Заявление об увольнении в КЭДО лежит в разделе «Документы» информационной системы работодателя: во вкладках «В работе» и «Требуют действия», пока маршрут не закрыт, и в «Архиве» после исполнения. Быстрее всего оно находится фильтром по типу документа и сотруднику. Согласуют его те, кого работодатель прописал в маршруте: чаще всего непосредственный руководитель и кадровая служба. Подписать заявление работник может только усиленной подписью: часть 4 статьи 22.3 ТК РФ прямо называет заявление об увольнении и отзыв заявления среди документов, где допустимы УКЭП и УНЭП. Различие, от которого зависит набор подписей, — канал обмена: в информационной системе работодателя ПЭП под таким заявлением не действует, а через цифровую платформу «Работа в России» часть 6 той же статьи допускает и простую подпись.
Дальше разберём, почему заявление иногда не видно кадровику, хотя работник его отправил, чем согласование в маршруте отличается от подписания, какой формат файла обязателен для документа без дублирования на бумаге и что из комплекта по увольнению закон оставляет только на бумаге. Покажем таблицу допустимых подписей по каждому документу увольнения и сценарии поиска по статусам. Чек-лист проверки заявления перед изданием приказа, стоимость подключения на 2026 год, образцы ЛНА и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите корректное заявление об увольнении по собственному желанию за минуту: конструктор подставит реквизиты и ссылку на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ и отдаст готовый файл .docx.
Где в КЭДО лежит заявление об увольнении
Все заявления работников попадают в один реестр — раздел «Документы». В интерфейсе он разбит на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» со счётчиками, поэтому заявление, ожидающее вашей реакции, физически лежит в двух местах одновременно: в общем списке и в подборке «Требуют действия». В таблице по каждой строке видны статус, тип документа, маршрут в виде цепочки участников, срок и дата создания. В Добыто КЭДО к этому добавлен поиск по таблице и фильтры по типу, сотруднику, дате создания и статусу — это рабочий способ найти конкретное заявление, когда в реестре несколько тысяч строк.
Если кадровый учёт ведётся в 1С, логика другая: заявление приходит в базу как задача исполнителю, назначенному в правилах обработки заявок по этому виду документа. Пока правило указывает на другого сотрудника, в вашем списке задач заявления не будет. Подписанные и исполненные документы лежат отдельно — в разделе кадровых документов КЭДО, где список фильтруется видом «На подпись мне», а весь массив можно выгрузить на диск для контролирующих органов.
Отдельная история — заявление, которое работник отправил, а кадровик не нашёл. Причины конечны, и почти все они настроечные.
| Что произошло | Где искать заявление | Что сделать |
|---|---|---|
| Работник отправил заявление минуту назад | Ещё в сервисе, в базу не выгружено | Запустить обмен вручную: при обмене по графику задача доходит в течение 10 минут |
| Заявление у другого кадровика | В задачах исполнителя, назначенного по виду заявки | Проверить правила обработки заявок и перенаправить задачу |
| Документ висит на согласовании у руководителя | Вкладка «В работе», статус «Согласование» | Посмотреть маршрут: видно, на ком остановилась цепочка и какой срок этапа |
| Руководитель вернул документ | Статус «На доработку» или «Отказ» | Разобрать причину в комментарии и перезапустить маршрут |
| Работник уже уволен | Архив, доступ по правам | Выгрузить файл документа вместе с файлами подписи |
Из таблицы следует практическое правило поиска: сначала статус, потом фильтр по сотруднику. Статус показывает, на чьей стороне сейчас документ, и закрывает вопрос о его местонахождении без обращения в поддержку.
Какой подписью работник подписывает заявление об увольнении
Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ перечисляет документы, которые работник в информационной системе работодателя подписывает только усиленной подписью, и заявление об увольнении названо там прямо, вместе с отзывом заявления, трудовым договором, договором о материальной ответственности, ученическим договором и согласием на перевод. Допустимых вариантов три: УКЭП; УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора; УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, то есть через Госключ. Простая электронная подпись в этом перечне отсутствует, и это главное отличие ПЭП от УНЭП на практике: ПЭП годится для ознакомлений и заявлений из части 5 статьи 22.3, но не для документа, которым работник прекращает трудовые отношения.
Виды подписи различаются способом формирования и тем, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает факт подписания конкретным лицом через логин, пароль или код. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием и показывает, что документ не менялся после подписания, но её юридическая сила опирается на соглашение сторон или на прямую норму закона. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром и признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, без дополнительных соглашений.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда работник подписывает заявление об увольнении УНЭП, юридическую силу документу даёт не сама подпись, а связка из двух вещей: соглашение с работником, где прописан порядок проверки этой подписи, и сохранённые файлы подписи рядом с файлом документа. При УКЭП соглашение формально не нужно, подпись признаётся по умолчанию. Проверьте, что у вас закрыт именно тот вариант, который используется в системе.»
Со стороны работодателя картина жёстче. По части 1 статьи 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП. Для остальных документов допустимы УКЭП, УНЭП и ПЭП. Ниже — разбор по конкретным документам увольнения.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя | Норма |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | УКЭП или УНЭП | Не подписывает, принимает документ | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Отзыв заявления об увольнении | УКЭП или УНЭП | Не подписывает, фиксирует дату | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 4 ст. 80 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении трудового договора | УКЭП или УНЭП | Только УКЭП | ч. 1 и ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | Собственноручная подпись на бумаге | Собственноручная подпись на бумаге | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, ст. 84.1 ТК РФ |
| Заявление о выдаче документов, связанных с работой | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ |
Строка про соглашение о расторжении — та, на которой чаще всего спотыкаются. Увольнение по соглашению сторон оформляется двусторонним документом, а он попадает в категорию «расторжение трудового договора», где работодателю доступна только УКЭП.
Факт: УНЭП работника, выпущенная внутри личного кабинета, живёт только в этом кабинете: скопировать её или использовать в другой системе нельзя. Подпись из Госключа и личная УКЭП физического лица в таком кабинете не работают, для них нужен отдельный сценарий подписания.
Образцы документов для перевода увольнения в электронный вид
Комплект собран под задачу: сначала смотрите Положение о ведении КЭДО, именно его запрашивает инспектор вместе с архивом подписанных файлов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Кто согласует заявление и чем согласование отличается от подписания
Маршрут — это заданная работодателем последовательность участников и правил обработки документа. Для заявления об увольнении типовая цепочка состоит из непосредственного руководителя, кадровой службы и, если есть материальная ответственность или доступы, службы безопасности и бухгалтерии. Маршруты бывают последовательными, когда документ идёт по очереди, и параллельными, когда он одновременно уходит нескольким участникам. Заранее настроенный шаблон маршрута привязывается к типу документа, поэтому кадровику не приходится собирать цепочку руками под каждое заявление.
Участников в маршруте стоит задавать функциональными ролями: руководитель подразделения, кадровый специалист подразделения, руководитель кадровой службы. Система сама подставит конкретного человека по оргструктуре, и при переводе или отпуске согласующего цепочка не сломается. В Добыто КЭДО маршрут виден прямо в карточке документа: цепочка участников с идентификаторами и статусом каждого шага, поэтому вопрос «у кого документ» решается открытием карточки.
Согласование в маршруте — внутренняя процедура работодателя. Оно фиксирует, что руководитель информирован, кадры проверили дату и основание, а смежные службы запустили свои задачи по закрытию доступов и пропуска. На право работника расторгнуть трудовой договор согласование не влияет: по статье 80 ТК РФ работник предупреждает работодателя письменно за две недели, и течение этого срока начинается со следующего дня после получения заявления. Отказ руководителя согласовать заявление не останавливает срок предупреждения и не отменяет увольнение.
Лайфхак: поставьте на этап согласования срок и автозакрытие. Если руководитель не закрыл свой этап за отведённое время, система сама закроет шаг и вернёт документ кадровику, и заявление не зависнет на неделю в чужом кабинете.
Как провести заявление об увольнении в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что работник присоединён к КЭДО: есть согласие или он принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа.
- Шаг 2. Убедитесь, что у работника выпущена действующая УНЭП или УКЭП. Подпись выпускается в личном кабинете самостоятельно, участие кадровой службы не требуется.
- Шаг 3. Примите заявление в реестре: откройте карточку, сверьте дату подачи, желаемую дату увольнения и основание с формулировкой пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Шаг 4. Запустите маршрут согласования по шаблону для этого типа документа и проставьте срок на каждом этапе.
- Шаг 5. После закрытия маршрута рассчитайте дату увольнения по правилам статьи 80 ТК РФ и издайте приказ по форме Т-8 на бумаге, ознакомив работника под собственноручную подпись.
- Шаг 6. Сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1, выдайте сведения о трудовой деятельности и произведите расчёт в день увольнения по статье 140 ТК РФ.
- Шаг 7. Переведите заявление в архив вместе с файлами подписи и проверьте, что документ открывается и выгружается.
Важный нюанс из практики: скорость закрытия увольнения упирается в интеграцию с учётной системой. Готовый коннектор к типовой конфигурации ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков.
Что при увольнении остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота закрытый перечень: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для процедуры увольнения это означает разрыв: заявление, соглашение о расторжении и уведомления живут в электронном виде, а приказ по форме Т-8 печатается и подписывается собственноручно, работник знакомится с ним под подпись по статье 84.1 ТК РФ.
Сведения о трудовой деятельности при этом можно передать электронно. Роструд в консультации на сервисе Онлайнинспекция.рф подтвердил: если работодатель перешёл на КЭДО и работник дал согласие, форма СТД-Р, подписанная УКЭП работодателя и направленная в личный кабинет в день увольнения, считается выданной надлежащим образом.
Отчётность электронный формат заявления не отменяет и не сдвигает. Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 при увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа: порядок заполнения и контрольные соотношения разобраны в базе знаний Социального фонда России по ЕФС-1. Дата издания приказа — точка отсчёта, поэтому дату закрытия маршрута в КЭДО и дату приказа нужно держать в одном дне.
Ошибки, из-за которых электронное заявление не сработает
Первая по частоте ошибка — подпись не того вида. Заявление, подписанное работником ПЭП в информационной системе работодателя, не соответствует части 4 статьи 22.3 ТК РФ. В споре о законности увольнения такой документ придётся доказывать другими средствами, а при проверке ГИТ нарушение попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. Ошибка тиражируется: если так настроен тип документа, неверно подписаны все заявления за период.
Вторая ошибка — формат файла. Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н, действующий с 1 марта 2023 года, требует, чтобы основная часть электронного документа, связанного с работой, была файлом в формате PDF/A-1A. Документ в обычном PDF, DOCX или XLSX придётся дублировать на бумаге, и смысл электронного заявления теряется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: современные системы КЭДО проверяют произвольный загружаемый файл на соответствие PDF/A-1A и предупреждают до отправки работнику. Проверку стоит включить до раскатки на всю компанию, иначе несоответствие вскроется на выгрузке архива.
Третья ошибка — попытка провести документ задним числом. Подписать электронный документ прошлой датой невозможно: метка времени фиксируется в момент подписания. Если работник пропустил этап, у кадровика два законных пути — оформить бумажный экземпляр или изменить дату и отправить документ на повторное подписание.
Четвёртая ошибка — доверие к визуализации подписи. Штамп с надписью «Документ подписан электронной подписью» на печатной форме копируется графическим редактором и вставляется в любой PDF. Юридическую силу подтверждают файлы подписи, приложенные к документу, и результат их проверки штатными средствами системы. В Добыто КЭДО исполненное заявление уходит во вкладку «Архив», откуда его выгружают вместе с подписями пользователи с соответствующими правами доступа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проверяющему мы отдаём не скриншот и не печатную форму со штампом, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив, где рядом с файлом документа лежат файлы подписей. Проверьте один раз на любом закрытом увольнении, что такой комплект выгружается за несколько кликов, — искать его в момент проверки поздно.»
Чек-лист: что проверить в заявлении до издания приказа
- Работник присоединён к КЭДО: есть письменное согласие либо основание не собирать его.
- Вид подписи под заявлением — УКЭП или УНЭП, а не ПЭП.
- При УНЭП есть действующее соглашение с работником, где определён порядок проверки подписи.
- Файл заявления в формате PDF/A-1A, рядом сохранены файлы подписи.
- Дата подачи заявления зафиксирована системой и совпадает с расчётом двухнедельного срока.
- Формулировка основания соответствует пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Маршрут закрыт, отказов и незакрытых этапов нет.
Внимание: при увольнении работника его кабинет закрывается и документы перестают быть доступны. Настройте срок публикации кабинетов уволенных заранее, иначе работник не сможет открыть свои документы, а вам придётся выдавать их по заявлению отдельно.
Когда электронное заявление об увольнении не подойдёт
Работник не давал согласия на КЭДО. Согласие обязательно для всех, кто принят до 1 января 2022 года или имел трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. Отказ работника от электронного документооборота не даёт оснований для увольнения или иных санкций, и заявление такой работник подаёт на бумаге.
Заявление пришло по электронной почте или в мессенджер. Статья 22.3 ТК РФ описывает два канала: информационная система работодателя и цифровая платформа «Работа в России». Скан или фотография заявления в переписке этим требованиям не отвечает.
В компании выдана только ПЭП. Схема, где работникам доступна единственная простая подпись, закрывает ознакомления и часть заявлений, но не заявление об увольнении и не отзыв заявления. До запуска процедуры увольнения работнику нужно выпустить УНЭП.
Численность и характер работы не окупают отдельный маршрут. Для компании из 5 человек в одном офисе бумажное заявление быстрее любого согласования. КЭДО остаётся добровольным: нормативных актов, обязывающих переходить на него, на дату публикации нет.
Кейс из практики: в компаниях с распределённой структурой бумажный архив хранится в отдельном помещении в нескольких километрах от офиса, и на поиск одного оригинала уходит рабочий день с выездом. После перевода заявлений и согласий в электронный вид документ находится по фильтру за пару минут, включая закрытые увольнения прошлых лет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление сотрудников снимается объяснением того, как устроена подпись. Люди боятся, что электронной подписью на них оформят кредит, поэтому объясняйте: УНЭП в кабинете работает только внутри кабинета и никуда не переносится. На обучение обычно хватает одного-двух вебинаров с показом, как выпускается подпись и как подписывается заявление.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Цена складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | 1 день |
| Электронный архив документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа: при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав функций по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что входит в поддержку.
При расчёте бюджета закладывайте работы по интеграции: у компаний с самописной учётной системой они дают основную часть затрат первого года, поскольку подключение идёт через API силами своей команды разработки.
Выводы
Электронное заявление об увольнении живёт в реестре документов и находится по статусу и фильтру. Подписать его работник вправе усиленной подписью — квалифицированной или неквалифицированной, простая для этого документа законом не предусмотрена. Согласование в маршруте остаётся внутренней процедурой работодателя и не влияет на течение двухнедельного срока предупреждения. Приказ об увольнении по-прежнему оформляется на бумаге, а отчётность в Социальный фонд России привязана к дате его издания.
В Добыто КЭДО заявления, маршруты и архив собраны в одном разделе: тип документа определяет шаблон маршрута, карточка показывает, у кого сейчас документ, а выгрузка отдаёт файл вместе с подписями в том виде, в котором его запрашивает инспектор.
Частые вопросы
Можно ли принять заявление об увольнении, присланное на корпоративную почту или в мессенджер?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ описывает два канала электронного взаимодействия: информационная система работодателя и цифровая платформа «Работа в России». Скан или фото заявления в переписке не образует электронный документ, подписанный электронной подписью, и не подтверждает ни дату подачи, ни неизменность текста. В такой ситуации запросите бумажный оригинал или проведите подачу через систему КЭДО.
Как работник отзывает заявление об увольнении в электронном виде?
Отзыв оформляется отдельным документом и подписывается теми же видами подписи, что и само заявление, — УКЭП или УНЭП по части 4 статьи 22.3 ТК РФ. По части 4 статьи 80 ТК РФ отозвать заявление можно до истечения срока предупреждения, если на место работника не приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Дату и время поступления отзыва фиксирует система, поэтому спорных ситуаций «успел или не успел» становится меньше.
Нужно ли отдельное соглашение с работником, если он подписывает заявление УНЭП?
Да, если используется УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя: часть 4 статьи 22.3 ТК РФ говорит о подписи, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Соглашение должно содержать именно порядок проверки подписи. Для УКЭП и для УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства, отдельное соглашение не требуется.
Как получить документы, если работник уволен, а доступ в кабинет закрыт?
По части 8 статьи 22.3 ТК РФ работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Документы выдаются в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, либо на бумаге — по выбору, указанному в заявлении. Срок публикации кабинетов уволенных настраивается отдельно, и его стоит согласовать с этим требованием.
Сколько и как хранить электронное заявление об увольнении?
Сроки хранения кадровых документов определяются перечнями с указанием сроков хранения, а право создавать архив и организовывать хранение самостоятельно даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для электронных документов важно сохранять не только файл заявления, но и файлы подписей: без них подтвердить подписание невозможно. Требования к долговременной сохранности — читаемость, идентифицируемость, аутентичность, конвертация и миграция — описаны в ГОСТ Р 57762-2017.
Можно ли подписать заявление об увольнении через Госключ?
Да. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, прямо названа в части 4 статьи 22.3 ТК РФ, а правила её формирования и использования установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Работнику нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах, сертификат выпускается дистанционно. Учтите ограничение: подписание идёт в отдельном интерфейсе приложения, а не в кабинете КЭДО, поэтому сотрудник переключается между двумя окнами.
