КЭДО в учреждениях Москвы работает по двум разным правовым рамкам. Бюджетные и коммерческие организации переходят по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: принимают локальный нормативный акт, собирают письменные согласия и сами выбирают вид электронной подписи. Федеральные органы власти с московской пропиской идут по отдельному эксперименту: постановление Правительства РФ от 18.03.2023 № 413 запустило его с 1 июня 2023 года, а изменения от 13.05.2026 продлили до 31 мая 2027 года. Внутри эксперимента документы создаются, подписываются и хранятся в ЕИСУКС, служащие подписывают их в приложении Госключ, а УКЭП выдаёт удостоверяющий центр Федерального казначейства. Отсюда главное различие: участник эксперимента работает в государственной системе и вид подписи не выбирает, обычный работодатель выбирает подпись сам и при ПЭП или УНЭП обязан заключить соглашение о её использовании.
Разберём, кто в столице уже прошёл этот путь и какие решения стоит перенимать: как Пироговский центр оформляет кадровый резерв из 800 медиков по всей стране, за счёт чего Ростелеком довёл долю сотрудников на КЭДО до 72%, какие требования кадровики зря пишут в техническом задании. Покажем, чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП и какой подписью какой документ подписывают. Сравнительные таблицы по видам подписи, чек-лист подготовки, сценарии по типам организаций, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие учреждения Москвы уже перешли на кадровый электронный документооборот
Эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе федеральных органов исполнительной власти идёт с 1 июня 2023 года. В первый состав участников вошли Минцифры как куратор, Минтруд, Минэкономразвития, Федеральное казначейство, ФНС России и Рособрнадзор. В 2026 году к эксперименту присоединились Минобрнауки, ФАС и Роскомнадзор, а итоговый отчёт Минцифры должно представить в Правительство до 30 июня 2027 года. Все кадровые документы участников живут в одной государственной системе — ЕИСУКС, положение о которой утверждено постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 256, а статус федеральной государственной информационной системы закреплён постановлением от 05.03.2018 № 227.
Для служащего это выглядит так: заявление и приказ формируются в ЕИСУКС, подписываются УКЭП, выданной удостоверяющим центром Федерального казначейства, и не дублируются на бумаге. Механику и состав участников можно сверить на федеральном портале государственной службы и управленческих кадров, где публикуются инструкции по работе с системой.
Второй пример — Национальный медико-хирургический центр имени Н. И. Пирогова, федеральное учреждение в Москве. Кадровый электронный документооборот там появился не ради экономии бумаги. В структуре центра работает Федеральная служба медицины катастроф, и учреждению понадобилось держать по всей стране резерв медицинских специалистов, готовых к мобилизации. До перевода кадровых процессов в электронный вид оформление шло через общий документооборот: при землетрясении в Турции около 200 человек оформляли за несколько дней вручную, находя компромиссы по каждому комплекту. Сейчас резерв — порядка 800 медицинских специалистов с личными кабинетами, а основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, до наступления чрезвычайной ситуации. Вводный инструктаж по охране труда центр по-прежнему проводит с личной подписью работника: эту часть закон в электронный вид не пускает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «У учреждений с распределёнными подразделениями главный эффект даёт не экономия бумаги, а то, что комплект документов на приём готов заранее. Когда людей нужно оформить срочно и массово, разница между несколькими днями и несколькими часами определяется тем, есть ли у человека личный кабинет и подпись до того, как понадобилось его принимать. Проверьте, какие документы у вас можно собрать с кандидата или резервиста до события, а не после».
Кейс из практики: ПАО «Ростелеком» с московской штаб-квартирой начало переход в 2017 году, участвуя в пилотном проекте Минтруда с односторонними документами и документами под ПЭП. Личный кабинет кандидата и сотрудника в собственной системе IQHR заработал в 2022 году, тогда же компания первой стала применять сертификаты из Госключа для подписания кадровых документов. Результат первого квартала 2026 года: 72% сотрудников перешли на КЭДО, 64% кандидатов трудоустроены с использованием электронной подписи, 301 244 документа подписано за весь период работы системы.
Три истории дают три разных мотива перехода, и по ним удобно сверять собственный. Ниже — что именно каждая организация автоматизировала и какой измеримый результат зафиксирован публично.
| Организация | Что перевели в электронный вид | Измеримый результат |
|---|---|---|
| Федеральные органы власти — участники эксперимента | Кадровые документы государственных гражданских служащих в ЕИСУКС, подписание УКЭП удостоверяющего центра Казначейства | Эксперимент идёт с 01.06.2023, продлён до 31.05.2027, состав участников расширен в 2026 году |
| НМХЦ имени Н. И. Пирогова | Личные кабинеты кадрового резерва медицины катастроф, онлайн-приём, заранее собранный комплект документов | Около 800 специалистов в резерве по всей стране готовы к оформлению без бумажной пересылки |
| ПАО «Ростелеком» | Цифровой приём кандидатов, личный кабинет сотрудника, подписание через Госключ | 72% сотрудников на КЭДО, 64% приёмов с электронной подписью, 301 244 подписанных документа |
Общее у всех трёх — переход начинался не с закупки системы, а с решения по подписи и с нормативной обвязки. Дальше разберём именно эту развилку, потому что на ней чаще всего и спотыкаются.
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе было более 41,2 млн активаций приложения с выпущенными сертификатами и около 50,4 млн подписанных документов, рост за год составил 121%. С приложением интегрировано более 3200 компаний, из них более 1000 используют его именно в КЭДО.
Урок первый: разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП решает судьбу документа
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ делит электронные подписи на три вида. Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: логин и пароль, код из СМС, учётная запись. Она не фиксирует, менялся ли документ после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись получается криптографическим преобразованием: она определяет подписанта и обнаруживает изменения, внесённые после подписания, но сертификат к ней может выдать любой удостоверяющий центр, не обязательно аккредитованный. Усиленная квалифицированная подпись — та же криптография плюс квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, сертифицированные ФСБ России.
Отсюда практическое следствие для документооборота. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, отдельное соглашение сторон для этого не нужно. Для ПЭП и УНЭП такое соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Именно этот пункт чаще всего забывают, а без него подписанный документ в споре защищается слабее.
В поисковых запросах регулярно встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Подписки у электронной подписи нет: есть сертификат с ограниченным сроком действия, обычно год, и он выдаётся на конкретного человека. Считают подписи в сертификатах на сотрудника, а не в лицензиях на компанию, и это влияет на бюджет напрямую.
Сравнение по четырём практическим параметрам приводил межведомственный проектный офис ФГБУ «ЦЭКИ» на разборе внедрения Госключа в КЭДО. Оценки в процентах условные, но соотношение между вариантами показывают точно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Вариант подписи | Безопасность | Удобство пути | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|---|
| Простая ЭП | 10% | 100% | 10% | Стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30% | 85% | 30% | Бесплатно |
| УНЭП информационной системы | 50% | 75% | 80% | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 75% | 50% | 80% | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100% | 30% | 100% | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП от коммерческого удостоверяющего центра | 100% | 10% | 100% | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Вывод из таблицы для организации со штатом от нескольких сотен человек: платная УКЭП каждому сотруднику съедает бюджет быстрее, чем приносит пользу, а УНЭП в Госключе даёт нужную юридическую силу для основной массы кадровых документов без операционных затрат. Отдельная статья расходов остаётся только на интеграцию, и она разовая. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому обсуждение сводится к тому, по каким документам закон требует именно УКЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП в компаниях либо забывают, либо пишут одной строкой. При квалифицированной подписи оно действительно не требуется, а вот при простой и неквалифицированной без описанного порядка проверки подписи документ в споре защищается заметно хуже. Проверьте по своему комплекту: если в соглашении нет раздела о том, как именно проверяется подпись, его нужно дописать до первого подписания».
Проверьте электронную подпись на своём кадровом документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какой подписью какой документ подписывают по статье 22.3 ТК РФ
Закон разводит требования к подписи работодателя и работника, и синонимизировать их нельзя. Работодатель в общем случае применяет УКЭП или УНЭП. Работник может применять УКЭП, УНЭП или ПЭП. Но для закрытого перечня документов планка выше: работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. В перечень входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, дополнительные соглашения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
| Группа документов | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и допсоглашения к ним | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ЛНА на ознакомление, графики отпусков, служебные записки, справки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда | Только бумага | Только бумага |
Практический смысл последней строки: полностью безбумажного учреждения не бывает. Даже у организации с полностью развёрнутым КЭДО остаётся журнал инструктажей и приказ об увольнении на бумаге, и это надо закладывать в регламент, а не обнаруживать при проверке.
Учреждениям стоит смотреть и на третий сценарий выпуска подписи. Через Госключ реализована выдача УКЭП удостоверяющего центра Федерального казначейства, и она уже применяется в кадровых процессах: в ЕИСУКС для федеральных органов и в МФЦ Ярославской области. Порядок выпуска и способы идентификации описаны на странице Госключа на портале Госуслуг, там же перечислены варианты подтверждения личности — от загранпаспорта нового образца до идентификации в банке или МФЦ.
Внимание: облачная и мобильная подпись различаются не только местом хранения ключа. Ключ на устройстве работника или на токене находится под его контролем, а облачный вызывается со стороннего сервера, и специалисты по безопасности отдельно отмечают риск перехвата СМС при доступе к нему.
Урок второй: подготовка, без которой проект встаёт
Статья 22.2 ТК РФ требует принять локальный нормативный акт о переходе на КЭДО и уведомить каждого работника. Согласие работника на взаимодействие через КЭДО берётся в письменной форме, и Минтруд в разъяснениях придерживается буквального прочтения: письменно значит на бумаге. Отказ работника не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения, а расходы на получение и использование электронной подписи несёт работодатель.
Из этого правила есть два исключения, которые сильно сокращают объём сбора согласий. Первое: у дистанционных работников порядок обмена электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ, и отдельное письменное согласие на КЭДО с них брать не нужно, условия достаточно закрепить в трудовом договоре и локальном акте о дистанционной работе. Второе: согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату не было трудового стажа. В московских учреждениях с высокой текучестью вторая категория за несколько лет вырастает до заметной доли штата. В практике Добыто специалисты по кадрам чаще всего спотыкаются именно здесь: собирают согласия со всех подряд, включая дистанционных, и растягивают подготовку на лишние недели.
Как учреждению подготовиться к запуску КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите штат на три потока: дистанционные работники, принятые после 31.12.2021 без предшествующего стажа и все остальные. Согласия собираются только с третьего потока.
- Шаг 2. Определите вид подписи по каждой группе документов и сверьтесь с перечнем из статьи 22.3 ТК РФ. Если по трудовым договорам у работодателя не УКЭП, дальше идти нельзя.
- Шаг 3. Подготовьте комплект: приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО, приказ об утверждении положения, уведомление работникам, форму согласия и соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с описанным порядком проверки подписи.
- Шаг 4. Назначьте ответственного за КЭДО и оформите делегирование права подписи, чтобы приказы не ждали одного человека с УКЭП.
- Шаг 5. Проверьте, какая учётная система формирует документы и есть ли к ней готовый коннектор. При самописной системе сразу подключайте своих разработчиков к оценке API.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, прогоните через неё полный цикл от заявления до архива и только после этого разворачивайте систему на весь штат.
Шаблоны приказов, положения и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран в том порядке, в каком документы издаются: начинать смотреть стоит с приказа о введении КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО, шаблон для HR | Скачать |
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая частая ошибка в комплекте — согласие, собранное по электронной почте или через форму в сервисе. Трудовой кодекс говорит о письменном согласии, и в спорной ситуации доказывать придётся именно его наличие. Проверьте, лежит ли у вас по каждому недистанционному работнику бумажный оригинал согласия, и если нет, соберите его до того, как система пойдёт в раскатку».
Урок третий: интеграция, нагрузка и требования, которые в ТЗ писать не нужно
Сроки интеграции различаются на порядок в зависимости от того, есть ли готовый коннектор. Установка готового расширения к 1С занимает около часа и не требует собственной команды разработки. Интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации разработчиков заказчика. Для подключения к Госключу по API портала Госуслуг регламент отводит на прохождение шагов не более 30 дней: регистрация в тестовом контуре, доработка своей системы, совместное тестирование с Минцифры и подключение к продуктивной среде.
Второе, о чём почти не пишут в технических заданиях, — работа под нагрузкой. Когда локальный нормативный акт уходит на ознакомление всему штату, в систему одномоментно приходят тысячи человек. Зрелые платформы подтверждают это нагрузочными тестами: у Directum HR Pro заявлена работа под нагрузкой 50 000 одновременно работающих пользователей. Организации, которые этот пункт пропустили, возвращались к вендору уже после того, как система вставала на десятке тысяч сотрудников, и теряли время на настройку заново.
Есть и обратная сторона: требования, которые заказчики вписывают в ТЗ, а потом за них платят. Разработчики выделяют три таких пункта. Подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа России» добавляет сотруднику отдельный вход с компьютера и ещё одну точку интеграции, а обязанности использовать этот портал у работодателя нет. Возврат уже подписанных документов обратно в учётную систему задваивает базу и наращивает нагрузку, при этом перештамповка и архивное хранение в учётной системе всё равно не реализуются. Интеграция с мессенджерами выглядит удобной ровно до момента, когда мессенджер блокируют, а пуш-уведомления и СМС доходят до любого телефона, включая кнопочный.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и прогоняем через неё полный цикл, включая выгрузку для проверки. Это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов до того, как в систему приходит весь штат.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Гибкость системы в техническом задании обычно написана одной строкой, и её подтверждает любой вендор. Детализируйте: система должна собирать маршрут любой сложности, добавлять не только блоки согласования и подписания, но и блоки задач — например, поручение административной службе подготовить рабочее место после подписания трудового договора. И должна сама определять по роли, какому кадровому специалисту уйдёт заявление, а не оставлять этот выбор сотруднику».
Важный нюанс из практики: обучение обычно недооценивают по объёму и переоценивают по сложности. Рядовым сотрудникам хватает одного-двух вебинаров по выпуску подписи и подписанию документов, а кадровой службе нужен отдельный блок про поиск и выгрузку подписанных документов. Сопровождение первых 50 подписаний в ручном режиме закрывает почти все вопросы, которые иначе приходят в поддержку месяцами.
Что критично для разных типов организаций
Универсального набора требований к системе не существует: то, что критично для федерального учреждения, для организации на 80 человек вторично.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Федеральный орган — участник эксперимента | Работа в ЕИСУКС, УКЭП удостоверяющего центра Казначейства, соблюдение сроков эксперимента | Выбор вендора и вида подписи: он предопределён |
| Бюджетное учреждение с филиалами по стране | Личные кабинеты для внештатного резерва, работа под нагрузкой, электронный архив на длительные сроки | Интеграция с мессенджерами, возврат подписанных документов в учётную систему |
| Крупный работодатель со штатом от 5000 человек | Нагрузочное тестирование, гибкие маршруты с ролями, бесплатная подпись для сотрудников | Кастомные шаблоны на старте: их добавляют после пилота |
| Организация до 100 человек в одном здании | Прозрачное ценообразование за рабочее место, готовый коннектор к 1С | Выделенный сервер, SLA, собственный удостоверяющий центр |
| Организация с большой долей исполнителей по ГПХ и самозанятых | Подписание с внештатными исполнителями, соглашение об ЭДО с ними, удобный личный кабинет | Глубокая интеграция с кадровым модулем: часть документов формируется вручную |
Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых: с ними оформляется соглашение об электронном документообороте, а статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются.
Лайфхак: если учётная система у вас самописная, привлекайте своих разработчиков не после выбора вендора, а на этапе выбора. Запросите документацию API и тестовые доступы до подписания договора: срок интеграции по API отличается от установки коннектора в десятки раз.
Когда учреждению не стоит запускать КЭДО прямо сейчас
Есть ситуации, в которых переход даст расходы без эффекта. Первая: весь штат работает в одном здании, текучесть низкая, дистанционных сотрудников нет. Экономия на курьерах и пересылке в таком случае близка к нулю, а обучение и настройка стоят полноценных трудозатрат. Вторая: в организации нет ответственного, который доведёт до конца локальные акты. КЭДО начинается не с системы, а с приказа, положения и уведомлений, и без владельца этой части проект встаёт на первой же неделе. Третья: учётная система самописная, команда разработки занята другим, а бюджета на интеграцию по API нет. Тогда честнее подождать квартал, чем оплатить лицензию и не подключить её к учёту.
Цена ошибки считается не в стоимости лицензии. Если трудовой договор подписан работодателем не УКЭП, а более слабой подписью, документ не соответствует требованию статьи 22.3 ТК РФ, и в трудовом споре он не выполняет свою доказательную функцию. Переподписать задним числом такой договор нельзя: метка времени в подписи фиксирует реальную дату. Восстанавливать придётся бумажный комплект по всем затронутым работникам, а это дороже, чем год пользования платной УКЭП на тех же людей.
Стоимость КЭДО и сроки подключения в сервисе Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграции с 1С, электронного архива и требований к инфраструктуре. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Итоговая сумма для организации складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли выделенный сервер и персональный менеджер. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Опыт московских организаций сходится в трёх точках. Переход начинается не с закупки системы, а с решения по виду подписи и с нормативной обвязки: локального акта, уведомлений и письменных согласий по тем, кто не работает дистанционно и имеет стаж до 2022 года. Массовую подпись сотрудникам сегодня выгоднее закрывать УНЭП в Госключе, а платную УКЭП оставлять там, где её требует статья 22.3 ТК РФ. Технические требования стоит писать не про мессенджеры и не про сторонние порталы, а про работу под нагрузкой, гибкие маршруты с ролями и жизненный цикл локальных нормативных актов.
Мы в Добыто ведём такие проекты от разбора комплекта документов до пилотной группы и полного перехода, включая интеграцию с 1С:ЗУП и выпуск подписей сотрудникам. Если у вас уже есть черновик положения о КЭДО и понимание численности, дальше работа идёт по знакомой обеим сторонам схеме.
Частые вопросы
Можно ли использовать Госключ, если у части сотрудников нет подтверждённой учётной записи Госуслуг?
Для выпуска УНЭП в Госключе нужна учётная запись в ЕСИА и российский номер телефона. Без подтверждённой записи сотрудник сертификат не получит, поэтому проверку учётных записей закладывают в подготовительный этап вместе со сбором согласий. Для УКЭП физического лица требований больше: загранпаспорт нового образца с электронным носителем, подтверждённая биометрия, действующий сертификат УКЭП или очная идентификация. Очная идентификация доступна более чем в 3,3 тыс. МФЦ в 87 регионах и более чем в 1,4 тыс. банков в 89 регионах.
Чем «УНЭП информационной системы» отличается от «УНЭП Госключ»?
Юридический статус подписи одинаковый, различается инфраструктура и стоимость владения. УНЭП информационной системы выпускается внутри платформы работодателя или оператора и обходится примерно в 500 руб. в год на сотрудника. УНЭП в Госключе выпускается государственным приложением бесплатно, работодатель платит только за разовую интеграцию, а ключ хранится на устройстве работника. При этом клиентский путь у Госключа длиннее: сотруднику нужно установить приложение и пройти аутентификацию в ЕСИА.
Нужно ли заново собирать согласия работников при смене оператора КЭДО?
Согласие по статье 22.2 ТК РФ работник даёт на взаимодействие с работодателем в электронном виде, а не с конкретной платформой, поэтому само согласие переоформлять не требуется. Отдельно закрывается вопрос персональных данных: если работодатель передаёт данные работников новому оператору для массовой регистрации, оператор действует как лицо, обрабатывающее данные по поручению по 152-ФЗ, и это поручение должно быть оформлено в договоре.
Сколько хранятся электронные кадровые документы и кто отвечает за архив?
Сроки одинаковы для бумаги и электронного вида. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Ответственность за сохранность несёт работодатель. В лицензионных договорах с операторами, как правило, предусматривается доступ к архивной версии и после расторжения договора, но этот пункт нужно проверять до подписания.
Можно ли подписывать в той же системе документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Технически да, если платформа умеет работать с внештатными исполнителями. Юридически это другая конструкция: с исполнителем по гражданско-правовому договору оформляется соглашение об электронном документообороте, а нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на него не распространяются. При использовании УКЭП соглашение формально не требуется, поскольку такая подпись признаётся по умолчанию. При ПЭП и УНЭП соглашение обязательно и должно содержать порядок проверки подписи.
Что делать, если работник отказался от КЭДО или хочет вернуться на бумагу?
Отказ работника не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения. Работодатель продолжает выдавать этому сотруднику документы на бумаге за свой счёт, а факт отказа фиксируется письменным заявлением и хранится в личном деле. Технически это означает, что параллельный бумажный контур придётся поддерживать столько, сколько в организации есть такие работники, и в регламенте это лучше описать сразу, а не после первого отказа.
