Уведомление на каждого иностранного работника работодатель подаёт в территориальный орган МВД дважды: о заключении трудового договора или договора ГПХ и о его прекращении. Срок в обоих случаях — 3 рабочих дня, отсчёт идёт со дня, следующего за датой события. С 1 сентября 2026 года формы берутся из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: приложение № 7 на приём, приложение № 8 на увольнение. Гражданство и статус на саму обязанность не влияют: уведомление подаётся и на работника с патентом, и на иностранца с видом на жительство, и на гражданина ЕАЭС. Дальше расходятся ветки по роли компании: если работодатель выступает принимающей стороной, добавляется уведомление о прибытии по месту пребывания, а для высококвалифицированного специалиста — ежеквартальное уведомление о выплате заработной платы.
Разберём каждое уведомление отдельно: кто его подаёт, в какой срок, по какой форме и что изменилось вместе с новым приказом МВД. Покажем, как считать три рабочих дня, чтобы не сдвинуть срок на сутки, и какое уведомление работодатели регулярно берут на себя вместо самого работника. Сроки миграционного учёта по категориям иностранцев, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП, пошаговый порядок подачи, чек-лист подготовки, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Полный перечень уведомлений по иностранному работнику
Обязанность уведомлять подразделение по вопросам миграции закреплена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Она не зависит от того, есть ли у иностранца разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство: уведомление подаётся на каждого, с кем подписан трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Договор ГПХ с иностранцем в статусе самозанятого сюда тоже входит.
| Уведомление | Кто подаёт | Срок | Куда |
|---|---|---|---|
| О заключении трудового договора или договора ГПХ (приложение № 7 к приказу МВД № 290) | Работодатель или заказчик работ и услуг | 3 рабочих дня с даты заключения | Территориальный орган МВД по месту осуществления трудовой деятельности |
| О прекращении или расторжении договора (приложение № 8) | Работодатель или заказчик работ и услуг | 3 рабочих дня с даты прекращения | Территориальный орган МВД по месту осуществления трудовой деятельности |
| О прибытии иностранного гражданина в место пребывания | Принимающая сторона, в том числе работодатель, если он размещает работника | От 7 рабочих дней до 90 дней в зависимости от гражданства и статуса | Территориальный орган МВД, МФЦ или портал госуслуг |
| О выплате заработной платы высококвалифицированному специалисту (приложение № 5) | Работодатель ВКС | Не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом | Территориальный орган МВД |
| О предоставлении ВКС отпуска без сохранения заработной платы свыше одного месяца | Работодатель ВКС | В тот же ежеквартальный срок, что и уведомление о выплате | Территориальный орган МВД |
| Об осуществлении трудовой деятельности с приложением копии договора | Сам иностранный работник, получивший патент | 2 месяца со дня выдачи патента | Территориальный орган МВД, выдавший патент |
Из шести строк таблицы к работодателю относятся пять, и только последняя закреплена за самим работником статьёй 13.3 закона 115-ФЗ. Компания не может подать это уведомление вместо иностранца, но может проконтролировать его: попросить показать отрывную часть с отметкой отдела по вопросам миграции и приложить копию к личному делу. Работник, который не отнёс копию договора в миграционный центр, где выдавали патент, рискует аннулированием патента, а компания после этого теряет законное основание допускать его к работе.
Полезно знать: уведомления и согласия относятся к документам, которые закон разрешает вести в электронном виде через КЭДО. На бумаге закон оставляет узкий перечень: акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журнал инструктажей по охране труда.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего теряют не сам бланк, а привязку срока к событию: карточка сотрудника в системе есть, а даты подписания договора и даты подачи уведомления живут в разных файлах.
Что изменилось в формах с 1 сентября 2026 года
Приказ МВД России от 30.07.2020 № 536 применялся по 31 августа 2026 года включительно. С 1 сентября действуют формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, зарегистрированного Минюстом 2 июня 2026 года; срок действия нового приказа — до 1 сентября 2032 года. Уведомление, поданное на старом бланке после 31 августа, считается неподанным, и трёхдневный срок при этом не останавливается.
Содержательных изменений четыре. Согласие иностранного работника на обработку персональных данных больше не входит в состав формы и оформляется отдельным документом. В уведомлении о заключении договора появилось обязательное поле срока действия: либо конкретная дата окончания, либо отметка о бессрочном характере договора. В сведениях об иностранце добавлено поле «Пол». В форме по высококвалифицированным специалистам убрали профессию и добавили ИНН работника.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отдельное согласие на обработку персональных данных — не формальность бланка. Работодатель передаёт в МВД паспортные данные, реквизиты патента и адрес, то есть обрабатывает персональные данные по 152-ФЗ. Подпишите согласие тем же днём, что и трудовой договор, и храните его вместе со вторым экземпляром договора: при проверке спросят оба документа, а не одно уведомление.»
Соберите согласие на обработку персональных данных под новую форму
Внимание: нарушение правил обработки персональных данных — самостоятельный состав, который проверяют отдельно от миграционных требований, наравне с нарушениями по воинскому учёту и охране труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Три рабочих дня: как считать срок и как подать уведомление
День заключения договора в трёхдневный срок не входит. Отсчёт начинается со следующего рабочего дня, а выходные и нерабочие праздничные дни пропускаются. Договор, подписанный в пятницу, даёт срок до среды включительно при пятидневной рабочей неделе. Ошибка на один день здесь стоит столько же, сколько неподанное уведомление: состав по статье 18.15 КоАП формальный, и смягчающим обстоятельством просрочка не становится.
Дата заключения договора и дата фактического выхода на работу — разные события. Срок считается от даты подписания, даже если работник приступил к обязанностям позже.
Важный нюанс из практики: когда договор подписывают в обособленном подразделении, уведомление уходит не по месту регистрации юрлица, а в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает. Компании с филиалами в нескольких регионах подают уведомления параллельно в разные отделы по вопросам миграции.
Подать уведомление можно тремя способами: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении либо в электронном виде. Электронный канал разбирается в справке портала госуслуг про подачу уведомлений по трудовым мигрантам: там же перечислены требования к учётной записи организации и к подписи документа.
Как подать уведомление о заключении договора с иностранцем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и отметьте в календаре крайний день подачи. Отсчёт трёх рабочих дней начинается со следующего рабочего дня.
- Шаг 2. Возьмите форму из приложения № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290. Бланки приказа № 536 после 31 августа 2026 года не принимаются.
- Шаг 3. Перенесите сведения из паспорта, миграционной карты, патента или разрешения на работу буквально, включая серию, номер, дату выдачи и наименование выдавшего органа. Заполните поле «Пол».
- Шаг 4. Укажите срок действия договора или проставьте отметку о том, что договор бессрочный.
- Шаг 5. Оформите согласие работника на обработку персональных данных отдельным документом: в форму уведомления оно больше не включается.
- Шаг 6. Подайте уведомление в территориальный орган МВД по месту работы иностранца лично, заказным письмом с описью или электронно.
- Шаг 7. Сохраните подтверждение подачи: отрывную часть бланка с отметкой органа, почтовую квитанцию с описью вложения или электронную квитанцию о приёме. Без подтверждения факт подачи в споре не доказать.
Факт: подтверждение подачи хранится по общим правилам кадрового архива: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, табели и графики отпусков — 5 лет. Перевод документов в КЭДО сроки хранения не сокращает.
Миграционный учёт: когда уведомление о прибытии подаёт работодатель
Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания подаёт принимающая сторона. Работодатель становится принимающей стороной не автоматически: только если он фактически предоставляет работнику помещение для проживания — общежитие, арендованную квартиру, вахтовый городок. Когда иностранец снимает жильё сам, принимающей стороной выступает собственник или наниматель помещения, и обязанность компании ограничивается контролем: она должна убедиться, что отрывная часть уведомления у работника есть и срок в ней не истёк.
Сроки постановки на миграционный учёт различаются по гражданству и статусу. Разница доходит до трёх месяцев, поэтому единого правила «семь дней на всех» не существует.
| Категория работника | Срок подачи уведомления о прибытии | Что критично работодателю |
|---|---|---|
| Безвизовый иностранец с патентом (Узбекистан, Азербайджан и другие) | 7 рабочих дней со дня прибытия | Самый короткий срок, совпадает по времени с оформлением патента |
| Гражданин Таджикистана | 15 дней со дня прибытия | Отдельный срок по международному договору, его часто путают с общим |
| Граждане Армении, Казахстана, Киргизии | 30 дней со дня прибытия | Разрешение на работу и патент не нужны, уведомление о договоре нужно |
| Граждане Республики Беларусь | 90 дней со дня прибытия | Длинный льготный период, но он не отменяет кадровое оформление |
| Высококвалифицированные специалисты и члены их семей | 90 дней со дня въезда | Добавляется ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты |
Практический вывод из таблицы: планировать выход иностранного сотрудника нужно от самого короткого срока в его категории, а не от даты, когда кадровая служба закончит оформление. У безвизового работника с патентом на постановку на учёт есть неделя, и она расходуется на дорогу, медосмотр и подачу документов в миграционный центр.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы советуем заводить по каждому иностранному работнику одну строку с четырьмя датами: прибытие, постановка на миграционный учёт, заключение договора, подача уведомления в МВД. Когда эти даты лежат в разных документах, расхождение находит не кадровик, а проверяющий. Сверять строку достаточно раз в месяц, вместе с проверкой оплаты патента.»
Когда уведомление подавать не нужно
Обязанность уведомлять МВД привязана к трудовой деятельности на территории России. Если компания заключает договор о дистанционной работе с иностранцем, который выполняет работу из своей страны и в Россию не въезжает, уведомление не подаётся: иностранный гражданин не осуществляет трудовую деятельность в РФ в смысле закона 115-ФЗ. То же касается миграционного учёта — ставить на учёт человека, который в стране не находится, не требуется.
Отдельный спорный случай — граждане Республики Беларусь. Часть работодателей опирается на Решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 и уведомление не подаёт. Судебная практика по этому вопросу неоднородна, а цена ошибки несимметрична: за лишнее уведомление санкции не предусмотрены, за непредставление — штраф на юридическое лицо в сотнях тысяч рублей. Мы в таких случаях уведомление подаём.
Важный нюанс из практики: переоформление патента само по себе нового уведомления о заключении договора не требует, если трудовой договор остался прежним. Уведомление привязано к факту заключения или прекращения договора, а не к смене разрешительного документа. Отслеживать при этом нужно другое: соответствие срока действия договора сроку действия патента и своевременность ежемесячных платежей за патент.
Уведомлять налоговый орган и службу занятости о приёме иностранца не нужно — эти обязанности из закона исключены. Единственный адресат уведомлений по иностранному работнику — подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД.
Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП
Неуведомление или нарушение порядка уведомления МВД о заключении либо прекращении договора с иностранцем наказывается по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ: должностное лицо — от 35 000 до 50 000 рублей, индивидуальный предприниматель и юридическое лицо — от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Для Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей действует часть 4: верхняя граница для организаций поднимается до 1 000 000 рублей, для должностных лиц — до 70 000 рублей.
Штраф считается за каждого работника отдельно. Пропущенный срок по пяти иностранцам в московском офисе — это пять самостоятельных составов, а не один. Именно поэтому кадровая ошибка в миграционном блоке обходится дороже, чем большинство нарушений трудового законодательства: там базовые санкции по статье 5.27 КоАП измеряются десятками тысяч рублей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 5 февраля 2025 года МВД ведёт реестр контролируемых лиц — перечень иностранцев, утративших законное основание находиться в России. Проверять кандидата по реестру нужно до приёма и повторять проверку в процессе работы: статус меняется без уведомления работодателя. Если действующий сотрудник попал в реестр, его отстраняют от работы, а не оставляют дорабатывать смену. Заключение договора с контролируемым лицом квалифицируется по той же статье 18.15 КоАП и стоит компании сотен тысяч рублей. В практике Добыто повторную проверку по реестру ставят в ежемесячный кадровый цикл, в один день со сверкой оплаты патента, чтобы не заводить отдельную процедуру.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по статье 18.15 КоАП компанию спасает не объяснение причин, а доказательство подачи. Суд смотрит на отрывную часть с отметкой, почтовую квитанцию с описью или электронную квитанцию о приёме. Если подтверждение утеряно, довод о том, что уведомление отправляли, юридического веса не имеет. Заведите правило: пока подтверждение не подшито, задача по работнику не закрыта.»
Что подготовить до подачи и как не пропустить срок
Большая часть просрочек возникает не из-за незнания срока, а из-за того, что документы иностранца собирают уже после подписания договора. К моменту, когда данные для уведомления оказываются в руках кадровика, из трёх рабочих дней остаётся один.
Чек-лист: что проверить до подписания договора с иностранцем
- Скан-копии всех страниц паспорта с нотариально заверенным переводом, если паспорт не на русском языке.
- Миграционная карта с отметкой о цели въезда «работа» — для безвизовых иностранцев, которым она выдаётся.
- Отрывная часть уведомления о прибытии по месту пребывания с действующим сроком.
- Патент или разрешение на работу: регион действия, профессия в документе, срок действия и квитанции об оплате авансовых платежей.
- Результат проверки по реестру контролируемых лиц и по реестру иностранных граждан, подтверждающий действительность разрешительного документа.
- Полис ДМС или договор о предоставлении платных медицинских услуг, реквизиты которого войдут в трудовой договор.
- Подписанное согласие на обработку персональных данных — отдельным документом под новую форму уведомления.
Профессия в патенте заслуживает отдельного внимания. Если в патенте указан «подсобный рабочий», а договор подписывают на должность «электромонтажник», уведомление подаётся с должностью из договора, и расхождение видно проверяющему сразу. Разрешение на работу и должность должны совпадать до формулировки.
Важный нюанс из практики: в Добыто мы собираем комплект по иностранному работнику до подписания договора, а не после: карточка не переходит в статус «оформлен», пока в ней нет реквизитов разрешительного документа и подписанного согласия на обработку персональных данных. Такой порядок превращает трёхдневный срок из аврала в техническую операцию.
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект закрывает оформление приёма целиком; начните с трудового договора, из которого берутся все сведения для уведомления.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Реестр сотрудников для контроля сроков | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Ручной учёт в таблицах работает, пока иностранных работников единицы. При десятках сотрудников с разными датами патентов и разными сроками миграционного учёта нагрузка растёт быстрее численности: каждый работник добавляет минимум четыре контрольные даты.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Уведомление в МВД система за вас не подаст: бланк подписывает и несёт человек. Но карточка работника может хранить дату договора, дату патента и дату подачи уведомления в одном месте и напоминать о крайнем сроке заранее. Начните с малого: перенесите в систему даты по иностранным сотрудникам и настройте напоминание за один рабочий день до истечения срока.»
Стоимость подключения КЭДО для учёта иностранных работников
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора доступных подписей и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно со «Старта» на пилотной группе и расширить охват после первой волны оформлений.
Выводы
На каждого иностранного работника компания подаёт в территориальный орган МВД два обязательных уведомления — о заключении договора и о его прекращении, по три рабочих дня на каждое, по формам приложений № 7 и № 8 приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Остальные уведомления привязаны к ситуации: прибытие по месту пребывания — к роли принимающей стороны, ежеквартальный отчёт о выплатах — к статусу высококвалифицированного специалиста, а копия договора в отдел, выдавший патент, — обязанность самого работника. Цена пропущенного срока для организации измеряется сотнями тысяч рублей по каждому сотруднику, и доказательством служит не намерение подать, а сохранённое подтверждение подачи.
Мы в Добыто ведём кадровое оформление иностранных сотрудников так, чтобы даты договора, разрешительного документа и уведомления лежали в одной карточке и напоминали о себе заранее. Сами уведомления в МВД подписывает и подаёт работодатель, но подготовка комплекта, сбор согласий и хранение подтверждений уходят в электронный контур и перестают зависеть от памяти конкретного кадровика.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД о договоре с иностранцем в статусе самозанятого?
Да. Уведомление подаётся при заключении любого договора гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг с иностранным гражданином, включая исполнителей, применяющих налог на профессиональный доход. Срок тот же — 3 рабочих дня с даты заключения договора, форма — приложение № 7 к приказу МВД № 290. Уведомление о прекращении такого договора подаётся по приложению № 8 в тот же срок.
Куда подавать уведомление, если работник трудится в обособленном подразделении в другом регионе?
В территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически осуществляет трудовую деятельность, а не по месту регистрации головной организации. Компания с подразделениями в нескольких регионах подаёт уведомления в разные отделы по вопросам миграции параллельно. При переводе работника в другой регион проверьте, не требуется ли ему патент, действующий на новой территории: патент действует только в том субъекте, где он выдан.
Нужно ли подавать новое уведомление, если иностранец переоформил патент?
Нет, если трудовой договор остался прежним. Уведомление привязано к заключению или прекращению договора, а не к замене разрешительного документа. Контролировать при этом нужно два обстоятельства: совпадение профессии в новом патенте с должностью в договоре и непрерывность ежемесячных авансовых платежей. Разрыв в оплате патента прекращает его действие, и работника приходится отстранять.
Что делать, если трёхдневный срок уже пропущен?
Подать уведомление сразу, как обнаружили пропуск, и сохранить подтверждение подачи. Состав по части 3 статьи 18.15 КоАП формальный: просрочка сама по себе образует нарушение, и поздняя подача от ответственности не освобождает. Но поданное с опозданием уведомление снимает длящийся характер нарушения и подтверждает, что компания не уклонялась от обязанности, а это учитывается при определении размера санкции.
Надо ли уведомлять налоговую инспекцию и службу занятости о приёме иностранца?
Нет. Обязанность уведомлять налоговый орган и орган службы занятости о привлечении иностранных работников из законодательства исключена. Единственный адресат — подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД. Отдельно от миграционных уведомлений сохраняются обычные кадровые обязанности: подача сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России на общих основаниях.
Подаётся ли уведомление на иностранца с видом на жительство или разрешением на временное проживание?
Да, на общих основаниях и в те же 3 рабочих дня. Вид на жительство и РВП снимают необходимость оформлять патент или разрешение на работу, но обязанность работодателя уведомить МВД о заключении и прекращении договора сохраняется. Реквизиты вида на жительство или разрешения на временное проживание указываются в трудовом договоре и переносятся в уведомление как документ, подтверждающий право на проживание в России.
