Инвентаризация при смене материально ответственного лица обязательна. Для коммерческой организации её требует пункт 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», для государственного и муниципального учреждения — пункт 80 стандарта «Концептуальные основы» и учётная политика. Ценности пересчитывают на день приёма-передачи дел при обоих работниках: сдающий расписывается в описи в сдаче, принимающий — в получении. Недостачу, которую не зафиксировали на эту дату, потом трудно отнести на конкретного человека: в суде работодатель сам доказывает размер ущерба, вину и наличие договора о полной материальной ответственности. Компания оформляет передачу по ФСБУ 28/2023 и своим формам, учреждение — по приказу Минфина № 61н с решением ф. 0510439 и актом ф. 0510463.
Мы разберём, кто входит в комиссию, в каком порядке идёт пересчёт и что подписывает новый работник до того, как принять склад, кассу или участок. Отдельно покажем, как по статьям 247 и 248 ТК РФ взыскать недостачу, выявленную при передаче, и что делать, если прежний МОЛ уволился, заболел или отказывается подписывать. Во второй половине статьи — электронное оформление договора и приказа, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Когда инвентаризация при смене МОЛ обязательна и на какую дату её проводят
Статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешает организации самой определять случаи и сроки инвентаризации, кроме обязательных: их устанавливают законодательство и федеральные стандарты. Для коммерческих организаций такой стандарт — ФСБУ 28/2023, утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н и обязательный с 1 апреля 2025 года. Пункт 15 стандарта прямо называет два случая, связанных с МОЛ: смену работника, на которого возложена материальная ответственность, и смену руководителя коллектива или выбытие из него более 50% работников. Текст стандарта опубликован на странице ФСБУ 28/2023 на сайте Минфина России, там же есть файл для скачивания.
Методические указания по инвентаризации, утверждённые приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, с началом применения ФСБУ 28/2023 утратили силу. Если учётная политика или положение об инвентаризации до сих пор ссылаются на них, документы нужно обновить: при проверке и в споре ссылка на недействующий акт ослабляет позицию работодателя.
Государственные и муниципальные учреждения ФСБУ 28/2023 не применяют. Для них основание — пункт 80 СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учёта и отчётности организаций государственного сектора» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н) и порядок инвентаризации в учётной политике. Общие требования к инвентаризации даны в приложении 1 к стандарту «Учётная политика, оценочные значения и ошибки», методические рекомендации к ним Минфин довёл письмом от 01.07.2024 № 02-06-06/61122. Конкретного перечня ситуаций смены ответственного лица там нет, поэтому учреждение закрепляет их само.
Дата инвентаризации во всех случаях одна — день приёма-передачи дел. Ниже — ситуации, с которыми кадровики и бухгалтеры сталкиваются чаще всего.
| Ситуация | Инвентаризация | Что с договором о материальной ответственности |
|---|---|---|
| Увольнение МОЛ | Обязательна, на день передачи дел, до последнего рабочего дня | Прекращается вместе с трудовым договором; с преемником заключается новый |
| Перевод МОЛ на должность, не связанную с ценностями | Обязательна: ценности переходят другому работнику | Договор о полной материальной ответственности прекращается |
| Отпуск или больничный работника с полной материальной ответственностью (кладовщик, кассир, заведующий складом) | Проводится, если на время отсутствия ценности передают замещающему | С замещающим нужен свой договор |
| Отпуск работника, отвечающего только за личную технику (ноутбук, телефон) | Не нужна, если имуществом в его отсутствие никто не пользуется | Не меняется |
| Смена бригадира или выбытие более 50% бригады | Обязательна по пункту 15 ФСБУ 28/2023 | Договор о коллективной материальной ответственности перезаключается |
| В бригаду пришёл один новый работник, ушло меньше половины | Не обязательна; проводится по решению руководителя | Новый работник подписывает действующий договор с датой вступления |
Строка про отпуск — частый источник споров. Если кладовщик уходит на 28 дней, а склад продолжает отгружать, без пересчёта при передаче недостачу за этот период не удастся разделить между двумя работниками.
Когда отдельная инвентаризация избыточна
Пересчитывают только те ценности, которые переходят к другому человеку. Если офис-менеджер отвечает за 12 позиций мебели и техники, а его преемник принимает всё, достаточно инвентаризации этих 12 позиций, а не склада целиком. Если работник уходит в отпуск и оставляет закреплённый за ним компьютер в шкафу, передавать нечего. Решение фиксируется в приказе руководителя или в учётной политике, чтобы при проверке было видно, почему пересчёт не проводили.
Кто участвует в передаче ценностей: комиссия, сдающий и принимающий МОЛ
Инвентаризацию проводит комиссия, которую назначает руководитель. ФСБУ 28/2023 разрешает обходиться без комиссии в трёх случаях: в организации работают только руководитель и главный бухгалтер, инвентаризацию по договору проводит аудиторская организация или её поручили ревизионной комиссии. Прямой запрет стандарта: в комиссию не включают лиц, которые несут материальную ответственность за проверяемые объекты. Ни уходящий, ни новый кладовщик членами комиссии быть не могут.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Материально ответственные лица при пересчёте присутствуют обязательно, причём оба. До начала инвентаризации сдающий МОЛ пишет расписку: все приходные и расходные документы по ценностям сданы в бухгалтерию, всё поступившее оприходовано, выбывшее списано. Расписка отсекает довод, который работник приводит в споре чаще всего: «накладные на отгрузку лежали у меня, их просто не учли».
С принимающим работником до передачи ему ценностей заключают письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Статья 244 ТК РФ допускает такой договор только с работником, которому исполнилось 18 лет и который непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество. Должность или работа должны быть в перечне, утверждённом постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85; там же типовые формы договоров об индивидуальной и коллективной ответственности. Перечень состоит из двух частей — должностей и работ, и проверять нужно обе. Если ни должность, ни фактически выполняемая работа в перечень не попадают, договор о полной ответственности суд не применит, и взыскать можно будет только в пределах среднего месячного заработка по статье 241 ТК РФ.
Проверьте до передачи: должность нового работника есть в перечне № 85, договор подписан с датой не позже дня приёма ценностей, приказ о комиссии не включает ни одного МОЛ проверяемого участка.
Порядок передачи ценностей новому МОЛ и документы инвентаризации
Если опись подписана до того, как с новым работником заключён договор, недостача, выявленная через месяц, повисает между двумя людьми: один ценности сдал, другой формально за них не отвечал. Поэтому договор о материальной ответственности подписывают до пересчёта, а опись закрывают в тот же день, когда ключи и доступ переходят к новому МОЛ.
Как передать ценности при смене МОЛ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации: причина (смена МОЛ), участок, дата, состав комиссии, ФИО сдающего и принимающего работника. Коммерческая организация использует форму, утверждённую в учётной политике, например ИНВ-22 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Учреждение оформляет решение о проведении инвентаризации ф. 0510439.
- Шаг 2. С принимающим работником заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности по типовой форме из постановления Минтруда № 85, если его ещё нет. При коллективной ответственности новый член бригады подписывает действующий договор.
- Шаг 3. Сдающий МОЛ до начала пересчёта передаёт в бухгалтерию все документы по движению ценностей и пишет расписку, что всё поступившее оприходовано, а выбывшее списано.
- Шаг 4. Комиссия в присутствии обоих МОЛ пересчитывает, взвешивает и измеряет ценности и записывает в опись фактическое наличие: наименование, единицу измерения, количество, инвентарный или номенклатурный номер.
- Шаг 5. Опись подписывают все члены комиссии, сдающий МОЛ расписывается в сдаче, принимающий — в получении. Экземпляров составляют столько, чтобы свой получили бухгалтерия и оба работника.
- Шаг 6. Бухгалтерия сверяет опись с учётными данными. Расхождения заносят в сличительную ведомость, от сдающего МОЛ берут письменное объяснение по каждой позиции с недостачей или излишком.
- Шаг 7. Результаты оформляют актом, утверждает его руководитель. Излишки приходуют, недостачу направляют на проверку по статье 247 ТК РФ. С даты описи ценности числятся за новым МОЛ; учреждение дополнительно оформляет передачу накладной на внутреннее перемещение нефинансовых активов ф. 0510450.
Формы для коммерческих и государственных организаций различаются. По части 4 статьи 9 402-ФЗ коммерческая организация утверждает формы первичных документов сама, унифицированные формы Госкомстата можно взять за основу, но они не обязательны. Государственные и муниципальные учреждения с 1 января 2024 года применяют электронные формы из приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н.
| Этап | Коммерческая организация (ФСБУ 28/2023) | Государственное или муниципальное учреждение |
|---|---|---|
| Решение о проведении | Приказ по форме организации или ИНВ-22 | Решение о проведении инвентаризации ф. 0510439 |
| Фиксация фактического наличия | Опись по форме организации; за основу берут ИНВ-3 для товарно-материальных ценностей и ИНВ-1 для основных средств | Инвентаризационная опись по группе объектов учёта |
| Расхождения с учётом | Сличительная ведомость, за основу — ИНВ-19 или ИНВ-18 | Отражаются в описи и в акте о результатах |
| Итоговый документ | Акт или ведомость результатов, за основу — ИНВ-26 | Акт о результатах инвентаризации ф. 0510463 |
| Передача ценностей новому МОЛ | Подписи «сдал» и «принял» в описи, при необходимости акт приёма-передачи | Накладная на внутреннее перемещение нефинансовых активов ф. 0510450 |
Для учреждения форма ф. 0510463 обобщает описи по всем группам объектов, если их проверяли по одному решению ф. 0510439 и на одну дату. Коммерческой организации удобнее закрепить набор форм в приложении к учётной политике заранее, до первой смены МОЛ: комиссия тогда не спорит о том, какой бланк заполнять.
Первичные документы инвентаризации по части 5 статьи 9 402-ФЗ можно составлять на бумаге или в электронном виде с электронной подписью. Если опись и акт подписаны электронно, хранить их нужно как электронные документы, а не как распечатки.
Факт: распечатка электронного документа оригиналом не становится, это копия. Вес ей даёт заверение: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение документа на экране, а файлы. В комплект входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Поэтому поставщику системы я задаю не вопрос «хранит ли она документы», а вопрос «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате».»
В практике Добыто договор о полной материальной ответственности и приказы по смене МОЛ идут по тому же маршруту подписания, что и остальные кадровые документы. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому новому кладовщику не нужно ехать в удостоверяющий центр, чтобы подписать договор до пересчёта.
Шаблоны для оформления передачи дел и подписания документов
В комплекте документы, которые закрывают кадровую сторону смены МОЛ; начните с акта об отказе от подписания — он нужен, если сдающий работник не подписывает опись или объяснение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Недостача при передаче ценностей: как установить и взыскать ущерб
Сличительная ведомость с недостачей — только основание для проверки, а не для удержания. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до решения о возмещении установить размер ущерба и причины его возникновения; для этого руководитель вправе создать комиссию с участием специалистов. Письменное объяснение работника обязательно. Если через 2 рабочих дня объяснения нет, составляют акт. Работник и его представитель вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их.
Размер ущерба по статье 246 ТК РФ считают по рыночным ценам на день причинения, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом износа. Дальше порядок зависит от суммы:
- сумму не больше среднего месячного заработка работодатель взыскивает своим распоряжением, изданным не позднее 1 месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ);
- при каждой выплате зарплаты удерживают не более 20%, это общий предел статьи 138 ТК РФ;
- если месяц пропущен, сумма выше среднего заработка или работник не согласен добровольно возместить ущерб, работодатель обращается в суд в течение 1 года со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392 ТК РФ);
- работник вправе возместить ущерб добровольно, в том числе в рассрочку: он даёт письменное обязательство с указанием сроков платежей.
При коллективной (бригадной) ответственности по статье 245 ТК РФ ущерб распределяют между членами бригады. Чтобы освободиться от возмещения, член коллектива сам доказывает отсутствие своей вины. При добровольном возмещении степень вины каждого определяют соглашением между всеми членами коллектива и работодателем, в суде — суд.
Во что обходится передача без описи и договора
По постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 работодатель в суде доказывает прямой действительный ущерб, его размер, противоправность поведения работника, его вину, причинную связь и соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. Каждый пропущенный документ из пошаговой инструкции выше выбивает один из этих элементов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нет договора о полной материальной ответственности или должность не подпадает под перечень № 85 — взыскать можно не больше среднего месячного заработка работника, даже если недостача в десятки раз больше. Нет описи с подписями сдающего и принимающего на дату передачи — недостачу невозможно привязать к периоду работы конкретного МОЛ. Не истребовали объяснение — нарушена процедура статьи 247, и суд отказывает во взыскании. Суд также вправе по статье 250 ТК РФ снизить сумму с учётом степени вины, формы вины и материального положения работника; для умышленного ущерба и ущерба от преступления, совершённого в корыстных целях, снижение не применяется.
Проверьте пакет перед подачей иска: приказ об инвентаризации, расписка МОЛ, опись с подписями обеих сторон, сличительная ведомость, объяснение или акт об отказе, акт с выводами комиссии, договор о материальной ответственности, расчёт среднего заработка.
Если МОЛ увольняется, отсутствует или отказывается подписывать документы
При увольнении по собственному желанию у работодателя есть 2 недели предупреждения, и инвентаризацию ставят на дату не позже последнего рабочего дня: в этот день выдают окончательный расчёт и трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. При увольнении по соглашению сторон день в день пересчёт проводят до подписания соглашения или закрепляют в нём дату передачи дел. Недостачу, выявленную при передаче, удерживают из окончательного расчёта только по распоряжению в пределах статьи 248 и с учётом лимита статьи 138; остаток взыскивают добровольно по письменному обязательству или через суд.
Если сдающий МОЛ не может присутствовать из-за болезни, форс-мажора или смерти, инвентаризацию проводят на день приёмки дел новым работником, и он присутствует обязательно. Перед началом комиссия составляет акт об отсутствии МОЛ с указанием причины; акт подписывают члены комиссии и прикладывают к документам инвентаризации вместо расписки. Учреждение дополнительно отмечает факт и причину отсутствия в графе 11 «Примечание» решения ф. 0510439, а накладную ф. 0510450 оформляет без подписи передающего лица, приложив документы о причине его отсутствия. Такой порядок нужно закрепить в положении об инвентаризации заранее, иначе результаты могут признать недействительными.
Отказ подписать опись или дать объяснение инвентаризацию не останавливает. Комиссия фиксирует отказ актом, который подписывают члены комиссии, и продолжает работу; для недостачи отсутствие объяснения через 2 рабочих дня само по себе оформляется актом по статье 247 ТК РФ.
Кейс из практики: работник обжаловал увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. Работодатель выстроил документы корректно: положение о кадровом ЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок подписания, письменное согласие работника на переход. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, кассация акты отменила: в деле не было сведений о том, как работника идентифицировали при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, а заявление за него подписал другой человек, и система это зафиксировала.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Как только суд доходит до вопроса, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не спасают: суд оценивает фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления. Поэтому мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации и есть ли регламент на случай, когда приходит электронное заявление об увольнении.»
Для смены МОЛ из этого дела следует практический вывод: подпись новому кладовщику выпускают заранее, а не в день подписания договора о материальной ответственности и описи.
Внимание: если кадровые документы подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения документа. При увольнении такого работника первой отзывают доверенность.
В электронном архиве Добыто подписанный договор о материальной ответственности хранится вместе с файлами подписей обеих сторон, поэтому после увольнения МОЛ его не приходится искать в бумажном личном деле, когда через полгода обнаруживается недостача и начинает течь годичный срок на иск.
Как оформить смену МОЛ в КЭДО: договор, приказы и подписи
Документы смены МОЛ относятся к двум разным режимам. Договор о материальной ответственности, приказ о возложении обязанностей и ознакомление с положением об инвентаризации — кадровые документы: их электронная форма регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Опись, сличительная ведомость и акт — первичные учётные документы, для них действует статья 9 402-ФЗ и учётная политика.
Какие документы смены МОЛ можно перевести в электронный вид
Договор о полной материальной ответственности и приказы по смене МОЛ подписывают в КЭДО при двух условиях: работник дал письменное согласие на переход на электронный документооборот, а в организации есть ЛНА о КЭДО с перечнем документов и категорий работников. Трудовую книжку, акт о несчастном случае и ряд других документов закон оставляет на бумаге.
Важный нюанс из практики: в одном из споров работник оспаривал увольнение из-за отказа работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Для МОЛ это означает: соглашение подписывают при приёме, а не в день, когда нужно запросить объяснение по недостаче.
Какой подписью подписывать договор о материальной ответственности
Со стороны работодателя требования строже: он подписывает как организация, и трудовой договор неквалифицированной подписью с его стороны не подписывают. Работник подписывает как физическое лицо, и для большинства документов ему достаточно УНЭП при наличии ЛНА, в котором указан удостоверяющий центр. Для договора о материальной ответственности работодателю надёжнее использовать УКЭП, так же как для трудового договора.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что оба документа подписаны до того, как работник подписал договор о материальной ответственности.»
Полезно знать: в одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: работодатель подписывает как организация, работник как физическое лицо. Это законно.
Как новый МОЛ подписывает документы без выдачи ключа
Самая трудоёмкая часть электронного оформления — выдача ключей: собрать людей, выдать носители, вести журнал, отзывать подписи при увольнении. Сервис государственных подписей снимает эту часть: неквалифицированную подпись в приложении Госключ получают при наличии учётной записи на Госуслугах, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Работник получает уведомление, видит текст документа и подписывает его или отказывается от подписания.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сервис, где подпись у человека уже есть благодаря учётной записи на портале, снимает весь пласт работы с выдачей ключей. Ограничения тоже есть: приложение мобильное, значит нужен смартфон, а квалифицированная подпись требует биометрического загранпаспорта, который есть далеко не у всех. Я рассматриваю этот вариант как способ закрыть первые процессы без выдачи чего-либо, а не как полную замену выпуска подписей.»
Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для неё есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за 1 день, документы синхронизируются автоматически, и приказ о смене МОЛ не приходится переносить из учётной системы вручную.
Стоимость КЭДО для оформления договоров о материальной ответственности и приказов
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены — на дату публикации, сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Для организации с одним складом и 2-3 материально ответственными работниками хватает тарифа «Старт», если общая численность не больше 25 человек. Когда договор о материальной ответственности нужно подписывать УКЭП со стороны работодателя и хранить в электронном архиве, подходит «Бизнес». Условия всех тарифов и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Смена материально ответственного лица без пересчёта на день передачи дел оставляет недостачу без владельца: взыскать её можно, только если есть опись с подписями обоих работников, договор о полной ответственности с новым МОЛ и проверка по статье 247 ТК РФ. Коммерческие организации оформляют передачу по ФСБУ 28/2023 и собственным формам, учреждения — по формам приказа № 61н. Отсутствие или отказ прежнего МОЛ процедуру не отменяют, их фиксируют актом.
Кадровую часть смены МОЛ — договор о материальной ответственности, приказы, ознакомление, запрос объяснения — в Добыто подписывают электронно, а подписанные документы хранятся в архиве вместе с файлами подписей на весь срок, пока по недостаче возможен спор.
Частые вопросы об инвентаризации при смене МОЛ
Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с исполнителем по ГПХ или самозанятым?
Нет. Глава 39 ТК РФ и постановление Минтруда № 85 применяются только к работникам по трудовому договору. С исполнителем по гражданско-правовому договору ответственность за вверенное имущество определяют условия самого договора и Гражданский кодекс РФ: убытки взыскивают по статьям 15 и 393 ГК РФ, без ограничения средним заработком и без процедуры статьи 247 ТК РФ, но только через суд или по соглашению.
Что делать, если новый МОЛ не согласен с количеством в описи?
Спорные позиции пересчитывают повторно до подписания описи, в присутствии обоих МОЛ и комиссии. Принимающий работник расписывается только за фактически пересчитанное. Если расхождение сохраняется, он излагает возражения письменно, их прикладывают к описи и учитывают в акте. Подписать опись «не глядя», а потом оспаривать, практически бесполезно: подпись в получении суд расценивает как подтверждение количества.
Нужна ли инвентаризация при смене генерального директора?
Смена руководителя сама по себе в пункте 15 ФСБУ 28/2023 не названа. Инвентаризация обязательна, только если директор одновременно был материально ответственным лицом, например по договору отвечал за кассу. Во всех остальных случаях решение принимает собственник или новый руководитель; на практике её часто проводят, чтобы зафиксировать состояние активов на дату вступления в должность.
Как учесть излишки, выявленные при передаче ценностей?
Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации. В налоговом учёте их стоимость включают во внереализационные доходы по пункту 20 статьи 250 НК РФ. Если излишек по одной позиции совпадает с недостачей по похожей, комиссия проверяет пересортицу и берёт объяснение МОЛ, прежде чем оформлять недостачу.
Сколько хранить описи, акты и объяснения МОЛ?
Первичные учётные документы по статье 29 402-ФЗ хранят не меньше 5 лет после отчётного года. Для спора с работником важен ещё один срок: работодатель вправе обратиться в суд в течение 1 года со дня обнаружения ущерба, поэтому описи с подписями обоих МОЛ, объяснения и акты должны быть доступны как минимум до конца этого срока и рассмотрения дела.
Нужна ли инвентаризация, если МОЛ переводят на другой склад той же организации?
Да, по обоим участкам. На прежнем складе ценности передают преемнику, на новом работник принимает их у сдающего МОЛ. Если трудовая функция не меняется, договор о полной материальной ответственности продолжает действовать; при переводе на другую должность оформляют дополнительное соглашение и проверяют, входит ли новая должность в перечень № 85.
