УНЭП, выпущенная информационной системой компании, закрывает со стороны работника почти весь кадровый документооборот: заявления, приказы, ознакомление с локальными нормативными актами, расчётные листки, а по статье 22.3 ТК РФ — ещё и трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв. Условие одно: стороны заключили соглашение об использовании такой подписи, и в нём прописан порядок её проверки. Итог определяет сторона подписания: работник вправе закрыть корпоративной УНЭП весь этот перечень, а работодателю по тому же перечню закон оставляет только УКЭП, и неквалифицированная подпись остаётся ему для остальных документов.
Разберём границу применения по каждому типу документа и покажем, где корпоративная УНЭП не работает вовсе: на портале «Работа России», в отчётности для ФНС и СФР, в договорах с контрагентами и самозанятыми, а также в четырёх документах, которые ТК РФ оставил на бумаге. Отдельно разберём требование к формату PDF/A-1A из приказа Минтруда № 578н: без него документ придётся дублировать на бумажном носителе. Сценарная таблица выбора подписи по численности, чек-лист подготовки соглашения, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УНЭП информационной системы отличается от УНЭП Госключа и от УКЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись определена в части 3 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: она создаётся криптографическим преобразованием с использованием ключа, позволяет определить подписанта и обнаружить изменение документа после подписания. Технически механизм подписания у неквалифицированной и квалифицированной подписи совпадает. Различие лежит в происхождении сертификата и в том, признаётся подпись по умолчанию или по соглашению сторон.
В кадровой практике под аббревиатурой УНЭП скрываются два разных инструмента, и путаница между ними даёт большую часть ошибок при переходе на КЭДО.
- УНЭП информационной системы компании. Сертификат выпускает удостоверяющий центр, обслуживающий систему кадрового электронного документооборота, либо сам работодатель. Аккредитация Минцифры для этого не нужна. Ключ чаще всего облачный и существует только внутри личного кабинета работника: выгрузить его и применить в другой системе нельзя. Такая подпись работает по соглашению сторон трудового договора.
- УНЭП, созданная в инфраструктуре электронного правительства. Выпускается в мобильном приложении Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Ключ хранится на смартфоне работника. Отдельное соглашение о признании такой подписи не требуется: её использование прямо предусмотрено федеральным законом.
УКЭП стоит отдельно: её выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, а для юридического лица — удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Квалифицированная подпись признаётся аналогом собственноручной по умолчанию, соглашение о её признании не нужно.
| Подпись | Кто выпускает | Где живёт ключ | Нужно ли соглашение |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Работодатель или оператор системы | Логин, пароль, код из СМС | Да, с порядком проверки |
| УНЭП информационной системы компании | Удостоверяющий центр оператора КЭДО или сам работодатель | Облако личного кабинета либо токен работника | Да, с порядком проверки |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Аккредитованный удостоверяющий центр по постановлению № 2152 | Смартфон работника | Нет |
| УКЭП | Удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры, для юрлица — УЦ ФНС | Токен, облако УЦ или смартфон в Госключе | Нет |
Из таблицы следует практический критерий: корпоративная УНЭП дешевле и быстрее в выдаче, но её юридическая сила держится на бумаге, которую подписали стороны, а не на аккредитации центра. Проверить издателя можно прямо в сертификате: у квалифицированной подписи в цепочке доверия стоит Минцифры, у неквалифицированной — удостоверяющий центр оператора или Госуслуги.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Механизм подписания у неквалифицированной и квалифицированной подписи одинаковый, отличается юридическая сторона: УНЭП может выпустить даже работодатель, а УКЭП — только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию ФСБ и Минцифры. Откройте сертификат работника и посмотрите цепочку: если в вершине не Минцифры, перед вами неквалифицированная подпись со всеми вытекающими требованиями к соглашению.»
В практике Добыто примерно половина вопросов от кадровых служб на старте проекта сводится к одному: работник уже выпустил подпись в Госключе, почему её нельзя подставить в корпоративный личный кабинет. Ответ лежит не в настройках, а в архитектуре: это два независимых сертификата, каждый работает в своём контуре.
Для каких кадровых документов подходит УНЭП компании: разбор статьи 22.3 ТК РФ
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ добавил в Трудовой кодекс статьи 22.1, 22.2 и 22.3. Именно статья 22.3 распределяет виды подписи по документам, и делает это отдельно для работодателя и для работника. Если компания ведёт КЭДО в собственной информационной системе или в системе оператора, а не на портале «Работа России», действует следующее распределение.
Работодатель обязан использовать УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. По остальным кадровым документам работодателю доступна и УНЭП, в том числе выпущенная его собственной информационной системой.
Работник по тому же перечню, дополненному согласием на перевод, заявлением об увольнении и отзывом этого заявления, вправе подписывать одним из трёх способов: УКЭП, УНЭП инфраструктуры электронного правительства или УНЭП, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора. Последний вариант и есть корпоративная подпись, выпущенная информационной системой компании. По всем прочим документам к этим трём вариантам добавляется ПЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Годится УНЭП компании |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Работнику — да, работодателю — нет |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Работнику — да, работодателю — нет |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Работнику — да, работодателю — нет |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Работнику — да, работодателю — нет |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий договора | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Работнику — да, работодателю — нет |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв | Подписывает работник | УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению сторон | Да |
| Заявление на отпуск, приказ об отпуске, график отпусков | УКЭП или УНЭП | Любая из четырёх, включая ПЭП | Да, обеим сторонам |
| Ознакомление с ЛНА, приказы по командировкам, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | Любая из четырёх, включая ПЭП | Да, обеим сторонам |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, трудовая книжка, подтверждение инструктажа по охране труда | Электронная подпись не применяется | Электронная подпись не применяется | Нет, только бумага |
Практический вывод из таблицы: корпоративная УНЭП покрывает сто процентов кадровых документов со стороны работника и всё, кроме шести позиций, со стороны работодателя. Полностью отказаться от УКЭП компания не сможет, даже если выдаст неквалифицированные подписи всем сотрудникам.
Факт: УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, не требует отдельного соглашения о её признании: доверие к ней следует из самой сущности подписи, выпущенной доверенной государственной службой. Корпоративная УНЭП без соглашения о порядке проверки юридической силы не имеет.
Проверьте, какой подписью на самом деле подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Штамп с надписью «Подписано цифровой подписью» на PDF — это визуализация, а не подпись. Такой штамп копируется графическим редактором и переносится в любой файл. Единственный корректный способ убедиться в виде и действительности подписи — проверить сам файл подписи через программное средство и посмотреть, кто выдал сертификат и на какой срок.
Где УНЭП информационной системы компании не работает
Область применения корпоративной УНЭП ограничена шестью границами. Пять из них закрыты законом, шестая — архитектурой самой системы, и о ней конкуренты по теме обычно не пишут.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Шесть документов со стороны работодателя. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП. Корпоративная УНЭП здесь не проходит ни при каком соглашении.
- Портал «Работа России». Это отдельный контур со своим набором подписей: работодатель применяет УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства, работник — те же варианты плюс ПЭП, полученную через подтверждённую учётную запись Госуслуг. Сертификат из вашей информационной системы портал не примет. Виды подписи по каждому контуру разбирает разъяснение государственной инспекции труда о кадровом электронном документообороте.
- Четыре документа, которые ТК РФ оставил на бумаге. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в КЭДО не переводятся вовсе.
- Внешний контур государственных систем. Отчётность в ФНС и СФР, форма ЕФС-1, работа с электронными площадками, банковские сервисы требуют УКЭП. Неквалифицированный сертификат оператора КЭДО там не принимается.
- Договоры с контрагентами, самозанятыми и исполнителями по ГПХ. Здесь не действует статья 22.3 ТК РФ: это гражданско-правовые отношения, и УНЭП признаётся по правилам 63-ФЗ, то есть по отдельному соглашению об электронном документообороте с каждым контрагентом. Требования, установленные для работников по трудовому договору, на самозанятых и исполнителей по ГПХ не переносятся.
- Пределы личного кабинета. Облачная УНЭП, выпущенная в кабинете сотрудника, существует только внутри этого кабинета. Её нельзя скопировать, сохранить на диск или применить в стороннем сервисе. И наоборот: подпись из Госключа или личная УКЭП работника в этот кабинет не подставляются.
Важный нюанс из практики: кадровые службы регулярно закладывают в проект сценарий «работник подписывает нашей УНЭП, а параллельно ставит Госключ на трудовой договор». Технически это два разных сертификата в двух разных контурах, и переключение между ними настраивается на уровне маршрута документа, а не на уровне работника. Решение о том, какими подписями компания работает, принимается один раз и фиксируется в Положении о КЭДО.
Отдельно про портал «Работа России»: подписание там ПЭП выглядит бесплатным решением, но добавляет в цепочку ещё один сервис и ещё одну точку интеграции. Работник авторизуется отдельно, в незнакомом интерфейсе, без мобильного приложения, а при перебоях на стороне портала подписание останавливается. Обязанности использовать портал у работодателя нет.
Что делает документ, подписанный корпоративной УНЭП, юридически значимым
Соглашение об использовании УНЭП — не формальность, а условие признания подписи. По 63-ФЗ неквалифицированная подпись равнозначна собственноручной либо когда есть соглашение сторон о её признании, либо когда её применение прямо предусмотрено федеральным законом. В соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи: без этого пункта документ рассыпается при первом же споре.
Комплект, который компания предъявляет проверяющему или суду, состоит из четырёх элементов: приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО с реестром документов и видов подписи по каждому из них, письменное согласие работника на переход и архив документов. Архив — это не PDF со штампом, а сам файл документа плюс отдельные файлы подписей. В практике Добыто мы советуем прогнать эту выгрузку по одному документу сразу после запуска пилотной группы: расхождение обнаруживается на первом же файле, а не через год на проверке.
Внимание: по приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н основная часть документа, связанного с работой, должна быть файлом в формате PDF/A-1A. Обычный PDF, DOCX или XLSX под требование не подходят: такой документ придётся дублировать на бумажном носителе, и весь смысл электронного оформления теряется.
Второй технический узел — момент подписания. Сертификат УНЭП, как правило, действует год. Через два года после увольнения работника доказать, что подпись была действительна именно в день подписания, по одному только файлу подписи не получится. Здесь работают усовершенствованные форматы: штамп времени от доверенной службы и ответы службы проверки статуса сертификата, которые фиксируют, что на момент подписания сертификат действовал и не был отозван.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сертификат действует год, а трудовой договор живёт десятилетиями. Если в момент подписания к документу не привязана метка времени доверенной службы, через несколько лет вы не докажете, когда именно работник его подписал. Проверьте у своего оператора КЭДО, поддерживает ли он усовершенствованный формат подписи со штампом времени, и закрепите этот формат в положении о КЭДО.»
Шаблоны согласий, положений и реестров для работы с УНЭП
Комплект собран под задачу легализации неквалифицированной подписи в компании, и начинать стоит с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: именно в нём фиксируется порядок проверки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Ошибки, из-за которых документ с УНЭП не признают, и цена каждой
Пять сценариев отказа встречаются чаще всего, и каждый имеет измеримую цену.
- Соглашение об использовании УНЭП есть, порядка проверки в нём нет. Компании копируют шаблон, где описан только факт согласия работника. При споре подпись остаётся неподтверждённой, а документ — неподписанным. Цена: восстановление работника, оплата вынужденного прогула и компенсация морального вреда.
- Работодатель подписал трудовой договор неквалифицированной подписью. Экономия на выпуске УКЭП оборачивается нарушением части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Если инспектор квалифицирует это как ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи, вилка для юрлица составит от 50 000 до 100 000 рублей.
- Документ отправлен в обычном PDF. Без формата PDF/A-1A по приказу № 578н документ подлежит дублированию на бумаге. Цена: восстановление бумажного потока по всем документам этого типа за весь период.
- Доказательством считают штамп на PDF. Визуализация подписи копируется редактором за минуту и юридической силы не несёт. Если файлы подписей не выгружаются из системы вместе с документом, архив по этому работнику неполон.
- Ключ подписи выпущен на токен и хранится в общем сейфе. Ответственность за хранение ключа лежит на работнике, но доступный нескольким людям сейф разрушает саму привязку подписи к человеку.
Кейс из практики: в двух известных трудовых спорах работники крупного банка и розничной сети заявили, что подписи под документами об увольнении ставили не они. Суд не ограничился штампом на файле: изучил локальные акты о введении КЭДО, порядок применения подписи и вопрос о том, был ли документ передан на подписание неизменным. В обоих делах увольнение признали незаконным, работников восстановили и взыскали в их пользу средний заработок и компенсацию морального вреда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд смотрит не на картинку подписи в документе, а на комплект: положение о КЭДО, соглашение о порядке проверки подписи, действительность сертификата на момент подписания и подтверждение, что на подпись ушёл именно тот файл, который работник видел. Соберите этот комплект по одному произвольному документу заранее и посмотрите, что у вас выгружается.»
Как ввести УНЭП компании в кадровый оборот
Подготовка занимает больше времени, чем техническое подключение. Технический контур поднимается быстро, а сбор согласий растягивается на недели и зависит от численности.
Что проверить до запуска: чек-лист подготовки
- Утверждён приказ о введении КЭДО и назначен ответственный за ведение документооборота.
- В положении о КЭДО есть реестр документов с указанием вида подписи по каждому: где УКЭП работодателя, где УНЭП работника, где допустима ПЭП.
- Подготовлено соглашение об использовании УНЭП с описанным порядком проверки подписи.
- Собраны письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года и имеющих стаж на эту дату. С теми, кто трудоустроен позже и не имел стажа, согласие не требуется.
- Для дистанционных работников порядок электронного обмена закреплён отдельным ЛНА о дистанционной работе: у них действует режим главы 49.1 ТК РФ.
- Проверен формат выгрузки: основная часть документа выходит в PDF/A-1A, файлы подписи выгружаются отдельно.
- Определено, кто со стороны работодателя владеет УКЭП: руководитель либо сотрудник по машиночитаемой доверенности.
- Заведён реестр выданных сертификатов работников со сроками действия.
Как выдать работникам УНЭП информационной системы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении КЭДО с реестром документов и видов подписи.
- Шаг 2. Получите УКЭП на организацию либо оформите машиночитаемую доверенность на кадрового специалиста, который будет подписывать документы от имени работодателя.
- Шаг 3. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия у тех, кому они нужны по статье 22.2 ТК РФ.
- Шаг 4. Подпишите с каждым работником соглашение об использовании УНЭП с порядком проверки подписи. Без этого документа выпущенный сертификат юридической силы не даст.
- Шаг 5. Опубликуйте личные кабинеты и разошлите приглашения. Для этого у работника в системе должен быть заполнен хотя бы один контакт: мобильный телефон или адрес электронной почты.
- Шаг 6. Дайте работнику выпустить подпись в личном кабинете: он задаёт пароль сам, участие кадровой службы не требуется.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу на одном подразделении и одном типе документа, например на заявлениях на отпуск. Проверьте выгрузку архива и только потом раскатывайте на остальные подразделения.
Лайфхак: закрепите за работниками один вид подписи на всю компанию. Закон разрешает разные виды под разные документы, но на практике сотрудники путаются, а кадровая служба разбирает обращения вместо работы с документами.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и формата выгрузки. В сервисе Добыто маршрут подписания задаётся шаблоном, поэтому вид подписи для каждого типа документа выставляется один раз и дальше применяется автоматически ко всем документам этого типа.
Когда корпоративной УНЭП достаточно, а когда нужен Госключ или УКЭП
Выбор зависит не от размера компании, а от состава документооборота и от того, где находятся работники.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Рабочая связка |
|---|---|---|---|
| Офисная компания, документы в основном по отпускам и ЛНА | Скорость выдачи подписи, простой кабинет | Переносимость сертификата | УНЭП информационной системы работнику, УКЭП работодателю |
| Массовый удалённый найм, трудовые договоры без визита в офис | Дистанционная идентификация до трудоустройства | Стоимость подписи | УНЭП Госключа работнику, УКЭП работодателю |
| Производство, часть работников без смартфона | Доступ к кабинету с общего рабочего места | Мобильное приложение | УНЭП информационной системы плюс терминал в цехе |
| Компания работает и со штатом, и с самозанятыми | Раздельные правовые режимы и разные соглашения | Единый интерфейс подписания | УНЭП по ТК РФ для работников, соглашение об ЭДО по 63-ФЗ для исполнителей |
| Высокая доля увольнений и трудовых споров | Штамп времени и доказуемость момента подписания | Цена лицензии | УНЭП в усовершенствованном формате либо УКЭП обеим сторонам |
Критерий выбора между корпоративной УНЭП и Госключом сводится к одному вопросу: нужно ли подписать документ с человеком, который ещё не является работником и не имеет доступа в вашу систему. Если нужно, кабинет ему не выдать, и подпись должна существовать вне вашего контура.
Когда УНЭП информационной системы компании не подходит
Сертификат выпускается в личном кабинете, а кабинет заводится на сотрудника, поэтому подписать документы с человеком до оформления в штат корпоративной УНЭП не получится. За пределы кабинета такая подпись тоже не выходит: если сотрудник параллельно подписывает договоры с контрагентами, ему понадобится второй сертификат. Расчёт на полный отказ от УКЭП не оправдается: шесть видов документов со стороны работодателя закон закрывает только квалифицированной подписью, и это касается компании любого размера.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С дистанционными работниками порядок электронного обмена регулируется главой о дистанционной работе, а не общими правилами КЭДО, и отдельное письменное согласие на переход там не требуется. Пропишите правила обмена в ЛНА о дистанционной работе и не распространяйте на этих людей общий регламент КЭДО автоматически.»
Стоимость подключения КЭДО с поддержкой УНЭП: тарифы 2026 года
Цена зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа, а электронные подписи ПЭП и УНЭП входят в стоимость и отдельно не оплачиваются. Условия по каждому тарифу и переход между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная статья расходов, которую компании не закладывают на старте, — УКЭП для работодателя. Даже при полном переходе работников на корпоративную УНЭП квалифицированный сертификат нужен минимум одному подписанту, а при делегировании права подписи — каждому кадровому специалисту с машиночитаемой доверенностью.
Выводы
Корпоративная УНЭП покрывает весь кадровый документооборот со стороны работника, включая трудовой договор и заявление об увольнении, и всё, кроме шести видов документов, со стороны работодателя. Её сила держится на соглашении с описанным порядком проверки, формате PDF/A-1A и выгружаемом архиве с файлами подписей. За пределами трудовых отношений и за пределами личного кабинета эта подпись не работает: портал «Работа России», отчётность в ФНС и СФР, договоры с самозанятыми требуют других инструментов.
Мы в Добыто настраиваем маршруты так, чтобы вид подписи закреплялся за типом документа один раз и дальше применялся автоматически, а комплект для проверяющего выгружался вместе с файлами подписей. Это снимает большую часть спорных ситуаций до того, как они дойдут до инспектора или суда.
Частые вопросы про УНЭП в кадровом документообороте
Что означает «тип подписи» в карточке сотрудника и есть ли у УКЭП тип подписки?
Тарифных типов подписки у электронной подписи не существует, как и единиц измерения. По 63-ФЗ есть ровно три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Формулировки «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» — искажения термина «вид подписи». В карточке сотрудника в системе КЭДО поле «тип подписи» показывает именно вид: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Аббревиатура ЕИО в кадровых анкетах расшифровывается как единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, и к видам подписи отношения не имеет.
Работник уже выпустил подпись в Госключе. Можно ли использовать её в корпоративном кабинете?
Нет. Подпись Госключа и УНЭП личного кабинета — два независимых сертификата с разными ключами и разными местами хранения. Корпоративная УНЭП создаётся в кабинете и работает только внутри него, а ключ Госключа хранится на смартфоне работника. Поддержка обоих сценариев решается на стороне системы КЭДО: маршрут документа отправляется либо в кабинет, либо в Госключ.
Что будет с подписанными документами, если сертификат работника истёк или он уволился?
Документы остаются действительными, если можно доказать, что сертификат действовал в момент подписания. Для этого в момент подписания к документу привязывается метка времени доверенной службы и подтверждение того, что сертификат не был отозван. Без усовершенствованного формата подписи через несколько лет доказать момент подписания по одному файлу подписи не получится.
Нужно ли соглашение об использовании УНЭП с дистанционным работником?
С дистанционными работниками порядок электронного взаимодействия регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась в ТК РФ раньше статей 22.1-22.3. Отдельное письменное согласие на переход на КЭДО там не требуется, а правила обмена закрепляются в ЛНА о дистанционной работе или в самом трудовом договоре. Виды подписи для дистанционных работников определены отдельными нормами и отличаются от общего режима КЭДО.
Можно ли подписать корпоративной УНЭП договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ?
Статья 22.3 ТК РФ на такие отношения не распространяется: с самозанятым или исполнителем по ГПХ вы находитесь в гражданско-правовом поле. Неквалифицированная подпись признаётся здесь по правилам 63-ФЗ, то есть по отдельному соглашению об электронном документообороте, которое подписывается до обмена документами и содержит порядок проверки подписи. Переносить на исполнителей формулировки соглашения, написанного для работников, нельзя.
Работник забыл пароль от подписи в личном кабинете. Что делать с уже подписанными документами?
Пароль от облачной УНЭП знает только сам работник: ни кадровая служба, ни администратор системы доступа к нему не имеют. Работник перевыпускает подпись в профиле кабинета, задаёт новый пароль и получает новый сертификат с новой датой начала действия. Документы, подписанные прежним сертификатом, силу не теряют: подпись проверяется по тому сертификату, который действовал на момент подписания.
