Уведомление о заключении трудового договора — это не один документ, а четыре разных сообщения разным адресатам, и сроки у них не совпадают. В Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. В МВД о договоре с иностранным гражданином — в течение 3 рабочих дней со дня заключения. В военный комиссариат сведения о принятом военнообязанном или призывнике — в течение 5 календарных дней. Прежнему нанимателю бывшего государственного или муниципального служащего — в течение 10 календарных дней. Комплект определяется тем, кого вы приняли: для гражданина РФ без воинской обязанности и без госслужбы в прошлом остаётся только ЕФС-1, для иностранца добавляется уведомление в МВД, подписанное УКЭП организации.
Разберём каждого адресата отдельно: с какой даты идёт отсчёт, какой канал допустим, кто ставит подпись на файле и что делать, если последний день выпал на выходной. Покажем, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются по 63-ФЗ и почему подпись, которой кадровик заверяет уведомление в МВД, не подходит для внутреннего КЭДО. Сценарная таблица по категориям принятых работников, размеры штрафов по каждой статье КоАП, образцы кадровых документов и стоимость подключения на 2026 год — во второй половине статьи.
Кого работодатель извещает о заключении трудового договора
Обязанность сообщить о приёме на работу разбросана по четырём разным законам, и ни один из них не собирает адресатов в один список. Кадровик собирает его сам. Ниже сведены все получатели, сроки и санкции по состоянию на 2026 год.
| Кому сообщаем | Когда обязательно | Срок | Основание и санкция |
|---|---|---|---|
| Социальный фонд России, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 | по каждому принятому работнику | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме | статья 11 закона 27-ФЗ; 500 рублей за каждого работника по статье 15.33.2 КоАП |
| Территориальный орган МВД по вопросам миграции | при приёме иностранного гражданина по трудовому договору или договору ГПХ | 3 рабочих дня со дня заключения договора | часть 8 статьи 13 закона 115-ФЗ; 35 000-50 000 рублей на должностное лицо, 400 000-800 000 рублей на юрлицо либо приостановление деятельности на 14-90 суток по статье 18.15 КоАП |
| Военный комиссариат по месту воинского учёта | при приёме военнообязанного или призывника | 5 календарных дней со дня приёма | Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ № 719; 40 000-50 000 рублей на должностное лицо по статье 21.4 КоАП |
| Представитель нанимателя по последнему месту службы | при приёме бывшего государственного или муниципального служащего в течение 2 лет после его увольнения со службы | 10 календарных дней | статья 64.1 ТК РФ, статья 12 закона 273-ФЗ; 20 000-50 000 рублей на должностное лицо и 100 000-500 000 рублей на юрлицо по статье 19.29 КоАП |
| Сам работник — уведомление о переходе на электронный документооборот | если компания ведёт КЭДО и работник должен дать согласие | срок работодатель устанавливает сам, до начала обмена электронными документами | статья 22.2 ТК РФ; ответственность по статье 5.27 КоАП |
Из таблицы видно, что самый жёсткий срок — у ЕФС-1: сутки. Самая дорогая ошибка — пропуск уведомления в МВД: одно неотправленное уведомление стоит дороже годового обслуживания всей кадровой службы в электронном виде.
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе составляет 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в само приложение.
С какой даты считается срок и что делать, если он выпал на выходной
Точка отсчёта у каждого уведомления своя, и это первая причина просрочек. Для подраздела 1.1 ЕФС-1 отсчёт идёт от даты приказа о приёме, а не от даты договора и не от первого рабочего дня сотрудника. Для уведомления в МВД трёхдневный срок начинают считать со следующего рабочего дня после дня подписания договора. Для военкомата пять дней календарные и считаются со дня приёма. Для сообщения по последнему месту службы бывшего служащего десятидневный срок исчисляется в календарных днях и отсчитывается со дня, следующего за днём заключения договора или фактического допущения к работе.
Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, крайней датой становится ближайший следующий рабочий день. Правило снимает часть напряжения по ЕФС-1: приказ, изданный в пятницу, закрывается отчётом в понедельник. Но оно не оправдывает практику «оформим задним числом»: дата приказа и дата отправки фиксируются в разных системах, и расхождение видно при проверке.
Отдельная ловушка — переносы сроков внутри одного приёма. Работника приняли 1 сентября, приказ издали 3 сентября, договор датирован 31 августа. Срок для МВД пойдёт от 31 августа, срок для СФР — от 3 сентября, срок для военкомата — от 1 сентября. Три разных дедлайна из одного кадрового события.
Что проверить до того, как подписан договор
Уведомления готовятся не после приёма, а во время оформления: к моменту подписания договора у кадровика уже должны быть данные для всех форм. Перед подписанием проверьте:
- Гражданство и основание пребывания: патент, разрешение на работу, РВП, вид на жительство. От этого зависит, идёт ли уведомление в МВД и какие реквизиты документа в него попадут.
- Документы воинского учёта и электронную выписку из Реестра воинского учёта: в ней виден актуальный статус гражданина и наличие неисполненных повесток.
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности за последние два года: если в них есть государственная или муниципальная служба, добавляется сообщение по последнему месту службы.
- Действующую УКЭП организации и срок её сертификата: без неё электронные каналы для МВД и СФР закрыты.
- Наличие машиночитаемой доверенности у сотрудника, который фактически отправляет уведомления, если это не руководитель.
Как отправить уведомление о заключении трудового договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите состав адресатов по категории принятого: СФР всегда, МВД — для иностранца, военкомат — для военнообязанного, прежний наниматель — для бывшего служащего.
- Шаг 2. Зафиксируйте три даты: дату заключения договора, дату приказа о приёме и дату фактического допуска к работе. От них считаются разные сроки.
- Шаг 3. Возьмите действующий бланк. Формы уведомлений МВД в 2026 году обновлены, поэтому перед заполнением сверьте редакцию бланка с действующим приказом МВД; для военкомата используется приложение № 2 к Положению о воинском учёте.
- Шаг 4. Заполните форму без сокращений и исправлений, сверив каждое поле с оригиналом документа работника, а не с его анкетой.
- Шаг 5. Подпишите файл. Для электронной подачи в МВД через Госуслуги и для ЕФС-1 нужна усиленная квалифицированная электронная подпись; ПЭП и УНЭП здесь не принимаются.
- Шаг 6. Отправьте и сохраните подтверждение. При электронной подаче уведомление о приёме заявления приходит в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг; этот файл и есть доказательство соблюдения срока.
- Шаг 7. Положите отправленную форму и квитанцию в дело работника или в электронный архив вместе с файлом подписи.
В сервисе Добыто маршрут документа задаётся на уровне типа: для приёма сотрудника система сама выстраивает последовательность подписантов и показывает срок по каждому участнику, поэтому дедлайн виден до того, как он наступил.
Лайфхак: в один пакет на подписание в Госключ можно направить до 50 файлов, включая PDF и XML. Заявление, направленное в Госключ, работник подписывает не позднее 24 часов, поэтому пакет по приёму удобно собирать целиком и отправлять одним действием.
Что критично в зависимости от того, кого вы приняли
Универсального комплекта уведомлений не существует: одна и та же дата приёма даёт разный набор форм для разных категорий работников.
| Кого приняли | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Гражданин РФ, не состоящий на воинском учёте, без госслужбы в прошлом | подраздел 1.1 ЕФС-1 в течение одного рабочего дня после приказа | внешние уведомления не формируются |
| Военнообязанный или призывник | сведения в военкомат за 5 календарных дней; сверка данных с выпиской из Реестра воинского учёта | форма ведения карточки внутри компании |
| Иностранный гражданин по трудовому договору или ГПХ | уведомление в МВД за 3 рабочих дня, действующий бланк, УКЭП при электронной подаче | выбор между личной подачей, заказным письмом и порталом |
| Бывший государственный или муниципальный служащий | сообщение по последнему месту службы за 10 календарных дней с полным составом сведений | способ доставки письма |
| Дистанционный работник | вид электронной подписи работника по статье 312.1 ТК РФ и подтверждение получения документов | место фактического нахождения при отправке форм |
| Исполнитель по ГПХ, не работник | для иностранца — уведомление в МВД; для бывшего служащего — сообщение, если стоимость работ превышает 100 000 рублей в месяц | кадровые формы приёма не оформляются |
Строка про ГПХ — самая частая причина штрафов: договор подряда воспринимают как «не приём на работу» и уведомления не отправляют. Норма 115-ФЗ и статья 64.1 ТК РФ привязаны к факту заключения договора, а не к его виду.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Требования к работникам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по ГПХ и самозанятых автоматически: ЕФС-1 по подразделу 1.1 подаётся на работников, а по договорам ГПХ состав сведений и основания подачи определяются отдельно. Проверять это нужно по конкретному виду договора, а не по аналогии.
Какая электронная подпись нужна для каждого уведомления
Три вида подписи по 63-ФЗ различаются не «уровнем надёжности» в общем смысле, а способом создания и тем, что можно подтвердить в споре. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль или одноразовый код. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическими средствами, показывает автора и фиксирует, что документ не менялся после подписания. Усиленная квалифицированная дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной подписи без дополнительного соглашения сторон.
Для уведомлений в государственные органы выбора между видами подписи нет. Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем при подаче через Госуслуги заверяется усиленной квалифицированной подписью работодателя. ЕФС-1 уходит в Социальный фонд России тоже с УКЭП. Простая подпись и неквалифицированная в этих каналах не принимаются: они не дают внешнему получателю проверить полномочия без дополнительного соглашения, а соглашения с МВД или СФР у работодателя нет.
Внутри компании картина другая. По статье 22.3 ТК РФ при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод и заявления об увольнении работник может использовать усиленную квалифицированную подпись, усиленную неквалифицированную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 22.3 ТК РФ даёт работнику три допустимые подписи, и это закрытый перечень. Простой электронной подписи в нём нет ни при заключении трудового договора, ни при подписании согласия на перевод. Если вы планируете принимать людей через КЭДО, начните с проверки того, какой именно подписью работники подписывают договор: если это ПЭП, документ придётся переоформлять.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая влияет на комплект уведомлений
| Вид подписи | Как создаётся и где выдаётся | Где применима при оформлении приёма |
|---|---|---|
| ПЭП | логин, пароль, СМС-код в информационной системе работодателя; логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА | внутренние документы, не входящие в перечень статьи 22.3 ТК РФ; для уведомлений в госорганы не применяется |
| УНЭП по соглашению сторон | криптографические средства и сертификат, выпущенный в системе работодателя или его подрядчика; порядок проверки закрепляется соглашением сторон трудового договора | трудовой договор и допсоглашения со стороны работника; для внешних уведомлений не применяется |
| УНЭП ИЭП (Госключ) | создаётся только через приложение Госключ на сертифицированных ФСБ России средствах; отдельное соглашение об использовании подписывать не требуется | трудовой договор и кадровые документы работника, включая дистанционный приём |
| УКЭП | аккредитованный удостоверяющий центр, для юридического лица — УЦ ФНС России; для работника доступна в том числе через Госключ | уведомления в МВД и СФР со стороны работодателя, любые кадровые документы со стороны работника |
Практический вывод из таблицы: у работодателя и работника разные подписи и разные каналы. Работник подписывает договор УНЭП, а уведомление о нём уходит в МВД под УКЭП организации. Это два независимых процесса, и сбой в одном не отменяет срока в другом.
Проверьте, какой подписью подписан ваш файл уведомления
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает владельца сертификата, издателя и срок действия. Если в результате указан удостоверяющий центр, не входящий в перечень аккредитованных, или сертификат тестового центра, отправлять такой файл в МВД бессмысленно: заявление отклонят, а срок продолжит идти.
Внимание: УКЭП в инфраструктуре электронного правительства доступна только гражданам РФ. Иностранный работник может получить УНЭП ИЭП, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС.
МЧД: когда кадровик не может подписать уведомление своей подписью
С 1 сентября 2024 года подписывать документы сертификатом юридического лица вправе только руководитель организации. Сотрудник, который действует в интересах компании, использует личный сертификат физического лица и машиночитаемую доверенность — электронный документ в формате XML, подписанный УКЭП доверителя. Применение МЧД регулируется статьями 17.2 и 17.3 закона 63-ФЗ.
Для кадровой службы это означает конкретное действие: если уведомления в МВД или сведения в военкомат отправляет не директор, а специалист по кадрам, у него должны быть своя УКЭП физического лица и действующая МЧД с нужными полномочиями. Доверенность с истёкшим сроком делает отправку недействительной так же, как отсутствие подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства, создаётся только средствами Госключа и на сертифицированных ФСБ России средствах подписи. Практическая выгода для кадровика в том, что с работником не нужно подписывать отдельное соглашение об использовании неквалифицированной подписи: основание уже заложено в части 2 статьи 22.3 ТК РФ и в постановлении Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Проверьте, какой вариант УНЭП у вас в системе, прежде чем печатать соглашения на всю компанию.»
Уведомление самого работника: КЭДО, согласие и подпись
Перевод кадровых документов в электронный вид требует отдельной процедуры, которая идёт до приёма, а не после. Работодатель принимает локальный нормативный акт о переходе на электронный документооборот, уведомляет работников и получает их согласие. Статья 22.2 ТК РФ допускает, что работодатель утверждает исключительные случаи, при которых документы оформляются на бумажном носителе, — эта оговорка выручает при временной недоступности инфраструктуры.
Согласие на ведение электронного документооборота остаётся точкой, по которой практика расходится. Часть работодателей собирает его на бумаге при трудоустройстве, часть — электронно. В практике Добыто мы разводим эти два потока: бумажное согласие подшивается в дело, а дальше весь приём идёт в системе, где по каждому документу видны тип, маршрут и срок подписания.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Логика статьи 22.2 ТК РФ выстроена так: чтобы обмениваться с работником документами в электронном виде, сначала нужно получить его согласие на КЭДО, и на это указывает письмо Минтруда от 12 февраля 2025 года. Вопрос о переводе самого согласия в электронную форму прорабатывается Минтрудом и Минцифры. До появления однозначной нормы безопаснее собирать согласие на бумаге в день оформления, а всё остальное вести электронно.»
Хранение подписанных уведомлений — обязанность работодателя по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Открепленный файл подписи с расширением .sig нужно сохранять вместе с документом: без него электронный документ не подтверждается. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить её после истечения срока действия сертификата, а информационная система работодателя может расширить формат до CAdES-A для долгосрочного архива.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем в маршрут приёма отдельный шаг на сохранение файла подписи в архив: документ и .sig должны лежать парой, иначе через три года проверка не подтвердит подлинность. Метка доверенного времени в формате CAdES-T решает вопрос с истёкшими сертификатами, но только если файл подписи вообще сохранён. Проверьте на любом договоре прошлого года, лежит ли рядом с ним файл подписи.»
Образцы кадровых документов для оформления приёма и перехода на КЭДО
Комплект закрывает оформление приёма и юридическую базу для электронного подписания; начинать удобнее с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, если работники подписывают документы неквалифицированной подписью.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Приём бывшего служащего: где чаще всего теряют десять дней
Сообщение по последнему месту службы отправляется не только при приёме на основную работу. Обязанность возникает и при оформлении совместительства, и при заключении гражданско-правового договора стоимостью свыше 100 000 рублей в месяц. Состав сведений закрытый: фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, должность на государственной или муниципальной службе, название организации, данные приказа о приёме, дата договора, новая должность и основные служебные обязанности. Полный перечень требований и порядок оформления письма разобраны в памятке Роструда о приёме на работу бывшего государственного и муниципального служащего.
Типичная ошибка — формальная отписка на бланке компании без части обязательных сведений. Такое письмо суды и прокуратура квалифицируют как неисполнение обязанности, и штраф по статье 19.29 КоАП назначается в полном размере. Вторая ошибка — отсчёт срока от даты выхода на работу, а не от даты заключения договора.
Кейс из практики: компания приняла руководителя направления, который два года назад работал в органе местного самоуправления. В анкете госслужба была указана, но кадровик посчитал, что перечень должностей не подходит, и письмо не отправил. Проверка выявила нарушение через восемь месяцев, организация получила штраф по статье 19.29 КоАП. Проверка перечня должностей заняла бы 15 минут, стоимость ошибки составила сотни тысяч рублей.
Цена ошибки: во что обходится просрочка и неверная подпись
Стоимость нарушения считается не только штрафом. Пропущенное уведомление в МВД даёт юрлицу от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток — для розницы, общепита и склада приостановление обходится дороже самого штрафа. Уведомления по каждому иностранному работнику считаются отдельно, поэтому при массовом найме сумма умножается на количество человек.
Просрочка по ЕФС-1 выглядит дешёвой: 500 рублей за каждого работника. Но подраздел 1.1 сдают ежедневно, и системная просрочка по отделу из 40 человек за квартал превращается в регулярную статью расходов и в основание для более внимательной проверки со стороны контролирующих органов.
Отдельная категория потерь — неверный вид подписи. Документ, подписанный не той подписью, не переоформляется задним числом: срок уже прошёл. Уведомление в МВД, заверенное неквалифицированной подписью, не принимается порталом, и работодатель узнаёт об этом на четвёртый день, когда трёхдневный срок закрыт. Файл подписи, потерянный при переносе между системами, обесценивает электронный документ целиком: доказать, кто и когда подписал, будет нечем.
Полезно знать: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а под УНЭП ЕСИА понимается неквалифицированная подпись в инфраструктуре электронного правительства, то есть УНЭП Госключа. Термины путают в переписке с подрядчиками, и из-за этого в договорах на КЭДО оказывается неверный вид подписи.
Важный нюанс из практики: обезличенный сертификат, который используется для интеграции информационной системы работодателя с Госключом, выпускает руководитель организации, и перевыпускать его нужно лично один раз в год. Дата перевыпуска не совпадает с датой продления обычной УКЭП, поэтому её ставят в календарь отдельной задачей: если сертификат истёк, останавливается весь поток подписания, а сроки уведомлений продолжают идти.
Когда электронное уведомление не подходит
Электронный канал не универсален, и в нескольких ситуациях бумага остаётся единственным рабочим вариантом.
- Сообщение по последнему месту службы бывшего служащего направляется в организацию, у которой может не быть настроенного канала приёма электронных документов от сторонних работодателей. Письменная форма с подтверждением отправки надёжнее.
- При недоступности государственной инфраструктуры или сбое в системе работодатель вправе воспользоваться оговоркой статьи 22.2 ТК РФ об исключительных случаях оформления документов на бумаге, если такие случаи утверждены заранее.
- Если у сотрудника кнопочный телефон, подписание через мобильное приложение недоступно. Версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры России до конца 2026 года, но на дату публикации подписание идёт со смартфона.
- Отдельные кадровые документы закон оставляет на бумаге независимо от возможностей системы: акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, бумажная трудовая книжка.
Ни одно из этих ограничений не переносит срок уведомления. Если электронный канал недоступен, форма подаётся лично или заказным письмом в те же 3, 5 или 10 дней.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Основная причина срыва сроков при массовом найме — не незнание нормы, а отсутствие ответственного за отправку. Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегирование права подписи закрывает вопрос: в нём фиксируется, кто именно формирует и отправляет уведомления и чья подпись стоит на файле. Проверьте, есть ли такой приказ у вас и совпадает ли указанное в нём лицо с владельцем действующей МЧД.»
Кейс из практики: в проекте перевода 1100 сотрудников на КЭДО документооборот по одному кадровому процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель, которые уходили на бумажный цикл с пересылкой между регионами. Экономия на выпуске электронных подписей составила около 0,5 млн рублей в год за счёт перехода на подписание работниками через государственную инфраструктуру вместо коммерческих сертификатов.
Стоимость перевода кадровых уведомлений в электронный вид
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: виды доступных подписей, интеграция с учётной системой и электронный архив различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной заявки |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Один приём на работу порождает до четырёх независимых уведомлений с разными точками отсчёта: сутки на подраздел 1.1 ЕФС-1 от даты приказа, 3 рабочих дня на МВД от даты договора, 5 календарных дней на военкомат от даты приёма, 10 календарных дней на сообщение по последнему месту службы бывшего служащего. Комплект определяется категорией принятого, а не формой договора: подряд с иностранцем требует того же уведомления в МВД, что и трудовой договор. Подписи при этом не взаимозаменяемы: работник подписывает договор УНЭП или УКЭП по статье 22.3 ТК РФ, а внешние уведомления уходят только под квалифицированной подписью организации или сотрудника с машиночитаемой доверенностью.
В сервисе Добыто оформление приёма собрано в один маршрут: документ, подписанты, срок по каждому шагу и электронный архив с файлами подписей. Кадровик видит, на ком остановился процесс, и не восстанавливает хронологию по переписке, когда до конца срока остаётся день.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД, если с иностранцем заключён договор ГПХ, а не трудовой
Да. Часть 8 статьи 13 закона 115-ФЗ распространяется и на трудовой договор, и на гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня со дня заключения. Санкции по статье 18.15 КоАП также одинаковы: 35 000-50 000 рублей на должностное лицо и 400 000-800 000 рублей на юридическое лицо либо приостановление деятельности на 14-90 суток.
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП» в кадровой системе
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации. Формулировка означает, что в системе для руководителя заведена простая электронная подпись: логин, пароль и подтверждение действия кодом. Для внутренних документов такой подписи достаточно, если они не входят в перечень статьи 22.3 ТК РФ. Для уведомления в МВД или для сдачи ЕФС-1 ПЭП руководителя не подходит: там требуется усиленная квалифицированная подпись.
В чём измеряется УКЭП и как считается её стоимость
Единицы измерения у электронной подписи нет: считают не объём, а количество сертификатов и срок их действия. В Госключе сертификаты УНЭП и УКЭП выпускаются на 12 месяцев. Обслуживание кадрового документооборота тарифицируется отдельно и считается по численности: от 30 рублей за сотрудника в месяц на тарифе «Старт» и от 50 рублей на тарифе «Бизнес». Формулировки вроде «тип подписки УКЭП» в прайсах обычно означают именно тарифный план системы, в котором доступна работа с квалифицированной подписью, а не характеристику самой подписи.
Можно ли подписать уведомление в МВД усиленной неквалифицированной подписью
Нет. При подаче через портал Госуслуг требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя. Неквалифицированная подпись подтверждается соглашением сторон о порядке проверки, а такого соглашения между работодателем и МВД нет. Если квалифицированной подписи у организации нет, уведомление подаётся лично или заказным письмом в тот же трёхдневный срок.
Что делать, если последний день срока выпал на выходной
Крайней датой становится ближайший следующий рабочий день. Для подраздела 1.1 ЕФС-1 это означает, что приказ, изданный в пятницу, закрывается отчётом в понедельник. Для уведомления в МВД трёхдневный срок изначально считается в рабочих днях, поэтому выходные в него не входят. Для военкомата и сообщения по последнему месту службы дни календарные, и правило переноса применяется к последнему дню.
Может ли иностранный работник подписывать кадровые документы через Госключ
Иностранное физическое лицо может получить УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указан СНИЛС. Квалифицированная подпись в этой инфраструктуре доступна только гражданам РФ. Для приёма иностранца через КЭДО это означает, что договор подписывается неквалифицированной подписью, а уведомление о приёме всё равно уходит в МВД под квалифицированной подписью работодателя.
Нужно ли сообщать по последнему месту службы, если бывший служащий принят по договору ГПХ
Да, если стоимость работ или услуг превышает 100 000 рублей в месяц. Обязанность действует в течение двух лет после увольнения человека со службы и распространяется также на приём по совместительству. Срок направления письма — 10 календарных дней со дня, следующего за днём заключения договора или фактического допущения к работе.
