Инвентаризация в 1С проводится документами разделов «Склад» и «ОС и НМА», а для годовой проверки в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.174 есть помощник инвентаризации, собранный под ФСБУ 28/2023. Бумажные подписи членов комиссии с 1 апреля 2025 года перестали быть обязательными: стандарт разрешает составлять документы инвентаризации в электронном виде, а вид электронной подписи организация выбирает сама по пункту 17 ФСБУ 27/2021, вплоть до простой. Дальше действует различие, от которого зависит порядок действий: опись, сличительная ведомость и приказ о проведении инвентаризации — это документы бухгалтерского учёта, и подпись по ним выбирает компания; договор о полной материальной ответственности — кадровый документ, и по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает его только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП.
Разберём порядок инвентаризации в 1С от приказа до проводок, правило пункта 21 ФСБУ 28/2023 про отсутствующих членов комиссии и три рабочих сценария перевода подписей в электронный вид. Покажем, чем распечатка электронной описи отличается от оригинала и какой комплект придётся показать проверяющим, если они усомнятся в подписи. Таблица допустимых видов подписи по каждому документу стоит в первом разделе, сценарная таблица, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что изменил ФСБУ 28/2023 и почему подпись комиссии теперь можно не собирать на бумаге
ФСБУ 28/2023 утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н и обязателен к применению с 1 апреля 2025 года для всех коммерческих и некоммерческих организаций, кроме организаций бюджетной сферы. Стандарт снял два ограничения, которые держали инвентаризацию на бумаге. Первое: унифицированные формы ИНВ перестали быть обязательными, организация утверждает свои формы документов инвентаризации. Второе: документы инвентаризации можно составлять на бумажном носителе и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, и выбор остаётся за организацией.
Вид подписи для внутренних документов бухгалтерского учёта определяет сам экономический субъект из числа предусмотренных 63-ФЗ — это пункт 17 ФСБУ 27/2021. Для инвентаризационной описи это означает, что подойдёт и простая электронная подпись, если организация закрепила такое решение и обеспечила порядок определения подписанта. Ограничение появляется там, где документ выходит за периметр бухгалтерии и попадает в трудовые отношения.
Ниже — разбивка по документам, которые появляются в ходе инвентаризации и по её итогам. Первые три строки закрываются решением организации, последние три — нормой ТК РФ, которую менять нельзя.
| Документ | Чем определяется подпись | Допустимая электронная подпись | Что оформить дополнительно |
|---|---|---|---|
| Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22 или своя форма) | п. 17 ФСБУ 27/2021 | ПЭП, УНЭП или УКЭП по решению организации | Вид подписи закрепить в ЛНА; если подписывает не руководитель — доверенность или МЧД |
| Инвентаризационная опись (ИНВ-1, ИНВ-3 или своя форма) | п. 17 ФСБУ 27/2021 | ПЭП, УНЭП или УКЭП по решению организации | Подписи всех членов комиссии и МОЛ, обе расписки МОЛ в составе документа |
| Сличительная ведомость (ИНВ-19 или своя форма) | п. 17 ФСБУ 27/2021 | ПЭП, УНЭП или УКЭП по решению организации | Порядок формирования и хранения закрепить в учётной политике |
| Договор о полной материальной ответственности | ст. 22.3 ТК РФ | Работодатель — только УКЭП; работник — УКЭП или УНЭП | Согласие работника на КЭДО, соглашение об использовании УНЭП |
| Приказ о дисциплинарном взыскании по итогам недостачи | ст. 22.3 ТК РФ | Работодатель — только УКЭП; работник знакомится УКЭП или УНЭП | Фиксация факта ознакомления в системе КЭДО |
| Письменное объяснение работника о причинах недостачи | ст. 247 ТК РФ, ст. 22.3 ТК РФ | Работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон | Соглашение о правилах определения лица, подписавшего ПЭП |
Из таблицы следует практический вывод для настройки маршрутов: описи и ведомости можно закрыть одним видом подписи для всей комиссии, а кадровую часть придётся вести отдельным маршрутом с УКЭП на стороне работодателя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Простая и неквалифицированная подписи сами по себе не равнозначны собственноручной: равнозначность даёт соглашение между участниками обмена, и без него электронная опись превращается в файл без юридического веса. Квалифицированная подпись равнозначна в силу закона, ей соглашение не нужно. Поэтому перед первой электронной инвентаризацией проверьте, что у вас есть подписанный документ, где описан порядок определения лица, поставившего подпись.»
Порядок инвентаризации в 1С: от приказа до проводок
В «1С:Бухгалтерии 8» инвентаризация разложена по типам активов. Товарно-материальные ценности проверяются документом «Инвентаризация товаров на складе» в разделе «Склад», основные средства — документом «Инвентаризация ОС» в разделе «ОС и НМА». Для годовой проверки всех активов и обязательств с версии 3.0.174 добавлен помощник инвентаризации в разделе «Операции»: он ведёт по объектам учёта и не даёт пропустить участки, которые обычно теряются, — расчёты с контрагентами, финансовые вложения, резервы.
Состав комиссии указывается в самом документе инвентаризации, на отдельной вкладке, там же отмечается председатель. Оттуда фамилии переносятся в печатные формы ИНВ-22, ИНВ-3 и ИНВ-19. Работа с пересортицей упрощена начиная с версии 3.0.156.
Как провести инвентаризацию в 1С: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте учётную политику и ЛНА: применяется ли ФСБУ 28/2023, какие формы документов инвентаризации утверждены, каким видом электронной подписи они подписываются.
- Шаг 2. Создайте документ инвентаризации по нужному участку и заполните вкладку с составом комиссии. Материально ответственное лицо по проверяемым объектам в комиссию не включается.
- Шаг 3. Сформируйте приказ по форме ИНВ-22 или по своей форме, подпишите его и доведите до членов комиссии до начала проверки.
- Шаг 4. Получите от МОЛ расписку о том, что все первичные документы сданы в бухгалтерию, ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Без неё опись неполна по составу реквизитов.
- Шаг 5. Заполните учётное количество кнопкой заполнения, проведите пересчёт и внесите фактические данные. Расхождения программа покажет отдельной колонкой отклонений.
- Шаг 6. Распечатайте или сформируйте в электронном виде опись и сличительную ведомость, соберите подписи членов комиссии и вторую расписку МОЛ о том, что проверка проходила в его присутствии и претензий к комиссии нет.
- Шаг 7. На основании документа инвентаризации введите «Оприходование товаров» на излишки и «Списание товаров» на недостачи. Результаты принимаются к учёту в оценке на дату проведения инвентаризации.
Важный нюанс из практики: обмен базы 1С с внешним сервисом кабинета сотрудника идёт фоновым заданием примерно раз в 10 минут. Если опись нужно провести по маршруту здесь и сейчас, обмен запускается вручную через состояние обмена, иначе документ висит в очереди и комиссия ждёт без причины.
Факт: кадровые документы, которые оформляются в электронном виде без дублирования на бумаге, должны быть файлом в формате PDF/A-1A, а описание документа формируется отдельным файлом XML. Обычный PDF, Word или Excel этому требованию не отвечают, и такой документ придётся дублировать на бумаге.
Куда деть бумажные подписи комиссии: три рабочих сценария
Выбор сценария определяется не размером компании, а тем, где физически находятся члены комиссии и насколько вероятен спор по итогам проверки. Сценарии не смешиваются внутри одной инвентаризации: один документ подписывается либо на бумаге, либо электронно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Один склад, комиссия и МОЛ работают в одном здании | Полнота реквизитов описи и обе расписки МОЛ | Вид подписи: бумага здесь дешевле любой настройки |
| Комиссия распределена по филиалам и городам | ЛНА с видом подписи, соглашение о ПЭП или УНЭП, маршрут подписания с фиксацией времени | Печатные формы: их роль сводится к визуализации |
| Инвентаризация при смене МОЛ, спор вероятен | Дата и обстоятельства выдачи ключа подписи, идентификация подписанта, УКЭП работодателя на кадровой части | Скорость сбора подписей |
| Смешанный вариант: опись на бумаге, скан в электронный архив | Хранение бумажных оригиналов: скан их не заменяет | Формат файла скана |
| Организация бюджетной сферы | Федеральные стандарты для организаций госсектора и унифицированные формы Минфина | ФСБУ 28/2023: он на такие организации не распространяется |
Четвёртая строка — самая частая ошибка перехода. Скан подписанной бумажной описи остаётся копией, оригинал продолжает лежать в папке и подлежит хранению по общим правилам.
В сервисе Добыто опись уходит всей комиссии одним маршрутом, а система фиксирует, кто и когда поставил подпись; подписанный файл вместе с файлом подписи сохраняется в архив, откуда его выгружают комплектом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: штамп электронной подписи на PDF не подтверждает подписание. Такую картинку можно скопировать любым редактором и вставить в другой документ, поэтому полагаться на визуализацию нельзя: проверяется файл подписи, а не изображение штампа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка электронной описи оригиналом не становится, это копия электронного документа, и путают это постоянно. Чтобы распечатка чего-то стоила в споре, её заверяют — оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Держите в архиве связку: файл документа плюс файлы подписей, а не только красиво напечатанную страницу.»
Проверьте подпись на инвентаризационной описи онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Комиссия и расписки МОЛ: где инвентаризацию разваливают ещё до пересчёта
ФСБУ 28/2023 не устанавливает минимальное число членов комиссии и не описывает форму, которой её создают: постоянно действующая комиссия и разовый приказ равнозначны. Ограничений в стандарте два, оба жёсткие. Первое: в состав комиссии не включаются лица, на которых возложена материальная ответственность за проверяемые этой комиссией объекты, — пункт 20. Второе: отсутствие менее одной пятой членов комиссии при обязательной инвентаризации не является основанием признать её результаты недействительными, — пункт 21. Прежнее правило, по которому неявка даже одного человека обрушивала всю процедуру, больше не действует.
Норма сформулирована так, что граничный случай ровно в одну пятую читается по-разному: для комиссии из пяти человек один отсутствующий уже упирается в порог. Проще заложить в приказ шестого члена, чем спорить о трактовке при проверке.
МОЛ в комиссию не входит, но при проверке фактического наличия присутствует, и это подтверждается его распиской в конце описи: проверка проведена в его присутствии, претензий к комиссии нет, перечисленные ценности приняты на хранение. Вторая расписка, до начала проверки, подтверждает, что первичные документы сданы, поступившее оприходовано, выбывшее списано. Обе расписки — обязательные элементы описи, и в электронной форме они не исчезают: их подписывает то же МОЛ тем же видом подписи, что и опись.
В практике Добыто на этом месте чаще всего ломается переход: компания переводит опись в электронный вид, а расписки продолжает собирать на бумаге, и в архиве оказывается половина документа в файле, половина в папке.
Договор о материальной ответственности: здесь вид подписи выбирать нельзя
Письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности заключается по статье 244 ТК РФ с работниками старше 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют денежные и товарные ценности. Перечни должностей и работ и типовые формы договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, и оно продолжает действовать. Должности вне перечня договором о полной материальной ответственности не закрываются, сколько бы ценностей человек ни держал в руках.
Электронная форма такого договора допустима, но подпись здесь задана нормой. По статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает договор о материальной ответственности, трудовой договор, ученический договор и приказ о дисциплинарном взыскании только усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник по этим же документам использует УКЭП или УНЭП, в том числе полученную через инфраструктуру электронного правительства. Простая электронная подпись, которой закрывается опись, для договора о материальной ответственности не подходит.
Смена материально ответственного лица — самостоятельное основание для обязательной инвентаризации по пункту 15 ФСБУ 28/2023, и проводится она на день приёмки-передачи. Связка кадрового и бухгалтерского контуров здесь работает в обе стороны: приказ о переводе или увольнении кладовщика запускает инвентаризацию, а её результат определяет, есть ли основание для взыскания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру. В спорах по кадровому ЭДО проверяют положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, соглашение об УНЭП, порядок и дату выдачи подписи, идентификацию при подписании и фактическую способность человека пользоваться системой. Есть дело, где подпись выдали работнику в день подписания заявления, и это обстоятельство перевесило всё остальное. Разводите по времени выдачу ключа и первые юридически значимые действия с ним.»
Шаблоны для перевода инвентаризационных документов в электронный вид
Комплект закрывает подготовительную часть; начните с приказа об утверждении ЛНА, которым фиксируются формы описей и вид подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Хранение результатов и комплект для проверяющих
Право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов организация получает по статье 13 закона 125-ФЗ об архивном деле. Понятия «электронный документ» этот закон не содержит, поэтому порядок хранения берётся из правил организации хранения, учёта и использования документов, утверждённых приказом Минкультуры № 526. По ним электронные документы хранятся на материальных носителях с шифром и учётом, что для многих компаний становится неожиданностью после перехода в цифру.
Функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года: если система выбирается под инвентаризацию и кадровый контур сразу, этот документ работает как техническое задание. Стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Требования к самим кадровым файлам заданы отдельно: единые требования Минтруда к составу и форматам электронных кадровых документов определяют, что основная часть документа — это файл PDF/A-1A, а описание формируется в отдельном XML. Проверить формат стоит до того, как договор о материальной ответственности уйдёт на подпись: иначе документ придётся дублировать на бумаге, и смысл перехода теряется.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Контролирующему органу отдают не один файл, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и соглашение об использовании неквалифицированной подписи, а затем архив документов — PDF плюс отдельные файлы подписей. В 1С этот архив собирается из журнала кадровых документов КЭДО и выгружается на диск. Соберите пробную выгрузку до первой проверки: там сразу видно, каких документов основания не хватает.»
Цена ошибки: что стоит дороже переоформления описи
Неверно оформленная инвентаризация бьёт по трём направлениям сразу. Первое — бухгалтерское: искажение показателя отчётности не менее чем на 10 процентов или регистрация мнимого объекта учёта попадают под статью 15.11 КоАП РФ, штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Второе — процедурное. Если при обязательной инвентаризации отсутствовала одна пятая комиссии и более, результаты могут быть признаны недействительными, а это повторный пересчёт склада и сдвиг закрытия периода. Третье — трудовое: по статье 247 ТК РФ работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба и его причин и истребовать у работника письменное объяснение, при отказе составляется акт. Взыскание суммы в пределах среднего месячного заработка проводится по распоряжению работодателя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба — статья 248 ТК РФ. Пропустили месяц, взыскание идёт только через суд. Удержание при каждой выплате ограничено 20 процентами заработной платы по статье 138 ТК РФ.
Кейс из практики: распространённая ситуация, когда бухгалтер работает подписью директора, а не своей. Известны случаи, когда по такой подписи сдавалась отчётность с ошибками, организация получала штрафы, а разбирательства тянулись долго. Заменяется это машиночитаемой доверенностью: подпись выпускается на бухгалтера как на физическое лицо, а права от организации прикрепляются доверенностью, которую при увольнении просто отзывают.
Полезно знать: ссылка руководителя на то, что он утратил контроль над ключом подписи, от ответственности не освобождает. Обеспечение конфиденциальности ключа — обязанность его владельца по статье 10 63-ФЗ, и такое заявление скорее подтверждает нарушение, чем снимает его.
Когда переводить инвентаризацию в электронный вид не нужно
Разовая годовая инвентаризация в компании до 25 человек, где комиссия сидит в соседних кабинетах, окупается плохо: подготовка ЛНА, соглашений и маршрутов займёт больше времени, чем сбор шести подписей на бумаге. То же с организациями бюджетной сферы: ФСБУ 28/2023 на них не распространяется, порядок и формы у них свои, и ориентироваться на этот материал в части форм документов нельзя.
Не имеет смысла и частичный переход, когда опись подписывают электронно, а расписки МОЛ и приказ оставляют на бумаге: получается два архива вместо одного, и при проверке комплект собирается вручную. Мы закладываем пилотную инвентаризацию на одном складе перед переводом остальных участков — расхождения в маршрутах и правах доступа вылезают именно там.
Стоимость перевода инвентаризационных и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Данные приведены по действующим тарифам на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников и членов комиссии | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для подписания договоров о материальной ответственности | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП: установка и настройка | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Полный состав каждого тарифа и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно докупать их не нужно. УКЭП, без которой не подписать договор о материальной ответственности со стороны работодателя, оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
С апреля 2025 года инвентаризацию можно вести полностью в электронном виде: стандарт разрешил электронные документы, унифицированные формы перестали быть обязательными, а вид подписи для описей и ведомостей организация выбирает сама. Ограничения остались в двух местах — состав комиссии без материально ответственных лиц с порогом в одну пятую по явке и кадровая часть, где договор о материальной ответственности требует УКЭП работодателя. Бумажные подписи комиссии заменяются не сканом, а маршрутом подписания с сохранением файлов подписи, иначе в архиве остаётся копия без доказательственной силы.
Мы в Добыто собираем оба контура в одном месте: описи и приказы подписываются выбранным видом подписи, кадровые документы уходят по отдельному маршруту с квалифицированной подписью работодателя, а выгрузка для проверяющих формируется комплектом вместе с основаниями. Связка с 1С позволяет не переносить состав комиссии и данные сотрудников руками.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать формы описей приказом, если 1С печатает привычные ИНВ-3 и ИНВ-19?
Да. С применением ФСБУ 28/2023 формы ИНВ перестали быть обязательными, и любая форма документа инвентаризации становится легитимной только после утверждения организацией. Печатные формы из 1С можно взять за основу и утвердить приказом об утверждении ЛНА, добавив недостающие обязательные реквизиты: обе расписки МОЛ и поля под результаты проверки. Отдельно проверьте, что в утверждённых формах есть место под подписи всех членов комиссии.
Что делать, если член комиссии заболел и не может подписать опись?
По пункту 21 ФСБУ 28/2023 отсутствие менее одной пятой членов комиссии при обязательной инвентаризации не является основанием признать результаты недействительными. Для комиссии из шести человек один отсутствующий безопасен, для комиссии из пяти вы упираетесь ровно в порог, и трактовка становится спорной. Практичнее заранее включать в приказ на одного человека больше расчётного минимума, чем переносить инвентаризацию.
Обязательна ли инвентаризация при увольнении кладовщика, если он проработал две недели?
Да, смена материально ответственного лица входит в перечень случаев обязательной инвентаризации по пункту 15 ФСБУ 28/2023, и проводится она на день приёмки-передачи дел. Стаж работника значения не имеет: основание возникает из факта передачи ценностей другому лицу. Без такой инвентаризации у нового МОЛ не будет точки отсчёта, а у работодателя — подтверждённого размера ущерба по статье 247 ТК РФ.
Можно ли подписать договор о полной материальной ответственности через Госключ?
Работник — да: статья 22.3 ТК РФ допускает по этому договору усиленную квалифицированную подпись или усиленную неквалифицированную, в том числе полученную через инфраструктуру электронного правительства. Работодатель при этом обязан использовать именно усиленную квалифицированную подпись, вариантов у него нет. Проверьте также, что должность работника есть в перечнях постановления Минтруда № 85: вне перечня договор не работает независимо от подписи.
Можно ли хранить только скан подписанной бумажной описи и выбросить оригинал?
Нет. Скан бумажного документа остаётся копией, оригинал подлежит хранению по общим правилам и сроку из применимого перечня. Электронный оригинал получается иначе: документ изначально формируется в электронном виде и подписывается электронной подписью, в архиве хранится файл документа вместе с файлами подписей. Правила организации хранения, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры № 526, при этом предполагают хранение электронных документов на материальных носителях с учётом и шифром.
Можно ли подписывать описи простой электронной подписью, если у компании уже внедрён КЭДО с УНЭП?
Технически да: вид подписи для внутренних документов бухгалтерского учёта организация выбирает сама по пункту 17 ФСБУ 27/2021. На практике два разных вида подписи в одном процессе усложняют архив и разбор спорной ситуации: при проверке придётся показывать два основания — соглашение о ПЭП и соглашение об УНЭП. Если УНЭП уже выпущена всем участникам, проще закрыть ей и опись, и сличительную ведомость.
