Сроки хранения кадровых документов задаёт не Трудовой кодекс, а Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, вместе с законом об архивном деле № 125-ФЗ. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50 лет, если дело закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Приказы об отпусках и командировках — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года, графики отпусков — 3 года, табели учёта рабочего времени — 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда те же табели переходят в группу 50/75 лет. Различие, от которого зависит весь расчёт: срок отсчитывается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством.
Разберём Перечень по строкам, которые нужны кадровой службе: номер статьи, формулировка, срок. Покажем, что означает отметка ЭПК и что делать с документом, которого в Перечне нет. У электронных документов сроки те же, но в архив уходит комплект из файла, подписи и описания. Сценарная таблица, штрафы за нарушение правил хранения, чек-лист перед проверкой и образцы форм — во второй половине статьи.
Чем определяется срок хранения кадрового документа
Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить документы, но сроков не называет. Сроки живут в другой системе координат: закон об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, применяется с 18.02.2020), Инструкция по его применению (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237) и Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).
Право создать собственный архив и организовать хранение у организации есть по пункту 2 статьи 13 125-ФЗ. Практически это означает, что в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их на хранение. Номенклатура дел здесь — не бюрократическая формальность, а место, где фиксируется решение по каждому виду документа: какой срок применён и по какой статье Перечня.
Порядок применения перечней выстроен иерархически. Сначала проверяется, есть ли для вашей сферы отраслевой перечень: в здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных планов, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Отраслевой документ имеет приоритет для специфичных видов документов, Перечень № 236 остаётся основным для всего остального.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типичная ошибка начинается с обратного порядка действий: кадровик открывает Перечень № 236, находит похожую строку и ставит срок, не проверив, действует ли для его отрасли свой перечень с другим сроком. Сначала смотрите отраслевой документ, потом общий. Если отраслевого перечня для вашей сферы нет, зафиксируйте это в номенклатуре одной строкой — при проверке вопрос снимается сразу.»
Сроки хранения типовых документов кадровой службы: таблица по статьям Перечня
В таблице собраны строки Перечня № 236, которые закрывают основной объём работы отдела кадров. Номер статьи важен не сам по себе: именно его указывают в номенклатуре дел и в акте о выделении документов к уничтожению.
| Статья Перечня | Документ | Срок хранения |
|---|---|---|
| Ст. 434 | Приказы по личному составу о приёме, переводе, перемещении, увольнении и документы к ним | 50/75 лет, ЭПК |
| Ст. 434 | Приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках и о командировках | 5 лет |
| Ст. 434 | Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Ст. 435 | Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет, ЭПК |
| Ст. 443 | Должностные регламенты и инструкции работников | 50/75 лет |
| Ст. 444 | Личные карточки работников | 50/75 лет, ЭПК |
| Ст. 445 | Личные дела руководителей и работников организации | 50/75 лет, ЭПК |
| Ст. 441 | Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия |
| Ст. 440 | Положения и инструкции об обработке персональных данных | постоянно по месту утверждения, 3 года в других организациях |
| Ст. 453 | Графики отпусков | 3 года |
| Ст. 402 | Табели, графики, журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Ст. 454 | Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года |
| Ст. 455 | Переписка по вопросам приёма, перевода и увольнения работников | 3 года |
| Ст. 463 | Книги и журналы учёта приёма и увольнения, учёта движения трудовых книжек | 50/75 лет |
| Ст. 40 | Штатные расписания и изменения к ним | постоянно по месту утверждения, 3 года в других организациях после замены новыми |
| Ст. 381 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми |
| Ст. 422 | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет |
| Ст. 423 | Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет |
Из таблицы видно, где именно проходит граница ответственности. Документы, которые подтверждают факт работы человека и его заработок, живут десятилетиями, потому что нужны не работодателю, а самому работнику, и понадобиться могут тогда, когда организации уже не будет. Документы, фиксирующие текущее управление — графики, переписка, взыскания, — выбывают через 3-5 лет.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эту статью часто подают слитно, отсюда и уничтожение журналов инструктажей по пятилетнему сроку.
Электронный документ хранится столько же, но комплектом
Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид сроки не меняет. Статья 22.3 ТК РФ прямо возлагает на работодателя обязанность обеспечить сохранность электронного документа в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Приказ о приёме, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и его бумажный аналог.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Меняется состав того, что уходит в архив. Единые требования к составу и форматам кадровых документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и применяются с 1 марта 2023 года: документ формируется в формате PDF/A-1A с отдельным XML-описанием, к нему прикладывается файл электронной подписи, а если документ подписан по доверенности — ещё и машиночитаемая доверенность. Разъяснения по электронному документообороту в трудовых отношениях ведомство публикует в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же выкладываются реквизиты действующих требований.
Машиночитаемая доверенность при этом не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа. В архив она уходит вместе с ним, иначе комплект неполон и подтвердить полномочия подписанта через десять лет будет нечем.
В практике Добыто самый частый пробел при переходе на электронный архив касается не сроков, а состава комплекта: срок кадровики ставят верно, а файл подписи и XML-описание теряются при выгрузке из смежных систем. Проверять это удобнее на одном документе за прошлый год, пока архив небольшой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос вендору формулируйте не как «храните ли вы документы», а как «выгружаете ли вы комплект целиком»: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы в требуемом формате. Спросите об этом до подписания договора и попросите показать выгрузку на тестовом документе.»
Сколько живёт подпись на архивном документе
Сертификат электронной подписи действует год или два, а документ хранится 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения сертификата, в момент подписания добавляется метка доверенного времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная. Без этого через несколько лет вы получите файл, который технически невозможно проверить, хотя формально он лежит в архиве.
Проверьте подпись на документе из электронного архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает статус подписи, владельца сертификата и время подписания. Для проверки понадобится сам документ и файл подписи, если она откреплённая.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре стадии: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд акты отменил, и при новом рассмотрении работник выиграл. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у работодателя были. Перевесило другое: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя. Архив, который вели для доказательности, сработал против неё.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и складывать бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Откуда считать срок и что означают отметки в Перечне
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Приказ о приёме от марта 2020 года, подшитый в дело, закрытое в декабре 2020 года, начинает свой отсчёт с 1 января 2021 года. Правило кажется мелочью до первой проверки: документы, уничтоженные на год раньше срока, восстановить уже нельзя.
Отметка «50/75 лет» означает разделение по дате: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Отметка «ЭПК» рядом со сроком значит, что по истечении срока экспертная комиссия обязана оценить, нет ли у документа исторической ценности, и только потом принимать решение об уничтожении. Формулировки «до замены новыми» и «до минования надобности» привязывают срок не к календарю, а к событию: пока действует редакция правил внутреннего трудового распорядка, они хранятся, и только через год после замены дело выделяется к уничтожению.
Порядок работы с Перечнем и правила исчисления сроков подробно расписаны в Инструкции по применению Перечня, которую Росархив публикует на своём сайте в разделе с документами Федерального архивного агентства: там же выложены разъяснения по внедрению Перечня.
Как определить срок хранения документа по Перечню: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид документа по его содержанию, а не по названию файла: приказ о премировании и приказ о дисциплинарном взыскании относятся к разным строкам Перечня с разницей в сроке в десятки лет.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Если есть, для отраслевых документов применяйте его, а Перечень № 236 — для остальных.
- Шаг 3. Найдите статью Перечня и выпишите её номер вместе с формулировкой. Номер понадобится в номенклатуре дел и в акте на уничтожение.
- Шаг 4. Уточните условия труда работников, которых касается документ: для табелей, списков и заключительных актов при вредных и опасных условиях действует срок 50/75 лет вместо пятилетнего.
- Шаг 5. Определите год окончания дела делопроизводством и отсчитайте срок с 1 января следующего года.
- Шаг 6. Проверьте наличие отметки ЭПК: если она есть, вынесите дело на экспертную комиссию до уничтожения.
- Шаг 7. Зафиксируйте принятое решение в номенклатуре дел с указанием статьи Перечня.
Образцы кадровых форм, по которым чаще всего считают сроки
Комплект собран по строкам таблицы выше, начните с описи документов личного дела: она показывает, какие документы вообще попадают в дело со сроком 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
Документа нет в Перечне: как определить срок и не гадать
Перечень охватывает типовые управленческие документы, но не все. Классический пример из обсуждений кадровиков: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязаны, а строки под них в Перечне нет. Отсутствие вида документа в Перечне не даёт права его не хранить.
Срок в такой ситуации определяется по аналогии: находится ближайший по смыслу вид документа, применяется его срок, решение принимает экспертная комиссия и оформляет документально. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться либо на срок самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию. При проверке вы показываете не догадку, а зафиксированное обоснование.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Незаписанное решение экспертной комиссии в споре не существует. Если вид документа не найден в Перечне и срок определён по аналогии, оформляйте решение комиссии и вносите его в номенклатуру дел со ссылкой на выбранную статью. Проверьте по своей номенклатуре, сколько там строк без указания статьи Перечня: каждая такая строка — это будущий вопрос, на который придётся отвечать без опоры.»
Отдельная путаница возникает вокруг медосмотров. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024 задаёт порядок проведения предварительных и периодических осмотров и действует до 1 апреля 2027 года, но сроков хранения он не устанавливает. Сроки для документов по медосмотрам берутся из Перечня: заключительные акты и документы о вредных и опасных условиях труда попадают в группу 50/75 лет, перечни вредных факторов и работ для обязательных медосмотров по статье 411 хранятся постоянно по месту утверждения.
Полезно знать: статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Журнал хранится 45 лет не абстрактно: из него делают выписки при расследовании, и это записано в самом Перечне.
Что критично в разных ситуациях: сценарная таблица
Один и тот же документ в разных компаниях уходит в разные строки Перечня. Таблица показывает, на что смотреть в первую очередь в конкретном сценарии.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Дела закончены делопроизводством до 1 января 2003 года | Срок 75 лет, а не 50: уничтожение по 50-летнему сроку будет нарушением | Вид носителя и место хранения |
| Есть рабочие места с вредными и опасными условиями труда | Табели по статье 402 и журналы инструктажей по статье 423 переходят в длительное хранение: 50/75 и 45 лет | Единый срок для всех подразделений |
| Медицина, образование, финансовый сектор | Отраслевой перечень применяется к профильным документам раньше Перечня № 236 | Порядок расстановки дел в архиве |
| Компания перешла на КЭДО | Комплект хранения: документ, файл подписи, XML-описание, доверенность; формат по приказу 578н | Наличие бумажных дубликатов |
| Вида документа нет в Перечне | Решение экспертной комиссии по аналогии, внесённое в номенклатуру дел | Совпадение с практикой соседних компаний |
| Организация ликвидируется | Передача документов по личному составу в государственный или муниципальный архив; в Москве этим занимается Главархив | Внутренняя структура дел |
Строки таблицы не взаимоисключающие: производственная компания в Москве с вредными условиями труда и электронным документооборотом проверяет себя сразу по трём сценариям.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае, профзаболевании или споре о стаже ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и на поиск обычно нет времени.
Ошибки в сроках и их цена
Досрочное уничтожение — самая дорогая ошибка, потому что она необратима. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследуется несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет: доказывать проведение инструктажей придётся работодателю, а журнала уже нет. Восстановить документ по личному составу неоткуда — вторых экземпляров у него не бывает.
Административная сторона считается проще. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Для акционерных обществ и профессиональных участников рынка ценных бумаг действует часть 1 статьи 13.25 КоАП РФ: от 2500 до 5000 рублей на должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо.
Основные потери лежат вне штрафов. Организация, не выдавшая бывшему работнику архивную справку о стаже или заработке, получает трудовой спор, в котором её позиция подтверждается только словами. Хранение здесь работает не на отчётность перед архивистами, а на способность подтвердить свою правоту.
Важный нюанс из практики: разделяйте завершённые дела по порогу десяти лет. Документы со сроком до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, ими пользуются и их достают; дела свыше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся — а если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда. В практике Добыто мы закладываем этот порог ещё на этапе номенклатуры, до перевода архива в электронный вид.
Чек-лист перед проверкой архива
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, и решение зафиксировано.
- Номенклатура дел составлена, у каждой строки указаны срок и статья Перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу десяти лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение, а не уничтожены по пятилетнему сроку.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в Перечне, срок определён по аналогии и решение экспертной комиссии оформлено.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
- Для электронных документов проверено, что выгружается полный комплект: файл, подпись, описание, доверенность.
Перед переводом всего массива в электронный вид мы в Добыто запускаем пилотную группу: на ней проверяются маршруты подписания, состав комплекта и выгрузка документов за период. Ошибки настройки проще увидеть на одном подразделении, чем на всей численности.
Когда электронный архив кадровых документов не нужен
Если компания не переходила на КЭДО и все кадровые документы создаются на бумаге, переводить архив в электронный вид смысла нет: сканы бумажных оригиналов их не заменяют, а бумагу всё равно придётся хранить весь срок. Отдельная система избыточна и там, где объём архива невелик, а состав документов стабилен: небольшая компания без вредных условий труда закрывает задачу номенклатурой дел и корректной описью.
Электронный архив начинает окупаться в другой точке: когда документы уже создаются электронно и их нужно хранить комплектом с подписями и метками времени десятилетиями. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что в вашей компании архив ведётся в папках на общем диске, оценивать надо не удобство поиска, а то, чем вы подтвердите подлинность файла через десять лет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и требований к инфраструктуре: электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в тариф «Корпорация».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка относятся к тарифу «Бизнес», а требования по выделенному серверу и SLA рассчитываются отдельно. Условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Сроки хранения кадровых документов определяются Перечнем № 236 и законом об архивном деле, а не Трудовым кодексом. Документы по личному составу — приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, личные дела и карточки, книги учёта движения трудовых книжек — живут 50 лет при завершении дела после 1 января 2003 года и 75 лет при более раннем завершении. Управленческая текучка выбывает через 3-5 лет, журналы инструктажей по охране труда — через 45. Отсчёт всегда начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством, а отметка ЭПК означает обязательную экспертизу ценности перед уничтожением.
Перевод документооборота в электронный вид сроки не сокращает, но меняет состав того, что вы обязаны сохранить: файл, подпись, описание и доверенность вместо одного листа. Сервис Добыто закрывает эту задачу маршрутом от подписания до электронного архива и выгрузкой комплекта в требуемом формате, когда документы понадобятся проверке, суду или самому работнику.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Как получить архивную справку о стаже, если организация ликвидирована?
Пока организация работает, копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. После ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и запрос направляется туда. Запросы социально-правового характера, к которым относятся справки о стаже и заработке для пенсии и льгот, исполняются в течение 30 дней со дня регистрации; копии по таким запросам изготавливаются бесплатно.
Относится ли приказ 29н к срокам хранения документов по медосмотрам?
Нет. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024 регулирует порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров и действует до 1 апреля 2027 года, сроков хранения он не устанавливает. Сроки берутся из Перечня № 236: перечни вредных факторов и работ для обязательных медосмотров по статье 411 хранятся постоянно по месту утверждения, документы о расследовании профессиональных заболеваний по статье 419 — 50/75 лет, а заключительные акты при вредных и опасных условиях труда попадают в ту же длительную группу.
Нужно ли хранить бумажный оригинал, если документ перевели в электронный вид?
Оцифровка не отменяет хранения бумаги: скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом, и оригинал хранится весь установленный срок. Обратное правило тоже действует: распечатка электронного документа — это копия, и чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что будет с архивом при смене оператора КЭДО?
Обязанность обеспечить сохранность документов остаётся на работодателе независимо от того, в чьей системе они лежат. До подписания договора нужно выяснить, в каком виде отдаются документы при его расторжении и выгружается ли комплект целиком: сам файл, файл подписи, XML-описание и машиночитаемая доверенность. Если система хранит документы, но не умеет выгружать их в формате, установленном приказом Минтруда № 578н, при переносе вы получите набор файлов без подтверждённой подлинности.
Как считать срок для отметок «до замены новыми» и «до минования надобности»?
Эти отметки привязывают срок не к календарю, а к событию. Правила внутреннего трудового распорядка по статье 381 хранятся 1 год после замены новыми: отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом утверждения новой редакции. Отметка «до минования надобности» означает, что срок определяет сама организация, но не менее одного года, и решение об истечении надобности принимает экспертная комиссия, а не отдельный сотрудник.
Кто отвечает за архив, если в компании нет архивариуса?
Ответственность за сохранность документов несёт организация, а конкретного исполнителя руководитель назначает приказом: чаще всего это специалист по кадрам или делопроизводитель, для которого хранение становится дополнительной функцией. Отдельная должность по закону не требуется, а вот номенклатура дел, экспертная комиссия и оформленные акты на уничтожение требуются: именно их запрашивают при проверке, а не штатное расписание архивной службы.
