Внедрение УНЭП в кадрах опирается на четыре документа: локальный нормативный акт о ведении КЭДО, приказ о переходе, уведомление работников и письменные согласия. Сертификаты подписей выпускаются уже после них. Усиленная неквалифицированная электронная подпись по 63-ФЗ создаётся криптографическим преобразованием, подтверждает автора и позволяет обнаружить изменения в документе после подписания, но выдаётся без аккредитованного удостоверяющего центра. Работник вправе подписывать ею почти весь кадровый пакет, включая трудовой договор. Работодатель для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и приказа о дисциплинарном взыскании обязан использовать УКЭП. Главное различие для бюджета: УНЭП из информационной системы работодателя обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника и требует отдельного соглашения, УНЭП в Госключе бесплатна и соглашения не требует.
Разберём, какие подписи допустимы для каждого кадрового документа, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по формированию, доказательной силе и цене, и как собрать согласия, чтобы документы устояли при проверке ГИТ. Покажем, что готовить до старта и в каком порядке двигаться. Сценарная таблица по категориям работников, разбор двух источников УНЭП, стоимость ошибки в выборе подписи, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
УНЭП, ПЭП и УКЭП: в чём разница и почему её нельзя игнорировать
Три вида электронной подписи закреплены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и иные средства: смс-код, логин и пароль в кабинете, подтверждение через ЕСИА. Она не защищает содержание документа: по ПЭП нельзя доказать, что файл после подписания не переписали. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) получена криптографическим преобразованием с использованием ключа подписи, определяет подписанта и фиксирует любое изменение документа. Усиленная квалифицированная (УКЭП) отличается от УНЭП одним: сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, а средства подписи прошли подтверждение соответствия ФСБ России.
В запросах кадровиков регулярно встречается формулировка «тип подписки УКЭП» и вопрос о единице измерения подписи. Подпись не измеряется в штуках документов: единица учёта — сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный на конкретного человека и действующий ограниченный срок, обычно 12 месяцев. Тарифицируют тоже человека, а не документ: цена привязана к сотруднику в месяц или в год, количество подписаний внутри периода на неё не влияет.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, смс, вход через ЕСИА | криптографическое преобразование с ключом подписи | то же плюс средства с подтверждением соответствия ФСБ России |
| Показывает изменение документа | нет | да | да |
| Кто выпускает | информационная система работодателя, ЕСИА | информационная система работодателя или сервиса, Госключ | аккредитованный удостоверяющий центр, УЦ ФНС России, Госключ |
| Нужно ли соглашение сторон | да | да, кроме случаев, прямо предусмотренных нормативными актами | нет, признаётся по умолчанию |
| Применимость в КЭДО | ограниченный перечень документов работника | почти весь кадровый пакет со стороны работника | все документы обеих сторон |
| Затраты на подпись | стоимость каждого смс-сообщения, ПЭП ЕСИА — бесплатно | около 500 рублей в год на сотрудника в информационной системе, в Госключе бесплатно | от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника, в Госключе бесплатно |
Из таблицы следует практический вывод для проекта: УНЭП — единственный вид подписи, который одновременно даёт работнику юридически значимое подписание почти всего кадрового пакета и не требует ежегодной покупки сертификатов в удостоверяющем центре на каждого сотрудника.
Факт: количество подписаний УНЭП в кадровом документообороте через Госключ выросло с 60 203 в 2023 году до 688 605 в 2025 году. В марте 2026 года подписаний было 82 496 против 32 950 в марте 2025 года.
Какие кадровые документы можно подписывать УНЭП, а какие только УКЭП
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы и задаёт разные требования к работодателю и к работнику. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, изменений к ним, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель применяет только УКЭП. Работник по этим же документам вправе использовать УКЭП или УНЭП. По всем остальным документам работодатель может подписывать УКЭП или УНЭП, а работник дополнительно получает право на ПЭП, если порядок её использования закреплён соглашением.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на обучение | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, служебные записки, табели, ознакомление с ЛНА, графики отпусков | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению |
| Трудовая книжка, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае | электронная форма не допускается | электронная форма не допускается |
Последняя строка снимает основную часть споров на этапе проектирования: четыре вида документов остаются на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и бумажный маршрут для них нужно предусмотреть заранее, иначе кадровая служба обнаружит его в день первого увольнения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разбирая проекты внедрения, я чаще всего вижу одну ошибку: компания выдала работникам УНЭП и решила, что теперь можно подписывать всё. Со стороны работника это почти так, но работодателю для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании нужна именно УКЭП. Сверьте реестр своих документов со статьёй 22.3 ТК РФ до запуска, а не после первого спора»
Проверьте, чем на самом деле подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Два источника УНЭП: подпись в информационной системе или Госключ
УНЭП для работника выпускается двумя способами, и они по-разному влияют на бюджет, сроки и претензии службы информационной безопасности. Первый — подпись, которая формируется в информационной системе работодателя или сервиса КЭДО: сотрудник получает её в личном кабинете за пару кликов и сам задаёт пароль. Второй — УНЭП физического лица в мобильном приложении Госключ, выпуск которой регулируется постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 о правилах формирования и использования усиленной неквалифицированной подписи в инфраструктуре электронного правительства.
Разница в цене прямая. УНЭП в информационной системе стоит порядка 500 рублей в год на сотрудника, и при штате 800 человек это около 400 тысяч рублей ежегодно. УНЭП в Госключе бесплатна и для гражданина, и для работодателя: платить приходится один раз за интеграцию. Для сравнения, УКЭП на каждого сотрудника через удостоверяющий центр обошлась бы в 2-5 тысяч рублей в год на человека.
| Параметр | УНЭП в информационной системе | УНЭП в Госключе |
|---|---|---|
| Стоимость | около 500 рублей в год на сотрудника | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| Соглашение об использовании подписи | обязательно, с порядком проверки подписи | не требуется |
| Что нужно работнику для выпуска | доступ в личный кабинет, пароль к ключу | подтверждённая учётная запись в ЕСИА и российский номер телефона |
| Клиентский путь | подписание в одном интерфейсе с кабинетом сотрудника | переход в отдельное приложение и возврат обратно |
| Ограничение | доверие работников к подписи, выданной работодателем, ниже | тело документа передаётся через инфраструктуру электронного правительства |
Выбор определяется составом штата. Если у вас массовый линейный персонал с высокой текучестью, экономия на Госключе за год перекрывает стоимость интеграции. Если сотрудников немного, а служба информационной безопасности требует, чтобы содержание кадровых документов не покидало контур компании, УНЭП в информационной системе с локальным развёртыванием обходится дороже, но снимает этот вопрос. Проверить состав приложения и текущие способы идентификации можно на странице Госключа на портале Госуслуг: там же опубликованы инструкции для граждан, которые удобно отдавать сотрудникам вместо самодельных памяток.
В практике Добыто мы разводим два потока сразу на этапе проектирования: офисным сотрудникам с корпоративным доступом выдаём УНЭП в системе, а распределённому и удалённому персоналу подключаем подписание через Госключ. Смешанная схема законна: работодатель вправе закрепить в ЛНА несколько допустимых видов подписи для разных категорий и типов документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Госключ снимает главное возражение работников. Люди не доверяют подписи, которую им выдал работодатель: боятся, что ею возьмут кредит или продадут квартиру. Подпись, выпущенную в государственном приложении по подтверждённой учётной записи Госуслуг, принимают спокойнее. Если у вас пробуксовывает сбор согласий, попробуйте на скептиках именно этот сценарий»
Внимание: при использовании УНЭП из информационной системы соглашение с работником обязательно, и оно должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При УКЭП соглашение по закону не требуется: такая подпись признаётся по умолчанию.
Что подготовить до запуска УНЭП: диагностика перед проектом
Задержки в проектах чаще всего вызывают несобранные исходные данные. Прежде чем подписывать договор с сервисом, пройдите семь пунктов и зафиксируйте ответы письменно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Реестр документов. Выпишите все кадровые документы, которые реально оформляются в компании, и разметьте их по статье 22.3 ТК РФ: где нужна УКЭП работодателя, где достаточно УНЭП, где допустима ПЭП работника.
- Категории персонала. Разделите штат на дистанционных, обычных работников, вновь принимаемых и исполнителей по договорам ГПХ: правила согласия у них разные.
- Актуальность штатного расписания и оргструктуры. Маршруты согласования строятся по подразделениям и должностям, а не по фамилиям, поэтому неточная штатка ломает маршрутизацию на старте.
- Контактные данные. У каждого сотрудника должен быть либо личный номер телефона, либо электронная почта: без этого личный кабинет не активируется и приглашение не дойдёт.
- УКЭП работодателя. Определите, у кого есть действующая квалифицированная подпись и кому право подписи делегируется приказом.
- Учётная система и способ интеграции. Для 1С обычно есть готовый коннектор, для самописных систем нужна документация API и своя команда разработки.
- Требования информационной безопасности. Согласуйте вариант поставки (облако, локальный контур, гибрид) до выбора вендора, а не после подписания договора.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. Планируйте дату старта от этой цифры, а не от даты подписания договора.
Шаблоны локальных актов и согласий для запуска УНЭП
Комплект собран под первый этап проекта: начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на его формулировки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
Как запустить УНЭП в кадровой службе
Последовательность шагов задана логикой закона: сначала нормативная база, потом согласия, потом подписи и только затем массовое подписание. Перестановка приводит к тому, что первые документы подписываются в отсутствие действующего ЛНА.
Как внедрить УНЭП в кадровом документообороте: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите локальный нормативный акт о ведении КЭДО с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть. В акте укажите систему, перечень документов, виды подписи для каждой стороны и сроки подписания.
- Шаг 2. Издайте приказ о введении КЭДО и назначьте ответственного за процесс, а также определите, кому делегируется право подписи кадровых документов УКЭП.
- Шаг 3. Уведомите каждого работника о переходе на КЭДО и о праве дать согласие. Уведомление вручается персонально, факт вручения фиксируется.
- Шаг 4. Соберите письменные согласия. С работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа на эту дату, согласие не берётся, но уведомить их нужно.
- Шаг 5. Оформите соглашение об использовании УНЭП с порядком её проверки, если подпись выпускается в информационной системе. Для Госключа этот шаг не нужен.
- Шаг 6. Получите УКЭП для работодателя и выпустите УНЭП работникам. В Госключе выпуск занимает 6 действий: установка приложения, аутентификация в ЕСИА, принятие лицензионного соглашения, установка пароля и подтверждение по Face ID или Touch ID, выпуск сертификата, подписание.
- Шаг 7. Настройте маршруты согласования по ролям и подразделениям, а не по конкретным фамилиям, и задайте сроки на каждом этапе.
- Шаг 8. Запустите пилотную группу на одном подразделении, отработайте на ней первые подписания и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, потому что именно на ней вылезают расхождения в штатном расписании и пустые поля в контактах сотрудников. Обучение при этом занимает меньше, чем принято думать: для линейного персонала обычно хватает одного-двух вебинаров, где показывают выпуск подписи, создание заявления и само подписание.
Кейс из практики Добыто: производственная компания на 1200 сотрудников с четырьмя площадками жаловалась, что согласия собираются четвёртый месяц. Причина оказалась не в сопротивлении, а в данных: у 340 человек в учётной системе не было ни личного телефона, ни почты, приглашения в кабинет им физически не уходили. После выгрузки и дозаполнения контактов через мастеров участков сбор согласий закрыли за 3 недели.
Согласия и категории работников: где правила отличаются
Порядок перехода зависит от статуса конкретного работника. Для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия регулируется главой о дистанционной работе, и отдельное письменное согласие на КЭДО с них не требуется: условия обмена документами закрепляются в трудовом договоре или в ЛНА о дистанционной работе. Для остальных работников статья 22.2 ТК РФ требует именно письменного согласия, и Роструд по этому вопросу занимает буквальную позицию.
| Категория | Нужно ли согласие | Чем регулируется взаимодействие | Что критично |
|---|---|---|---|
| Работник, принятый до 31.12.2021 | да, письменное | статья 22.2 ТК РФ, ЛНА о КЭДО | отказ не влечёт увольнения и санкций |
| Принятый после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату | не требуется | статья 22.2 ТК РФ | уведомление о ведении КЭДО обязательно |
| Дистанционный работник | не требуется отдельно | глава о дистанционной работе, трудовой договор, ЛНА | режим обмена документами прописывается отдельно от общего ЛНА |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | нормы о КЭДО не применяются | соглашение об электронном документообороте, 63-ФЗ | при УНЭП соглашение обязательно, при УКЭП нет |
| Работник, отказавшийся от КЭДО | остаётся на бумаге | статья 22.2 ТК РФ | работодатель обязан сохранить бумажный маршрут и оплатить его сам |
Отдельная линия — персональные данные. Если работодатель сам выгружает данные сотрудников в сервис для массовой регистрации, сервис выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению оператора, и вопрос согласий закрывается на стороне работодателя. Если работник регистрируется в сервисе самостоятельно, согласие на обработку собирает сам сервис. Эти два сценария дают разный комплект документов, и выбирать между ними лучше до интеграции.
Полезно знать: расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель. Перекладывать стоимость сертификата УНЭП на сотрудника нельзя, даже если он подписывает документы редко.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных сотрудников можно оформить полностью без бумаги, и это самый быстрый участок проекта. Но не распространяйте автоматически общий ЛНА о КЭДО на дистанционных: у них свой режим обмена документами по главе о дистанционной работе. Разведите два потока в документах, иначе при проверке придётся объяснять, по какому основанию вы вообще взаимодействовали электронно»
Когда УНЭП не подходит и во что обходится ошибка в выборе подписи
УНЭП закрывает не все задачи, и честнее назвать границы сразу.
- Подпись работодателя под трудовым договором. Здесь УНЭП не работает вообще: закон требует УКЭП, и никакое соглашение это не меняет.
- Взаимодействие с государственными системами. Отчётность, торги, регистрационные действия идут только на УКЭП.
- Компания до 15 человек в одном офисе. Если все сотрудники ежедневно рядом, а документооборот — десяток бумаг в месяц, проект окупается медленно.
- Незакрытые вопросы информационной безопасности. Пока не выбран вариант поставки и не согласован контур обработки персональных данных, выпуск подписей преждевременен.
Ошибка в виде подписи обходится дороже переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем УНЭП вместо УКЭП, оформлен ненадлежащим образом: по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. Нарушение порядка ведения КЭДО без такой квалификации попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. К этому добавляется работа кадровой службы по повторному оформлению всего массива, а в трудовом споре документ, подписанный неподходящим видом подписи, теряет доказательную силу.
Вторая по частоте ошибка — экономия на этапе выбора сервиса. Система, которая не выдерживает одновременного обращения нескольких тысяч сотрудников, показывает это в первый же день массового ознакомления с локальным нормативным актом, когда весь штат заходит в кабинет одновременно. Нагрузочные показатели стоит запрашивать у поставщика до подписания договора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы не отпускаем клиента после настройки: сопровождаем первые подписания, пока кадровая служба не начнёт работать самостоятельно. Практика показывает, что 90 процентов вопросов возникает именно на первых десятках документов — в маршрутах, в сроках этапов, в правах ролей. Заложите на этот период отдельного ответственного со своей стороны»
Стоимость подключения УНЭП и КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности штата, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма собирается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на минимальном пакете и расширяться по мере раскатки экономически безопасно.
Выводы
УНЭП закрывает подписание почти всего кадрового пакета со стороны работника и не требует ежегодной покупки сертификатов на каждого сотрудника. Работодателю по пяти видам документов всё равно нужна УКЭП, а четыре вида документов остаются на бумаге независимо от зрелости системы. Выбор между подписью в информационной системе и Госключом решается не ценой сертификата, а составом штата и требованиями информационной безопасности. Сам проект держится на трёх опорах: корректный ЛНА, собранные согласия и актуальные данные о сотрудниках в учётной системе.
Мы в Добыто ведём такие переходы от разметки реестра документов до первых подписаний: раскладываем кадровый пакет по видам подписи, разводим потоки для дистанционных и офисных сотрудников и запускаем пилотную группу до раскатки на весь штат.
Частые вопросы про УНЭП в кадровом документообороте
Что делать, если сертификат УНЭП работника истёк в середине маршрута согласования
Документ остаётся в статусе ожидания подписи, а сотруднику нужно выпустить сертификат заново. Срок действия сертификата обычно 12 месяцев, поэтому в системе полезно держать отчёт по подписям, у которых срок заканчивается в ближайшие 30 дней. Уже подписанные ранее документы при истечении сертификата силы не теряют: проверяется действительность подписи на момент подписания, для чего в подпись включается метка времени.
Можно ли выдать разным группам сотрудников разные виды подписи
Да. Локальный нормативный акт о ведении КЭДО допускает перечисление нескольких видов подписи с указанием, какие документы и какими категориями работников подписываются каждым из них. На практике проще ограничиться одним видом для рядового персонала, чтобы люди не путались, и отдельно описать УКЭП для руководителей и кадровой службы.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году
Нет. На дату публикации нормативных актов, делающих кадровый электронный документооборот обязательным для каких-либо категорий работодателей, не принято. Переход остаётся правом компании, и утверждения об обязательности КЭДО, которые встречаются в интернете, нормативной базы под собой не имеют.
Что происходит с бумажным архивом после запуска УНЭП
Он остаётся в неизменном виде: переводить ранее подписанные бумажные документы в электронную форму закон не требует и юридической силы такая оцифровка не добавит. Сроки хранения при этом не меняются от формата: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет.
Как быть с сотрудниками без смартфона
Для них сохраняется бумажный маршрут, отказ от КЭДО не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме на работу. Технически часть сценариев закрывается и без смартфона: подписание в веб-версии личного кабинета с любого компьютера плюс смс-уведомления, которые приходят даже на кнопочный телефон без интернета.
Нужно ли отдельное соглашение об электронном документообороте с самозанятым исполнителем
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на договоры ГПХ не распространяются, поэтому режим обмена документами определяется соглашением сторон по 63-ФЗ. Если исполнитель подписывает УНЭП, соглашение обязательно и должно описывать порядок проверки подписи; при УКЭП соглашение не требуется, поскольку такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Кто отвечает за персональные данные, которые попадают в сервис КЭДО
Если работодатель сам передаёт данные сотрудников для массовой регистрации, оператором остаётся он, а сервис обрабатывает данные по его поручению — и согласие на передачу собирает работодатель. Если сотрудник регистрируется в сервисе самостоятельно, согласие на обработку он даёт напрямую сервису. Смешивать два сценария в одном проекте не стоит: комплект документов у них разный.
