Акт о сбое КЭДО фиксирует факт, время и границы отказа программного комплекса, из-за которого кадровые документы не были подписаны, а ознакомление не состоялось. Составляют его в день инцидента: датой акта закрывается срок, который иначе считается пропущенным — трёхдневный срок оформления трудового договора по статье 67 ТК РФ, день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ, следующий рабочий день для подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Правовое основание закладывается заранее: статья 22.2 ТК РФ требует прописать в ЛНА о введении электронного документооборота исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге. Дальше содержание акта определяет вид подписи: при отказе ПЭП фиксировать нечего, кроме журнала информационной системы, при отказе УКЭП разбирают сертификат, метку времени и цепочку доверия.
Разберём, какие технические данные попадают в акт со стороны IT: идентификатор системы, интервал недоступности по серверному времени, коды ошибок, перечень документов в статусе «на подписании», выгрузка журнала событий. Покажем, чем сбой отличается от ложной ошибки проверки подписи, по которой акт не составляется. Отдельно — что делать с документами, подписанными одной стороной. Пошаговая инструкция, сценарная таблица инцидентов, образцы кадровых документов и стоимость подключения на 2026 год — во второй половине статьи.
Что фиксирует акт о сбое КЭДО и почему дата акта совпадает с датой инцидента
Акт закрывает разрыв между двумя фактами: кадровое действие должно было произойти в конкретный день, а система в этот день его не отработала. Без документа с датой инцидента у работодателя остаётся только запись в журнале приложения, которую инспектор ГИТ увидит как внутренние технические данные без юридической привязки к кадровой процедуре. Акт связывает интервал недоступности с конкретным перечнем документов и конкретными работниками.
Норма, на которую опирается акт, лежит не в законодательстве об электронной подписи, а в статье 22.2 ТК РФ. Локальный нормативный акт о введении КЭДО обязан содержать исключительные случаи, при которых документы оформляются на бумажном носителе. Если такой пункт в ЛНА есть, акт о сбое становится основанием применить бумажный порядок в конкретный день. Если пункта нет, работодатель переходит на бумагу без внутреннего основания, и это уже вопрос к порядку ведения КЭДО в целом.
Срочность создаёт не сам сбой, а сроки смежных процедур. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме и увольнении подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Нарушение срока стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р выдаются в день прекращения трудового договора. Сбой, растянутый на сутки, задевает сразу обе процедуры, и восстановить дату задним числом уже нельзя: акт, составленный через неделю, объясняет причину, но не подтверждает момент.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Акт о сбое пишется в день инцидента по одной причине: он должен зафиксировать состояние системы, которое через сутки уже не воспроизвести. Журналы ротируются, статусы документов меняются, сертификат попадает в список отозванных. Мы просим IT снимать выгрузку журнала и перечень документов в работе в тот же час, когда инцидент подтверждён, а кадровую часть акта дописывать уже спокойно.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: почему вид подписи меняет содержание акта
Статья 5 закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 делит электронную подпись на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Разница в акте о сбое проявляется жёстко, потому что у этих подписей разный механизм и разный набор технических следов.
Простая электронная подпись подтверждает только факт подписания. Никакого криптографического преобразования текста документа не происходит, поэтому проверить неизменность документа после подписания ПЭП невозможно. В акте по такому инциденту описывают событие в информационной системе: идентификатор пользователя, время попытки, результат доставки кода подтверждения. Единственное доказательство — журнал системы, и именно поэтому правила определения лица, подписавшего документ, должны быть закреплены в ЛНА и подписаны каждым работником.
УНЭП и УКЭП получаются криптографическим преобразованием: сначала вычисляется хеш документа, затем хеш подписывается ключом. Проверяющая сторона повторяет вычисление и сравнивает результат. У такой подписи есть сертификат, срок действия ключа, статус в списке отозванных сертификатов и, при правильной настройке, метка времени. Всё это идёт в акт как реквизиты, а не как описание словами.
Разница между УНЭП и УКЭП в акте о сбое сводится к тому, кто отвечает за инфраструктуру. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, средства подписи проходят оценку соответствия по требованиям ФСБ, и при отказе цепочки доверия работодатель фиксирует внешнюю причину. УНЭП может выпускаться внутренним удостоверяющим центром организации или сервисом, и тогда отказ находится в контуре самого работодателя.
Таблица ниже собрана по типовым отказам, которые встречаются в кадровом контуре, и показывает, какие реквизиты подтверждают каждый из них.
| Вид подписи | Типовой отказ | Что записать в акт | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Не доставлен код подтверждения, отказ авторизации в личном кабинете | Идентификатор работника в системе, время попытки, код ошибки шлюза | Журнал информационной системы и журнал отправки уведомлений |
| УНЭП, выпущенная в системе работодателя | Сертификат не выпущен, истёк срок действия ключа | Серийный номер сертификата, даты начала и окончания действия, статус | Реестр сертификатов сотрудников, журнал удостоверяющего центра |
| УНЭП в мобильном приложении | Пакет документов не доставлен на устройство работника | Номер пакета, время выгрузки, статус доставки, ответ внешнего сервиса | Журнал интеграции и карточка документа в системе КЭДО |
| УКЭП | Сертификат отозван или истёк, носитель недоступен, ошибка криптопровайдера | Отпечаток сертификата, издатель, срок действия, текст и код ошибки | Список отозванных сертификатов, окно проверки криптопровайдера |
Из таблицы следует практическое правило комплектности: по ПЭП к акту прикладывают выгрузку журнала, по усиленным подписям — реквизиты сертификата и результат проверки. Акт, в котором написано «электронная подпись не сработала» без указания вида подписи, не даёт проверяющему ни одного проверяемого факта.
Факт: список отозванных сертификатов обновляется, как правило, раз в сутки. Документы, подписанные после включения сертификата в список отзыва, проверку подписи не проходят, и в акте это отражают отдельной строкой с точным временем подписания.
Какие технические данные IT фиксирует в момент сбоя
Кадровая служба описывает последствия, IT описывает событие. Разделение работает только тогда, когда технические данные снимаются в момент инцидента, а не восстанавливаются по памяти. Минимальный набор: наименование и версия программного комплекса, контур размещения, интервал недоступности по серверному времени с указанием часового пояса, коды ошибок, перечень документов в статусе «на подписании» и «на ознакомлении», число затронутых работников.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто мы разделяем эти данные на два блока ещё на этапе настройки: технический протокол ведёт администратор системы, кадровую часть заполняет ответственный за КЭДО. Такое разделение убирает типовую проблему смешанного акта, где интервал недоступности описан со слов кадровика, а перечень работников составлен администратором по памяти.
Отдельно фиксируют канал, по которому работник получает задание. Уведомления в мессенджерах остаются самой хрупкой частью схемы: универсального мессенджера, которым пользуются все сотрудники, не существует, а внешний сервис может быть заблокирован одномоментно, и процессы, завязанные на него, останавливаются целиком. Push-уведомления в мобильном приложении и SMS работают устойчивее, поскольку SMS доходит даже на кнопочный телефон без интернета. Если сбой произошёл именно в канале уведомления, документ технически доступен для подписания, и в акте это указывают: система работала, оповещение не дошло.
Важный нюанс из практики: подписание из терминальной сессии ломается предсказуемо. Протокол удалённого рабочего стола не работает с токеном, подключённым к другой машине, и криптопровайдер на терминальном сервере до носителя не достучится. Токен должен быть у того, кто подписывает, и пробрасываться в сессию по защищённому каналу. Это не сбой системы КЭДО, и оформлять по нему акт о сбое программного комплекса некорректно.
Кейс из практики: на внедрениях, где подписание завязано на внешний государственный портал как дополнительную точку интеграции, перебой на стороне портала останавливает процесс целиком: работник не подпишет документ, даже если личный кабинет КЭДО доступен. В практике Добыто мы такую схему в основной маршрут не закладываем, потому что обязанности использовать сторонний портал для подписания кадровых документов у работодателя нет.
Проверьте подпись на спорном документе до того, как впишете его в акт
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна, чтобы отделить документы, которые действительно остались неподписанными, от тех, где подпись создана, но не отобразилась в интерфейсе. Понадобится сам документ и, если подпись откреплённая, файл подписи рядом с ним.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка со штампом «Подписано электронной подписью» юридической значимости не несёт: штамп нарисован, проверить по нему ничего нельзя. Значимость есть только у электронного оригинала вместе с файлом подписи. Поэтому в приложение к акту кладите оригиналы и протокол проверки, а не скриншоты страниц с картинкой штампа.»
Как составить акт о сбое КЭДО: пошаговая инструкция
Акт составляет комиссия минимум из трёх человек: ответственный за КЭДО, представитель IT и представитель кадровой службы. Полномочия ответственного лица закрепляются приказом заранее, иначе подпись под актом придётся объяснять отдельно.
Как оформить акт о сбое в день инцидента: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте время. Снимите интервал недоступности по серверному времени с указанием часового пояса, а не по времени рабочей станции кадровика.
- Шаг 2. Выгрузите журнал событий за интервал сбоя и перечень документов, зависших в статусах «на подписании» и «на ознакомлении». Выгрузку сохраните до ротации логов.
- Шаг 3. Определите вид подписи по каждому зависшему документу и добавьте реквизиты: для усиленных подписей — серийный номер и срок действия сертификата, для ПЭП — идентификатор работника и время попытки.
- Шаг 4. Отделите документы со сроком, привязанным к дате: приём, увольнение, ознакомление с приказом, уведомления с двухмесячным сроком. По ним решение принимается в этот же день.
- Шаг 5. Впишите в акт основание из ЛНА — пункт об исключительных случаях оформления документов на бумажном носителе, и укажите, какие документы переводятся на бумагу.
- Шаг 6. Подпишите акт составом комиссии, зарегистрируйте его в журнале и приложите выгрузки: журнал событий, перечень документов, протокол проверки подписи по спорным файлам.
- Шаг 7. После восстановления работы системы составьте отдельную отметку о времени восстановления и о судьбе каждого документа из перечня: подписан электронно, оформлен на бумаге, переподписан.
Седьмой шаг чаще всего пропускают, и акт остаётся открытым: инцидент описан, а что стало с документами, из него не следует. Проверяющему такой акт не отвечает на главный вопрос — оформлены ли трудовые отношения в срок.
Лайфхак: держите в системе шаблон акта с уже заполненной шапкой и составом комиссии. В момент инцидента останется внести время, коды ошибок и перечень документов, а не собирать структуру документа заново.
Образцы документов, которые нужны при разборе сбоя подписания
Комплект собран под разбор инцидента: начните с чек-листа диагностики, он показывает, оформлять акт или дело в настройке рабочего места.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания (образец) | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Классификация инцидентов: что критично, а что закрывается протоколом
Не каждый отказ требует акта о сбое программного комплекса. Часть инцидентов закрывается протоколом проверки подписи или заявкой в поддержку, и попытка оформить по ним акт создаёт лишний документ с чужой квалификацией события. Сценарная таблица показывает, что критично в каждом случае, а что второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Закрывающий документ |
|---|---|---|---|
| Массовое ознакомление с ЛНА, система перестала отвечать | Число работников и срок ознакомления из ЛНА | Вид подписи: ознакомление подписью работодателя не закрывается | Акт о сбое с перечнем работников и новым сроком |
| Сертификат отозван, документы подписаны после отзыва | Точное время подписания и дата публикации списка отзыва | Доступность системы: она работала штатно | Протокол проверки подписи и акт о невозможности переподписания |
| Заблокирован внешний канал уведомлений | Факт недоставки задания и резервный канал | Состояние ядра системы: документы доступны | Служебная записка с переводом на push и SMS |
| Отказ внешнего сервиса подписания | Ответ внешней системы и время начала недоступности | Настройки рабочих мест сотрудников | Акт о сбое с указанием внешней точки отказа |
| Токен не пробрасывается в терминальную сессию | Расположение носителя у подписанта | Версия системы КЭДО | Заявка в поддержку, акт не составляется |
| Сбой интеграции с учётной системой, документы не ушли на подпись | Перечень непереданных документов и сроки по каждому | Причина на стороне коннектора или API | Акт о сбое с приложением журнала обмена |
Строка про терминальную сессию показывает границу применимости: там, где причина в рабочем месте подписанта, акт о сбое программного комплекса подменяет диагноз и в споре работает против работодателя.
Внимание: при подозрении на компрометацию ключа работодатель обязан уведомить удостоверяющий центр и остальных участников электронного взаимодействия, а сертификат отозвать. Пользоваться копией ключа после утраты носителя нельзя даже технически: выпускается новый ключ и новый сертификат.
Что делать с документами, которые не подписались в день сбоя
Судьба документа зависит от того, на каком шаге маршрута его застал сбой. Документ, не подписанный ни одной стороной, просто переносится: его либо переоформляют на бумаге по пункту ЛНА об исключительных случаях, либо подписывают электронно после восстановления, если срок это позволяет. Документ, подписанный работодателем и не подписанный работником, требует решения по каждому файлу отдельно: подпись работодателя уже создана, и повторное подписание того же файла даст второй экземпляр с другой отметкой времени.
Здесь помогает метка времени. Прямого требования проставлять штамп времени закон не содержит, но без него момент подписания подтверждается только журналом системы. Мы в маршрутах закладываем формат подписи с меткой времени именно ради таких разборов: она отвечает на вопрос, что было раньше — подписание документа или отзыв сертификата.
Бумажный экземпляр не отменяет электронного маршрута. Работник вправе подать заявление и получить документы, связанные с работой, на бумаге безвозмездно: по статье 22.3 ТК РФ работодатель выдаёт их в течение трёх рабочих дней. При разборе последствий сбоя это рабочий способ закрыть вопрос с конкретным человеком, не переоформляя весь пакет.
Если ситуация спорная и внутреннего решения нет, работодатель вправе запросить позицию инспекции труда: обращения и консультации принимает сервис Роструда Онлайнинспекция.рф, где ответ приходит письменно и его можно приложить к делу вместе с актом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Квалифицированная подпись признаётся по закону, и отдельное соглашение для неё не нужно. А вот ПЭП и УНЭП работают только при соглашении сторон, и в этом соглашении обязателен порядок проверки подписи. Когда после сбоя начинается спор, суд смотрит именно туда: описан ли порядок проверки. Если его нет, доказывать факт подписания придётся косвенно.»
Ошибки при оформлении акта и во что они обходятся
Первая ошибка — акт без перечня документов. В нём описан интервал недоступности, но не сказано, какие кадровые действия сорваны. Такой акт подтверждает факт сбоя и ничего не говорит о сроках оформления трудовых отношений. Нарушение порядка оформления трудового договора наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП штрафом на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, и акт без перечня от этой квалификации не защищает.
Вторая ошибка — датировать акт задним числом после проверки. Дата документа в этом случае расходится с журналом системы, а журнал проверяющий запросит вместе с актом. Расхождение превращает подтверждающий документ в отягчающий.
Третья ошибка — экономия на приложениях. Акт без выгрузки журнала событий и без протокола проверки подписи по спорным файлам остаётся утверждением комиссии о самой себе. Общее нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, повторное по части 2 — в 50 000-70 000 рублей, и это без учёта санкции за просрочку подраздела 1.1 формы ЕФС-1 по 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Четвёртая ошибка — хранить акт отдельно от кадрового дела. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет по статье 22.1 закона № 125-ФЗ. Акт о сбое, объясняющий бумажный экземпляр трудового договора, живёт столько же, сколько сам договор.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При смене поставщика КЭДО отдельно проверьте в лицензионном договоре пункт про архивную версию. Как правило, доступ к электронному архиву сохраняется и после расторжения, но это условие договора, а не общее правило. Акты о сбоях и приложения к ним хранятся вместе с кадровыми документами, поэтому вопрос о доступе к архиву закрывают до подписания договора, а не в момент переезда.»
Когда акт о сбое не нужен
Акт не составляют, когда система работала штатно. Сообщение просмотрщика PDF о недействительной подписи в большинстве случаев говорит о том, что программа не умеет проверять российскую криптографию или не построила цепочку доверия до корневого сертификата. Документ при этом цел, подпись валидна, а нужен протокол проверки, а не акт о сбое.
Не оформляют акт и по обращениям вида «не нашёл кнопку подписания» или «нет надстройки в текстовом редакторе»: это настройка рабочего места. Не относится к сбою и ситуация, когда работник отказался подписывать документ, — для отказа есть отдельный акт с другой правовой природой. Смешивать эти два документа нельзя: акт о сбое снимает вину с работодателя, акт об отказе фиксирует поведение работника.
Полезно знать: типовой сценарий отказа системы КЭДО — не подписание, а массовое ознакомление. Когда ЛНА уходит на всю компанию, в систему одновременно заходят тысячи сотрудников, и архитектура должна быть к этому готова заранее. Нагрузочные показатели платформы стоит запрашивать у вендора до внедрения, а не после первого инцидента.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора видов подписи и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| API и кастомные интеграции, тариф «Корпорация» | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Для темы этой статьи важны две строки таблицы: набор видов подписи и SLA. Тариф с УКЭП и уровнем доступности 99.9% меняет саму частоту инцидентов, по которым придётся писать акт. Полный состав тарифов, условия перехода между ними и перерасчёт при повышении опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Акт о сбое работает как документ только при трёх условиях: он датирован днём инцидента, содержит перечень зависших документов с указанием вида подписи и опирается на пункт ЛНА об исключительных случаях оформления на бумаге. Технические реквизиты снимает IT в момент события, кадровая служба описывает последствия и сроки. Часть инцидентов актом не оформляется вовсе: ошибки настройки рабочего места, ложные сообщения просмотрщика PDF и отказ работника от подписания закрываются другими документами.
В Добыто мы разбираем такие инциденты вместе с заказчиком: помогаем собрать реквизиты сертификатов, отделить сбой платформы от локальной проблемы и привести ЛНА в состояние, при котором акт о сбое опирается на внутреннее основание, а не создаётся на ходу.
Частые вопросы
Чем УНЭП отличается от ПЭП, если обе выпускаются внутри системы работодателя
Механизмом. ПЭП фиксирует только факт подписания: никаких вычислений с текстом документа не происходит, и проверить, менялся ли документ после подписания, невозможно. УНЭП получается криптографическим преобразованием — вычисляется хеш документа и подписывается ключом, поэтому изменение хотя бы одного байта делает подпись невалидной. Для обеих подписей нужно соглашение сторон с описанным порядком проверки, но доказательная ценность у них разная.
Что означает «тип подписи» в карточке документа и в чём измеряется УКЭП
Тип подписи в карточке — это вид по статье 5 закона № 63-ФЗ: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Единиц измерения у подписи нет: это число, вычисленное по документу и связанное с ним. Измеряемые параметры относятся к сертификату и ключу — срок действия ключа подписи, срок действия ключа проверки, дата выпуска и дата отзыва. В связке сертифицированного криптопровайдера и токена с неизвлекаемым ключом срок действия ключа подписи составляет до 3 лет.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью
Со стороны работодателя перечень допустимых видов подписи по конкретным документам задан статьями 22.1-22.3 ТК РФ, и часть кадровых документов требует усиленной подписи. Практический вопрос обычно другой: подписывает не сам руководитель, а уполномоченный сотрудник — специалист по кадрам, бухгалтер по заработной плате. Полномочия закрепляются приказом, а не передачей носителя с ключом: ключ подписи конфиденциален и должен существовать в единственном экземпляре у владельца.
Нужен ли акт о сбое, если документ подписан, а проверка показывает «подпись недействительна»
Сначала протокол проверки, акт — только по результату. Типовая причина такого сообщения — просмотрщик не строит цепочку доверия до корневого сертификата или не поддерживает российскую криптографию. Второй частый случай — отсоединённая подпись, когда файл документа открывают без файла подписи рядом. Акт о сбое здесь неуместен: он квалифицирует событие как отказ программного комплекса, которого не было.
Кто подписывает акт, если система размещена в облаке поставщика
Акт остаётся внутренним документом работодателя, и подписывает его комиссия работодателя. Поставщик отвечает за доступность платформы, а работодатель — за кадровое оформление и за обработку персональных данных: сервис обрабатывает данные по поручению оператора. К акту прикладывают ответ поставщика о причине и интервале недоступности, если он получен, но отсутствие такого ответа не повод откладывать составление акта.
Сколько хранить акт о сбое и приложения к нему
Столько же, сколько документы, к которым он относится. Для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, это 50 лет по статье 22.1 закона № 125-ФЗ. Требования к долговременной сохранности электронных приложений описаны в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Что делать, если сбой пришёлся на выходной день
Технические данные снимает дежурный администратор в день инцидента, кадровая часть дописывается в первый рабочий день с отдельной отметкой о времени фиксации. Такой порядок дежурства и состав фиксируемых данных стоит заранее описать в ЛНА о введении КЭДО — там же, где закреплены исключительные случаи оформления документов на бумаге и сроки подписания.
