УКЭП или УНЭП для массового перевода сотрудников на КЭДО: дешевле почти всегда УНЭП. Неквалифицированная подпись работника в Госключе выдаётся бесплатно, сертификат УНЭП от стороннего удостоверяющего центра стоит около 500 рублей в год на человека, а квалифицированный сертификат обходится от 2 до 5 тысяч рублей в год на каждого сотрудника. Плата за сам сертификат — только одна строка сметы: рядом стоят лицензия сервиса КЭДО, разовая интеграция и трудозатраты на идентификацию людей. Главное различие для расчёта: подпись работодателя и подпись работника считаются по-разному. Работодатель подписывает трудовые договоры только УКЭП, и это один-два сертификата на всю компанию. Работнику по статье 22.3 ТК РФ достаточно УНЭП, и эту статью расходов реально свести к нулю.
Разберём, из чего складывается цена подписи на одного человека, какие кадровые документы закон запрещает подписывать простой подписью и где спрятаны расходы, которых нет в прайсе: ежегодный перевыпуск обезличенного сертификата, носители ключа, работы по интеграции. Покажем, как посчитать бюджет под свою численность и почему при 500 сотрудниках квалифицированные сертификаты каждому обходятся в 3-8 раз дороже самой системы КЭДО. Расчёты на 100, 500 и 3000 человек, тарифы 2026 года, шаблоны кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего складывается стоимость подписей при переходе на КЭДО
Бюджет на электронные подписи при массовом переходе состоит из пяти частей, и только одна из них попадает в коммерческое предложение вендора. Первая — плата за сертификат подписи работника, годовая и в пересчёте на человека. Вторая — лицензия сервиса КЭДО, обычно за рабочее место в месяц. Третья — разовые работы по интеграции с учётной системой и с инфраструктурой электронного правительства. Четвёртая — подпись работодателя: квалифицированные сертификаты для кадровика, руководителя и бухгалтера по зарплате. Пятая, самая недооценённая, — трудозатраты на идентификацию сотрудников и на сопровождение тех, у кого подпись не выпустилась с первого раза.
Разброс по плате за подпись доходит до десятикратного. Ниже сведены виды подписей по трём параметрам, которые определяют выбор при массовом переводе: сколько стоит использование, насколько подпись защищена и насколько простой получается путь работника.
| Вид подписи | Плата за использование | Безопасность | Удобство для работника | Применимость в КЭДО |
|---|---|---|---|---|
| Простая ЭП (код из SMS) | стоимость каждого SMS-сообщения | 10 % | 100 % | 10 % |
| ПЭП ЕСИА | бесплатно | 30 % | 85 % | 30 % |
| УНЭП в информационной системе работодателя | около 500 руб. в год на сотрудника | 50 % | 75 % | 80 % |
| УНЭП в Госключе | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | 75 % | 50 % | 80 % |
| УКЭП в Госключе | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | 100 % | 30 % | 100 % |
| УКЭП от аккредитованного удостоверяющего центра | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника | 100 % | 10 % | 100 % |
Безопасность и удобство в этой шкале движутся навстречу друг другу: чем выше защита, тем длиннее путь работника до подписанного документа. Баланс, при котором нет операционных затрат на подпись, даёт УНЭП в Госключе, и по этой причине на массовых процессах она вытеснила платные сертификаты.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда бухгалтер считает бюджет перехода, он обычно берёт цену лицензии сервиса и на этом останавливается. Считать надо иначе: лицензия умножается на штат, сертификаты УКЭП умножаются на штат отдельно, а интеграция и настройка — это разовая сумма, которая размазывается на первый год. Сложите три строки до подписания договора, и разница между вариантами станет видна на первом же слайде.»
УНЭП, УКЭП и ПЭП: разница, которая влияет на счёт
Три вида подписи разведены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая подпись только подтверждает, что документ подписал конкретный человек: код из SMS, логин с паролем, код из приложения. Неквалифицированная создаётся средствами криптографии, показывает автора и фиксирует, что после подписания документ не меняли. Квалифицированная отличается от неквалифицированной сертификатом: его выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средство подписи имеет подтверждение ФСБ России. Юридически УКЭП приравнена к собственноручной подписи без дополнительных условий, а ПЭП и УНЭП работают только при соглашении сторон о признании таких документов равнозначными бумажным.
Из этого правила есть исключение, которое и делает массовый переход дешёвым. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник вправе применять УНЭП, полученную через инфраструктуру электронного правительства, то есть в Госключе. Отдельное соглашение об использовании такой подписи с работником подписывать не нужно: её применение прямо предусмотрено законом. Порядок выпуска и использования этого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Если же вы берёте УНЭП у стороннего удостоверяющего центра или выпускаете её в собственной информационной системе, соглашение обязательно, и в нём нужно прописать порядок проверки подписи.
В чём измеряется УКЭП и как её тарифицируют
Единица измерения квалифицированной подписи — сертификат на одно физическое лицо на срок его действия, обычно 12 или 15 месяцев. Подписей не бывает «на отдел» или «на 100 подписаний»: сертификат привязан к конкретному человеку и к его ключу. Отсюда правило расчёта: стоимость УКЭП растёт строго линейно вместе с численностью, скидка за объём здесь бывает, но природу расхода не меняет. Лицензия сервиса КЭДО измеряется иначе — в рабочих местах за месяц или в подключённых сотрудниках за год, и её проще прогнозировать в бюджете.
Тарифная модель КЭДО почти всегда строится на численности подключённых сотрудников. В сервисе Добыто выпуск ПЭП и УНЭП для работников входит в тариф и отдельной строкой не оплачивается, а квалифицированные сертификаты оформляются через партнёров-удостоверяющих центров, то есть остаются внешней покупкой со своим ценником.
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе выпущено более 41,2 млн сертификатов, подписано около 50,4 млн документов, из них примерно 37,3 млн — неквалифицированной подписью и 13,0 млн — квалифицированной. Использование приложения для граждан бесплатно.
Какой подписью подписывают конкретные кадровые документы
Выбор подписи по документу задан статьёй 22.3 ТК РФ, и он несимметричен: то, что разрешено работнику, часто запрещено работодателю. Именно эта асимметрия определяет, сколько квалифицированных сертификатов придётся купить.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП (Госключ либо по соглашению) |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на обучение | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, служебные записки, ознакомление с ЛНА, табели | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению |
| Документы на цифровой платформе «Работа в России» | УКЭП или УНЭП электронного правительства | УКЭП или УНЭП электронного правительства |
Колонка работодателя даёт короткий вывод для сметы: квалифицированные сертификаты нужны не всем, а тем, кто подписывает документы от лица компании, — руководителю, кадровому специалисту, иногда бухгалтеру по расчёту зарплаты и ответственному по филиалу. Колонка работника показывает, что весь массовый поток закрывается неквалифицированной подписью, и на 3000 человек это ровно ноль рублей платы за сертификаты, если работники подписывают в Госключе.
Внимание: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда остаются на бумаге. На эти документы бюджет электронных подписей не закладывается, а процедура ознакомления по ним не меняется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Расчёт бюджета подписей на 100, 500 и 3000 сотрудников
Расчёт строится из двух множителей: лицензия за сотрудника и плата за сертификат за сотрудника. Ниже сценарии по тарифу «Бизнес» сервиса Добыто, где месячная плата составляет от 50 рублей за сотрудника, то есть 600 рублей за год. Стоимость квалифицированных сертификатов взята по рыночному диапазону от 2000 до 5000 рублей в год на человека.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Лицензия сервиса в год | Работники на УНЭП | Работники на УКЭП от УЦ |
|---|---|---|---|
| 100 сотрудников | 60 000 руб. | 0 руб. в Госключе | от 200 000 до 500 000 руб. |
| 500 сотрудников | 300 000 руб. | 0 руб. в Госключе | от 1 000 000 до 2 500 000 руб. |
| 3000 сотрудников | 1 800 000 руб. | 0 руб. в Госключе | от 6 000 000 до 15 000 000 руб. |
Соотношение одинаковое при любой численности: квалифицированные сертификаты на весь штат стоят в 3-8 раз дороже, чем сама система КЭДО на тот же штат. Если вместо Госключа взять УНЭП у стороннего удостоверяющего центра примерно за 500 рублей в год на человека, при 500 сотрудниках к 300 000 рублей лицензии добавится 250 000 рублей, то есть бюджет вырастет почти вдвое при том же юридическом результате.
Кейс из практики: банк переводил штат на КЭДО поэтапно. На старте 75 % сотрудников работали только с простой подписью, 25 % имели УКЭП или УНЭП стороннего удостоверяющего центра, менее 1 % не были подключены к КЭДО вообще. Платные сертификаты не выкупали заново: сотрудников переводили на Госключ по мере истечения срока действия старой подписи. К концу проекта Госключом пользовались 90 % сотрудников, а 95 % трудовых договоров подписывались через него.
Как посчитать бюджет на электронные подписи: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите среднесписочную численность и вычтите тех, кого не переводите: сотрудников без смартфона, работников, которые не дали согласие, и подразделения, остающиеся на бумаге. Считайте бюджет по фактическому числу подключаемых, а не по штатному расписанию.
- Шаг 2. Посчитайте количество подписантов со стороны работодателя. Это руководитель, кадровые специалисты, ответственные по филиалам. Каждому нужен квалифицированный сертификат, и это единственная обязательная платная позиция по подписям.
- Шаг 3. Определите вид подписи работников по таблице документов: если в потоке есть трудовые договоры и договоры о материальной ответственности, работнику нужна УНЭП, простой подписи недостаточно.
- Шаг 4. Умножьте численность на годовую цену лицензии сервиса и отдельной строкой — на цену сертификата, если выбираете платную УНЭП или УКЭП для всех. Сравните две сметы между собой, а не с ценой бумажного документооборота.
- Шаг 5. Добавьте разовые работы: интеграцию с учётной системой и подключение к Госключу. Готовый коннектор к 1С устанавливается за час, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от готовности вашей команды разработки.
- Шаг 6. Заложите трудозатраты HR на первые два месяца: сопровождение выпуска подписей, повторные напоминания и разбор ситуаций, когда сертификат не выпустился. Эта строка не входит в договор с вендором, но занимает реальное рабочее время.
Шаблоны документов для перехода на КЭДО и выпуска подписей
Комплект закрывает юридическую часть перехода, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: в нём фиксируются виды подписей по документам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) | Скачать |
Скрытые статьи расходов, которых нет в прайсе
Разница между сметой и фактом набирается на четырёх позициях, ни одна из которых не связана с ценой сертификата.
Идентификация под квалифицированную подпись. Бесплатная УНЭП в Госключе выпускается по подтверждённой учётной записи и российскому номеру телефона: путь занимает несколько минут и не требует визитов. Для квалифицированного сертификата нужна дополнительная идентификация — загранпаспорт нового образца с чипом, подтверждённая биометрия, действующий сертификат УКЭП или личный визит в банк либо МФЦ. Загранпаспортов нового образца в стране около 33 млн, биометрию сдали примерно 6,3 млн человек. При штате в тысячу человек часть сотрудников не пройдёт ни по одному из дистанционных сценариев, и их придётся отправлять на очную идентификацию.
Носители и криптопровайдер. Классическая УКЭП на токене требует USB-носителя и лицензии криптопровайдера на каждое рабочее место. Для руководителя и главного бухгалтера это оправданно, для массовой подписи рядовых сотрудников — лишний расход и лишний узел поддержки.
Ежегодный перевыпуск обезличенного сертификата. Подключиться к Госключу можно двумя способами. По агентскому договору используется API-ключ вендора, и тогда от сотрудников требуется согласие на передачу персональных данных в сторону вендора. При самостоятельном подключении API-ключ выпускается на организацию, а обезличенный сертификат оформляет руководитель организации и перевыпускает его лично каждый год. Пропущенный срок перевыпуска останавливает подписание по всей компании.
Работа с теми, кто не разобрался. Часть сотрудников не выпускает подпись самостоятельно, часть сталкивается с техническими сбоями приложения. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки и даёт реальную долю обращений, на которую нужно рассчитывать при масштабировании.
Полезно знать: при самостоятельном подключении к Госключу обезличенный сертификат выпускается только на 1 год и только генеральным директором лично. Поставьте напоминание за месяц до окончания срока.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Массовый переход ломается не на цене подписи, а на идентификации. Пока сотрудник подписывает УНЭП по подтверждённой учётной записи Госуслуг, путь занимает минуты. Как только вы требуете от всего штата квалифицированный сертификат, вы упираетесь в загранпаспорт с чипом, сданную биометрию или поход в отделение. Проверьте по своей базе, у скольких сотрудников есть подтверждённая запись на Госуслугах: этот процент и есть ваша реальная готовность к запуску.»
Когда экономить на квалифицированной подписи нельзя
Неквалифицированная подпись закрывает не все задачи, и три ограничения стоит проверить до того, как вы утвердите смету.
- Работодатель. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора закон допускает со стороны компании только УКЭП. Заменить её неквалифицированной подписью нельзя ни при каком соглашении.
- Внешние адресаты. Отчётность в ФНС и Социальный фонд России, работа на государственных порталах и электронных площадках идут только на квалифицированной подписи. Она нужна бухгалтерии независимо от того, какую подпись вы выбрали для кадровых процессов.
- Долгий срок хранения. Кадровые документы хранятся десятилетиями, и подпись должна оставаться проверяемой всё это время. Для этого нужны штамп времени и усовершенствованный формат подписи, а не только вид сертификата. Проверьте у вендора, добавляется ли метка времени при подписании и как организовано архивное хранение.
Сколько стоит ошибка в выборе подписи
Трудовой договор, подписанный со стороны компании неквалифицированной или простой подписью, оформлен ненадлежащим образом. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это влечёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, причём штраф считается по каждому неправильно оформленному договору. Второй слой расходов не финансовый: в трудовом споре такой документ придётся доказывать через экспертизу, а массовое переподписание документов задним числом невозможно — документы придётся оформлять заново текущей датой со всеми последствиями для кадрового учёта.
Обратная ошибка тоже стоит денег. Компания на 500 человек, выкупившая квалифицированные сертификаты всему штату, платит от миллиона рублей в год за юридический результат, который по статье 22.3 ТК РФ достигается бесплатной УНЭП. Через год сертификаты нужно продлевать, и переплата повторяется.
Лайфхак: не выкупайте платные сертификаты повторно для тех, у кого они уже есть. Переводите таких сотрудников на бесплатную подпись по мере истечения срока действия старой — бюджет освобождается без единовременного списания.
Что проверить до расчёта бюджета
Пять пунктов, которые меняют итоговую сумму сильнее, чем цена сертификата:
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО и издан ли приказ о введении электронного документооборота.
- Сколько сотрудников уже дали письменное согласие на переход и сколько отказались: отказ не является основанием для санкций, таких работников оставляют на бумаге.
- Есть ли в штате дистанционные работники: с ними порядок обмена регулируется главой о дистанционной работе, и письменное согласие на КЭДО собирать не требуется.
- Какие документы вы реально переводите в электронный вид и попадают ли в этот список трудовые договоры.
- Как устроена учётная система: есть ли готовый коннектор к вашей конфигурации 1С или интеграцию придётся писать через API.
Официальную информацию о выпуске сертификатов, способах идентификации и порядке подписания через мобильное приложение можно сверить на странице Госключа на портале Госуслуг — там же описаны сценарии выпуска квалифицированного сертификата для физического лица.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соглашение об использовании подписи — вопрос не формы, а вида подписи. Если работник подписывает УНЭП, полученной через инфраструктуру электронного правительства, отдельное соглашение по закону не нужно. Если вы выпускаете неквалифицированную подпись в своей системе или берёте у стороннего удостоверяющего центра, соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Проверьте формулировку в своём положении о КЭДО до того, как соберёте подписи с трёх тысяч человек.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая сумма зависит от численности подключаемых сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма собирается из численности и выбранного тарифа: при переходе с «Старта» на «Бизнес» разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельных расходов на приведение процессов в соответствие закладывать не нужно.
Выводы
При массовом переводе штата на кадровый электронный документооборот квалифицированная подпись каждому сотруднику не нужна и обходится в разы дороже самой системы. Закон допускает для работника неквалифицированную подпись почти по всем кадровым документам, а через инфраструктуру электронного правительства она выдаётся без платы и без отдельного соглашения. Квалифицированные сертификаты остаются за подписантами со стороны компании: руководителем, кадровиками, ответственными по филиалам. Основные скрытые расходы лежат не в цене сертификата, а в идентификации сотрудников, ежегодном перевыпуске обезличенного сертификата и трудозатратах первых месяцев.
В сервисе Добыто подписи для сотрудников входят в тариф, а тарификация идёт за подключённого сотрудника, поэтому бюджет перехода считается заранее и не растёт от количества подписанных документов. Мы разбираем структуру расходов вместе с бухгалтерией и кадровой службой до старта проекта, чтобы смета первого года совпала с фактом.
Частые вопросы
Можно ли использовать одну УКЭП организации, чтобы подписывать документы за всех сотрудников?
Нет. Сертификат подписи выдаётся конкретному физическому лицу, и подпись подтверждает действие именно этого человека. Документ, где за работника расписался кадровик своей подписью, не подтверждает волеизъявление работника и в споре не работает. Для документов от лица компании подписант вправе действовать по приказу о делегировании права подписи или по машиночитаемой доверенности, но подписывать вместо работника его подписью нельзя.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. По статье 22.3 ТК РФ со стороны работодателя трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора подписываются только УКЭП. Простая подпись руководителя допустима лишь во внутренней переписке и в тех процессах, которые не относятся к кадровому документообороту по ТК РФ.
Что происходит с подписанными документами, если компания уходит от вендора КЭДО?
Юридическую силу документ сохраняет: она обеспечивается подписью и сертификатом, а не платформой. Проверьте в лицензионном договоре пункт о доступе к архиву после расторжения и возможность выгрузки документов вместе с файлами подписей. Кадровые документы хранятся десятилетиями, и выгрузка должна включать не только PDF, но и файлы подписи с меткой времени.
Нужно ли платить за подпись сотрудника, который работает по договору ГПХ или является самозанятым?
Это другой правовой режим: нормы статьи 22.3 ТК РФ о кадровом документообороте на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются. С ними заключается соглашение об электронном документообороте, где стороны сами определяют вид подписи и порядок её проверки. При использовании квалифицированной подписи такое соглашение по закону не требуется.
Что делать, если сотрудник отказался переходить на электронные документы?
Отказ не влечёт санкций и не является основанием для увольнения: с таким работником документооборот продолжается на бумаге. В бюджете это отражается уменьшением числа оплачиваемых рабочих мест. Отдельно учитывайте сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа: у них согласие не запрашивается, достаточно уведомления о применении КЭДО.
Сколько времени занимает подписание документа неквалифицированной подписью с телефона?
Если приложение уже установлено, путь от уведомления до подписанного документа занимает около минуты. Основное время уходит на первичный выпуск сертификата: скачивание приложения, вход по подтверждённой учётной записи, установка пароля и выпуск подписи — в сумме несколько минут при готовой учётной записи на Госуслугах.
Сколько квалифицированных сертификатов нужно компании на 1000 сотрудников?
Считайте не по штату, а по числу подписантов от лица работодателя. Обычно это руководитель, два-четыре кадровых специалиста, ответственные по филиалам и, если он подписывает кадровые документы, бухгалтер по расчёту зарплаты. Даже в компании на 1000 человек это единицы сертификатов, а не тысяча.
