Электронная подпись при увольнении распределяется между сторонами жёстко: заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает УКЭП или УНЭП, простая подпись в информационной системе работодателя для этих документов не подходит; сам работодатель в кадровом ЭДО пользуется только УКЭП или УНЭП, ПЭП ему недоступна ни в одном документе. Приказ об увольнении выведен из электронного документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ и оформляется на бумаге. Дальше всё определяет форма работы: офисного сотрудника знакомят с приказом на бумаге под роспись, дистанционного можно ознакомить электронно, но бумажную копию приказа работодатель обязан направить заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания (часть 3 статьи 312.8 ТК РФ).
Разберём по документам, какая подпись закрывает каждый шаг увольнения, чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП из инфраструктуры электронного правительства и в каком случае работник вправе подписать заявление простой подписью. Покажем, как считать двухнедельный срок, если заявление пришло через систему в пятницу вечером, и какие пункты в положении о КЭДО чаще всего ломают электронное увольнение при проверке. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по категориям работников, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто и чем подписывает документы при электронном увольнении
Статья 22.3 ТК РФ делит все кадровые документы на две группы. В первую входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий труда и с приказом о дисциплинарном взыскании. Здесь работник подписывает только усиленной подписью: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон либо УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. Во вторую группу попадает всё остальное, и там работнику уже разрешена ПЭП, если соглашение сторон устанавливает правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
| Документ увольнения | Кто подписывает | Допустимая подпись | Норма |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Работник | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон, УНЭП из инфраструктуры электронного правительства | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Отзыв заявления об увольнении | Работник | Те же три варианта, что и для заявления | ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении трудового договора | Обе стороны | Работодатель — УКЭП или УНЭП электронного правительства, работник — УКЭП или УНЭП. В перечне статьи 22.3 документ прямо не назван | ст. 78 ТК РФ |
| Уведомление о прекращении срочного трудового договора | Работодатель | УКЭП или УНЭП | ст. 79, ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Работодатель, ознакомление работника | Бумага, собственноручная подпись. В КЭДО не переводится | ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ |
| Записка-расчёт (форма Т-61) | Кадровая служба и бухгалтерия | УКЭП или УНЭП, подпись работника не требуется | ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление о выдаче документов, связанных с работой | Работник | Любая из усиленных подписей, а также ПЭП при наличии соглашения сторон | ч. 5 ст. 22.3, ст. 62 ТК РФ |
| Расчётный листок, справки, форма СТД-Р | Работодатель | УКЭП или УНЭП, подпись работника не требуется | ч. 2 ст. 22.3, ст. 66.1 ТК РФ |
Из таблицы видно, что односторонних документов при увольнении больше, чем двусторонних, а спор возникает вокруг двух: заявления работника и приказа работодателя. Сверьте по своему маршруту, каким видом подписи система закрывает заявление об увольнении: если там стоит ПЭП, маршрут нужно менять до первого увольнения, а не после запроса ГИТ.
Факт: исключений из КЭДО всего четыре: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Остальные кадровые документы закон разрешает вести только в электронном виде, без бумажного дубликата.
Почему приказ об увольнении остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо выводит приказ (распоряжение) об увольнении из-под действия статей 22.1-22.3. Электронный документооборот к нему не применяется, поэтому приказ печатается, подписывается руководителем или уполномоченным лицом собственноручно, а работник знакомится с ним под роспись по статье 84.1 ТК РФ. Если ознакомить работника невозможно или он отказывается расписаться, на самом приказе делается соответствующая запись. Дальше по требованию работника выдаётся надлежащим образом заверенная копия.
Норма сформулирована так, что часть работодателей читает её как запрет на электронную форму приказа вообще, а часть — как запрет только на ознакомление через систему. Практический вывод один: бумажный экземпляр приказа с собственноручными подписями должен существовать в любом случае, а система КЭДО хранит его скан как справочный файл, а не как оригинал.
Важный нюанс из практики: у дистанционных работников порядок другой. Глава 49.1 разрешает ознакомить такого сотрудника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа, но обязывает работодателя в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить бумажную копию заказным письмом с уведомлением. Пропуск этой досылки — самостоятельное нарушение, даже если работник подтвердил ознакомление в системе.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход увольнения
Все три вида подписи описаны в статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, но юридическая сила у них разная. ПЭП только подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, показывает автора и фиксирует, менялся ли документ после подписания. УКЭП делает то же самое, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и по статье 6 63-ФЗ документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью без всяких дополнительных соглашений. ПЭП и УНЭП дают равнозначность только тогда, когда стороны заключили об этом соглашение или так предписывает нормативный акт.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Автора и неизменность документа после подписания | Автора и неизменность, сертификат выдан аккредитованным УЦ |
| Где получают | В системе работодателя или в ЕСИА | В системе работодателя либо через инфраструктуру электронного правительства, в том числе в приложении Госключ | В аккредитованном удостоверяющем центре, для руководителя — в УЦ ФНС |
| Равнозначность собственноручной подписи | Только по соглашению сторон | Только по соглашению сторон или в силу нормы закона | По умолчанию, ст. 6 63-ФЗ |
| Заявление об увольнении в системе работодателя | Не подходит | Подходит | Подходит |
| Заявление об увольнении на платформе «Работа в России» | Подходит, если ключ ПЭП получен при личной явке по правилам госуслуг | Подходит подпись из инфраструктуры электронного правительства | Подходит |
| Доступна работодателю | Нет | Да | Да |
Последние две строки и есть ответ на вопрос, почему одни компании увольняют работников простой подписью, а другим это запрещено. Разница не в подписи, а в системе: цифровая платформа «Работа в России» работает по частям 6 и 7 статьи 22.3 и допускает для работника ПЭП ЕСИА, а собственная информационная система работодателя — нет. Проверьте, в какой системе вы ведёте КЭДО, и от этого отталкивайтесь при выборе подписи.
Внимание: УНЭП, выпущенная внутри вашей системы, работает только при подписанном соглашении об использовании ПЭП и НЭП, где закреплён порядок её проверки. Без такого соглашения остаётся один законный вариант — УНЭП из инфраструктуры электронного правительства.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании ПЭП и НЭП кадровики часто подписывают формально, одной страницей, и в нём нет самого главного — описанного порядка проверки неквалифицированной подписи. При споре об увольнении именно этот пункт определяет, признают документ подписанным или нет. Откройте своё соглашение и проверьте, есть ли в нём раздел о проверке УНЭП, прежде чем запускать первое электронное увольнение.»
Подпишите документ электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Порядок электронного увольнения: от заявления до расчёта
Заявление, направленное работником через информационную систему, считается полученным работодателем на следующий рабочий день после дня направления (часть 8 статьи 22.3 ТК РФ). Двухнедельный срок предупреждения по статье 80 ТК РФ отсчитывается со дня, следующего за днём получения заявления. Заявление, отправленное в пятницу вечером, считается полученным в понедельник, а срок пойдёт со вторника. Ошибка в один день здесь означает неверную дату увольнения в приказе и в сведениях для СФР.
Срок предупреждения зависит от категории работника: 3 календарных дня при увольнении в период испытания (статья 71 ТК РФ), 3 календарных дня для сезонных работников (статья 296 ТК РФ) и для занятых по договору сроком до 2 месяцев (статья 292 ТК РФ), 1 месяц для руководителя организации (статья 280 ТК РФ). Срочный трудовой договор требует предупреждения работника в письменной форме не менее чем за 3 календарных дня до увольнения (статья 79 ТК РФ), и это уведомление уже проходит через КЭДО с подписью работодателя.
Как провести увольнение через КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление в системе и зафиксируйте дату получения. Отсчёт срока предупреждения начинается со следующего дня после дня, когда документ считается полученным.
- Шаг 2. Проверьте подпись работника: вид подписи, срок действия сертификата, отсутствие изменений файла после подписания. Результат сохраните протоколом проверки электронной подписи.
- Шаг 3. Согласуйте заявление по маршруту: руководитель подразделения, кадровая служба, бухгалтерия. Согласующие подписывают своей подписью в системе, работник в этом шаге не участвует.
- Шаг 4. Издайте приказ об увольнении на бумаге и ознакомьте работника под роспись. Дистанционному работнику отправьте бумажную копию заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа.
- Шаг 5. Сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 и передайте её в бухгалтерию. Расчёт выплачивается в день увольнения (статья 140 ТК РФ).
- Шаг 6. Выдайте в день прекращения работы трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также справки, которые работник запросил заявлением.
- Шаг 7. Сдайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
В практике Добыто шаги 1, 3, 5 и 6 собираются в один маршрут, а шаг 4 остаётся отдельной бумажной операцией с отметкой в карточке сотрудника. Так кадровик видит в системе, по каким увольнениям бумажный приказ ещё не подписан.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Протокол проверки электронной подписи стоит формировать в момент приёма заявления, а не тогда, когда спор уже дошёл до суда. Через год сертификат работника истечёт, и подтвердить, что на дату подписания он был действителен, будет намного труднее. Сохраняйте протокол вместе с файлом заявления и его подписью в одной папке дела.»
Шаблоны документов для электронного увольнения
Комплект закрывает подготовку и саму процедуру; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без него электронные заявления держатся только на подписи из инфраструктуры электронного правительства.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Что настроить до первого электронного увольнения
Электронное увольнение опирается не на кнопку в системе, а на пять документов и одну настройку, которые готовятся заранее. Проверьте их по порядку.
- Положение о ведении КЭДО и приказ о его введении. В положении перечислены документы, которые переводятся в электронный вид, виды подписи для каждого и порядок доступа работника к системе.
- Согласия работников. Согласие на взаимодействие через КЭДО обязательно для тех, кто работал до 31 декабря 2021 года. Работник, принятый после этой даты и не имеющий трудового стажа до неё, переводится без отдельного согласия.
- Соглашение об использовании ПЭП и НЭП. Именно оно закрепляет порядок проверки неквалифицированной подписи и правила определения подписанта для простой подписи.
- Подписи у сторон. У работодателя — УКЭП организации либо УКЭП уполномоченного лица с машиночитаемой доверенностью. У работника — УНЭП или УКЭП, выпущенная в системе или в приложении Госключ.
- Реестр сертификатов сотрудников. В нём фиксируются вид подписи, дата выпуска и срок действия сертификата. При увольнении сертификат отзывается, и отметка об этом остаётся в реестре.
- Хранение и выгрузка. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Система должна отдавать документ вместе с файлом подписи, иначе проверяющий увидит обычный PDF.
Мы закладываем на этот блок пилотную группу из одного подразделения и проводим через неё первое электронное увольнение целиком, включая бумажный приказ. Так ошибки настройки маршрута обнаруживаются на одном сотруднике, а не на всей численности.
Отдельно проверьте, кто в компании имеет право подписи кадровых документов. Официальные разъяснения о том, как устроен электронный документооборот в сфере трудовых отношений, публикует Минтруд, и в спорных ситуациях с проверяющими удобнее ссылаться на них, а не на пересказы в отраслевых обзорах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах ДОБЫТО КЭДО. УКЭП отдельно не входит в тариф и оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Право подписи кадровых документов лучше закреплять отдельным приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи, а не устной договорённостью с директором. Когда увольнение приходится оформлять в отпуск руководителя, этот приказ вместе с машиночитаемой доверенностью снимает вопрос о полномочиях подписанта. Сверьте перечень документов в приказе с ролями, которые реально выданы в системе.»
Ошибки, из-за которых электронное увольнение не выдерживает проверку
Первая ошибка — подписание заявления об увольнении простой подписью в собственной системе работодателя. Так делают ради скорости: ПЭП не требует выпуска сертификата и работает через код из СМС. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ этот вариант не допускает, и при споре работник заявляет, что заявления не подавал. Доказывать волеизъявление придётся другими средствами, а увольнение по инициативе работника без его заявления суд рассматривает как увольнение без основания.
Вторая ошибка — приказ об увольнении, оформленный только в электронном виде. Компания переводит в КЭДО весь кадровый блок и не выделяет исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. При проверке ГИТ отсутствие бумажного приказа с ознакомлением работника квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится юридическому лицу в 50 000 — 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.
Третья ошибка дороже обеих: неверно посчитанный срок предупреждения сдвигает дату увольнения, а вместе с ней и день окончательного расчёта. За каждый день задержки выплат работодатель платит проценты не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм (статья 236 ТК РФ). К этому добавляются пересдача подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и исправление сведений о трудовой деятельности, а при восстановлении работника через суд — оплата вынужденного прогула.
Лайфхак: ведите реестр сертификатов сотрудников в одном файле с датами выпуска и срока действия. При увольнении отзыв сертификата закрывается одной строкой в реестре, и уволенный сотрудник теряет доступ к подписанию в системе в тот же день.
Важный нюанс из практики: статус подписи «не валидна» при проверке уволенного работника чаще всего объясняется тремя причинами: истёк срок действия сертификата, файл документа менялся после подписания, отсутствует метка времени. Первое лечится проверкой на дату подписания, второе означает, что в дело попала не та версия файла, третье — настройками площадки. Мы разбираем такие случаи по чек-листу диагностики, а не подписываем документ заново задним числом.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если работник получил документ в системе и не подписал его, оформляйте акт об отказе от подписания и фиксируйте в нём дату и время направления документа. Молчание в системе доказывается хуже, чем отказ на бумаге, поэтому акт составляется в тот же день, а не задним числом. Один такой акт закрывает вопрос проверяющего о том, почему в деле нет подписи работника.»
Когда электронное увольнение не подходит
КЭДО закрывает не каждую ситуацию увольнения. Ниже сценарии, в которых часть процедуры или вся процедура остаётся бумажной.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник, согласие на КЭДО получено | Вид подписи на заявлении, бумажный приказ с ознакомлением под роспись | Способ доставки документов, работник приходит в офис |
| Дистанционный работник | Досылка бумажной копии приказа заказным письмом в течение 3 рабочих дней | Личная явка за трудовой книжкой, если работник от неё отказался |
| Работник отказался от перехода на КЭДО | Вся процедура на бумаге, отказ фиксируется письменно и хранится в деле | Наличие у работника учётной записи Госуслуг |
| Работник принят после 31.12.2021 и не имеет стажа до этой даты | Выпуск подписи и доступ в систему, отдельное согласие на КЭДО не требуется | Уведомление о праве отказаться |
| Увольнение руководителя организации | Срок предупреждения 1 месяц, решение уполномоченного органа, кто подписывает приказ вместо руководителя | Вид подписи на заявлении при наличии УКЭП |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Нормы ТК РФ не применяются, отношения прекращаются по правилам договора | Кадровые формы Т-8 и Т-61 |
Отдельно стоит случай, когда компания увольняет 2-3 человека в год и держит одного кадровика на всю численность. Подключение КЭДО ради увольнений в такой ситуации избыточно: выигрыш во времени не покроет работу по подготовке ЛНА и сбору согласий. Смысл появляется тогда, когда электронными становятся приём, отпуска, ознакомление с ЛНА и командировки, а увольнение просто встраивается в готовый маршрут.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для увольнения
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, тарифа и того, нужна ли компании УКЭП сверх включённых в тариф подписей.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной заявки |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | за один день |
Стоимость увольнения отдельной строкой не тарифицируется: оплачивается доступ сотрудников к системе, а количество подписанных документов на цену не влияет. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же описан порядок пересчёта при повышении тарифа в середине периода.
Выводы
Электронное увольнение держится на трёх опорах: правильный вид подписи у работника на заявлении, подпись работодателя на всех односторонних документах и бумажный приказ, который закон из КЭДО исключил. Простая подпись работает для заявления об увольнении только на платформе «Работа в России», а неквалифицированная внутри системы работодателя требует соглашения с описанным порядком проверки. Сроки при этом считаются не от даты отправки заявления, а от следующего рабочего дня, и именно эта деталь чаще всего смещает дату увольнения и расчёта.
Мы в Добыто собираем маршрут увольнения так, чтобы кадровик видел статус каждого документа и незакрытые бумажные шаги по конкретному сотруднику. Электронные подписи для работников входят в тариф, а проверка подписи и хранение файлов подписи настраиваются на старте, а не в момент, когда документ уже понадобился для проверки.
Частые вопросы об электронной подписи при увольнении
Что означают «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» в коммерческих предложениях
Ни того, ни другого в законе нет. У электронной подписи есть вид (ПЭП, УНЭП, УКЭП) по статье 5 63-ФЗ и сертификат с конкретным сроком действия, указанным в самом сертификате. Подписка оформляется не на подпись, а на систему КЭДО, и считается она по числу сотрудников за месяц: от 30 ₽ за сотрудника в тарифе «Старт» и от 50 ₽ в тарифе «Бизнес». Если поставщик называет «единицей измерения» количество подписаний, уточняйте, что именно тарифицируется: доступ работника или каждый документ.
Работник прислал заявление об увольнении с личной почты сканом. Это законно
Скан без электронной подписи не отвечает требованиям части 4 статьи 22.3 ТК РФ: там для заявления об увольнении названы УКЭП и два варианта УНЭП. Принимать такое заявление рискованно: работник впоследствии вправе заявить, что не подавал его. Попросите продублировать заявление через систему КЭДО с усиленной подписью либо на бумаге с собственноручной подписью, а до этого срок предупреждения не отсчитывайте.
Что делать с сертификатом подписи после увольнения сотрудника
Сертификат отзывается в день прекращения трудового договора, а отметка об отзыве вносится в реестр сертификатов сотрудников. Документы, подписанные до отзыва, сохраняют силу: подпись проверяется на дату подписания, а не на текущую дату. Поэтому вместе с файлом документа сохраняется файл подписи и метка времени, иначе через год подтвердить действительность сертификата на нужную дату будет трудно.
Можно ли уволить работника, который отказался от перехода на КЭДО
Можно, но вся процедура идёт на бумаге: заявление с собственноручной подписью, приказ, ознакомление под роспись, бумажные справки. Отказ от КЭДО не ограничивает право работника уволиться и не даёт работодателю оснований задержать процедуру. Сам письменный отказ хранится в кадровом деле как подтверждение того, почему по этому сотруднику нет электронных документов.
Кто подписывает документы об увольнении, если у директора нет действующей УКЭП
Право подписи передаётся уполномоченному лицу приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Подписант использует свою УКЭП или УНЭП, а в системе за ним закрепляется соответствующая роль. Бумажный приказ об увольнении при этом подписывает то же уполномоченное лицо собственноручно.
Применяются ли эти правила при расторжении договора ГПХ или прекращении сотрудничества с самозанятым
Нет. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору. С исполнителем по гражданско-правовому договору обмен документами идёт по правилам самого договора и 63-ФЗ, кадровые формы Т-8 и Т-61 не оформляются, срок предупреждения по статье 80 ТК РФ не применяется. Смешивать два порядка опасно: наличие кадровых процедур у исполнителя суды используют как довод в пользу переквалификации договора в трудовой.
