Документооборот бюджетной организации переводится в электронный вид по тем же статьям 22.1-22.3 ТК РФ, что и в коммерческой компании: учреждение принимает локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомляет работников, собирает письменные согласия и обеспечивает их электронными подписями. Работодателю для кадровых документов нужна усиленная подпись, работнику по общему правилу достаточно УНЭП, причём через Госключ она выпускается бесплатно и не требует отдельного соглашения об использовании. Главное различие внутри бюджетного учреждения проходит не по типу документа, а по категории персонала: работников по трудовому договору переводят по ТК РФ уже сейчас, а для государственных и муниципальных служащих отдельная нормативная база под электронные служебные документы пока не сформирована, и их кадровые документы остаются в прежнем порядке.
Разберём, кого в учреждении можно переводить, какая подпись подходит каждой категории и чем ПЭП отличается от УНЭП и УКЭП по юридическим последствиям, а не по названию. Покажем комплект ЛНА, без которого электронный кадровый документ не работает при проверке и в суде, и требования к формату PDF/A-1A с XML-метаданными, действующие с 1 марта 2023 года. Сроки хранения по 125-ФЗ, сценарии, в которых переход не даст эффекта, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кого в бюджетном учреждении переводят на КЭДО, а кого нет
В бюджетном учреждении и в органе власти с подведомственной сетью работают два разных по правовому статусу контура персонала, и КЭДО применим пока только к одному из них. Первый контур — работники по трудовому договору: врачи и средний медперсонал, педагоги, научные сотрудники, технический и административный персонал подведомственных организаций. К ним применяются статьи 22.1-22.3 ТК РФ в редакции 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года, и никаких дополнительных условий по сравнению с коммерческой компанией для них нет. Второй контур — государственные и муниципальные служащие, чьи служебные отношения регулируются законодательством о государственной службе. Проработанной нормативной базы под электронные служебные кадровые документы для этой категории на дату публикации нет, и пилотные проекты в органах власти идут именно на первом контуре.
Практический вывод из этого разделения простой: если у вас ФГБУ, вуз, медицинский центр, школа или иное подведомственное учреждение, где весь штат оформлен по трудовым договорам, вы переводите кадры в электронный вид без ожидания новых нормативных актов. Если у вас орган власти со смешанным составом, проект делится на две части, и служащие остаются на бумажном порядке до появления регулирования.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы делаем в бюджетном проекте, — разносим штат на две группы по основанию возникновения отношений: трудовой договор или служебный контракт. Смешивать их в одном приказе о введении КЭДО нельзя, потому что нормы разные, и проверяющий будет читать документ по каждой группе отдельно. Возьмите штатное расписание и проставьте эту отметку напротив каждой позиции до того, как начнёте выбирать систему.»
Что проверить до старта проекта
Подготовка занимает больше времени, чем настройка системы, и определяет, придётся ли переделывать документы после первой проверки. До выбора подрядчика проверьте пять позиций:
- Состав штата по правовому основанию. Сколько человек по трудовым договорам, сколько служащих, сколько исполнителей по договорам ГПХ. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся.
- Дата приёма каждого работника. От неё зависит, нужно ли письменное согласие или достаточно уведомления.
- Актуальность контактных данных. Личный кабинет не создаётся, если у работника не заполнены ни адрес электронной почты, ни номер мобильного телефона. В крупных учреждениях это самая массовая причина остановки на старте.
- Требования информационной безопасности. Для государственных информационных систем меры защиты заданы жёстко: если облако, то государственное, если локальная поставка, то с аттестованным контуром. Этот пункт согласовывают до подписания договора, а не после.
- Номенклатура дел и сроки хранения. Электронный документ хранится по тем же перечням, что и бумажный, и архив нужно спроектировать до запуска, а не через год.
В практике Добыто бюджетные учреждения дольше всего согласовывают не техническую часть, а комплект ЛНА и порядок сбора согласий: техническая настройка занимает дни, согласования внутри учреждения — недели.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая меняет комплект документов
Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ об электронной подписи. Простая электронная подпись подтверждает, что действие совершил владелец учётных данных, но не подтверждает, что документ не изменялся после подписания и что подписание произошло в конкретный момент. Усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная подписи технически устроены одинаково: разница в том, кто выпускает сертификат. УКЭП выдаёт только удостоверяющий центр, аккредитованный ФСБ России и Минцифры, а УНЭП может выпустить и сам работодатель, и иной удостоверяющий центр.
Для кадровых отношений это различие имеет прямое последствие. Обычная УНЭП по соглашению сторон требует, чтобы учреждение и работник подписали соглашение об использовании этой подписи. УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (ЕСИА, приложение Госключ), по части 2 статьи 22.3 ТК РФ признаётся без такого соглашения, потому что выдана доверенной государственной инфраструктурой. Порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Запросы вида «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» возникают из-за смешения двух вещей. Электронная подпись не подписка: единицей учёта служит сертификат, выпущенный на одного человека, со сроком действия, который у большинства удостоверяющих центров составляет один год. Тарифицируется при этом не подпись, а обслуживание сертификата или лицензия на систему, и считается это за сотрудника в месяц или в год.
| Вид подписи | Где выпускается | Нужно ли соглашение с работником | Затраты |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя | Учётные данные внутренней системы | Да, порядок использования закрепляется в ЛНА и соглашении | Стоимость каждого SMS-сообщения |
| ПЭП ЕСИА на портале «Работа России» | Подтверждённая учётная запись Госуслуг | Нет, работает в рамках портала | Бесплатно |
| УНЭП информационной системы | Удостоверяющий центр или сама система КЭДО | Да, соглашение об использовании обязательно | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ (ЕСИА) | Мобильное приложение Госключ или Госуслуги | Нет, признаётся по части 2 статьи 22.3 ТК РФ | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | Госключ при идентификации по биометрии или загранпаспорту нового образца | Нет | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП на токене от аккредитованного УЦ | Удостоверяющий центр, аккредитованный ФСБ России и Минцифры | Нет | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Для массового персонала бюджетного учреждения экономика решается в пользу УНЭП Госключа: сертификат бесплатен и для работника, и для работодателя, а соглашение об использовании подписывать не нужно. УКЭП на токене остаётся у руководителя и тех сотрудников, кому подпись нужна для работы с государственными системами и отчётностью.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Портал «Работа России» бесплатен, и учреждения часто выбирают его как первый шаг. Два момента стоит взвесить заранее: юридическую значимость документа, подписанного простой подписью, на длительном сроке хранения и то, что работник вынужден держать два интерфейса — личный кабинет учреждения и отдельный портал без мобильного приложения. Если у вас много возрастного персонала, посчитайте нагрузку на кадровую службу от этой второй авторизации до старта.»
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе активировано более 41,2 млн приложений с выпущенными сертификатами и подписано около 50,4 млн документов. К технологии подключено более 3200 организаций, из них более 1000 используют её именно в КЭДО.
Как перевести кадры бюджетного учреждения в электронный вид
Порядок перехода задан статьёй 22.2 ТК РФ и не зависит от организационно-правовой формы. Отличие бюджетного учреждения в том, что каждый шаг проходит через дополнительные согласования: с юридической службой, с ответственным за информационную безопасность, иногда с учредителем.
Как перевести кадровый документооборот учреждения в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Аудит кадровых процессов. Возьмите перечень кадровых документов учреждения и по каждому определите, обязателен ли он по трудовому законодательству, сколько подписей собирает и какой у него срок хранения. Часть форм на этом шаге сокращается или объединяется ещё до автоматизации.
- Шаг 2. Оценка риска по каждому документу. По каждой позиции перечня определите конфликтность документа и вероятность спора, а затем вид подписи, на котором его допустимо перевести в электронный вид. Результат этого шага — таблица «документ — риск — вид подписи», которая потом ложится в положение о КЭДО.
- Шаг 3. Разработка ЛНА. Готовятся положение о ведении КЭДО, приказ о его утверждении, приказ о введении КЭДО с назначением ответственного, регламент использования электронной подписи. В положении прописываются уровни доступа, обязанности сторон и обязанность работника не передавать логин и пароль третьим лицам.
- Шаг 4. Уведомление работников. Уведомление вручается каждому работнику, в нём указываются срок для ответа и порядок дальнейшего взаимодействия. Ознакомление фиксируется листом ознакомления с ЛНА.
- Шаг 5. Сбор согласий. Письменное согласие берётся у работников, принятых до 31 декабря 2021 года, а также у тех, кто имел трудовой стаж до этой даты. С теми, кто впервые принят на работу после этой даты, согласие не требуется, достаточно уведомления. Отказ работника не влечёт для него негативных последствий, его документы продолжают оформляться на бумаге за счёт работодателя.
- Шаг 6. Выдача подписей. Работодатель получает усиленную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре, работники выпускают УНЭП в Госключе по подтверждённой учётной записи Госуслуг либо получают УНЭП в системе КЭДО.
- Шаг 7. Пилот и раскатка. Первыми подключаются подразделения, которые ежедневно работают за компьютером, затем проект расширяется на остальной штат с обучением линейного персонала.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всё учреждение. На пилоте вскрываются ошибки в маршрутах согласования и незаполненные контакты, а исправлять их на 30 сотрудниках дешевле, чем на 3000.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите приказ о введении КЭДО под своё учреждение
Шаблоны ЛНА и согласий для перехода на электронный документооборот
Комплект закрывает подготовительную часть проекта, и начинать удобнее с положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране резерв специалистов для выезда при чрезвычайных ситуациях, около 800 человек в разных регионах. До перехода на КЭДО экстренное оформление шло через общий документооборот: при землетрясении за рубежом около 200 человек пришлось оформлять за несколько дней в ручном режиме. После запуска личных кабинетов основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, и мобилизация резерва перестала упираться в пересылку бумаг.
Внимание: при самостоятельном подключении к Госключу обезличенный сертификат на организацию выпускает лично руководитель, срок действия — 1 год, и перевыпуск каждый год тоже проходит лично. Заложите эту процедуру в регламент, иначе подписание встанет в день истечения сертификата.
Какие кадровые документы учреждения остаются на бумаге
Перечень исключений закрыт и одинаков для бюджетных и коммерческих работодателей. В электронный вид без дублирования на бумаге не переводятся четыре позиции: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. По остальным кадровым документам учреждение вправе отказаться от бумажного дублирования.
Инструктаж по охране труда в бюджетном учреждении остаётся самым частым местом, где проект упирается в бумагу. Вводный инструктаж проводится с личной подписью работника, и автоматизировать в нём можно подготовку и рассылку материалов, но не сам факт подписания.
Во что обходится ошибка в виде подписи
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Если работник оспаривает увольнение или перевод, суд проверяет не только сам факт подписания, но и всю обвязку: введён ли КЭДО локальным актом, ознакомлен ли работник, действовал ли сертификат в момент подписания и был ли документ передан на подписание в неизменном виде. В известных спорах по кадровым документам, подписанным электронной подписью, суды вставали на сторону работника и восстанавливали его в должности со взысканием среднего заработка и компенсации морального вреда именно там, где работодатель не смог закрыть эти пункты документально.
Отдельно проверяется, прописана ли в ЛНА обязанность работника хранить логин и пароль и не передавать их другим лицам. Отсутствие этого пункта регулярно становится аргументом в пользу работника.
Полезно знать: через Госключ выпускается и УКЭП Федерального Казначейства: сертификат запрашивается на портале Казначейства, идентификация проходит очно в территориальном органе. Для КЭДО этот сценарий уже реализован в Единой информационной системе управления кадровым составом государственной службы, к которой подключены 13 федеральных органов исполнительной власти.
Электронный архив: форматы, сроки хранения и проверки
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к электронному кадровому документу: основная часть в формате PDF/A-1A, отдельно файлы электронных подписей и метаданные в формате XML. Форматы, XML-схемы и сервисы проверки опубликованы Минтрудом в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, там же собраны ответы на вопросы по составу документа. Система, которая складывает подписанные документы в произвольном формате, при проверке создаёт учреждению проблему, которую нельзя закрыть задним числом.
Сроки и порядок хранения от формы документа не зависят. Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право самостоятельно создавать архив, а сроки берутся из тех же перечней, что и для бумаги: пять лет для графиков отпусков и табелей, 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, постоянное хранение для штатных расписаний и ЛНА. Требования к самой системе описаны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, а стратегия долговременной сохранности — в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная задача — подтвердить дату подписания после того, как сертификат перестал действовать. Сертификат чаще всего выпускается на год, а трудовой договор хранится десятилетиями. Закрывается это усовершенствованным форматом подписи: к документу добавляются штамп времени от доверенной службы, ссылки на сертификаты и OCSP-ответы, подтверждающие, что сертификат не был отозван на момент подписания. Штампы визуализации на распечатке юридической силы не несут, поэтому для проверки и суда выгружается исходный документ вместе с файлами подписи. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», и подписанные документы хранятся вместе с файлами подписей, а не отдельно от них.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор почти никогда не выигрывается самим фактом наличия электронной подписи. Выигрывает комплект: положение о КЭДО, лист ознакомления, соглашение или норма о признании подписи, сведения о действии сертификата и подтверждение, что на подписание ушёл именно этот документ. Проверьте прямо сейчас, сможет ли ваша кадровая служба выгрузить такой комплект по одному работнику за рабочий день.»
Когда переход на КЭДО учреждению не даст эффекта
Есть конфигурации, в которых проект не окупается или упирается в ограничения, не связанные с бюджетом. Небольшое учреждение до 25-30 человек, работающих в одном здании, экономит на КЭДО немного: подписание в соседнем кабинете занимает столько же времени, сколько согласование маршрута в системе. Орган власти, где основную часть штата составляют государственные служащие, переводит в электронный вид только контур работников по трудовым договорам, и охват проекта оказывается заметно меньше ожидаемого.
Часть персонала останется на бумаге и после запуска. Работник вправе отказаться от электронного взаимодействия, и учреждение обязано оформлять его документы на бумажном носителе за свой счёт. У сотрудников без смартфона или без подтверждённой учётной записи Госуслуг выпуск УНЭП в Госключе технически невозможен, и для них нужен либо иной вид подписи, либо бумажный порядок.
| Сценарий учреждения | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Медицинский центр с филиалами и выездным резервом | Удалённый приём и личные кабинеты, скорость оформления при мобилизации | Кастомный корпоративный стиль интерфейса |
| Вуз или школа с массовым ознакомлением с ЛНА | Работа под одновременной нагрузкой всего штата, жизненный цикл и актуализация ЛНА | Интеграция с мессенджерами |
| Орган власти со смешанным составом персонала | Разделение служащих и работников по трудовым договорам, меры защиты информации | Возврат подписанных документов обратно в учётную систему |
| Централизованная бухгалтерия и кадровая служба на регион | Гибкие роли и автоматический выбор ответственного кадровика по подразделению | Подписание на портале «Работа России» |
| Учреждение до 30 человек в одном здании | Стоимость лицензии и трудозатраты на подготовку ЛНА | Маршруты параллельного согласования |
Таблица показывает практическое правило отбора требований: чем больше у учреждения территориально распределённых подразделений и чем чаще идёт массовое ознакомление, тем выше отдача, и тем важнее закладывать в требования нагрузку и работу с ролями, а не длину списка функций.
Лайфхак: при рассылке ЛНА на ознакомление в систему одномоментно приходит весь штат. Запросите у поставщика результаты нагрузочного тестирования: на рынке есть решения с подтверждённой работой при 50 000 одновременно работающих пользователей. Требование стоит ноль рублей на этапе отбора и очень дорого стоит после запуска.
Важный нюанс из практики: в проекте на 1100 сотрудников с подписанием через Госключ документооборот по одному кадровому процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год за счёт отказа от платных сертификатов для рядового персонала.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Возрастной персонал в учреждениях пугает руководителей сильнее, чем нужно. Доступ в учётную систему рядовому работнику не требуется: ему нужен телефон и ссылка на личный кабинет. Мы проверяем это на пилоте на самой сложной группе, а не на ИТ-подразделении, и тогда решение по раскатке принимается по фактам, а не по опасениям.»
Стоимость перевода кадрового документооборота учреждения на КЭДО
Стоимость складывается из численности подключаемого персонала, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Итоговый счёт зависит от численности подключаемого штата и от того, нужны ли выделенный сервер, SLA и кастомные интеграции: состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому в смету учреждения отдельной строкой попадает только УКЭП для тех, кому она нужна по функционалу.
Выводы
Бюджетное учреждение переходит на электронный кадровый документооборот в том же порядке, что и коммерческая организация, но проект делится по правовому статусу персонала: работники по трудовым договорам переводятся сейчас, служащие ждут отдельного регулирования. Вид подписи выбирается не по названию, а по последствиям: для массового штата практичнее УНЭП Госключа, которая бесплатна и не требует соглашения об использовании, для руководителя и работы с государственными системами остаётся УКЭП. Комплект ЛНА, формат PDF/A-1A с метаданными и архив с подтверждением даты подписания определяют, выдержит ли электронный документ проверку и суд.
Мы в Добыто ведём такие проекты от аудита кадровых процессов и подготовки положения о КЭДО до сбора согласий, выпуска подписей и интеграции с учётной системой, включая сценарии со смешанным составом персонала и поэтапной раскаткой на филиалы.
Частые вопросы
Что означает сокращение ЕИО и хватит ли руководителю простой подписи
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации: директор, главный врач, ректор. Для входа в информационные системы и подтверждения действий учётными данными руководителю достаточно простой электронной подписи, но для подписания кадровых документов со стороны работодателя ПЭП не подходит. Работодатель подписывает кадровые документы усиленной подписью, а при делегировании права подписи ответственному сотруднику это фиксируется отдельным приказом.
Можно ли вести КЭДО только на портале «Работа России» и не покупать систему
Формально да: портал бесплатен, работник подписывает документы простой электронной подписью через подтверждённую учётную запись Госуслуг, а на документ дополнительно проставляется усиленная подпись Федеральной службы по труду и занятости. Практические ограничения два: работник вынужден переходить в отдельный интерфейс без мобильного приложения, а портал становится дополнительной точкой в цепочке, и при перебоях на его стороне подписание останавливается.
Нужно ли брать согласие у работников, принятых после 31 декабря 2021 года
Письменное согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа до этой даты, им направляется уведомление. У остальных работников согласие обязательно, и его отсутствие означает, что документы этого человека продолжают оформляться на бумаге.
Что делать, если часть работников отказалась от электронного взаимодействия
Отказ оформляется заявлением и не влечёт для работника негативных последствий: увольнять, не согласовывать документы или применять иные санкции за отказ нельзя. Учреждение продолжает вести кадровые документы такого работника на бумажном носителе за свой счёт, при этом остальной штат работает в электронном виде. Работник может передумать и дать согласие позже.
Сколько действует сертификат подписи и что с ним делать при увольнении
Срок действия сертификата у большинства удостоверяющих центров составляет один год. При увольнении подпись отзывается не работодателем, а по заявлению владельца в тот удостоверяющий центр или орган, который её выдал. Удаление сертификата из хранилища на компьютере отзывом не является: сертификат остаётся действующим до формального отзыва или истечения срока.
Как подтвердить дату подписания, если сертификат уже истёк
Через усовершенствованный формат подписи: в момент подписания к документу добавляются штамп времени от доверенной службы, ссылки на сертификаты и OCSP-ответы, подтверждающие, что сертификат не был отозван. Такой комплект доказывает и момент подписания, и действительность сертификата после окончания его срока. Визуальные штампы на распечатке этой функции не выполняют, они нужны только для восприятия человеком.
