Электронный учёт трудовых договоров: подписи и сроки 2026

Электронная система учёта трудовых договоров — это реестр, где договор хранится не файлом в папке, а карточкой со статусом, маршрутом подписания, сроком и связью с личным делом работника. Юридическую силу договору даёт не реестр, а подпись: по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает трудовой договор только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, ПЭП для этого документа не подходит. Чтобы учёт был законным, до запуска нужны локальные нормативные акты по статье 22.2 ТК РФ, уведомление работников и их письменное согласие. Главное различие, от которого зависит порядок: с работниками электронный обмен идёт по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а с самозанятыми и исполнителями по ГПХ — по отдельному соглашению об электронном документообороте, и правила ТК РФ о согласии к ним не применяются.

Разберём, что реестр меняет в рабочих операциях кадровика: поиск оригинала, контроль статусов, сроки подписания, выгрузка комплекта к проверке. Покажем таблицу допустимых подписей по видам документов, объясним формулировки «тип подписи УКЭП» и «ЕИО с наличием ПЭП» из анкет и тарифов, разберём, почему в споре метка времени значит больше, чем вид подписи. Сроки хранения, чек-лист запуска, сценарии для разной численности и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Что такое электронная система учёта трудовых договоров

Реестр договоров отличается от сетевой папки со сканами тремя вещами: у каждого документа есть тип, маршрут и статус. Тип задаёт правила: какой шаблон подставляется, какая подпись требуется, сколько лет документ хранится. Маршрут задаёт последовательность подписантов и согласующих. Статус показывает, где документ стоит прямо сейчас: в работе, на согласовании, требует действия, подписан, в архиве.

Скан бумажного договора в такой системе остаётся сканом. Электронным оригиналом документ делает электронная подпись и файл подписи, который к нему прикреплён или лежит рядом отдельным контейнером. Если система хранит только изображение подписанной бумаги, оригиналом остаётся бумажный экземпляр, и снимать его с хранения нельзя.

Отдельный вопрос — что считать единицей учёта. В кадровой практике единица — не файл, а трудовой договор вместе со всеми дополнительными соглашениями к нему. Если система нумерует допсоглашения отдельными документами и не связывает их с основным договором, кадровик собирает историю условий труда руками, и смысл реестра теряется.

Подпись под трудовым договором: ПЭП, УНЭП и УКЭП

Три вида подписи закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Простая электронная подпись подтверждает, что действие совершило конкретное лицо, но не гарантирует неизменность документа после подписания. Усиленная неквалифицированная подпись формируется криптографическим преобразованием и показывает, что документ после подписания не менялся. Усиленная квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной юридически: УНЭП может выпустить сам работодатель или любой удостоверяющий центр, а УКЭП выдаёт только центр, прошедший аккредитацию Минцифры с заключением ФСБ России. Технически механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый.

Для кадровых документов действует статья 22.3 ТК РФ, и она распределяет подписи по видам документов, а не по должностям.

Из таблицы следует практическое правило для настройки реестра: тип документа «трудовой договор» должен быть жёстко привязан к УКЭП со стороны компании, иначе система позволит подписать его подписью бухгалтера или кадровика, выпущенной как УНЭП. Подписание кадровых документов простой электронной подписью на портале «Работа России» устроено иначе: работник использует ПЭП ЕСИА, а сам портал дополнительно заверяет документ усиленной подписью Роструда.

Что означают «тип подписи УКЭП», «единица измерения УКЭП» и «ЕИО с наличием ПЭП»

Эти формулировки приходят из анкет банков, тарифных сеток и карточек контрагентов, а не из 63-ФЗ. В законе есть три вида подписи и никаких подписок: УКЭП выпускается сертификатом на конкретное физическое лицо на определённый срок, обычно на год. Единица тарификации в сервисах КЭДО — тоже не подпись, а сотрудник: в тарифах Добыто счёт идёт за сотрудника в месяц, а ПЭП и УНЭП для работников выпускаются в рамках тарифа.

ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Отметка «ЕИО с наличием ПЭП» в анкете означает, что руководитель подключён к сервису и подтверждает операции простой электронной подписью. Для кадрового блока это не решает задачу: подписать трудовой договор от лица работодателя такой подписью нельзя, нужна УКЭП организации или УКЭП уполномоченного лица с оформленным правом подписи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП может выпустить сам работодатель или любой удостоверяющий центр, а УКЭП — только аккредитованный. Отдельно стоит УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства: её признают без дополнительного соглашения сторон, потому что личность подтверждена учётной записью на Госуслугах. Прежде чем описывать в ЛНА порядок проверки подписи, посмотрите, какая именно УНЭП у вас используется — от этого зависит объём текста».

Что кадровая служба получает от электронного реестра договоров

Оформление приёма на бумаге занимает от двух дней и больше: договор нужно распечатать, свести стороны в одном помещении, собрать подписи, разложить экземпляры. При электронном подписании тот же комплект уходит кандидату сразу после согласования условий, а карточка договора появляется в реестре в момент отправки, не после возврата бумаги.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дальше реестр закрывает четыре рутинные операции кадровика.

• Поиск оригинала. Договор находится по фамилии, номеру или дате за минуты, а не за поездку в архив.
• Контроль статусов. Видно, какие документы стоят на согласовании, какие требуют действия работника, какие просрочены по сроку подписания.
• Массовые операции. Комплект допсоглашений по индексации зарплаты уходит одним маршрутом на всё подразделение, а не письмом каждому.
• Выгрузка к проверке. По запросу ГИТ формируется набор из документов и файлов подписи, а не пачка распечаток со штампами.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Гибкость системы стоит проверять не по слову в презентации, а по двум вещам: можно ли собрать маршрут любой сложности с задачами смежным службам и умеет ли система определять исполнителя по роли. Когда за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, документ должен уходить ему автоматически, а не по выбору того, кто запускает заявление».

Кейс из практики: у части компаний с распределёнными площадками бумажный архив вынесен в отдельное здание в нескольких километрах от офиса, и на поиск одного оригинала уходит рабочий день с выездом. После перевода договоров в электронный реестр тот же документ поднимается за пару минут из карточки работника.

В практике Добыто самая заметная экономия у кадровой службы возникает не на подписании, а на сверках: связка договора, допсоглашений и приказов в одной карточке снимает необходимость собирать историю условий труда по разным папкам перед каждым спором или проверкой.

Соберите эталонный шаблон трудового договора для загрузки в реестр

Как перевести учёт трудовых договоров в электронный вид

Порядок действий задан статьёй 22.2 ТК РФ, и последовательность в нём важнее скорости: согласия, собранные до принятия ЛНА, придётся собирать заново.

Как запустить электронный учёт трудовых договоров: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проведите ревизию: сколько действующих договоров, сколько допсоглашений к ним, у скольких работников трудовой стаж отсутствовал по состоянию на 31 декабря 2021 года. От последней цифры зависит объём сбора согласий.
2. Шаг 2. Примите ЛНА о введении электронного документооборота: информационная система, перечень документов и категорий работников, дата введения, срок уведомления. Отдельно утвердите порядок ведения ЭДО со сроками подписания и ознакомления.
3. Шаг 3. Уведомите работников и соберите письменное согласие. Роструд последовательно исходит из того, что согласие даётся на бумаге, поэтому анкету в почте или чате безопаснее не использовать. С дистанционными работниками порядок другой: обмен регулируется главой о дистанционной работе и отдельным ЛНА.
4. Шаг 4. Определите вид подписи для каждого типа документа и выпустите подписи. УКЭП работодателя оформляется на организацию, работникам выпускается УНЭП или ПЭП, а расходы на получение и использование подписи работника несёт работодатель.
5. Шаг 5. Настройте типы документов, шаблоны и маршруты. Маршрут стройте на роли, а не на фамилии: система сама определит, какому кадровому специалисту уйдёт документ конкретного подразделения.
6. Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, отработайте на ней сбор согласий, выпуск подписей и первые подписания, после чего разворачивайте систему на всю компанию.
7. Шаг 7. Настройте интеграцию с учётной системой и проверьте выгрузку архива: документ плюс файл подписи, а не PDF со штампом.

Важный нюанс из практики: заказчики нередко требуют возвращать подписанные документы обратно в учётную систему. Это даёт задвоение базы и рост нагрузки, а процедуры перештамповки и архивного хранения учётная система всё равно не выполняет. Рабочий вариант — открывать подписанный документ из карточки сотрудника по гиперссылке, оставляя оригинал в системе КЭДО.

Шаблоны и ЛНА для перевода трудовых договоров в электронный вид

Комплект собран под последовательность из инструкции выше, начинать стоит с приказа и положения о ведении КЭДО.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: на ней выявляются ошибки в маршрутах и в формулировках согласий, которые потом пришлось бы переделывать на тысячах человек. Обучение рядовых сотрудников укладывается в один-два вебинара, а отдельная программа нужна кадровой службе — у неё меняется не подписание, а порядок ведения дел».

Хранение и предъявление электронных трудовых договоров

Перевод договора в электронный вид не сокращает срок его хранения. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводством они закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет по более ранним документам. Штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Работодатель обязан обеспечить хранение электронных документов и воспроизведение их в течение всего срока.

Здесь возникает проблема, которую типовые инструкции по КЭДО обходят стороной. Сертификат подписи действует, как правило, год, а договор лежит 50 лет. Через несколько лет по самому файлу нельзя установить, действовал ли сертификат в момент подписания и не был ли он отозван досрочно. Ответ на это — усовершенствованный формат подписи: в момент подписания система обращается к доверенной службе штампов времени, получает метку с точным временем и хэшем документа, а также сохраняет ответы о статусе сертификата. Эти данные и подтверждают, что подпись была действительной именно тогда.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Визуальный штамп на PDF с фамилией и датой юридической силы не несёт, это картинка для человека. В спор идут исходный документ и файл подписи, а при длительном хранении — ещё и метка времени. Проверьте на своём сервисе, к какой службе штампов времени он обращается: если ответа нет, доказывать момент подписания придётся косвенно, через журналы входов и действий пользователя».

Второй блок вопросов — персональные данные. Когда работодатель сам регистрирует работников в сервисе и передаёт их данные при массовой загрузке, сервис обрабатывает данные по поручению оператора, а оператором остаётся работодатель. Значит, основание для передачи и состав данных должны быть закрыты согласием и поручением на обработку, а не пользовательским соглашением сервиса.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибки, из-за которых электронный учёт договоров не даёт эффекта

Скан вместо оригинала. Компания загружает в систему изображения подписанных бумажных договоров и считает, что перешла на электронный учёт. Бумажные оригиналы при этом продолжают жить в архиве, а расходы удваиваются: платится и за хранение бумаги, и за сервис.

Подпись не того вида. Трудовой договор подписывается со стороны компании усиленной неквалифицированной подписью, потому что её проще выпустить. Требование статьи 22.3 ТК РФ при этом нарушено, и документ придётся переподписывать по всем затронутым работникам.

Маршрут на фамилиях. Согласующие вписаны поимённо, поэтому после увольнения или перевода одного сотрудника документы зависают. Маршрут по ролям такую остановку исключает.

Согласия собраны раньше ЛНА. Работник соглашается на порядок, которого ещё нет. При проверке такое согласие не подтверждает переход на КЭДО.

Сколько стоит ошибка в оформлении договора

Ненадлежащее оформление трудового договора — самостоятельный состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. При повторном нарушении санкция по части 5 той же статьи выше: для юридических лиц от 100 000 до 200 000 рублей, для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Штраф считается по каждому договору, поэтому системная ошибка в типе подписи умножается на численность.

Вторая часть цены ошибки не денежная. Если работник оспаривает подписание, а компания не может подтвердить ни момент подписания, ни неизменность файла, суд рассматривает документ как непредставленный. Восстановление на работе и выплата среднего заработка за время вынужденного прогула обходятся дороже любого штрафа.

Когда электронная система учёта договоров не нужна

Компании до 10 человек в одном офисе с редкими кадровыми событиями закрывают задачу папкой с описью и таблицей. Затраты на подготовку ЛНА, сбор согласий и обучение окупаются не количеством сотрудников, а количеством документов на человека в год.

Не даёт эффекта система и там, где кадровый учёт ещё не наведён на бумаге: нет утверждённого штатного расписания, шаблоны договоров различаются от подразделения к подразделению, часть допсоглашений не оформлена. Автоматизация в этом случае переносит беспорядок в электронный вид и делает его заметнее, но не устраняет.

Третий случай — организации, где по договорённости с работниками весь обмен идёт на бумаге и работники массово отказались от КЭДО. Отказ работника правомерен, и принуждать его нельзя, а параллельное ведение бумажного и электронного контуров на небольшом штате дороже, чем один бумажный.

Что критично при разной численности и структуре компании

Требования к системе имеет смысл выбирать под свой сценарий: часть популярных пунктов технического задания добавленной ценности не создаёт.

Строка про нагрузку выглядит теоретической ровно до первой рассылки ЛНА на весь штат: в этот момент в систему одновременно заходят тысячи человек. Проверять этот пункт нужно до внедрения, а не после.

Кейс из практики: в проектах на несколько тысяч человек мы разводим массовое ознакомление с ЛНА и подписание договоров по разным дням запуска. Это снимает пик обращений и позволяет кадровой службе отработать отказы и вопросы работников поштучно, а не одновременно.

Стоимость подключения электронного учёта трудовых договоров

Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.

Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа, а переход между тарифами возможен в любой момент с пропорциональным пересчётом разницы. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Электронный учёт трудовых договоров держится на трёх опорах: правильный вид подписи для каждого типа документа, корректная последовательность запуска по статье 22.2 ТК РФ и архив, который переживёт срок действия сертификата подписи. Реестр экономит кадровой службе не столько минуты подписания, сколько часы на поиске оригиналов, сверке допсоглашений и сборе комплекта к проверке. Границы у решения тоже есть: маленькому штату с редкими кадровыми событиями оно избыточно, а на неупорядоченном бумажном учёте оно только подсветит разрывы.

Мы в Добыто подключаем компании к электронному учёту кадровых документов с настройкой типов, маршрутов и хранения, а перед раскаткой на весь штат проводим пилот на одном подразделении. Такой порядок снимает большую часть ошибок настройки до того, как они разойдутся по тысячам договоров.

Частые вопросы

Нужно ли согласие от работника, принятого после 31 декабря 2021 года?

Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Со всеми остальными работниками согласие собирается письменно. При этом уведомить о переходе на электронный документооборот нужно всех, включая тех, чьё согласие не требуется.

Можно ли хранить в системе только скан договора, подписанного на бумаге?

Скан юридической силы оригинала не имеет: он остаётся копией, а оригиналом — бумажный экземпляр, который нужно хранить весь срок, то есть 50 лет по договорам, законченным делопроизводством после 1 января 2003 года. Электронный реестр в этом случае работает как справочник для поиска, но не заменяет архив.

Как выдать работнику его экземпляр электронного трудового договора?

По письменному заявлению работника работодатель обязан безвозмездно предоставить документ, связанный с работой, не позднее трёх рабочих дней. В электронном виде это либо направление документа с файлом подписи, либо выдача заверенной копии на бумаге, если работник просит бумажный экземпляр.

Что делать с договорами работников, которые отказались от КЭДО?

Отказ правомерен и не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. С такими работниками документы оформляются на бумаге, а в реестре ведётся отдельная категория с признаком бумажного обмена, чтобы система не отправляла им электронные маршруты. Работник вправе дать согласие позже.

Подходит ли система для договоров с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?

Подходит, но правила другие. Требования статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются: с исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте с описанием порядка проверки подписи. Если обе стороны используют УКЭП, отдельное соглашение о признании подписи формально не требуется.

Что произойдёт с электронными договорами при расторжении договора с сервисом?

Порядок задаётся лицензионным договором, и в нём, как правило, предусмотрен доступ к архивной версии после расторжения. Перед подписанием проверьте два пункта: срок доступа к архиву и формат выгрузки. Выгружаться должны исходные файлы документов вместе с файлами подписи, иначе выгруженный комплект не подтвердит подписание.