Электронный сертификат кандидата — это файл удостоверяющего центра, в котором записаны ФИО владельца, СНИЛС или ИНН, серийный номер, наименование издателя и срок действия. Проверка такого сертификата занимает 2-3 минуты в браузере: вы загружаете документ вместе с файлом подписи и видите имя подписанта, издателя и статус сертификата на дату подписания. Главное различие, от которого зависит порядок ваших действий: у ПЭП сертификата нет вообще, она держится на соглашении сторон и коде подтверждения, а у УНЭП и УКЭП сертификат есть, и он проверяется до того, как вы отправите кандидату комплект документов на подписание.
Дальше — таблица допустимости подписей по видам кадровых документов с опорой на статью 22.3 ТК РФ, порядок проверки сертификата по шагам и разбор пяти ситуаций, в которых проверка не проходит, хотя подпись математически верна. Покажем, что сверять с паспортом, чем отозванный сертификат отличается от истёкшего и какой протокол сохранять в личное дело. Тарифы на подключение и сроки выпуска подписей на 2026 год, чек-лист подготовки к офферу и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите документ кандидата вместе с файлом подписи: сервис покажет владельца сертификата, издателя и результат проверки.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что такое сертификат электронной подписи и что в нём смотрит рекрутер
Сертификат связывает ключ проверки подписи с конкретным человеком. В нём указаны владелец, его СНИЛС или ИНН, удостоверяющий центр-издатель, серийный номер, период действия и назначение ключа. Когда кандидат присылает подписанное согласие на обработку персональных данных или анкету, вы смотрите не на картинку штампа в PDF, а на эти поля: они отвечают на вопрос, тот ли человек подписал документ и действовал ли сертификат в момент подписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У простой электронной подписи сертификата нет. ПЭП по 63-ФЗ — это коды, пароли и другие средства, которые подтверждают факт формирования подписи определённым лицом, и юридическую силу ей даёт соглашение сторон или нормативный акт. Поэтому запрос «единица измерения УКЭП» отвечает не на тот вопрос: подпись не измеряется, единицей учёта служит один сертификат на одного человека, привязанный к его ключу и сроку действия.
Факт: усиленная неквалифицированная подпись, которую человек выпускает через мобильное приложение Госключ, формируется по Постановлению Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Для граждан сервис бесплатный, идентификация проходит дистанционно, а сертификат выпускается за несколько минут при подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Рекрутеры часто спрашивают, какую подпись требовать от кандидата, хотя вопрос стоит иначе: какой сертификат у него уже есть. У большинства соискателей нет ни токена, ни визита в удостоверяющий центр в планах, зато есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах, а значит, доступна УНЭП, выпускаемая дистанционно и бесплатно для гражданина. Перед тем как согласовывать сроки выхода, спросите у кандидата ровно одно: подтверждена ли его учётная запись.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает судьбу документа
Три вида подписи описаны в статье 5 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Различаются они не «уровнем защищённости» в маркетинговом смысле, а тем, что нужно предъявить проверяющему: соглашение сторон, сертификат обычного удостоверяющего центра или сертификат аккредитованного удостоверяющего центра. Для кадровых документов набор допустимых подписей задаёт статья 22.3 ТК РФ, и он разный для работодателя и для работника.
Таблица ниже собрана под задачу рекрутера: вы смотрите, что кандидат в принципе может подписать своей подписью и что для этого должно быть оформлено с вашей стороны.
| Вид подписи | Сертификат | Что подписывает работник | Что оформляет работодатель |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Отсутствует, подтверждение через код или логин и пароль в системе | Заявления, ознакомления с ЛНА, документы, для которых статья 22.3 ТК РФ не требует усиленной подписи | ЛНА о КЭДО и соглашение об использовании ПЭП с правилами идентификации |
| УНЭП от удостоверяющего центра | Есть, издатель — удостоверяющий центр, аккредитация не обязательна | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, заявление об увольнении, согласие на перевод | ЛНА или соглашение с порядком проверки подписи, выпуск сертификата за счёт работодателя |
| УНЭП, выпущенная в инфраструктуре Госуслуг | Есть, выпускается дистанционно по Постановлению Правительства РФ № 2152 | Тот же перечень, что и для УНЭП удостоверяющего центра | Подключение системы КЭДО к сервису подписания, отражение вида подписи в ЛНА |
| УКЭП | Есть, издатель — аккредитованный удостоверяющий центр, средства подписи сертифицированы ФСБ России | Любой кадровый документ, включая те, где УНЭП недостаточно | Отдельное соглашение о признании подписи не требуется, подпись равнозначна собственноручной |
ПЭП не закрывает трудовой договор, поэтому оформление удалённого кандидата без визита в офис упирается в наличие у него УНЭП или УКЭП. Работодатель со своей стороны подписывает трудовой договор только УКЭП.
Что означают формулировки «тип подписи» и «ЕИО» в анкетах и системах
В анкетах кандидатов и в интерфейсах учётных систем встречаются сокращения, которые сбивают с толку. «Тип подписи» — это выбор между ПЭП, УНЭП и УКЭП, а не тарифная опция. ЕИО расшифровывается как единоличный исполнительный орган: сертификат руководителя юридического лица выпускает удостоверяющий центр ФНС России, и подписи сотрудника такой сертификат не заменяет. Сотрудник подписывает документы своим сертификатом, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью.
Как проверить сертификат кандидата: порядок действий
Проверка нужна в двух точках: когда кандидат прислал подписанный документ до выхода на работу и когда вы принимаете от него согласие на обработку персональных данных или анкету в электронном виде. В практике Добыто рекрутеры чаще всего спотыкаются на том, что смотрят на визуальный штамп в PDF и считают его результатом проверки. Штамп рисуется поверх документа и сам по себе ничего не подтверждает.
Как проверить сертификат кандидата: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите пару файлов. При откреплённой подписи их два: сам документ и файл подписи с расширением .sig или .p7s. Если пришёл только файл подписи, документ запрашивается заново — проверить подпись без исходника нельзя.
- Шаг 2. Загрузите оба файла в сервис проверки и запустите проверку. Для присоединённой подписи достаточно одного файла, внутри которого лежит и документ, и подпись.
- Шаг 3. Сверьте ФИО и СНИЛС из сертификата с паспортом и анкетой кандидата. Расхождение в одной букве или девичья фамилия в старом сертификате означают, что подписал формально другой человек.
- Шаг 4. Посмотрите период действия сертификата и дату подписания. Сертификат должен действовать на момент подписания, а не на момент вашей проверки.
- Шаг 5. Проверьте издателя. Для УКЭП это аккредитованный удостоверяющий центр, для УНЭП из инфраструктуры Госуслуг — удостоверяющий центр соответствующего оператора. Незнакомый издатель и слово «test» в названии — повод остановиться.
- Шаг 6. Убедитесь, что сертификат не отозван. Статус проверяется по списку отзыва и по ответу службы актуального статуса сертификата, сервис показывает это в результате.
- Шаг 7. Сохраните протокол проверки в формате PDF и приложите его к личному делу вместе с документом и файлом подписи.
Порядок формирования и проверки усиленной неквалифицированной подписи, выпускаемой через портал, описан в разделе подтверждения подлинности электронной подписи на Госуслугах: там же выкладывают требования к файлам и форматам, которые сервис принимает на проверку.
Лайфхак: сохраняйте не скриншот экрана, а протокол проверки в PDF. Он содержит серийный номер сертификата, издателя и статус на дату проверки, и именно его удобно предъявлять при трудовом споре или проверке.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о подлинности документа выигрывает не тот, у кого красивее штамп на PDF, а тот, кто сохранил файл подписи и протокол проверки. Мы просим кадровую службу хранить документ, файл .sig и протокол одним комплектом: без файла подписи документ превращается в обычный PDF, который оппонент оспорит первым же вопросом.»
Пять причин, по которым проверка сертификата не проходит
Отрицательный результат проверки не всегда означает подлог. Чаще это техническая ситуация, которую видно по формулировке в отчёте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Пришёл только файл подписи. Кандидат отправил .sig без исходного документа. Проверка невозможна, запрашивается пара файлов.
- Файл переименован. Подпись сохранена с нестандартным расширением, и сервис не распознаёт её как контейнер подписи. Расширение возвращается к исходному, файл проверяется заново.
- Сертификат истёк. Подпись действительна на дату подписания, но срок действия сертификата закончился. Если подпись усовершенствованная, со штампом времени, проверка проходит и после окончания срока: штамп фиксирует момент подписания.
- Сертификат отозван. Владелец аннулировал его или удостоверяющий центр прекратил действие. Сервис показывает статус «сертификат отозван» и серийный номер.
- Сертификат выпущен тестовым удостоверяющим центром. Математически подпись верна, а статус — недействительна, потому что издатель не является доверенным. Такое встречается, когда кандидат подписал документ демонстрационным сертификатом из инструкции по установке.
Внимание: результат «подпись математически верна, сертификат тестового удостоверяющего центра» означает недействительную подпись. Документ с таким сертификатом переподписывается, принимать его в комплект нельзя.
Во что обходится непроверенный сертификат
Цена ошибки считается не стоимостью подписи, а сорванным сроком выхода. Классический сценарий выглядит так: кандидат подписал трудовой договор подписью, которая не годится для этого документа, кадровая служба обнаружила это через неделю, комплект переподписывается задним числом сделать нельзя, и дата приёма сдвигается. Для дефицитной вакансии сдвиг на неделю — это риск, что кандидат уйдёт к другому работодателю, а рекрутер начинает подбор заново.
Вторая часть цены — время. Бумажный вариант оформления удалённого сотрудника означает курьера в обе стороны либо поездку кандидата в офис. Поход в удостоверяющий центр за квалифицированной подписью отнимает у человека рабочий день: очередь, идентификация, выпуск и запись сертификата на носитель. При наборе в несколько десятков человек этот день умножается на численность.
В практике Добыто дольше всего в проекте внедрения идёт не настройка системы, а сбор согласий работников, поэтому подписи новым кандидатам мы выпускаем параллельно, не дожидаясь окончания раскатки на всю компанию. Для рекрутера это означает, что сроки выхода перестают зависеть от общего графика проекта.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Массовый выпуск квалифицированных подписей через очный визит в удостоверяющий центр съедает по рабочему дню на человека, и при потоке в 50 вакансий это отдельный проект, а не строка в чек-листе найма. Поэтому мы разводим сценарии: там, где по статье 22.3 ТК РФ достаточно неквалифицированной подписи, кандидат выпускает её дистанционно, а очный визит остаётся только для тех, кому УКЭП действительно нужна по должности.»
Шаблоны и формы для работы с сертификатами кандидатов
Комплект закрывает три задачи: зафиксировать вид подписи в документах, проверить присланный файл и вести учёт выданных сертификатов. Начинать удобнее с протокола проверки — его прикладывают к каждому спорному документу.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
Что проверить до отправки оффера
Подготовка занимает 10-15 минут и снимает большую часть переносов даты выхода. Проверяется не кандидат, а готовность вашей стороны и техническая готовность его стороны.
- Утверждён ли ЛНА о переходе на КЭДО и указан ли в нём перечень документов с видами подписей для каждого.
- Подписано ли соглашение об использовании ПЭП, если часть документов вы планируете подписывать простой подписью.
- Подтверждена ли учётная запись кандидата на Госуслугах, если он будет выпускать УНЭП дистанционно.
- Есть ли у кандидата действующий сертификат и до какой даты он действует. Сертификат, истекающий через три дня, лучше перевыпустить до подписания комплекта.
- Получено ли согласие на обработку персональных данных, без которого выпуск сертификата на кандидата невозможен.
- Кто несёт расходы. По статье 22.3 ТК РФ расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель, перекладывать их на кандидата нельзя.
Полезно знать: подпись со штампом времени и архивной меткой проверяется и после того, как срок действия сертификата закончился. Для кадровых документов с длительными сроками хранения это единственный способ подтвердить подпись через годы.
Когда сертификат кандидата не нужен
Требовать электронную подпись от каждого соискателя избыточно. До момента подписания кадровых документов кандидат не обязан иметь ни сертификата, ни учётной записи в вашей системе, а часть документов вообще остаётся на бумаге по закону: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил.
Работник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, переводится на электронное взаимодействие без отдельного согласия — это прямо предусмотрено статьёй 22.2 ТК РФ. Для остальных нужны уведомление и письменное согласие, и отказ работника от КЭДО не является основанием для отказа в приёме на работу.
Сценарии найма различаются набором того, что критично проверить заранее.
| Сценарий найма | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Кандидат выходит в офис в вашем городе | Согласие на КЭДО и перечень документов в ЛНА | Наличие сертификата до первого дня работы |
| Дистанционный работник в другом регионе | Действующая УНЭП или УКЭП кандидата на дату подписания трудового договора | Тип носителя ключа |
| Кандидат впервые трудоустраивается | Выпуск сертификата за счёт работодателя и инструктаж по подписанию | Отдельное согласие на переход на КЭДО |
| Исполнитель по договору ГПХ за пределами РФ | Возможность выпустить российскую подпись из его страны, форма договора | Нормы КЭДО из главы 22 ТК РФ, они на исполнителей не распространяются |
| Руководитель или материально ответственное лицо | Вид подписи под договором о материальной ответственности, полномочия подписанта | Скорость выпуска сертификата |
Строка про исполнителей за пределами РФ появилась не случайно. Гражданин России, находящийся за границей, не всегда может выпустить российскую электронную подпись, и в практике таких специалистов оформляют по договору ГПХ или как самозанятых, а не по трудовому договору: работодатель физически не может обеспечить условия труда на территории другого государства.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу из одного подразделения и прогоняем через неё полный цикл: выпуск сертификата, подписание, проверку и выгрузку протокола. Так ошибки настройки маршрутов вылезают на 10-15 сотрудниках, а не на всём потоке найма. После пилота подключение остальных подразделений идёт уже без остановок процесса подбора.»
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей для сотрудников
Цена складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Данные приведены по действующим тарифам сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив подписанных документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: перечень того, что входит в каждый пакет, и условия перехода между пакетами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельная юридическая экспертиза схемы подписания перед запуском не требуется.
Выводы
Сертификат кандидата отвечает на три вопроса рекрутера: кто подписал, действовал ли сертификат в момент подписания и не отозван ли он. ПЭП сертификата не имеет и трудовой договор ею не закрывается, УНЭП и УКЭП имеют сертификат и различаются издателем и объёмом документов, которые ими можно подписать. Проверка занимает минуты, а её отсутствие оборачивается переподписанием комплекта и сдвигом даты выхода.
Мы в Добыто выпускаем подписи сотрудникам внутри сервиса и храним подписанные комплекты вместе с файлами подписи, поэтому проверка сертификата и выгрузка протокола выполняются из того же интерфейса, где рекрутер отправляет документы кандидату.
Частые вопросы
Может ли кандидат подписать документы подписью, выпущенной для его ИП?
Нет. Сертификат индивидуального предпринимателя выпускается на другой субъект и содержит ОГРНИП, а кадровые документы работник подписывает как физическое лицо. Для трудовых отношений нужен сертификат физического лица, оформленный на ФИО и СНИЛС.
Что делать, если кандидат сменил фамилию после выпуска сертификата?
Сертификат перевыпускается: данные владельца в нём должны совпадать с паспортом. Документы, подписанные старым сертификатом до смены фамилии, остаются действительными, если на дату подписания сертификат действовал.
Сколько сертификатов может быть у одного человека?
Ограничения на количество нет: у человека может быть УНЭП для кадровых документов и УКЭП для сделок. Важно, чтобы вид подписи под конкретным документом соответствовал требованиям статьи 22.3 ТК РФ и перечню, который вы закрепили в ЛНА.
Как проверить справку с прошлого места работы, подписанную электронной подписью организации?
Проверять нужно сертификат подписанта, а не отправителя. Если справку подписала организация своей подписью, в сертификате будет юридическое лицо и его ИНН, а подлинность подтверждается тем же способом: загрузкой документа и файла подписи в сервис проверки.
Хранится ли файл подписи вместе с документом или отдельно?
При откреплённой подписи это два файла, и хранить их нужно парой: без файла .sig документ не проверяется. При присоединённой подписи документ и подпись лежат в одном контейнере, и его нельзя пересохранять через редактор, иначе подпись перестанет проходить проверку.
Обязательно ли требовать УКЭП от всех кандидатов?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ допускает подписание работником трудового договора и ряда других документов усиленной неквалифицированной подписью, в том числе выпущенной дистанционно. УКЭП имеет смысл требовать там, где сотруднику она нужна по функционалу должности.
Как быть, если кандидат отказывается выпускать электронную подпись?
Отказ от электронного взаимодействия не является основанием для отказа в приёме на работу. Такого работника оформляют на бумаге, а расходы на выпуск подписи в любом случае несёт работодатель, поэтому финансовый аргумент со стороны кандидата в этой ситуации не работает.
