Виды миграции: какие кадровые документы нужны в 2026

Миграция — это перемещение людей через государственные границы или внутри страны со сменой места жительства либо места работы. Кадровой службе важен не социологический вид миграции, а правовой статус человека в России: он задаёт разрешительный документ и комплект кадровых бумаг. У безвизового иностранца это патент, у визового — разрешение на работу и приглашение в пределах квоты, у гражданина государства ЕАЭС, обладателя вида на жительство или временного убежища разрешительный документ не нужен. От статуса зависят обязательные условия трудового договора по статье 327.2 ТК РФ, перечень документов при приёме по статье 327.3 и срок уведомления МВД — 3 рабочих дня с даты заключения договора. Внешняя миграция добавляет разрешительные документы и уведомления, внутренняя меняет место работы в договоре и требует дополнительного соглашения.

Ниже разобрана таблица соответствия: вид миграции, статус, разрешительный документ и кадровые последствия по каждому случаю. Показано, из-за каких расхождений между патентом и трудовым договором инспектор выписывает штраф по статье 18.15 КоАП, и как отстранить работника с истёкшим документом, не получив спор о незаконном увольнении. Пошаговый порядок приёма, сроки уведомлений одной таблицей, образцы кадровых документов и стоимость перевода документооборота в электронный вид — во второй половине статьи.

Что такое миграция и какие её виды выделяют

Классификаций миграции несколько, и они пересекаются. По отношению к границе государства миграцию делят на внешнюю (международную) и внутреннюю. По цели — на трудовую, образовательную, вынужденную и семейную. По длительности — на постоянную (безвозвратную), временную, сезонную и маятниковую, когда человек ежедневно ездит на работу в соседний регион, не меняя места жительства. По соблюдению правил въезда и пребывания — на законную и незаконную. Отдельно стоит репатриация: возвращение соотечественников, в России она оформлена Государственной программой добровольного переселения.

Кадровику эта терминология нужна ровно до того момента, пока она конвертируется в правовой статус. Трудовой кодекс не оперирует понятиями «трудовой мигрант» или «сезонная миграция». Глава 50.1 ТК РФ говорит о работнике, являющемся иностранным гражданином или лицом без гражданства, и различает три состояния: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий. Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ добавляет к этому категории с особым режимом: высококвалифицированные специалисты, участники Госпрограммы переселения, беженцы и получившие временное убежище, студенты очной формы.

Таблица ниже переводит бытовые виды миграции в статусы и показывает, что меняется в документах.

Из таблицы видно правило, которое экономит время на этапе подбора: разрешительный документ нужен только временно пребывающим иностранцам вне ЕАЭС и вне льготных категорий. Все остальные строки отличаются не наличием разрешения, а составом реквизитов, которые попадают в трудовой договор.

Разрешительные документы: патент, разрешение на работу и статусы без разрешения

Патент оформляет сам иностранный гражданин, прибывший в безвизовом порядке. Обратиться за ним нужно в течение 30 календарных дней со дня въезда, а в миграционной карте при въезде должна стоять цель «работа»: с целью «частная» или «туризм» патент не выдадут, и переписать карту задним числом нельзя. Патент действует в том субъекте Российской Федерации, где он выдан, и по той профессии, которая в нём указана. Оплачивается патент фиксированным авансовым платежом по НДФЛ: базовая сумма 1200 рублей индексируется на коэффициент-дефлятор (на 2026 год — 2,842) и региональный коэффициент, поэтому в Москве ежемесячный платёж в 2026 году составляет 10 000 рублей. Пропуск платежа прекращает действие патента без каких-либо уведомлений работодателю.

Разрешение на работу нужно иностранцам, которые въезжают по визе. Здесь порядок обратный: сначала работодатель получает разрешение на привлечение и использование иностранных работников в пределах квоты, оформляет приглашение, и только потом на работника выдаётся разрешение. Отдельная ветка — высококвалифицированные специалисты. Для них квоты не действуют, но действует порог по заработной плате: по общему правилу не менее 750 000 рублей за квартал, для приглашённых на научную и преподавательскую работу, для аккредитованных ИТ-компаний и резидентов особых экономических зон — не менее 83 500 рублей в месяц. Работодатель ВКС ежеквартально отчитывается в МВД о фактически выплаченной зарплате не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом.

Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии работают в России без патента и разрешения на работу: это прямое действие статьи 97 Договора о ЕАЭС. То же касается обладателей вида на жительство, разрешения на временное проживание, беженцев и лиц с временным убежищем, участников Госпрограммы переселения и иностранных студентов очной формы обучения в образовательных организациях с государственной аккредитацией. Общая ошибка здесь одна: отсутствие разрешительного документа читают как отсутствие обязанностей работодателя. Уведомление в МВД подаётся по каждому иностранному работнику независимо от того, был у него патент или нет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разделяйте два вопроса: имеет ли человек право работать и обязан ли работодатель что-то сообщать государству. Гражданин Казахстана имеет право работать без единой бумаги, но уведомление о заключении с ним трудового договора вы подаёте в те же 3 рабочих дня, что и по работнику с патентом. Проверьте по своим последним приёмам, ушли ли уведомления по сотрудникам из государств ЕАЭС: чаще всего пропускают именно их.»

Миграционный учёт, миграционная карта и реестры МВД

Функции упразднённой ФМС с 2016 года выполняет МВД: Главное управление по вопросам миграции и территориальные подразделения по вопросам миграции, а оформлением патентов в регионах занимаются многофункциональные миграционные центры. Именно туда, а не в отдел кадров, идёт иностранный гражданин за патентом, и именно туда работодатель направляет уведомления.

Миграционный учёт регулируется Федеральным законом от 18.07.2006 № 109-ФЗ. Принимающая сторона направляет уведомление о прибытии иностранного гражданина по месту пребывания. Общий срок — 7 рабочих дней со дня прибытия, но международные договоры его меняют: для граждан государств ЕАЭС это 30 дней со дня въезда, для граждан Таджикистана и Узбекистана — 15 дней. Работодатель становится принимающей стороной не автоматически, а только когда он фактически предоставляет работнику помещение для проживания: общежитие, служебную квартиру, вахтовый посёлок. Если человек снимает жильё сам, принимающей стороной выступает собственник.

С 5 февраля 2025 года действует реестр контролируемых лиц, сформированный по постановлению Правительства от 26.12.2024 № 1899. В него попадают иностранцы, у которых закончились законные основания находиться в России: истёк срок временного пребывания, аннулированы РВП или вид на жительство, прекратил действие патент. Список обновляется четыре раза в сутки, а проверить конкретного человека по данным паспорта и дате рождения можно бесплатно: интерактивная форма «поиск иностранца в реестре контролируемых лиц» размещена на портале Госуслуг и доступна юридическим лицам без авторизации работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверьте данные работника перед оформлением документов

Готовится ещё один инструмент: МВД предложило провести эксперимент по организованному набору иностранных работников с 1 января 2027 года по 31 декабря 2029 года в 87 субъектах, кроме Москвы и Московской области. Модель реестровая: право работодателя привлекать иностранцев и право иностранца работать будут подтверждаться записью в электронном реестре, а не бумажным документом. На дату публикации это проект, ссылаться на него как на действующую норму нельзя.

Кадровые документы при приёме иностранного работника

Статья 327.3 ТК РФ добавляет к обычному перечню документов при приёме те, что подтверждают статус: разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, полис ДМС либо договор о платных медицинских услугах, если такая обязанность сохраняется для конкретной категории. Статья 327.2 требует включить реквизиты разрешительного документа в текст трудового договора, а для временно пребывающего высококвалифицированного специалиста — ещё и указать основания оказания медицинской помощи с реквизитами полиса.

Ключевая сверка, на которой чаще всего ломается оформление, — совпадение профессии. Наименование должности в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должно совпадать с профессией, указанной в патенте или разрешении на работу. Классическая ситуация: в патенте написано «подсобный рабочий», а работника приняли оператором линии, потому что так называется позиция в штатном расписании. Формально это привлечение к труду с нарушением условий разрешительного документа со всеми последствиями по статье 18.15 КоАП РФ.

Как принять иностранного работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите статус: временно пребывающий, временно проживающий или постоянно проживающий, и есть ли льготная категория (ЕАЭС, ВКС, беженец, студент очной формы). От этого зависит, нужен ли разрешительный документ вообще.
2. Шаг 2. Проверьте документы на действительность: срок действия паспорта, срок и регион действия патента или разрешения на работу, профессию в патенте, наличие сведений о человеке в реестре контролируемых лиц.
3. Шаг 3. Сверьте профессию из патента с наименованием должности в штатном расписании. Расхождение устраняется до подписания договора: либо через внесение изменений в патент, либо через введение нужной позиции в штатное расписание.
4. Шаг 4. Получите письменное согласие на обработку персональных данных и подпишите трудовой договор с обязательными условиями по статье 327.2 ТК РФ, издайте приказ о приёме.
5. Шаг 5. Направьте уведомление в МВД не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора, отдельным бланком на каждого работника, по форме приказа МВД России от 12.05.2026 № 290.
6. Шаг 6. Поставьте на контроль даты: окончание срока патента или разрешения, срок действия паспорта, срок действия ДМС для ВКС, дату ежеквартального отчёта о зарплате ВКС.

Сроки удобнее держать в одном месте: часть из них считает работодатель, часть — сам иностранный гражданин, и путаница между этими двумя колонками стоит дороже всего.

Три рабочих дня на уведомление отсчитываются от даты заключения договора, а не от даты выхода на работу. Если договор подписан в пятницу, крайний срок — среда следующей недели. В практике Добыто мы выносим эти даты в карточку работника отдельными полями, чтобы срок уведомления и срок окончания патента считались автоматически, а не вручную по календарю.

Образцы кадровых документов для оформления работника

Комплект собран под приём и перевод на электронный документооборот; начинать удобнее с трудового договора, в который вносятся реквизиты разрешительного документа.

Внутренняя миграция: переезд, вахта и дистанционная работа

Внутренняя миграция не порождает разрешительных документов, но переписывает трудовой договор. Место работы — обязательное условие договора, и его изменение оформляется дополнительным соглашением, а не приказом. Переезд работника вместе с работодателем в другую местность идёт по статье 72.1 ТК РФ и требует согласия работника; отказ даёт основание для прекращения договора по пункту 9 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Смена местности тянет за собой оплату труда. Районные коэффициенты и процентные надбавки привязаны к месту фактического выполнения работы, а не к адресу головного офиса. Дистанционный работник, переехавший из Тулы в Норильск, меняет не только строку в договоре: работодателю нужно пересчитать выплаты по новой местности и учесть право на дополнительный отпуск. Вахтовый метод добавляет свой пласт: учёт рабочего времени суммированный, а порядок применения вахты закрепляется локальным нормативным актом.

Дистанционная работа по главе 49.1 ТК РФ — самый частый сценарий внутренней миграции в 2026 году. Взаимодействие с дистанционным работником по статье 312.1 ТК РФ идёт в электронном виде, и это единственная категория, где закон прямо предусматривает обмен документами без личной явки. На проектах с распределённой сетью мы в Добыто начинаем с пилотной группы одного региона, обкатываем маршруты согласования и только потом разворачиваем систему на остальные площадки.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: в распределённой рознице линейный персонал не заходит в личный кабинет самостоятельно, и заявления копятся у администраторов точек. Решение: кадровик формирует заявление и приказ за работника, отправляет ссылку в мессенджер, работник проходит верификацию по SMS и подписывает документ с телефона. Время работы кадровой службы по такому документу сокращается в 3-4 раза.

Отстранение и увольнение по миграционным основаниям

Когда срок разрешительного документа истёк, работодатель не увольняет работника сразу. Статья 327.5 ТК РФ обязывает отстранить его от работы: при окончании срока действия разрешения на работу или патента у временно пребывающего, при истечении срока РВП у временно проживающего, при истечении срока вида на жительство у постоянно проживающего, при прекращении договора ДМС у высококвалифицированного специалиста. Заработная плата за период отстранения не начисляется.

Если обстоятельство не устранено, трудовой договор прекращается по соответствующему пункту части 1 статьи 327.6 ТК РФ — по общему правилу по истечении одного месяца со дня наступления обстоятельства. По ряду оснований этой статьи работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (статья 327.7 ТК РФ). Когда увольнение связано с невозможностью предоставить прежнюю работу или временно перевести работника, его письменно предупреждают не менее чем за 3 календарных дня.

Допустимые доли иностранных работников по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и «лишних» работников увольняют до начала соответствующего календарного года. Ответственность за несоблюдение доли идёт по статье 18.17 КоАП РФ отдельно от статьи 18.15.

Сколько стоит ошибка в миграционных документах

Привлечение иностранца без разрешения на работу или патента, а равно с нарушением условий разрешительного документа, влечёт по частям 1 и 2 статьи 18.15 КоАП РФ штраф на юридическое лицо от 250 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора — часть 3 той же статьи: от 400 000 до 800 000 рублей на юридическое лицо. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4 с повышенными размерами: от 400 000 до 1 000 000 рублей на юридическое лицо и от 35 000 до 70 000 рублей на должностное лицо.

Считается нарушение по каждому работнику отдельно. Три человека, принятые с расхождением профессии в патенте, дают три состава, а не один. Приостановление деятельности до 90 суток для производственной площадки или объекта общепита обычно дороже самого штрафа.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Отстранение по статье 327.5 ТК РФ — обязанность, а не право работодателя. На практике его пропускают: работника либо продолжают допускать к работе «пока переоформляет патент», либо увольняют сразу днём окончания срока. Первое даёт состав по статье 18.15 КоАП, второе — спор о незаконном увольнении. Проверьте по своей базе, у кого срок разрешительного документа заканчивается в ближайшие 30 дней, и подготовьте приказ об отстранении заранее.»

Электронный документооборот с иностранными работниками

КЭДО вводится по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и не делает исключений по гражданству: иностранный работник переводится на электронный документооборот на тех же условиях, что и гражданин России. Нужны приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте, уведомление каждого работника и его письменное согласие. Статья 22.2 ТК РФ требует согласия отдельно по каждому работнику: без него использовать электронные документы во взаимодействии с этим человеком нельзя, а сам факт ведения КЭДО в таком виде оспаривается при проверке или в суде.

Разница появляется на уровне подписи. Гражданину России, который физически находится за рубежом, неквалифицированная электронная подпись выпускается по российскому паспорту в автоматическом режиме. Иностранному гражданину УНЭП выпустить тоже можно, но идентификация проходит иначе: требуется очная либо альтернативная верификация, и это закладывается в план внедрения отдельным этапом. В Добыто мы разделяем работников на группы по способу верификации ещё до старта, потому что именно этот этап растягивает сбор согласий.

Важный нюанс из практики: компании рассчитывают убрать бумагу из процесса увольнения полностью, а получают гибрид — заявление приходит электронно, приказ и лист ознакомления печатаются. Это первое, что мы проговариваем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью.

Когда КЭДО не решает миграционную задачу

Электронный документооборот не заменяет ни одного разрешительного документа и ни одного уведомления в МВД. Уведомление о заключении договора подаётся по установленной форме в подразделение по вопросам миграции, а не внутри системы КЭДО. Патент оформляется лично в миграционном центре. Миграционный учёт ведёт принимающая сторона по правилам 109-ФЗ.

Есть и ситуации, когда переход преждевременен. Если в компании 5 иностранных работников и текучесть близка к нулю, экономия времени от электронного подписания не покроет затрат на разработку ЛНА и сбор согласий. Если основная сложность — не подписание, а контроль сроков документов, задача решается регламентом и напоминаниями, а не сменой формата документооборота. Если у значительной части работников нет смартфона и устойчивого доступа в интернет, переход растянется на месяцы и упрётся в верификацию.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Согласие работника на КЭДО и соглашение об использовании неквалифицированной подписи — разные документы, и суды смотрят их по отдельности. При споре сначала доказывают право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан этим человеком. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит. Проверьте, есть ли у вас по каждому иностранному работнику оба документа, а не один.»

Стоимость подключения КЭДО: тарифы и сроки

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с 1С:ЗУП.

Итоговая сумма собирается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Выводы

Вид миграции — это язык статистики, а кадровые документы строятся вокруг правового статуса и разрешительного документа. Патент задаёт регион и профессию, разрешение на работу привязано к квоте и приглашению, у граждан государств ЕАЭС и обладателей вида на жительство разрешительного документа нет, но уведомление в МВД за 3 рабочих дня подаётся по всем. Внутренняя миграция разрешений не требует, зато переписывает место работы в договоре и оплату по районным коэффициентам. Цена расхождения между патентом и трудовым договором измеряется сотнями тысяч рублей по каждому работнику.

Электронный документооборот не отменяет миграционных обязанностей, но убирает бумажную логистику там, где работники распределены по регионам и площадкам. В Добыто мы настраиваем маршруты согласования с обязательными полями по срокам разрешительных документов и разделяем сотрудников по способу верификации ещё до старта проекта, чтобы контроль дат работал внутри системы, а не в отдельной таблице.

Частые вопросы

Нужно ли подавать уведомление в МВД при переводе иностранного работника на другую должность?

Уведомление подаётся о заключении и о прекращении договора, поэтому перевод внутри той же организации сам по себе его не порождает. Но если работник трудится по патенту, а патент выдан на конкретную профессию, перевести его на другую должность без изменения патента нельзя: это будет привлечение к труду с нарушением условий разрешительного документа. Сначала вносятся изменения в патент через подразделение по вопросам миграции, затем оформляется дополнительное соглашение и приказ о переводе.

Кто ставит иностранного работника на миграционный учёт, если он снимает жильё самостоятельно?

Принимающей стороной выступает тот, кто фактически предоставляет помещение для проживания. Если работник арендует квартиру, уведомление о прибытии подаёт собственник жилья. Работодатель становится принимающей стороной, когда сам селит работника: общежитие, служебная квартира, вахтовый посёлок. Общий срок подачи — 7 рабочих дней со дня прибытия, для граждан государств ЕАЭС — 30 дней, для граждан Таджикистана и Узбекистана — 15 дней.

Что меняется, если с иностранцем заключён договор ГПХ, а не трудовой?

Разрешительный документ нужен так же: патент или разрешение на работу требуются для любой трудовой деятельности, а не только по трудовому договору. Уведомление в МВД о заключении и прекращении договора ГПХ подаётся в те же 3 рабочих дня по форме приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Различия начинаются дальше: гарантии главы 50.1 ТК РФ, отстранение по статье 327.5 и выходное пособие по статье 327.7 к исполнителю по ГПХ не применяются, потому что он не работник.

Работник получил гражданство России во время работы. Какие документы переоформлять?

Трудовой договор не прекращается и не перезаключается. Оформляется дополнительное соглашение: меняются сведения о документе, удостоверяющем личность, и исключаются условия о реквизитах разрешительного документа, поскольку основание для них отпало. Работник представляет паспорт гражданина России, кадровая служба вносит изменения в личную карточку и учётные данные. Уведомление в МВД в этом случае не подаётся, так как договор продолжает действовать.

Патент выдан в одном регионе, а работать нужно в другом. Что делать?

Патент действует только на территории того субъекта Российской Федерации, где он выдан, и работа по нему в другом регионе считается нарушением. Перенести патент между регионами нельзя: в новом субъекте иностранный гражданин оформляет патент заново, по правилам и с региональным коэффициентом этого субъекта. Пока нового патента нет, допускать человека к работе на новом месте нельзя, даже если трудовой договор с той же компанией.

Что делать работодателю, если сведения о работнике появились в реестре контролируемых лиц?

Появление в реестре означает, что законные основания находиться в России у человека прекратились: истёк срок пребывания, аннулированы РВП или вид на жительство, прекратил действие патент. Проверьте по документам, какое именно основание отпало, и действуйте по статье 327.5 ТК РФ: при окончании срока разрешительного документа работник отстраняется от работы без начисления заработной платы. Если обстоятельство не устранено, договор прекращается по соответствующему пункту части 1 статьи 327.6 ТК РФ. Реестр обновляется четыре раза в сутки, поэтому сверку имеет смысл делать перед оформлением и периодически по действующим работникам.