Договор с посредником на разрешение на работу: что учесть

Разрешение на работу для иностранного сотрудника оформляет работодатель, а посредник готовит и подаёт документы по доверенности: заявителем перед подразделением по вопросам миграции остаётся компания, и административная ответственность по статье 18.15 КоАП с неё не снимается ни одним пунктом договора. Для визового работника нужны два документа: разрешение на привлечение и использование иностранных работников на компанию и разрешение на работу на конкретного человека. С 26 июля 2026 года госпошлины по пункту 1 статьи 333.28 НК РФ выросли до 15 000 рублей за каждого работника и 5 000 рублей соответственно. Для безвизового работника нужен патент, и получает его сам иностранный гражданин. Различие, от которого зависит текст договора: посредник отвечает только за подготовку и подачу комплекта или ещё и за календарь уведомлений МВД. В первом случае трёхдневный срок уведомления о приёме считает ваш кадровик.

Разберём, какие условия определяют, кто платит госпошлину, что считается результатом услуги и почему условие «оплата после получения разрешения» суд может не поддержать. Покажем, как проверить посредника по открытым базам и что подписать до передачи персональных данных работника. Таблица госпошлин и сроков, красные флаги в проектах договоров, пошаговый порядок заключения договора и стоимость КЭДО для оформления иностранных сотрудников — во второй половине статьи.

Что посредник делает законно, а что остаётся на работодателе

Миграционное законодательство не знает фигуры «посредника». Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ о правовом положении иностранных граждан адресует обязанности работодателю и принимающей стороне. Компания, которая привлекает иностранного работника, подаёт заявку на разрешение на привлечение и использование иностранных работников, платит госпошлину от своего имени, заключает трудовой договор и уведомляет территориальный орган по вопросам миграции. Посредник в этой конструкции действует по доверенности как представитель либо оказывает услуги по подготовке документов: правовая база у такого договора — глава 39 ГК РФ о возмездном оказании услуг, реже глава 49 о поручении или глава 52 об агентировании.

Практическое следствие простое: делегировать можно работу, но не статус. Если иностранного гражданина допустили к работе без разрешения или патента, штраф выпишут компании, а не консультанту, который готовил комплект. Суды и инспекторы исходят из того, что привлечение работников через кадровое агентство или подрядчика не освобождает работодателя от ответственности по статье 18.15 КоАП, и наказание считается по каждому иностранному гражданину отдельно. Договор с посредником влияет только на гражданско-правовые отношения между вами: вы сможете взыскать убытки, но не переложить административный штраф.

Из этого следует, как формулировать предмет. Слабая формулировка — «оказание услуг по оформлению разрешения на работу». Рабочая формулировка перечисляет действия: сбор и проверка комплекта документов, перевод и нотариальное заверение паспорта, запись на приём в подразделение по вопросам миграции, подача заявления по доверенности, получение готового документа, контроль сроков уведомлений. Каждый пункт закрывается отчётом и актом, иначе спорить о качестве услуги не с чем.

Строка про уведомления в этой таблице чаще всего и становится предметом спора: посредник считает, что его работа закончилась выдачей разрешения, а трёхдневный срок уведомления при этом уже идёт. Закрепите в договоре, входит ли уведомительный блок в услугу и с какого дня отсчитывается срок исполнителя.

Разрешение на работу, патент и должность: за что платят посреднику

Разрешение на работу нужно иностранному гражданину, который въезжает по визе. Порядок двухступенчатый: сначала компания получает разрешение на привлечение и использование иностранных работников, и только после этого подаются документы на разрешение на работу конкретному человеку. Квоты на 2026 год установлены постановлением Правительства от 28.11.2025 № 1920, а заявку работодателя рассматривает межведомственная комиссия субъекта.

Для граждан безвизовых стран действует патент: заявление подаёт сам иностранный гражданин, обычно через уполномоченный миграционный центр региона, а работодателю остаётся проверить документ и выполнить уведомительные обязанности. Гражданам государств ЕАЭС ни разрешение, ни патент не нужны, но миграционный учёт и уведомление о заключении договора обязательны и для них. Понимание этой развилки экономит деньги: договор на «оформление разрешения на работу» для гражданина Армении или Киргизии оплачивает услугу, которой не существует.

Отдельный узел — должность. Профессия фиксируется в разрешении на работу и в патенте, и работа не по указанной профессии считается нарушением. Поэтому должность в трудовом договоре, приказе о приёме и штатном расписании должна совпадать с формулировкой в разрешении дословно, включая порядок слов. Если компания планирует через полгода перевести человека на другую позицию, разрешение придётся переоформлять, и этот сценарий лучше закладывать в договор с посредником заранее, отдельной услугой с отдельной ценой.

Сравните эти сроки с ценой договора. Если посредник обещает разрешение на работу за неделю, он обещает не услугу, а исход административной процедуры, срок которой определён регламентом и от исполнителя не зависит.

Персональные данные работника: что подписать до передачи посреднику

Чтобы посредник начал работу, вы передаёте ему паспортные данные, миграционную карту, сведения об образовании и месте пребывания. Это передача персональных данных третьему лицу, и до неё нужны два документа: письменное согласие субъекта на передачу по статье 88 ТК РФ и поручение на обработку с перечнем действий и требованиями к защите по части 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Согласие собирает оператор, то есть работодатель, а посредник обрабатывает данные по поручению и в пределах поручения.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда данные работника передаёт компания, исполнитель выступает лицом, которое обрабатывает их по поручению оператора, и согласие на передачу собирает именно оператор. Это меняет состав документов: одного договора на услуги недостаточно, нужны поручение с перечнем операций и согласие с указанием, кому и какие сведения передаются. Проверьте, есть ли в вашем проекте договора отдельный раздел про обработку по поручению, до того как отправите исполнителю первый скан паспорта.»

В договоре с посредником прописываются четыре вещи по данным: закрытый перечень передаваемых сведений, канал передачи, срок хранения у исполнителя и обязанность уничтожить данные после закрытия акта. Практика аутсорсинговых проверок кандидатов показывает разумный ориентир: исполнитель не хранит переданные сведения после сдачи результата, отчёт остаётся на стороне заказчика, а передача идёт по защищённому каналу, согласованному сторонами при заключении договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «У аутсорсеров, которые работают с данными кандидатов и сотрудников, спрашивают уведомление оператора персональных данных в Роскомнадзоре: без него исполнитель не должен принимать от вас ни одного документа с фамилией. Второй вопрос по списку — что происходит с данными после сдачи работы. Нормальный ответ звучит так: результат передан заказчику, копии у исполнителя удалены по истечении согласованного срока.»

Подготовьте согласие работника на обработку персональных данных

Как проверить посредника до подписания договора

Лицензирование миграционных услуг законом не предусмотрено, поэтому работать может любое юридическое лицо и любой индивидуальный предприниматель. Проверка ложится на заказчика и занимает около часа по открытым государственным источникам. Смотрите пять позиций: сведения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, включая срок существования компании и виды деятельности; исполнительные производства в банке данных ФССП; дела в картотеке арбитражных судов, особенно иски о возврате авансов; реестр операторов персональных данных Роскомнадзора; сведения о дисквалификации руководителя.

Отдельно проверьте самого иностранного работника, с которым связан договор. Реестр контролируемых лиц ведёт МВД, и проверка иностранного гражданина в реестре контролируемых лиц бесплатна: понадобятся фамилия, имя, отчество при наличии, дата рождения, серия и номер документа и дата его выдачи. Если человек в реестре, никакой посредник не «решит вопрос»: это состояние, при котором законных оснований находиться в стране у него нет.

Кейс из практики: в аутсорсинге проверок сведения о человеке собирают под конкретный запрос заказчика, а не по универсальному шаблону, и на подготовку разобранного отчёта по одному человеку уходит около часа работы аналитика. Тот же принцип применим к проверке посредника: заранее сформулируйте, какие риски вас волнуют — невозврат аванса, срыв срока, утечка данных, — и проверяйте под них, а не «в целом».

Что запросить у посредника до первой встречи

1. Устав и выписку из ЕГРЮЛ. Сверьте, кто подписывает договор и есть ли у него полномочия по уставу или доверенности.
2. Уведомление оператора персональных данных. Без него передача паспортных данных работника исполнителю становится вашей проблемой.
3. Образец отчёта и акта по прошлым проектам. Обезличенный документ показывает, что именно вы получите вместо обещаний.
4. Перечень подразделений по вопросам миграции, с которыми исполнитель работает. Региональная практика отличается, и опыт в другом субъекте не переносится автоматически.
5. Проект договора и приложения с ценой. Договор без калькуляции по позициям обсуждать бессмысленно.

Условия договора, которые определяют исход

Предмет и результат. По договору возмездного оказания услуг исполнитель отвечает за действия, а не за решение государственного органа. Формулировка «исполнитель гарантирует получение разрешения на работу» юридически ничего не даёт: гарантировать чужое административное решение нельзя. Вместо гарантии закрепляйте измеримый результат каждого этапа — принятое подразделением по вопросам миграции заявление с отметкой о приёме, полученный оригинал разрешения, поданное уведомление с подтверждением.

Оплата. Конституционный Суд в постановлении от 23.01.2007 № 1-П указал, что требование исполнителя о выплате вознаграждения не подлежит удовлетворению, если оно обосновано условием, ставящим оплату в зависимость от решения суда или государственного органа. Условие «оплата после получения разрешения» выглядит выгодным для заказчика, но в споре оно рушит всю конструкцию оплаты. Рабочая схема — разбить цену на этапы: подготовка комплекта, подача, получение, уведомительный блок, и платить по актам этапов.

Госпошлина. Это не вознаграждение исполнителя, а платёж в бюджет от имени работодателя. В договоре пропишите, что пошлина оплачивается заказчиком отдельно и в цену услуг не входит, иначе на выходе получите смешанную сумму, из которой невозможно вычленить ни расходы, ни вознаграждение.

Доверенность. Объём полномочий формулируется точечно: подача и получение документов в конкретном подразделении по вопросам миграции, получение уведомлений, право заверять копии. Право подписи заявлений от имени организации и право получать оригиналы личных документов работника выдаются отдельно и осознанно.

Сроки и просрочка. Срок исполнителя привязывается к дате передачи полного комплекта, а не к дате договора, иначе любой спор упирается в вопрос, кто и когда что передал. Отдельным пунктом фиксируется, что регламентные сроки государственного органа в срок исполнителя не входят.

Расторжение и возврат. По статье 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от договора, оплатив фактически понесённые расходы исполнителя. Чтобы это работало, в договоре нужен состав таких расходов и порядок их подтверждения. Иначе при расторжении вам предъявят весь аванс как «уже отработанный».

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ответственность и убытки. Административный штраф на компанию перекладывать нельзя, но можно предусмотреть возмещение убытков, если они возникли из-за нарушения исполнителем сроков или порядка подачи. Формулировка работает только вместе с фиксацией фактов: акт передачи документов, отчёт, отметка о приёме. В практике Добыто договоры на кадровый аутсорсинг чаще всего дорабатываются по двум пунктам: состав приложения с ценой по этапам и раздел о персональных данных.

Как заключить договор с посредником: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию работника: визовый, безвизовый, гражданин государства ЕАЭС. От этого зависит, какая услуга вам вообще нужна и нужна ли.
2. Шаг 2. Проверьте исполнителя по ЕГРЮЛ, ФССП, картотеке арбитражных дел и реестру операторов персональных данных, а руководителя — по реестру дисквалифицированных лиц.
3. Шаг 3. Получите проект договора с приложением, где услуги разбиты на этапы с ценой и сроком каждого этапа.
4. Шаг 4. Уберите условие о гарантии получения разрешения и условие об оплате, зависящей от решения государственного органа, замените их поэтапной приёмкой.
5. Шаг 5. Добавьте раздел об обработке персональных данных по поручению: перечень сведений, канал передачи, срок хранения, уничтожение после сдачи работы.
6. Шаг 6. Оформите доверенность с точным объёмом полномочий и сроком, не дублирующим срок договора.
7. Шаг 7. Соберите согласия работников на передачу данных и подпишите договор. Дальше работайте по актам этапов: без подписанного акта этап не считается закрытым.

Красные флаги в проекте договора и цена ошибки

Пять условий, после которых договор либо переписывается, либо не подписывается. Первое: «исполнитель гарантирует положительный результат» вместе с оплатой по факту получения разрешения. Второе: хранение оригиналов паспорта и миграционной карты работника у исполнителя — удерживать чужие документы никто не вправе, и при проверке отсутствие документов у работника объяснять придётся вам. Третье: обещание «ускорить рассмотрение» или «решить вопрос» в подразделении по вопросам миграции. Четвёртое: расчёты наличными без кассовых документов и без указания на счёт в договоре. Пятое: отказ показать, кто именно будет подавать документы и на основании какой доверенности.

Обещание обойти процедуру опасно не только для кошелька. Организация незаконной миграции квалифицируется по статье 322.1 УК РФ, фиктивная постановка на миграционный учёт — по статье 322.3 УК РФ, использование поддельных документов — по статье 327 УК РФ. Компания, которая приняла на работу человека с купленным разрешением, оказывается не потерпевшей, а фигурантом административного, а иногда и уголовного дела.

Цена ошибки считается не стоимостью услуг посредника. Допуск иностранного гражданина к работе без разрешения или патента — это по части 1 статьи 18.15 КоАП штраф на юридическое лицо от 250 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, причём наказание назначается по каждому работнику отдельно. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях предусмотрен повышенный размер — от 400 000 до 1 000 000 рублей. Неподанное в трёхдневный срок уведомление наказывается по той же статье. Нарушение правил миграционного учёта принимающей стороной обходится юридическому лицу в 400 000-500 000 рублей по статье 18.9 КоАП. На фоне этих сумм экономия 20 000 рублей на договоре с сомнительным исполнителем перестаёт выглядеть экономией.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Комплект документов надо смотреть до того, как началась проверка, а не после. Мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: сравниваем, что подписано, с тем, что должно быть подписано. По иностранным работникам сверка занимает полчаса на человека и закрывает самый частый сценарий — расхождение между должностью в разрешении и должностью в приказе.»

Когда посредник не нужен

Договор с посредником избыточен в трёх ситуациях. Первая: вы нанимаете гражданина государства ЕАЭС. Разрешение на работу и патент ему не нужны, остаются миграционный учёт и уведомление о заключении договора, а это работа кадровой службы на 40 минут. Вторая: у вас один-два безвизовых работника в год, которые оформляют патент самостоятельно через уполномоченный миграционный центр. Услуга посредника в этом случае сводится к сопровождению работника в очереди. Третья: в компании есть миграционный специалист и налаженный календарь уведомлений, а объём найма стабилен.

Обратная ситуация — визовый наём с квотой, вахтовые бригады, несколько регионов одновременно, сжатые сроки под проект. Здесь ошибка в одном заявлении откладывает выход бригады на месяц, и специализированный исполнитель окупается. Решение принимается по объёму и по цене простоя, а не по общему ощущению, что «с миграционкой лучше не связываться самим».

После получения разрешения: уведомления, должность, хранение

Разрешение на работу получено, и начинается зона, где посредник обычно уже не участвует, а сроки идут. Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ подаётся в территориальный орган по вопросам миграции в течение 3 рабочих дней, отсчёт начинается со следующего рабочего дня после подписания. Способы подачи: лично, заказным письмом или через портал Госуслуг с электронной подписью организации. Такое же уведомление подаётся при прекращении договора.

Дальше идёт кадровый блок: приказ о приёме, трудовой договор, штатное расписание. Должность во всех трёх документах совпадает с профессией в разрешении на работу или патенте. В практике Добыто расхождение в формулировке должности — самая частая находка при аудите документов по иностранным работникам, и исправляется она дороже, чем предотвращается: приказ переиздают, а трудовой договор меняют дополнительным соглашением.

Кадровые документы для оформления иностранного работника

Комплект под приём после получения разрешения; начните со штатного расписания, потому что именно из него формулировка должности переносится в остальные документы.

Хранение замыкает процедуру. Копии разрешения на работу, патента, уведомлений с отметками о приёме и актов посредника нужны при проверке, а найти их через два года в бумажном архиве сложнее, чем кажется в момент подшивки. Сроки хранения кадровых документов заданы перечнем Росархива и не меняются от того, ведёте вы их на бумаге или в электронном виде.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без послаблений: право организации самостоятельно создавать архив закреплено пунктом 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ об архивном деле, а порядок хранения задан правилами Минкультуры. На практике это значит, что электронный архив должен обеспечивать поиск и проверку подлинности документа, а не просто хранить файлы. Проверьте, сможете ли вы за две минуты найти уведомление по конкретному работнику за позапрошлый год.»

Важный нюанс из практики: при переводе кадровых процессов в электронный вид интеграция готовым коннектором к 1С занимает около часа, а интеграция через API — от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки на стороне клиента. Мы закладываем этот разброс в план перехода заранее, чтобы приём иностранных работников не встал на этапе настройки.

Стоимость КЭДО для оформления иностранных сотрудников

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: в тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Договор с посредником распределяет работу, а не ответственность: заявителем перед подразделением по вопросам миграции остаётся компания, и штраф по статье 18.15 КоАП приходит ей. Поэтому в тексте важны предмет с перечнем действий, поэтапная оплата без привязки к решению государственного органа, отдельный расчёт госпошлины, точная доверенность и раздел об обработке персональных данных по поручению. Гарантия результата и обещание ускорить процедуру — признак того, что исполнителя стоит менять, а не торговаться.

Кадровая часть после получения разрешения остаётся за вами, и именно на ней теряются сроки: три рабочих дня на уведомление, совпадение должности в приказе, договоре и штатном расписании, хранение подтверждений. Мы в Добыто выстраиваем эту часть в электронном виде, чтобы комплект по каждому работнику собирался маршрутом, а не памятью кадровика, и поднимался за минуту в момент проверки.

Частые вопросы

Можно ли записать в договоре, что штраф МВД оплачивает посредник?

Административный штраф назначается компании как субъекту правонарушения, и переложить его условием договора нельзя: постановление вынесут работодателю. Что можно — предусмотреть возмещение убытков, если нарушение произошло из-за действий исполнителя, например из-за пропущенного срока подачи уведомления. Для взыскания понадобятся акт передачи документов с датой, отчёт исполнителя и постановление по делу об административном правонарушении. Без фиксации дат такое условие остаётся декларацией.

Нужна ли посреднику лицензия на миграционные услуги?

Лицензирование этой деятельности законом не установлено, поэтому наличие «лицензии на миграционные услуги» в презентации — повод задать вопрос, что именно за документ показывают. Проверяемые признаки другие: срок работы компании по ЕГРЮЛ, отсутствие крупных исполнительных производств в базе ФССП, иски о возврате авансов в картотеке арбитражных дел и уведомление оператора персональных данных в реестре Роскомнадзора.

Посредник просит оригинал паспорта работника на время оформления. Это нормально?

Оригиналы личных документов принадлежат работнику, и удерживать их у себя третье лицо не вправе. Для подачи заявления обычно достаточно нотариально заверенного перевода паспорта и копий, а оригинал предъявляется в подразделении по вопросам миграции самим работником или представителем в его присутствии. Если исполнитель настаивает на хранении оригинала у себя, пропишите в договоре расписку с датой передачи и датой возврата, а лучше измените порядок.

Кто подаёт уведомление, если работник оформлен через кадровое агентство?

Уведомление подаёт та организация, которая заключила с иностранным гражданином трудовой договор или договор ГПХ. Если договор у агентства, обязанность на агентстве; если работник в вашем штате, обязанность на вас, независимо от того, кто готовил документы. Срок одинаковый — 3 рабочих дня со следующего рабочего дня после подписания, форма применяется по приказу МВД от 12.05.2026 № 290.

Что делать, если после оформления нужно перевести работника на другую должность?

Профессия зафиксирована в разрешении на работу и в патенте, и работа по другой должности рассматривается как нарушение. До перевода документ переоформляется, а трудовой договор меняется дополнительным соглашением уже после этого. Договор с посредником имеет смысл сразу дополнить услугой по внесению изменений с отдельной ценой: переоформление в середине года дешевле, чем внеплановый разбор с инспектором.

Обязательно ли работодателю ставить иностранного работника на миграционный учёт?

Обязанность лежит на принимающей стороне, то есть на том, кто предоставляет помещение для фактического проживания. Если компания селит работников в собственном или арендованном жилье, принимающая сторона — она, и срок подачи уведомления о прибытии составляет 7 рабочих дней с даты прибытия, для граждан ЕАЭС — 30 календарных дней. Нарушение обходится юридическому лицу в 400 000-500 000 рублей по статье 18.9 КоАП, поэтому вопрос о том, кто выступает принимающей стороной, решается до заезда работника, а не после.