Инвентаризация с 1 апреля 2025 года проводится по ФСБУ 28/2023, утверждённому приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Методические указания № 49 от 13.06.1995 отменены приказом Минфина России от 27.04.2023 № 189 и больше не применяются. Унифицированные формы ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22 перестали быть обязательными: организация утверждает собственные формы в учётной политике либо закрепляет в ней прежние бланки ИНВ. Документы инвентаризации составляются на бумаге или в виде электронных документов, подписанных электронной подписью. Перечень обязательных случаев не сократился: годовая отчётность, смена материально ответственного лица, факт утраты или порчи активов, передача активов, реорганизация и ликвидация. Для коммерческой компании главный документ теперь ФСБУ 28/2023, а организация бюджетной сферы этот стандарт не применяет и с 1 января 2026 года оформляет описи электронными формами 0510466, 0510467 и 0510468 по приказу Минфина России № 61н.
Разберём, из-за чего результаты обязательной инвентаризации признают недействительными, какая подпись допустима на электронной описи и что изменил приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н в договорах о полной материальной ответственности. Покажем, в какой срок недостачу можно удержать распоряжением, а когда остаётся только суд. Пошаговый порядок при смене материально ответственного лица, чек-лист подготовки, образцы кадровых документов, тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Инвентаризация в 2026 году: какой документ теперь главный
ФСБУ 28/2023 применяется всеми организациями, включая субъекты малого и среднего предпринимательства, кроме организаций бюджетной сферы. Досрочный переход был возможен с 2023 года, обязательное применение началось 1 апреля 2025 года. С этой же даты утратил силу приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49, по которому бухгалтерия работала почти тридцать лет. Текст стандарта опубликован на сайте Минфина России в разделе с федеральным стандартом бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023, и сверяться стоит именно с ним, а не с внутренними методичками, написанными до 2025 года.
Главный практический сдвиг в том, что стандарт задаёт требования к результату, а порядок проведения организация описывает сама. Раньше инспектор или аудитор сверял процедуру с текстом указаний № 49. Теперь он сверяет её с вашей учётной политикой и приказом руководителя. Чем подробнее там описаны состав комиссии, сроки, способ фиксации и формы документов, тем меньше поводов для спора.
Ниже собраны изменения, которые чаще всего всплывают при подготовке годовой инвентаризации.
| Вопрос | По Методическим указаниям № 49 | По ФСБУ 28/2023 |
|---|---|---|
| Формы документов | Ориентир на унифицированные формы ИНВ | Состав документов определяет организация, формы закрепляются в учётной политике |
| Форма носителя | Правила написаны под бумажную опись | Бумага или электронный документ, подписанный электронной подписью |
| Способ проверки | Пересчёт, обмер, взвешивание | Дополнительно прямо допускаются фото- и видеофиксация |
| Комиссия | Постоянно действующая комиссия у всех | Комиссию можно не создавать, если в штате только руководитель или руководитель и главный бухгалтер |
| Явка членов комиссии | Отсутствие члена комиссии — основание для недействительности | Допускается отсутствие менее одной пятой состава; одна пятая и более — результаты обязательной инвентаризации недействительны |
| Бюджетная сфера | Указания применялись и бюджетными учреждениями | Стандарт не применяется; с 01.01.2026 действуют электронные формы по приказу Минфина России № 61н |
Из таблицы следует правило подготовки: до начала инвентаризации проверьте, что учётная политика переписана под ФСБУ 28/2023, а формы описей названы в ней поимённо. Если организация решила и дальше применять ИНВ-3 и ИНВ-22, это законно, но такое решение фиксируется в учётной политике.
Когда инвентаризация обязательна и на какую дату её проводить
Перечень обязательных случаев закреплён пунктом 15 ФСБУ 28/2023 и закрыт: составление годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности, смена материально ответственного работника, передача активов в аренду или управление либо их отчуждение, выявление факта утраты, порчи или повреждения активов, чрезвычайная ситуация, реорганизация (кроме преобразования) и ликвидация организации. Отдельно стандарт задаёт периодичность: основные средства проверяются не реже одного раза в три года, библиотечные фонды — не реже одного раза в пять лет.
Дата, на которую фиксируются остатки, и период, когда комиссия физически ходит по складу, — разные вещи. Перед годовой отчётностью данные формируются по состоянию на 31 декабря на конец дня. При этом основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы, проверенные начиная с 1 октября отчётного года, повторно в конце декабря не пересчитываются. Это и есть та самая осенняя инвентаризация, которую бухгалтерия традиционно запускает в октябре и ноябре.
| Ситуация | Что проверяется | На какую дату | Что критично |
|---|---|---|---|
| Годовая отчётность | Активы и обязательства | 31 декабря на конец дня, часть объектов — с 1 октября | Успеть до подписания отчётности, иначе данные учёта искажены |
| Смена материально ответственного лица | Только вверенное этому работнику имущество | День приёма-передачи ценностей | Присутствие и сдающего, и принимающего работника |
| Выявлена утрата или порча активов | Затронутый участок учёта | Дата выявления факта | Без этой инвентаризации размер ущерба для взыскания не доказан |
| Передача активов в аренду, управление, отчуждение | Передаваемые объекты | Дата передачи по договору | Не требуется для операций обычной деятельности |
| Реорганизация или ликвидация | Все активы и обязательства | Дата составления передаточного или ликвидационного баланса | При преобразовании инвентаризация не обязательна |
| Основные средства | Объекты основных средств | Не реже одного раза в три года | Периодичность закрепляется в учётной политике |
| Библиотечные фонды | Фонд целиком | Не реже одного раза в пять лет | График проверки утверждает руководитель |
Строка про смену материально ответственного лица — самая недооценённая. Инвентаризация здесь нужна не ради отчётности, а ради того, чтобы при следующей проверке было с чем сравнивать: без описи на дату передачи период образования недостачи не определяется, и взыскать её с нового работника не получится.
Как провести инвентаризацию при смене материально ответственного лица: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ руководителя о проведении инвентаризации: причина (смена материально ответственного работника), состав комиссии, перечень проверяемого имущества, даты начала и окончания.
- Шаг 2. Ознакомьте с приказом обоих работников — сдающего и принимающего ценности — и всех членов комиссии. Отказ от ознакомления фиксируется актом.
- Шаг 3. Возьмите у сдающего работника расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а поступившие ценности оприходованы. Без неё дата отсечения остатков не подтверждена.
- Шаг 4. Проведите пересчёт в присутствии материально ответственного лица. В комиссию по проверке его собственного участка этот работник не включается.
- Шаг 5. Оформите опись, соберите подписи всех членов комиссии и материально ответственного работника. Если велась фото- или видеофиксация, приложите материалы к описи.
- Шаг 6. Отразите расхождения: излишки принимаются к учёту, недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы, недостача сверх норм рассматривается на предмет взыскания.
- Шаг 7. Оформите приём-передачу: заключите договор о полной материальной ответственности с новым работником и отзовите электронную подпись и машиночитаемые доверенности уходящего.
Внимание: увольнение работника, имевшего доступ к ключевой информации, само по себе считается компрометацией ключа электронной подписи, независимо от того, сдал он носитель или нет. Единственное юридически значимое действие — отзыв сертификата, и действие сертификата прекращается не в момент вашего обращения, а в момент внесения записи в реестр удостоверяющим центром.
Можно ли подписывать инвентаризационную опись электронной подписью
Да. ФСБУ 28/2023 прямо допускает составление документов инвентаризации в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, и организация решает этот вопрос самостоятельно. Ограничений на электронную форму описи стандарт не содержит, в отличие от указаний № 49, написанных под бумажную технологию.
У организаций бюджетной сферы свобода выбора меньше. Приказ Минфина России № 61н с изменениями, внесёнными приказом Минфина России от 30.09.2024 № 144н, вводит унифицированные электронные формы: 0510466 — инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов, 0510467 — инвентаризационная опись наличных денежных средств, 0510468 — инвентаризационная опись расчётов по поступлениям. Применять их бюджетная сфера обязана с 1 января 2026 года, а при организационно-технической готовности перейти можно было раньше. Подписи членов комиссии и материально ответственного лица в этих формах заверяются электронной подписью.
Дальше начинается вопрос, который бухгалтер и кадровик решают вместе: какой именно подписью. Для документов бухгалтерского учёта вид подписи определяет организация, а для кадровых документов виды подписи жёстко распределены статьёй 22.3 ТК РФ, и договор о материальной ответственности попал в самую строгую группу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Договор о полной материальной ответственности и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Статья 22.3 ТК РФ |
| Приказ о проведении инвентаризации, ознакомление работника | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Статья 22.3 ТК РФ |
| Инвентаризационная опись коммерческой организации | Вид подписи определяет организация | Вид подписи определяет организация | ФСБУ 28/2023 |
| Электронные формы 0510466, 0510467, 0510468 | Электронная подпись по правилам учреждения | Электронная подпись члена комиссии и материально ответственного лица | Приказ Минфина России № 61н |
| Приказ об увольнении материально ответственного работника | Собственноручная подпись | Собственноручная подпись при ознакомлении | Статья 22.1 ТК РФ |
Последняя строка объясняет, почему полностью безбумажное расставание с кладовщиком невозможно. Заявление работник подаёт электронно, инвентаризацию и приём-передачу проводят в системе, а приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге. Эту позицию Минтруд России подтвердил письмом от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Это первое, что мы объясняем на внедрении Добыто, и почти всегда это оказывается неожиданностью: компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид.
Факт: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила для проверяющего или суда, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Важный нюанс из практики: схема, при которой бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею отчётность и описи, распространена и незаконна: она нарушает требования законодательства об электронной подписи. Если бухгалтер ведёт несколько организаций, у него накапливаются стопки токенов, которые изнашивают порты и теряются. Законная замена — машиночитаемая доверенность: бухгалтер выпускает одну подпись на себя как на физическое лицо, а права от разных организаций прикрепляются к ней доверенностями. При прекращении работы с компанией подпись не перевыпускается, отзывается доверенность.
Проверьте электронную подпись на инвентаризационной описи
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Комиссия, приказ и подписи: из-за чего результаты признают недействительными
ФСБУ 28/2023 не устанавливает минимальное число членов комиссии, но задаёт правило явки: отсутствие менее одной пятой состава допускается, а при отсутствии одной пятой и более результаты обязательной инвентаризации считаются недействительными. Комиссия из пяти человек разваливается при неявке одного, комиссия из шести ту же неявку переживает. Численность стоит планировать с запасом и назначать замену заранее, а не переписывать приказ задним числом.
Материально ответственное лицо присутствует при проверке вверенного ему имущества, но не входит в состав комиссии по этому участку. Требование выглядит очевидным, а нарушается регулярно: в небольших компаниях кладовщика включают в комиссию просто потому, что людей мало. В суде такая опись перестаёт подтверждать размер ущерба.
Комиссию разрешено не создавать в трёх ситуациях: в штате только руководитель, в штате только руководитель и главный бухгалтер, проверку проводит привлечённая аудиторская организация или ревизионная комиссия по уставу. Во всех остальных случаях комиссия обязательна, и её состав утверждается приказом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Технически исправная процедура и установленный факт пересчёта сами по себе спор не закрывают, пока не выяснено, как работодатель проверял личность подписанта. Сверку журнала подписания мы проводим перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт, а не после начала спора. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании: если он не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Что проверить до старта инвентаризации: чек-лист подготовки
- Учётная политика переписана под ФСБУ 28/2023, формы описей и акта названы поимённо.
- Приказ о проведении инвентаризации издан, состав комиссии утверждён, назначены замены на случай неявки.
- С каждым материально ответственным работником заключён действующий договор о полной материальной ответственности по типовой форме приказа Минтруда России № 251н.
- Должность работника есть в перечне, утверждённом тем же приказом; работнику исполнилось 18 лет.
- Определено, в какой форме составляются описи — бумажной, электронной или смешанной, и каким видом подписи они подписываются.
- Проверено, что нормы естественной убыли по вашим запасам утверждены и применимы: без них вся недостача будет считаться сверхнормативной.
Договор о полной материальной ответственности: что изменил приказ Минтруда № 251н
С 1 сентября 2025 года действуют новые перечни должностей и работ и новые типовые формы договоров, утверждённые приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85, по которому такие договоры оформлялись больше двадцати лет, утратило силу. Приказ № 251н действует до 1 сентября 2031 года, его реквизиты и текст опубликованы на официальном интернет-портале правовой информации.
Приказ утвердил четыре документа: перечень должностей и работ для полной индивидуальной ответственности, перечень работ для коллективной (бригадной) ответственности, типовую форму индивидуального договора и типовую форму коллективного договора. Логика отбора прежняя: договор заключается с работником, который непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности либо иное имущество, и только если его должность или работа названа в перечне. Статья 244 ТК РФ добавляет возрастное ограничение: договор о полной материальной ответственности заключается с работниками, достигшими 18 лет.
Массово перезаключать договоры, подписанные до 1 сентября 2025 года, закон не требует. Практический смысл в другом: если должность работника исчезла из нового перечня или изменилась её формулировка, старый договор перестаёт работать как основание для полного взыскания. Перед годовой инвентаризацией сверьте с перечнем каждую должность, по которой у вас числятся ценности, и переоформите договоры там, где расхождение нашлось.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ключевой момент при подготовке — сверка исходных данных: расхождение в одном реквизите даёт отказ. В споре о недостаче суд смотрит не только на саму опись, работодатель обязан подтвердить и то, что правила заключения договора о полной материальной ответственности соблюдены. Проверьте по своей кадровой базе две вещи: названа ли должность работника в действующем перечне и подписан ли договор именно тем человеком, у которого ценности находятся фактически.»
Договор о материальной ответственности в перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ не входит, поэтому при введённом КЭДО его оформляют электронно: работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. В практике Добыто аргумент вида «договоры займа подписывают кодом из SMS, значит и нам можно» встречается регулярно, и для нас это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Инвентаризация кадровых документов и бланков трудовых книжек
У кадровой службы своя инвентаризация, которая к ФСБУ 28/2023 отношения не имеет, но всплывает при каждой смене ответственного за трудовые книжки. Проверяются бланки трудовых книжек и вкладышей как бланки строгой отчётности, книга учёта движения трудовых книжек, наличие самих книжек работников, которые ещё ведутся на бумаге, и комплектность личных дел. Испорченные бланки не выбрасываются, а списываются актом. В Добыто мы закладываем в регламент периодическую сверку журнала выданных ключей электронной подписи с актуальным составом сотрудников: при смене материально ответственного лица это тот же самый список, что и в описи.
Сроки хранения при переходе в электронный вид не меняются: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Шаблоны кадровых документов для инвентаризации и передачи дел
Комплект собран под смену материально ответственного лица и проверку кадрового архива; начинать удобнее с матрицы ответственности, чтобы развести зоны бухгалтерии и отдела кадров до начала пересчёта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
Недостача выявлена: как взыскать законно и сколько стоит ошибка
Размер ущерба определяется по статье 246 ТК РФ: по фактическим потерям исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом степени износа. Взыскивается только прямой действительный ущерб: неполученные доходы работодателя по статье 238 ТК РФ не взыскиваются никогда, даже при полной материальной ответственности.
До приказа об удержании статья 247 ТК РФ требует провести проверку для установления размера ущерба и причин его возникновения и обязательно истребовать у работника письменное объяснение. Отказ дать объяснение оформляется актом. Работник и его представитель вправе знакомиться с материалами проверки. Пропуск любого из этих действий разрушает взыскание: суды отказывают работодателю, когда объяснение не истребовалось, акт об отказе не составлялся, работник не был ознакомлен с приказом о проведении инвентаризации, опись не содержит его подписи, а период образования недостачи не определён.
Дальше работают два срока, которые путают чаще всего. Сумму в пределах среднего месячного заработка работодатель удерживает распоряжением не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ). Если месяц пропущен или сумма ущерба больше среднего месячного заработка, а работник добровольно платить отказался, остаётся только суд, и на обращение в суд есть один год со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392 ТК РФ). При любом варианте удержания общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты ограничен 20 процентами по статье 138 ТК РФ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Отзыв подписи мы вписываем в чек-лист увольнения на тот же уровень, что и закрытие доступов к системам. Практически это три действия: отозвать сертификат сотрудника, отозвать выданные ему машиночитаемые доверенности и проверить, не знал ли он пин-кодов от чужих ключей. Третий пункт самый неудобный и самый частый: если увольняется бухгалтер, который два года подписывал отчётность ключом директора, отзывать нужно ключ директора.»
Полезно знать: обязанность уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности ключа в срок не более одного рабочего дня установлена статьёй 10 63-ФЗ. Если этот срок не прописан в локальном акте, работник о нём не знает и сообщит тогда, когда сможет.
Во что обходится нарушение порядка
Цена ошибки складывается не из стоимости пропавшего товара. Недостача, установленная с нарушением процедуры, просто не взыскивается: суд отказывает, и работодатель списывает сумму на свои расходы. По Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 доказывать обязан работодатель, и доказывать он должен весь набор: отсутствие обстоятельств, исключающих ответственность, противоправность поведения работника, его вину, причинную связь, наличие прямого действительного ущерба, его размер и соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
К невзысканной сумме добавляются два административных риска. Искажение данных бухгалтерского учёта из-за непроведённой или недооформленной инвентаризации подпадает под статью 15.11 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Незаконное удержание из зарплаты — это часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, плюс предписание ГИТ вернуть работнику удержанное.
Кейс из практики: в разборе для бухгалтеров описана ситуация, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства оказались очень длительными. Дополнительный эффект той же схемы: если налоговый орган установит, что руководитель утратил контроль над ключом, у него запрашивают заявление, проводится проверка, а подписанные документы считаются недействительными, и ссылка на утрату контроля от ответственности не освобождает.
Когда инвентаризация избыточна и когда взыскать ущерб не получится
Полный пересчёт нужен не в каждой ситуации, которая кажется тревожной. Инвентаризация при передаче активов не проводится, если операция относится к обычной деятельности организации: отгружая товар покупателям каждый день, пересчитывать склад перед каждой отгрузкой не требуется. При реорганизации в форме преобразования инвентаризация тоже не обязательна. Микропредприятию, где в штате только руководитель или руководитель и главный бухгалтер, не нужна комиссия, хотя сама инвентаризация в обязательных случаях остаётся.
Отдельный случай — когда взыскание не срабатывает при идеально проведённом пересчёте. Договор о полной материальной ответственности не заключается с работником, чья должность или работа не названа в перечне приказа Минтруда России № 251н, и с работником младше 18 лет. Если такой договор всё же подписан, ответственность работника остаётся ограниченной средним месячным заработком по статье 241 ТК РФ независимо от суммы недостачи. Не поможет инвентаризация и там, где ущерб возник из-за нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или неисполнения работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия хранения имущества: это обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника.
Коллективная (бригадная) ответственность по статье 245 ТК РФ вводится, когда разграничить ответственность каждого работника невозможно. Она удобна для склада со сменным составом, но платой за удобство становится сложность доказывания: степень вины каждого члена коллектива определяется по соглашению сторон или судом, и один неподписанный договор внутри бригады обрушивает взыскание со всей группы.
Стоимость перевода кадровых документов по инвентаризации в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск в системе |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по фактической численности и выбранному набору функций: складу и рознице обычно нужны УКЭП и электронный архив, то есть тариф «Бизнес». Полный состав каждого пакета и условия перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Порядок инвентаризации теперь пишет сама организация, а стандарт задаёт рамки: обязательные случаи, правило явки комиссии, участие материально ответственного лица и допустимость электронной формы описи. Проверяющий сверяет процедуру с вашей же учётной политикой, поэтому расхождение между тем, как написано, и тем, как делается, стало основным источником риска. Взыскание недостачи держится на трёх опорах: действующий договор о полной материальной ответственности по форме приказа № 251н, корректно оформленная опись и соблюдённая процедура статьи 247 ТК РФ с письменным объяснением работника.
Мы в Добыто переводим в электронный вид ту часть этого комплекта, которая относится к кадрам: договоры о полной материальной ответственности с нужным видом подписи, приказы, ознакомления и согласия. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу, и на складе и в рознице это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов подписания.
Частые вопросы
Нужно ли проводить инвентаризацию при уходе материально ответственного работника в длительный отпуск?
Обязательные случаи по ФСБУ 28/2023 связаны со сменой материально ответственного лица, а не с его временным отсутствием. Если на период отпуска ценности передаются другому работнику и с ним оформляется договор о полной материальной ответственности, происходит именно смена ответственного, и инвентаризация обязательна. Если ценности никому не передаются, а помещение опечатывается, обязанность не возникает, но право провести проверку по решению руководителя остаётся.
Можно ли взыскать недостачу с уволившегося работника?
Да. Прекращение трудового договора не освобождает работника от материальной ответственности за ущерб, причинённый до увольнения. Удержать сумму распоряжением уже не получится, поскольку выплат в его пользу нет, поэтому остаётся добровольное возмещение по соглашению или суд. На обращение в суд у работодателя есть один год со дня обнаружения ущерба по части 4 статьи 392 ТК РФ.
Что делать, если материально ответственный работник отказался подписывать инвентаризационную опись?
Отказ фиксируется актом, который подписывают члены комиссии. Опись без подписи работника теряет доказательственную силу, поэтому акт об отказе становится обязательным элементом комплекта. Параллельно у работника истребуется письменное объяснение по статье 247 ТК РФ, и при отказе его дать составляется второй акт, об отказе от объяснения. Это два разных документа, и заменять один другим нельзя.
Обязана ли компания применять нормы естественной убыли?
Нормы применяются к тем видам запасов, для которых они утверждены профильными ведомствами. Недостача в пределах норм относится на расходы, недостача сверх норм рассматривается на предмет взыскания с виновных лиц. Если по вашей группе запасов норм нет, вся выявленная недостача считается сверхнормативной, и списать её на затраты без разбирательства не получится.
Как оформляется пересортица и всегда ли её можно зачесть?
Зачёт по пересортице допускается при совпадении трёх условий: активы одного наименования, но разных сортов, один и тот же материально ответственный работник и один и тот же проверяемый период. Комиссия оформляет результат протоколом заседания, а решение о зачёте принимает руководитель организации. Автоматического зачёта по факту совпадения сумм не бывает.
Можно ли проводить инвентаризацию удалённо, по видеосвязи?
ФСБУ 28/2023 прямо допускает фото- и видеофиксацию как способ подтверждения наличия активов, что раньше было спорным. Полностью дистанционный пересчёт без присутствия комиссии и материально ответственного лица на объекте стандарт не предусматривает: съёмка дополняет натурную проверку, а не заменяет её. Порядок применения такой фиксации закрепляется в учётной политике, иначе приложенные файлы останутся просто файлами.
Сколько хранить документы инвентаризации?
Документы инвентаризации относятся к первичным учётным документам и хранятся по правилам архивного законодательства о бухгалтерских документах, а не по срокам кадровых документов. Связанные кадровые документы живут по своим срокам: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, локальные нормативные акты — постоянно. Перевод в электронный вид сроки не сокращает.
