УНЭП и УКЭП различаются не удобством, а тем, кто отвечает за ключ проверки и какие документы этой подписью можно закрыть. Усиленная неквалифицированная подпись выпускается в информационной системе работодателя или через Госключ и подтверждает авторство и неизменность документа. Усиленная квалифицированная выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и по 63-ФЗ приравнена к собственноручной без дополнительных соглашений. ПЭП стоит отдельно: это логин, пароль и код подтверждения, и она закрывает только часть кадровых документов. Разделительная линия проходит по статье 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы работник вправе подписывать ПЭП.
Ниже мы разбираем, как три вида подписи соотносятся с конкретными кадровыми документами, какие четыре документа закон оставил на бумаге и почему подготовка к переходу считается в месяцах, а не в днях. Отдельно показываем ошибки, из-за которых комплект ЛНА приходится переписывать после первого же спора с работником. Календарь подготовки по этапам, тарифы и сроки подключения на 2026 год, а также ответы на частые вопросы кадровых служб — во второй половине статьи.
Обязательный КЭДО: где сейчас закон и почему готовиться приходится заранее
На дату публикации кадровый электронный документооборот остаётся правом работодателя, а не обязанностью. Нормативного акта, который вводил бы КЭДО как обязательный для какой-либо категории компаний, не принято, хотя в отраслевых материалах такая информация периодически появляется. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, описывают порядок для тех, кто переходит добровольно: работодатель принимает локальный нормативный акт, уведомляет работников и получает их письменное согласие.
Факт: на текущий момент КЭДО не обязателен ни для одной категории работодателей. Нормативно-правовых актов, которые бы это меняли, нет, поэтому дата перехода определяется решением компании, а не законом.
Сценарий, по которому цифровизация в России доходила до обязательности, повторялся уже дважды. Электронная отчётность в налоговую и в фонды появилась в 2000-х годах как удобный сервис для бухгалтера, чтобы не стоять в очереди. Когда технология была отработана и клиентская база выросла, государство сделало её обязательной сначала для крупных компаний, затем для всех остальных. Электронные счета-фактуры прошли тот же путь. Отраслевой прогноз по КЭДО укладывается в горизонт 3-5 лет, и он касается не появления новых правил, а перевода уже действующих в разряд обязательных.
Для HR-директора это означает конкретную вещь: содержание подготовки от даты обязательности не зависит. Комплект ЛНА, вид подписи, сбор согласий, интеграция с учётной системой и порядок хранения нужны одинаково и сейчас, и когда обязанность появится. Действующие разъяснения по трудовому законодательству и по электронному кадровому документообороту публикует Роструд, и по спорным вопросам оформления имеет смысл сверяться с его позицией до того, как порядок закреплён в приказе.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем три подписи отличаются на практике
63-ФЗ выделяет простую электронную подпись и две усиленные — неквалифицированную и квалифицированную. Различие между ними проходит по трём линиям: как подпись создаётся, что она доказывает и нужно ли отдельное соглашение сторон, чтобы она работала.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт формирования подписи определённым лицом | авторство и неизменность документа после подписания | авторство и неизменность, подтверждённые аккредитованным УЦ |
| Где выпускается | в системе работодателя, логин, пароль и код подтверждения | в системе КЭДО или в приложении Госключ | в аккредитованном удостоверяющем центре, для юрлица — в УЦ ФНС |
| Нужно ли соглашение сторон | да, с описанием порядка проверки подписи | да, если использование прямо не предусмотрено законом | нет, признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию |
| Где хранится ключ | на стороне системы | на устройстве работника или в защищённом хранилище УЦ | на токене, в облаке УЦ или в приложении Госключ |
| Кто использует в КЭДО | только работник | работник и работодатель | работник и работодатель |
Из таблицы следует практический вывод по архитектуре проекта: универсальная связка для большинства компаний — УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника. Она закрывает и документы из закрытого перечня статьи 22.3, и весь остальной поток, поэтому не приходится держать два параллельных процесса подписания.
Внутри усиленных подписей есть ещё одно деление, которое редко попадает в требования к проекту, — по месту хранения ключа. Подпись на устройстве работника или на токене считается более защищённой: носитель находится под его контролем, и доказывать принадлежность подписи проще. Облачная подпись хранится на стороне удостоверяющего центра и вызывается по подтверждению, чаще всего по SMS, а перехват SMS специалисты по безопасности относят к реальным рискам. Юридически оба варианта допустимы, но в спорной ситуации доказательная база у них разная.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если компания не хочет разбирать каждый документ отдельно, берите за основу связку УКЭП работодателя и УНЭП работника. Она поддерживает все процессы, включая трудовые договоры и материальную ответственность, и снимает вопрос, чем подписывать конкретное заявление. ПЭП оставляйте для массовых ознакомлений, где цена спора невысока.»
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри сервиса и входят в тариф, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Работнику ничего покупать не нужно: по части 6 статьи 22.2 ТК РФ расходы на получение и использование электронной подписи несёт работодатель.
Какие документы принять до первого электронного подписания
Комплект документов, который нужен до запуска, определяется не сервисом, а статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ и требованиями 63-ФЗ к соглашению об использовании подписи. Минимальный набор выглядит так:
- Локальный нормативный акт о ведении КЭДО. Описывает перечень электронных документов, категории работников, сроки подписания, порядок доступа и порядок хранения.
- Приказ о введении КЭДО. Назначает ответственного, фиксирует дату старта и информационную систему, в которой ведётся обмен.
- Уведомление работнику о переходе. Каждому работнику сообщается о введении КЭДО и о праве дать согласие или отказаться.
- Письменное согласие работника. Собирается на бумаге, отсутствие согласия не даёт оснований для увольнения или отказа в приёме на работу.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. Обязательно содержит порядок проверки подписи, правила хранения логина и пароля и обязанности сторон при их компрометации.
Содержание ЛНА и соглашения проверяют в первую очередь, когда спор доходит до суда. Практика показывает типичный сюжет: работник заявляет, что заявление об увольнении отправлял не он, а работодатель не может показать документ, где закреплена обязанность работника хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам. При аккуратно прописанной обвязке суды встают на сторону работодателя, при формальной — разбирают ситуацию в пользу работника.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою компанию
Полезно знать: согласие не требуется от работников, принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Их достаточно уведомить о том, что компания ведёт кадровые документы в электронном виде.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: у компаний с распределённой структурой бумажный архив нередко лежит в отдельном ангаре или на другом этаже, и на поиск одного оригинала уходит рабочий день с выездом. Именно такие организации быстрее всего получают эффект от перевода документов в электронный вид: поиск подписанного документа занимает пару минут вместо дня.
Образцы ЛНА, согласий и уведомлений для перехода на КЭДО
Комплект собран по порядку внедрения: начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на его формулировки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) | Скачать |
Какая подпись нужна для конкретного кадрового документа
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и от этого зависит, чем подписывает каждая сторона. Первая группа — документы с повышенной ценой спора, вторая — весь остальной поток.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, графики отпусков, справки, приказы о командировке | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Проектное следствие простое: если компания планирует хотя бы один процесс из первой группы, УКЭП на стороне работодателя понадобится в любом случае, и вопрос сводится только к тому, какую подпись выдавать работникам.
Дистанционные работники: отдельный поток без сбора согласий
Обмен документами с дистанционными работниками регулируется главой 49.1 ТК РФ, а она появилась раньше правил КЭДО. Для дистанционного работника порядок электронного взаимодействия закрепляется в трудовом договоре или в отдельном локальном нормативном акте о дистанционной работе, и письменное согласие на КЭДО с него собирать не требуется. Практический вывод: два потока разумно разделить и не распространять общие правила КЭДО на дистанционных сотрудников по умолчанию, иначе компания сама себе создаёт лишнюю процедуру.
Лайфхак: начните раскатку с дистанционных сотрудников. С ними можно работать полностью без бумаги сразу, по правилам главы о дистанционной работе, пока по остальным подразделениям идёт сбор письменных согласий.
Что закон оставил на бумаге
Четыре документа не переводятся в электронный вид ни при каком виде подписи и ни в какой информационной системе. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично.
Для планирования это означает две вещи. Первая: бумажный контур в компании сохраняется в любом случае, и рассчитывать на полный отказ от печати не нужно. Вторая: если основной массив документооборота у вас приходится на охрану труда и увольнения, экономический эффект от перехода будет заметно ниже, чем в компании с большим потоком заявлений, отпусков и командировок.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перед стартом проекта возьмите свой реальный перечень кадровых документов и разметьте его по трём колонкам: можно в электронном виде, только на бумаге, нужно уточнить. Третья колонка обычно и есть настоящий объём работы юриста. Пока перечень не размечен, любые сроки внедрения будут условными.»
Почему подготовка занимает месяцы, а не дни
Техническая часть перехода короткая. Готовый коннектор к учётной системе ставится за час без привлечения команды разработки, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков на стороне клиента. Обучение сотрудников подписанию укладывается в один-два вебинара. Всё остальное — организационная часть, и её длительность определяется численностью и структурой компании, а не скоростью настройки сервиса.
Длинные участки в проекте всегда одни и те же: разметка перечня документов и оценка рисков по каждому из них, согласование ЛНА с юристами и службой безопасности, сбор письменных согласий по всем подразделениям, выпуск подписей и активация личных кабинетов. Сбор согласий идёт тем дольше, чем больше у компании площадок и чем меньше в них людей с постоянным доступом к компьютеру. В практике Добыто подключение сервиса и настройка модуля для 1С:ЗУП занимают один рабочий день, а календарь проекта определяют юридическая подготовка и сбор согласий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как подготовиться к переходу на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите аудит кадровых процессов: выпишите текущие документы, число подписей на каждом и точки, где документ физически перемещается между людьми.
- Шаг 2. Разметьте перечень документов по группам: разрешено электронно, только бумага, требует решения по уровню риска. Для третьей группы зафиксируйте, какой риск компания принимает.
- Шаг 3. Выберите вид подписи для каждой стороны по таблице статьи 22.3 и решите вопрос носителя: устройство работника, токен или облако удостоверяющего центра.
- Шаг 4. Подготовьте ЛНА, приказ о введении КЭДО, форму уведомления, форму согласия и соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с описанным порядком проверки подписи.
- Шаг 5. Выберите систему и проверьте её по требованиям, которые редко попадают в техническое задание: настройка маршрутов согласования по ролям, а не по фамилиям, работа под нагрузкой при массовом ознакомлении с ЛНА, регистрация документов и архивное хранение внутри того же интерфейса.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу из одного-двух подразделений, где сотрудники постоянно работают за компьютером, и пройдите с ней полный цикл: заявление, согласование, подписание, поиск документа в архиве.
- Шаг 7. Разверните систему на остальные подразделения, собирая согласия и активируя кабинеты волнами, и параллельно настройте выгрузку документов вместе с информацией о подписях для проверок.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию. На пилоте вскрывается основная часть ошибок настройки: неверные маршруты согласования, незаполненные контакты сотрудников, отсутствие ответственного за конкретный вид заявления. Исправлять это на 50 сотрудниках дешевле, чем на 5000.»
Кейс из практики: оформление принятого кандидата на бумаге занимает от двух рабочих дней, и в этом окне человек успевает получить и принять другое предложение. При электронном подписании комплект закрывается в день выхода, без курьера и очной явки. В распределённых командах, где собеседование тоже проходит удалённо, этот разрыв прямо влияет на процент дошедших до выхода кандидатов.
Ошибки, из-за которых переход приходится переделывать
Первая ошибка — подписать документ из закрытого перечня не той подписью. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — от 1000 до 5000 рублей. Отдельно придётся переподписать весь массив документов, оформленных по неверной схеме.
Вторая ошибка — соглашение о ПЭП и УНЭП без порядка проверки подписи. 63-ФЗ прямо требует, чтобы соглашение сторон описывало, как проверяется подпись. Без этого пункта работодатель в споре доказывает не сам факт подписания, а то, что процедура вообще существовала.
Третья ошибка — сбор согласий по электронной почте. Роструд последовательно исходит из того, что согласие на переход на КЭДО должно быть письменным. Согласия, собранные перепиской, придётся пересобирать по всей численности, а это возврат к самому длинному этапу проекта.
Четвёртая ошибка — не заложить хранение. Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, и срок не зависит от того, бумажный документ или электронный. Проверьте в договоре с сервисом, что доступ к архивной копии сохраняется и после расторжения лицензионного договора.
Внимание: при массовой регистрации сотрудников работодатель передаёт их персональные данные в сервис и остаётся оператором, а сервис действует по его поручению. Это требует отдельного основания на передачу данных по 152-ФЗ, иначе к штрафу за трудовое нарушение добавляется риск по линии Роскомнадзора.
Когда переход стоит отложить
КЭДО даёт мало эффекта в компании до 20-25 человек, которые сидят в одном офисе и подписывают документы за пять минут в соседнем кабинете. Экономия времени в такой конфигурации сопоставима со стоимостью сопровождения системы.
Второй случай — отсутствие ответственного за проект. Если в компании некому вести реестр подписей, следить за актуальностью ЛНА и обрабатывать заявления по маршрутам, система превратится в ещё один канал, параллельный бумажному, и удвоит работу вместо того, чтобы её сократить.
Третий случай — незакрытые вопросы информационной безопасности. Если служба безопасности требует локального развёртывания, а бюджет рассчитан на облако, лучше согласовать схему поставки до подписания договора: перенос из облака в собственный контур на работающей системе стоит дороже, чем изначальный выбор.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На этапе выбора системы проверяйте не список функций, а два сценария: как назначается ответственный кадровик, когда в компании 30 подразделений, и что происходит, когда 5000 человек одновременно открывают один и тот же ЛНА на ознакомление. Оба ответа определяют, будете ли вы дорабатывать систему в первый же год.»
Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году
Цена зависит от численности подключаемых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | расчётный период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного тарифа: электронные подписи для работников уже включены, а отдельная плата за модуль 1С в тарифе «Бизнес» не взимается. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны различия между облачной поставкой и вариантом с выделенным сервером.
При планировании бюджета учитывайте, что тариф можно повышать и понижать в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для проекта с пилотной группой это удобно: начать можно на минимальной численности и расширяться по мере сбора согласий.
Выводы
Обязательности КЭДО на сегодня нет, но набор подготовительных действий от этого не меняется: разметить перечень документов, выбрать вид подписи под каждую сторону, принять ЛНА и приказ, собрать письменные согласия и настроить хранение. Различие между ПЭП, УНЭП и УКЭП определяет не удобство, а допустимость подписи для конкретного документа, и ошибка здесь стоит переподписания массива и штрафа по статье 5.27 КоАП РФ. Четыре документа остаются на бумаге при любой конфигурации системы, поэтому бумажный контур сохраняется.
Мы в Добыто ведём такие проекты от разметки документов до раскатки на всю численность: подписи для сотрудников выпускаются внутри сервиса, интеграция с 1С:ЗУП ставится готовым модулем, а пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки до того, как система дойдёт до линейного персонала.
Частые вопросы о видах подписи и переходе на КЭДО
Можно ли перевести на КЭДО только часть подразделений?
Да. Локальный нормативный акт может определять категории работников и подразделения, для которых вводится электронный документооборот. Такой подход используется на пилоте: сначала подключают отделы, где сотрудники постоянно работают за компьютером, затем расширяют перечень новым приказом. Публикация личных кабинетов настраивается по штатному расписанию, поэтому отбор идёт по подразделениям и должностям, а не вручную по спискам.
Что делать, если работник отказался от КЭДО?
С этим работником кадровые документы продолжают оформляться на бумаге. Отказ или молчание в ответ на уведомление не даёт оснований для увольнения, отказа в приёме на работу или иных санкций. Право дать согласие позже сохраняется: работник может присоединиться к электронному документообороту в любой момент, для этого достаточно письменного заявления.
Нужно ли соглашение, если УНЭП выпущена в системе работодателя?
Порядок использования усиленной неквалифицированной подписи должен быть закреплён либо соглашением сторон, либо локальным нормативным актом, к которому работник присоединяется. В соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи. Для УКЭП такое соглашение не требуется: по 63-ФЗ она признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Как быть с самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ?
Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения. Обмен электронными документами с исполнителем оформляется отдельным соглашением об электронном документообороте в рамках гражданско-правового договора. При выборе системы проверьте, поддерживает ли она подписание с внештатными лицами и есть ли для них личный кабинет, иначе часть потока придётся вести в другом сервисе.
Работник просит бумажную копию электронного документа. В какой срок её выдать?
Заверенная копия документа, подписанного электронно, выдаётся работнику безвозмездно не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копия должна содержать отметку об электронной подписи и сведения о подписантах, поэтому выгрузка из системы настраивается вместе со штампом подписи, а не как обычная печать PDF.
Что происходит с электронным архивом при смене сервиса?
Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет независимо от формы. При смене платформы важны два пункта договора: возможность выгрузить весь массив вместе с файлами подписей и сохранение доступа к архивной копии после расторжения лицензионного договора. Проверьте также, поддерживает ли система усовершенствованный формат подписи со штампом времени: без него доказать действительность подписи через десять лет будет сложно.
