УНЭП и УКЭП различаются статусом удостоверяющего центра и правовым режимом признания: квалифицированный сертификат выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр, и по 63-ФЗ такая подпись равнозначна собственноручной без дополнительного соглашения сторон. Статья 22.3 ТК РФ закрывает замену прямым перечнем: при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, при внесении в них изменений, при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель использует усиленную квалифицированную подпись. Различие, от которого зависит настройка маршрута, проходит по стороне подписания: работодателю в этих случаях оставлен один вид подписи, работник тот же документ подписывает УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, выданной в инфраструктуре электронного правительства.
Разберём, какие документы попадают под запрет замены, чем УНЭП инфраструктуры электронного правительства отличается от ПЭП ЕСИА, которую в переписке часто называют тем же словом, и как проверить, чем реально подписан лежащий у вас файл. Покажем цену ошибки: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо по части 1 статьи 5.27 КоАП и восстановление работника, если суд не примет доказательство подписания. Таблица допустимых подписей по видам документов, разбор стоимости сертификатов, чек-лист настройки маршрута и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Документы, где УНЭП работодателя не заменит УКЭП
Перечень закрытый и короткий. По статье 22.3 ТК РФ работодатель обязан применить УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в любой из них изменений, при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Всё остальное в информационной системе работодателя допускает УНЭП: приказы об отпуске, служебные записки, ознакомление с локальными нормативными актами, графики, расчётные документы.
Со стороны работника набор шире, и это несимметрично работодателю. Работник подписывает те же договоры, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, знакомится с уведомлением об изменении условий и с приказом о дисциплинарном взыскании одной из трёх подписей: УКЭП, УНЭП с порядком проверки, определённым соглашением сторон трудового договора, или УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. Заявление об увольнении работник вправе подписать электронно, а вот приказ об увольнении в электронный вид не переводится вовсе.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий договора | Только УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Заявление об увольнении, отзыв заявления, согласие на перевод | Документ инициирует работник | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП ИЭП |
| Прочие кадровые документы в информационной системе работодателя | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП, а также ПЭП при наличии соглашения |
| Документы на платформе «Работа в России» | УКЭП или УНЭП ИЭП | УКЭП, УНЭП ИЭП или ПЭП ЕСИА |
Из таблицы следует практический вывод для настройки системы: вид подписи задаётся не типом сотрудника и не его должностью, а видом документа и стороной, которая его подписывает. Один и тот же маршрут не подойдёт для приказа об отпуске и для дополнительного соглашения об изменении оклада.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень из статьи 22.3 запоминается плохо, потому что он собран по разным поводам: два договора, ученический блок, дисциплинарка и уведомление об изменении условий. Мы советуем занести его в матрицу видов документов один раз и запретить в системе выбор УНЭП для этих типов на уровне настройки, а не на уровне инструкции кадровику. Инструкцию нарушают, настройку — нет.»
Отдельно стоит режим дистанционной работы. Глава 49.1 ТК РФ появилась раньше статей 22.1-22.3 и живёт по своим правилам: с дистанционным работником обмен электронными документами регулируется этой главой и локальным нормативным актом о дистанционной работе, письменное согласие на переход к электронному взаимодействию с него не собирают. Смешивать два потока в одном ЛНА рискованно: у дистанционных работников набор видов подписи и порядок обмена отличаются.
УНЭП, УКЭП и ПЭП: чем они различаются в механизме, а не в названии
Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и учётные данные: SMS-код, логин и пароль, код из приложения. Она не подтверждает, что документ после подписания не менялся, и в споре это её главное слабое место. Усиленные подписи, и неквалифицированная, и квалифицированная, формируются криптографическим преобразованием и фиксируют неизменность содержимого. Технически механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый, разводит их юридическая рамка: квалифицированный сертификат выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию, а неквалифицированный вправе выдать и неаккредитованный центр, и сам работодатель в своей информационной системе.
Отсюда вытекает правило о соглашении. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, дополнительных договорённостей не требуется. Для ПЭП и для УНЭП, выданной в информационной системе, нужно соглашение сторон, и оно обязано содержать порядок проверки такой подписи. Пропущенный пункт о порядке проверки превращает подписание в спорное задолго до суда: проверяющему нечем измерить, соблюдался ли заявленный порядок.
Факт: УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства, соглашения о признании не требует: её использование прямо предусмотрено федеральным законом, а сертификат выпускается сертифицированными средствами электронной подписи.
Отдельная путаница живёт вокруг слова «ЕСИА». Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, простая подпись. УНЭП ЕСИА в кадровых документах означает другое: УНЭП инфраструктуры электронного правительства, которая создаётся только через технологию Госключа. Две разные сущности с похожими названиями попадают в один пункт локального нормативного акта, и дальше кадровая служба уверена, что подписание входом на Госуслуги закрывает трудовой договор. Не закрывает: для трудового договора нужна усиленная подпись работника.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В половине спорных настроек, которые мы разбираем, ошибка начинается не с подписи, а с термина в ЛНА. Пишут «подписание через ЕСИА» и подразумевают вход по логину и паролю, то есть простую подпись. Проверьте формулировку в своём положении о КЭДО: если там нет слов «усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства», вы описали другую подпись.»
Как проверить, какой подписью подписан документ
Вид подписи определяется по сертификату, а не по штампу на печатной форме. Синий штамп с фамилией и датой — визуализация, которую формирует система документооборота, юридической силы у него нет; проверять нужно сам файл подписи и цепочку сертификатов. У квалифицированной подписи в цепочке стоит головной удостоверяющий центр Минцифры, у неквалифицированной корневым будет тот центр, который её выдал, и такой цепочки подчинённости не будет.
Проверьте электронную подпись на своём документе онлайн
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка отвечает на три вопроса сразу: чей сертификат, каким центром выдан и действовал ли он в момент подписания. Для откреплённой подписи понадобится пара файлов: сам документ и файл с расширением .sig, сформированный при подписании. Госключ возвращает такой файл на каждый направленный документ и не меняет исходный файл. В практике Добыто протокол проверки формируется на дату подписания и хранится в архиве рядом с документом и файлом подписи.
Тип подписи, срок сертификата и за что платят в тарифе
Формулировки вида «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» в анкетах и заявках означают одно: подпись считают по сертификатам, а сертификат выпускается на конкретное физическое лицо. Организация как таковая подпись не получает; УКЭП юридического лица оформляется на руководителя, единоличный исполнительный орган, через удостоверяющий центр ФНС, а сотрудники подписывают либо своими сертификатами, либо по машиночитаемой доверенности. Срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев, у коммерческих удостоверяющих центров сертификат обычно годовой. Тарифицируются сервисы КЭДО за сотрудника в месяц, а сами сертификаты — за штуку в год.
| Вид подписи | Безопасность | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП | 10 % | 10 % | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 30 % | Бесплатно |
| УНЭП в информационной системе | 50 % | 80 % | ~ 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 75 % | 80 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100 % | 100 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП аккредитованного удостоверяющего центра | 100 % | 100 % | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Разрыв в стоимости объясняет, почему компании не выдают УКЭП всем подряд: при штате в 500 человек сертификаты у коммерческого удостоверяющего центра дают от 1 до 2,5 млн рублей в год, а те же подписания через инфраструктуру электронного правительства стоят только разовой интеграции. Оценка безопасности УНЭП Госключа ниже квалифицированной ровно по одной причине: при её выпуске не проводится усиленная идентификация владельца, то есть личная явка, загранпаспорт нового поколения или биометрия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: напоминание об окончании срока сертификата приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, поэтому отдельный реестр сроков под УНЭП вести не обязательно, а вот сроки УКЭП ответственных лиц контролировать нужно.
Цена ошибки: ГИТ, суд и архив через три года
Неверный вид подписи даёт не переоформление документа, а спор о том, был ли документ подписан вообще. Инспекция труда квалифицирует нарушение по статье 5.27 КоАП: часть 1 даёт юридическому лицу штраф от 30 000 до 50 000 рублей, часть 4 за ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 рублей, повторное нарушение по части 4 поднимает потолок до 200 000 рублей. Должностное лицо при повторном нарушении рискует дисквалификацией.
Важный нюанс из практики: в известных трудовых спорах по электронному подписанию суд проверял не сам факт наличия подписи, а весь комплект обстоятельств: какие локальные акты вводили КЭДО в компании, действовал ли сертификат на момент подписания и был ли на подпись передан именно тот документ, который потом оказался в деле. В двух разобранных на профильных конференциях делах, крупный банк и розничная сеть, суды встали на сторону работников: увольнение признали незаконным, работника восстановили и взыскали средний заработок с компенсацией морального вреда.
Внимание: согласие работника на переход к взаимодействию через кадровый ЭДО по позиции Минтруда собирается в письменном виде на бумаге. Подписать его электронно, даже квалифицированной подписью в Госключе, сейчас нельзя, вопрос прорабатывается Минтрудом и Минцифры.
Второй слой риска отложенный. Сертификат живёт 12 месяцев, а трудовой спор приходит через два-три года, когда сертификат уже недействителен. Спасает метка доверенного времени: подпись формата CAdES-T фиксирует момент подписания и позволяет проверить её после окончания срока действия сертификата, а информационная система может расширить формат до CAdES-A для долгосрочного хранения. Госключ такую метку возвращает по умолчанию. Обязанность хранить кадровые электронные документы лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, и требования 125-ФЗ об архивном деле на электронные документы переносятся полностью.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверять подпись нужно не в момент спора, а в момент подписания: действителен ли сертификат, не отозван ли он, есть ли метка времени. По одному документу это минута, по массиву за три года — экспертиза за ваш счёт. Мы храним файл откреплённой подписи вместе с документом и протокол проверки на дату подписания: этого комплекта суду обычно достаточно.»
Шаблоны для настройки подписания и контроля сертификатов
Комплект закрывает обвязку маршрута: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без него неквалифицированная подпись в вашей системе останется спорной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Когда УКЭП не нужна и когда её нельзя получить
Стремление выдать квалифицированную подпись всем сотрудникам избыточно в трёх ситуациях. Первая: компания работает только с внутренними документами, где закон допускает УНЭП, и обязательного перечня из статьи 22.3 в обороте нет. Вторая: подписание идёт через инфраструктуру электронного правительства, где УНЭП уже признаётся без соглашения и обходится в разовую интеграцию. Третья: массовое ознакомление с локальными актами, где допускается ПЭП при наличии соглашения.
Ограничения на выпуск жёстче, чем кажется при планировании. УКЭП физического лица в Госключе доступна только гражданам России; иностранный работник с подтверждённой учётной записью на Госуслугах и указанным СНИЛС получит только УНЭП. Выпуск квалифицированной подписи требует усиленной идентификации: загранпаспорт нового образца и телефон с NFC, либо подтверждённая биометрия, либо личная явка. Очная идентификация доступна более чем в 3,3 тысячи МФЦ в 87 регионах и более чем в 1,4 тысячи банков, это свыше 9,4 тысячи точек в 89 регионах. Для распределённого штата в вахтовых посёлках и малых городах это неделя-две календарного времени на человека.
Есть и документы, которые не переводятся в электронный вид независимо от вида подписи: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Трудовая книжка тоже остаётся вне контура КЭДО. Порядок подписания инструктажей по охране труда сейчас обсуждается отдельно: в законопроекте о переводе их в электронный вид коммерческая УНЭП из модели исключена, оставлена только технология Госключа. Официальные требования к выпуску подписи и состав идентификации удобно сверять на странице Госключа на портале Госуслуг, там же публикуются изменения по способам подтверждения личности.
Полезно знать: без интернета мобильное приложение Госключ не работает, а при недоступности инфраструктуры работодатель вправе оформить документ на бумаге: абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает утвердить исключительные случаи бумажного оформления.
Как настроить маршрут, чтобы система не дала подписать неверной подписью
Запрет на замену подписи работает надёжно только тогда, когда он зашит в маршрут, а не в памятку. Маршрут описывает последовательность подписантов и вид подписи для каждого из них, поэтому вид подписи задаётся один раз на тип документа. В сервисе Добыто вид подписи привязывается к типу документа в шаблоне маршрута, и выбрать УНЭП там, где закон требует УКЭП, кадровик просто не сможет.
Как настроить маршрут подписания под требования статьи 22.3: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте матрицу видов документов: выпишите все типы, которые проходят через КЭДО, и разметьте перечень из статьи 22.3 отдельным признаком. Дистанционных работников выделите в отдельную группу, для них действует глава 49.1 ТК РФ.
- Шаг 2. Закрепите виды подписей в положении о ведении КЭДО и в соглашении с работником, указав для ПЭП и УНЭП порядок проверки подписи. Для УНЭП инфраструктуры электронного правительства соглашение не требуется, но сам вид подписи в ЛНА назовите полностью.
- Шаг 3. Определите подпись работодателя: для перечня из статьи 22.3 — только УКЭП. Проверьте, кто ей владеет, оформлено ли делегирование права подписи приказом и покрывает ли машиночитаемая доверенность нужные полномочия.
- Шаг 4. Настройте маршрут в системе так, чтобы вид подписи выбирался автоматически по типу документа, а ручное переключение было закрыто для роли кадровика.
- Шаг 5. Прогоните пилотную группу на 20-30 сотрудниках и проверьте каждый тип документа: чей сертификат встал, действует ли он, вернулась ли метка времени и сохранился ли файл откреплённой подписи в системе.
- Шаг 6. Выгрузите тестовый комплект в архив и проверьте подпись через год после подписания на копии: подпись без метки доверенного времени в этот момент перестанет проверяться.
Перед запуском полезно пройти короткую диагностику. Проверьте пять пунктов: есть ли утверждённое положение о КЭДО и приказ о его введении; собраны ли письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года; какие типы документов из вашего оборота попадают в перечень статьи 22.3; чьей подписью подписывает работодатель и оформлено ли делегирование; ведётся ли реестр сертификатов со сроками действия. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию, потому что расхождение между описанным в ЛНА и фактически настроенным маршрутом всплывает именно на пилоте.
Кейс из практики: производственная компания на 1200 человек подписывала дополнительные соглашения об изменении оклада неквалифицированной подписью работодателя, считая, что перечень статьи 22.3 распространяется только на первичное заключение договора. Изменения условий в перечень входят. Переподписали 340 соглашений квалифицированной подписью за 9 рабочих дней и закрыли возможность выбора вида подписи на уровне шаблона маршрута; повторных расхождений на следующих кампаниях по индексации не было.
Серверное подписание со стороны работодателя закрывается обезличенным квалифицированным сертификатом: он выпускается в удостоверяющем центре ФНС и применяется для подписания в информационных системах, в том числе при интеграции по API. Порядок получения и требования к формированию ключа описаны в разъяснении об обезличенном сертификате ключа проверки электронной подписи на сайте ФНС России.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы всегда просим показать не инструкцию, а настройку: открыть шаблон маршрута и посмотреть, какой вид подписи стоит у трудового договора. В трети проектов там оказывается УНЭП, потому что маршрут копировали с приказа об отпуске. Ошибка находится за пять минут, а обходится в переподписание всего массива за период.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка за 1 день |
Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 человек и покрывает ПЭП и УНЭП; квалифицированная подпись подключается отдельно через партнёров-удостоверяющих центров. Полный состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Замена квалифицированной подписи неквалифицированной запрещена работодателю в шести случаях, и все они собраны в статье 22.3 ТК РФ вокруг договоров, дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении условий. У работника выбор шире: УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства. Ошибка стоит не переоформления файла, а штрафа от 30 000 рублей и спора, в котором суд проверяет локальные акты, действительность сертификата и неизменность переданного на подпись документа. Метка доверенного времени и сохранённый файл откреплённой подписи закрывают отложенный риск на горизонте архивного хранения.
Мы в Добыто выстраиваем маршруты подписания так, чтобы вид подписи определялся типом документа автоматически, а не решением кадровика в момент отправки, и сопровождаем компанию на пилотной группе до раскатки на весь штат.
Частые вопросы
Можно ли подписать согласие на переход на КЭДО электронной подписью
Нет. Согласие работника на взаимодействие через кадровый электронный документооборот по действующей позиции Минтруда собирается в письменном виде на бумаге, и квалифицированная подпись в Госключе эту процедуру не заменяет. Исключение касается дистанционных работников: с ними порядок электронного обмена регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным нормативным актом о дистанционной работе, отдельное письменное согласие не требуется.
Что делать, если у иностранного работника нельзя выпустить УКЭП
Иностранное физическое лицо может получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанном в личном кабинете СНИЛС. Квалифицированная подпись в Госключе доступна только гражданам России. Для трудового договора этого достаточно: работник вправе подписать его УНЭП, а обязанность применить УКЭП лежит на работодателе.
Сколько действует сертификат и что происходит, когда он истёк
Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Уведомления приходят за 30 календарных дней пуш-сообщением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, поэтому подписание переносится максимум на один рабочий цикл. Документы, подписанные действовавшим на тот момент сертификатом, силы не теряют, если при подписании проставлена метка доверенного времени.
Сколько документов уходит в одном пакете на подпись и сколько ждать работника
В одном пакете направляется до 50 файлов, включая форматы PDF и XML, и на каждый файл возвращается отдельный файл откреплённой подписи. Срок подписания в приложении — до 24 часов, после чего информационная система получает статус истечения срока. Дальше сценарий определяется внутренним процессом: повторная автоматическая отправка либо звонок специалиста по кадрам работнику.
Нужно ли отдельное соглашение о признании неквалифицированной подписи
Для УНЭП, выданной в информационной системе работодателя, соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Для УНЭП инфраструктуры электронного правительства соглашение не требуется: её применение предусмотрено федеральным законом. Для квалифицированной подписи соглашение не нужно никогда, она признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Останется ли документ доказательством, когда сертификат уже недействителен
Останется, если подпись содержит метку доверенного времени. Формат CAdES-T фиксирует момент подписания и статус сертификата на этот момент, а информационная система может расширить формат до CAdES-A для долгосрочного хранения. Обязанность обеспечить архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, требования к срокам хранения переносятся с бумажных документов без послаблений.
