МЧД на nalog.ru ищут в двух местах сайта ФНС, и в каждом из них доступен свой набор действий. В личном кабинете юрлица и ИП есть раздел «Доверенности»: там видны выданные и полученные доверенности, их статус, PDF-визуализация и кнопка отмены. Создают МЧД, загружают в распределённый реестр, проверяют статус и отменяют на отдельном бесплатном портале m4d.nalog.gov.ru. Доверенность подписывает УКЭП руководитель организации или ИП, а представитель потом работает своей квалифицированной подписью физлица. Для налоговой с 1 марта 2025 года принимается единая МЧД формата 003, для отчётности в Социальный фонд России через ЕЦП СФР нужна МЧД с отдельным полномочием SFR_000001.
Ниже показан путь к разделу в ЛК ЮЛ и ЛК ИП, назначение каждой вкладки портала МЧД и порядок действий от выбора формата до регистрации в реестре. Отдельно разобраны ситуации, когда доверенность не нужна вовсе, и типовые ошибки с подписью директора, из-за которых компания получает штрафы. Как проверить и отозвать доверенность, что меняется для представителя ИП с 30 сентября 2026 года, образцы документов, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где на nalog.ru раздел МЧД: ЛК ЮЛ, ЛК ИП и портал реестра
Раздел «Доверенности» есть в меню личного кабинета юридического лица и личного кабинета индивидуального предпринимателя. В ЛК ЮЛ путь выглядит так: «Доверенности» → «Доверенности для налоговой» → «Между организациями» → «Сформировать доверенность». Внутри раздела две вкладки: «Организация-доверитель» показывает доверенности, которые выдала ваша компания, «Организация-представитель» — доверенности, выданные на вашу компанию другими организациями.
В ЛК ИП раздел тоже называется «Доверенности», а вкладки разделены по ролям. «ИП-доверитель» — доверенности, которые предприниматель выдал сам. «ИП-представитель» — доверенности, где представителем указан этот ИП. Отдельно выведены «Доверенности между организациями». В обоих кабинетах можно открыть сведения о доверенности, посмотреть статус, скачать PDF-визуализацию, отменить доверенность и отказаться от полномочий по доверенности, где вы указаны представителем.
Подписание и отправку в реестр официальные материалы ФНС к функциям ЛК ЮЛ и ЛК ИП не относят. Для этого есть портал распределённого реестра «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на m4d.nalog.gov.ru. Его разделы: «Создать доверенность», «Посмотреть доверенность», «Проверить статус доверенности», «Загрузить в реестр», «Отменить доверенность», «Отказаться от полномочий». Сервис бесплатный.
Раздела МЧД в личном кабинете физического лица в официальных описаниях ЛК ФЛ нет. Если вы сотрудник-представитель и хотите посмотреть свою доверенность, используйте поиск по номеру на портале m4d или попросите PDF-визуализацию у работодателя: она скачивается из ЛК ЮЛ.
Какое действие где выполняется, сведено в таблицу.
| Где | Что можно сделать | Ограничения |
|---|---|---|
| ЛК ЮЛ, раздел «Доверенности» | Сформировать доверенность между организациями, посмотреть статус и сведения, скачать PDF, отменить, отказаться от полномочий | Подписание и загрузку в реестр официальные инструкции описывают в отдельном сервисе |
| ЛК ИП, раздел «Доверенности» | Вкладки «ИП-доверитель» и «ИП-представитель», просмотр, PDF, отмена | Представитель с бумажной доверенностью получает только просмотр сведений |
| Портал m4d.nalog.gov.ru | Создать, загрузить в реестр, проверить статус, посмотреть, отменить, отказаться от полномочий | Готовую МЧД подписывает УКЭП руководитель или ИП; нужен криптопровайдер |
| ЛК физического лица | В официальных описаниях раздел МЧД не указан | Свою доверенность сотрудник ищет по номеру в реестре |
| ЕЦП Социального фонда России | Подача отчётности, включая ЕФС-1, представителем | Нужна зарегистрированная МЧД с полномочием SFR_000001 или вышестоящим FSS_000002, FSS_000000 |
Если задача — выдать новую доверенность бухгалтеру или кадровику, начинайте с портала m4d. Если нужно увидеть, какие доверенности уже действуют, и снять лишние, удобнее раздел «Доверенности» в личном кабинете.
Нужна ли МЧД: кому обязательна, а кому нет
Статья 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает правило: когда от имени юрлица действует представитель, электронный документ подписывается его УКЭП и одновременно представляется доверенность. Переходный период закончился 31 августа 2024 года: 457-ФЗ от 04.08.2023 продлил его с 1 сентября 2023 года, и с 1 сентября 2024 года представитель подписывает документы личной УКЭП физлица вместе с МЧД. Старый сертификат с данными организации для сотрудника больше не работает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Логика перехода такова. Раньше полномочия зашивали в сертификат сотрудника, где были и его данные, и данные организации, но из сертификата нельзя было понять, что именно им разрешено подписывать. Теперь у сотрудника один сертификат физлица, а от каждой организации, за которую он подписывает, у него отдельная машиночитаемая доверенность. Бухгалтер, который ведёт пять компаний, работает с одним токеном и пятью доверенностями.
По налоговой ФНС с 1 марта 2024 года требует электронную доверенность от тех, кто обязан сдавать отчётность в электронном виде. Распространять это на все случаи как полный запрет бумажных доверенностей нельзя: для остальных ситуаций правило другое.
Кому МЧД нужна и кому нет, зависит от того, кто подписывает и в какой системе.
| Ситуация | Нужна ли МЧД | Чем подписывают |
|---|---|---|
| Директор сам подписывает документы компании | Не нужна | Сертификат руководителя из УЦ ФНС |
| ИП подписывает свои документы | Не нужна | Сертификат ИП из УЦ ФНС |
| Бухгалтер или сотрудник сдаёт отчётность в ФНС за организацию | Нужна, формат 003 или налоговый 5.03 | УКЭП физлица представителя |
| Представитель сдаёт ЕФС-1 и другую отчётность через ЕЦП СФР | Нужна, с полномочием SFR_000001, FSS_000002 или FSS_000000 | УКЭП физлица представителя |
| Представитель работает в ЛК ИП | С 30.09.2026 для действий нужна МЧД; бумажная доверенность даёт только просмотр | Собственная КЭП физлица |
| Сотрудник работает в системе маркировки | Нужна, но оформляется только в личном кабинете самой системы маркировки | УКЭП физлица сотрудника |
Строки с маркировкой и СФР показывают, что одной доверенности на сотрудника часто не хватает. Каждая принимающая система устанавливает свои правила: работа с порталом закупок, отчётность в фонд и в налоговую — разные сценарии, и для них оформляют отдельные доверенности. Часть полномочий объединяется в одной МЧД: учёт алкоголя, маркировка, таможенные документы, сделки с контрагентами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда в компании на одного бухгалтера оформлено пять доверенностей, это обычно никакая не перестраховка: каждая система, куда он сдаёт документы, принимает только свою. Поэтому при переходе на МЧД я советую считать сценарии, а не людей: сколько систем, столько потенциально и доверенностей. Сразу заведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам, иначе при увольнении вы не восстановите, что и где нужно отозвать.»
Полезно знать: МЧД не ссылается на сертификат сотрудника: система сверяет данные физлица из сертификата с данными в доверенности. Поэтому при перевыпуске подписи доверенность продолжает работать, если данные человека не изменились.
Какой формат МЧД выбрать: единый 003 или налоговый 5.03
На портале m4d первым шагом выбирают формат, и от него зависит, где доверенность примут. Форма электронной доверенности в целом должна соответствовать приказу Минцифры России от 18.08.2021 № 857, который вступил в силу 1 марта 2022 года. Внутри этой рамки сейчас действуют два рабочих формата.
- Единый формат 003. Создан совместным решением Минцифры, ФНС, Казначейства, Банка России и ФНП в апреле 2023 года, отдельного приказа ФНС о нём нет. Налоговые органы принимают его с 1 марта 2025 года. Документы представителя по такой доверенности отправляются без информационного сообщения о представительстве (ИСОП). Формат 003 размещён и на портале Госуслуг.
- Налоговый формат 5.03. Утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@, изменения внесены приказом от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. ФНС принимает доверенности и заявления об отзыве версии 5.03 с 10 января 2025 года. В формат добавлено поле для номера записи федерального регистра сведений о населении. Доверенности версий 5.01 и 5.02, выданные раньше, сохраняют действие.
Если сотрудник будет работать только с налоговой, подойдёт любой из двух форматов. Если та же доверенность должна работать в других системах, выбирают единый 003 и заранее сверяют требования принимающей стороны: правила применения устанавливает сама площадка. Перечень этапов перехода и требований к форматам ФНС ведёт на странице об использовании электронной подписи и МЧД на сайте ФНС: её стоит открыть перед выбором формата.
Полномочия система просит указать текстом или кодом из классификатора. Текстовый вариант проще: можно опереться на требования системы или на бумажную доверенность, которая уже была у сотрудника. С кодами сложнее, и ошибки в МЧД чаще всего возникают именно здесь.
Факт: в общем классификаторе полномочий для МЧД уже несколько тысяч записей. Выбор кодов под конкретного сотрудника занимает время, и его закладывают в план перехода отдельно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Не пытайтесь описать работу сотрудника в доверенности заново. Возьмите бумажную доверенность, по которой он работал до перехода, и переносите её в МЧД пункт за пунктом. Так полномочия не потеряются и не расширятся сверх того, что руководитель уже согласовал.»
Как создать МЧД на сайте ФНС и зарегистрировать её в реестре
Доверенность проходит четыре стадии: формирование XML-файла, подписание УКЭП руководителя, регистрацию в распределённом реестре ФНС и передачу в систему, где представитель будет работать. Подписывает её лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности, обычно директор, или сам ИП. Сотрудника на этапе формирования можно не ждать: если выбрать его сертификат, данные подтянутся из открытой части, а без сертификата поля заполняются вручную.
Как оформить машиночитаемую доверенность в сервисе ФНС: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте портал m4d.nalog.gov.ru и выберите раздел «Создать доверенность».
- Шаг 2. Выберите формат: единый 003 или налоговый 5.03. Для работы в нескольких системах берите 003.
- Шаг 3. Заполните сведения о доверителе и представителе. Для представителя-физлица с 1 февраля 2026 года обязательны ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН; данные паспорта можно указать дополнительно, но это уже не требование.
- Шаг 4. Выберите полномочия текстом или кодами классификатора и укажите срок действия. Если срок не указан, по пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность действует год со дня совершения.
- Шаг 5. Сформируйте и скачайте XML-файл доверенности.
- Шаг 6. Подпишите XML откреплённой УКЭП руководителя или ИП. Получится отдельный файл подписи с расширением SIG, P7S или SGN.
- Шаг 7. В разделе «Загрузить в реестр» загрузите XML и файл подписи, затем по номеру доверенности проверьте статус регистрации. Только после этого передавайте доверенность в систему, где работает представитель.
Перед шагом 6 проверьте, что на компьютере руководителя установлен криптопровайдер и программа для работы с электронной подписью: без них откреплённую подпись не сформировать. Подпись бухгалтера или кадровика на этом шаге не подходит, даже если у него УКЭП: доверенность выдаёт тот, кто вправе действовать без неё.
Состав обязательных сведений о представителе изменил приказ Минцифры от 05.11.2025 № 1001: он внёс правки в приказ № 857 и вступил в силу 1 февраля 2026 года. Шаблоны МЧД, которые компания готовила раньше с обязательным блоком паспортных данных, работать продолжают, но новые доверенности можно оформлять без паспорта представителя.
Регистрация в реестре: порядок шагов имеет значение
Регистрация в реестре ФНС идёт до загрузки МЧД в целевую систему. На примере системы учёта алкоголя цикл выглядит так: доверенность формируют на портале ФНС по единой форме, подписывают УКЭП руководителя, загружают оба файла в реестр, и только затем загружают их в систему учёта, выбирают роль доступа, место деятельности и генерируют сертификат доступа.
Важный нюанс из практики: незарегистрированную доверенность принимающая система не примет. Если отчётность представителя с МЧД не уходит, первым делом откройте «Проверить статус доверенности» на m4d и убедитесь, что в реестр загружены и XML, и файл подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы доверенности и приказов о делегировании подписи
Комплект пригодится, если подпись за работодателя передаётся сотруднику: начните с образца МЧД, чтобы увидеть структуру XML до заполнения формы на портале.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
Как проверить МЧД: статус в реестре ФНС и проверка на Госуслугах
Статус доверенности в реестре ФНС проверяют по её уникальному номеру в разделе «Проверить статус доверенности» на портале m4d. Если запись есть, открывается карточка доверенности: в ней видно, действует ли она, и до какой даты. Доверитель и представитель с доступом к ЛК ЮЛ или ЛК ИП видят тот же статус в разделе «Доверенности», без поиска по номеру.
Вторая проверка касается связки «доверенность плюс сертификат представителя». Её проводит сервис на портале Госуслуг: он сверяет действительность доверенности и соответствие сведений в ней данным сертификата. Для проверки загружают три файла: сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл откреплённой подписи доверенности.
Проверку на Госуслугах полезно делать в двух случаях: перед первой отправкой документов новым представителем и когда документ подписал сотрудник контрагента. Бумажные доверенности контрагентов на практике редко кто отслеживает по сроку, и выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий уже не имел. С МЧД программа обнаруживает истёкший срок и не даёт подписать документ.
Как отозвать доверенность: отмена, отказ от полномочий, передоверие
Отменяет МЧД доверитель. На портале m4d это раздел «Отменить доверенность»: формируется заявление об отмене, которое подписывает УКЭП лицо, вправе действовать без доверенности, например директор. Отменить доверенность можно и из раздела «Доверенности» в ЛК ЮЛ или ЛК ИП. Отмена вступает в силу не мгновенно: по пункту 14 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223, оператор размещает сведения об отмене в системе не позднее 12 часов после получения заявления.
Представитель сам доверенность отменить не может, но может отказаться от полномочий. Это отдельное заявление в разделе «Отказаться от полномочий», его представитель подписывает своей КЭП. По статье 188 ГК РФ отказ лица, которому выдана доверенность, от полномочий прекращает её действие. Для бухгалтера на аутсорсе это способ закрыть доверенность, когда клиент забыл её отменить.
Внимание: в системе маркировки отзыв родительской доверенности автоматически отзывает все дочерние. Отзывая МЧД руководителя среднего звена, вы одновременно лишаете полномочий всех, кому он их передоверил.
Передоверие в электронной форме допустимо, если исходная доверенность это разрешает. По статье 17.2 63-ФЗ вместе с передоверенной МЧД представляют и исходную доверенность, допускающую передоверие. Нотариальное удостоверение, которого пункт 3 статьи 187 ГК РФ требует для передоверия, не нужно для доверенностей, которые выдают в таком порядке юридические лица и руководители их филиалов и представительств.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Цепочка передоверия рушится сверху вниз: при увольнении это удобно, а при плановых изменениях может остановить работу целого отдела. Прежде чем отменять доверенность руководителя, посмотрите в реестре доверенностей, кому он передал полномочия, и выпустите им новые МЧД напрямую от директора.»
Типовые ошибки с подписью директора и во что они обходятся
Самая распространённая практика, которую МЧД заменяет, — бухгалтер хранит подпись директора и сам подписывает ею отчётность. Так делают ради скорости, но это нарушает требования законодательства об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа. Две похожие ситуации: бухгалтер ведёт несколько организаций и держит токены всех директоров, которые теряются и изнашивают порты, или каждый раз отдаёт документ директору на подпись, теряя оперативность и рискуя подписать несогласованный документ.
Кейс из практики: бухгалтер продолжал работать подписью директора и сдавал отчётность с ошибками. Организация получила штрафы, а разбирательства по ним затянулись надолго. Ссылка руководителя на утрату контроля над ключом от ответственности компанию не освобождает: контроль над ключом — обязанность владельца сертификата.
С МЧД бухгалтер выпускает одну подпись на себя как на физлицо, и к ней прикрепляются полномочия от разных организаций. Когда работа с одной из компаний заканчивается, подпись не перевыпускают: доверенность отменяют, ключ остаётся прежним.
МЧД для кадровых документов и отчётности в СФР
В кадровом электронном документообороте от имени работодателя документы подписывает руководитель или его представитель. Если приказы и трудовые договоры в КЭДО подписывает специалист по кадрам, к нему применяется то же правило статьи 17.2 63-ФЗ: УКЭП физлица плюс доверенность от организации. Работнику, который подписывает собственное заявление или знакомится с приказом, МЧД не нужна: он действует от своего имени. Право подписи внутри компании оформляют приказом о делегировании, а МЧД нужна там, где документ уходит во внешнюю систему с подписью представителя.
В Добыто подписи сотрудников разделены по видам: ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. УКЭП физлица для того, кто подписывает за работодателя, оформляется отдельно от подписей рядовых сотрудников, и МЧД к ней выпускает директор на портале ФНС.
ЕФС-1 и другая отчётность представителем через ЕЦП СФР
С 1 июля 2025 года Социальный фонд России принимает отчётность представителя, включая ЕФС-1, через единую цифровую платформу только при зарегистрированной МЧД. В доверенности должно быть полномочие SFR_000001 либо вышестоящее FSS_000002 или FSS_000000, а сам документ представитель подписывает своей УКЭП физлица. Доверенность для налоговой без этих кодов фонд не примет, даже если она зарегистрирована в реестре ФНС.
Кадровику, который сдаёт ЕФС-1 о приёме и увольнении, обычно нужна отдельная МЧД под фонд. При подключении КЭДО в Добыто мы рекомендуем сразу завести реестр доверенностей: сотрудник, система, формат, коды полномочий, срок действия. По нему при увольнении видно, какие МЧД отменять на m4d, а какие в личных кабинетах других систем.
Лайфхак: чтобы не ошибиться с полномочиями, переносите в МЧД бумажную доверенность сотрудника пункт за пунктом. Если принимающая система допускает текстовую формулировку, используйте её: с текстом вопросов меньше, чем с кодами классификатора.
Интеграция с 1С в Добыто идёт через готовый модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день: кадровые документы синхронизируются автоматически, и кадровику не нужно переносить данные вручную перед подписанием.
Стоимость КЭДО с электронными подписями сотрудников: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграций. МЧД на портале ФНС создаётся бесплатно, платить приходится за систему, в которой сотрудники подписывают кадровые документы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно, входят во все тарифы | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и тарифа, который закрывает нужные виды подписи: УКЭП для тех, кто подписывает за работодателя, есть в «Бизнес» и «Корпорации». Условия по каждому тарифу, порядок перехода между ними и пересчёт при повышении описаны на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Раздел «Доверенности» в личных кабинетах юрлица и ИП служит для контроля: там видно, какие МЧД действуют, их можно скачать в PDF и отменить. Выпуск новой доверенности проходит на портале m4d: выбор формата, заполнение сведений, подпись УКЭП директора или ИП, загрузка в реестр и только потом передача в рабочую систему. Для налоговой подходит единый формат 003, для фонда нужны отдельные коды полномочий, а отмена отражается в реестре в течение 12 часов.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с подписями сотрудников всех трёх видов, поэтому вопросы о том, кто и по какой доверенности подписывает за работодателя, мы решаем вместе с клиентами ещё на этапе подключения КЭДО.
Частые вопросы о МЧД
На какой максимальный срок можно выдать МЧД?
Максимальный срок доверенности ГК РФ не ограничивает: в МЧД можно указать любую дату окончания. Если срок не указан, по пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность действует один год со дня совершения. При выборе срока учитывайте, что истёкшую МЧД программа обнаружит сама и не даст представителю подписать документ.
Можно ли оформить МЧД, если у директора нет УКЭП?
Нет. МЧД подписывает квалифицированной подписью доверитель: руководитель юрлица, то есть лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, или сам ИП. Сертификат руководителя или предпринимателя выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Пока у директора нет такой подписи, сформированный XML подписать и загрузить в реестр не получится.
Где оформлять доверенность для работы на портале закупок?
Для закупок по 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ доверенность создают в личном кабинете на портале закупок. Для остальных закупок по 223-ФЗ и коммерческих торгов правила задаёт конкретная площадка, при этом большинство площадок принимают ранее созданную доверенность.
Чем МЧД для системы маркировки отличается от налоговой?
Доверенность для системы маркировки формируют и отзывают только в личном кабинете самой системы, и действует она только там. При добавлении сотрудника выбирают одну роль: администратор или сотрудник без права подписи, который может только просматривать информацию. Подписывает такую доверенность руководитель или уже зарегистрированное в системе доверенное лицо с правом передачи полномочий, а отозвать её может только руководитель организации.
Что может представитель ИП в ЛК ИП по бумажной доверенности?
С 30 сентября 2026 года бумажная доверенность даёт представителю ИП в личном кабинете только просмотр сведений. Чтобы совершать действия от имени предпринимателя, представителю нужна МЧД и собственная КЭП физлица. В ЛК ИП такая доверенность отображается на вкладке «ИП-доверитель» у предпринимателя и «ИП-представитель» у того, кому она выдана, если представитель тоже ИП.
