Инвентаризация летом закрывает три задачи: инициативный пересчёт по решению компании, обязательную инвентаризацию при смене материально ответственного лица и подготовку к годовой. Саму годовую на лето не поставить: по ФСБУ 28/2023 активы инвентаризуют начиная с 1 октября отчётного года, а обязательства и расчёты — по состоянию на 31 декабря. Главное летнее ограничение связано с явкой людей: отсутствие одной пятой и более членов инвентаризационной комиссии при обязательной инвентаризации даёт основание признать её результаты недействительными, а присутствие материально ответственного лица при пересчёте обязательно. Различие, от которого зависит план: инициативную инвентаризацию вы ставите на любые даты и закрепляете в учётной политике, обязательную при смене МОЛ — строго на дату передачи дел.
Дальше разберём, как считать кворум комиссии по графику отпусков, какие должности попали в перечни приказа Минтруда № 251н и какие документы инвентаризации допустимо подписать электронной подписью, а какие требуют УНЭП или УКЭП по статье 22.3 ТК РФ. Покажем, во что обходится пересчёт без расписки МОЛ и без письменного объяснения работника. Сценарная таблица по привлечению людей в выходные и сверхурочно, пошаговый план на лето, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какую инвентаризацию можно поставить на лето, а какую нельзя
Случаи и порядок инвентаризации заданы статьёй 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который утверждён приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н и обязателен к применению с 1 апреля 2025 года. Стандарт применяют все экономические субъекты, кроме организаций бюджетной сферы: у них свой порядок, про него отдельный раздел ниже.
Обязательная инвентаризация по пункту 15 ФСБУ 28/2023 проводится при составлении годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица, при продаже или ином отчуждении активов вне обычной деятельности, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи, при чрезвычайных ситуациях вроде пожара или стихийного бедствия, при реорганизации и ликвидации организации, при возврате активов из аренды или управления. Всё остальное — инициативная инвентаризация: компания сама решает, что и когда пересчитывать, и закрепляет периодичность в учётной политике.
Летом из этого перечня реально срабатывают два основания: смена материально ответственного лица и выявленная недостача или порча. Остальное компания планирует сама.
| Что пересчитываем | Основание и дата | Подходит ли лето |
|---|---|---|
| Активы перед годовой отчётностью: запасы, товары, денежные средства | Пункт 15 ФСБУ 28/2023, проводится начиная с 1 октября отчётного года | Нет, летний пересчёт годовую инвентаризацию не заменяет |
| Обязательства и расчёты с поставщиками, дебиторами и кредиторами | По состоянию на 31 декабря отчётного года | Нет, летом идёт только сверка расчётов по счетам без оформления обязательной инвентаризации |
| Основные средства | Допустима периодичность раз в три года, если она закреплена в учётной политике | Да, в год без обязательной проверки основные средства удобно пересчитать инициативно |
| Библиотечные фонды | Допустима проверка раз в пять лет | Да, работа длительная и ложится на месяцы с низкой нагрузкой |
| Ценности конкретного материально ответственного лица | Смена МОЛ, на дату фактической передачи дел | Да, и именно летом таких дат больше всего из-за отпусков и увольнений |
| Недостача, порча, следы хищения | Факт выявления, дата не выбирается | Вне графика, отпуска членов комиссии на это основание не влияют |
Из таблицы следует практический вывод для графика: летом компания либо закрывает обязательное основание, привязанное к дате передачи дел, либо проводит инициативный пересчёт, чтобы к октябрю войти в годовую инвентаризацию с выверенными остатками. Откройте учётную политику и проверьте, прописана ли в ней периодичность инициативной инвентаризации и трёхлетний интервал по основным средствам: без этого пункта летний пересчёт остаётся внутренним мероприятием без учётных последствий.
Где лето помогает, а где подводит: комиссия, МОЛ и график отпусков
Низкая операционная нагрузка в июле и августе — реальный довод: меньше приёмок, меньше отгрузок, проще остановить движение по складу на день или два. Против этого довода работают два требования ФСБУ 28/2023, привязанные к составу участников пересчёта.
Первое — кворум. Пункт 21 стандарта допускает отсутствие не более одной пятой членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие одной пятой и более членов при обязательной инвентаризации становится основанием для признания её результатов недействительными. Второе — присутствие материально ответственного лица: пункт 23 требует проводить обязательную годовую инвентаризацию в присутствии соответствующего МОЛ, а пункт 31 делает его подпись в инвентаризационной описи обязательной. Сам МОЛ в состав комиссии по своему имуществу не входит, это прямой запрет пункта 20.
Факт: сроки хранения документов от инвентаризации считаются так же, как для остальных кадровых и учётных бумаг: графики отпусков и табели — 5 лет, приказы по личному составу — 50 или 75 лет, локальные нормативные акты и штатные расписания — постоянно. Перевод этих документов в электронный вид сроки хранения не сокращает.
Как считать кворум комиссии, если часть состава в отпуске
Кворум считается от численности утверждённого состава. Комиссия из 5 человек выдерживает отсутствие одного: 1 из 5 — это ровно одна пятая, верхняя допустимая граница. Комиссия из 4 человек не выдерживает отсутствия никого: один отсутствующий даёт четверть состава, то есть больше одной пятой, и результаты обязательной инвентаризации можно оспорить. Комиссия из 10 человек переносит отсутствие двоих. Отсюда правило при летнем планировании: состав собирается с запасом, а приказ о составе комиссии сверяется с графиком отпусков до подписания.
График отпусков по статье 123 ТК РФ утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года, поэтому к моменту планирования летней инвентаризации вы уже знаете, кто и когда отсутствует. В практике Добыто чаще всего спотыкаются именно на этом: приказ о проведении инвентаризации готовят по штатному расписанию, без сверки с фактической явкой, и за день до старта выясняется, что председатель комиссии в отпуске, а кладовщик передал ключи сменщику без оформления передачи дел.
Если часть состава всё-таки выпадает, у пункта 22 ФСБУ 28/2023 есть три выхода: комиссию можно не создавать, когда в штате только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель, когда заключён договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией и когда инвентаризация проводится ревизионной комиссией. Для компании со складом и торговой точкой ни один из них обычно не подходит, остаётся сдвигать даты.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, потому что оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Перед летним пересчётом проверьте по журналу, кто из членов комиссии и материально ответственных лиц реально заходил в систему, а кто только числится в списке.»
Договор о материальной ответственности и виды подписи: что готовим до пересчёта
Недостача сама по себе не создаёт обязанности работника возместить ущерб в полном размере. По общему правилу статьи 241 ТК РФ работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка. Полная ответственность за недостачу вверенных ценностей возникает из письменного договора, который по статье 244 ТК РФ заключается с работниками старше 18 лет, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Коллективная (бригадная) ответственность вводится по статье 245 ТК РФ, когда разграничить ответственность каждого работника невозможно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечни должностей и типовые формы: что изменилось с 1 сентября 2025 года
Перечни должностей и работ, а также типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Приказ действует с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2031 года, постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 с 1 сентября 2025 года прекратило действие. Сами перечни по существу не изменились, их упорядочили: в них по-прежнему кассиры, руководители торговых подразделений, работники складов, работы по приёму платежей, торговле и хранению ценностей. Приказ не требует перезаключать договоры, подписанные до 1 сентября 2025 года, но новые договоры составляются по типовым формам из его приложений.
Перед летней инвентаризацией по каждому МОЛ проверяется связка из трёх элементов: должность или работа из перечня приказа № 251н, действующий договор о полной материальной ответственности и документ, по которому ценности фактически переданы этому человеку. Разрыв в любом звене превращает выявленную недостачу в ущерб, который взыскивается только в пределах среднего месячного заработка.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ и письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Если летняя инвентаризация идёт из-за увольнения МОЛ, часть комплекта всё равно уходит в бумажный оборот.
Какой подписью подписывают документы инвентаризации
Документы инвентаризации делятся на две группы, и требования к подписи у них разные. Первичные учётные документы — инвентаризационная опись, акт инвентаризации, сличительная ведомость — допустимо составлять в электронном виде с электронной подписью: это статья 9 402-ФЗ, и ФСБУ 28/2023 такую форму не запрещает. Кадровые документы подчиняются статьям 22.1-22.3 ТК РФ, где вид подписи жёстко привязан к виду документа.
| Документ | Роль в инвентаризации | Подпись и основание |
|---|---|---|
| Договор о полной материальной ответственности | Основание полной ответственности за недостачу вверенных ценностей | В информационной системе работодателя: работник — УНЭП или УКЭП, работодатель — УКЭП (статья 22.3 ТК РФ), форма — из приказа № 251н |
| Приказ о проведении инвентаризации и о составе комиссии | Назначает сроки, объекты и состав комиссии | Подписывает руководитель, ознакомление членов комиссии в КЭДО возможно ПЭП, если вид подписи согласован по статье 22.3 ТК РФ |
| Расписка материально ответственного лица | Подтверждает сдачу документов и оприходование ценностей до начала пересчёта (пункт 27 ФСБУ 28/2023) | Подпись МОЛ, электронная форма допустима при введённом КЭДО |
| Инвентаризационная опись и сличительная ведомость | Фиксируют фактическое наличие и расхождения с учётом | Электронный документ с электронной подписью по статье 9 402-ФЗ, подпись МОЛ обязательна (пункт 31 ФСБУ 28/2023) |
| Письменное объяснение работника о причинах недостачи | Обязательный элемент проверки по статье 247 ТК РФ | Кадровый документ работника, в КЭДО подписывается ПЭП при согласованном виде подписи |
| Приказ о взыскании ущерба в пределах среднего месячного заработка | Распоряжение работодателя по статье 248 ТК РФ, срок — один месяц | Подписывает работодатель, работник ознакомляется; электронная форма допустима при введённом КЭДО |
Типовая ошибка в этой таблице одна: договор о материальной ответственности, подписанный работником простой электронной подписью, закрывает форму документа, но не требование статьи 22.3 ТК РФ к виду подписи. В Добыто подписи ПЭП и УНЭП выпускаются сотруднику внутри сервиса и входят в тариф, поэтому сверку удобно делать до пересчёта: посмотрите, какой сертификат выдан каждому материально ответственному лицу и какой датой.
Подпишите документ инвентаризации электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Рабочее время на инвентаризации: выходные, сверхурочные и отпуска
Пересчёт почти всегда выходит за границы обычного рабочего дня, и здесь летний график упирается в нормы о рабочем времени. С 1 сентября 2026 года действует пакет поправок по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ: общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год, при наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов в год, а привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Оплата сверхурочной работы считается единым порядком: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час.
| Сценарий привлечения | Что критично оформить | Что вторично |
|---|---|---|
| Пересчёт в рабочее время в пределах нормы | Приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии с учётом кворума | Дополнительные согласия работников не требуются |
| Пересчёт сверх нормы в рабочий день | Письменное согласие при выходе за 120 часов в год, учёт часов по каждому работнику, оплата 1,5 и 2 размера, с 121-го часа — двойной размер за каждый час | Форма приказа: главное — учёт часов и оплата |
| Пересчёт в выходной или нерабочий праздничный день | Письменное согласие работника по статье 113 ТК РФ, оплата не менее чем в двойном размере либо день отдыха по статье 153 ТК РФ | Выбор между доплатой и отгулом: его делает работник |
| Работник нужен, но он в отпуске | Согласие на отзыв по статье 125 ТК РФ, решение о судьбе неиспользованных дней | Устная договорённость с руководителем подразделения |
| МОЛ уходит в отпуск, ценности передаются сменщику | Обязательная инвентаризация на дату передачи дел, расписка, подписи обоих МОЛ в описи | Полнота пересчёта по всей номенклатуре, если передаётся отдельный участок |
Последняя строка чаще всего и добавляет летом незапланированную работу. Передача ключей от склада сменщику на период отпуска является сменой материально ответственного лица, поэтому инвентаризация проводится на дату фактической передачи дел. Ждать возвращения основного кладовщика в этом случае нельзя.
Внимание: с 1 сентября 2026 года отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере. Инвентаризация к этим случаям не относится.
План летней инвентаризации: от основания до акта
Порядок ниже собран под сценарий инициативного пересчёта с одновременной заменой материально ответственного лица — самый частый летний случай.
Как спланировать инвентаризацию на лето: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание. Смена МОЛ, недостача и чрезвычайная ситуация дают обязательную инвентаризацию с датой, которую вы не выбираете. Всё остальное — инициативный пересчёт, и тогда дату назначаете вы.
- Шаг 2. Сверьте учётную политику: есть ли в ней периодичность инициативной инвентаризации, трёхлетний интервал по основным средствам и порядок оформления документов в электронном виде.
- Шаг 3. Наложите предполагаемые даты на график отпусков по форме Т-7 и проверьте кворум: отсутствовать может не более одной пятой членов комиссии, а материально ответственное лицо должно присутствовать лично.
- Шаг 4. Проверьте по каждому МОЛ три документа: должность или работа из перечня приказа Минтруда № 251н, действующий договор о полной материальной ответственности, документ о передаче ценностей.
- Шаг 5. Издайте приказ о проведении инвентаризации: объекты, сроки, состав комиссии, председатель. Ознакомьте членов комиссии под подпись и сохраните подтверждение ознакомления.
- Шаг 6. Соберите расписки материально ответственных лиц до начала пересчёта: расписка подтверждает, что документы сданы, а поступившие ценности оприходованы.
- Шаг 7. Остановите движение по проверяемым объектам на период пересчёта и зафиксируйте фактическое наличие в описи. Подпись МОЛ в описи обязательна.
- Шаг 8. Оформите расхождения сличительной ведомостью и актом, а при недостаче запустите проверку по статье 247 ТК РФ: затребуйте письменное объяснение работника и установите размер и причину ущерба.
Важный нюанс из практики: журнал действий в информационной системе показывает не только аккуратные подписания. Он фиксирует дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы сверяем журнал подписания перед проверками и перед конфликтными увольнениями, до начала спора.
Инвентаризация кадровых документов и бланков: что проверяют летом в отделе кадров
Пересчитывают не только товары. Летом в кадровой службе удобно закрывать три участка: бланки трудовых книжек и вкладышей, личные дела и состав локальных нормативных актов. У бланков трудовых книжек есть материально ответственный работник, назначенный приказом, испорченные бланки уничтожаются по акту, а сам учёт бланков проверяется при смене ответственного. Личные дела проверяются по описи документов: расхождение описи с фактическим содержимым папки обычно обнаруживается уже в споре или при проверке ГИТ.
Отдельный летний участок — ревизия локальных актов под новый классификатор профессий ОК 016-2025, который введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94 и применяется с 1 января 2026 года. Изменение наименования или кода должности затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции: требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если должность МОЛ переименована, связка «должность — перечень приказа № 251н — договор о материальной ответственности» рассыпается, и проверять её лучше до пересчёта.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Лайфхак: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка описи или акта работала в споре, заверьте её: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Кадровые документы, которые понадобятся при летнем пересчёте
Комплект собран под замену материально ответственного лица в отпускной период, начинать удобнее с графика отпусков: по нему считается кворум комиссии.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Уведомление работодателя о переносе отпуска | Скачать |
Во что обходится ошибка: недостача, сроки взыскания и штрафы
Недостача, выявленная при пересчёте, сама по себе денег компании не возвращает. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя установить размер ущерба и причину его возникновения и затребовать от работника письменное объяснение. Статья 248 ТК РФ даёт на взыскание суммы в пределах среднего месячного заработка распоряжение работодателя, изданное не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба; всё, что выше этой суммы или позже этого срока, взыскивается только через суд. При удержании из зарплаты действует предел статьи 138 ТК РФ — не более 20 процентов выплаты. На обращение в суд у работодателя по статье 392 ТК РФ есть один год со дня обнаружения ущерба.
Как эти нормы читают инспекторы, видно по ответам на вопросы работников в разделе разъяснений об удержании заработной платы после инвентаризации на портале Роструда: удержание 20 процентов без проверки, письменного объяснения и приказа признаётся неправомерным даже при документально подтверждённой недостаче.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: заявление сформировал сам истец, но в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.
Вторая часть цены ошибки — учётная. Нарушение правил инвентаризации искажает отчётность, а грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту по статье 15.11 КоАП РФ даёт должностному лицу штраф от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Грубым нарушением считается, в частности, искажение любого денежного показателя отчётности не менее чем на 10 процентов и регистрация мнимого объекта учёта. По налоговой линии статья 120 НК РФ за грубое нарушение правил учёта предусматривает 10 000 рублей, 30 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода и 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что дата выдачи сертификата материально ответственному лицу и дата договора о полной материальной ответственности у вас не совпадают.»
Инвентаризация в бюджетной сфере: чем порядок отличается
Организации бюджетной сферы ФСБУ 28/2023 не применяют, поэтому правило «активы начиная с 1 октября, обязательства на 31 декабря» и норма о кворуме комиссии на них напрямую не распространяются. Порядок инвентаризации учреждение закрепляет в своей учётной политике, а формы документов с 1 января 2026 года берутся из приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н: ссылки на формы приказа № 52н из методических указаний исключены, вместо них применяются электронные формы из приказа № 61н.
Ключевой документ — Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), утверждённое приложением к приказу № 61н. Оно задаёт период проведения, перечень объектов и состав комиссии, причём одним решением можно охватить несколько групп объектов, привлечь одну или несколько комиссий и установить для них разные даты. Изменения вносятся отдельной формой — Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447), а результаты оформляются Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Описи расчётов с поставщиками, дебиторами и кредиторами с 2026 года тоже применяются в электронных формах приказа № 61н.
Практический смысл для летнего планирования в бюджетном учреждении тот же: решение о проведении инвентаризации формируется заранее, с проверкой, кто из членов комиссии в отпуске, а кадровая часть — договоры о материальной ответственности по приказу Минтруда № 251н и согласия на КЭДО — действует по тем же правилам ТК РФ, что и в коммерческой организации.
Когда летняя инвентаризация не нужна
Ставить пересчёт на июль и август имеет смысл не всем. Компании без собственных материальных ценностей и без материально ответственных лиц закрывают обязательное основание один раз в год перед отчётностью, и летний пересчёт добавляет им работы без учётного результата. Организациям, где по учётной политике основные средства проверяются раз в три года, в год без проверки инициативная инвентаризация нужна только под конкретную задачу вроде продажи активов или смены ответственного.
Отдельный случай — когда летом отсутствует сам МОЛ и передачи дел не происходит. Склад закрыт, ключи не передавались, движения не было: обязательного основания нет, а проводить обязательную инвентаризацию без присутствия материально ответственного лица пункт 23 ФСБУ 28/2023 не позволяет. Пересчёт в такой ситуации переносится на дату выхода работника или совмещается с фактической передачей ценностей.
Третье ограничение: летняя инвентаризация не освобождает от годовой. Перед годовой отчётностью активы всё равно инвентаризуются начиная с 1 октября отчётного года, а обязательства — по состоянию на 31 декабря. Летний пересчёт снижает объём расхождений к этому моменту, но не заменяет его.
Стоимость электронного оформления документов инвентаризации: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, которых подключают к электронному подписанию, и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | бесплатно на всех тарифах |
| УКЭП для работодателя и руководителей | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для летней инвентаризации численность считается не по всему штату, а по кругу участников: члены комиссии, материально ответственные лица, бухгалтерия, руководитель. Состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, какие функции относятся к конкретному тарифу.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Под летний пересчёт это означает возможность стартовать на «Старте» в пределах 25 сотрудников и перейти на «Бизнес» к сезону годовой отчётности.
Выводы
Лето даёт паузу в операционной нагрузке, но не отменяет двух требований ФСБУ 28/2023, которые определяют даты: комиссия работает при отсутствии не более одной пятой состава, а материально ответственное лицо присутствует при пересчёте лично. Годовую инвентаризацию летний пересчёт не заменяет: активы инвентаризуются начиная с 1 октября, обязательства — на 31 декабря. Кадровая часть при этом определяет сумму, которую удастся взыскать: без должности из перечня приказа Минтруда № 251н, действующего договора о полной материальной ответственности и соблюдённой процедуры по статьям 247 и 248 ТК РФ выявленная недостача остаётся в пределах среднего месячного заработка.
В практике Добыто летний период чаще всего используют для того, чтобы привести в порядок электронную часть комплекта: выдать сотрудникам подписи нужного вида, закрыть договоры о материальной ответственности по типовым формам и настроить маршрут согласования описей и актов до того, как начнётся сезон годовой отчётности.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию склада, если кладовщик в отпуске
Обязательную инвентаризацию — нет: пункт 23 ФСБУ 28/2023 требует проводить её в присутствии соответствующего материально ответственного лица, а его подпись в описи обязательна по пункту 31. Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия по статье 125 ТК РФ, а для занятых на работах с вредными условиями труда отзыв с 1 сентября 2026 года запрещён. Рабочие варианты два: провести пересчёт на дату фактической передачи ценностей сменщику либо перенести его на дату выхода работника.
Нужно ли перезаключать договоры о материальной ответственности, подписанные до 1 сентября 2025 года
Приказ Минтруда от 16.04.2025 № 251н такого требования не содержит: он вступил в силу с 1 сентября 2025 года и действует до 1 сентября 2031 года, а новые договоры заключаются по типовым формам из его приложений. Проверять стоит не дату договора, а соответствие должности или работы перечню: если должность переименована, например под классификатор ОК 016-2025, связка договора с перечнем может разойтись.
Обязательна ли инвентаризация при замещении МОЛ на время отпуска
Если ценности фактически передаются другому работнику, это смена материально ответственного лица, и инвентаризация по пункту 15 ФСБУ 28/2023 обязательна на дату передачи дел. Если склад или касса закрываются и ценности никому не передаются, обязательного основания не возникает.
Можно ли оформить инвентаризационную опись только в электронном виде
Да, первичный учётный документ может составляться в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, — это статья 9 402-ФЗ. Распечатка такого документа остаётся его копией, и чтобы она работала как доказательство, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Как провести инвентаризацию, если в компании только директор и главный бухгалтер
Пункт 22 ФСБУ 28/2023 позволяет не создавать инвентаризационную комиссию в трёх случаях: в штате только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель, заключён договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией, инвентаризация проводится ревизионной комиссией. В остальных случаях комиссия обязательна при обязательной инвентаризации.
Что делать, если работник уволился до того, как недостача была взыскана
Увольнение не прекращает обязанность возместить ущерб. Распоряжение работодателя по статье 248 ТК РФ работает только в пределах среднего месячного заработка и только в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба, дальше сумма взыскивается через суд. Обратиться в суд работодатель вправе в течение одного года со дня обнаружения ущерба — это часть 4 статьи 392 ТК РФ.
Чем отличается порядок в бюджетном учреждении
ФСБУ 28/2023 организации бюджетной сферы не применяют. С 1 января 2026 года документы инвентаризации оформляются по электронным формам приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н: Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Изменение решения (ф. 0510447), Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а также описи расчётов с поставщиками, дебиторами и кредиторами. Ссылки на формы приказа № 52н из методических указаний исключены.
