Проверка квалифицированной электронной подписи на кадровом документе сводится к пяти условиям статьи 11 63-ФЗ: сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, действовал на момент подписания, срок ключа не истёк, подпись принадлежит владельцу сертификата, а документ не менялся после подписания. Сообщение «подпись математически верна» подтверждает только целостность файла, поэтому статус сертификата, его отзыв и полномочия подписанта смотрят отдельно. Порядок проверки зависит от того, кто подписал от имени работодателя: директор подписывает сертификатом руководителя из УЦ ФНС без доверенности, уполномоченный работник — своей УКЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД), которую сверяют по реестру ФНС.
Материал помогает HR-специалисту и работнику самостоятельно проверить подписанный трудовой договор, приказ или уведомление: какие поля сертификата открыть, чем откреплённая подпись .sig отличается от встроенной, где сверить МЧД и почему скан с изображением подписи вообще не проверяется как КЭП. Отдельно разобраны требования статьи 22.3 ТК РФ к подписи работодателя и работника и эксперимент Минтруда осени 2026 года. Пошаговая инструкция, сценарная таблица, образцы протокола проверки и реестра сертификатов, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите кадровый документ и файл подписи: сервис покажет, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пять условий действительности КЭП по статье 11 63-ФЗ
Квалифицированная подпись признаётся действительной только при одновременном соблюдении всех условий статьи 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если не выполнено хотя бы одно, документ не получает равнозначности документу с собственноручной подписью, даже когда часть проверок пройдена. Каждому условию в отчёте сервиса проверки соответствует своё поле:
| Условие статьи 11 63-ФЗ | Что смотреть в отчёте проверки | Что означает отрицательный результат |
|---|---|---|
| Сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром | Издатель сертификата и цепочка сертификации до корневого сертификата аккредитованного УЦ | Подпись не квалифицированная: сертификат тестового или неаккредитованного УЦ |
| Сертификат действовал на момент подписания, а если момент не установлен достоверно — на день проверки | Период действия сертификата, время подписания, статус по спискам отзыва (CRL) и службе OCSP | Сертификат истёк, аннулирован или приостановлен к моменту подписания |
| Срок действия ключа подписи не истёк по тому же правилу | Срок действия ключа в сведениях о сертификате | Подпись создана ключом за пределами срока его действия |
| Подпись принадлежит владельцу сертификата | Владелец сертификата, для сертификата руководителя — также организация; отпечаток сертификата | Подпись не связана с лицом, указанным в документе как подписант |
| Документ не изменялся после подписания | Результат сверки хэша документа с хэшем в подписи | Файл изменён после подписания, подпись к нему не относится |
Полномочий подписанта в этом перечне нет. Статья 11 отвечает на вопрос, чья это подпись и цел ли файл, а право сотрудника подписывать от имени работодателя подтверждает МЧД, и её проверяют отдельно. Ограничения использования, указанные в сертификате, отдельным условием в действующей редакции статьи 11 тоже не названы: прежний пункт 4 утратил силу с 1 июля 2020 года.
ФНС описывает проверку УКЭП как последовательность этапов: сравнение хэшей документа и подписи, привязка подписи к сертификату, проверка срока действия и отзыва сертификата, проверка аккредитации выдавшего его УЦ. Подпись при этом может быть встроенной или отсоединённой, на состав этапов это не влияет. Адреса списков отзыва и службы OCSP указаны в самом сертификате, поэтому сервис проверки обращается к ним автоматически и показывает статус каждого звена цепочки.
Откройте отчёт проверки своего документа и пройдите пять строк таблицы по порядку: ответ «да» нужен по каждой, а полномочия представителя проверяются следующим шагом.
Подпись математически верна, но недействительна: сертификат, отзыв и время подписания
Сверка хэша подтверждает только одно: файл не менялся с момента, когда его подписали этим ключом. Кто выпустил сертификат и можно ли ему доверять, сверка хэша не показывает. В Добыто.Подпись такой результат выводится отдельным статусом: подпись математически верна, но сертификат выпущен тестовым удостоверяющим центром и отсутствует в списке доверенных, поэтому итог проверки — «подписи нельзя доверять», а карточка подписи помечена как недействительная.
Признак такой подписи в отчёте — название издателя и отсутствие сертификата в списке доверенных. Документ с ней не получает силы квалифицированной подписи, и его подписывают заново сертификатом аккредитованного УЦ.
Отзыв сертификата: момент внесения записи в реестр
Часть 7 статьи 14 63-ФЗ обязывает удостоверяющий центр внести сведения о прекращении действия или аннулировании сертификата в реестр в течение 12 часов с момента наступления обстоятельств либо с момента, когда центру стало или должно было стать о них известно. Действие сертификата прекращается с момента внесения записи, а не с момента звонка или заявления владельца.
Для проверки кадрового документа отсюда следует порядок чтения статуса. Отзыв сертификата сегодня не делает недействительным документ, подписанный месяцем раньше, если момент подписания установлен достоверно: условие статьи 11 проверяется на момент подписания. Поэтому в отчёте сравнивают две даты — время подписания и дату внесения записи об отзыве.
Внимание: между обращением в удостоверяющий центр и прекращением действия сертификата есть окно до 12 часов. Документы, подписанные в это окно, формально считаются подписанными владельцем ключа, поэтому доступы к системам, где используется подпись, закрывают параллельно с отзывом.
Время подписания и штамп времени
Формат подписи определяет, насколько надёжно установлено время. CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш документа, CAdES-T добавляет штамп времени от службы штампов времени (TSA), CAdES-A — архивную метку с периодическим переподписанием для длительного хранения. Какой формат применяется, зависит от системы, в которой подписан документ: универсального требования ставить штамп времени на каждую КЭП нет.
В отчёте проверки найдите тип подписи и время подписания. Если тип CAdES-BES и штампа времени нет, время подписания указано без подтверждения внешней службой штампов времени.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кто подписал от имени работодателя: сертификат руководителя или УКЭП физлица с МЧД
С 1 сентября 2023 года коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры выдают квалифицированные сертификаты только физическим лицам, а с 1 сентября 2024 года закончился переходный период для ранее выданных сертификатов представителей. Теперь представитель организации подписывает документ личной УКЭП физического лица и одновременно представляет машиночитаемую доверенность: это пункт 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ в редакции 457-ФЗ. Сертификат юридического лица выдаёт УЦ ФНС, и владельцем в нём указано лицо, которое действует без доверенности, то есть руководитель.
Раньше данные организации прописывали прямо в сертификат сотрудника, но из сертификата нельзя было понять, для каких действий его выдали. Теперь у сотрудника один сертификат с данными физического лица и доверенности от каждой организации, за которую он подписывает: полномочия вынесены в отдельный читаемый документ. Для проверки кадрового документа это означает, что сертификат с одним ФИО и СНИЛС без названия работодателя не является дефектом, если к документу приложена действующая МЧД.
Какой комплект ожидать в зависимости от подписанта:
| Кто подписал | Что указано в сертификате | Нужна ли МЧД | Что проверить сверх статьи 11 |
|---|---|---|---|
| Директор организации | Организация и директор как владелец, сертификат выдан УЦ ФНС | Не нужна, директор работает по сертификату руководителя | Что владелец сертификата — действующий руководитель по сведениям ЕГРЮЛ |
| Индивидуальный предприниматель, подписывающий свои документы | Предприниматель как владелец | Не нужна | Совпадение владельца сертификата с работодателем в документе |
| Уполномоченный работник: HR-директор, начальник отдела кадров | Только данные физического лица | Нужна: МЧД, подписанная УКЭП руководителя и загруженная в реестр | Статус и срок МЧД, полномочия на этот вид документов, совпадение данных представителя с сертификатом |
| Работник от своего имени: заявление, подпись в трудовом договоре | Данные физического лица | Не нужна, работник действует за себя | Допустим ли вид подписи для этого документа по статье 22.3 ТК РФ |
Сценарий с уполномоченным работником самый трудоёмкий: там проверяются два документа вместо одного. Если в сертификате нет организации, а МЧД к кадровому документу не приложена, подпись может быть технически действительной, но полномочие подписывать за работодателя ничем не подтверждено.
Как проверить МЧД к кадровому документу
МЧД — это файл в формате XML, к которому всегда идёт электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом. Доверенность создаётся и проверяется через сервис ФНС и загружается в распределённый реестр, причём регистрация в реестре идёт до загрузки в целевую систему: незарегистрированную доверенность система не примет. Статус и срок действия по номеру доверенности показывает сервис проверки статуса МЧД на портале ФНС, полный состав полномочий виден в карточке доверенности на том же портале.
На Госуслугах проверка устроена через три зоны загрузки: сертификат представителя, файл доверенности в формате XML и файл отсоединённой подписи доверенности. Сервис сверяет, действительна ли доверенность и соответствуют ли сведения о представителе его сертификату.
С 1 февраля 2026 года приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 сделал необязательным указание в МЧД паспортных реквизитов представителя и сведений об органе, выдавшем паспорт: их можно отражать как дополнительные сведения. Отсутствие паспортных данных в доверенности, оформленной после этой даты, само по себе дефектом не является.
Полезно знать: доверенность не ссылается на сертификат, система сверяет данные физического лица. При перевыпуске подписи сотрудника МЧД продолжает работать, если данные лица не изменились.
Отзыв МЧД при увольнении уполномоченного работника
По статье 188 ГК РФ доверенность вправе отменить лицо, которое её выдало, а представитель может отказаться от полномочий. Порядок в конкретной информационной системе задают её правила: в государственной системе маркировки, например, сотрудник сам отозвать доверенность не может, это делает руководитель организации, а отзыв родительской доверенности автоматически отзывает выданные по передоверию. Отзывая доверенность руководителя среднего звена, вы одновременно прекращаете полномочия всех, кому он что-то передоверил.
В практике Добыто отзыв подписи и доверенностей стоит в чек-листе увольнения на одном уровне с закрытием доступов к системам. Это три действия: отозвать сертификат сотрудника, отозвать выданные ему МЧД, проверить, не знал ли он пин-коды от чужих ключей.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения кадрового документа, это не приложение к процессу. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается именно доверенность. Количество доверенностей считайте по системам, а не по людям: каждая приёмная система устанавливает свои правила. Ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам, иначе при увольнении вы не восстановите, что и где отзывать.»
Какой подписью подписывают кадровые документы работодатель и работник
Статья 22.3 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разводит требования к подписи по сторонам и по видам документов. От этого зависит, к какой подписи на документе вообще применима проверка КЭП:
| Кто подписывает и что | Допустимая подпись |
|---|---|
| Работодатель: заключение и изменение трудовых договоров и ряда иных договоров | Только УКЭП |
| Работодатель: приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП |
| Работодатель: иные кадровые документы в системе работодателя | УКЭП или виды УНЭП, предусмотренные статьёй 22.3 |
| Работник: трудовой договор и документы из части 4 статьи 22.3 | УКЭП или УНЭП, в том числе выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства; ПЭП не предусмотрена |
| Работник: иные документы в системе работодателя | УКЭП, УНЭП или ПЭП, если соглашение сторон задаёт правила идентификации подписанта и конфиденциальности ключа |
| Работник: документы на платформе «Работа в России» | УКЭП, УНЭП через инфраструктуру электронного правительства, ПЭП с ключом, полученным при личной явке |
Подпись работодателя на трудовом договоре, его изменении, приказе о взыскании и уведомлении об изменении условий всегда проверяется как КЭП. Подпись работника проверяется как КЭП, только если он подписал УКЭП. В одном и том же документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно: работодатель подписывает как организация, работник как физическое лицо.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются не степенью защиты, а основанием равнозначности. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для заявлений работников, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что такие документы у вас утверждены до первого подписания.»
Важный нюанс из практики: судебная практика по документам, подписанным простой подписью через код из SMS, накоплена по займам, лизингу и услугам, и к кадровым документам она не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи. Логика «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и кадровые документы можно так оформлять» неверна и обычно указывает на то, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Что меняется в подписании кадровых документов осенью 2026 года
Приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423 ввёл с 21 сентября по 15 декабря 2026 года эксперимент по подписанию кадровых документов усиленной неквалифицированной электронной подписью через многофункциональный сервис обмена информацией. В сообщении от 02.10.2026 Минтруд уточнил проектируемую роль мессенджера МАКС: это дополнительный канал уведомлений и переписки, а просматривать и подписывать документы работники будут на Госуслугах с использованием Госключа. Приказы об увольнении в этой схеме остаются бумажными.
Для проверки это значит, что подпись работника, поставленная в рамках эксперимента, — УНЭП, а не КЭП, и оценивать её по пяти условиям статьи 11 нельзя. Подпись работодателя на тех же документах по-прежнему проверяется как квалифицированная.
Шаблоны для проверки подписи и учёта сертификатов и доверенностей
Комплект закрывает фиксацию результата проверки, разбор ошибок и учёт ключей; начните с протокола проверки, в который вносятся данные из отчёта сервиса.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Шаблон МЧД XML, образец | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Как проверить КЭП на кадровом документе: встроенная и откреплённая подпись
Перед загрузкой в сервис определите, как подпись связана с документом. Присоединённая подпись — один файл, в котором находятся и документ, и подпись. Откреплённая — два файла: сам документ и отдельный файл подписи с расширением .sig. Сервису нужно указать вид подписи заранее: если загрузить только PDF без файла .sig, проверять будет нечего, потому что подпись хранится отдельно.
Кадровые документы чаще приходят в откреплённом виде из-за требований к хранению. Единые требования к электронным кадровым документам по приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н действуют с 1 марта 2023 года и описывают комплект из нескольких файлов, где подпись лежит отдельно от основной части.
Факт: комплект электронного кадрового документа включает основную часть в PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы подписей отдельно, МЧД, если документ подписан по доверенности, и описание документа в XML. При выгрузке для проверки или спора нужны именно эти файлы, а не изображение на экране.
Официальный сервис подтверждения подлинности электронной подписи на Госуслугах принимает документ и файл отсоединённой подписи в двух разных зонах загрузки и рядом даёт переход к проверке машиночитаемой доверенности. Тот же результат даёт криптопровайдер на компьютере: в разделе проверки подписи КриптоПро показывает статус, отпечаток, имя владельца и время подписания.
В Добыто.Подпись проверка работает без регистрации: выбираете присоединённую или откреплённую подпись, загружаете документ до 100 МБ и файл .sig, и сервис показывает, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат.
Как проверить КЭП на кадровом документе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите режим документа. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ бумажного документа, и проверка КЭП к нему неприменима. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.
- Шаг 2. Соберите комплект: документ, файл подписи .sig при откреплённой подписи, а если подписал уполномоченный работник — XML доверенности и файл подписи руководителя к ней.
- Шаг 3. Загрузите документ в сервис проверки, указав вид подписи: присоединённая или откреплённая.
- Шаг 4. Проверьте целостность: результат сверки хэша документа с подписью должен быть положительным.
- Шаг 5. Откройте сертификат: издатель и цепочка до аккредитованного УЦ, период действия сертификата и ключа, статус по CRL и OCSP на время подписания.
- Шаг 6. Сверьте владельца сертификата с подписантом, указанным в документе. Организация в сертификате означает сертификат руководителя; только ФИО физического лица означает, что нужна МЧД.
- Шаг 7. Проверьте МЧД: статус и срок по номеру доверенности в реестре ФНС, наличие полномочий на подписание этого вида кадровых документов, совпадение данных представителя с сертификатом.
- Шаг 8. Сверьте вид подписи с требованиями статьи 22.3 ТК РФ для этого документа и занесите результат в протокол проверки: дату проверки, сервис, статус по каждому условию.
Когда проверка подписи не отвечает на вопрос о документе
Положительный результат проверки КЭП подтверждает подпись, но не всю процедуру оформления. Есть три ситуации, где он либо неприменим, либо недостаточен.
Скан с изображением подписи и подпись работника без сертификата
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный образ — электронную копию документа, изготовленного на бумаге, — и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Скан приказа с подписью руководителя от руки остаётся образом, и сервис проверки КЭП о нём ничего не скажет. Подпись работника ПЭП тоже не проверяется как КЭП: у неё нет квалифицированного сертификата, а равнозначность собственноручной держится на соглашении и локальном акте с правилами идентификации.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В споре о подписи я первым делом выясняю, в каком режиме создавался документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Технически исправная подпись и проигранный спор
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 ему отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: заявление сформировал сам истец, но в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, и работодателю надлежало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, за работника, не умевшего пользоваться системой, подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи.»
Если вы работодатель и проверяете не отдельный документ, а свою систему, сверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы проверить, что работники действительно способны пользоваться системой.
Подпись, которой пользовался не владелец ключа
Проверка покажет владельца сертификата, но не того, кто фактически нажал кнопку. Ключ считается скомпрометированным при хищении или утрате носителя, передаче носителя третьим лицам, утрате пароля или пин-кода, увольнении сотрудников с доступом к ключевой информации, подозрении на утечку или искажение информации, подмене подписываемого документа вредоносной программой.
Важный нюанс из практики: увольнение человека с доступом к ключу — компрометация независимо от того, сдал ли он токен. Если увольняется бухгалтер, который два года подписывал отчётность ключом директора и знал пин-код, отзывать нужно ключ директора. Ссылка руководителя на утрату контроля над ключом не освобождает от ответственности: контроль над ключом — обязанность владельца по статье 10 63-ФЗ, а уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности работник обязан не позднее одного рабочего дня.
Цена ошибки при проверке складывается из последствий для документа. Подпись, не отвечающая условиям статьи 11, не делает документ равнозначным подписанному от руки, и его приходится оформлять заново. Подпись представителя без действующей МЧД оставляет неподтверждённым полномочие подписывать за работодателя. Перед тем как считать трудовой договор или приказ подписанным, пройдите все пункты пошаговой инструкции и сохраните протокол проверки.
Стоимость КЭДО с подписанием и проверкой УКЭП: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и видов подписи, которые нужны в документообороте: УКЭП входит в тариф «Бизнес», на тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | в составе тарифа |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и того, кто в компании подписывает кадровые документы: если трудовые договоры и приказы подписывает уполномоченный работник, ему нужна УКЭП физического лица, а она доступна на тарифе «Бизнес». Условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Квалифицированная подпись на кадровом документе действительна, только когда выполнены все условия статьи 11 63-ФЗ: аккредитованный удостоверяющий центр, действующие на момент подписания сертификат и ключ, связь подписи с владельцем и неизменность файла. Целостность файла — лишь одно из этих условий. Если документ за работодателя подписал не директор, полномочия подтверждает МЧД из реестра ФНС, а вид подписи каждой стороны должен соответствовать статье 22.3 ТК РФ. Скан с изображением подписи и подпись работника ПЭП проверяются по другим правилам.
В Добыто проверка подписи на документе работает без регистрации, ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах, а подписание УКЭП подключается на тарифе «Бизнес» вместе с электронным архивом и интеграцией с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о проверке КЭП и МЧД
Нужно ли переоформлять МЧД после перевыпуска сертификата сотрудника?
Нет, если данные физического лица не изменились. Машиночитаемая доверенность не ссылается на конкретный сертификат: система сверяет сведения о представителе из доверенности с данными владельца в сертификате. После перевыпуска стоит отдельно проверить статус нового сертификата: при удалённом перевыпуске через личный кабинет ФНС старый сертификат аннулируется автоматически, и интеграции, настроенные на него, перестают работать.
Сколько действует МЧД, если в ней не указан срок?
Один год со дня совершения: по пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность без указания срока сохраняет силу в течение года. Общего максимального срока ГК РФ не устанавливает, но отдельные информационные системы могут вводить свои ограничения. Срок и статус конкретной доверенности видны при проверке по её номеру в реестре ФНС.
Сколько машиночитаемых доверенностей нужно одному сотруднику?
Столько, сколько систем со своими правилами он использует. Правила работы с доверенностью устанавливают площадки, где она применяется: часть полномочий можно объединить в одной доверенности, а для портала закупок, отчётности в Социальный фонд России и ФНС нужны отдельные. Доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, работает только в ней. Полномочия выбирают из классификатора, где несколько тысяч записей, поэтому удобнее переносить их пункт за пунктом из бумажной доверенности сотрудника.
Является ли распечатка электронного трудового договора оригиналом?
Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд при этом вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, отдельных реквизитов или подписи.
Что делать работнику, у которого нет электронной подписи?
Отсутствие подписи не основание отказать в приёме на работу или уволить: по статье 22.2 ТК РФ расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель. Работнику, который не дал согласие на взаимодействие в электронном виде, работодатель бесплатно выдаёт кадровые документы на бумаге.
Почему СФР может не принять отчётность, подписанную действующей КЭП?
С 1 сентября 2026 года Социальный фонд России принимает отчётность только при наличии в квалифицированном сертификате атрибутов keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment. Их проверяют в свойствах сертификата в разделе «Использование ключей». Подпись без этих атрибутов может пройти проверку по статье 11 63-ФЗ и при этом не подойти для отчётности в СФР.
Можно ли приостановить сертификат, а не отзывать его сразу?
Да, помимо аннулирования существует приостановление действия сертификата, а возобновление возможно, если угрозы компрометации закрытого ключа устранены. Это вариант для неподтверждённого подозрения: действие приостанавливают, выясняют обстоятельства и при ложной тревоге возобновляют без перевыпуска. Приостановление предусматривают не все регламенты удостоверяющих центров, поэтому его поддержку уточняют в своём УЦ.
