Электронный документооборот для государственных и муниципальных учреждений строится на тех же статьях 22.1-22.3 ТК РФ, что и в коммерческой компании, но с тремя дополнительными ограничениями: сертифицированные средства защиты информации, закупка через 44-ФЗ или 223-ФЗ и архивные правила Росархива. Успеть до запуска нужно четыре вещи: принять локальный нормативный акт о КЭДО и приказ, уведомить работников и собрать письменные согласия, закрепить вид подписи под каждый тип документа и согласовать с ИТ-службой контур размещения системы. Главное различие внутри учреждения проходит не по подразделениям, а по статусу персонала: работников по трудовому договору переводят на КЭДО по нормам ТК РФ уже сейчас, а для государственных гражданских служащих отдельной нормативной базы под электронные кадровые документы пока нет.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются юридически и по бюджету, какие четыре документа закон оставляет на бумаге и какие пробелы в локальных актах ломают позицию работодателя в суде. Покажем комплект документов, который готовится до первого подписания, и требования, которые предъявит к системе служба информационной безопасности учреждения. Сроки архивного хранения, сценарная таблица по типам учреждений, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что успеть до перехода: правовая рамка и две категории персонала
КЭДО остаётся добровольным: нормативного акта, который обязывал бы учреждение перейти на электронные кадровые документы, на дату публикации нет. Решение принимает руководитель, и оно оформляется приказом, а не служебной перепиской. Отсюда практический вывод для планирования: сроки перехода вы задаёте сами, но и ответственность за корректность процедуры целиком на учреждении.
Внутри учреждения персонал делится на две группы с разным правовым режимом. Работники по трудовому договору — от бухгалтерии подведомственной организации до линейного персонала — подпадают под статьи 22.1-22.3 ТК РФ и переводятся на КЭДО в общем порядке. Государственные гражданские и муниципальные служащие работают по 79-ФЗ и 25-ФЗ, и специальных норм об электронных кадровых документах для них не принято. Пилотные проекты в органах власти идут, но массово переходят пока подведомственные организации: вузы, медицинские центры, централизованные бухгалтерии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в учреждении есть и служащие, и работники по трудовому договору, не пытайтесь охватить всех одним приказом. Разделите потоки: по трудовому договору переводите сейчас, по служебному контракту ждите нормативной базы. Проверьте по штатному расписанию, сколько человек у вас в каждой группе, до того как считать бюджет системы.»
Четыре вида документов закон оставляет на бумаге независимо от того, насколько хорошо настроена система. Это приказ (распоряжение) об увольнении, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая личную подпись работника, и трудовая книжка, если работник сохранил бумажную. Планировать полностью безбумажный кадровый процесс на 2026 год нельзя: журнал инструктажей и приказ об увольнении останутся физическими.
Факт: работники, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, переводятся на КЭДО без сбора согласия — достаточно уведомления. Со всеми остальными письменное согласие обязательно, и отказ работника не может быть основанием для увольнения или дисциплинарного взыскания.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет маршрут и бюджет
Виды электронной подписи заданы статьёй 5 63-ФЗ, а допустимость каждого вида для конкретного кадрового документа — статьёй 22.3 ТК РФ. Это две разные нормы, и путать их дорого: 63-ФЗ говорит, чем подпись является технически, ТК РФ — куда её можно поставить.
Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт подписания через логин, пароль или код из СМС. Она не фиксирует неизменность документа после подписания. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная (УКЭП) отличается от УНЭП не криптографией, а происхождением сертификата: он выдан аккредитованным удостоверяющим центром, и такая подпись признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон.
Работодатель обязан использовать УКЭП при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, при внесении в них изменений, а также при издании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для остальных кадровых документов работодателю достаточно УКЭП или УНЭП. Работник в том же перечне применяет УКЭП или УНЭП, а для прочих документов в информационной системе работодателя — ещё и ПЭП.
| Вид подписи | Что можно подписать в КЭДО | Нужно ли соглашение с работником | Где получают |
|---|---|---|---|
| ПЭП работника | Заявления, ознакомление с ЛНА, расчётные листки и другие документы вне перечня части 2 статьи 22.3 ТК РФ | Да, с обязательным порядком проверки подписи | Выдаётся в информационной системе работодателя |
| УНЭП работника, выданная в системе или УЦ | Все кадровые документы работника, включая трудовой договор и заявление об увольнении | Да, по статье 6 63-ФЗ | Удостоверяющий центр или средства системы КЭДО |
| УНЭП ЕСИА (Госключ) | Тот же перечень, что и обычная УНЭП работника | Нет: использование прямо предусмотрено ТК РФ | Мобильное приложение, подтверждённая учётная запись Госуслуг |
| УКЭП работодателя | Обязательна для трудового договора, договора о матответственности, ученического договора, приказа о взыскании, уведомления об изменении условий | Не требуется | Удостоверяющий центр ФНС России, ключ на защищённом носителе |
Из таблицы следует бюджетное решение: массу документов учреждение закрывает бесплатными для работника подписями, а платить приходится только за сертификат руководителя и уполномоченных кадровых специалистов.
Правила создания и использования УНЭП в инфраструктуре электронного правительства установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Выпуск сертификата идёт дистанционно, работнику нужен смартфон и подтверждённая учётная запись; порядок выпуска и проверки подписи описан на странице сервиса Госключ на портале Госуслуг. Для учреждения это снимает две задачи сразу: не нужно организовывать выпуск подписей на своей стороне и не нужно подписывать с каждым работником отдельное соглашение об использовании УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Госключ выбирает большинство наших клиентов, и в учреждениях это чаще всего оптимальный вариант: подпись бесплатна и для организации, и для работника. Учтите одну техническую деталь при самостоятельном подключении: обезличенный сертификат для интеграции выпускает лично руководитель организации, и делать это придётся ежегодно. Заложите эту процедуру в регламент, иначе через год подписание встанет.»
Комплект локальных актов: что готовить и в каком порядке
Перевод на КЭДО начинается не с выбора системы, а с шести документов. Порядок именно такой, потому что каждый следующий ссылается на предыдущий: положение о ведении КЭДО как локальный нормативный акт, приказ об утверждении положения, приказ о введении КЭДО с назначением ответственного, уведомление работника о переходе, письменное согласие работника, соглашение об использовании ПЭП или УНЭП, если эти виды подписи применяются.
Содержание положения о ведении КЭДО важнее его объёма. В нём фиксируются: перечень документов, которые переводятся в электронный вид, виды подписи для каждой стороны и каждого типа документа, информационная система, в которой ведётся КЭДО, порядок доступа работников, сроки подписания и ознакомления, порядок действий при технических сбоях, а также обязанность работника не передавать логин и пароль третьим лицам. Последний пункт выглядит формальностью ровно до первого спора: суды разбирают, знал ли работник о своих обязанностях по хранению средств доступа, и отсутствие этой нормы в ЛНА играет против работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о том, подавал ли работник заявление сам, суд смотрит не на техническую защищённость системы, а на локальные акты. Если работодатель показал, что прописал ответственность за хранение пароля, ознакомил работника и обеспечил осознанный электронный документооборот, позиция устойчивая. Проверьте своё положение о КЭДО на наличие этого раздела до запуска, а не после получения иска.»
В практике Добыто дольше всего в проекте идёт не настройка системы, а сбор согласий: техническая часть занимает дни, согласия при численности в несколько сотен человек — недели. Поэтому уведомления мы запускаем параллельно с настройкой, а не после неё.
Соберите приказ о введении КЭДО под реквизиты учреждения
Шаблоны документов для перехода учреждения на КЭДО
Комплект собран в порядке подготовки: начинать нужно с положения о ведении КЭДО, все остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Информационная безопасность и закупка: чем учреждение отличается от компании
Коммерческая организация вправе сама решать, какими средствами защищать кадровые данные. Учреждение этого выбора лишено: для государственных организаций применение сертифицированных средств защиты информации обязательно, а объём мер задан нормативными документами регуляторов. Практический плюс в том, что решения типовые и уже отработаны на других информационных системах учреждения — вопрос переносится с выбора на исполнение.
Перед закупкой проверьте у поставщика три разных документа, которые часто путают между собой. Лицензия ФСТЭК России разрешает вендору разрабатывать средства защиты информации; без неё регулятор может запретить использование продукта, и учреждение останется без системы. Сертификат подтверждает соответствие требованиям конкретной версии продукта либо процесса безопасной разработки. Аттестат относится уже к вашей информационной системе как к экземпляру: по 152-ФЗ оценка соответствия обязательна, и провести её можно либо самостоятельно с оформлением акта оценки соответствия, либо силами лицензиата ФСТЭК с выдачей аттестата.
Внимание: отсутствие лицензии у разработчика системы КЭДО — это риск не штрафа, а остановки процесса: регулятор вправе прекратить деятельность такой организации или запретить использование продукта. Проверяйте лицензию до подписания контракта, а не на этапе аттестации.
Второй фильтр — закупочный. Учреждение приобретает систему по 44-ФЗ или 223-ФЗ, и при закупках для государственных и муниципальных нужд действует запрет на допуск иностранного программного обеспечения. Проверить, включён ли продукт в реестр российского ПО, можно на портале единого реестра российских программ Минцифры. Требования к системе лучше формировать до объявления процедуры: переписать техническое задание после публикации извещения нельзя.
Третий вопрос — контур размещения. В государственных органах публичные облака, как правило, исключены, и остаются либо государственные облака, либо локальная установка в контуре учреждения. Запросов на локальное развёртывание в последние годы стало заметно больше, и связано это именно с требованиями информационной безопасности. В практике Добыто мы уточняем у ИТ-службы учреждения выбранный контур до расчёта проекта: от него зависят и сроки, и состав работ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На встречах с учреждениями первыми вопросы задают не кадровики, а специалисты по информационной безопасности, и только потом обсуждаются кадровые процессы. Готовьте к первой встрече не список пожеланий по интерфейсу, а перечень требований вашей службы безопасности: это отсекает неподходящие системы на входе и экономит месяцы.»
Архив: как хранить электронные кадровые документы 50 лет
Перевод документа в электронный вид не сокращает срок его хранения. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если созданы после 2003 года, и 75 лет для более ранних; графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет; штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение даёт учреждению пункт 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле.
Отдельного понятия электронного документа в 125-ФЗ нет, поэтому требования собираются из нескольких актов. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Минкультуры России № 526. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов установлены приказом Росархива от 15 июня 2020 года № 69: это готовый перечень того, что система обязана уметь, и его удобно использовать как основу технического задания. Стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Практическая сложность одна: сертификат подписи действует год или два, а документ хранится десятилетиями. Проверить подпись через 20 лет по обычному формату не получится, поэтому в системе должны поддерживаться усовершенствованные форматы подписи со штампом времени. Спрашивайте у поставщика не про наличие электронного архива вообще, а про формат хранения подписи и процедуру перештамповки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: бумажный архив после запуска КЭДО не переоформляется. Уже подписанные дела остаются на своих носителях по действующей номенклатуре, а электронный архив ведётся параллельно для документов, созданных после даты введения КЭДО.
План перехода: что успеть до запуска
Проект распадается на организационную и техническую части, и организационная длиннее. Первые четыре шага — аудит, решение, документы, согласия — учреждение делает своими силами, и именно на них уходит основное время. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всё учреждение: на пилоте вылезают ошибки маршрутов согласования, которые на бумаге не видны.
Как перевести учреждение на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Аудит кадровых процессов. Выпишите все документы, которые сейчас подписываются на бумаге, и по каждому ответьте: обязателен ли он по трудовому законодательству, сколько подписей на нём стоит, можно ли сократить количество согласующих. Часть форм отсеется до автоматизации.
- Шаг 2. Матрица документов и подписей. По каждому оставшемуся документу определите вид подписи для работодателя и для работника по статье 22.3 ТК РФ и отметьте четыре позиции, которые остаются на бумаге. Результат станет приложением к положению о КЭДО.
- Шаг 3. Локальные акты. Утвердите положение о ведении КЭДО, издайте приказ о введении КЭДО, назначьте ответственного и определите порядок делегирования права подписи.
- Шаг 4. Уведомления и согласия. Уведомьте работников письменно, соберите согласия у тех, кто имел стаж на 31 декабря 2021 года, и зафиксируйте отказавшихся: их документы ведутся на бумаге без каких-либо последствий для них.
- Шаг 5. Выбор системы и контура. Проверьте лицензии и сертификаты вендора, наличие продукта в реестре российского ПО, поддержку нужных видов подписи и формат хранения подписи в архиве. Согласуйте контур размещения со службой информационной безопасности.
- Шаг 6. Интеграция и пилот. Подключите учётную систему, запустите одно подразделение, отработайте маршруты согласования и только потом разворачивайте систему на всё учреждение.
Лайфхак: при готовом коннекторе интеграция с 1С устанавливается примерно за час, а интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации вашей ИТ-команды. Спросите про наличие готового коннектора до выбора системы: это разница между неделей и кварталом.
Что критично в зависимости от типа учреждения
Универсального плана нет: набор критичных требований меняется от структуры учреждения.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Централизованная бухгалтерия и кадровая служба в областном центре, работники в районах | Дистанционное подписание без визита, СМС-уведомления, маршруты по подразделениям | Кастомизация интерфейса личного кабинета |
| Медицинское учреждение с резервом специалистов по регионам | Личные кабинеты и заранее собранный комплект документов для срочного оформления | Планирование графика отпусков на первом этапе |
| Образовательные организации с общей централизованной бухгалтерией | Массовое ознакомление с ЛНА и автосбор комплекта по должности | Интеграция с мессенджерами |
| Орган власти со служащими и подведомственными организациями | Разделение потоков по статусу персонала, локальный контур, аттестация системы | Скорость подключения новых пользователей |
Общий признак всех четырёх сценариев — территориальная распределённость: чем дальше работник от кадровой службы, тем быстрее окупается переход.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране резерв специалистов для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перехода на электронные кадровые документы оформление около 200 человек за несколько дней приходилось закрывать обходными решениями. После запуска личных кабинетов основная часть комплекта документов готовится заранее, а на момент мобилизации остаётся подписание, и в резерве учреждения сейчас порядка 800 специалистов в разных регионах.
Когда переход стоит отложить и во что обходится ошибка
КЭДО не нужен учреждению в трёх ситуациях. Первая: весь персонал работает в одном здании, численность небольшая, кадровых документов в год единицы — экономия времени не покроет затрат на аттестацию системы. Вторая: основной массив персонала — государственные гражданские служащие, для которых нормативная база под электронные кадровые документы не сформирована. Третья: не решён вопрос контура и бюджета на средства защиты — тогда сначала закрывается инфраструктурная задача, а не кадровая.
Цена ошибки считается не стоимостью системы. Документ, подписанный не тем видом подписи, при проверке трудовой инспекции не подтверждает выполнение обязанности работодателя: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, а в суде такой документ не работает как доказательство. Отдельный риск — персональные данные: за утечки введены оборотные штрафы, и для учреждения, которое передаёт данные работников во внешнюю систему, юридическое оформление поручения на обработку по 152-ФЗ обязательно.
Ещё одна ошибка обходится дороже штрафа. Если система рассчитана только на подписание, а кадровые процессы в ней не собираются, через год учреждение упирается в потолок: массовое ознакомление с ЛНА, актуализация локальных актов, командировки и переводы остаются ручными. Менять систему на этом этапе означает повторно проходить закупку и аттестацию.
Стоимость КЭДО для учреждения: тарифы и состав бюджета
Стоимость зависит от численности подключаемых работников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Для учреждения с распределёнными подразделениями обычно считают тариф «Бизнес»: он снимает ограничение по численности и включает электронный архив, без которого архивный раздел проекта закрыть нечем. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП в тариф не входит: квалифицированный сертификат руководителя учреждения выпускается через партнёров-удостоверяющие центры, и эту позицию закладывают в бюджет отдельно.
Выводы
Подготовка учреждения к электронному документообороту складывается из четырёх блоков: разделение персонала по правовому статусу, комплект локальных актов с закреплённой матрицей подписей, требования информационной безопасности и закупки, архивное хранение с усовершенствованными форматами подписи. Виды подписи различаются не удобством, а допустимостью: УКЭП работодателя обязательна для трудового договора и приказа о взыскании, работник закрывает тот же перечень через УНЭП, а ПЭП остаётся для заявлений и ознакомлений. Четыре документа остаются бумажными в любом случае.
Мы работаем с учреждениями, у которых кадровая служба и работники находятся в разных городах, и в таких проектах разделяем организационную часть и техническую: пока идут уведомления и сбор согласий, параллельно настраивается интеграция с учётной системой и проверяется контур размещения. Это сокращает срок запуска без потери качества документов, которые потом придётся показывать проверяющим.
Частые вопросы
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ оформляется письменно и не влечёт для работника никаких последствий: увольнение, дисциплинарное взыскание или отказ в приёме на работу по этому основанию незаконны. С таким работником кадровые документы ведутся на бумаге в прежнем порядке, а расходы на бумажный документооборот несёт работодатель. Работник вправе изменить решение позже и дать согласие в любой момент, повторное уведомление для этого не требуется.
В каких единицах считается УКЭП и бывает ли у неё тип подписки?
УКЭП не измеряется единицами и не продаётся подпиской. Единица учёта — квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный на конкретное физическое лицо или на организацию, со сроком действия обычно один год. Подпиской тарифицируется не подпись, а система КЭДО, и считается она по числу подключённых сотрудников в месяц. Путаница возникает из-за того, что в тариф сервиса включают выпуск ПЭП и УНЭП, а квалифицированный сертификат оплачивается отдельно в удостоверяющем центре.
Можно ли подписывать все кадровые документы одной УКЭП руководителя?
Технически да, юридически это создаёт узкое место: при отпуске или болезни руководителя подписание останавливается. Право подписи кадровых документов делегируется приказом с указанием конкретных типов документов и уполномоченного лица, а сертификат выпускается на это лицо. Отдельно проверьте, как система работает с машиночитаемой доверенностью, если подписант действует от имени организации по доверенности.
Нужна ли отдельная система, если в учреждении уже работает СЭД для делопроизводства?
Зависит от того, что умеет действующая система. Кадровые документы проходят регистрацию в журнале, относятся в дело и хранятся по архивным правилам, поэтому наличие модуля делопроизводства в той же системе избавляет от интеграции и передачи документов между продуктами. Если СЭД не поддерживает виды подписи по статье 22.3 ТК РФ и учёт согласий работников, дешевле подключить специализированное решение и связать его с учётной системой, чем дорабатывать СЭД.
Как подключить работников без смартфона и электронной почты?
Для создания личного кабинета достаточно одного контакта: либо адреса электронной почты, либо номера телефона, включая кнопочный аппарат, на который приходит СМС с кодом. Доступ к учётной системе рядовому работнику не нужен, он входит только в свой кабинет через браузер или приложение. Если у работника нет ни телефона, ни почты и получить их он не может, документы по нему ведутся на бумаге.
Что происходит с документами, если учреждение расторгнет договор с оператором?
Условия доступа к архиву после расторжения прописываются в лицензионном договоре, и, как правило, доступ к архивной версии сохраняется. Проверьте в проекте контракта два пункта: порядок выгрузки юридически значимого архива с файлами подписей и срок, в течение которого оператор обязан обеспечить эту выгрузку. Без выгрузки в формате, сохраняющем подписи и штампы времени, документы теряют доказательную силу, а сроки хранения в 50 лет продолжают действовать.
