В последний рабочий день работник подписывает три группы документов: приказ о прекращении трудового договора (ознакомление под роспись, только на бумаге), подтверждение того, что он получил трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, и по ситуации — заявления и согласия, которые закрывают расчёты. Заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает раньше, но именно к ним закон предъявляет самые жёсткие требования по виду подписи: по статье 22.3 ТК РФ подойдёт УКЭП или УНЭП, простая электронная подпись не подходит. Главное различие проходит по форме документа: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка выведены из КЭДО частью 3 статьи 22.2 ТК РФ и подписываются ручкой, а СТД-Р в электронном виде заверяется только УКЭП работодателя.
Разберём каждый документ последнего дня: кто его подписывает, в какой форме и какой подписью, со ссылкой на норму. Покажем, где кадровые службы путают УНЭП и УКЭП и во что эта путаница обходится при проверке ГИТ и в суде. Отдельно — что делать, если сертификат работника истёк утром последнего дня или система подписания недоступна. Сравнение видов подписи по стоимости и применимости, чек-лист закрытия последнего дня, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Полный список документов последнего рабочего дня
Состав документов задаёт статья 84.1 ТК РФ: в день прекращения трудового договора работодатель издаёт приказ, выдаёт трудовую книжку или СТД-Р, производит расчёт по статье 140 ТК РФ и по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой. Часть из них работник только получает, часть подписывает лично, и вид подписи для каждой строки разный.
| Документ | Что делает работник | Форма и подпись | Норма |
|---|---|---|---|
| Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) | Знакомится под роспись | Только бумага, собственноручная подпись | ч. 2 ст. 84.1, ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ |
| Бумажная трудовая книжка | Расписывается в книге учёта движения трудовых книжек | Только бумага, собственноручная подпись | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 320н |
| СТД-Р для тех, кто отказался от бумажной книжки | Получает, расписывается за бумажный экземпляр | Бумага или электронный документ с УКЭП работодателя | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 713н |
| Заявление об увольнении и отзыв заявления | Подписывает сам | Бумага или КЭДО, УКЭП либо УНЭП работника | ст. 22.3 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении трудового договора | Подписывает обоюдно с работодателем | Бумага или КЭДО, УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП работника | ст. 78, ст. 22.3 ТК РФ |
| Согласие на удержание за неотработанные дни отпуска | Подписывает добровольно | Бумага или КЭДО, допустима ПЭП | ст. 137 ТК РФ, ст. 22.3 ТК РФ |
| Расписка о получении трудовой книжки | Подписывает при выдаче на руки | Бумага, собственноручная подпись | ч. 4 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ |
| Обходной лист | Подписывает только по внутреннему регламенту | ТК РФ такой документ не предусматривает | — |
Из таблицы видно расхождение, которое чаще всего и ломает процесс: два обязательных документа последнего дня в принципе не переводятся в электронный вид, а два ключевых заявления работника нельзя подписать простой электронной подписью. Записку-расчёт по форме Т-61 работник не подписывает вовсе: это внутренний документ бухгалтерии и кадровой службы. Расчётный листок по статье 136 ТК РФ выдаётся, но подпись работника на нём закон тоже не требует.
Вместе с трудовой книжкой или СТД-Р в последний день выдают выписку из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1, выписку из раздела 3 расчёта по страховым взносам и сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию, если они за работника уплачивались. Эти документы работник не подписывает, но их отсутствие в комплекте инспектор ГИТ фиксирует так же, как невыданную трудовую книжку.
Приказ об увольнении: почему его нельзя перевести в КЭДО
Часть 3 статьи 22.2 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре документа: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Даже компания, которая полностью перешла на КЭДО и подписывает трудовые договоры через Госключ, приказ об увольнении печатает и даёт работнику ручку.
Если работник отказывается знакомиться с приказом под роспись или его невозможно довести до сведения работника, на приказе делается соответствующая запись. Дополнительно оформляют акт за подписями двух-трёх сотрудников: он пригодится, когда работник заявит, что об основании увольнения узнал только из трудовой книжки. Унифицированная форма Т-8 обязательной не является, свою форму приказа использовать можно, но реквизиты основания и документа-основания в ней сохраняют.
Соберите приказ по форме Т-8 под свою ситуацию
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень исключений из части 3 статьи 22.2 ТК РФ закрытый, и приказ об увольнении в нём есть. Электронная копия приказа в системе полезна для архива и для бухгалтерии, но роль подписанного документа она не выполняет: при споре суд смотрит бумажный экземпляр с собственноручной подписью работника или запись об отказе. Проверьте, что в вашем локальном нормативном акте о КЭДО эти четыре документа прямо названы бумажными, иначе инспектор увидит противоречие между ЛНА и фактической практикой.»
В практике Добыто мы закладываем в маршрут увольнения отдельный бумажный шаг: система ведёт заявление, соглашение и уведомления в электронном виде, а по приказу и трудовой книжке ставит кадровику задачу с напоминанием на дату прекращения договора.
Заявление об увольнении и отзыв: какая подпись нужна работнику
Статья 22.3 ТК РФ называет три подписи, которыми работник вправе подписать заявление об увольнении и отзыв заявления через информационную систему работодателя: усиленная квалифицированная электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Простой электронной подписи в этом перечне нет. В той же норме рядом с заявлением об увольнении стоят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, а также ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и с приказом о дисциплинарном взыскании.
Внимание: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП. Под УНЭП в инфраструктуре электронного правительства понимают подпись, которая создаётся только через технологию Госключ.
Чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются друг от друга
Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом: код из SMS, логин и пароль, нажатие кнопки в личном кабинете. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическими средствами, показывает изменение документа после подписания, но её сертификат может быть выдан неаккредитованным центром, поэтому порядок проверки стороны описывают соглашением. Усиленная квалифицированная выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, для организаций — УЦ ФНС, УЦ Банка России или УЦ Федерального казначейства, и приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Запрос про «тип подписки» и «единицу измерения» УКЭП возникает из-за модели тарификации. Подписка на подписания не продаётся: считается сертификат-год на одного человека. Коммерческая УНЭП в информационной системе обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника, УКЭП — от 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника, а УНЭП и УКЭП в Госключе для работника бесплатны, компания несёт только разовые затраты на интеграцию. По применимости в кадровом документообороте картина обратная удобству: ПЭП закрывает около 10 % кадровых документов, ПЭП ЕСИА — около 30 %, УНЭП в информационной системе работодателя и УНЭП Госключа — около 80 %, УКЭП — все 100 %.
| Вид подписи | Годится для заявления об увольнении | Где выпускается | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Нет | Информационная система работодателя | Стоимость каждого SMS-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | Нет | Учётная запись Госуслуг | Бесплатно |
| УНЭП в системе работодателя | Да, при соглашении сторон о порядке проверки | Удостоверяющий центр без аккредитации | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключа | Да, соглашение не требуется | Инфраструктура электронного правительства | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП | Да, без ограничений | Аккредитованный УЦ, УЦ ФНС, Банка России, Казначейства | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Практический вывод для кадровой службы: если компания не готова платить за УКЭП каждому сотруднику, единственный бесплатный способ закрыть заявление об увольнении по закону — УНЭП, выданная в Госключе. Подробности о том, как работник активирует подпись и какие способы идентификации доступны, собраны на странице Госключа на портале Госуслуг.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как подписание выглядит на стороне работника
Работодатель формирует документ в своей системе и направляет его на подпись, работник открывает Госключ или встроенную функциональность в приложении Госуслуг, подтверждает личность биометрией устройства и подписывает. В одном пакете можно отправить до 50 файлов, включая PDF и XML. Госключ не меняет сам файл, а возвращает откреплённую подпись с расширением .sig на каждый документ в формате CAdES-T с меткой доверенного времени: проверить такую подпись можно и после того, как сертификат истёк.
Факт: сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в приложение Госключ.
Документ, направленный в Госключ, должен быть подписан не позднее 24 часов. Информационная система работодателя получает статус об истечении срока, дальше вопрос внутреннего регламента: направить документ повторно автоматически или поручить специалисту по кадрам связаться с работником. Для последнего рабочего дня это критично: если задача сгорит вечером, подтверждения подписи у вас не будет.
Трудовая книжка, СТД-Р и выписки: что выдают и где расписываются
Работнику с бумажной трудовой книжкой её выдают на руки в день прекращения договора, и он расписывается в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Порядок ведения и хранения книжек установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Работнику, который перешёл на электронные сведения, вместо книжки выдают СТД-Р по форме из приказа Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.
СТД-Р можно выдать двумя способами: на бумаге, заверенной надлежащим образом, или электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Никакой другой вид подписи здесь не работает: УНЭП в системе работодателя, которой вы подписываете приказы о переводе, для СТД-Р не подойдёт. Компания без УКЭП обязана печатать эту справку.
Полезно знать: иностранный работник может получить УНЭП в Госключе, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и указан СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам России.
Если работник не явился за трудовой книжкой или отказался её получить, направьте ему уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи по части 6 статьи 84.1 ТК РФ. Заверенные копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ выдают по письменному заявлению работника, и это заявление он тоже подписывает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая ошибка в электронном увольнении выглядит безобидно: кадровик формирует СТД-Р в системе и подписывает её той же неквалифицированной подписью, которой подписывает приказы о премии. Формально документ выдан, фактически он не соответствует требованию о квалифицированной подписи, и работник получит отказ в банке или в центре занятости. Проверьте на своём последнем выданном СТД-Р, каким сертификатом он подписан: если это УНЭП, справку нужно переоформить на бумаге.»
Мы держим шаблон СТД-Р в библиотеке шаблонов Добыто: поля подтягиваются из карточки сотрудника, а маршрут заранее указывает, каким сертификатом документ подписывает уполномоченное лицо.
Образцы документов для оформления последнего рабочего дня
Комплект закрывает и бумажную, и электронную часть процедуры, начать удобнее с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Порядок действий кадровой службы в последний день
Последний рабочий день собирает в одну точку три параллельных процесса: кадровое оформление, выплату и отключение доступов. Разведите их по времени, иначе бухгалтерия узнает о начислении за час до конца дня.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: отправляйте документы на подпись пакетом — в один пакет помещается до 50 файлов, и работник закрывает всё увольнение за один вход в приложение.
Что проверить за день до увольнения
- Заявление или соглашение подписаны допустимым видом подписи, а не ПЭП, и подпись прошла проверку в системе.
- Сертификат работника действует хотя бы до конца последнего рабочего дня.
- Известно, какая у работника трудовая книжка: бумажная или электронные сведения, от этого зависит, готовить книжку или СТД-Р.
- Рассчитаны компенсация за неиспользованный отпуск и удержание за неотработанные дни отпуска, при удержании подготовлено согласие работника.
- Собраны выписки из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 и раздела 3 расчёта по страховым взносам.
- Известно, придёт ли работник лично: для дистанционного сотрудника заранее готовят уведомление и конверт.
Как закрыть последний рабочий день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о прекращении трудового договора на бумаге и подпишите его у уполномоченного лица.
- Шаг 2. Ознакомьте работника с приказом под роспись, при отказе сделайте запись на приказе и составьте акт.
- Шаг 3. Внесите запись в трудовую книжку либо сформируйте СТД-Р и подпишите её УКЭП, если выдаёте электронный документ.
- Шаг 4. Выдайте книжку под роспись в книге учёта движения трудовых книжек или передайте СТД-Р, зафиксировав факт передачи.
- Шаг 5. Передайте выписки из ЕФС-1 и расчёта по страховым взносам, а также копии документов, если работник подал заявление по статье 62 ТК РФ.
- Шаг 6. Проконтролируйте выплату всех сумм в день увольнения по статье 140 ТК РФ, спорную часть выплатите в неоспариваемом размере.
- Шаг 7. Закройте электронный кабинет работника, выгрузите его документы вместе с файлами подписей в архив и отзовите корпоративный сертификат, если он выпускался.
Когда электронное подписание в последний день не подходит
Схема с Госключом рассчитана на смартфон и интернет. В регионах до 10-15 % работников пользуются кнопочными телефонами, и для них электронный маршрут не работает: версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры на конец 2026 года, но на дату публикации подписать документ можно только с мобильного устройства.
Второй случай — истёкший сертификат. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, но если работник уволен дистанционно, живёт в другом часовом поясе и не отвечает, планировать увольнение на этот механизм нельзя. Третий случай — недоступность инфраструктуры. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумажном носителе, и временная недоступность сервиса подписания в этот перечень вписывается. Формулировку нужно заранее внести в положение о КЭДО, задним числом она не поможет.
Отдельно стоит случай, когда работник вообще не давал согласия на КЭДО. Взаимодействие в электронном виде строится на его согласии, и увольняющийся сотрудник, который его не подписывал, получает весь комплект на бумаге. Требовать от него установки приложения в последний день бессмысленно и незаконно.
Сколько стоит ошибка в последнем рабочем дне
Задержка расчёта по статье 236 ТК РФ обходится в компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки, включая день фактического расчёта. Задержка выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по статье 234 ТК РФ означает возмещение неполученного заработка за весь период задержки, и здесь суммы измеряются месячными окладами, а не процентами.
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Отдельная цена у неверного вида подписи: заявление об увольнении, подписанное простой электронной подписью, работник в суде оспаривает как неподанное, а восстановление на работе тянет за собой оплату вынужденного прогула.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда спор доходит до суда, работодателю приходится доказывать не факт нажатия кнопки, а принадлежность подписи конкретному человеку и неизменность документа после подписания. С УКЭП и с УНЭП Госключа это делается протоколом проверки подписи. С корпоративной УНЭП придётся дополнительно показывать соглашение сторон о порядке проверки и регламент системы, поэтому храните и то, и другое вместе с файлом подписи, а не в разных местах.»
Ещё одна статья расходов, о которой вспоминают поздно: хранение. Обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Уволенный сотрудник теряет доступ к приложению и системе, а документы с его подписями остаются вашей зоной ответственности на весь срок хранения. В Добыто исполненные документы уходят во вкладку архива вместе с файлами подписей, доступ к ним сохраняется у сотрудников с соответствующими правами.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и того, нужна ли компании УКЭП для сотрудников, а не только для подписывающего лица.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата на год |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Цена меняется от численности и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Расчёт по своей численности стоит делать вместе с оценкой того, сколько увольнений в месяц проходит через кадровую службу: экономия времени на одном увольнении складывается из отказа от печати, курьера и повторных визитов работника.
Выводы
Последний рабочий день делится на бумажную и электронную части, и граница между ними задана законом, а не удобством компании. Приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге с собственноручной подписью, СТД-Р в электронном виде требует УКЭП работодателя, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает УКЭП или УНЭП, а простая подпись годится только для второстепенных согласий. Ошибка в виде подписи стоит дороже самой подписи: она разворачивает спор о том, было ли увольнение оформлено вообще.
Мы в Добыто собираем увольнение в один маршрут: электронные документы идут по системе с нужным видом подписи, бумажные шаги встают задачами кадровику на дату прекращения договора, а исполненный комплект вместе с файлами подписей остаётся в архиве компании.
Частые вопросы
Можно ли подписать заявление об увольнении простой электронной подписью, если это разрешено в положении о КЭДО
Нет. Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет допустимые подписи работника для заявления об увольнении и отзыва заявления: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон и УНЭП, выданная в инфраструктуре электронного правительства. Локальный нормативный акт не может расширить этот перечень, и пункт положения о КЭДО, разрешающий ПЭП, при проверке работает против работодателя.
Что делать, если сертификат работника истёк утром последнего рабочего дня
Выпуск нового сертификата УНЭП в Госключе занимает несколько минут, поэтому в большинстве случаев вопрос решается за время разговора с работником. Если связаться с ним не удаётся, переводите оставшиеся документы на бумагу по правилу об исключительных случаях из абзаца 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ, которое должно быть заранее прописано в положении о КЭДО.
Кто в компании подписывает кадровые документы от имени работодателя
УКЭП организации выпускается на руководителя как единоличный исполнительный орган в УЦ ФНС. Чтобы документы подписывал специалист по кадрам, право подписи закрепляют приказом, а для массового подписания в информационной системе компании используют обезличенный квалифицированный сертификат. Получить такой сертификат сейчас можно только при личном посещении налогового органа.
Обязан ли работник подписывать обходной лист, чтобы получить документы
Обходной лист не предусмотрен ТК РФ. Он допустим как внутренний инструмент, но задерживать из-за него выдачу трудовой книжки, СТД-Р или окончательный расчёт нельзя: сроки по статьям 84.1 и 140 ТК РФ не зависят от внутренних согласований, а их нарушение оценивается по статьям 234 и 236 ТК РФ.
Может ли иностранный работник подписать документы об увольнении электронно
Да, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС: в этом случае доступна УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, которой заявление об увольнении подписывать можно. УКЭП в этой же инфраструктуре выдаётся только гражданам России, поэтому для документов, требующих квалифицированной подписи, остаётся коммерческий удостоверяющий центр или бумага.
Где хранятся электронные документы уволенного и кто отвечает за их сохранность
Обязанность обеспечивать архивное хранение лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Подписанные документы и файлы откреплённых подписей нужно выгружать в архив информационной системы, а не рассчитывать на приложение работника: доступ к своему кабинету уволенный теряет, а предъявлять документ в споре придётся компании.
Нужно ли аннулировать сертификат подписи, выпущенный работнику компанией
Корпоративный сертификат, выпущенный за счёт работодателя для работы в его информационной системе, после увольнения отзывают по заявлению в удостоверяющий центр. Сертификат УНЭП или УКЭП, полученный работником в Госключе, принадлежит ему как физическому лицу и действует 12 месяцев с даты выпуска независимо от места работы.
