Федеральный закон о КЭДО — 377-ФЗ от 22.11.2021, который ввел в Трудовой кодекс статьи 22.1-22.3, — не запрещает работодателю вернуться к бумажному оформлению кадровых документов. Компания вправе отменить свой локальный нормативный акт о КЭДО и снова оформлять приказы и заявления на бумаге. Необратимой становится не система, а массив уже созданных документов: по части 1 статьи 22.1 ТК РФ электронный кадровый документ существует без дублирования на бумажном носителе, распечатка оригиналом не становится, а хранить документ придется весь архивный срок. Главное различие проходит по дате: новые документы после отмены ЛНА вы оформляете как угодно, а подписанные до отмены остаются электронными вместе с обязанностью обеспечить их читаемость и проверку подписи.
Разберем, какие решения при переходе на КЭДО откатываются без последствий, какие фиксируются на десятилетия и что проверять до подписания договора с сервисом: формат хранения по приказу Минтруда № 578н, порядок выгрузки архива, судьбу согласий работников. Отдельно разложим ПЭП, УНЭП и УКЭП по видам документов — это тот выбор, который дороже всего менять задним числом. Таблица допустимости подписей, сценарии отката, стоимость и сроки подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что 377-ФЗ закрепил жестко, а что оставил работодателю
Статья 22.2 ТК РФ описывает вход в КЭДО через три обязательных элемента: локальный нормативный акт о переходе, уведомление каждого работника и письменное согласие работника. ЛНА определяет информационную систему, категории работников и перечень документов, которые переводятся в электронный вид, а также срок уведомления. Количество актов закон не регламентирует: можно принять один комплексный документ, можно разделить на приказ о введении КЭДО и положение о порядке ведения. Содержание важнее формы, но отсутствие любого из трех элементов делает всю конструкцию уязвимой при проверке.
Согласие работника собирается письменно. Минтруд читает эту норму буквально, поэтому сбор согласий через корпоративную почту или галочку в системе к моменту, когда работник еще не согласился на электронное взаимодействие, выглядит рискованно. Отсутствие согласия по части 6 статьи 22.2 признается отказом, при этом за работником сохраняется право дать согласие позже. Обратной процедуры — отзыва согласия — Трудовой кодекс не предусматривает.
Факт: согласие не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж. Уведомить их о переходе на КЭДО работодатель обязан в любом случае.
Два ограничения работают против сценария «внедрим и посмотрим». Первое: отсутствие согласия работника или отсутствие у него электронной подписи не может быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения. Второе: расходы на получение работником электронной подписи и на ее использование несет работодатель. Значит, в компании со смешанным составом придется параллельно вести бумажный контур для отказавшихся — и закладывать это в бюджет проекта с первого дня.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие на КЭДО мы собираем на бумаге, даже когда у компании уже легализована корпоративная почта отдельным актом. Формулировка закона говорит о письменном согласии, и в споре бумажный носитель дает более понятную доказательную позицию. Проверьте по своему ЛНА, указан ли там срок уведомления: без него срок считать не от чего.»
Можно ли отменить КЭДО и что останется после отмены
Процедуры сворачивания КЭДО в Трудовом кодексе нет, поэтому работодатель действует зеркально входу: издает приказ об отмене ЛНА о переходе на электронный документооборот и уведомляет работников о новом порядке. Никакого согласования с ГИТ или Рострудом для этого не нужно. Ограничение лежит в другой плоскости: часть 11 статьи 22.3 обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Отмена ЛНА эту обязанность не снимает.
Ниже разложено, что при откате действительно возвращается к бумаге, а что остается с компанией.
| Элемент перехода | Откатывается | Что остается после отката |
|---|---|---|
| ЛНА о КЭДО и приказ о введении | Да, отменяется новым приказом | Сам отмененный акт хранится по своему сроку |
| Оформление новых документов | Да, с даты, указанной в приказе | Работников нужно уведомить о смене порядка |
| Подписанные электронные документы | Нет | Хранение в электронном виде весь архивный срок, выдача копии работнику в течение 3 рабочих дней |
| Согласия работников на КЭДО | Процедура отзыва в ТК РФ не описана | Согласие остается в личном деле, повторный запуск требует нового уведомления |
| Электронные подписи работников | Да, сертификаты перестают использоваться | Расходы на выпуск уже понесены работодателем и не возвращаются |
| Договор с сервисом КЭДО | Да, расторгается | Нужен доступ к архиву или выгрузка документов вместе с файлами подписи |
| Интеграция с 1С:ЗУП | Да, отключается | Оригиналами остаются документы в системе КЭДО, а не выгрузки в учетной системе |
Из таблицы видно, где проходит реальная граница: обратим порядок работы, необратим накопленный архив. Компания, проработавшая в КЭДО год, к моменту отмены имеет несколько тысяч электронных оригиналов, которые она обязана предъявлять инспектору в машиночитаемом виде и выдавать работникам по запросу.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру и виды подписи
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет силу документа
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ от 06.04.2011 механизмом создания и объемом гарантий. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через коды и пароли, но не гарантирует неизменность документа. УНЭП создается криптографическими средствами, фиксирует автора и любые изменения после подписания, но выдается без аккредитованного удостоверяющего центра. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ и признается равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.
Для КЭДО важна не иерархия сама по себе, а привязка вида подписи к конкретному документу по статье 22.3 ТК РФ.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования без отрыва от работы | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, графики отпусков, табели, прочие документы | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП в информационной системе работодателя |
УНЭП работника принимается при соглашении сторон, где описан порядок проверки подписи, либо когда она создана с использованием инфраструктуры Госуслуг. Для ПЭП соглашение обязательно всегда: без него подписанное заявление превращается в файл без доказательственной силы.
Формулировки, которых в законе нет
В запросах юристов и закупщиков регулярно всплывают конструкции вроде «единица измерения УКЭП», «тип подписки УКЭП» и «ЕИО с наличием ПЭП». Ни одной из них в 63-ФЗ и ТК РФ не существует, и подстановка их в договор или техническое задание создает разночтения. Единицей тарификации выступает не подпись, а рабочее место или сотрудник в месяц; сертификат ключа проверки выпускается на срок, обычно на 12 месяцев, и после этого перевыпускается. Единоличный исполнительный орган подписывает кадровые документы, для которых закон требует УКЭП, именно квалифицированной подписью юридического лица: заменить ее ПЭП нельзя ни соглашением, ни локальным актом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По закону у работника может быть сколько угодно электронных подписей, и он будет ошибаться, выбирая не ту. Мы закрываем это на уровне маршрута: для каждого шага заранее прописан допустимый вид подписи, а возможность сменить его у пользователя отключена. Проверьте в своей системе, можно ли жестко закрепить вид подписи по типу документа, — если нет, ошибки всплывут при первой же проверке.»
Четыре документа, которые остаются на бумаге всегда
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под электронного документооборота закрытый перечень: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Перечень исчерпывающий, расширять или сокращать его локальным актом нельзя.
По журналу инструктажей вопрос возникает чаще остальных, поскольку у работников уже есть выпущенные подписи и логика подсказывает перевести журнал в систему. Роструд отвечает однозначно: даже при наличии подписей у всего персонала журнал ведется на бумаге — об этом прямо сказано в разъяснении о ведении журнала инструктажей по охране труда на портале инспекции труда.
Практический вывод для оценки необратимости: полностью безбумажной кадровая служба не становится ни при каком сценарии. Даже компания, переведшая в КЭДО весь остальной документооборот, продолжает вести журналы инструктажей, оформлять приказы об увольнении и хранить бумажные трудовые книжки тех, кто не отказался от них. В практике Добыто этот бумажный остаток отдельной строкой заносится в номенклатуру дел еще на этапе проектирования перехода.
Архивное хранение: единственная по-настоящему необратимая часть
Требования к хранению кадровых документов от формы не зависят: сроки те же, что для бумаги. Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. 125-ФЗ «Об архивном деле» дает организации право самостоятельно создавать архив, но понятия электронного документа в нем нет, поэтому системы оценивают по типовым функциональным требованиям Росархива и по ГОСТ Р 57762-2017, где долговременная сохранность разложена на читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н: электронный кадровый документ состоит из основного файла в формате PDF, приложений, отдельных файлов электронной подписи, машиночитаемой доверенности, если она применялась, и описания документа. Этот состав и определяет, что именно вы должны уметь выгрузить и открыть через десять лет, а не просто «скачать архив».
Внимание: удалить подписанный документ в КЭДО нельзя. Ошибочный документ аннулируется отдельной процедурой, которую тоже подписывают стороны, и след аннулирования остается в системе.
Цена ошибки здесь считается не стоимостью лицензии. Если через пять лет документы выгружаются без файлов подписи или в формате, который не проверяется, компания в трудовом споре предъявляет суду распечатку — документ, который по части 1 статьи 22.1 ТК РФ оригиналом не является. Восстановить подписи задним числом невозможно: сертификаты к этому моменту истекли, а без метки времени и перештамповки подтвердить, что подпись была действительна в момент подписания, не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос вендору формулируется просто: покажите, в каком виде я заберу документы через 15 лет и чем я проверю подписи на них. Ответ про выгрузку в PDF без файлов подписи означает, что доказательственная база у вас есть только внутри этой системы. Запросите тестовую выгрузку до подписания договора и проверьте ее любым независимым сервисом проверки подписи.»
Образцы документов для запуска и отмены КЭДО
Комплект собран под задачу оценки перехода: начните с положения о ведении КЭДО — в нем фиксируются система, категории работников и перечень документов, от которых потом зависит объем необратимого архива.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Что проверить до запуска, чтобы решение осталось обратимым
Обратимость закладывается на этапе выбора системы и договора, а не в момент, когда компания решила откатиться. Проверять нужно три группы условий: состав и формат выгрузки, судьбу архива после расторжения договора, разграничение ролей по персональным данным. Сервис КЭДО в большинстве схем обрабатывает данные работников по поручению работодателя, поэтому оператором остается компания, и именно она отвечает за законность передачи данных в систему.
Как оценить обратимость перехода на КЭДО: пошаговая проверка
- Шаг 1. Определите перечень документов, которые реально уйдут в электронный вид, и вычтите из него четыре исключения по части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Оставшийся объем и есть будущий необратимый архив.
- Шаг 2. Зафиксируйте в ЛНА виды подписи по каждому типу документа и проверьте, что система умеет запрещать выбор неподходящей подписи в маршруте.
- Шаг 3. Запросите тестовую выгрузку: основной файл PDF, приложения, отдельные файлы подписи, описание документа по приказу № 578н. Откройте и проверьте выгрузку вне системы вендора.
- Шаг 4. Найдите в проекте лицензионного договора пункт о доступе к архивной версии после расторжения и срок, в течение которого доступ сохраняется.
- Шаг 5. Опишите порядок работы с теми, кто не дал согласия: кто ведет их бумажный контур, где хранятся оригиналы, как это отражено в номенклатуре дел.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении и соберите на ней ошибки маршрутов и подписи до раскатки на всю компанию.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час без привлечения команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации ваших разработчиков. Этот срок закладывайте в план до выбора вендора, а не после.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней вскрывается основная часть ошибок в маршрутах согласования и в наборе видов подписи, и исправление обходится в правку настроек, а не в аннулирование сотен подписанных документов.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников не смешивайте с остальными. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе и может быть закреплен в трудовом договоре или отдельном ЛНА об удаленной работе, отдельное письменное согласие на КЭДО с них по общему порядку не собирается. Разведите эти два потока в своих актах, иначе при проверке придется объяснять, по какой норме вы действовали.»
Смена сервиса КЭДО вместо возврата к бумаге
На практике «вернуться назад» почти всегда означает не отказ от электронного документооборота, а переезд в другую систему: не устроила цена, безопасность, гибкость маршрутов или скорость поддержки. Миграция упирается в те же вопросы, что и откат: формат выгрузки, полнота файлов подписи, сохранение связи документа с описанием и МЧД.
Полезно знать: в лицензионных договорах на сервисы КЭДО, как правило, предусмотрен доступ к архивной версии после расторжения. Формулировку и срок такого доступа стоит проверить до подписания, а не в момент расставания с вендором.
Второй вопрос миграции — нагрузка. Рассылка одного ЛНА на ознакомление поднимает в систему одновременно весь штат, и архитектура должна это выдерживать: у зрелых платформ есть результаты нагрузочного тестирования на десятки тысяч одновременно работающих пользователей. Компании, которые не проверили этот пункт, возвращаются к выбору системы уже после того, как настроили маршруты и обучили людей.
Есть и обратный аргумент против поспешной смены: перенос архива всегда дороже, чем кажется. Если система закрывает требования по хранению и выгрузке, разумнее менять тариф или схему развертывания. В сервисе Добыто выгрузка комплекта документов вместе с файлами подписи доступна из интерфейса, поэтому проверку обратимости можно провести на тестовых документах до массового подключения сотрудников. Спрос на локальную поставку в контур заказчика в 2025 году вырос именно по мотивам информационной безопасности, и это решается без миграции документов между вендорами.
Когда переход на КЭДО стоит отложить
Отложить переход разумно в трех ситуациях. Первая: основной массив документов компании попадает в исключения по части 3 статьи 22.1 — производство с частыми инструктажами и высокой текучестью получит электронный контур для заявлений, но бумажный контур останется по журналам и приказам об увольнении. Вторая: в компании нет утвержденной номенклатуры дел и понимания сроков хранения. Тогда сначала наводится порядок в архиве, а потом переносится в электронный вид, иначе автоматизируется беспорядок с горизонтом хранения в 50 лет.
Третья ситуация касается государственных органов в части государственных гражданских служащих: нормативная база под их кадровый документооборот пока не проработана, поэтому проекты идут в подведомственных организациях, где сотрудники работают по Трудовому кодексу. Для коммерческой компании такого ограничения нет: КЭДО остается добровольным, обязательным его пока не сделал ни один нормативный акт, и ссылки на «уже обязательно с такого-то года» проверяйте по тексту закона, а не по публикациям.
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой. Данные по тарифам сервиса Добыто актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | в день подключения |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Состав каждого пакета и условия перехода между тарифами описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в обе стороны в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это снимает часть риска для компаний, которые начинают с пилотной группы и не готовы сразу оплачивать весь штат.
Выводы
Юридического запрета вернуться к бумаге в 377-ФЗ нет: ЛНА о КЭДО отменяется приказом, новые документы оформляются по-старому. Необратим накопленный электронный архив — его придется хранить и предъявлять в электронном виде весь архивный срок, а распечатка оригиналом не станет. Решения, которые фиксируются надолго, принимаются в самом начале: перечень переводимых документов, виды подписи по каждому типу документа, формат выгрузки и условие о доступе к архиву после расторжения договора.
В сервисе Добыто эти вопросы закрываются на этапе настройки: виды подписи закрепляются в маршруте по типу документа, документы хранятся в электронном архиве вместе с файлами подписи, а перед раскаткой на весь штат отрабатывается пилотная группа. Это и есть та часть работы, которая определяет, останется ли ваше решение управляемым через несколько лет.
Частые вопросы
Может ли работник отозвать согласие на КЭДО и вернуться на бумагу лично для себя
Порядок отзыва согласия Трудовой кодекс не описывает. Статья 22.2 регулирует только обратное движение: работник, не давший согласия, вправе дать его позже. На практике работодатель либо прописывает порядок выхода из КЭДО в своем ЛНА, либо рассматривает такое обращение как заявление и переводит конкретного работника в бумажный контур. Отказ от электронного взаимодействия не может быть основанием для увольнения.
Что предъявлять инспектору ГИТ при проверке, если документы электронные
Электронные документы предъявляются в том виде, в котором они существуют: основной файл, файлы подписи и описание документа по приказу Минтруда № 578н. Проверочные листы Роструда обновлены так, что электронный кадровый документ рассматривается наравне с бумажным. Заранее проверьте, как в вашей системе формируется подборка документов по конкретному работнику за период.
Обязателен ли КЭДО в 2026 году
Нет. Ни одного нормативного акта, делающего кадровый электронный документооборот обязательным для коммерческих организаций, не принято. Сценарий постепенного перехода к обязательности обсуждается по аналогии с электронной отчетностью и электронными счетами-фактурами, но на дату публикации КЭДО остается добровольным.
Нужно ли соглашение об использовании электронной подписи, если применяется УКЭП
При использовании квалифицированной подписи отдельное соглашение формально не требуется: УКЭП признается равнозначной собственноручной подписи в силу закона. Соглашение обязательно, когда применяется ПЭП или УНЭП, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи. Для взаимодействия с самозанятыми и исполнителями по ГПХ соглашение об ЭДО оформляется отдельно от кадровых актов.
Что происходит с документами работника после увольнения
Документы, которые по закону остаются у работника, доступны ему в личном кабинете, и их можно скачать. Работодатель обязан по заявлению безвозмездно выдать документы, связанные с работой, не позднее чем через 3 рабочих дня — в форме электронного документа или заверенной бумажной копии по выбору работника. В чек-лист увольнения стоит внести пункт о выгрузке комплекта до закрытия доступов.
Можно ли перевести часть подразделений в КЭДО, а часть оставить на бумаге
Да, категории работников и перечень документов определяются локальным нормативным актом. Разделение по подразделениям или филиалам чаще всего и используется на старте: пилот запускают на одном подразделении, а решение о расширении принимают по итогам. Для дистанционных работников порядок обмена документами регулируется отдельно, главой о дистанционной работе.
Обязательна ли интеграция системы КЭДО с порталом Госуслуг
Обязательного требования интегрировать систему работодателя с порталом Госуслуг нет. Оно возникает в частном случае: если документы подписываются простой электронной подписью и работник заявил о размещении своих документов на портале. В остальных случаях отсутствие такой интеграции не мешает вести КЭДО.
