УНЭП и УКЭП различаются не удобством, а объёмом юридических гарантий: УКЭП по 63-ФЗ приравнена к собственноручной подписи в силу самого закона, а УНЭП работает только там, где стороны заранее договорились о правилах её применения. Отсюда идёт разделение документов по контурам. Кадровые документы по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, а работник по части документов вправе обойтись ПЭП. Счета-фактуры, первичка для контрагентов и отчётность уходят наружу, и там принимается только УКЭП. Главное различие, от которого зависит маршрут: адресат документа. Документ остаётся внутри трудовых отношений — это КЭДО и статьи 22.1-22.3 ТК РФ. Документ уходит контрагенту, в ФНС или в СФР — это бухгалтерский ЭДО, 402-ФЗ и оператор электронного документооборота.
Разберём документы на стыке кадров и бухгалтерии: расчётный листок, авансовый отчёт, заявление на вычет, реестр на выплату зарплаты. Покажем таблицу допустимости подписей по видам документов и перечень из четырёх документов, которые остаются на бумаге при любой автоматизации. Отдельно разберём машиночитаемую доверенность: с 1 сентября 2024 года бухгалтер подписывает документы от имени компании сертификатом физлица вместе с МЧД, и сертификатов сотрудника с привязкой к юрлицу больше не существует. Тарифы на 2026 год, чек-лист настройки учётной системы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где проходит граница между кадровым и бухгалтерским ЭДО
Граница проходит по адресату документа, а не по тому, кто его готовит. Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ: это документы, которые оформляются между работодателем и работником и по общему правилу больше не дублируются на бумаге. Бухгалтерский ЭДО живёт по 402-ФЗ и Налоговому кодексу: первичный учётный документ по части 5 статьи 9 402-ФЗ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, а конкретный вид подписи организация определяет по ФСБУ 27/2021, если он не задан законом или договором.
Путаница возникает на документах, которые готовит кадровая служба, а использует бухгалтерия. Расчётный листок по статье 136 ТК РФ выдаёт работодатель работнику: это кадровый контур, и подпись работника на нём не требуется, требуется подтверждаемый факт выдачи. Авансовый отчёт подписывает подотчётное лицо, но документ идёт в учёт как первичка, а не как кадровый. Реестр на выплату зарплаты вообще не подписывается работником: он уходит в банк по зарплатному проекту.
Ниже разложены типовые документы бухгалтерии и кадровой службы по контурам и видам подписи с обеих сторон.
| Документ | Контур | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему | КЭДО, ст. 22.3 ТК РФ | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о полной материальной ответственности, ученический договор | КЭДО, ст. 22.3 ТК РФ | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий трудового договора | КЭДО, ст. 22.3 ТК РФ | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на отпуск, служебная записка, заявление на стандартный вычет | КЭДО | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП |
| Расчётный листок, ст. 136 ТК РФ | КЭДО, порядок выдачи в ЛНА | УКЭП или УНЭП | Подпись не требуется, фиксируется факт получения |
| Авансовый отчёт и первичка по подотчёту | Бухгалтерский учёт, 402-ФЗ | Вид подписи по ФСБУ 27/2021 и учётной политике | Вид подписи по ФСБУ 27/2021 и учётной политике |
| Счёт-фактура, УПД, акты и накладные контрагентам | Бухгалтерский ЭДО через оператора | УКЭП, при подписании сотрудником — плюс МЧД | Не участвует |
| ЕФС-1 в Социальный фонд России | Отчётность | УКЭП, при подписании сотрудником — плюс МЧД | Не участвует |
Из таблицы видно, что бухгалтерия задействована в КЭДО частично: туда попадают расчётный листок, заявления на вычеты и подотчётные заявления, а вся первичка с контрагентами и отчётность остаются в ЭДО через оператора с обязательной УКЭП. Проверить, какие документы у вас уже переведены, можно по приказу о введении КЭДО: перечень документов и категорий работников — обязательный реквизит этого локального акта.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровый электронный документооборот — это частный случай электронного документооборота, который существует в России уже около двадцати лет. Ошибка начинается там, где компания пытается вести оба контура по одному регламенту. Разведите их на уровне локального акта: в положении о КЭДО перечислите документы трудовых отношений, а виды подписи для документов бухгалтерского учёта закрепите в учётной политике.»
Факт: в типовой схеме кадрового документооборота со стороны кадрового работника используется усиленная квалифицированная подпись, а со стороны сотрудника — усиленная неквалифицированная, которая выпускается прямо в сервисе и пароль к которой сотрудник задаёт сам.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи отличаются по существу
Все три вида подписи по 63-ФЗ объединяет одно свойство: каждая должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, которые и определяют, куда подпись годится.
ПЭП фиксирует только факт подписания. Никаких вычислений с текстом документа при этом не происходит, поэтому проверить, менялся ли документ после подписания, невозможно. УНЭП и УКЭП создаются криптографическим преобразованием: сначала считается хеш документа, затем хеш подписывается ключом. Если при проверке два хеша совпали, документ после подписания не менялся. Разница между УНЭП и УКЭП в том, кто выпускает сертификат и на каком программном обеспечении считается подпись: для УКЭП нужен аккредитованный удостоверяющий центр и средства электронной подписи, прошедшие оценку соответствия требованиям ФСБ.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Факт подписания и неизменность документа | То же плюс личность владельца по квалифицированному сертификату |
| Как создаётся | Коды, пароли, логины, без криптографии | Криптографическое преобразование, сертификат любого УЦ, в том числе корпоративного | Криптография на сертифицированных средствах, только аккредитованный УЦ |
| Юридическая сила | Только при соглашении сторон или прямом указании закона | Только при соглашении сторон или прямом указании закона | Равнозначна собственноручной подписи, соглашение не требуется |
| Что нужно оформить до применения | Правила определения подписанта, порядок применения, обязанность хранить ключ в тайне | Регламент и соглашение между участниками, свой или внешний УЦ | Договор с аккредитованным УЦ, лицензия криптопровайдера, носитель |
| Кадровые документы | Работник, документы вне перечня ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ | Работник и работодатель, кроме документов, где закон требует УКЭП от работодателя | Любые кадровые документы с обеих сторон |
| Документы для контрагентов и ФНС | Не применяется | Только по соглашению с контрагентом, для счетов-фактур не годится | Счета-фактуры, УПД, отчётность |
Практический вывод для бухгалтерии простой: чем дальше документ уходит от внутреннего контура, тем меньше вариантов подписи остаётся. Внутри компании выбор шире, но каждый вариант нужно закрыть регламентом, иначе подпись не выдержит спора.
Какая подпись нужна для конкретного документа
Перечень документов, где работодатель обязан использовать именно УКЭП, закрыт частью 1 статьи 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Всё остальное работодатель подписывает УКЭП или УНЭП по своему выбору. Работник в этом же перечне подписывает УКЭП или УНЭП, а по остальным документам может использовать ПЭП, если порядок её применения закреплён и позволяет его идентифицировать.
Отдельный источник ошибок — попытка сэкономить и подписать ПЭП то, для чего она не годится. Смс-код не решает всё: закон прямо указывает, какие типы документов чем подписываются, и обойти это внутренним регламентом нельзя.
Вопрос стоимости подписей при этом закрывается на входе: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, отдельно покупать их не требуется. УКЭП для руководителя и уполномоченных сотрудников выпускается в удостоверяющем центре и оплачивается по его регламенту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «У одного сотрудника не должно быть набора из нескольких подписей на все случаи: люди начинают ошибаться и подписывают не тем видом. По закону человек вправе иметь сколько угодно электронных подписей, но на уровне маршрута согласования мы прописываем, каким видом подписи закрывается конкретный документ, и запрещаем сотруднику менять его вручную. Проверьте эту настройку в своей системе до первой массовой рассылки документов.»
Проверьте электронную подпись на полученном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна не только при спорах. Когда документ приходит из смежного контура — от контрагента, из кадровой службы другого юрлица, от аутсорсинговой бухгалтерии — по файлу подписи видно, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат на момент подписания. Штамп на распечатанном PDF такой информации не даёт: визуализация подписи сама по себе юридической значимости не несёт, значим электронный оригинал вместе с файлом подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что нельзя перевести в КЭДО и когда электронный контур не нужен
Четыре группы документов остаются на бумаге при любой автоматизации: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут вестись электронно без дублирования на бумажном носителе.
Есть и ситуации, когда переводить процесс в электронный вид преждевременно. Если в подразделении работают сотрудники без смартфона и электронной почты, для них документооборот продолжают вести на бумаге: отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие до этого трудового стажа, переводятся в электронный контур без отдельного согласия, но уведомить их всё равно нужно. Со всех остальных согласие собирается, и по действующей практике — на бумажном носителе: работник ещё не выразил согласия на электронное взаимодействие, поэтому оформить само согласие электронно логически нечем.
Для дистанционных работников действует отдельный порядок. Обмен электронными документами с ними был разрешён отдельной главой ТК РФ ещё до появления статей 22.1-22.3, и порядок для них может быть закреплён в трудовом договоре или в отдельном локальном акте об удалённой работе. Он не обязан совпадать с общим порядком ведения КЭДО.
В практике Добыто именно сбор согласий, а не настройка системы, растягивает проект: техническое подключение занимает минуты, а согласия по компании собираются неделями и зависят от численности и от того, как работникам объяснили смысл перехода.
Внимание: сертификаты сотрудника с указанием юридического лица после 1 сентября 2024 года не применяются. Подписание такими сертификатами, даже если срок их действия формально не истёк, с юридической точки зрения ничтожно.
Шаблоны локальных актов и согласий для разделения контуров
Комплект закрывает организационную часть перехода: начните с положения о ведении КЭДО, в нём фиксируется перечень документов и категорий работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
МЧД: почему она нужна бухгалтерии и редко нужна кадрам
Схема подписания рядовым сотрудником изменилась после поправок в 63-ФЗ. Раньше существовало два вида сертификатов: сертификат юрлица с владельцем-руководителем и сертификат юрлица с владельцем-сотрудником. Второй вид упразднён. Теперь сотрудник использует сертификат физического лица, в котором нет сведений о принадлежности к организации, и прикладывает к нему машиночитаемую доверенность — электронный документ в формате XML, подписанный УКЭП руководителя.
Для бухгалтера на аутсорсе разница ощутима. Раньше он оформлял по сертификату на каждую обслуживаемую организацию. Теперь у него один сертификат физического лица и столько машиночитаемых доверенностей, сколько организаций он ведёт. Проверить действительность и полномочия по доверенности можно по её 36-символьному идентификатору: понадобятся сам номер, ИНН доверителя и СНИЛС доверенного лица. Создать и загрузить доверенность в распределённый реестр можно через сервис ФНС для создания машиночитаемой доверенности, где заполняются сведения о доверителе, представителе и полномочиях.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Полномочия в машиночитаемой доверенности пока чаще всего указываются текстом: единый классификатор полномочий в полном объёме не применяется, и автоматически сверить текстовую формулировку ни одна система не возьмётся. Проверять полномочия контрагента — обязанность получателя документа, и операторы ЭДО подписание с сомнительной доверенностью, как правило, не блокируют. Заведите внутренний реестр выданных и полученных доверенностей со сроками действия и сверяйте его перед закрытием периода.»
Как оформить машиночитаемую доверенность бухгалтеру: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что у руководителя есть действующая УКЭП, выданная удостоверяющим центром ФНС: первичная выдача происходит лично, сертификат записывается на носитель без права копирования и выдаётся один на организацию.
- Шаг 2. Получите на бухгалтера сертификат физического лица. Привязки к юрлицу в нём нет, полномочия подтверждает доверенность.
- Шаг 3. Сформируйте XML-файл доверенности: реквизиты доверителя, данные представителя, срок действия и перечень полномочий. Полномочия допустимо указывать в текстовом формате, пока классификатор полномочий не применяется в полном объёме.
- Шаг 4. Подпишите доверенность УКЭП руководителя отсоединённой подписью: на выходе должны получиться два файла — XML и файл подписи.
- Шаг 5. Загрузите оба файла в распределённый реестр ФНС и зафиксируйте полученный идентификатор доверенности во внутреннем реестре вместе со сроком действия.
- Шаг 6. Подключите доверенность в системе, через которую идёт обмен с контрагентами, и проверьте подписание на одном документе до массового запуска.
Полезно знать: реквизиты сертификата в машиночитаемой доверенности не указываются. Доверенность может действовать несколько лет, и за это время представитель сменит несколько сертификатов — перевыпускать из-за этого МЧД не нужно.
Внутри кадрового контура эта конструкция нужна реже. Если кадровые документы работодателя подписывает руководитель своей УКЭП из УЦ ФНС, доверенность не требуется. Если же приказы и уведомления подписывает специалист по кадрам собственным сертификатом физлица, полномочия подтверждаются так же, как в бухгалтерии, — машиночитаемой доверенностью. В 1С:ЗУП под это выделен отдельный справочник машиночитаемых доверенностей в разделе «Настройка».
Лайфхак: загрузите доверенность в распределённый реестр ФНС один раз, и её можно использовать в системах разных операторов ЭДО: узлы реестра обмениваются статусами синхронно, повторная загрузка в каждую систему не нужна.
Стоимость ошибки при выборе подписи и контура
Неверная подпись стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем УНЭП вместо УКЭП, оформлен с нарушением требований статьи 22.3 ТК РФ: по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. Нарушения по остальным кадровым документам квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение либо штраф на юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей.
В бухгалтерском контуре цена другая. Отсутствие первичных документов или систематическое неотражение операций — грубое нарушение правил учёта по статье 120 НК РФ: 10 000 рублей за одно нарушение в пределах налогового периода, 30 000 рублей, если нарушение затронуло больше одного периода, и 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению базы. Счёт-фактура, подписанный не УКЭП, не даёт покупателю права на вычет НДС, и восстанавливать документ придётся вместе с контрагентом.
Есть и операционная цена. Если контрагент подписал документ доверенностью с истёкшим сроком или с некорректными полномочиями, оператор ЭДО такой документ, как правило, не блокирует: проверка полномочий контрагента остаётся обязанностью получателя. Расхождение всплывает уже на камеральной проверке, когда исправлять поздно.
Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов, и в них электронный кадровый документ прямо приравнен к бумажному. Если документы оформлены надлежащим образом и подписаны допустимым видом подписи, требование инспектора представить бумажный оригинал неправомерно. Для проверки документ передаётся электронным оригиналом вместе с файлом подписи, а не распечаткой со штампом.
Как развести контуры в учётной системе
Технически разделение сводится к трём вещам: перечень документов в локальном акте, маршруты подписания с жёстко заданным видом подписи и интеграция с той учётной системой, где уже ведётся кадровый и бухгалтерский учёт. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически: кадровик создаёт документ в привычном интерфейсе, документ уходит сотруднику на подписание и возвращается обратно со статусом.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — обычно это подразделение, которое ежедневно работает за компьютером. На пилоте видно, где маршрут собран неверно и где сотрудники пытаются подписать документ не тем видом подписи.
Что проверить до разделения контуров
- Перечень документов, которые переводятся в КЭДО, и перечень, который остаётся в бухгалтерском ЭДО: они не должны пересекаться.
- Штатное расписание и контактные данные работников: для публикации личного кабинета нужен как минимум номер телефона или адрес электронной почты по каждому сотруднику.
- Вид подписи по каждому маршруту и запрет на его ручную замену сотрудником.
- Действующие сертификаты: у руководителя — УКЭП из УЦ ФНС, у сотрудников, подписывающих от имени компании, — сертификат физлица плюс актуальная МЧД.
- Количество юридических лиц и учётных баз: документы должны уходить из базы своего юрлица и возвращаться в неё же.
- Порядок хранения и выгрузки: кадровые документы хранятся 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, первичка — 5 лет по статье 29 402-ФЗ.
Важный нюанс из практики: в группе компаний внедрение идёт не «на организацию», а на каждое юрлицо отдельно. На проекте с восемью юридическими лицами каждому потребовался свой контур обмена с учётной базой, иначе документы возвращались не в ту базу и кадровик разбирал их вручную.
Сценарии различаются по тому, что критично, а что можно отложить.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Одно юрлицо, все сотрудники в офисе | Понятный интерфейс для сотрудника, скорость подключения | Сложные маршруты согласования |
| Группа компаний, несколько учётных баз | Отдельный контур на каждое юрлицо, маршрутизация по подразделениям | Мобильное приложение под брендом компании |
| Бухгалтерия на аутсорсе | Машиночитаемые доверенности на каждое обслуживаемое юрлицо и контроль их сроков | Выпуск УНЭП для линейного персонала |
| Дистанционные работники и работники за рубежом | Порядок обмена в трудовом договоре или отдельном ЛНА, способ верификации при выпуске подписи | Планшет для подписания в офисе |
Сценарий определяет не столько выбор системы, сколько порядок подготовки: там, где критична маршрутизация, локальные акты пишутся под структуру компании, а не по типовому шаблону.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Первое, что снимает нагрузку с бухгалтерии, — расчётные листки и справки. После публикации расчётных листков в личном кабинете и перевода заказа справок в сервис временные затраты на эти операции снижаются минимум в три раза, а очередь в бухгалтерию за справкой 2-НДФЛ исчезает. Начните разделение контуров именно с этих двух процессов: они не требуют УКЭП со стороны работника.»
Стоимость подключения КЭДО и что входит в тариф
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и поддержка УКЭП доступны не на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора функций и потребности в УКЭП: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками и не включает УКЭП и интеграцию с 1С, поэтому для бухгалтерии, которой нужен обмен с учётной базой, подходит «Бизнес». Актуальный состав функций и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов Добыто КЭДО; данные действительны на дату публикации.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Разделение контуров держится на одном критерии: кому адресован документ. Внутренние документы трудовых отношений идут в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, где для закрытого перечня документов работодателю нужна именно УКЭП, а работнику по остальным хватает ПЭП. Документы для контрагентов, ФНС и СФР идут через оператора ЭДО и требуют УКЭП, а с сентября 2024 года при подписании сотрудником — ещё и машиночитаемой доверенности. Четыре группы кадровых документов остаются на бумаге независимо от того, насколько глубоко автоматизирована компания.
Мы в Добыто настраиваем маршруты так, чтобы вид подписи задавался типом документа, а не выбором сотрудника, и разводим кадровый контур с бухгалтерским ещё на этапе описания перечня документов в локальном акте. Это снимает большую часть ошибок, которые потом всплывают на проверке.
Частые вопросы
Что означает ЕИО и может ли он подписывать документы ПЭП?
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или иное лицо, действующее от имени юрлица без доверенности. От имени организации он подписывает документы УКЭП, которую выдаёт удостоверяющий центр ФНС: первичная выдача только лично, сертификат один на организацию и записывается на носитель без права копирования. ПЭП для подписания от имени юрлица не годится: она не позволяет проверить, менялся ли документ после подписания. В кадровом контуре ПЭП использует только работник и только по документам вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ.
В каких единицах считается УКЭП и что входит в подписку?
УКЭП не измеряется количеством подписаний. Тарифицируется сертификат, выданный конкретному физическому лицу на срок, который задаёт регламент удостоверяющего центра, плюс лицензия криптопровайдера и защищённый носитель. Число документов, подписанных в течение срока действия сертификата, не ограничено. Срок действия ключа и сертификата смотрите в регламенте конкретного УЦ до заключения договора: он различается у разных центров и зависит от того, на каком средстве электронной подписи создан ключ.
Может ли бухгалтер подписывать кадровые документы той же УКЭП, что и отчётность?
Технически да: сертификат физического лица один, и по закону человек вправе иметь сколько угодно электронных подписей. Разница в полномочиях. Для отчётности и обмена с контрагентами полномочия подтверждает МЧД с соответствующим перечнем. Для подписания кадровых документов от имени работодателя нужны либо приказ о делегировании права подписи, либо доверенность с этими полномочиями. Проверьте, что перечень полномочий в доверенности покрывает оба сценария, иначе документы одной из групп окажутся подписанными неуполномоченным лицом.
Обязательно ли интегрировать систему КЭДО с порталом «Госуслуги»?
Обязательного требования интегрировать систему работодателя с порталом нет. Оно возникает в одном случае: документы подписаны простой электронной подписью и работник подал заявление о размещении своих документов на портале. Если такого заявления нет, перенаправлять кадровые документы в личный кабинет работника на портале работодатель не обязан. Отсутствие интеграции не блокирует переход на КЭДО.
Что делать с электронными документами работника после увольнения?
Удалить электронный документ нельзя, его можно только аннулировать: стороны подписывают соглашение об аннулировании. Документы, которые по закону остаются у работника, — трудовой договор и дополнительные соглашения к нему — сохраняются в его личном кабинете, доступ к которому привязан к номеру телефона и адресу электронной почты. Документы, относящиеся к компании, остаются в её профиле, а доступ уволенного к ним закрывается. Внесите проверку выгрузки документов в чек-лист увольнения: после закрытия доступа восстанавливать её дольше.
Можно ли одной УНЭП подписывать и кадровые, и бухгалтерские документы?
Внутри компании — да, если вид подписи для документов бухгалтерского учёта определён по ФСБУ 27/2021 и закреплён в учётной политике, а порядок применения УНЭП описан в регламенте. За пределами компании УНЭП работает только по соглашению с контрагентом. Счета-фактуры, УПД и отчётность в ФНС и СФР одной УНЭП не закрыть: там принимается только УКЭП. Со стороны работодателя УНЭП также не подходит для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора.
