Ведение электронного кадрового документооборота на первом году ломается не на технике, а на трех вещах: неполном комплекте локальных нормативных актов, согласиях, собранных не в той форме, и неверно выбранном виде подписи. Порядок задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий работодатель подписывает только УКЭП, а работник в этих случаях — УКЭП или УНЭП, ПЭП здесь не подходит. Объем работы определяет различие: сотрудник, у которого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, попадает в КЭДО без отдельного согласия, все остальные — только по письменному согласию, и отказ не может стать причиной увольнения или отказа в приеме.
Разберем ошибки, которые всплывают именно на первом году ведения, и покажем, во что каждая обходится: ЛНА без обязательных реквизитов, ПЭП там, где нужна УНЭП, согласия по корпоративной почте, маршруты на конкретных ФИО вместо ролей, архив без плана извлечения документов. По каждой ошибке даем способ проверки, который руководитель кадровой службы выполняет сам, без разработчика. Сравнительная таблица подписей по видам документов, чек-лист ревизии первого года, образцы ЛНА и согласий для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему первый год КЭДО ломается не там, где ждут
Проверка ГИТ и трудовой спор упираются не в интерфейс системы, а в бумажную обвязку перехода и в вид подписи под конкретным документом. Технические сбои на первом году случаются реже, чем расхождение между тем, что записано в положении о КЭДО, и тем, что реально идет по маршрутам. Ниже собраны девять ошибок, которые в первый год встречаются чаще всего, с указанием момента, когда каждая из них становится видимой.
| Ошибка первого года | Когда всплывает | Чем оборачивается |
|---|---|---|
| Согласие на КЭДО собрано по корпоративной почте, а не в письменной форме | Проверка ГИТ, трудовой спор | Позиция Роструда сводится к письменному согласию на бумаге, электронный вариант приходится подтверждать заново |
| ПЭП использована для трудового договора или заявления об увольнении | Суд при оспаривании увольнения | Статья 22.3 ТК РФ не допускает ПЭП для этих документов |
| В ЛНА не закреплена обязанность работника хранить логин и пароль | Спор о том, кто отправил заявление | Суд встает на сторону работника: работодатель не доказал, что обеспечил осознанный электронный документооборот |
| Маршрут согласования построен на конкретных ФИО | Отпуск или увольнение согласующего | Документы зависают на этапе, маршрут приходится перенастраивать вручную |
| Не назначен ответственный за КЭДО и не оформлено делегирование права подписи | Отсутствие подписанта | Подписание останавливается целиком |
| Не проверено поведение системы под массовой нагрузкой | Рассылка ЛНА на ознакомление всему штату | Система останавливается на пике, масштабирование идет не мгновенно |
| Нет плана извлечения документов из электронного архива | Через несколько лет, при проверке или запросе работника | Файлы есть, а подтвердить подпись и прочитать формат нечем |
| Не подано уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных | Проверка Роскомнадзора | Штраф до 300 000 рублей на юридическое лицо по части 10 статьи 13.11 КоАП |
| В электронный вид переведены документы из перечня исключений | Проверка ГИТ | Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журнал инструктажей и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге |
Семь ошибок из девяти относятся к организационному слою, а не к программному. Проверить их можно по документам, которые уже лежат в вашей папке по проекту внедрения, без обращения к вендору. В практике Добыто ревизия первого года начинается именно с перечня документов и видов подписи, а не с настроек системы: расхождение между ЛНА и фактическими маршрутами встречается чаще технических сбоев.
Как провести ревизию КЭДО по итогам первого года: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте перечень документов в положении о КЭДО с реальным перечнем, который идет по маршрутам в системе. Документ, которого нет в ЛНА, но который подписывается электронно, при проверке защищать нечем.
- Шаг 2. Проверьте, для каждой ли категории работников есть основание вести КЭДО: письменное согласие, отсутствие стажа на 31 декабря 2021 года или режим дистанционной работы по главе 49.1 ТК РФ.
- Шаг 3. Возьмите пять подписанных документов разных типов и посмотрите, каким видом подписи они закрыты с обеих сторон. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о взыскании и уведомление об изменении условий со стороны работодателя должны быть подписаны УКЭП.
- Шаг 4. Проверьте маршруты на роли: заменяются ли согласующие автоматически при отпуске, переводе и увольнении, назначен ли срок на каждый этап и что происходит с документом при просрочке.
- Шаг 5. Запросите у вендора порядок выгрузки юридически значимого архива: в каком формате отдаются файлы подписи, как проверяется подпись через несколько лет и что происходит с доступом к архиву при расторжении договора.
- Шаг 6. Сверьте документы по персональным данным: поручение на обработку в договоре с сервисом, согласия работников, модель угроз и факт подачи уведомления в Роскомнадзор.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход спора
Три вида подписи различаются не удобством, а способом подтверждения авторства и объемом доказательств, который остается у работодателя. ПЭП подтверждает авторство связкой логина, пароля или кода из СМС и сама по себе не фиксирует неизменность файла. УНЭП создается криптографическими средствами: она подтверждает, что документ после подписания не менялся, но признается сторонами по соглашению либо в силу прямого указания федерального закона. УКЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром и признается равнозначной собственноручной подписи без дополнительного соглашения.
Для кадровых документов этот выбор не свободный. Статья 22.3 ТК РФ прямо распределяет виды подписи по типам документов.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении, согласие на перевод, отзыв заявления | подпись работодателя не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: заявления, приказы по отпускам, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при наличии соглашения |
Из таблицы следует практическое правило: одной ПЭП для всего штата не хватит, а одной УКЭП на каждого работника дорого и избыточно. Универсальная схема — УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника.
Отдельная развилка внутри УНЭП, которую на первом году пропускают: подпись, выпущенная в информационной системе работодателя, и подпись, полученная в инфраструктуре электронного правительства через Госключ. Обе допустимы для документов из перечня выше, но обслуживаются по-разному. УНЭП в системе работодателя выпускается сотрудником в пару кликов и не требует от него отдельного приложения. УНЭП в Госключе выпускается по подтвержденной учетной записи Госуслуг и работает не только с кадровыми документами, но и в других правоотношениях. С 2025 года Госключ доступен внутри мобильного приложения Госуслуг, что снимает необходимость ставить отдельное приложение.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение с работником об использовании электронной подписи нужно не всегда. УКЭП признается равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, а вот для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нем должен быть прописан порядок проверки подписи. Проверьте свой комплект: если в положении о КЭДО перечислены виды подписи, а порядка проверки нет, соглашение работает наполовину.»
Проверьте, чем и когда на самом деле подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
«Тип подписки» и «единица измерения» подписи: чего в законе нет
Электронная подпись не продается подпиской и не измеряется единицами. У сертификата есть срок действия, и квалифицированный сертификат перевыпускается ежегодно, поэтому в бюджете он выглядит как повторяющийся платеж. Тарифицируется в КЭДО не подпись, а рабочее место или сотрудник в месяц: подписи для работников входят в стоимость этого места. На тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной платы на всех планах, а УКЭП работодатель получает через партнеров-удостоверяющие центры. Разделение полезно держать в голове при сравнении предложений: часть вендоров дробит цену на модули и внедрение, часть считает одно рабочее место со всем содержимым.
Факт: интеграция готовым коннектором с учетной системой ставится примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации вашей команды.
Ошибки в ЛНА, уведомлении и согласиях
Локальный нормативный акт о введении КЭДО должен содержать конкретный набор сведений: наименование информационной системы, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, категории работников, срок уведомления и дату введения электронного документооборота. Количество актов законом не задано: можно принять один комплексный документ или разделить его на приказ о введении КЭДО и положение о порядке ведения. Претензий к числу документов не возникает, претензии возникают к содержанию. Официальные разъяснения и формы по теме собраны в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Форма уведомления работников не установлена. Работодатель определяет ее сам в локальном акте: это может быть отдельный документ под подпись или письмо на корпоративную почту, если использование такой почты уже легализовано другим ЛНА. Срок уведомления тоже задается локальным актом.
С согласием ситуация жестче. Формулировка закона говорит о письменном согласии, и позиция Роструда сводится к бумажному носителю: на момент сбора согласия работник еще не выразил готовность взаимодействовать электронно, поэтому подтвердить его электронно он не может. Практика, при которой согласия собирают через корпоративную почту, в спорной ситуации выглядит слабее бумажного комплекта.
Три категории работников выпадают из общего порядка, и на первом году их регулярно смешивают. Первая: лица, у которых на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж, — при приеме они включаются в КЭДО без отдельного согласия, но уведомить их все равно нужно. Вторая: дистанционные работники — обмен электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ и может быть закреплен отдельным ЛНА о дистанционной работе или трудовым договором, отдельного согласия по статье 22.2 ТК РФ здесь не требуется. Третья: исполнители по договорам ГПХ и самозанятые — с ними заключается соглашение об электронном документообороте, а нормы о КЭДО на них не распространяются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников не нужно тащить в общий порядок сбора согласий. У них свой режим обмена электронными документами по главе 49.1 ТК РФ, и его достаточно закрепить в локальном акте о дистанционной работе или прямо в трудовом договоре. Если вы распространили на них общие правила КЭДО по умолчанию, вы усложнили себе процедуру без юридической необходимости.»
Внимание: если в локальных нормативных актах не прописана обязанность работника хранить логин и пароль и никому их не передавать, суд в споре об авторстве заявления встает на сторону работника. Работодателю нужно доказать, что он приложил максимум усилий для осознанного электронного документооборота.
Кейс из практики: в компании с распределенными складами оригиналы кадровых документов хранились в отдельном ангаре в трех километрах от офиса. Чтобы найти один документ, сотрудник выделял целый рабочий день на поездку и поиск в архиве. После перевода документооборота в электронный вид тот же поиск занимает пару минут в реестре.
Образцы ЛНА, уведомления и согласий для перехода на КЭДО
Комплект закрывает организационный слой перехода; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Ошибки маршрутов, ролей и дисциплины подписания
Маршрут, построенный на конкретных фамилиях, живет ровно до первого отпуска согласующего. Система должна определять исполнителя по роли и организационной структуре: руководитель подразделения, кадровый специалист, закрепленный за филиалом, руководитель кадровой службы. Тогда при переводе или увольнении сотрудника документы продолжают идти сами, а не возвращаются кадровику на ручную переадресацию.
Второй сбой связан со сроками. Если на этапе не задано время, документ висит без движения, а кадровик узнает об этом в момент, когда отпуск уже начался. Рабочая настройка: срок на каждом этапе плюс автоматическое закрытие этапа по его истечении с возвратом документа кадровому специалисту. Тогда решение принимается в тот же день — подписать на бумаге или изменить даты и отправить на повторное подписание.
Лайфхак: подписать документ в системе задним числом нельзя. Вместо этого настраивается автозакрытие этапа: если работник не подписал в отведенное время, например за 8 часов текущего рабочего дня, система закрывает этап и возвращает документ кадровому специалисту.
Третий сбой касается ознакомления с локальными нормативными актами. Ручная сборка комплекта инструкций под каждую должность отнимает столько же времени, сколько отнимала на бумаге, если система умеет только подписывать. Рабочая схема другая: база актов настраивается один раз с привязкой к подразделениям и должностям, дальше комплект собирается системой при приеме или переводе автоматически. При выходе новой редакции документ уходит на повторное ознакомление всем, на кого он распространяется, без участия кадровика.
Полезно знать: рассылка ЛНА на ознакомление приводит в систему тысячи сотрудников одномоментно. Компании, которые не проверили работу под нагрузкой на этапе выбора, сталкивались с остановкой уже после полной настройки, а масштабирование идет далеко не сразу.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На пилоте видно, какие этапы маршрутов лишние, какие уведомления не доходят и где сотрудники не понимают, что от них требуется. Обучение линейного персонала обычно закрывается одним-двумя вебинарами, после которых вопросов по выпуску подписи и подписанию не остается.
Важный нюанс из практики: в IT-компании на старте перехода сотрудники распечатывали бланк заявления на принтере, подписывали ручкой, фотографировали и отправляли руководителю. Проблему сняли двумя обучающими вебинарами и сокращением числа принтеров в офисе, а не доработкой системы.
Персональные данные: чья это зона ответственности
Работодатель остается оператором персональных данных, даже когда документы лежат в облаке вендора. Сервис КЭДО в этой схеме выступает лицом, которое обрабатывает данные по поручению оператора, и это поручение должно быть оформлено в договоре или отдельном соглашении. Согласие на обработку собирает оператор, а не обработчик.
Развилка возникает в момент регистрации работников в системе. Если сотрудник регистрируется сам и сам принимает пользовательское соглашение, работодатель в передаче данных не участвует. Если регистрация массовая через интеграцию, работодатель передает персональные данные в сервис, и эту передачу нужно отдельно урегулировать: она должна быть отражена в согласии работника и в поручении на обработку.
Второй пропуск первого года — уведомление Роскомнадзора о начале обработки персональных данных. За его отсутствие часть 10 статьи 13.11 КоАП предусматривает штраф до 300 000 рублей на юридическое лицо. С 30 мая 2025 года ответственность по этой статье усилена, добавлены санкции за утечки, и внимание к теме на проектах внедрения заметно выросло: специалисты по информационной безопасности со стороны заказчика теперь заходят в проект раньше бизнес-заказчиков.
Третий вопрос — где физически лежат документы. Облачная поставка снимает с вас инфраструктуру и ее защиту, локальная поставка в контур компании оставляет и то, и другое на вашей стороне, включая электронный архив. В 2025 году запросов на локальное развертывание у среднего и крупного бизнеса стало больше, и часть компаний целенаправленно уходила с облака обратно в свой контур. Решение зависит от требований вашей службы информационной безопасности, а не от цены: разница в стоимости между защищенным облаком и собственной инфраструктурой сокращается.
Электронный архив: ошибка, которая всплывает через несколько лет
Требования к хранению переносятся на электронные документы из бумажного делопроизводства без послаблений. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение закреплено в статье 13 Федерального закона № 125-ФЗ об архивном деле. Сроки при этом не меняются от формы документа: графики отпусков и табели хранятся пять лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно.
Что должна уметь система хранения, описано в типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утвержденных приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Отдельно стоит посмотреть ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов: в нем перечислены восемь составляющих стратегии — читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Это готовый список вопросов к вендору на этапе выбора.
На первом году архив выглядит рабочим: файлы на месте, подписи проверяются, поиск идет за секунды. Проблема появляется позже, когда истекает срок действия сертификата, которым документ был подписан, и когда меняются форматы. Поэтому в договоре важны два пункта: сохранение доступа к архивной версии после расторжения лицензионного договора и порядок выгрузки юридически значимого комплекта с файлами подписи. Практика показывает, что разработчики продолжают обеспечивать доступ к архиву и после окончания договора, но это условие должно быть записано, а не подразумеваться.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На выборе системы задавайте вендору не вопрос о том, есть ли электронный архив, а вопрос о том, как документы из него извлекаются через десять лет. Форматы, метки времени, порядок перештамповки подписи и выгрузка комплекта для проверяющего — вот что определяет, останется документ доказательством или превратится в файл, который нечем подтвердить.»
Когда КЭДО не подходит и что в него не стоит тащить
КЭДО остается добровольным: нормативных актов, которые обязывали бы компании перейти на электронный кадровый документооборот, на дату публикации нет. Утверждения об обязательности для отдельных категорий работодателей встречаются в интернете, но нормативной базы под ними нет.
Четыре документа закон оставляет на бумаге: приказ (распоряжение) об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажную трудовую книжку. Попытка закрыть их электронной подписью не ускоряет процесс, а создает нарушение.
Эффект от КЭДО растет вместе с численностью и территориальной распределенностью: чем больше филиалов, удаленных подразделений и дистанционных работников, тем сильнее экономия на доставке и хранении. У компании с небольшим штатом в одном офисе экономия от перехода меньше, чем трудозатраты на перестройку процессов, поэтому запуск стоит откладывать до момента, когда появится распределенность или заметный поток документов.
Отдельно про требования, которые компании закладывают в техническое задание и потом оплачивают без пользы. Первое: подписание кадровых документов работниками через портал «Работа в России» простой электронной подписью. Обязанности использовать этот портал у работодателя нет, а работнику приходится держать второй интерфейс и вспоминать отдельный пароль, при этом добавляется еще одна точка отказа. Второе: возврат уже подписанных документов обратно в учетную систему. Это дает задвоение базы и рост нагрузки, а процедуры архивного хранения учетная система все равно не выполняет; достаточно открытия документа по гиперссылке. Третье: интеграция с мессенджерами для уведомлений. Универсального мессенджера, которым пользуются все сотрудники, нет, а сам канал может быть заблокирован в любой момент; пуш-уведомления и СМС доходят до всех, включая владельцев кнопочных телефонов.
Стоимость ведения КЭДО и цена типичных ошибок
Стоимость зависит от численности подключенных сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учетной системой. Тарификация идет за сотрудника в месяц, электронные подписи для работников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма собирается из численности, выбранного тарифа и потребности в УКЭП для подписантов со стороны работодателя. Актуальные условия по всем трем планам, включая состав функций и порядок перехода между тарифами, опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Цена ошибки считается отдельно от абонентской платы. Неверный вид подписи под трудовым договором или заявлением об увольнении означает, что документ не работает как доказательство: спор придется вести без него. Нарушение трудового законодательства при оформлении документов подпадает под статью 5.27 КоАП, где санкция для юридического лица по общему составу — от 30 000 до 50 000 рублей, а за ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 рублей. Неподанное уведомление в Роскомнадзор добавляет до 300 000 рублей. Годовая экономия на бумаге и курьерах при этом составляет от одной до нескольких тысяч рублей на сотрудника в год, поэтому одна процедурная ошибка в компании средней численности перекрывает эффект целого квартала.
Выводы
Первый год КЭДО проверяет не систему, а комплект документов вокруг нее. Три узла дают большую часть проблем: письменное согласие, собранное не в той форме, вид подписи, не соответствующий статье 22.3 ТК РФ, и архив, из которого через несколько лет нечего будет извлечь. Все три проверяются силами кадровой службы за один рабочий день по перечню документов, пяти подписанным файлам разных типов и договору с вендором.
Мы в Добыто ведем такие ревизии как отдельный этап и разводим по маршрутам разные виды подписи: УКЭП на стороне работодателя, УНЭП или ПЭП на стороне работника в зависимости от типа документа. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а пилотная группа перед раскаткой на весь штат снимает основную часть ошибок настройки до того, как они попадут в кадровые документы.
Частые вопросы
Нужно ли заключать с работником отдельное соглашение об использовании УКЭП?
Нет. Квалифицированная электронная подпись признается равнозначной собственноручной в силу 63-ФЗ, отдельного соглашения о признании она не требует. Соглашение обязательно, если используется ПЭП или УНЭП: в нем прописывается порядок проверки подписи и правила определения подписанта. На практике стороны нередко заключают такое соглашение и при работе с УКЭП, чтобы зафиксировать порядок взаимодействия целиком.
Как перевести на электронный документооборот исполнителей по ГПХ и самозанятых?
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения. С исполнителем по гражданско-правовому договору или самозанятым заключается соглашение об электронном документообороте, в котором определяются виды подписи и порядок их проверки. Проверьте на этапе выбора, умеет ли система подписывать документы не только со штатными работниками, но и с внештатными исполнителями и индивидуальными предпринимателями, и генерируются ли такие документы в вашей учетной системе.
Работник отказался от КЭДО, а через полгода передумал. Что делать?
Согласие можно дать в любой момент после отказа, повторная процедура не нужна: работник подает письменное согласие, и с этого момента он включается в электронный документооборот по правилам действующего локального акта. Обратная ситуация тоже возможна: право отказаться от взаимодействия через КЭДО сохраняется, и отказ не может стать основанием для увольнения или для отказа в приеме на работу по статье 22.2 ТК РФ.
Что происходит с электронными документами работника после увольнения?
Документы, которые по закону остаются у работника, сохраняются в его личном кабинете, и он может скачать их себе. Трудовой договор после увольнения никуда не исчезает: работодатель хранит его весь установленный срок, 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Документы, которые относятся к компании, из доступа бывшего работника закрываются. Удалить электронный документ нельзя, его можно только аннулировать, и аннулирование само подписывается сторонами.
Обязательна ли интеграция системы КЭДО с Госуслугами или порталом «Работа в России»?
Требования интегрировать систему работодателя с порталом Госуслуг нет. Обязанность обеспечить размещение документов на портале возникает в случае, когда документы подписывались простой электронной подписью и работник подал заявление о размещении его документов на Госуслугах. Использование платформы «Работа в России» для подписания кадровых документов тоже не обязательно: это один из вариантов, а не требование.
Станет ли КЭДО обязательным и стоит ли ждать этого момента?
На дату публикации обязанности переходить на электронный кадровый документооборот нет, и нормативных актов, вводящих ее, тоже нет. Отраслевой прогноз ориентируется на горизонт трех-пяти лет и на сценарий, по которому уже прошли электронная отчетность и электронные счета-фактуры: сначала добровольный сервис, затем обязанность для крупнейших компаний, затем распространение вниз по численности. Практический смысл ждать невелик: организационная часть перехода — ЛНА, уведомления, согласия, аудит процессов — занимает больше времени, чем техническая, и делается заранее независимо от даты.
