Учёт инвентаризации в компании делится между бухгалтерией и кадровой службой: бухгалтерия считает имущество и оформляет описи, кадровик ведёт документы, без которых результат инвентаризации нельзя предъявить работнику. Со стороны кадров это договоры о полной материальной ответственности и перечень должностей, приказ о создании комиссии, письменные объяснения и акты по статье 247 ТК РФ, распоряжение об удержании по статье 248 ТК РФ. Отдельно кадровик отвечает за собственные регистры: книгу учёта движения трудовых книжек, приходно-расходную книгу бланков, реестр выданных сертификатов электронной подписи. Коммерческая организация с 1 апреля 2025 года проводит инвентаризацию по ФСБУ 28/2023, организация бюджетной сферы под этот стандарт не подпадает и применяет стандарты для госсектора.
Ниже разобран каждый документ отдельно: кто его подписывает, в какой срок и что происходит, если срок пропущен. Показано, какие должности нельзя включить в перечень для договора о полной материальной ответственности и почему распоряжение об удержании работает только один месяц. Во второй половине статьи: чек-лист инвентаризации кадровых регистров, сценарная таблица для розницы, малого бизнеса и бюджетного учреждения, допустимые виды электронной подписи по статье 22.3 ТК РФ, стоимость и сроки на 2026 год, ответы на частые вопросы.
Что в инвентаризации ведёт кадровик, а что бухгалтерия
Инвентаризация как процедура бухгалтерская: пересчёт имущества, сверка с данными учёта, описи и сличительные ведомости. Кадровая служба в этой процедуре закрывает другую задачу. Она отвечает за документы, которые превращают выявленную недостачу в основание для удержания с конкретного работника. Если бухгалтерия посчитала недостачу, а договора о полной материальной ответственности с кладовщиком нет, взыскать можно только средний месячный заработок по статье 241 ТК РФ, и то при доказанной вине.
Разграничение проще держать в виде таблицы: слева объект, справа документ и норма, по которой этот документ существует.
| Объект учёта | Документ или регистр | Кто ведёт | Основание |
|---|---|---|---|
| Имущество и обязательства организации | Инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акт о результатах | Бухгалтерия | ФСБУ 28/2023, приказ Минфина от 13.01.2023 № 61н, обязателен с 01.04.2025 |
| Бланки трудовых книжек и вкладышей | Приходно-расходная книга по учёту бланков | Ответственный по приказу, обычно кадровая служба | Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, действует до 01.09.2027 |
| Движение трудовых книжек | Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | Кадровая служба | Приказ Минтруда № 320н |
| Испорченные при заполнении бланки | Акт об уничтожении испорченных бланков | Комиссия, назначенная приказом | Приказ Минтруда № 320н |
| Право требовать возмещения в полном размере | Договор о полной индивидуальной или коллективной ответственности | Кадровая служба | Статьи 244 и 245 ТК РФ, перечни по постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85 |
| Размер и причины ущерба | Приказ о комиссии, письменное объяснение работника, акт об отказе его дать | Кадровая служба вместе с бухгалтерией | Статья 247 ТК РФ |
| Взыскание суммы до среднего месячного заработка | Распоряжение работодателя | Кадровая служба | Статья 248 ТК РФ, не позднее одного месяца |
| Носители и сертификаты электронной подписи | Реестр выданных сертификатов и токенов | Ответственный за КЭДО | Локальный нормативный акт о КЭДО, статьи 22.1-22.3 ТК РФ |
Из таблицы видно точку, где чаще всего рвётся цепочка: бухгалтерский блок оформлен полностью, а кадровый существует наполовину. Недостача посчитана, договор о материальной ответственности подписан не с тем работником или заключён с должностью, которой нет в перечне постановления № 85.
Регистры кадровика, которые сами становятся объектом инвентаризации
Кадровая служба ведёт собственные учётные регистры, и их состояние проверяют так же, как остаток на складе. Обязательными их делает не бухгалтерский стандарт, а порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда № 320н: там описаны и форма трудовой книжки, и правила учёта бланков. Приказ действует до 1 сентября 2027 года, то есть на весь период планирования 2026 года его можно считать стабильным основанием.
Минимальный набор регистров, которые кадровик сверяет по факту:
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Сверяется со списочным составом: у кого книжка хранится в организации, кому выдана на руки, по кому есть расписка о получении.
- Приходно-расходная книга по учёту бланков. В неё вносятся все операции с бланками с указанием серии и номера каждого. Остаток бланков в книге должен совпадать с фактическим остатком в сейфе.
- Акты об уничтожении испорченных бланков. Испорченный при заполнении бланк уничтожается с составлением акта, и именно акт закрывает разрыв между приходом и остатком.
- Личные дела и описи документов в них. Опись показывает, какой документ должен быть в деле, и делает пропажу видимой.
- Реестр выданных сертификатов и носителей электронной подписи. При КЭДО это такой же материальный объект, как бланк: токен выдан конкретному человеку под подпись и подлежит возврату при увольнении.
В практике Добыто внедрение начинается с описи действующих регистров и сверки их с приказами о назначении ответственных. Типовая находка: регистр ведётся, а приказ о назначении ответственного за него подписан на человека, который уже уволился.
Полезно знать: требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Российского архива от 15 июня 2020 года. Это готовый перечень того, что система обязана уметь, и его удобно использовать как чек-лист при выборе решения для хранения кадрового архива.
Отдельный вопрос по регистрам: сколько их хранить и в каком виде. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, а сроки берутся из перечней, а не из закона об архивном деле.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов остаётся самой зарегулированной частью работы с документами, и электронный формат здесь ничего не упрощает. В конце каждого календарного года подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. По правилам организации хранения электронные документы до сих пор хранятся на материальных носителях с шифром и условиями хранения, поэтому сверьте свою номенклатуру дел за 2026 год до того, как начнёте выгружать архив.»
Образцы регистров и приказов для кадрового учёта
Комплект собран под задачу учёта и сверки: начинать удобнее с приходно-расходной книги бланков, потому что расхождения находятся именно там.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Реестр выданных токенов и сертификатов | Скачать |
Договор о материальной ответственности: без него результат инвентаризации не взыскать
Полная материальная ответственность возникает не из факта недостачи, а из письменного договора по статье 244 ТК РФ. Заключить его можно только с работником, достигшим 18 лет, и только если его должность или выполняемая работа входит в перечни, утверждённые постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. Договор с бухгалтером, юристом или офис-менеджером за пределами этих перечней не создаёт полной ответственности: суд применит статью 241 ТК РФ и ограничит взыскание средним месячным заработком.
Второй вариант, коллективная (бригадная) ответственность по статье 245 ТК РФ, используется там, где невозможно разграничить ответственность каждого: склад, торговый зал, смена. Договор заключается со всей бригадой, при смене состава бригады он переоформляется. Практическое следствие для кадровика: при увольнении одного члена бригады нужен не только приказ по личному составу, но и решение по договору о коллективной ответственности и инвентаризация на день передачи ценностей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, он заменил ОК 016-94. Наименования и коды должностей меняются, а вместе с ними требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание или утверждение его в новой редакции, плюс дополнительные соглашения к трудовым договорам. Сверьте новые наименования с перечнями постановления № 85 до подписания договоров о полной материальной ответственности, иначе перечень должностей и штатное расписание разойдутся.»
Подпишите договор о материальной ответственности электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Статья 22.3 ТК РФ выделяет договор о материальной ответственности в особую группу: работодатель подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью, работник в информационной системе работодателя вправе использовать усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную подпись. Простая электронная подпись для этого документа не подходит, и это отличает его от заявлений, уведомлений и большей части приказов.
Документы, которыми кадровик оформляет итоги инвентаризации
Обнаруженная недостача сама по себе не даёт права на удержание. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до принятия решения провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения, а для этого создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование письменного объяснения у работника обязательно, при отказе или уклонении составляется акт. Размер ущерба считается по статье 246 ТК РФ: по фактическим потерям исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом износа.
Дальше включается срок. Взыскание суммы, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя, и это распоряжение делается не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Пропустили месяц или работник не согласен возмещать добровольно, а сумма больше среднего месячного заработка, остаётся только суд. Удержание из зарплаты ограничено статьёй 138 ТК РФ: не более 20 процентов при каждой выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, до 50 процентов.
Как оформить итоги инвентаризации в кадровых документах: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте до начала процедуры, что с материально ответственным лицом заключён действующий договор по статье 244 или 245 ТК РФ и его должность есть в перечнях постановления № 85.
- Шаг 2. Издайте приказ о создании комиссии для установления размера и причин ущерба по статье 247 ТК РФ. Материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, но присутствует при пересчёте.
- Шаг 3. Обеспечьте участие членов комиссии: результаты признаются недействительными, если в инвентаризации участвовало менее 80 процентов её состава.
- Шаг 4. Затребуйте у работника письменное объяснение. Отказ или молчание фиксируйте актом, подписанным двумя свидетелями.
- Шаг 5. Получите от бухгалтерии расчёт ущерба по статье 246 ТК РФ и зафиксируйте дату окончательного установления размера: с неё пойдёт месячный срок.
- Шаг 6. Издайте распоряжение об удержании, если сумма не превышает средний месячный заработок, и ознакомьте с ним работника. При превышении готовьте документы для суда.
- Шаг 7. Передайте распоряжение в расчёт с указанием предельного процента удержания и проследите, чтобы общий размер удержаний не вышел за лимит статьи 138 ТК РФ.
Лайфхак: выгрузку журнала действий по спорному документу смотрят до начала спора, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.
В сервисе Добыто приказ о комиссии, уведомление работнику и требование объяснения собираются по шаблону и уходят по маршруту согласования, а факт открытия и подписания каждого документа остаётся в журнале действий. При споре об удержании этот журнал заменяет реестр вручную собранных расписок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Инвентаризация самих кадровых документов: чек-лист перед проверкой
Инвентаризация кадровых документов не предусмотрена ни одним нормативным актом как обязательная процедура, но проводится по тем же принципам: фактическое наличие сверяется с учётным. Поводы обычно три: смена ответственного за кадровое делопроизводство, подготовка к переходу на КЭДО, ожидаемая проверка государственной инспекции труда.
Что проверять до начала процедуры:
- Штатное расписание в действующей редакции и его соответствие фактическим наименованиям должностей в трудовых договорах.
- Наличие трудового договора и всех дополнительных соглашений по каждому работнику из списочного состава.
- Договоры о полной материальной ответственности по всем должностям из перечней постановления № 85, которые есть в штатном расписании.
- Приказы о назначении ответственных: за трудовые книжки, за ведение КЭДО, за обработку персональных данных.
- Остаток бланков трудовых книжек в сейфе против остатка по приходно-расходной книге и наличие актов на испорченные бланки.
- Листы ознакомления с локальными нормативными актами по каждому действующему ЛНА.
- Реестр выданных сертификатов и токенов против списка уволенных за период.
- Номенклатура дел на текущий год и соответствие ей сформированных дел.
Результат оформляется актом произвольной формы за подписями участников: нормативной формы для такой процедуры нет, а зафиксированный перечень расхождений нужен, чтобы через полгода было понятно, что именно исправляли.
Что из этого комплекта можно вести электронно, а что закон оставляет на бумаге
Электронный кадровый документооборот вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и требует локального нормативного акта, приказа о введении и письменного согласия каждого работника. Договор о материальной ответственности, приказ о комиссии, требование объяснения, распоряжение об удержании в электронный вид переводятся. Исключения точечные, но жёсткие.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Для инвентаризации это означает гибрид: сам договор о материальной ответственности и разбирательство по недостаче идут электронно, а если по итогам работник увольняется, приказ об увольнении и ознакомление с ним оформляются на бумаге. Бумажный остаток учитывается заранее, иначе процедура зависает в момент, когда решение уже принято.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд идёт по порядку: сначала выясняет, имела ли компания право вообще вести документы электронно, и только потом смотрит на подписание конкретного документа. Доказывать приходится четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ. Если рассыпается первое, аккуратный журнал подписания уже не спасёт.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и материально ответственные подразделения в пилот стараемся не брать: у них выше цена ошибки настройки маршрута. Сначала отрабатываем маршруты на административном персонале, потом переносим на склад и розницу.
Сценарии: что критично для розницы, малого бизнеса и бюджетного учреждения
Состав документов зависит от того, есть ли в компании материально ответственные лица и по каким правилам она вообще проводит инвентаризацию.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 25 человек без материально ответственных лиц | Учёт бланков трудовых книжек, приказы об ответственных, номенклатура дел | Отдельный регламент по инвентаризации кадровых документов |
| Розничная сеть со сменами и бригадами | Договоры о коллективной ответственности по статье 245 ТК РФ и их переоформление при смене состава бригады | Индивидуальные договоры по каждому продавцу при работающей бригадной схеме |
| Склад или производство с индивидуальными МОЛ | Сверка должностей с перечнями постановления № 85 и инвентаризация при смене МОЛ | Расширение перечня должностей за счёт административного персонала |
| Организация бюджетной сферы | Формы и порядок по стандартам для госсектора: ФСБУ 28/2023 на бюджетную сферу не распространяется | Разработка собственных форм описей по образцу коммерческих организаций |
| Компания с дистанционными работниками | Согласия на КЭДО, вид подписи по статье 22.3 ТК РФ, реестр выданных сертификатов | Бумажные листы ознакомления при введённом КЭДО |
Строка про бюджетную сферу закрывает самую частую ошибку переноса: коммерческий стандарт туда не переносится, и наоборот, формы для госсектора не обязательны для ООО.
Когда отдельный кадровый регламент по инвентаризации не нужен
Если в компании нет материально ответственных лиц, не ведутся бумажные трудовые книжки, а численность не превышает 25 человек, отдельное положение об инвентаризации кадровых документов создаёт работу без результата. Достаточно приказа об ответственном за кадровое делопроизводство и номенклатуры дел. Смысл появляется в двух случаях: когда в штате есть должности из перечней постановления № 85 и когда кадровые функции разделены между несколькими сотрудниками или подрядчиком.
Цена ошибки: чем заканчиваются пробелы в кадровых документах
Ошибка в этом блоке стоит не переоформления бумаги. Если договор о полной материальной ответственности заключён с должностью вне перечней постановления № 85, взыскание ограничивается средним месячным заработком по статье 241 ТК РФ, а разница между недостачей и заработком остаётся убытком компании. Если пропущен месячный срок по статье 248 ТК РФ, распоряжение об удержании теряет силу и вопрос уходит в суд с расходами на представителя.
Второй слой рисков процедурный. Отсутствие письменного объяснения работника или акта о его отказе означает нарушение статьи 247 ТК РФ, и суд отказывает во взыскании независимо от того, насколько точно посчитана недостача. Нарушения по учёту и оформлению кадровых документов дают состав по статье 5.27 КоАП РФ с санкцией вплоть до дисквалификации руководителя при повторном нарушении.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Информационная система обязана обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника, иначе при споре нечем подтвердить отправку и получение документа. Обратная сторона в том, что журнал не выборочный: он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал по спорному документу стоит открыть до того, как спор начался.»
Стоимость перевода кадрового учёта в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива, требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа, а разница между «Стартом» и «Бизнесом» определяется не только количеством сотрудников: УКЭП, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с «Бизнеса». Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении или понижении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с «Старта» и переходить на «Бизнес» после пилота допустимо.
Выводы
Кадровая служба в инвентаризации отвечает не за пересчёт имущества, а за юридическую сцепку между недостачей и работником: договор по статьям 244 и 245 ТК РФ, приказ о комиссии и объяснение по статье 247 ТК РФ, распоряжение об удержании в течение месяца по статье 248 ТК РФ. Параллельно кадровик ведёт собственные регистры по приказу Минтруда № 320н, и их состояние проверяется той же логикой сверки факта с учётом. Коммерческая организация опирается на ФСБУ 28/2023, бюджетная сфера на стандарты для госсектора.
Мы в Добыто собираем этот комплект как единый маршрут: договор о материальной ответственности подписывается усиленной подписью по требованиям статьи 22.3 ТК РФ, приказы и требования объяснений идут по согласованию, а журнал действий остаётся доказательством на случай спора об удержании.
Частые вопросы
Может ли кадровик входить в инвентаризационную комиссию?
Да, специалист по кадрам включается в состав комиссии наравне с другими работниками организации. Ограничение действует для материально ответственного лица: оно не входит в комиссию, но присутствует при проверке фактического наличия. Ещё одно требование к составу количественное: результаты инвентаризации признаются недействительными, если в ней участвовало менее 80 процентов членов комиссии, поэтому в приказе о комиссии лучше не назначать людей, которые заведомо будут в отпуске или командировке.
Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с работником младше 18 лет?
Нет. Статья 244 ТК РФ допускает такие договоры только с работниками, достигшими возраста 18 лет. Несовершеннолетний работник несёт полную материальную ответственность лишь в ограниченных случаях, предусмотренных статьёй 242 ТК РФ, например за умышленное причинение ущерба. Для 17-летнего кассира или курьера договор о полной ответственности не создаёт правовых последствий.
Что делать, если работник отказался давать письменное объяснение по недостаче?
Составить акт об отказе. Статья 247 ТК РФ прямо предусматривает такую ситуацию: при отказе или уклонении работника от предоставления объяснения составляется соответствующий акт. Акт подписывают минимум два свидетеля, в нём фиксируются дата, время и содержание требования. Без этого документа отсутствие объяснения читается как нарушение процедуры со стороны работодателя.
Можно ли удержать всю сумму недостачи из ближайшей зарплаты?
Нет. Статья 138 ТК РФ ограничивает общий размер всех удержаний 20 процентами заработной платы при каждой её выплате, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50 процентами. Даже когда сумма ущерба не превышает средний месячный заработок и распоряжение издано в срок, удержание растягивается на несколько выплат.
Чем отличается инвентаризация в бюджетном учреждении?
Нормативной базой и формами. ФСБУ 28/2023 обязателен для организаций с 1 апреля 2025 года, но на организации бюджетной сферы не распространяется: они проводят инвентаризацию по федеральным стандартам бухгалтерского учёта государственных финансов и применяют унифицированные формы, утверждённые Минфином. Трудовые нормы при этом общие: договоры о материальной ответственности, порядок установления ущерба и взыскания регулируются теми же статьями ТК РФ.
Работник уволился до окончания разбирательства по недостаче. Что дальше?
Удержание по распоряжению работодателя после увольнения невозможно, остаётся обращение в суд. Статья 248 ТК РФ прямо указывает: при отказе уволившегося работника от добровольного возмещения непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. Срок обращения работодателя в суд по спорам о возмещении ущерба составляет один год со дня обнаружения причинённого ущерба, и отсчитывается он не от даты увольнения, а от даты обнаружения.
