Срок подписания документов при увольнении определяют две даты: день, когда работодатель получил заявление, и последний рабочий день. По собственному желанию работник предупреждает не позднее чем за 14 календарных дней, и срок начинает течь со следующего дня после получения заявления (статья 80 ТК РФ). Расчёт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности работодатель выдаёт в день прекращения договора (статьи 84.1 и 140 ТК РФ), а сведения о кадровом мероприятии уходят в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня. Главное различие, от которого зависит порядок действий: заявление об увольнении работник подписывает только усиленной подписью, УНЭП или УКЭП, а приказ об увольнении в КЭДО не переводится вовсе и остаётся на бумаге.
Разберём, как считать 14 дней при переносе на выходной, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП и почему соглашение о простой подписи не спасает заявление об увольнении. Покажем, какие четыре документа закон оставляет на бумаге и как из-за них рвётся электронный маршрут. Сценарная таблица по категориям работников, пошаговый порядок действий в последний день, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Срок увольнения: от какой даты считать и сколько дней реально остаётся
Точка отсчёта — не дата на заявлении, а дата его получения работодателем. Двухнедельный срок по статье 80 ТК РФ начинает течь на следующий день. Заявление получено 10 сентября — срок идёт с 11 сентября, последний рабочий день приходится на 24 сентября. Если последний день срока выпадает на нерабочий, днём окончания считается ближайший следующий рабочий день (статья 14 ТК РФ). Кадровик, который считает от даты в шапке заявления, регулярно ставит в приказе дату на сутки раньше положенной.
Две недели — общий случай, а не универсальное правило. Для разных категорий работников закон задаёт свои сроки предупреждения, и от них зависит, сколько времени остаётся на согласование, подписание и выгрузку документов.
| Ситуация | Срок предупреждения | Норма |
|---|---|---|
| Увольнение по собственному желанию, общий случай | 14 календарных дней | ст. 80 ТК РФ |
| Работник на испытательном сроке | 3 дня | ст. 71 ТК РФ |
| Договор на срок до двух месяцев | 3 календарных дня | ст. 292 ТК РФ |
| Работник, занятый на сезонных работах | 3 календарных дня | ст. 296 ТК РФ |
| Руководитель организации | не позднее чем за 1 месяц | ст. 280 ТК РФ |
| Увольнение по соглашению сторон | срок согласуется сторонами | ст. 78 ТК РФ |
При испытательном сроке и срочных договорах до двух месяцев на весь электронный маршрут остаётся 72 часа, и в них попадают выходные. Именно на этих категориях бумажная схема ломается чаще всего: заявление подано в пятницу, приказ нужен во вторник, а работник находится в другом регионе. Отдельно держите в голове право работника отозвать заявление до истечения срока предупреждения (статья 80 ТК РФ): пока срок не истёк, документ живой, и увольнение может не состояться.
В сервисе Добыто у каждого документа в реестре есть колонка «Срок» — срок согласования или подписания, который виден рядом со статусом и маршрутом. Это даёт кадровику не «где-то на неделе», а конкретную дату, к которой подпись должна быть проставлена.
Кейс из практики: в компаниях с филиальной сетью бумажный архив вынесен в отдельное помещение в нескольких километрах от офиса, и поиск оригинала занимает выделенный день. При увольнении это прямой риск нарушения статьи 62 ТК РФ: копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней.
Какой подписью работник подписывает заявление об увольнении
Заявление об увольнении входит в закрытый перечень документов, которые работник подписывает только усиленной подписью. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ относит сюда трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении и заявление об отзыве заявления об увольнении. Допустимые варианты: УКЭП, УНЭП по соглашению сторон и УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, то есть через Госключ. Простая электронная подпись здесь не работает, даже если соглашение о ПЭП с работником подписано.
Для остальных кадровых документов ограничение мягче: заявления на отпуск, служебные записки, ознакомление с ЛНА и табели работник вправе подписывать ПЭП, если стороны заключили соглашение о её использовании. Отсюда типовая ошибка: компания настроила один вид подписи «на всё» и получает документ с недостаточным уровнем подтверждения именно в самом спорном сценарии.
| Вид подписи | Что подтверждает | Где выпускается | Годится для заявления об увольнении |
|---|---|---|---|
| ПЭП | факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль, код из СМС | в информационной системе работодателя | Нет |
| УНЭП | авторство и неизменность документа после подписания, средствами криптографии | удостоверяющий центр, система КЭДО, Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 | Да |
| УКЭП | то же, что УНЭП, плюс квалифицированный сертификат и признание документа равным бумажному без отдельного соглашения | аккредитованный удостоверяющий центр, Госключ | Да |
Практический вывод из таблицы: разница между УНЭП и УКЭП для работника при увольнении не в юридической силе документа, а в обвязке. УКЭП по 63-ФЗ признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, а для УНЭП нужно соглашение сторон либо прямое указание закона, каким и выступает статья 22.3 ТК РФ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу в разных документах могут использоваться все три вида подписи в разных сочетаниях, и сотрудники в этом путаются. Универсальная связка, которая закрывает почти все кадровые сценарии, выглядит так: УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя. Проверьте по своему Положению о КЭДО, что заявление об увольнении и его отзыв попали в перечень документов с усиленной подписью, а не в общий список с ПЭП.»
Полезно знать: соглашение об использовании ПЭП и УНЭП обязательно должно описывать порядок проверки подписи. При использовании УКЭП такое соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся по умолчанию.
Чем УНЭП отличается от УКЭП, если смотреть на процесс, а не на определение
УНЭП работник получает дистанционно: либо внутри системы КЭДО за два действия с заданием собственного пароля, либо в приложении Госключ через подтверждённую запись на Госуслугах. Ехать в удостоверяющий центр не нужно. УКЭП физического лица выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, и здесь появляются очная идентификация, носитель ключа и срок выпуска сертификата. Со стороны работодателя картина обратная: часть 1 статьи 22.3 ТК РФ прямо требует УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, при подписании приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
Проверьте электронную подпись на подписанном заявлении
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: подписание кадрового документа через Госключ занимает около минуты, если приложение уже установлено на смартфоне. Основное время уходит на первую установку и дистанционную идентификацию, поэтому выпуск подписи стоит инициировать не в день подачи заявления, а при приёме работника.
Что при увольнении остаётся на бумаге даже при полном КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Две из четырёх приходятся ровно на процедуру увольнения, поэтому последний рабочий день всегда остаётся гибридным: заявление электронное, приказ бумажный.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: приказ об увольнении оформляется и подписывается только на бумаге, а работник знакомится с ним под роспись. Электронная версия приказа юридически не заменяет бумажный оригинал даже при полностью внедрённом КЭДО.
Если работник в последний день отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом под роспись, на приказе делается соответствующая запись (статья 84.1 ТК РФ). Если трудовую книжку невозможно вручить, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте; с даты направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Оба документа готовятся заранее, а не в момент, когда выяснилось, что человек не пришёл.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имевший до этого трудового стажа, переводится на КЭДО без отдельного согласия: достаточно уведомления. С теми, кто работал раньше, согласие остаётся письменным, и отказ от КЭДО не является основанием для увольнения или санкций. Перед запуском электронного маршрута на увольнение проверьте по реестру, в какую из двух групп попадает конкретный работник.»
В сервисе Добыто раздел «Сотрудники» показывает список работников организации с краткой сводкой и статусом, поэтому разделить две группы можно до запуска маршрута, а не в момент, когда заявление уже подписано не той подписью.
Последний рабочий день: что кадровик обязан успеть
Обязанности последнего дня закреплены статьями 84.1 и 140 ТК РФ и не сдвигаются из-за того, что часть маршрута идёт электронно. В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, производит полный расчёт и по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой. Если работник в день увольнения не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.
Отдельный срок живёт за пределами последнего дня. Сведения о кадровом мероприятии «увольнение» подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Порядок заполнения и актуальные формы отчётности собраны в базе знаний СФР по ЕФС-1, где отражены изменения формы, действующие с 2026 года.
Как уложиться в срок увольнения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату получения заявления, а не дату, проставленную работником. От неё считается срок предупреждения, и она же определяет последний рабочий день.
- Шаг 2. Проверьте вид подписи на заявлении. Допустимы УКЭП или УНЭП, включая УНЭП из Госключа. Заявление с ПЭП возвращается работнику на переподписание, и на это нужно закладывать время внутри срока предупреждения.
- Шаг 3. Запустите электронный маршрут на согласование с руководителем подразделения и расчётной службой, выставив срок на каждом этапе. Без срока этап зависает до первого напоминания.
- Шаг 4. Подготовьте бумажный блок заранее: приказ об увольнении, лист ознакомления, уведомление о явке за трудовой книжкой и расписку о её получении.
- Шаг 5. В последний рабочий день ознакомьте работника с приказом под роспись, выдайте трудовую книжку или СТД-Р и произведите полный расчёт.
- Шаг 6. Выгрузите из системы подписанные электронные документы вместе с файлами подписи и приложите их к личному делу. При проверке ГИТ запрашивает именно файл подписи, а не только печатную форму.
- Шаг 7. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отправьте сведения в СФР по форме ЕФС-1.
Что критично для разных категорий работников
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник, принят до 2022 года | наличие письменного согласия на КЭДО, иначе весь маршрут бумажный | скорость подписания: человек в офисе |
| Дистанционный работник | логистика бумажного приказа и трудовой книжки, уведомление о явке или согласие на отправку почтой | отдельное согласие на КЭДО: обмен регулируется главой 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе |
| Линейный персонал без рабочего компьютера | выпущенная УНЭП на смартфоне и понятный способ входа по ссылке | интерфейс личного кабинета на десктопе |
| Работник на испытательном сроке | срок 3 дня: подпись и расчёт готовятся параллельно, а не последовательно | многоступенчатый маршрут согласования |
Лайфхак: настройте автозакрытие этапа подписания по таймеру. Если работник не подписал документ в отведённое время, система закрывает этап и возвращает документ кадровику, а тот успевает перейти на бумажный вариант в пределах срока.
Маршруты в сервисе Добыто настраиваются шаблонами: последовательность подписантов задаётся один раз, дальше документ идёт по ней автоматически, а в карточке видны статус каждого участника и цепочка прохождения. После исполнения документ уходит во вкладку «Архив», откуда его можно скачать вместе с файлом подписи.
Образцы документов для оформления увольнения
Комплект закрывает и электронную, и бумажную часть процедуры; начните с заявления, потому что именно от даты его получения считается весь срок.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Где срывается срок увольнения и сколько это стоит
Пять сбоев дают основную часть просрочек, и четыре из них закладываются задолго до дня увольнения.
- Заявление подписано ПЭП. Так делают, когда в компании настроен один вид подписи «для всех заявлений». Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ этого не допускает, и переподписание съедает несколько дней внутри срока предупреждения.
- Нет письменного согласия на КЭДО у работника, принятого до 2022 года. Мотив тот же: массовая раскатка без разбора реестра. В итоге электронный маршрут для конкретного человека недействителен, а бумажный никто не готовил.
- Этап подписания без срока. Документ висит у согласующего руководителя, который в командировке, и всплывает за день до увольнения.
- Приказ об увольнении подписан электронной подписью. Экономия одного действия оборачивается тем, что обязательного бумажного документа в деле нет вовсе.
- Расчёт перенесён на ближайшую зарплатную дату. Статья 140 ТК РФ требует расчёта в день увольнения, и «как всем» здесь не работает.
Сколько стоит один просроченный день
Задержка расчёта тянет за собой денежную компенсацию по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки, со следующего дня после установленного срока по день фактической выплаты включительно. Компенсация начисляется автоматически, независимо от вины работодателя. Параллельно работает административный состав: по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на организацию составляет от 30 000 до 50 000 рублей, по части 6 той же статьи на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, а при повторном нарушении возможна дисквалификация руководителя на срок от одного до трёх лет.
Отдельная статья расходов — невыданная в срок трудовая книжка. Пока работодатель не направил уведомление о необходимости явиться за ней, он отвечает за задержку выдачи, и спор о неполученном заработке рассматривается уже в суде.
Внимание: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя. Если срок пропущен, остаются два законных пути: оформить документ на бумаге текущей датой или изменить даты и отправить на повторное подписание.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Государственный орган при проверке кадровых электронных документов запрашивает файл подписи к документу, а не только печатную форму. Печатные формы хранятся с отметкой о сертификате, но подтверждает подписание именно файл подписи. Проверьте, что выгрузка из вашей системы отдаёт документ и подпись парой, иначе на проверке придётся доказывать очевидное.»
Когда КЭДО не ускорит увольнение
Электронный документооборот сокращает время на согласование и подписание, но не двигает сроки, установленные Трудовым кодексом. Есть ситуации, в которых переход на КЭДО ради ускорения увольнений не окупается.
- Работник отказался от КЭДО. Отказ правомерен, санкции за него не применяются, и весь документооборот с этим человеком остаётся бумажным.
- В компании единичные увольнения в год. Подготовка ЛНА, сбор согласий и выпуск подписей займут больше времени, чем сама процедура.
- Нет интеграции с учётной системой. Без коннектора или API кадровик вносит данные дважды, и выигрыш во времени съедается ручным вводом.
- Сокращение штата. Уведомление за два месяца, предложение вакансий и учёт преимущественного права диктуются законом, и электронная форма их не сокращает.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час и не требует привлечения команды разработки. Если учётная система самописная, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. Заложите этот срок в план до того, как обещать бизнесу электронное оформление увольнений со следующего месяца.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей для оформления увольнений
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в момент регистрации |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и тарифа: на «Старте» действует ограничение до 25 сотрудников и доступны ПЭП и УНЭП, на «Бизнесе» добавляются УКЭП, кастомные шаблоны и электронный архив. Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с минимальной конфигурации и расширить её, когда объём электронных увольнений вырастет.
Выводы
Срок увольнения задаётся законом и не зависит от того, электронный у вас документооборот или бумажный. Управляемая часть — скорость прохождения маршрута внутри этого срока: дата получения заявления, вид подписи на нём, сроки на этапах согласования и готовность бумажного блока к последнему рабочему дню. Заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает УКЭП или УНЭП, приказ об увольнении и трудовая книжка остаются на бумаге, расчёт и выдача документов приходятся на день прекращения договора, а сведения в СФР уходят на следующий рабочий день после издания приказа.
Мы в Добыто настраиваем маршруты подписания под конкретные кадровые процессы, включая увольнение, и разделяем виды подписи по типам документов на уровне шаблона, чтобы заявление физически нельзя было закрыть простой электронной подписью. Электронный архив с файлами подписи выгружается по запросу проверяющих без поиска оригиналов в бумажных папках.
Частые вопросы
Можно ли принять заявление об увольнении, присланное по электронной почте или в мессенджере
Скан или фотография заявления без усиленной электронной подписи не подтверждают волеизъявление работника. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ допускает по такому документу только УКЭП или УНЭП, в том числе выданную через Госключ. Безопасный вариант — принять оригинал на бумаге либо провести заявление через систему КЭДО с усиленной подписью, зафиксировав дату получения.
Как работник отзывает заявление об увольнении в электронном виде
Отзыв возможен в любое время до истечения срока предупреждения (статья 80 ТК РФ). Заявление об отзыве входит в тот же перечень, что и само заявление об увольнении, поэтому подписывается УКЭП или УНЭП. ПЭП здесь недопустима, даже если соглашение о её использовании подписано.
Что делать, если в последний день у работника не открывается приложение с подписью
Сроки статьи 84.1 и статьи 140 ТК РФ не сдвигаются из-за технического сбоя. Расчёт, выдача трудовой книжки или СТД-Р и ознакомление с приказом под роспись производятся в день прекращения договора, а электронный документ переводится в бумажную форму текущей датой. Подписание задним числом не используется.
Обязан ли работодатель выдать увольняющемуся бумажные копии электронных документов
Да, по письменному заявлению работника заверенные копии документов, связанных с работой, выдаются не позднее трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Для документов, подписанных электронной подписью, выдаётся заверенная копия на бумажном носителе; на печатной форме отражается отметка о сертификате подписи.
Нужно ли брать отдельное согласие на КЭДО у дистанционного работника перед увольнением
Для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным нормативным актом о дистанционной работе, поэтому письменное согласие на КЭДО по общей схеме не требуется. Проверьте, что порядок обмена и виды подписи описаны в ЛНА или в самом трудовом договоре.
Что происходит с электронным архивом уволенного работника
Подписанные документы остаются в электронном архиве работодателя вместе с файлами подписи и хранятся по общим срокам хранения кадровых документов. Даже при расторжении договора с оператором системы в лицензионных условиях, как правило, сохраняется доступ к архивной версии. Бывший работник получает копии по письменному заявлению в порядке статьи 62 ТК РФ.
