Штраф сотруднику незаконен в любой форме: статья 192 ТК РФ содержит закрытый перечень дисциплинарных взысканий, и в нем только замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Денежное взыскание туда не входит, удержать его из зарплаты тоже нельзя — перечень оснований для удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый. Приказ о применении дисциплинарного взыскания при этом оформляется в электронном виде без ограничений: он не попал в перечень исключений части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Различие, от которого зависит порядок действий, проходит по виду подписи: приказ о взыскании работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, работник знакомится с ним УКЭП или УНЭП, а ПЭП для этого документа не подходит, хотя для большинства других кадровых документов ее достаточно.
Дальше разберем, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП применительно к взысканиям, какие шаги процедуры из статьи 193 ТК РФ переносятся в КЭДО, а какие остаются на бумаге, и на чем электронный приказ рассыпается при проверке. Покажем, как считать цену ошибки: части 1 и 6 статьи 5.27 КоАП РФ и проценты по статье 236 ТК РФ. Сценарии отказа от КЭДО, тарифы на 2026 год, образцы ЛНА и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему штраф работнику незаконен и сколько стоит эта ошибка
Перечень взысканий в статье 192 ТК РФ расширяется только федеральными законами и уставами о дисциплине для отдельных категорий работников. Локальный нормативный акт компании такой силы не имеет: пункт положения о трудовой дисциплине, вводящий штраф за опоздание или за курение вне отведенного места, недействителен с момента утверждения. Механика проста: работодатель применяет меру, которой в законе нет, и одновременно уменьшает начисленную зарплату, хотя статья 137 ТК РФ разрешает удержания только в перечисленных в ней случаях — счетная ошибка, неотработанный аванс, невозвращенные подотчетные суммы, увольнение до окончания рабочего года, за который был предоставлен отпуск.
Депремирование в эту логику не входит, но с 1 сентября 2025 года оно тоже ограничено. Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ дополнил статью 135 ТК РФ: снижение премии за дисциплинарный проступок применяется только к премиям за период, в котором взыскание было наложено, и не может уменьшить месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Разбор новой редакции с указанием, что именно нужно переписать в положении о премировании, публиковала государственная инспекция труда в разъяснении об изменениях в статью 135 ТК РФ. Если критериев снижения премии в ЛНА нет, снижение превращается в тот же штраф с другим названием.
Цена неправильного решения в цифрах
Удержанный штраф дает как минимум два состава. Само применение взыскания, не предусмотренного законом, квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Недоплата зарплаты на сумму удержания идет по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 7 доводит санкцию для юридического лица до 100 000 рублей, а должностному лицу добавляет риск дисквалификации на срок от одного года до трех лет.
Сверху идет статья 236 ТК РФ: на удержанную сумму начисляются проценты не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России за каждый день задержки, включая день фактического расчета. Если штрафы применялись системно, инспектор оформляет предписание на возврат по всем работникам за проверяемый период, а не только по обратившемуся. Проверить себя можно за час: выгрузите из положения о премировании и правил внутреннего трудового распорядка все пункты со словами «штраф», «удержание», «вычет» и сверьте их с перечнем статей 192 и 137 ТК РФ.
Что из процедуры взыскания переносится в КЭДО, а что остается на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Приказа о применении дисциплинарного взыскания в этом списке нет, поэтому замечание и выговор оформляются в системе КЭДО целиком — от требования объяснений до ознакомления работника.
Факт: из кадрового электронного документооборота выведены только четыре группы документов — трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Все остальные кадровые документы переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге.
Ловушка возникает, когда взысканием выбрано увольнение по пункту 5 или 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Подготовительная часть — служебная записка, требование объяснений, объяснительная, акт — остается в КЭДО, а сам приказ об увольнении печатается и подписывается собственноручно. Смешанный порядок законом допускается, но его нужно заранее описать в положении о ведении КЭДО. В практике Добыто мы выносим такие случаи в отдельный пункт положения, иначе бумажный приказ об увольнении выглядит как выпадение из процедуры.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Локальную базу под КЭДО можно собрать двумя способами: принять отдельно акт о введении электронного документооборота и отдельно регламент его ведения либо свести все в один комплексный документ. Противоречия здесь нет, требования Трудового кодекса выполняются в обоих вариантах. Проверьте другое: указаны ли в акте информационная система, категории работников и категории документов, и попал ли в эти категории приказ о дисциплинарном взыскании.»
Ниже — разбивка процедуры по документам. Таблица показывает, кто и чем подписывает каждый шаг, если взыскание оформляется целиком в электронном виде.
| Шаг процедуры | Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Фиксация проступка | Служебная (докладная) записка руководителя, акт | УКЭП, УНЭП или ПЭП | не требуется |
| Затребование объяснений | Требование о представлении письменного объяснения | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ПЭП (отметка о получении) |
| Объяснение работника (2 рабочих дня) | Объяснительная записка | не требуется | ПЭП |
| Отсутствие объяснения по истечении срока | Акт о непредставлении объяснения | УКЭП, УНЭП или ПЭП | не требуется |
| Применение взыскания | Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Увольнение как мера взыскания | Приказ об увольнении | только бумага | только бумага |
Из таблицы видно, где проходит граница ответственности: до приказа хватает подписей нижнего уровня, а на самом приказе требования к подписи резко ужесточаются с обеих сторон.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: какая подпись нужна на приказе о взыскании
Три вида подписи разграничены статьей 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись через коды, логины и пароли подтверждает только факт формирования подписи определенным лицом. Усиленная неквалифицированная подпись создается криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания, но выдается по правилам, которые стороны согласуют между собой. Усиленная квалифицированная подпись отличается от УНЭП тем, что сертификат ключа проверки выдает аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи имеют подтверждение соответствия требованиям ФСБ России. Для юридического лица УКЭП выпускает удостоверяющий центр ФНС России на руководителя.
Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ называет пять документов, которые работодатель подписывает исключительно УКЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, а также изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Все остальные кадровые документы работодатель вправе подписывать УКЭП, УНЭП или ПЭП. Работник по этим же ключевым документам использует УКЭП либо УНЭП, в том числе полученную через инфраструктуру электронного правительства — приложение «Госключ», порядок формирования такой подписи установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. ПЭП работник применяет только к остальным документам и только если правила определения подписанта закреплены соглашением сторон.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, иные средства | криптографическое преобразование данных | криптография плюс средства с подтверждением соответствия ФСБ России |
| Кто выдает сертификат | сертификат не требуется | удостоверяющий центр по соглашению сторон либо инфраструктура электронного правительства | аккредитованный УЦ, для юрлица — УЦ ФНС России |
| Обнаруживает изменения в документе | нет | да | да |
| Приказ о взыскании, сторона работодателя | не допускается | не допускается | допускается |
| Приказ о взыскании, сторона работника | не допускается | допускается, включая «Госключ» | допускается |
| Кто оплачивает получение подписи работником | работодатель | работодатель | работодатель |
Расходы на получение и использование работником электронной подписи по статье 22.2 ТК РФ несет работодатель, и переложить их на работника соглашением нельзя. В Добыто набор подписей зависит от тарифа: на «Старте» сотрудникам доступны ПЭП и УНЭП, на «Бизнесе» к ним добавляется УКЭП, и именно от этого зависит, сможет ли компания подписывать приказы о взыскании внутри системы или потребуется отдельный сертификат руководителя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вид подписи задается в маршруте документа один раз, на этапе настройки, и подписанту не оставляют выбора. Когда у сотрудника есть и ПЭП, и УНЭП, он подпишет тем, что первым предложит интерфейс, а разбираться в статье 22.3 ТК РФ будет уже юрист в суде. Проверьте маршрут приказа о взыскании до запуска: подпись работодателя должна быть жестко закреплена как УКЭП, без права замены.»
Проверьте, какой подписью на самом деле подписан приказ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: в производственной компании на 900 сотрудников юрист поднял два приказа о выговорах годичной давности и обнаружил, что оба подписаны со стороны работодателя облачной УНЭП кадровика — маршрут был скопирован с приказа об отпуске. Приказы отменили и провели процедуру заново, но по одному из проступков уже истек шестимесячный срок из статьи 193 ТК РФ, и взыскание применить не удалось.
Как оформить дисциплинарное взыскание через КЭДО
Сроки в статье 193 ТК РФ считаются независимо от формы документооборота. На объяснение работнику дается два рабочих дня. Взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни, отпуска и времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников, и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки срок увеличивается до двух лет. Приказ объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия на работе. За каждый проступок применяется одно взыскание.
Чек-лист: что проверить до первого электронного приказа
- ЛНА о введении КЭДО. В нем указаны информационная система, категории работников и категории документов. Если приказ о дисциплинарном взыскании в перечень категорий не попал, оформлять его в системе нельзя.
- Порядок ведения КЭДО. Отдельный регламент или раздел того же акта, где описано, с какого момента документ считается полученным работником и в какой срок его нужно подписать.
- Письменные согласия работников. Согласие по статье 22.2 ТК РФ не требуется только от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.
- Виды подписи у подписантов. УКЭП у руководителя или у лица, которому право подписи делегировано приказом, УНЭП или УКЭП у работника.
- Случаи возврата на бумагу. Перечень ситуаций, когда компания оформляет документ в бумажном виде: сбой связи, отсутствие подписи у работника, увольнение как мера взыскания.
Как провести взыскание в электронном виде: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте проступок служебной запиской руководителя или актом с датой и временем. Загрузите документ в систему в день обнаружения — от этой даты пойдет месячный срок.
- Шаг 2. Направьте работнику требование о представлении письменного объяснения через систему КЭДО и убедитесь, что зафиксирована дата получения. Два рабочих дня отсчитываются со дня, следующего за днем вручения.
- Шаг 3. Дождитесь объяснительной записки. Работник подписывает ее ПЭП, если иное не установлено вашим регламентом.
- Шаг 4. Если объяснение не поступило, по истечении двух рабочих дней составьте акт о непредставлении объяснения. Приложите к нему выгрузку из системы с датой вручения требования.
- Шаг 5. Оцените тяжесть проступка и обстоятельства его совершения, как требует часть 5 статьи 192 ТК РФ, и выберите меру — замечание или выговор.
- Шаг 6. Издайте приказ и подпишите его УКЭП работодателя. Проверьте, что маршрут не подставил другой вид подписи.
- Шаг 7. Направьте приказ работнику на подписание УКЭП или УНЭП. Три рабочих дня на ознакомление отсчитываются со дня издания приказа.
- Шаг 8. При отказе работника подписать приказ составьте акт об отказе и приложите к нему протокол системы с отметками о доставке и просмотре документа.
Полезно знать: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя — дата и время подписания фиксируются автоматически. Чтобы этап не висел неделями, в маршруте настраивают автозакрытие: если работник не подписал документ за отведенное время, система возвращает его кадровой службе.
Образцы локальных актов и документов для перехода на электронные приказы
Комплект закрывает подготовительную часть: начните с положения о ведении КЭДО — именно в нем фиксируются категории документов и момент их получения работником.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Ошибки, из-за которых электронный приказ не устоит в суде и в ГИТ
Первая и самая дорогая — подпись не того уровня. Приказ о выговоре, подписанный работодателем через ПЭП или УНЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. В споре о законности взыскания работник заявляет о несоблюдении порядка, и суд снимает взыскание независимо от того, был проступок или нет. Если этим приказом обосновывалось последующее увольнение за неоднократное неисполнение обязанностей, разваливается и увольнение: пункт 5 части 1 статьи 81 ТК РФ требует действующего непогашенного взыскания.
Вторая ошибка — отсутствие доказательства вручения требования об объяснении. Часть 1 статьи 193 ТК РФ говорит о двух рабочих днях, но отсчет начинается с момента, когда работник требование получил. Система КЭДО обязана обеспечивать не только подписание и хранение, но и фиксацию факта получения документа сторонами. Если в протоколе нет отметки о доставке и дате просмотра, акт о непредставлении объяснения повисает в воздухе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по взысканиям чаще всего рушится не сам факт проступка, а доказательство того, что работник получил требование объясниться. Требуйте от системы КЭДО не картинку со штампом, а выгружаемый протокол с датой доставки, датой просмотра и данными сертификата. Такой протокол можно приложить к отзыву в суд, а скриншот — нельзя.»
Третья ошибка — подмена подписания ознакомлением. Кнопка «ознакомлен» без криптографической подписи фиксирует только просмотр карточки, а часть 6 статьи 193 ТК РФ требует объявления приказа под подпись. Четвертая — молчание ЛНА: если положение о ведении КЭДО не относит приказ о взыскании к категориям электронных документов, инспектор читает это как нарушение установленного самой компанией порядка. Пятая — хранение: приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся три года по пункту 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и все это время должны выгружаться вместе с файлами подписей.
Внимание: Роструд обновил формы проверочных листов и прямо приравнял документ, оформленный в электронной форме, к документу на бумажном носителе. Отказ инспектора принять корректно оформленный электронный документ при проверке неправомерен.
Важный нюанс из практики: выгрузку архива стоит проверять до проверки, а не во время нее. Запросите у системы комплект по одному закрытому взысканию: файл приказа, файлы подписей обеих сторон, протокол доставки. Если что-то из этого приходится собирать вручную, то же самое повторится и на запрос инспектора, только со сроком в пять рабочих дней. На проектах Добыто мы прогоняем такую выгрузку на этапе приемки системы, до первого реального взыскания.
Когда КЭДО для дисциплинарного взыскания не подходит
Согласие работника на взаимодействие через КЭДО обязательно для всех, кто имел трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. Отказ не может быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения, и работник вправе дать согласие позже. Пока согласия нет, приказ о взыскании этому работнику оформляется на бумаге — иначе процедура нарушена с первого шага.
Второе ограничение — отсутствие у работника УНЭП или УКЭП. Если сотрудник подключен к системе только с ПЭП по коду из СМС, приказ о взыскании ему направить нельзя: часть 1 статьи 22.3 ТК РФ не оставляет вариантов. Третье — увольнение как мера взыскания, где приказ печатается в любом случае. Четвертое — разовая задача в компании до 10 человек: содержание системы ради двух-трех приказов в год себя не оправдывает, а требования к ЛНА и согласиям остаются теми же.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Распределенная сеть, линейный персонал в регионах | выдача УНЭП всем работникам, фиксация даты вручения требования | кастомные шаблоны приказов |
| Дистанционные сотрудники | порядок обмена документами в трудовом договоре или ЛНА об удаленной работе | интеграция с турникетами и СКУД |
| Взыскание с перспективой увольнения | УКЭП работодателя на приказе, бумажный приказ об увольнении | скорость подписания |
| Компания до 10 человек, взыскания единичные | корректность процедуры по статье 193 ТК РФ | автоматизация маршрутов |
Лайфхак: смешанный режим не считается нарушением. Часть приказов по одному и тому же работнику можно вести в электронном виде, а часть оформить на бумаге, если работник не смог подписать документ в системе. Достаточно заранее описать такие случаи в локальном акте.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Дисциплинарные документы мы никогда не включаем в первую волну внедрения. Сначала пилотная группа отрабатывает отпуска и командировки, где цена сбоя — переподписанное заявление, и только после этого в маршруты добавляются взыскания. На отпусках ошибку в виде подписи видно сразу, на выговоре она всплывает через полгода в суде.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей для кадровых приказов
Итоговая сумма складывается из численности подключенных сотрудников, набора доступных видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Для приказов о дисциплинарных взысканиях ключевая строка — доступность УКЭП, поэтому «Старт» закрывает задачу только частично. Полный состав опций по каждому тарифу и условия перехода между ними собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Денежное взыскание с работника закон не предусматривает ни в бумажном, ни в электронном контуре: перечень мер в статье 192 ТК РФ и перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрыты, а цена нарушения складывается из санкций по частям 1 и 6 статьи 5.27 КоАП РФ и процентов по статье 236 ТК РФ. Замечание и выговор при этом полностью переводятся в КЭДО, включая требование объяснений, объяснительную, акты и сам приказ. Решающими остаются два условия: УКЭП на стороне работодателя, УКЭП или УНЭП на стороне работника и подтвержденная системой дата вручения каждого документа.
Мы в Добыто настраиваем маршруты кадровых документов так, чтобы вид подписи задавался типом документа и не зависел от того, что выберет подписант, а протокол доставки выгружался вместе с файлами подписей. Для дисциплинарных документов это единственный способ пройти и проверку инспекции труда, и судебный спор.
Частые вопросы
Можно ли лишить премии за проступок, если взыскание оформлено через КЭДО?
Форма документооборота на это не влияет. Снижение премии допускается только за период, в котором применено взыскание, и не может уменьшить месячную заработную плату более чем на 20 процентов — это правило действует с 1 сентября 2025 года после изменений, внесенных Федеральным законом от 07.06.2025 № 144-ФЗ в статью 135 ТК РФ. Основания и размеры снижения должны быть описаны в положении о премировании до момента проступка.
Работник отказался подписывать электронный приказ. Что делать?
Часть 6 статьи 193 ТК РФ предписывает составить акт об отказе. В электронном контуре к акту прикладывается протокол системы с датой направления приказа, датой доставки и отметкой о просмотре. Трехдневный срок на объявление приказа при этом не приостанавливается: акт составляется по его истечении, а взыскание считается примененным с даты издания приказа.
Действует ли взыскание, если приказ подписан УНЭП работодателя по ошибке?
Порядок применения взыскания в этой части нарушен: часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП. Переподписать документ задним числом нельзя, дата фиксируется системой. Процедуру придется провести заново, и она уложится в закон только если не истекли месячный срок со дня обнаружения проступка и шестимесячный со дня его совершения.
Нужно ли направлять электронный приказ о взыскании на портал «Госуслуги»?
Обязанности интегрировать систему работодателя с порталом нет. Размещение документов на «Госуслугах» становится обязательным только при подписании документов простой электронной подписью и при наличии заявления работника о таком размещении. Приказ о взыскании ПЭП не подписывается, поэтому это требование к нему не применяется.
Сколько хранить электронный приказ о дисциплинарном взыскании и в каком виде?
Три года по пункту 434 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Хранить нужно комплект: файл приказа, отдельные файлы подписей сторон и описание электронного документа. Без файлов подписей приказ теряет доказательственную силу, потому что проверить целостность документа становится невозможно.
Можно ли применить взыскание к дистанционному работнику через систему КЭДО?
Да, при условии что порядок электронного взаимодействия закреплен в трудовом договоре или отдельном локальном акте об удаленной работе. Для дистанционных работников глава 49.1 ТК РФ устанавливает свой порядок обмена документами, он не обязан совпадать с общим порядком по статьям 22.2 и 22.3 ТК РФ. Требования к виду подписи на приказе о взыскании при этом не смягчаются.
Считается ли нарушением, если часть приказов по одному работнику бумажные, а часть электронные?
Нет. Закон не требует переводить в электронный вид весь массив документов сразу, компания сама определяет категории документов и работников в локальном акте. Чтобы у инспектора не возникло вопросов, перечислите в положении о ведении КЭДО ситуации, в которых документ оформляется на бумаге, и храните обе части дела вместе.
