Управление инвентаризацией для руководителя складывается из решений, которые не передаются комиссии: на какую дату проводить проверку, кого включить в комиссию, как утвердить квалификацию выявленных расхождений и кого привлекать к материальной ответственности. Материально ответственное лицо в комиссию не входит, а активы пересчитывают по месту нахождения и в его присутствии. Недостачу нельзя взыскать без проверки и без запроса письменного объяснения у работника. Распоряжение об удержании в пределах среднего месячного заработка издаётся не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Коммерческая организация с 1 апреля 2025 года работает по ФСБУ 28/2023 и сама определяет формы документов. Бюджетное учреждение работает по требованиям стандарта № 274н и использует унифицированные формы приказа Минфина № 61н.
Материал помогает держать процесс под контролем без лишней бумаги. В нём разобрано, какие документы инвентаризации можно вести в электронном виде и какой подписью, как с 1 сентября 2025 года оформлять договор о материальной ответственности по типовым формам Минтруда и в каких случаях электронный документ не заменяет подлинник. Таблица обязательных случаев инвентаризации стоит в начале. Чек-лист договоров с материально ответственными лицами, разбор взыскания недостачи по статьям 246-248 ТК РФ и тарифы КЭДО на 2026 год собраны во второй половине статьи.
Какими нормами руководствоваться при проведении инвентаризации в 2026 году
С 1 апреля 2025 года коммерческие организации проводят инвентаризацию по ФСБУ 28/2023, утверждённому приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Бюджетная сфера из действия этого стандарта исключена.
Для организаций госсектора общие требования к инвентаризации внесены приказом Минфина от 13.09.2023 № 144н в стандарт «Учётная политика, оценочные значения и ошибки». Этот стандарт утверждён приказом от 30.12.2017 № 274н, требования к инвентаризации размещены в приложении № 1 к нему. Учреждения применяли эти требования при организации учётной политики с 2024 года, не позднее 01.07.2024. Конкретный порядок инвентаризации субъект учёта закрепляет в своей учётной политике.
Номер 144н встречается в бюджетном учёте дважды. Приказ от 30.09.2024 № 144н относится к другому предмету: он изменил формы бюджетного учёта, утверждённые приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н. Этот приказ вступил в силу 02.02.2025. Внесённые им изменения применяются с 01.01.2026 либо раньше, если у учреждения есть организационно-техническая готовность.
Сравнение показывает, где коммерческая организация выбирает формы сама, а где форма документа уже задана для учреждения.
| Вопрос | Коммерческая организация | Бюджетное учреждение |
|---|---|---|
| Основной акт | ФСБУ 28/2023 (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н), применяется с 01.04.2025 | Приложение № 1 к стандарту № 274н в редакции приказа от 13.09.2023 № 144н; порядок закрепляется в учётной политике |
| Формы первичных документов | Определяет руководитель | Устанавливает бюджетное законодательство: унифицированные формы электронных документов по приказу № 61н |
| Решение о проведении инвентаризации | По форме, утверждённой руководителем | Форма 0510439 |
| Оформление результатов | Документы по формам организации; квалификацию результатов утверждает руководитель | Акт о результатах инвентаризации, форма 0510463 |
| Инвентаризация расчётов | Проверка документов и расчёты (п. 4 ФСБУ 28/2023) | Инвентаризационная опись расчётов с поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (форма 0510469) и акт сверки задолженности с должником или кредитором (форма 0510477) |
Учреждению на 2026 год достаточно проверить одно: применяются ли формы 0510439, 0510463, 0510469 и 0510477 в редакции изменений от 30.09.2024 № 144н. Срок применения этой редакции наступил 01.01.2026. Коммерческой организации нужно сверить другое: утвердил ли руководитель формы решения о проведении, описей и итогового документа до начала годовой инвентаризации.
Когда проведение инвентаризации обязательно и на какую дату
Пункт 15 ФСБУ 28/2023 перечисляет случаи, в которых коммерческая организация обязана провести инвентаризацию. Два из них связаны с кадровыми событиями: сменой материально ответственного лица и изменениями в составе бригады.
| Обязательный случай | Что учесть руководителю |
|---|---|
| Подготовка годовой бухгалтерской отчётности | Инвентаризацию проводят по состоянию на отчётную дату (п. 16); для отдельных групп активов стандарт допускает не повторять пересчёт |
| Передача или отчуждение активов | Обязательна только в случаях, которые перечислены в стандарте |
| Смена материально ответственного лица | Проверку проводят по месту нахождения ценностей и в присутствии МОЛ |
| Смена бригадира, выбытие из бригады более 50% работников, требование одного или нескольких членов бригады | Случаи коллективной материальной ответственности; типовая форма договора утверждена приказом Минтруда № 251н |
| Утрата или порча активов | Результаты используют в проверке причин и размера ущерба по статье 247 ТК РФ |
| Чрезвычайное происшествие | Фактическое наличие устанавливают подсчётом, взвешиванием, обмером или осмотром |
| Реорганизация или ликвидация | Результаты отражают в периоде, к которому относится дата инвентаризации |
Смену МОЛ и изменения в составе бригады оформляют кадровыми документами, поэтому сведения о них появляются у кадровой службы раньше, чем у бухгалтерии. Если внутри компании не закреплено, как эти сведения передаются, обязательная инвентаризация может пройти с опозданием.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для учреждения госсектора годовая инвентаризация по пункту 32 приложения № 1 к стандарту № 274н касается существенных активов и обязательств. Для отдельных групп нефинансовых активов стандарт задаёт периодичность проверок в годах, если учредитель не установил иное. Сверьте график инвентаризаций на 2026 год с этими основаниями. Отдельно закрепите, кто сообщает бухгалтерии о смене материально ответственного лица.
Что руководитель контролирует сам и что поручает комиссии
По ФСБУ 28/2023 руководитель утверждает квалификацию результатов инвентаризации. Результаты отражают в периоде, к которому относится дата инвентаризации, с годовыми исключениями, предусмотренными стандартом. Комиссия устанавливает фактическое наличие, сопоставляет его с регистрами учёта и оформляет результаты документами.
Требования к составу комиссии собраны в пунктах 20-23 стандарта. Материально ответственное лицо проверяемых объектов в комиссию не включают. Инвентаризацию активов проводят по месту их нахождения и по каждому МОЛ в его присутствии. Бремя доказывания оснований материальной ответственности лежит на работодателе. Если МОЛ при пересчёте не присутствовал, подтвердить результат в споре работодателю сложнее.
Способ проверки зависит от объекта. Имущество подсчитывают, взвешивают, обмеряют и осматривают. Для активов и обязательств, где физическая проверка неприменима, проверяют документы и выполняют расчёты (п. 4 стандарта). По этому правилу проходит инвентаризация счетов расчётов: дебиторскую и кредиторскую задолженность подтверждают документами и сверкой с контрагентами. Учреждение оформляет её описью по форме 0510469 и актом сверки по форме 0510477.
Как руководителю провести инвентаризацию под контролем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите применимые нормы. Коммерческая организация применяет ФСБУ 28/2023. Учреждение госсектора применяет приложение № 1 к стандарту № 274н и порядок из своей учётной политики.
- Шаг 2. Оформите решение о проведении инвентаризации. Учреждение использует форму 0510439, коммерческая организация использует форму, утверждённую руководителем. В решении укажите дату инвентаризации и состав комиссии.
- Шаг 3. Проверьте состав комиссии: материально ответственное лицо проверяемых объектов в неё не входит.
- Шаг 4. Убедитесь, что с каждым МОЛ заключён договор о материальной ответственности по типовой форме приказа Минтруда № 251н.
- Шаг 5. Проведите проверку по месту нахождения активов и по каждому МОЛ в его присутствии. Имущество подсчитывают, взвешивают, обмеряют и осматривают, а расчёты сверяют по документам.
- Шаг 6. Сопоставьте фактическое наличие с регистрами учёта и оформите результаты документами. Учреждение составляет акт о результатах инвентаризации по форме 0510463.
- Шаг 7. Утвердите квалификацию результатов. Проследите, чтобы их отразили в периоде, к которому относится дата инвентаризации.
- Шаг 8. Если выявлена недостача, до решения о возмещении назначьте проверку и запросите у работника письменное объяснение.
Шаги 3, 4 и 8 руководитель проверяет лично. Ошибки в этих шагах после подписания акта уже не исправить.
Как вести документы инвентаризации в электронном виде без потери юридической силы
Часть 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» допускает составлять первичные учётные документы на бумаге и (или) в электронном виде с подписанием электронной подписью. Для учреждений приказ № 61н утверждает формы электронных документов бюджетного и бухгалтерского учёта. В их числе решение о проведении инвентаризации, опись расчётов и акт о результатах инвентаризации. Коммерческая организация сама определяет формы, поэтому может предусмотреть для них электронный вид.
Вид подписи на первичном документе нельзя выбирать по нормам кадрового ЭДО. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют кадровые документы, в том числе договор о материальной ответственности. Инвентаризационная опись относится к бухгалтерскому учёту и подчиняется 402-ФЗ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда возникает вопрос о подписи, мы первым делом выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ. Электронным документом такой файл не считается.»
В инвентаризации работают два контура документов. Бухгалтерский контур включает решение о проведении, описи и акт о результатах. Его ведут в учётной системе по 402-ФЗ и по формам организации или приказа № 61н. Кадровый контур включает договоры о материальной ответственности с МОЛ и документы о смене МОЛ и составе бригады. Его ведут по правилам ТК РФ, и он может вестись в КЭДО.
Когда электронный контур не заменяет учётную систему и подлинник
Добыто работает как сервис кадрового электронного документооборота и закрывает кадровую часть инвентаризации, прежде всего договоры о материальной ответственности. Подсчёт остатков, описи и акты о результатах инвентаризации формируют в учётной системе организации. КЭДО эти документы не заменяет.
Важный нюанс из практики: переход на электронные документы не лишает суд права потребовать бумагу. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если копии поданы в электронном виде, суд вправе истребовать оригиналы. Это происходит в двух ситуациях: когда подлинник прямо запросил суд и когда только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его отдельных реквизитов или подписи.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатку можно было использовать, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Перед отказом от бумажного архива составьте перечень документов инвентаризации, которые существуют только в электронном виде. Для каждого определите, чем будет подтверждаться его подлинность.
Договор о материальной ответственности: кому, по какой форме и какой подписью
С 01.09.2025 перечни должностей и работ, а также типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Приказ действует до 01.09.2031 и заменил постановление № 85.
Статья 244 ТК РФ допускает договор о полной материальной ответственности только при одновременном выполнении условий. Работнику исполнилось 18 лет. Он непосредственно обслуживает или использует ценности. Его должность или работа есть в перечне приказа № 251н, а договор составлен по типовой форме. Общий предел материальной ответственности составляет средний месячный заработок (статья 241 ТК РФ). Полная ответственность наступает только в случаях, прямо названных законом (статья 243 ТК РФ).
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чек-лист договоров с материально ответственными лицами перед инвентаризацией
- С каждым МОЛ, чьи ценности проверяются, заключён договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Должность или работа МОЛ есть в перечне приказа Минтруда № 251н.
- Работнику на дату заключения договора исполнилось 18 лет.
- Работник непосредственно обслуживает или использует ценности, которые проверяет комиссия.
- Договор соответствует типовой форме приказа № 251н, которая с 01.09.2025 применяется вместо форм постановления № 85.
- При электронном подписании работник подписал договор УНЭП или УКЭП, а работодатель подписал его УКЭП; ПЭП работника не использовалась.
- При коллективной ответственности учтены изменения состава бригады. Смена бригадира и выбытие более 50% членов бригады требуют инвентаризации.
Пункт, который не подтверждается документом, исправьте до решения о проведении инвентаризации.
Какая электронная подпись нужна для договора о материальной ответственности
Статья 22.3 ТК РФ разрешает подписать договор о материальной ответственности в КЭДО. В информационной системе работодателя работодатель подписывает его УКЭП. Работник подписывает его одним из трёх способов: УКЭП; УНЭП, если порядок её проверки установлен соглашением сторон; УНЭП с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП работника среди допустимых видов подписи для этого договора нет.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Договор о материальной ответственности работник подписывает УНЭП.
Внимание: суды признают подписание кодом из SMS простой электронной подписью по части 2 статьи 5 63-ФЗ в делах о займах, лизинге и услугах. Эта практика к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи.
Как сохранить доказательную силу электронного договора
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) отменил оба акта: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл. Суд учёл три обстоятельства. Подпись выдали работнику в день подписания заявления. Работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Собственная система работодателя зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой; подпись в журнале ознакомления этого не подтверждает. Если за работника документы подписывает другой человек, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте, что работник сам способен работать в системе, до того как ему придёт первый значимый документ.»
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. Работники пилотного подразделения подписывают первые документы раньше остальных, и до массового подписания видно, кому нужна помощь с системой.
Проверьте три вещи. Первая: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании. Вторая: фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи. Третья: не совпадает ли дата выдачи подписи с датой подписания договора о материальной ответственности.
Недостача по итогам инвентаризации: проверка, объяснение и взыскание
Удержанию из зарплаты по акту инвентаризации с недостачей закон предпосылает проверку. Статья 247 ТК РФ требует до решения о возмещении установить размер ущерба и причины его возникновения и запросить у работника письменное объяснение. По судебной практике бремя доказывания оснований материальной ответственности лежит на работодателе.
| Этап | Требование | Норма ТК РФ |
|---|---|---|
| Основание ответственности | Взыскивается прямой действительный ущерб, упущенная выгода не взыскивается | Статья 238 |
| Исключающие обстоятельства | Нормальный хозяйственный риск; необеспечение работодателем надлежащих условий хранения | Статья 239 |
| Размер ущерба | По фактическим потерям, по рыночным ценам на день причинения, не ниже учётной стоимости с учётом износа | Статья 246 |
| Проверка и объяснение | До решения о возмещении проводится проверка и запрашивается письменное объяснение о причинах | Статья 247 |
| Предел ответственности | Средний месячный заработок; полная ответственность только по основаниям, названным в законе | Статьи 241, 243 |
| Взыскание распоряжением работодателя | Сумма в пределах среднего месячного заработка, распоряжение не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба | Статья 248 |
| Взыскание через суд | При пропуске месячного срока либо при сумме выше предела, если работник не согласен возместить ущерб добровольно | Статья 248 |
Распоряжение работодателя ограничено одновременно суммой и сроком. Если не выполнено хотя бы одно условие и работник не соглашается возместить ущерб добровольно, взыскать ущерб можно только через суд.
Условия ответственности, обстоятельства, которые её исключают, и порядок взыскания при пропуске месячного срока собраны в памятке Роструда о привлечении работника к материальной ответственности на портале Онлайнинспекция.рф. Эту памятку полезно сверить с внутренним порядком до того, как подписан акт о результатах инвентаризации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронная форма сама по себе нарушением не считается. В спорах проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Технически исправная подпись не закрывает вопрос, пока не выяснено, как работодатель проверял личность подписанта. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»
Факт: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ.
Во что обходится ошибка в процедуре
Если работодатель не обеспечил надлежащие условия хранения ценностей, работник по статье 239 ТК РФ материальную ответственность не несёт. То же правило действует при нормальном хозяйственном риске. В этих случаях взыскать недостачу нельзя ни в каком размере.
Договор с работником младше 18 лет или с должностью вне перечня приказа № 251н не даёт основания для полной ответственности. Если других оснований по статье 243 ТК РФ нет, взыскание ограничено средним месячным заработком. При пропуске месячного срока на распоряжение взыскание переходит в суд. Срок на обращение в суд у работодателя составляет 1 год со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392 ТК РФ).
В Добыто подписанные кадровые документы попадают в электронный архив, который входит в тариф «Бизнес». К проверке или спору договор с МОЛ и сведения о его подписании находятся в одной системе.
Перед удержанием сверьте три даты: дату окончательного установления размера ущерба, дату распоряжения и дату получения письменного объяснения работника.
Стоимость КЭДО для договоров с материально ответственными лицами: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к интеграции. Тарифы относятся к кадровому ЭДО, стоимость проведения бухгалтерской инвентаризации в них не входит.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, Email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
| Модуль для 1С:ЗУП, интеграция с 1С в тарифе «Бизнес» | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Для договора о материальной ответственности работнику нужна УНЭП или УКЭП, а работодателю УКЭП. Поэтому сверьте, какие виды подписи входят в выбранный тариф, по странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно сменить в любое время. При повышении тарифа доплата пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Тарифы приведены по состоянию на октябрь 2026 года.
Выводы
Контроль инвентаризации держится на решениях руководителя: какие нормы применять для этого типа организации, как сформировать комиссию без МОЛ проверяемых объектов, как провести пересчёт в присутствии МОЛ и как утвердить квалификацию результатов. Взыскание недостачи начинается с проверки и письменного объяснения. Оно ограничено средним месячным заработком и месячным сроком на распоряжение работодателя. Бумаги становится меньше, когда контуры разделены: учётные документы ведут по 402-ФЗ, договоры о материальной ответственности подписывают в КЭДО с УНЭП или УКЭП работника.
Добыто ведёт кадровую часть этого процесса: договоры с материально ответственными лицами подписываются в КЭДО, ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам без отдельной оплаты, подписанные документы хранятся в электронном архиве. Пилотное подразделение и разнесённые по времени выдачу подписи и первые документы мы закладываем с начала подключения.
Частые вопросы об инвентаризации и материальной ответственности
Можно ли не пересчитывать основные средства и запасы на 31 декабря, если инвентаризация была осенью?
Да, если проверку провели не ранее 1 октября отчётного года. По пункту 16 ФСБУ 28/2023 годовую инвентаризацию проводят по состоянию на отчётную дату, но основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы можно не пересчитывать повторно. Условие одно: инвентаризация по ним проводилась не ранее 1 октября. На остальные объекты это исключение не распространяется.
Как часто бюджетному учреждению проверять библиотечный фонд и музейные предметы?
По пункту 32 приложения № 1 к стандарту № 274н библиотечные фонды проверяют не реже 1 раза в 5 лет. Музейные коллекции и иные нефинансовые активы этой группы проверяют не реже 1 раза в 3 года. Эти сроки действуют, если учредитель не установил иное. Годовая инвентаризация касается существенных активов и обязательств, а для ряда объектов её проводят не ранее 1 октября.
Можно ли подтвердить наличие имущества фото- или видеосъёмкой?
Можно, но только в установленных пределах. Пункт 4 ФСБУ 28/2023 допускает альтернативные методы, в том числе фото- и видеофиксацию, когда осмотр невозможен или требует существенных затрат. Основными способами остаются подсчёт, взвешивание, обмер и осмотр. Выбор альтернативного метода стоит обосновать в документах инвентаризации.
Что делать, если работник отказался давать объяснение по недостаче?
Отказ или уклонение работника от письменного объяснения фиксируют актом. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя запросить объяснение до решения о возмещении ущерба. Акт подтверждает, что эта обязанность выполнена. Отказ работника не снимает с работодателя бремя доказывания оснований материальной ответственности.
Сколько можно удерживать из зарплаты в счёт возмещения ущерба?
По статье 138 ТК РФ общий предел удержаний при каждой выплате заработной платы составляет 20%, закон предусматривает исключения из этого предела. Само удержание по распоряжению работодателя допустимо, только если сумма не превышает среднего месячного заработка и распоряжение издано не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ).
Нужно ли создавать инвентаризационную комиссию в небольшой компании?
ФСБУ 28/2023 разрешает не создавать комиссию в трёх случаях. Первый: в организации работают только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер). Второй: в организации работает только руководитель. Третий: инвентаризацию проводит аудитор по договору. Во всех остальных случаях комиссию создают, и МОЛ проверяемых объектов в неё не включают.
