Как получить квалифицированную электронную подпись директору и сотрудникам компании

Квалифицированная электронная подпись директору и сотрудникам компании выдаётся по двум разным схемам. Руководитель, который указан в ЕГРЮЛ и действует без доверенности, бесплатно получает сертификат юрлица в удостоверяющем центре ФНС: нужны паспорт, СНИЛС и токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России, ключ действует 15 месяцев. Сотрудник получает УКЭП физического лица в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре, а право подписывать от имени компании ему даёт машиночитаемая доверенность (МЧД), которую директор подписывает своей УКЭП. Сертификаты сотрудника с привязкой к организации разрешалось применять не позже 31 августа 2024 года. Директору и ИП, который подписывает свои документы, МЧД не нужна, а сотруднику нужно столько доверенностей, сколько систем с разными правилами он обслуживает.

Материал помогает собрать подписи на всю компанию без лишних сертификатов и доверенностей: какие документы нести в налоговую, как посчитать нужное число МЧД, где её создать и как отозвать при увольнении. Отдельно разобраны три практики с подписью директора, которые нарушают 63-ФЗ. Сценарная таблица, образцы заявлений и доверенности, тарифы на подписи для кадрового документооборота и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто выдаёт УКЭП директору и сотрудникам: две разные схемы

С реформы 63-ФЗ, которую провёл Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ, сертификат юрлица с указанием руководителя выдаёт только удостоверяющий центр ФНС России, а сертификат с данными сотрудника и организации коммерческие УЦ больше не выпускают. Сотрудник теперь получает сертификат на себя как на физическое лицо, без упоминания работодателя, а полномочия подтверждает отдельным документом.

Раньше полномочия были зашиты в сертификат, и из него нельзя было понять, для каких действий организация его выдала. МЧД в паре с личным сертификатом сотрудника показывает, какие именно действия руководитель ему разрешил. Для бухгалтера на аутсорсе, который ведёт три компании, схема выглядит так: вместо трёх сертификатов на имя трёх организаций один сертификат физлица и три доверенности.

Кроме ФНС, квалифицированные сертификаты выпускают Центральный банк, Федеральное казначейство и аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры. У каждого своя категория заявителей: ЦБ работает с финансовым рынком, Казначейство — с государственными органами и бюджетными организациями. Коммерческой компании нужны два адреса: УЦ ФНС для директора и аккредитованный УЦ для сотрудников.

Различия между подписями для разных ролей удобнее видеть в одной таблице.

Из таблицы следует порядок работы: сначала сертификат директору, потому что без его УКЭП нельзя подписать ни одну доверенность, затем сертификаты подписантам и МЧД на каждого. Рядовым работникам, которые подписывают только свои кадровые документы, квалифицированный сертификат обычно не нужен.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Чаще всего путаница начинается с того, что в компании не различают сертификат руководителя и сертификат сотрудника. Полномочия больше не спрятаны в сертификате: они вынесены в отдельный документ, который можно прочитать и проверить. Прежде чем заказывать подписи, составьте список: кто подписывает от имени компании, а кто только за себя.»

Как получить КЭП директору в УЦ ФНС

Сертификат в УЦ ФНС может получить только лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, то есть руководитель, сведения о котором внесены в ЕГРЮЛ. Если директора сменили, а запись в реестре ещё не обновлена, выдать подпись новому руководителю не получится: сначала регистрируются изменения, затем он идёт за сертификатом. По той же схеме подпись получают индивидуальные предприниматели и нотариусы.

Для выпуска нужны документ, удостоверяющий личность, СНИЛС и USB-носитель ключа (токен), сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России. Токен ФНС не выдаёт: его покупают у дистрибьюторов или в специализированных магазинах. Сам сертификат выдаётся бесплатно, а ключ подписи, ключ проверки и сертификат записываются на носитель при заявителе, запись занимает около 10 минут. Ключи действуют 15 месяцев. Условия выдачи, адреса точек и требования к носителям ФНС публикует на странице удостоверяющего центра ФНС России.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Первичная выдача проходит с идентификацией заявителя: при личном визите в инспекцию или к доверенному лицу УЦ ФНС, а при соблюдении условий сервиса — удалённо через Единую биометрическую систему. Предложения посредников выпустить подпись ФНС вообще без идентификации ФНС расценивает как мошенничество. Продлить действующую подпись можно дистанционно в личном кабинете, пока срок старого сертификата не истёк. Если он закончился, процедура повторяется как первичная.

Как получить КЭП директору в налоговой: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте выписку из ЕГРЮЛ: ФИО, ИНН и должность руководителя должны совпадать с паспортными данными. Расхождение останавливает выпуск.
2. Шаг 2. Купите токен с сертификатом ФСТЭК или ФСБ России. Флешка без сертификации для ключа КЭП не подходит.
3. Шаг 3. Подайте заявление через личный кабинет юрлица на сайте ФНС или запишитесь на приём в инспекцию либо к доверенному лицу УЦ ФНС.
4. Шаг 4. Придите лично с паспортом, СНИЛС и токеном. Сотрудник УЦ проводит идентификацию и сверяет данные.
5. Шаг 5. Задайте PIN-код токена: на носитель записываются ключ подписи и сертификат.
6. Шаг 6. Установите средство криптозащиты на рабочий компьютер и проверьте, что подпись видна в сервисах, где директор будет работать: отчётность, ЭДО, личный кабинет юрлица.
7. Шаг 7. Запишите срок окончания действия сертификата и поставьте напоминание о продлении заранее, пока подпись ещё действует.

Ключ директора записывается на токен без возможности копирования. Если директор часто в разъездах или компания работает с несколькими площадками, передавать токен бухгалтеру нельзя: для этого и нужна МЧД на сотрудника.

УКЭП сотрудникам: сертификат физлица и сколько доверенностей нужно

Главный бухгалтер, юрист, специалист по кадрам или менеджер по закупкам получают УКЭП физического лица в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре. В сертификате только данные человека, поэтому один и тот же сертификат работает во всех организациях, за которые он подписывает. Выпуск оплачивает компания или сам сотрудник: этот вопрос стоит закрепить внутренним документом до заказа подписей, иначе он возникнет при увольнении.

Сертификат физлица сам по себе прав подписывать за компанию не даёт. Их передаёт МЧД: электронный документ в формате XML, который подписывает руководитель своей УКЭП. Подпись директора, как правило, идёт отдельным файлом, поэтому доверенность всегда состоит из двух файлов: XML и файла подписи. Доверенность не ссылается на конкретный сертификат: система сверяет данные физического лица в сертификате с данными в доверенности. Сотрудник может получить сертификат и после оформления МЧД, а при перевыпуске его подписи доверенность продолжит работать, если данные человека не изменились.

Число доверенностей на одного сотрудника определяют системы, в которых он работает. Каждая площадка вправе устанавливать свои правила работы с МЧД, и единого универсального решения нет. Часть полномочий можно объединить в одну доверенность: работу с системой учёта алкоголя, маркировкой, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Работа на портале закупок и сдача отчётности в фонд и налоговую предъявляют разные требования, для них нужны отдельные доверенности. Доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, действует только в этой системе.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда в компании на одного человека пять доверенностей, это обычно не перестраховка: каждая приёмная система устанавливает свои правила. При планировании перехода считайте не сотрудников, а сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Сразу заведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам, без него при увольнении не вспомнить, что и где отзывать.»

Сценарии ниже закрывают большую часть вопросов о том, кому какая подпись нужна.

МЧД появляется там, где человек действует за организацию, и не нужна там, где он подписывает от своего имени. Для каждого сотрудника из списка подписантов выпишите системы, в которых он работает: это и будет план по доверенностям.

В сервисе Добыто УКЭП для сотрудников выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, а подписи подключаются к тому же контуру, где идут кадровые документы. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Проверьте, кто подписал документ и действует ли сертификат

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Проверка показывает владельца сертификата и срок его действия: так можно убедиться, что новая подпись сотрудника выпущена на правильные данные, до того как оформлять на него доверенности.

Как оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника

Место создания МЧД зависит от системы, где она будет работать. Доверенность можно создать в сервисе ФНС, на Госуслугах, у операторов электронного документооборота, на сайтах контролирующих органов, которые с ней работают, и на портале закупок. Для закупок по 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ доверенность создаётся в личном кабинете на портале закупок. Для остальных закупок по 223-ФЗ и коммерческих торгов правила задаёт конкретная площадка, большинство принимает ранее созданную доверенность. Для системы маркировки МЧД формируется только в её личном кабинете, и отзывается тоже только там.

Порядок оформления МЧД в сервисе ФНС

Сервис ФНС подходит небольшим компаниям, у которых доверенностей немного. Порядок одинаков для любой системы, отличаются только поля полномочий.

1. Выберите тип доверенности и укажите доверителя: организацию и руководителя. Реквизиты юрлица подтягиваются по ИНН, данные руководителя дополняются вручную.
2. Внесите сведения о представителе: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН сотрудника. Если выбрать его сертификат, данные подтянутся из открытой части, но наличие сертификата на этом шаге необязательно.
3. Укажите полномочия текстом или кодами из классификатора, в зависимости от требований системы, и срок действия доверенности.
4. Подпишите XML-файл УКЭП руководителя.
5. Зарегистрируйте доверенность в распределённом реестре ФНС, чтобы системы могли проверить её по номеру.
6. Передайте сотруднику номер доверенности или файлы XML и подписи для загрузки в сервисы, где он работает.

Изменить полномочия в уже подписанной доверенности нельзя: любая правка XML-файла ломает подпись руководителя. Если сотруднику добавили обязанности, оформляется новая МЧД, а старая при необходимости отзывается.

Передоверие и нотариальное удостоверение

Формат МЧД предусматривает передоверие, и нормы Гражданского кодекса о нём продолжают действовать. По статье 187 ГК РФ доверенность в порядке передоверия удостоверяется нотариально, кроме доверенностей, которые передоверяют юридические лица и руководители филиалов и представительств. Если руководитель выдал МЧД другой организации, например бухгалтерской фирме, а та передоверяет полномочия своему сотруднику, обе доверенности оформляются без нотариуса. Передоверие внутри одной компании от главного бухгалтера бухгалтеру по этому правилу требует нотариального удостоверения, как и бумажная доверенность.

Образцы заявлений, доверенности и реестров для выпуска подписей

Комплект покрывает весь цикл, от заявки на сертификат до его аннулирования, а начать стоит с образца МЧД, чтобы заранее собрать данные сотрудника и формулировки полномочий.

Как отозвать доверенность и проверить МЧД

Отозвать МЧД может только руководитель организации или доверенное лицо с правом передачи полномочий, и делается это в той системе, где доверенность зарегистрирована. На Госуслугах и в сервисе ФНС напротив нужной доверенности нажимают «Отозвать» или «Отменить» и указывают причину. Сотрудник сам отозвать доверенность не может, даже если он уже уволился.

При увольнении порядок такой: по реестру находят все доверенности сотрудника и отзывают каждую там, где она создана. Доверенности в системе маркировки отзываются только в её личном кабинете. Сертификат физлица остаётся у человека: это его личная подпись, и перевыпускать её не нужно. Бухгалтер, который перестал вести одну из компаний, сохраняет прежний ключ, а компания отзывает только свою доверенность.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Автоматический отзыв по цепочке удобен при увольнении, но его нужно учитывать при планировании. Прежде чем отзывать доверенность руководителя среднего звена, посмотрите в реестре, кому он передоверял полномочия, и заранее оформите этим сотрудникам доверенности напрямую от директора.»

Проверить МЧД, полученную от контрагента или выданную своему сотруднику, можно в сервисе ФНС по номеру доверенности: система покажет, действует ли она. Полные сведения, включая полномочия, открываются, если известны 3 параметра: 36-значный номер доверенности, ИНН доверителя и СНИЛС доверенного лица. На Госуслугах доверенность проверяют вместе с сертификатом представителя: загружают сертификат, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи.

Бумажная доверенность контрагента обычно уходит в архив, и её срок никто не отслеживает, пока не выясняется, что человек подписал документ уже без полномочий. С машиночитаемой доверенностью программа обнаруживает истёкший срок и не даёт подписать документ.

Подписи работников в КЭДО: кому нужна УКЭП, а кому хватит УНЭП

В кадровом электронном документообороте работодатель по статье 22.3 ТК РФ подписывает документы только УКЭП. Это может быть подпись директора или УКЭП физлица специалиста по кадрам с МЧД, где указаны полномочия на кадровые документы. Работник подписывает свои документы УКЭП, УНЭП или ПЭП в порядке той же статьи, и доверенность ему не нужна: он действует от своего имени.

Квалифицированный сертификат для каждого сотрудника в КЭДО избыточен. Заявления, ознакомление с ЛНА и приказами работник подписывает УНЭП или ПЭП, а УКЭП физлица нужна тем, кто подписывает документы за работодателя. Корпоративную УНЭП используют на основании письменного соглашения с работником, которое заключается до начала подписания.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП подключается на тарифе «Бизнес» вместе с интеграцией с 1С. Платформа работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, поэтому согласие на обработку персональных данных собирается до выпуска подписи.

Три незаконные практики с подписью директора и их цена

Первая практика: бухгалтер хранит токен директора и подписывает им отчётность. Она распространена, потому что так быстрее, но нарушает требования законодательства об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа. Вторая: бухгалтер ведёт несколько организаций и хранит подписи всех директоров. Токены копятся, теряются и изнашивают порты. Третья: бухгалтер каждый раз ищет директора или забирает у него токен, из-за чего работа в сервисах идёт медленно и появляется риск подписать несогласованный документ.

Важный нюанс из практики: встречаются ситуации, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства по таким делам длились долго. Если налоговый орган установит, что руководитель утратил контроль над ключом, у него запрашивают заявление и проводят проверку, а документы, подписанные таким ключом, могут признать недействительными.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Позиция «я не контролировал ключ» не защищает руководителя, а подтверждает нарушение: контроль над ключом по статье 10 63-ФЗ лежит на его владельце. Если токен директора сейчас находится у бухгалтера, оформите бухгалтеру УКЭП физлица и доверенность, а токен верните директору.»

Отдельный риск связан со старыми сертификатами сотрудников, в которых указаны и работник, и организация. Их разрешалось применять не позже 31 августа 2024 года. Документ, подписанный таким сертификатом сегодня, с юридической точки зрения не имеет силы, и его придётся переподписывать. Проверьте сертификаты подписантов: если в них указана организация, а владелец не руководитель, сертификат нужно заменить на УКЭП физлица с МЧД.

Что подготовить до выпуска подписей

• Выписку из ЕГРЮЛ с актуальными данными руководителя.
• Сертифицированный токен для директора.
• Список сотрудников, которые подписывают от имени компании, с паспортными данными, СНИЛС и ИНН.
• Перечень систем, в которых работает каждый подписант: отчётность, ЭДО с контрагентами, закупки, маркировка, КЭДО.
• Действующие бумажные доверенности как основу для полномочий в МЧД.
• Решение о том, кто оплачивает сертификаты сотрудников и что происходит с ними при увольнении.
• Согласия сотрудников на обработку персональных данных для выпуска сертификатов.
• Реестр подписей и доверенностей с датами окончания срока действия.

Стоимость подписей для сотрудников в кадровом ЭДО: тарифы на 2026 год

Директор получает КЭП в УЦ ФНС бесплатно и оплачивает только токен. Стоимость подписей для сотрудников в кадровом документообороте определяется тарифом, численностью и нужными видами подписи.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли в контуре УКЭП для специалистов по кадрам, которые подписывают документы за работодателя. Условия каждого тарифа и порядок пересчёта при смене тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Подпись для компании собирается в определённом порядке. Сначала руководитель бесплатно получает сертификат в УЦ ФНС на свой токен, затем подписанты оформляют личные УКЭП физлица, а директор выдаёт им машиночитаемые доверенности в тех системах, где они работают. Число доверенностей считается по сценариям, отзыв делает только руководитель, а токен директора остаётся у директора. Рядовым работникам в кадровом документообороте достаточно УНЭП или ПЭП.

В Добыто подписи сотрудников подключаются в том же сервисе, где идут кадровые документы: ПЭП и УНЭП выпускаются без доплаты, УКЭП для специалистов по кадрам оформляется через партнёров — удостоверяющие центры.

Частые вопросы

Нужно ли переоформлять доверенности сотрудников при смене директора?

Доверенность выдаётся от имени юридического лица, поэтому смена руководителя сама по себе её не прекращает: основания прекращения перечислены в статье 188 ГК РФ, и смены директора среди них нет. Новому руководителю нужен собственный сертификат в УЦ ФНС, который он получит после внесения сведений о нём в ЕГРЮЛ. Новые МЧД и отзыв старых он подписывает уже своей УКЭП.

Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в компании?

Да. Как и бумажную доверенность, МЧД можно выдать любому физическому лицу, например бухгалтеру на аутсорсе или юристу по договору ГПХ. Если представитель действует от имени другой организации, например бухгалтерской фирмы, доверенность выдаётся этой организации, а она передоверяет полномочия своему сотруднику без нотариуса.

Какой срок действия у машиночитаемой доверенности?

Срок указывается в самой доверенности. Если его не указать, по статье 186 ГК РФ доверенность действует 1 год со дня её совершения. Срок МЧД не связан со сроком сертификата: доверенность на несколько лет продолжает действовать, даже если за это время сотрудник несколько раз перевыпустит подпись с теми же персональными данными.

Что будет, если сотрудник подписал документ личной УКЭП без МЧД?

Оператор ЭДО может доставить такой документ, но подтверждения полномочий у подписанта нет, и контрагент вправе его не принять, а сделку можно оспорить. По статье 183 ГК РФ организация может последующим одобрением подтвердить действия лица, у которого не было полномочий. Для налоговой и фондов документы без доверенности подписанта не проходят как подписанные от имени компании.

Если в ЕГРЮЛ указаны два руководителя, кто получает КЭП в УЦ ФНС?

Сертификат в УЦ ФНС вправе получить каждое лицо, которое действует от имени организации без доверенности и внесено в ЕГРЮЛ. Каждый руководитель приходит со своим паспортом, СНИЛС и отдельным токеном, сертификат выпускается на его имя. Доверенности сотрудникам может подписывать любой из них.

Обязан ли сотрудник оформлять УКЭП физлица, чтобы подписывать документы за компанию?

Прямой обязанности оформить электронную подпись закон на работника не возлагает. Если подписание документов от имени компании входит в трудовую функцию, условие закрепляют в трудовом договоре или дополнительном соглашении и заранее решают, кто оплачивает сертификат. Для подписания своих кадровых документов в КЭДО сотруднику УКЭП не требуется: по статье 22.3 ТК РФ подходят УНЭП или ПЭП.