УНЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись, выпускается дистанционно: в приложении Госключ на это уходит около 2 минут, визит в удостоверяющий центр не нужен. Само подписание кадрового документа после выпуска укладывается в минуту. Недели уходят на подготовку компании: приказ о введении КЭДО, положение, уведомления работникам и сбор письменных согласий. Главное различие, от которого зависит план: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП; на остальных кадровых документах работодателю достаточно УНЭП, а работнику — ПЭП.
Разберём, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по 63-ФЗ, какая подпись закрывает каждый тип документа по статье 22.3 ТК РФ и почему соглашение о применении неквалифицированной подписи обязано описывать порядок её проверки. Покажем, на чём массовый выпуск встаёт: несобранные согласия, отсутствие УКЭП у руководителя, доверенность и ключ доступа к государственной инфраструктуре. План выпуска подписей по дням, сценарная таблица под численность и форму занятости, шаблоны приказа и уведомления, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП
63-ФЗ делит электронные подписи на две группы: простую и усиленную, а усиленная делится на неквалифицированную и квалифицированную. ПЭП — набор данных вроде логина, пароля или кода из сообщения, который подтверждает, что документ подписал конкретный человек. УНЭП получается криптографическим преобразованием документа с помощью ключа: она устанавливает подписанта и показывает, менялся ли документ после подписания. УКЭП устроена так же, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, поэтому она признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных договорённостей.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания определённым лицом | Лицо подписанта и неизменность документа | Лицо подписанта и неизменность документа |
| Как создаётся | Коды, логин и пароль, подтверждение в личном кабинете | Криптографическое преобразование с ключом подписи | Криптографическое преобразование с ключом подписи |
| Сертификат | Не нужен | Выдаёт удостоверяющий центр или инфраструктура Госуслуг | Выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Соглашение сторон | Обязательно, с порядком проверки подписи | Обязательно, если подпись выдана не в инфраструктуре Госуслуг | Не требуется, подпись признаётся по умолчанию |
| Где получает работник | В системе КЭДО работодателя | В Госключе или в удостоверяющем центре оператора КЭДО | В Госключе или в аккредитованном удостоверяющем центре |
Сроки и расходы проекта создаёт сертификат и способ его получения. ПЭП компания раздаёт внутри своей системы за секунды, УНЭП сотрудник выпускает себе сам, а УКЭП для представителей компании получается отдельно и заранее: это единственная позиция, которая требует планирования за несколько недель до старта.
Тип подписи, единица учёта и подпись руководителя
У электронной подписи нет единицы измерения в привычном смысле: считать её принято сертификатами. Один сертификат выдаётся на одного человека, поэтому в закупке и в тарифе фигурируют не «килобайты подписи», а количество сотрудников. Тарификация сервисов КЭДО тоже привязана к человеку в месяц, а не к числу подписаний.
Единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор, подписывает документы от лица компании и ПЭП для этого использовать не может. Ему нужна УКЭП, полученная как физическим лицом либо как руководителю организации. Если директор часто в разъездах, УКЭП в Госключе снимает привязку к рабочему месту с токеном. Тот же принцип действует для сотрудника, которому право подписи делегировано приказом и доверенностью: подпись остаётся квалифицированной, меняется только её владелец.
Какая подпись нужна под конкретный кадровый документ
Статья 22.3 ТК РФ задаёт закрытый перечень документов, где закон повышает требования к подписи. По этому перечню и строится план выпуска: если в компании планируется подписывать трудовые договоры в электронном виде, УНЭП работникам нужна обязательно, ПЭП здесь не проходит.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении, его отзыв, согласие на перевод | Работодатель документ не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: приказы, ознакомление с ЛНА, заявления на отпуск, командировки, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае, бумажная трудовая книжка | Только бумага | Только бумага |
Четыре последние позиции закон оставил вне КЭДО, и их наличие меняет расчёт нагрузки: даже после полного перехода часть процессов останется очной. Проверить своё будущее покрытие просто: выпишите документы, которые ваша кадровая служба оформляет чаще всего, и разнесите их по трём колонкам таблицы.
Факт: правила формирования и использования УНЭП в инфраструктуре электронного правительства установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Именно на нём основан выпуск неквалифицированной подписи в Госключе.
По нашим наблюдениям, HR-специалисты чаще всего спотыкаются не на выборе подписи, а на её универсальности. Если для приёма выдать работнику УНЭП, то ей же он подпишет заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА и командировку. Обратный вариант не работает: сотрудник с одной только ПЭП не подпишет трудовой договор, и приём придётся доводить на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выпуск УНЭП в Госключе занимает около 2 минут, а путь документа от отправки из сервиса до подписания в приложении — меньше минуты. Оформление дистанционного сотрудника укладывается в те же 2 минуты. Поэтому, когда проект по выпуску подписей растягивается на месяцы, дело почти никогда не в подписи: смотрите, на каком шаге застряли согласия и локальные акты.»
Сколько на самом деле занимает выпуск УНЭП
Сотрудник тратит на выпуск неквалифицированной подписи 2 минуты: устанавливает Госключ, входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг, генерирует ключ и получает сертификат. Идентификация проходит дистанционно, никакой личной явки. С 2025 года Госключ доступен и внутри мобильного приложения Госуслуг, так что отдельная установка перестала быть обязательным барьером. УКЭП в том же приложении выпускается по загранпаспорту нового образца через считывание чипа телефоном.
Массовый выпуск устроен иначе, потому что состоит не из одной операции, а из очереди зависимостей. Компании нужно сначала утвердить приказ о введении КЭДО и положение, уведомить работников, собрать согласия, определить представителей компании и получить для них УКЭП, подключить провайдера подписи и только после этого приглашать людей. Неделя — реалистичный срок для организационной части при готовых шаблонах и небольшой численности, но она не включает срок получения квалифицированного сертификата для руководителя и рассмотрение заявки на подключение государственной инфраструктуры, которое доходит до 7 рабочих дней.
Условия получения подписи, требования к учётной записи и перечень поддерживаемых сценариев описаны на странице приложения Госключ на портале Госуслуг. Перед рассылкой инструкции сотрудникам сверьтесь с ней: требования к учётной записи периодически меняются, а отказ в выпуске почти всегда упирается в неподтверждённый профиль.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто выпуск подписи для одного человека узким местом не становится. Проект тормозят три вещи: работники не доходят до подтверждения учётной записи, у представителя компании нет действующей УКЭП, а кадровая служба не успевает собрать бумажные согласия. Планировать стоит именно эти три очереди, а не время генерации ключа.
Лайфхак: на обучение сотрудников выпуску подписи, формированию заявлений и подписанию документов обычно хватает одного-двух вебинаров. Отдельный курс под это заводить не нужно, а запись вебинара закрывает вопросы новичков без повторных встреч.
Проверьте подпись на уже подписанном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
План выпуска подписей: что делать по дням
Порядок шагов важнее их скорости: согласие, собранное до утверждения положения о КЭДО, придётся собирать заново, а подпись, выпущенная до подписания соглашения о применении УНЭП, повиснет без правового основания. Ниже — последовательность, которая не требует возвратов.
Как спланировать выпуск УНЭП на всю компанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите перечень документов, которые переводите в электронный вид первыми, и сверьте его с таблицей подписей по статье 22.3 ТК РФ. От этого зависит, нужна ли работникам УНЭП или хватит ПЭП.
- Шаг 2. Назначьте представителей компании, которые подписывают документы от лица работодателя, и запустите получение для них УКЭП. Это самый длинный по срокам шаг, поэтому он идёт первым, а не последним.
- Шаг 3. Утвердите приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО. В положении зафиксируйте систему, перечень документов и виды подписей, которыми они подписываются.
- Шаг 4. Разделите работников на две группы: дистанционные и все остальные. Для дистанционных достаточно локального нормативного акта о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии, у остальных берётся письменное согласие.
- Шаг 5. Разошлите уведомления о переходе на КЭДО и соберите согласия. Учтите отказавшихся: их документооборот остаётся бумажным, и это не основание для претензий к работнику.
- Шаг 6. Подпишите с работниками соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, если подпись выпускает удостоверяющий центр оператора КЭДО. В соглашении обязателен порядок проверки подписи.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении, проведите вебинар по выпуску подписи и подписанию, соберите обратную связь и только после этого раскатывайте выпуск на всю компанию.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на 20-30 участниках видно и сопротивление, и реальные вопросы по приложению. После пилота инструкция для остальных сокращается вдвое, потому что из неё уходят шаги, которые в жизни никто не выполняет.
Что проверить до старта выпуска
Перед тем как приглашать людей в систему, пройдите короткий чек-лист:
- Утверждён ли приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО.
- Есть ли действующая УКЭП у каждого, кто подписывает от лица компании, и оформлена ли доверенность на уполномоченного сотрудника.
- Разделены ли работники на дистанционных и остальных, и подготовлен ли для дистанционных отдельный ЛНА.
- Готовы ли формы уведомления и согласия, и определён ли способ их вручения.
- Кто передаёт персональные данные работников в сервис и на каком основании: при массовой регистрации оператором остаётся работодатель, а сервис обрабатывает данные по его поручению по 152-ФЗ.
- Есть ли у сотрудников подтверждённые учётные записи Госуслуг, если подпись выпускается в Госключе.
Полезно знать: с дистанционными работниками письменное согласие на КЭДО собирать не требуется. Порядок электронного взаимодействия с ними регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом, поэтому такой персонал переводится в электронный документооборот полностью без бумаги.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании неквалифицированной подписи обязано описывать порядок её проверки. Если подпись квалифицированная, соглашение формально не нужно: она признаётся по умолчанию. Проверьте свой шаблон на этот пункт до массового выпуска — в споре именно он показывает, что стороны договорились о способе подтверждения авторства.»
Шаблоны документов для перехода на КЭДО и выпуска подписей
Комплект закрывает организационную часть проекта, начинать удобнее с приказа о введении КЭДО: от него зависят формулировки во всех остальных формах.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Что критично в вашем сценарии, а что вторично
Универсальный план выпуска подписей проваливается на компаниях с разной структурой персонала: там, где половина штата дистанционная, лишним оказывается сбор согласий, а там, где своя учётная система, срок задаёт не подпись, а интеграция.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек в одном офисе | Письменные согласия и соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Интеграция с учётной системой |
| Распределённая сеть от 500 человек | Пилотная группа, вебинар по выпуску подписи, канал уведомлений | Кастомные шаблоны документов |
| Только дистанционные работники | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | Сбор письменных согласий, он для этой категории не нужен |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | Отдельное соглашение об электронном документообороте | Нормы главы о дистанционной работе, они на этих исполнителей не распространяются |
| Высокая текучка персонала | Бесплатный выпуск и продление подписи без участия кадровой службы | Разовые расходы на настройку |
| Своя учётная система без готового коннектора | Документация API и команда разработки: от 2 дней до 2 месяцев | Скорость выпуска самой подписи |
Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации разработчиков. Определите свой вариант до того, как назначите дату запуска: сроки этих двух путей различаются на порядок.
Где массовый выпуск подписей встаёт и во что обходится ошибка
Расходы на коммерческие сертификаты при текучке накапливаются циклами. Сотрудник приходит, на него выпускается платный ключ, через несколько месяцев он увольняется, сертификат аннулируется, на нового работника выпускается новый. При стоимости 400 рублей за подпись и штате 2500 человек только выпуск даёт 1 000 000 рублей, а при тарификации 25 рублей за документ и 20 документах в год на сотрудника расходы на подписание доходят до 1 250 000 рублей.
Рядом с деньгами идёт нагрузка на кадровую службу: идентификация заявителей, выпуск, продление, забытые пароли и отчётность за подписи перед удостоверяющим центром. Выпуск УНЭП силами самого работника через государственную инфраструктуру эту рутину снимает, потому что продление он тоже делает сам.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считайте не стоимость подписи, а стоимость её жизненного цикла: выпуск, продление, перевыпуск при увольнении и обращения в поддержку. На штате 2500 человек разница между платным сертификатом за 400 рублей и бесплатной УНЭП измеряется миллионом рублей только на выпуске. Сложите это с оплатой за каждый документ — и картина бюджета меняется полностью.»
Сопротивление сотрудников тормозит выпуск сильнее технических причин. Отказ подписывать электронно чаще всего звучит как страх, что подписью воспользуются для кредита или сделки с недвижимостью. Доверие к государственным сервисам этот барьер снимает лучше любых объяснений: Госуслуги установлены почти у всех, и подпись, выпущенная там, воспринимается спокойнее, чем сертификат стороннего удостоверяющего центра.
Внимание: при массовой регистрации сотрудников в сервисе персональные данные передаёт работодатель, поэтому оператором остаётся он, а сервис обрабатывает данные по его поручению. Основание передачи нужно урегулировать между работодателем и работником до старта выпуска подписей.
Цена ошибки в виде подписи считается не переоформлением документа. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ: нарушение трудового законодательства влечёт штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в трудовом споре такой документ придётся доказывать отдельно. Восстановление процедуры означает повторный сбор подписей со всего массива работников, а не с одного человека.
В Добыто КЭДО маршрут подписания задаётся шаблоном: последовательность участников, тип подписи на каждом шаге и срок этапа настраиваются один раз и дальше применяются ко всем документам этого типа. Ручная сборка комплекта под каждого сотрудника при этом уходит из процесса.
Когда выпуск УНЭП работникам не нужен
Если компания переводит в электронный вид только ознакомление с ЛНА, расчётные листки и заявления на отпуск, работникам достаточно ПЭП внутри системы, а УНЭП становится избыточной. Выпускать её ради одного типа документов смысла нет.
Если штат меньше десяти человек и все сидят в одном кабинете, экономия на логистике не покрывает стоимость организационной части: приказ, положение, уведомления и согласия придётся оформлять в том же объёме, что и на тысячу человек. Здесь разумнее начать с бумаги и вернуться к вопросу при росте численности или появлении удалённых сотрудников.
Отдельный случай — работники, которые отказались от перехода. Отказ правомерен, документооборот с ними остаётся бумажным, и выпускать им подпись нельзя. Планируйте параллельный бумажный контур заранее, иначе кадровая служба будет вести два процесса без регламента.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Готовность к электронному документообороту у сотрудников неравномерная, и на старте это нормально. Мы не давим на тех, кто отказался: собираем пилотную группу из тех, кто согласился первыми, показываем им процесс на реальных документах и уже на их опыте разговариваем с остальными. Обычно после первой волны подписаний доля отказов заметно падает.»
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей
Итоговая сумма складывается из тарифа за сотрудника в месяц, набора функций и способа получения квалифицированной подписи для представителей компании.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, поэтому численность влияет на бюджет линейно, а количество подписанных документов — нет. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта под свою численность возьмите два числа: количество сотрудников, которых переводите в первую волну, и количество представителей компании, которым нужна УКЭП. Первое умножается на месячный тариф, второе считается отдельно и через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Скорость проекта задаёт не технология подписи, а очередь организационных зависимостей. Работник выпускает УНЭП за 2 минуты и подписывает документ меньше чем за минуту, но до этого компании нужно утвердить приказ и положение, уведомить людей, собрать согласия с недистанционных работников, оформить соглашение с порядком проверки подписи и получить УКЭП для представителей. Перечень статьи 22.3 ТК РФ определяет, какая подпись нужна каждому участнику, а четыре документа-исключения остаются на бумаге при любом сценарии.
Мы в Добыто ведём такие проекты с той же логикой: сначала считаем, какие документы уходят в электронный вид и какая подпись под них нужна, потом настраиваем маршруты и пилотную группу, и только затем открываем массовый выпуск подписей. Такой порядок избавляет от повторного сбора согласий, который стоит дороже любого сертификата.
Частые вопросы
Может ли работник отказаться от выпуска подписи и остаться на бумаге
Да. Переход на КЭДО добровольный для работника: если он не дал письменного согласия, документооборот с ним ведётся в бумажном виде, и это не повод для дисциплинарных мер. Исключение — работники, принятые на дистанционную работу, с которыми электронное взаимодействие регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом. Отказ фиксируется отдельным заявлением и хранится вместе с остальными кадровыми документами.
Что делать, если у сотрудника нет подтверждённой учётной записи Госуслуг или смартфона
Подпись в Госключе выпускается только по подтверждённой учётной записи, поэтому такой сотрудник в государственную схему не попадёт. Варианты два: подтвердить учётную запись через банк или центр обслуживания либо выпустить работнику УНЭП в удостоверяющем центре оператора КЭДО, подписав с ним соглашение о применении неквалифицированной подписи с порядком проверки. Второй путь платный и создаёт нагрузку на кадровую службу при продлении.
Нужно ли соглашение об использовании УНЭП, если сертификат выдаёт удостоверяющий центр по нашему договору
Нужно. Неквалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной либо на основании соглашения сторон, либо если её использование предусмотрено федеральным законом. Соглашение обязано содержать порядок проверки подписи. Для квалифицированной подписи такое соглашение формально не требуется: она признаётся по умолчанию.
Чем облачная УНЭП отличается от мобильной и что надёжнее в споре
Облачная подпись хранится на защищённом сервере удостоверяющего центра, и для подписания к нему обращаются извне, обычно с подтверждением кодом из сообщения. Мобильная подпись и подпись на носителе находятся в непосредственном владении человека. Специалисты по безопасности отмечают риск перехвата сообщений как слабое место облачной схемы, поэтому доказательная позиция по подписи, находящейся под контролем владельца, обычно сильнее. Итог всё равно зависит от конкретных обстоятельств спора.
Нужна ли отдельная подпись самозанятым и исполнителям по ГПХ
Нормы о КЭДО регулируют отношения с работниками по трудовому договору, на исполнителей по гражданско-правовым договорам они не распространяются. С самозанятым или подрядчиком заключается отдельное соглашение об электронном документообороте, где описывается вид подписи и порядок её проверки. Проверьте заранее, умеет ли выбранная система вести документы с внештатными исполнителями: это отдельная функция, а не производная от кадрового модуля.
Что происходит с подписью при увольнении и приёме нового сотрудника
Сертификат коммерческого удостоверяющего центра при увольнении аннулируется, и на нового работника выпускается новый — именно этот цикл при текучке даёт основную часть расходов. Подпись, выпущенная работником самостоятельно в государственной инфраструктуре, принадлежит физическому лицу и остаётся у него после увольнения, поэтому при найме человека с уже выпущенной УНЭП дополнительных действий не требуется.
Сколько занимает интеграция с учётной системой, если готового коннектора нет
Готовый коннектор к распространённой учётной системе устанавливается примерно за час и не требует привлечения разработчиков. Интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации вашей команды и сложности обмена. Запрашивайте документацию API и тестовые доступы на этапе выбора сервиса, а не после подписания договора: этот срок напрямую сдвигает дату массового выпуска подписей.
