётности (ф. 0510465). Формы из приказа № 52н применяются только там, где в приказе № 61н нет аналога: например, инвентаризационная опись расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) продолжает действовать.
Факт: Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) оформляется не позднее дня, следующего за днём окончания инвентаризации по всем группам объектов, проведённой по одному Решению (ф. 0510439) и на одну дату.
Электронные документы по приказу № 61н подписываются квалифицированной электронной подписью, а в случаях, прямо названных в методических указаниях, — простой электронной подписью. Это касается всех членов инвентаризационной комиссии, а не только руководителя: подписей в электронной описи столько же, сколько было бы в бумажной.
Материально ответственные лица: с кем можно заключить договор
Инвентаризация фиксирует недостачу, но не создаёт обязанности её возместить. По статье 241 ТК РФ работник по общему правилу отвечает в пределах среднего месячного заработка. Полная материальная ответственность возникает в случаях статьи 243 ТК РФ, и основной из них — письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности по статье 244 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 сентября 2025 года действует приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Он утвердил перечень должностей и работ для договоров о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение № 1), перечень работ для коллективной ответственности (приложение № 2) и типовые формы обоих договоров (приложения № 3 и № 4). Приказ применяется до 1 сентября 2031 года. Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85, по которому кадровые службы работали больше двадцати лет, с этой же даты утратило силу. Позиции в новых перечнях почти не изменились, но получили нумерацию, а типовые формы договоров обновлены — шаблон со ссылкой на постановление № 85 в реквизитах теперь устарел.
Внимание: договор о полной материальной ответственности с работником, чья должность не названа в перечне приказа № 251н, не порождает полной ответственности. При недостаче взыскание с такого работника ограничено средним месячным заработком, даже если договор подписан обеими сторонами.
Кадровые документы для учёта того, что вверено сотрудникам
Комплект закрывает участок, который бухгалтерия обычно не ведёт: бланки трудовых книжек, ключевые носители и распределение ответственности между сотрудниками кадровой службы. Начните с приказа о назначении ответственного — без него не работает ни один из остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Реестр выданных токенов с подписями | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Какой электронной подписью подписывают документы инвентаризации
Требования к подписи задают два разных закона. Первичные учётные документы, включая описи и акты инвентаризации, подчиняются закону о бухгалтерском учёте и 63-ФЗ об электронной подписи: вид подписи организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике. Договор о полной материальной ответственности — кадровый документ, и вид подписи для него прямо назван в статье 22.3 ТК РФ, выбора здесь нет.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Договор о полной материальной ответственности и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП, включая выданную через инфраструктуру электронного правительства |
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Приказ о проведении инвентаризации, опись, акт о результатах | Вид подписи организация закрепляет в учётной политике | Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение сторон о порядке проверки подписи |
| Электронные формы бюджетного учёта по приказу № 61н | Квалифицированная подпись | Квалифицированная, а в случаях из методических указаний — простая |
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительно оформлять ничего не нужно. А для простой и неквалифицированной подписи нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Именно это теряют чаще всего: подпись в системе стоит, документ выглядит подписанным, а соглашения о порядке её проверки нет. Проверьте, есть ли у вас подписанное с работником соглашение об использовании УНЭП и ознакомление с положением об электронном документообороте.»
Мы собираем соглашение об использовании ПЭП и УНЭП вместе с письменным согласием работника на КЭДО и ознакомлением с положением о ведении КЭДО: в сервисе Добыто эти три документа идут одним пакетом на старте, потому что по отдельности каждый из них закрывает только часть требования.
Как взыскать недостачу: порядок, сроки и пределы
Порядок жёсткий, и почти вся его сложность сосредоточена в первом месяце. До принятия решения о возмещении работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения, а также истребовать от работника письменное объяснение (статья 247 ТК РФ). При отказе или уклонении работника от объяснения составляется акт. Размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом степени износа (статья 246 ТК РФ).
Дальше развилка по сумме. Ущерб в пределах среднего месячного заработка работника взыскивается по распоряжению работодателя, и распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если месячный срок истёк, работник не согласен возмещать добровольно либо сумма превышает его средний месячный заработок, взыскание возможно только через суд (статья 248 ТК РФ). Обратиться в суд работодатель вправе в течение одного года со дня обнаружения ущерба.
Удержание из зарплаты ограничено статьёй 138 ТК РФ: при каждой выплате не более 20 процентов от суммы, причитающейся работнику после удержания НДФЛ. Недостача на 90 000 рублей при зарплате на руки 60 000 рублей закрывается удержаниями за восемь месяцев, и всё это время бухгалтерия ведёт отдельный расчёт по каждой выплате.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру. Электронный документ — это письменное доказательство и в гражданском, и в арбитражном процессе, проигрывают не из-за электронной формы. Риск сидит в моменте выдачи ключа и в идентификации подписанта, то есть ровно там, где обычно экономят. Перед тем как выходить в суд по недостаче, поднимите документы о выдаче подписи материально ответственному работнику: когда, кем и при каких обстоятельствах она выдана.»
Кейс из практики: в трудовом споре, дошедшем до кассации и вернувшемся на новое рассмотрение, работодатель проиграл не из-за электронной формы документов. Положение о КЭДО было принято, перечень документов утверждён, письменное согласие работника получено в срок. Перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали работнику в тот же день, когда он подписал спорный документ; работник не умел пользоваться системой, и фактически за него действовал другой человек; система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. По решению от 20.01.2023 работник выиграл дело.
Во что обходится ошибка в оформлении
Цена ошибки редко равна сумме недостачи. Пропущенный месячный срок по статье 248 ТК РФ закрывает внесудебное взыскание навсегда: остаётся только суд с госпошлиной, юристом и годом ожидания. Договор о полной материальной ответственности, подписанный простой электронной подписью вместо УНЭП или УКЭП, превращает полную ответственность в ответственность в пределах среднего месячного заработка. При недостаче в 400 000 рублей и заработке 70 000 рублей разница — 330 000 рублей, которые компания не вернёт.
Отдельная строка расходов — бухгалтерская. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту по статье 15.11 КоАП РФ обходится должностному лицу в 5 000-10 000 рублей, при повторном нарушении — в 10 000-20 000 рублей либо дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Непроведённая инвентаризация сама по себе в перечне грубых нарушений не названа, но она приводит к искажению показателей отчётности, а искажение любого показателя не менее чем на 10 процентов — уже состав.
Когда результаты инвентаризации не спасут
Идеально заполненная опись не работает, если нарушена процедура. Перечень ситуаций, в которых результаты инвентаризации перестают быть доказательством, короткий и почти целиком состоит из организационных промахов.
- Отсутствовала одна пятая и более членов комиссии. При обязательной инвентаризации это основание признать результаты недействительными. Отсутствие меньшей доли состава допустимо.
- Материально ответственное лицо включили в комиссию. Работник не может проверять ценности, за которые сам отвечает.
- Материально ответственное лицо не присутствовало при проверке. Его участие и подпись в описи обязательны.
- Не истребовано письменное объяснение работника. Статья 247 ТК РФ делает это обязанностью работодателя, а не его правом.
- Должности нет в перечне приказа № 251н. Полная материальная ответственность не возникает, независимо от текста договора.
- Не разграничена индивидуальная и коллективная ответственность. При бригадной форме взыскание распределяется между членами коллектива, и попытка предъявить всю сумму одному человеку не проходит.
Инвентаризация не заменяет расследование. Она показывает размер расхождения, но не устанавливает вину: причины расхождения комиссия квалифицирует отдельно, а противоправность поведения работника и его вину доказывает работодатель.
Важный нюанс из практики: журнал действий в информационной системе не выборочный. Он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. В практике Добыто выгрузку журнала подписания смотрят до того, как спор начался: перед проверками и при увольнениях, на которых ожидается конфликт.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обратите внимание на порядок доказывания. Сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно: приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников, письменное согласие работника. И только потом — что конкретный документ подписан конкретным человеком. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»
Лайфхак: разводите по времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Выдача ключа в день подписания значимого документа — обстоятельство, которое суд оценивает отдельно и не в пользу работодателя.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость КЭДО считается от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив, доступ к УКЭП. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Электронный архив кадровых документов (входит в тариф «Бизнес») | включён в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли компании кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, а по тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата. Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; данные приведены на дату публикации.
Выводы
Инвентаризация закрывает две задачи одновременно: подтверждает достоверность отчётности и создаёт доказательственную базу по недостаче. Коммерческие организации с 1 апреля 2025 года работают по ФСБУ 28/2023 и сами утверждают формы описей и актов, бюджетные учреждения применяют электронные формы приказа № 61н во главе с Решением о проведении инвентаризации. Взыскание недостачи держится на трёх опорах: договор о полной материальной ответственности с должностью из перечня приказа № 251н, письменное объяснение работника и распоряжение в пределах месячного срока.
Кадровая часть этой конструкции — согласия, соглашения о подписи, приказы об ответственных и сам договор о материальной ответственности — живёт в электронном виде при соблюдении требований статей 22.1-22.3 ТК РФ. Мы в Добыто выстраиваем этот комплект так, чтобы к моменту спора у компании были не только подписанные документы, но и выгружаемое подтверждение того, кто и когда их подписал.
Частые вопросы
Нужна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера?
ФСБУ 28/2023 связывает обязательную инвентаризацию со сменой материально ответственного лица, а не любого руководящего работника. Главный бухгалтер попадает под это правило, только если ему по договору вверены конкретные активы, например касса в организации без отдельного кассира. Во всех остальных случаях инвентаризация при смене главбуха проводится по решению руководителя, и такое решение стоит принимать: акт приёма-передачи дел без подтверждённых остатков по кассе и расчётам не защищает ни уходящего, ни приходящего работника.
Может ли бухгалтер, ведущий учёт проверяемого участка, входить в инвентаризационную комиссию?
Может, если он не является материально ответственным лицом по проверяемым объектам. Запрет касается именно материально ответственных лиц: они не входят в комиссию, проверяющую вверенные им ценности, но обязаны присутствовать при проверке и расписаться в описи. Комиссию можно не создавать вовсе, если в организации работают только руководитель и главный бухгалтер, заключён договор с аудиторской организацией либо полномочия переданы ревизионной комиссии по уставу.
Работник уволился до того, как оформили результаты инвентаризации. Что делать?
Удержание из зарплаты по распоряжению работодателя уже невозможно: удерживать не из чего. Остаётся обращение в суд, и здесь работает срок из статьи 392 ТК РФ — один год со дня обнаружения ущерба. Отсчёт идёт от даты, когда работодатель узнал о недостаче, то есть, как правило, от даты подписания акта о результатах инвентаризации, а не от даты увольнения.
Обязательна ли инвентаризация при переходе с бумажного кадрового учёта на КЭДО?
Нормативной обязанности нет: ФСБУ 28/2023 регулирует активы и обязательства, а не кадровый архив. При этом переход — удобный момент, чтобы пересчитать бланки трудовых книжек по приходно-расходной книге, сверить книгу учёта движения трудовых книжек с фактическими остатками и собрать токены у уволившихся сотрудников. Расхождения по бланкам всплывают именно на этом этапе, потому что до него никто не сверял сейф с журналом.
Как оформить пересортицу по новым правилам?
ФСБУ 28/2023 называет пересортицу среди результатов инвентаризации, которые комиссия квалифицирует, но правил взаимного зачёта излишков и недостач не устанавливает. Методические указания № 49, где такой порядок был прописан, с 1 апреля 2025 года не применяются. Порядок квалификации и зачёта пересортицы организация закрепляет самостоятельно в учётной политике, а решение по конкретному случаю принимает руководитель на основании предложений комиссии.
Можно ли провести инвентаризацию по фотографиям и видео?
ФСБУ 28/2023 впервые прямо назвал фото- и видеофиксацию среди способов проверки, но она применяется к объектам, до которых комиссия физически не может добраться, а не как замена выезду. Обязательное присутствие членов комиссии остаётся: отсутствие одной пятой и более состава делает результаты обязательной инвентаризации недействительными, и никакая съёмка это не компенсирует.
