Документы по воинскому учёту делятся на два контура, и подпись в них разная. Внутренние документы — приказ об организации воинского учёта, лист ознакомления работника с обязанностями по ВУС, уведомление о явке в военкомат, согласие на обработку персональных данных — подписываются в КЭДО по статье 22.3 ТК РФ: работодатель ставит УКЭП или УНЭП, работник — УНЭП или ПЭП. Отчётность в военкомат по этим правилам не идёт: сведения о приёме и увольнении подаются на бумаге либо через Госуслуги и Реестр воинского учёта, где ответственный подписывает файл своей УКЭП и подтверждает полномочия машиночитаемой доверенностью. Различие простое: документ адресован работнику — работает КЭДО и его подписи; документ адресован военкомату — работает отдельный канал, и подпись, поставленная в кадровом сервисе, там не принимается.
Разберём каждый вид подписи по 63-ФЗ и покажем таблицей, какая подпись допустима для конкретного документа воинского учёта и куда этот документ уходит. Отдельно объясним, почему карточку формы 10 нельзя вести только в электронном виде и почему формулировки вроде «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» не имеют отношения к закону об электронной подписи. Пошаговый порядок передачи сведений через Реестр воинского учёта, сроки в 5 дней, размеры штрафов по главе 21 КоАП, чек-лист подготовки и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Подпишите кадровый документ электронной подписью прямо здесь: загрузите файл и получите подписанный документ вместе с файлом подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Два контура документов по воинскому учёту: работник и военкомат
Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ, которые появились с принятием 377-ФЗ от 22.11.2021. Эти нормы описывают ровно одну связку: работодатель и работник. Всё, что организация передаёт военному комиссариату, живёт по другому закону — 53-ФЗ от 28.03.1998 «О воинской обязанности и военной службе» и Положению о воинском учёте, утверждённому постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Отсюда практическое следствие. Приказ об организации воинского учёта в компании, назначение ответственного, ознакомление работника с его обязанностями, уведомление о вызове в военкомат, объяснительная работника, согласие на обработку персональных данных — это кадровые документы, и они полностью укладываются в КЭДО. Сведения о приёме и увольнении, сведения об изменениях учётных данных, списки граждан для первоначальной постановки на учёт, карточка учёта организации по форме 18 — это отчётность перед государственным органом, и её формат задаёт военкомат, а не ваш сервис КЭДО.
Проверить принадлежность документа к контуру можно одним вопросом: кто вторая сторона. Если подпись под документом должен поставить работник — это КЭДО. Если документ уходит в военкомат за подписью организации — это внешний канал, и работник в нём вообще не участвует.
В Добыто маршрут подписания привязывается к типу документа, поэтому блок воинского учёта удобно завести отдельными типами: тогда внутренние документы по ВУС не смешиваются в реестре с приказами по отпускам и командировкам, а статус подписания по каждому виден в одном окне.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В положении о переходе на кадровый электронный документооборот компания фиксирует, в какой системе ведётся КЭДО, реестр документов и то, какими видами подписи они подписываются. Можно перечислить несколько допустимых подписей на разные типы документов, но практика показывает, что проще закрепить один вид для работников: тогда люди не путаются, какой подписью что подписывать. Внесите блок по воинскому учёту в этот реестр отдельной строкой — сразу станет видно, какие документы КЭДО не закрывает.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и где какая работает
Закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» выделяет три вида подписи, и различаются они не «уровнем тарифа», а тем, что технически подтверждает подпись и кто отвечает за выпуск ключа. Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через логин, пароль или код из СМС. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся средствами криптографии, показывает автора и фиксирует, что после подписания документ не менялся. Усиленная квалифицированная подпись отличается тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а сама подпись по закону равнозначна собственноручной без дополнительных соглашений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Вид подписи | Где выпускается | Что подтверждает | Применение в документах по ВУС |
|---|---|---|---|
| ПЭП | В информационной системе работодателя | Факт подписания конкретным лицом | Только работник и только по иным документам, если соглашение сторон устанавливает правила определения лица |
| УНЭП по соглашению сторон | Удостоверяющий центр оператора КЭДО | Автора и неизменность документа после подписания | Работник и работодатель по иным документам; нужно подписанное соглашение об использовании УНЭП |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Мобильное приложение через подтверждённую запись на Госуслугах | То же, что УНЭП, но по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 | Работник по любым кадровым документам, отдельное соглашение об использовании УНЭП не требуется |
| УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр, для юрлица — УЦ ФНС | Равнозначность собственноручной подписи в силу закона | Работодатель по любым документам; единственный вариант для отправки сведений в Реестр воинского учёта |
Практический вывод из таблицы: чем ближе документ к внешнему адресату, тем строже требование. Внутри компании закон допускает выбор, при выходе на государственную систему выбора не остаётся.
Факт: УНЭП, полученная работником в инфраструктуре электронного правительства по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, снимает необходимость подписывать с ним отдельное соглашение об использовании УНЭП. Это прямо следует из части 2 статьи 22.3 ТК РФ.
Почему «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» — неверные формулировки
У электронной подписи нет подписки и нет единицы измерения. Считают не подписи, а сертификаты ключа проверки: один сертификат на одного человека, срок действия обычно 12 месяцев, дальше перевыпуск. В прайсах операторов КЭДО и удостоверяющих центров тарификация идёт за сотрудника в месяц или за сертификат в год, отсюда и путаница со словом «подписка».
Аббревиатура ЕИО означает единоличный исполнительный орган, то есть директора компании. Формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» встречается в анкетах и опросниках, но к кадровым документам она не применима: подписать за организацию трудовой договор или приказ о дисциплинарном взыскании простой электронной подписью директор не может. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ требует от работодателя по таким документам УКЭП или УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Какая подпись нужна для каждого документа по воинскому учёту
Сценарии ниже собраны по типам документов, с которыми кадровая служба сталкивается в течение года. Столбец с каналом определяет всё остальное: он показывает, куда документ уходит после подписания.
| Документ | Канал | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного | КЭДО, внутренний | УКЭП или УНЭП | УНЭП или ПЭП при ознакомлении |
| Лист ознакомления работника с обязанностями по воинскому учёту | КЭДО, внутренний | УКЭП или УНЭП | УНЭП или ПЭП |
| Согласие на обработку персональных данных для целей воинского учёта | КЭДО, внутренний | Не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление работника о вызове в военкомат | КЭДО, внутренний | УКЭП или УНЭП | УНЭП или ПЭП |
| Повестка военного комиссариата | Реестр воинского учёта, вручение под подпись | Не применяется | Собственноручная подпись при вручении |
| Карточка гражданина по форме 10 | Хранение в организации, одновременно электронно и на бумаге | Подпись ответственного на бумажном экземпляре | Не требуется |
| Сведения о приёме и увольнении, сведения об изменениях | Бумага, Госуслуги или Реестр воинского учёта | УКЭП ответственного плюс МЧД | Не участвует |
| Списки граждан для первоначальной постановки на воинский учёт | Бумага, Госуслуги или Реестр воинского учёта | УКЭП ответственного плюс МЧД | Не участвует |
Обратите внимание на строку с карточкой формы 10: подпись работника там не нужна вовсе, поэтому попытка «согласовать карточку в КЭДО» не решает задачу и не заменяет бумажный экземпляр.
Шаблоны для регламентации подписей в КЭДО
Комплект закрывает документарную часть перехода; начните с положения о ведении КЭДО — именно в нём фиксируется реестр документов и допустимые виды подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
Как передать сведения в военкомат в электронном виде
Электронная передача сведений идёт через личный кабинет организации: работодатель выбирает единый или региональный портал госуслуг либо Реестр воинского учёта, созданный по постановлению Правительства РФ от 19.04.2024 № 506. Файл подписывает не руководитель абстрактно, а конкретный сотрудник, назначенный ответственным за воинский учёт приказом, и его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность.
Как передать сведения о работнике в военкомат: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учёт. Без такого приказа доступ к личному кабинету организации в реестре не откроется.
- Шаг 2. Получите УКЭП на ответственного как на физическое лицо и оформите машиночитаемую доверенность: руководитель подписывает её своей квалифицированной подписью и указывает конкретные полномочия и срок.
- Шаг 3. Подготовьте рабочее место: подтверждённая учётная запись организации на Госуслугах, браузер Яндекс или Chromium GOST, КриптоПро CSP версии 5.0 R2 и выше с активированным расширением КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
- Шаг 4. Выгрузите данные из кадровой системы и сформируйте файл CSV по формату, который личный кабинет показывает для выбранного вида сведений. Формат сведений с 2023 года изменился: военно-учётная специальность больше не указывается, но нужны паспортные данные, ИНН, СНИЛС и дата рождения.
- Шаг 5. Выберите вид сведений, загрузите файл, подпишите его УКЭП и отправьте. Сведения о приёме и увольнении, а также об изменении учётных данных направляются в течение 5 дней; сведения о работниках, обязанных состоять на воинском учёте, но не состоящих, — в течение 3 дней; списки граждан 17 лет для первоначальной постановки на учёт — ежегодно до 1 ноября.
- Шаг 6. Дождитесь статуса приёма файла и сохраните квитанцию. Она подтверждает дату отправки, если военкомат позже заявит о непредставлении сведений.
Сроки и состав сведений опубликованы в разделе о воинском учёте на портале Госуслуг, там же проверяется, какие формы принимает конкретный военный комиссариат.
Внимание: при самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат организации выпускает только генеральный директор, срок действия — 1 год, и перевыпуск он тоже проходит лично. Заложите эту дату в календарь заранее: просроченный сертификат останавливает подписание для всех сотрудников сразу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: согласие на КЭДО нужно не от всех. Работники, у которых до 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, а также те, кто устраивается впервые, переводятся на электронные документы после уведомления, отдельное согласие с них не берут. От принятых раньше согласие обязательно, и отказ работника не является основанием для увольнения или каких-либо санкций. Для воинского учёта это означает, что часть работников продолжит знакомиться с документами на бумаге, а параллельный бумажный маршрут придётся сохранить.
Карточка формы 10 и другие ограничения электронной подписи
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме 10 утверждена приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Пункт 32 Инструкции к этому приказу требует формировать и вести карточки одновременно в электронном и бумажном виде. Электронная версия с УНЭП или УКЭП не заменяет бумажную: при сверке с военным комиссариатом проверяют полноту и достоверность данных именно по карточкам, и отсутствие бумажного экземпляра учитывается при решении вопроса об ответственности.
Похожая логика работает в самом Трудовом кодексе. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Ни один из этих документов нельзя перевести в электронный вид даже при наличии УКЭП у обеих сторон.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Есть закрытый список документов, которые в электронный вид не переводятся ни при каких видах подписи: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальное можно вести электронно без дублирования на бумаге. Прежде чем настраивать маршрут в КЭДО, сверьтесь с этим списком и с требованиями отраслевых норм: воинский учёт добавляет к нему собственные ограничения по карточке формы 10.»
Когда КЭДО не закрывает задачу воинского учёта
Перевод документов по ВУС в электронный вид не даёт эффекта в трёх ситуациях. Первая: в компании до 10-15 военнообязанных и сведения подаются два-три раза в год — трудозатраты на настройку маршрутов не окупятся, проще подавать сведения на бумаге. Вторая: значительная доля работников старшего возраста без смартфона и подтверждённой записи на Госуслугах — для них всё равно останется бумажный маршрут, и вы получите два параллельных процесса вместо одного. Третья: военный комиссариат по месту учёта организации принимает только бумажные формы с печатью, что встречается и в 2026 году. КЭДО в этих случаях по-прежнему полезен для кадровых документов, но задачу отчётности перед военкоматом он не снимает.
Что проверить до перевода документов по ВУС в электронный вид
Подготовка занимает больше времени, чем сама настройка сервиса. В практике Добыто на этом этапе чаще всего спотыкаются на двух пунктах: соглашение об использовании УНЭП подписано не со всеми работниками и срок сертификата ответственного истекает раньше, чем очередная отчётная дата. Пройдите список до того, как отправите первый документ на подписание.
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО и есть ли в нём отдельная строка по документам воинского учёта с указанием вида подписи.
- Издан ли приказ о назначении ответственного за воинский учёт и оформлена ли машиночитаемая доверенность на подписание сведений в реестре.
- Собраны ли согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года, и составлен ли перечень тех, кто остаётся на бумаге.
- Какая подпись выдана каждой группе работников: УНЭП оператора КЭДО, УНЭП через инфраструктуру электронного правительства или ПЭП, и подписано ли соглашение об использовании УНЭП там, где оно требуется.
- Есть ли действующая УКЭП у ответственного и когда истекает срок сертификата: перевыпуск занимает время и останавливает отправку сведений.
- Ведутся ли карточки формы 10 одновременно в электронном виде и на бумаге, совпадают ли данные в обеих версиях.
- Как организована выгрузка подписанных документов и файлов подписи для проверки: ГИТ и военкомат смотрят разные комплекты, выгрузка должна работать по обоим.
Полезно знать: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя. Вместо этого настраивается автозакрытие этапа: если работник не подписал документ за отведённое время, система закрывает этап и возвращает документ кадровой службе, а дальше вы либо подписываете на бумаге, либо меняете дату и отправляете повторно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы для подписания документов нужна усиленная квалифицированная подпись, её получают в удостоверяющем центре. Со стороны работника достаточно усиленной неквалифицированной, и она выпускается прямо в сервисе: два действия, пароль работник задаёт сам. Разведите эти роли на старте, иначе кадровик будет ждать выпуска подписи для себя тогда, когда документы уже надо отправлять.»
Цена ошибки: штрафы и повторная работа
Неверно выбранная подпись стоит не переоформления одного файла. Если сведения о приёме или увольнении не ушли в военкомат в 5-дневный срок либо ушли в формате, который комиссариат не принял, нарушение фиксируется как непредставление сведений, и наличие подписанного в КЭДО внутреннего документа от ответственности не освобождает.
| Норма КоАП РФ | Нарушение | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Статья 21.1 | Непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт | 40 000-50 000 руб. | 350 000-400 000 руб. |
| Статья 21.2 | Неоповещение о вызове по повестке или необеспечение возможности своевременной явки | 40 000-50 000 руб. | 350 000-400 000 руб. |
| Статья 21.4 | Непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта | 40 000-50 000 руб. | Не установлен |
Разница между статьями практическая: по статье 21.4 отвечает ответственный за воинский учёт, по статьям 21.1 и 21.2 к нему добавляется организация, и суммы отличаются на порядок. Ответственный за ВУС и ответственный за КЭДО — это могут быть разные люди, и приказ должен закреплять роли раздельно.
Кейс из практики: в проекте на 1100 работников с распределёнными региональными подразделениями документооборот по одному кадровому процессу занимал несколько недель, потому что документы возили между офисами. После перевода на КЭДО с подписанием через инфраструктуру электронного правительства цикл по процессу сократился до 15-30 минут, а годовая экономия на выпуске электронных подписей составила около 0,5 млн рублей. Отчётность в военкомат при этом осталась отдельным маршрутом с УКЭП ответственного.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения до раскатки на всю компанию. На пилоте видно, у скольких работников не подтверждена запись на Госуслугах и сколько людей останется на бумажном маршруте — эти же цифры потом определяют, реально ли перевести блок воинского учёта в электронный вид полностью.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто на 2026 год
Цена зависит от численности работников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП выдаётся через партнёров — удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по факту приглашения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в УКЭП: подписи для сотрудников входят в стоимость, а квалифицированные сертификаты для ответственных лиц оплачиваются отдельно в удостоверяющем центре. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с пилотного подразделения и расширяться по мере готовности групп работников.
Выводы
Подпись под документом по воинскому учёту определяется адресатом, а не удобством кадровой службы. Внутренние документы — приказы, ознакомления, уведомления, согласия — спокойно живут в КЭДО с УКЭП или УНЭП работодателя и УНЭП либо ПЭП работника. Всё, что уходит в военный комиссариат, требует квалифицированной подписи ответственного и машиночитаемой доверенности, а карточка формы 10 остаётся ещё и на бумаге. Сроки жёсткие: 5 дней на сведения о приёме, увольнении и изменениях, до 1 ноября на списки для первоначальной постановки.
Мы в Добыто настраиваем маршруты подписания по типам документов и разводим роли ответственного за КЭДО и ответственного за воинский учёт так, чтобы каждый документ уходил в свой контур с нужным видом подписи, а выгрузка подписанных файлов вместе с подписями готовилась к проверке за несколько кликов.
Частые вопросы
Примет ли военкомат сведения, подписанные УНЭП через Госуслуги?
Нет. УНЭП инфраструктуры электронного правительства предназначена для подписания документов физическим лицом, в том числе кадровых документов работника по части 2 статьи 22.3 ТК РФ. Для отправки сведений от имени организации в Реестр воинского учёта нужна усиленная квалифицированная подпись ответственного сотрудника и машиночитаемая доверенность от руководителя.
Нужна ли отдельная УКЭП для воинского учёта, если у главного бухгалтера она уже есть?
Сертификат УКЭП выдаётся на конкретное физическое лицо, передавать его другому сотруднику нельзя. Если сведения в реестр подаёт специалист по кадрам, ему требуется собственная квалифицированная подпись и МЧД с полномочиями по воинскому учёту. Полномочия из доверенности главного бухгалтера на эту задачу не распространяются.
Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО, но состоит на воинском учёте?
Отказ от электронного документооборота не влияет на обязанности организации по воинскому учёту. Ознакомление с обязанностями по ВУС и уведомления о вызове такому работнику оформляются на бумаге под подпись, а сведения о нём всё равно уходят в военкомат в общем порядке в течение 5 дней. Отказ не является основанием для увольнения или иных санкций.
Сколько хранить электронные документы по воинскому учёту и файлы подписей?
Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, — это прямое требование статьи 22.3 ТК РФ. Хранить нужно не только сам документ, но и файлы электронной подписи: без них проверить подписание задним числом невозможно, а документ теряет доказательственную силу.
Можно ли вручить повестку работнику через кадровый сервис?
Нет. Повестка размещается в Реестре воинского учёта и вручается работнику лично под подпись, ответственный делает это не позднее чем за 3 дня до указанной в повестке даты явки. Уведомление о том, что повестка поступила, можно направить через кадровый сервис, но оно не заменяет вручение под подпись и не снимает обязанность обеспечить явку.
Как проверить, какая именно подпись стоит на уже подписанном документе?
Откройте файл подписи и посмотрите сведения о сертификате: у квалифицированной подписи в реквизитах указан аккредитованный удостоверяющий центр, у неквалифицированной — удостоверяющий центр оператора либо инфраструктура электронного правительства. Проверять стоит и срок действия сертификата на дату подписания: подпись сертификатом, который на тот момент истёк или был отозван, недействительна.
Обязательно ли дублировать на бумаге все документы по воинскому учёту, если карточка формы 10 ведётся в двух видах?
Требование одновременного ведения в электронном и бумажном виде относится к карточкам по форме 10 по пункту 32 Инструкции, утверждённой приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Приказы, планы работы и внутренние уведомления такого требования не имеют и могут существовать только в электронном виде, если это закреплено в положении о ведении КЭДО.
